8 beste praksiser for ERP-implementering for å minimere nedetid

ERP-implementering er avgjørende hvis organisasjonen din ønsker å løse datainkonsekvenser som påvirker driften, lav produktivitet og høye arbeidskostnader som følge av manuell ressursplanlegging, eller dårlig datainnsikt som fører til treg endringshåndtering

Til tross for alle de potensielle fordelene kan ERP-implementeringer bli et mareritt hvis du ikke forutser og reduserer potensielle problemer som driftsforstyrrelser, kostnadsoverskridelser og feil fra både brukere og programvare.

Reduser overskridelser av budsjetter og systemnedetid ved å følge disse anbefalte fremgangsmåtene for ERP-implementering:

1. Definer tydelig viktige krav og KPI-er

Før du gjør noe annet, må du definere kravene til ERP-programvaren og KPI-ene som samsvarer med forretningsmålene. Dette sikrer at du prioriterer de riktige oppgavene og raskt kan ta målrettede beslutninger. Det sikrer også at du ikke overser kritiske forretningsbehov eller går glipp av tidsfrister for gjennomføring.

Ta Kambukka, en ledende produsent av beholdere for mat og drikke, som eksempel. Tidligere slet merkevarens team med å justere lagerbeholdningen manuelt og opprette fakturaer for hvert salg. Derfor skaffet de seg et ERP-system for å automatisere disse prosessene. 

Med tydelig definerte mål valgte Kambukka enkelt den løsningen (Microsoft Dynamics 365) som passet best til behovene deres — noe som sparte tid, eliminerte menneskelige feil og hjalp de ansatte med å fokusere på salg igjen.

Usikker på hvor du skal begynne? Her er en kort veiledning for hvordan du definerer krav og KPI-er for ERP-implementeringen:

• Be relevante interessenter om å liste opp, diskutere og samkjøre de viktigste målene for innføringen av et ERP-system.
• Prioriter de definerte målene ved å gruppere dem i følgende kategorier:
  • Avgjørende: Grunnleggende funksjoner for virksomhetens drift.
  • Ønskelig: Funksjoner som øker nytten av den nye programvaren.
  • Ikke et umiddelbart behov: Funksjoner du ikke trenger med en gang, men som vil komme til nytte etter hvert som virksomheten vokser.
  • Kjekt å ha: Ikke-essensielle funksjoner som kan forenkle forretningsprosessene dine.
• Dokumenter alt, og sørg for at alle interessenter har en kopi de kan bruke som referanse under og etter implementeringen.

Fullfør dette trinnet før du velger et ERP-system, slik at du kan velge en løsning som passer best til organisasjonens behov og unngå tidstapet ved å bytte system senere.

2. Utarbeid en solid plan for ERP-implementeringen

I likhet med et godt kart viser en solid plan for ERP-implementeringen teamet en tydelig retning og sørger for at alle beveger seg i samme retning. Denne tydeligheten reduserer risikoen for å mislykkes, ettersom det finnes en omforent forståelse av hvem som må gjøre hva, når og hvorfor. 

De mest effektive ERP-strategiene omfatter disse tre viktige trinnene: å velge riktig programvare, utnevne en prosjektleder og teammedlemmer, og gjennomføre ERP-tester.

A) Velg en egnet ERP-programvare

Når målene er satt, er det på tide å finne den beste ERP-løsningen for organisasjonen din. Du kan selvsagt bare velge et kjent verktøy og si deg ferdig, men det vil jeg ikke anbefale.

Lag i stedet en kortliste over og evaluer ulike ERP-programvareløsninger basert på faktorer som bruksområder, viktigste funksjoner, integrasjoner, kvaliteten på kundestøtten, skalerbarhet og mer. Velg deretter en plattform som passer godt inn i prosjektplanene dine.

Da den tidligere regnskapsføreren og Accurise-grunnleggeren Rob Howard for eksempel begynte å se etter et moderne ERP-system for økonomi, vurderte han to hovedfaktorer:

• Funksjoner: Han ønsket én plattform for utgifter, konsolidering, godkjenning av dokumenthåndtering og rapportering i sanntid.
• Kundeopplevelse: Han lette etter en leverandør som tilbød en førsteklasses onboarding-opplevelse og tett oppfølging.

Etter å ha vurdert ulike alternativer, inkludert Xero (en av de mer populære regnskapsløsningene), valgte Rob Xledger på grunn av den førsteklasses kundeservicen den samlede løsningen tilbød.

B) Utnevn en prosjektleder og et internt implementeringsteam

Virkeligheten ved ERP-implementering varierer på tvers av virksomhetstyper, bransjer og størrelser. Små virksomheter kan velge metoder for ERP-implementering som tar seks måneder eller mindre, mens store virksomheter fortsatt kan være i ferd med å utvikle eller rulle ut systemet sitt etter ett eller to år. 

Derfor trenger du en solid plan for ERP-prosjektstyring som er unik for virksomheten din — den veileder deg gjennom hele implementeringsperioden. Denne planen bør inkludere en dedikert prosjektleder og et implementeringsteam for å sikre fremdrift, orden og optimal ressursbruk.

Ansvarsområdene deres vil omfatte:

• Å tilpasse ERP-systemet til virksomhetens behov
• Å definere prosjektets omfang og holde det på rett spor
• Å sikre at nøkkelpersoner, ledere og andre interessenter involveres i beslutningstakingen 
• Å føre tilsyn med og gjennomføre funksjonelle detaljer ved ERP-implementeringen, som konfigurering av ERP-systemet, håndtering av sikkerhets- og personvernhensyn og tilpasning av forretningsprosesser slik at de passer med ERP-systemets funksjonalitet

C) Gjennomfør omfattende ERP-testing

Problemfrie og langvarige ERP-implementeringer krever grundige tester av belastning og funksjonalitet.

Kontroller at alle funksjonene og modulene i ERP-systemet ditt er feilfrie og egnet for flere realistiske scenarier — også under press. Styrk også sluttbrukernes tillit til programvaren og bekreft at den dekker behovene deres ved å involvere dem i testprosessen.

Kritiske tester du kan gjennomføre av ERP-systemet ditt før utrulling, omfatter:

• Funksjonstesting av alle funksjoner.
• Ytelsestesting for å vurdere hastighet, fleksibilitet og stabilitet.
• Sikkerhetstesting for å avdekke og utbedre sårbarheter.
• Regresjonstesting etter endringer og oppdateringer.
• Utforskende testing for å finne skjulte feil og grenseverdier.

3. Få ledelsens tilslutning

En vellykket ERP-implementering avhenger først og fremst av toppledelsen — som kan være deg, eller personen du presenterer forslaget for. Å overbevise ledere om å medundertegne og godkjenne ressursene som kreves for en ERP-implementering, er imidlertid bare det første steget. 

Reell støtte fra ledelsen er nødvendig for en vellykket utrulling og kan forstås som et mål på hvor forpliktet ledelsen er til å føre tilsyn med og delta i prosjektet. 

Ta Midwest Wheel som eksempel. Distribusjonsselskapet for lastebildeler hadde tydelig støtte fra ledelsen til å implementere ERP-verktøyet Infor, fordi det var satt opp til å varsle ledelsen om:

• Spesifikke handlinger utført av ansatte som kan indikere behov for korrigerende opplæring.
• Nye kunder og ordre, slik at prisstandardene forblir konsekvente.

Få den støtten fra ledelsen du trenger for en effektiv ERP-implementering, ved å følge disse trinnene:

• Fremhev de langsiktige og kortsiktige fordelene ved ERP-programvaren for organisasjonen din, enten det gjelder kostnadsbesparelser, økte inntekter eller høyere produktivitet blant de ansatte.
• Hold regelmessige møter med viktige interessenter for å holde dem informert og involvert.
• Opprett en styringsgruppe med representanter fra ulike avdelinger for å veilede prosjektet.
• Sørg for kontinuerlig kommunikasjon mellom ledere og avdelingssjefer om metoder for ERP-implementering, endrede prosesser og konkrete fordeler.
• Del opp prosjektet i mindre deler. Hvis det tar for lang tid før fordelene blir synlige, kan det føre til at ledere på C-nivå, som må vise hyppigere resultater, trekker tilbake støtten sin.
• Automatiser rapporter og varsler om viktig aktivitet, slik at ledergruppen får innsyn i den daglige driften.

4. Sett et realistisk budsjett og en realistisk tidsplan

Hvert trinn i ERP-implementeringsprosessen har egne kostnads- og tidskrav, og du må planlegge tilstrekkelig for dem. Ved å være realistisk med hensyn til hva teamet ditt har råd til å investere, setter du riktige forventninger og sørger for at du ikke går tom for ressurser halvveis i implementeringen, slik at hele prosjektet mislykkes.

I Nestles tilfelle satte de en tidsplan og et budsjett for utrullingen av det valgte ERP-systemet, SAP, med hjelp fra selskapets team for tjenester og kundestøtte.

Resultatet? En implementering som ble gjennomført i tide, innenfor budsjettet og uten driftsforstyrrelser – til tross for prosjektets størrelse og kompleksitet.

Forsinkelser er sannsynlige

Sørg for at tidsplanen inkluderer alle fasene i implementeringsplanen, med en margin for mulige forsinkelser.

Når det gjelder budsjettet for ERP-implementeringen, bør det inkludere kostnadene ved å sette opp systemet, samt:

• Kostnader for maskinvareoppgradering
• Konsulenthonorarer
• Opplæringskostnader
• En reserve for uforutsette hendelser

5. Forbered deg på datamigrering

Det er her det blir litt komplisert. Datamigrering innebærer å flytte alle relevante selskaps- og brukerdata inn i ERP-verktøyet, slik at de blir automatisk tilgjengelige på tvers av ulike enheter og avdelinger. 

Hvis prosessen utføres feil, fører den til feil og datainkonsekvenser. Avhengig av hvor mye data du har spredt på tvers av systemer, verktøy og team, kan det også bli svært hektisk og tidkrevende. 

Derfor er det best å forberede seg og starte migreringsprosessen så snart som mulig.

Riktig ERP-programvare vil enkelt kunne erstatte eller integreres med de nåværende systemene dine, og sørge for rask og nøyaktig datamigrering.

Her er en rask trinnvis veiledning for datamigrering:

• Revider dataene i det eksisterende systemet for å sikre at de er kompatible med det nye systemet. Hvis de ikke er det, må du vurdere, klargjøre og konvertere alle eksisterende data til et kompatibelt format.

• Identifiser og kategoriser datatypene som må migreres.
• Rydd opp i og valider dataene for å sikre nøyaktighet og konsistens.
• Se bort fra dupliserte poster, utdatert informasjon og uoverensstemmelser.
• Fastsett datastandarder for ERP-systemet (f.eks. hvordan kundenavn skal formateres).
• Involver ERP-konsulenter og fageksperter for å validere dataprosessen.
• Test prosessen og utbedre eventuelle smutthull.
• Utarbeid en sikkerhetskopieringsplan i tilfelle datatap eller feil.
• Planlegg løpende datastyring for å opprettholde kvaliteten også etter implementeringsprosessen.

6. Lær opp ansatte i ERP-drift

Før du offisielt tar i bruk det nye ERP-systemet, bør du lære opp de ansatte (sluttbrukerne) i hvordan det kan hjelpe dem med å utføre arbeidsoppgavene sine, effektivisere prosesser og nå målene sine. Denne opplæringen vil bidra til at brukerne tar systemet i bruk og gi deg raskere avkastning på investeringen.

Hvis ERP-plattformen og planen din inkluderer en dedikert kundeansvarlig eller et implementeringsteam, bør du bruke dem – de har gjort dette mange ganger før og kan hjelpe.

Lær opp læreren

Usikker på hvilke opplæringsstrategier som fungerer for de ulike læringsstilene og rollene i organisasjonen din? Vurder å innføre «lær opp læreren»-programmer, der noen ansatte først får opplæring av deg eller programvarepartneren din, og deretter sertifiseres til å lære opp andre.

 

Denne praksisen kan skape flere interne ERP-eksperter.

7. Sørg for løpende brukerstøtte og vedlikehold

Det er (nesten) umulig for brukerne å mestre et nytt ERP-system umiddelbart etter lanseringen. Når ERP-programvaren er tatt i bruk, vil brukerne derfor sannsynligvis stille spørsmål og be om hjelp når de støter på problemer.

Implementeringsteamet ditt bør derfor prioritere å tilby løsninger på eventuelle problemer som oppstår, så raskt som mulig, for å unngå at de samme problemene oppstår hos andre ansatte. 

8. Gjennomfør en vurdering etter implementeringen

ERP-implementeringen slutter ikke etter utrullingen. Det er faktisk her det egentlige arbeidet begynner. Tilstrekkelig støtte etter implementeringen begrenser brukernes frustrasjon (og risikoen for at systemet krasjer før det gir deg avkastningen på investeringen du forventer).

Det er en stor fordel å ha en ERP-leverandør som tilbyr god støtte. 

Da for eksempel det utkontrakterte regnskapsbyrået Accurise tok i bruk Xledger, opprettet leverandøren et opplæringsprogram på to måneder for å hjelpe dem med å forstå verktøyet. Utover dette fortsatte Xledger-konsulenter å gi dem støtte lenge etter produksjonssettingen.

Poenget? Etter en vellykket ERP-lansering:

• Fortsett å vurdere ERP-systemet basert på de viktigste kravene, måltallene og KPI-ene du fastsatte ved prosjektets start.
• Innhent jevnlig tilbakemeldinger fra brukerne, og bruk dem til å drive forbedringer.
• Gjennomfør regelmessige helsekontroller av systemet.
• Opprett et tydelig system for å prioritere og håndtere nye eller tilbakevendende problemer.

Vanlige feil ved ERP-implementering

Alle selskaper er unike på mange måter … men noen problemer ser ut til å påvirke alle på samme måte. Her er noen av de vanligste feilene ved implementering:

Undervurdering av utfordringer

Hvis du undervurderer de tekniske utfordringene og deres innvirkning på forretningsprosessene, kan det føre til urealistiske tidsplaner og budsjetter samt utilstrekkelige ressurser til prosjektet.

Ineffektiv prosjektstyring

Hvis du har:

• Dårlig koordinering mellom ulike team
• Mangel på tydelige milepæler og ansvarlighet
• Utilstrekkelig risikostyring
• Manglende håndtering av ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget

Da kommer implementeringen til å spore av. Få kontroll på dette før du begynner, og følg med på hvordan det utvikler seg. Enhver oppblussing av usikkerhet kan føre deg ut av kurs.

Manglende støtte

Mangel på sterk og synlig støtte fra viktige interessenter kan føre til at ERP-prosjekter mister fremdrift eller møter motstand fra mellomledelsen. 

Finn en eller flere pådrivere blant toppledelsen, og la dem delta i prosjektkommunikasjonen.

Utilstrekkelig ressursallokering

Hvis du undervurderer hva som kreves for å fullføre prosjektet, vil det føre til et underbemannet prosjektteam, utilstrekkelig opplæring eller at man tar snarveier på avgjørende områder som datamigrering eller ERP-testing.

Å forstå hva som kreves – og kommunisere det tydelig – gir deg de beste forutsetningene for å lykkes.

Overdreven tilpasning

Selv om tilpasning av ERP er nyttig for enkelte virksomheter, bør du være forsiktig her.

Tilpasning øker kostnadene, gjør oppgraderinger og vedlikehold mer komplisert og fører til lengre implementeringstid – sørg for at du virkelig trenger noe før du setter det ut i livet.

Ineffektive forretningsprosesser

Hvis du ikke optimaliserer forretningsprosessene før eller under ERP-implementeringen, vil du ende opp med ineffektive, automatiserte prosesser. Det vil føre til at du må gå tilbake til tegnebrettet.

Oversalg av prosjektet

Ikke underselg, og ikke overselg. Løfter om overdrevent optimistiske tidsplaner og urealistiske fordeler kan få implementeringen godkjent, men de vil føre til skuffelse og tap av støtte før du er ferdig.

Å hoppe over testing

Hvis du skynder deg gjennom eller hopper over testfasene, kan det føre til betydelige problemer etter produksjonssettingen. Bare ikke gjør det. Ta deg tid til å teste systemet, og iverksett tiltak basert på resultatene fra testene.

Abonner for mer innsikt i finansteknologi

En vellykket ERP-implementering er en kompleks prosess som krever nøye planlegging, gjennomføring og effektiv endringsledelse. 

Selv om utfordringer er uunngåelige, kan du navigere i kompleksiteten i ERP-implementeringsprosessen og minimere nedetid ved å følge disse beste praksisene.

Er du klar til å forbedre ferdighetene dine som næringslivsprofesjonell? Abonner på vårt kostnadsfrie nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra bedriftseiere og gründere som former næringslivet.