Key Takeaways
Å akseptere endring: Vi mennesker er feilbarlige og har en tendens til å holde fast ved tapere lenger enn vi burde. Erkjenn behovet for endring og ta imot fordelene ved en oppgradering.
Å planlegge fremover: Forbered overgangen ved å definere mål, sette en tidsplan og sikre datakompatibilitet for et smidigere bytte til et nytt regnskapsprogram.
Å søke støtte: Ta kontakt med kundestøtte, delta på opplæringsøkter og involver teammedlemmer for å gjøre prosessen med å bytte regnskapsprogram enklere.
Å teste først: Prøv det nye regnskapsprogrammet før du forplikter deg fullt ut, slik at du kan forsikre deg om at det dekker virksomhetens behov og passer med de økonomiske prosessene dine for optimal ytelse.
Å omfavne vekst: Grip muligheten til å utvikle og effektivisere prosessene ved å bytte til skybasert regnskapsprogram for bedre effektivitet og skalerbarhet i virksomhetens drift.
Å prøve å bytte regnskapsprogram kan noen ganger føles som å prøve å komme seg ut av et dårlig forhold. Kanskje fungerer det ikke for deg, kanskje har du vokst fra det, eller kanskje trenger du å oppgradere til skybasert regnskapsprogramvare. Men å ta steget over til noe nytt føles bare så … vanskelig.
Vel, jeg skal vise deg nøyaktig hvordan du bytter regnskapsprogrammer på en måte som gjør prosessen så smertefri som mulig.
Før du bytter: Forberedelsene
Du vet altså at du må bytte. Men før du hopper over til den første nye programvareleverandøren i søkeresultatene, må du legge grunnlaget for overgangen.
Her er forberedelsene du må gjøre for å gjennomføre byttet sømløst:
1. Identifiser utfordringene dine
Det er en grunn til at du undersøker hvordan du kan bytte til et nytt regnskapssystem. Kanskje fungerer enkelte deler av det nåværende systemet ikke slik de skal, kanskje finnes det funksjoner du trenger som du ikke har, kanskje er kundestøtten mangelfull, eller kanskje finnes det en rekke andre grunner.
Det første viktige steget er å beskrive og tallfeste disse problemene så detaljert som mulig. Ikke gjør listen vag; vær målrettet og konkret.
Dårlig eksempel: Dårlige rapporteringsmuligheter
Godt eksempel: Kan ikke opprette en tilpasset rapport som automatisk genererer nøkkeltall for KPI-er til kvartalsrapportering til styret
Det er også verdt å undersøke nye funksjoner som blir stadig mer utbredt, og som du kanskje ikke har brukt før, for eksempel automatiseringsverktøy som kan bidra til å effektivisere prosessene for leverandør- og kundefordringer. Noen er tilgjengelige på nettet, mens andre installeres lokalt.
2. Snakk med interessentene
Å bytte regnskapsprogram påvirker ikke bare økonomiteamet. Det vil sannsynligvis være flere interessenter i virksomheten som vil merke endringer som følge av byttet, og det er viktig å få innspillene deres.
Dette kan være brukere fra andre avdelinger som håndterer dataene som mates inn i det nåværende regnskapsprogrammet, ledere som tolker rapportene som genereres av programmet, eller FP&A-team som bruker regnskapsdataene som grunnlag for å utarbeide prognosene sine.
Når du har identifisert hvem disse brukerne er, bør du diskutere den mulige endringen med dem og be om innspill til hva de ønsker å se i en ny programvareløsning.
Have an account? Log In
3. Undersøk alternativer
Med en detaljert liste over alle problemene du må løse, og alle personene du må holde fornøyde, er det på tide å begynne å undersøke alternativer. Det finnes mange guider til de beste regnskapsprogrammene på nettet, og det er nesten helt sikkert der søket ditt vil begynne.
Alternativer å vurdere
Teamet vårt har vurdert alternativene på markedet, og disse har utpekt seg som de beste regnskapsverktøyene:
- 8. Reckon One
Men det trenger ikke å stoppe der.
En av de beste informasjonskildene er eksisterende brukere. Det kan være tidligere kolleger, LinkedIn-kontakter eller medlemmer av bransjerelaterte Slack-grupper du er en del av. Det er stor sjanse for at andre har håndtert de samme problemene.
Finn ut hva de har gjort, og se om regnskapsprogrammet de har valgt kan passe for deg.
4. Sjekk integrasjonsmulighetene
Når du har snevret inn en kortliste over konkurrenter, bør du sjekke integrasjonsmulighetene med resten av den eksisterende teknologiplattformen din. Dette gir deg ikke bare best mulige forutsetninger for å lykkes med den nye programvaren på lang sikt, men gjør også datamigreringen langt mer oversiktlig.
Ideelt sett bør du unngå å måtte overføre alt via CSV-filer, ettersom dette gjør fremdriften vanskeligere å følge og øker risikoen for menneskelige feil.
Sørg for at du ikke bare sjekker hvordan integrasjonen fungerer for nye data, men også hvordan de ulike regnskapsprogramleverandørene håndterer historiske data.
5. Lag en tidsplan
Etter at du har valgt den nye regnskapsprogramvaren for virksomheten du skal bytte til, må du lage en detaljert tidslinje for overgangen. Den må beskrive de ulike trinnene i prosessen (mer om dette nedenfor) og omtrent hvor lang tid hvert trinn vil ta.
Dette er et godt tidspunkt for å ta kontakt med interessentene du identifiserte tidligere, slik at de er kjent med endringen og kan begynne å gjøre eventuelle nødvendige forberedelser.
Sett en forfallsdato
Hvis du har en konkret dato for når byttet skal gjennomføres, holder du prosjektet på rett spor og sikrer at alle er samkjørte. En vag dato for byttet vil uunngåelig føre til at implementeringen stadig utsettes, med påfølgende forvirring og ineffektivitet i mellomtiden.
Alt er klart: Bytte av programvare
Tiden er inne for å gjennomføre byttet.
Hele poenget her er å avverge potensielle problemer før de oppstår. Ikke vent til katastrofen er et faktum. Gå i stedet metodisk og gjennomtenkt til verks i overgangen, slik at prosessen går smidig og alle holdes informert.
1. Velg dataene som skal migreres
Det første trinnet i overgangen er å velge dataene du ønsker å migrere. Standardsvaret kan være å overføre absolutt alt som finnes i den eksisterende databasen, noe som er greit hvis alle dataene kan brukes og er i samsvar med personvern- og datakrav.
Et bytte av regnskapsprogramvare gir imidlertid en god anledning til å gjennomgå rutinene for datahåndtering.
- Finnes det data du lagrer, men ikke trenger?
- Finnes det kategorier med data av dårlig kvalitet som bør fjernes?
Ta hensyn til lovpålagte krav til lagring av data, slik at du ikke sletter informasjon du er juridisk forpliktet til å oppbevare.
2. Overfør og test dataene dine
Når de eksisterende dataene dine er organisert og normalisert for den nye programvaren, er tiden inne for å gjennomføre overføringen. Den nye leverandøren bør kunne hjelpe deg med denne prosessen, som vil variere avhengig av både det nye og det gamle systemet du bruker.
I noen tilfeller kan det være mulig å koble datakildene direkte sammen via API-er. Ellers må du sannsynligvis eksportere dataene til et Excel-regneark og deretter importere dataene i det nye systemet.
Når overføringen er fullført, er det svært viktig å kjøre testrapporter for å kontrollere at overføringen er gjennomført korrekt. Du kan for eksempel velge ut noen viktige oppgaver, kjøre dem i den gamle programvaren og deretter kjøre dem på nytt i det nye systemet for å kontrollere at resultatene samsvarer med forventningene dine.
3. Opplær brukerne i den nye programvaren
Nå som du vet at systemet fungerer som det skal, kan du begynne utrullingen. Det bør finnes en omfattende opplæringsprosess som gjør at teamet ditt får satt seg inn i den nye programvaren.
Ikke prøv å skynde deg gjennom dette trinnet. Du bør sette av nok tid til at alle blir komfortable med det nye systemet før du forventer at de skal bruke det i praksis. Den ekstra tiden du bruker i starten, vil spare deg for betydelig hodebry senere.
En del av denne opplæringsprosessen må være løpende tilgang til et kundestøtteteam, enten internt eller hos leverandøren selv. Dette sikrer at brukerne fortsatt kan få hjelp etter at den innledende opplæringen er fullført.
4. Kjør begge systemene parallelt
Til slutt bør du ikke være for rask med å stenge ned det eksisterende systemet. Det vil sikkert oppstå noen innkjøringsproblemer når du bytter regnskapsprogramvare, så ved å holde den gamle programvaren aktiv sikrer du at du har en reserveløsning.
Gjennom hele bytteprosessen bør du utnytte forholdet til den nye leverandøren for å gjøre overgangen så smidig som mulig. Det er i deres interesse at det går bra, og selv om du kanskje bare gjennomfører denne typen endring én gang, går de gjennom prosessen jevnlig.
Du bør fastsette en sluttdato for den gamle programvaren. Når du til slutt avslutter den gamle tjenesten, må du sørge for å opprette en arkivert sikkerhetskopi av tilpasningene fra dette verktøyet, i tilfelle du noen gang trenger å gå tilbake til det.
Vanlige feil ved migrering av regnskapsprogramvare
Den beste læringen kommer selvfølgelig ofte fra å gjøre feil, men ideelt sett kan du lære av andres feil. Jeg har samlet noen av de vanligste feilene ved migrering av regnskapsprogramvare fra eksperter på området.
Å betale unødvendig mye
Med teknologi som API-er er det ikke nødvendigvis nødvendig å betale en høy pris for en programvareløsning som har alle funksjonene tilgjengelig direkte i systemet.
Et stort antall regnskapsprogrammer har nå API-er og støtteapper som selskaper noen ganger ikke tar med i vurderingen når de evaluerer en ny leverandør.
Dette kan føre til at selskaper betaler for mye for programvare med “alle mulige funksjoner,” fordi de har en omfattende kravliste, selv om noen av disse funksjonene kan ivaretas bedre av en spesialisert leverandør utenfor selve regnskapsprogrammet.
More Articles
Manglende kontinuitet i regnskapsprinsippene
Fra et regnskapsperspektiv handler det ikke bare om å overføre de riktige dataene, men også om å sikre kontinuitet i hvordan dataene kategoriseres i det nye systemet.
Gå grundig gjennom kontoplanen og regnskapsprinsippene før migreringen for å unngå prinsippfeil som kan påvirke den finansielle rapporteringen.
Når man bytter regnskapsprogram, er en kritisk feil å ikke kartlegge dataene riktig slik at de samsvarer med det nye systemets rammeverk. Prinsippfeil oppstår når transaksjoner klassifiseres eller behandles feil i henhold til GAAP. Dette kan for eksempel være feil kategorisering av kostnader, feil anvendelse av regler for inntektsføring eller feilaktig oppføring av periodiseringer. Slike tekniske feil kan forplante seg og forvrenge de finansielle rapportene dine.
For å forhindre dette bør du sette deg grundig inn i det nye programmets funksjoner og rådføre deg med regnskapsføreren din for å sikre at oppsettet gjenspeiler de eksisterende regnskapene. Investering i god planlegging og gjennomføring på forhånd sparer deg for problemer senere når det gjelder etterlevelse og beslutninger basert på feilaktige tall.
Å velge implementeringspartner utelukkende basert på pris
For større selskaper er det vanlig å engasjere en ekstern spesialist for å hjelpe med å implementere en ny regnskapsløsning. Hvis selskapet ditt er stort nok til å ha behov for dette, advarer ekspertene om at du bør være nøye med hvem du samarbeider med.
Selskaper som velger den billigste partneren, får en dårlig implementeringsopplevelse og ender enten med å bruke mer penger på å rette opp problemene fra den første implementeringen eller med aldri å ta det nye systemet i bruk.
Abonner på mer innsikt om regnskapsteknologi
Er du klar for neste steg?
Enten du er det eneste medlemmet av økonomiteamet i en liten bedrift, økonomidirektør i et multinasjonalt selskap eller befinner deg et sted imellom, har vi alt du trenger for å holde deg oppdatert på de nyeste teknologiske innovasjonene som påvirker deg.
Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
