Måten du implementerer programvare for virksomhetsressursplanlegging (ERP) på, har stor betydning for hvor effektiv den er for økonomiprosessene dine. Når jeg går gjennom selskapene som lykkes med å implementere et ERP-system, vil du legge merke til noen mønstre.
Suksessen til flere av selskapene på listen ble drevet av et sterkt lederteam som deltok aktivt i implementeringen og arbeidet ut fra en realistisk implementeringsplan. Du kan hente ideer fra deres fremgangsmåter for å sikre at ERP-implementeringen i virksomheten din går uten problemer.
Hvorfor ERP-implementeringer er viktige
ERP-systemer er fantastiske, men implementeringer kan mislykkes. Når det skjer, koster det selskapet tid, energi og mer enn litt penger.
Mission Produce er en global leverandør av avokado som selger modne avokadoer året rundt. I 2022 sto Mission Produce overfor betydelige utfordringer med å holde fast ved oppdraget sitt om å levere velsmakende frukt (ja, avokadoer er frukt). Årsaken? En mislykket ERP-implementering.
Dette kostet selskapet omdømmet og 3,8 millioner dollar, som ble betalt til en konsulent for å ordne opp i ERP-systemet.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark pleide å bruke regneark til å spore lagerbeholdningen og Sage Live til regnskap. Medgründerne Kevin Keller og Allen Shafer innså at disse systemene ikke kunne støtte salgsveksten på tosifret prosent fra år til år – jeg vet, et flott problem å ha.
Her er hvorfor: Regnearkene manglet muligheten til å ta hensyn til endrede lagerkostnader, mens Sage manglet arbeidsflyter for å registrere varekostnad (COGS). Dette førte til mye manuell dataregistrering og lavere tillit til nøyaktigheten i dataene.
For å løse dette bestemte medgründerne seg for å sentralisere dataene og arbeidsflytene med NetSuite ERP. Bare tre uker etter implementeringen så medgründerne betydelige forbedringer på følgende områder:
- Bokføring: De kunne oppdage feil i dataregistreringen knyttet til lagerbeholdningen raskere.
- Regnskap: Selskapet kunne håndtere regnskapsoppgaver uten å være avhengig av eksterne regnskapsførere.
- Kostnadskontroll: Selskapet kunne øke salget med rundt 50 % fra år til år uten å øke bemanningen.
- Økonomi: Medgründerne fikk bedre oversikt over marginer og lagerbeholdning.
Årsaker til suksessen
Ledelsens engasjement for å gjennomføre ERP-prosjektet var avgjørende i Fultons & Roarks tilfelle. At medgründerne tok initiativ og deltok aktivt i implementeringen av ERP-systemet, oppmuntret dessuten de ansatte til å slutte opp om løsningen, noe som bidro til prosjektets suksess.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies er en familieeid grossist av flytteutstyr og -rekvisita. På mindre enn ti år hadde virksomheten utvidet fra én lokasjon i Georgia til flere lokasjoner over hele USA (og firedoblet antallet ansatte).
Som en liten bedrift brukte N&N QuickBooks og en ekstern lønnstjenesteleverandør til å håndtere tidsregistrering og lønn. QuickBooks klarte ikke å holde tritt med N&Ns raskt skiftende behov, så medgründerne tok i bruk NetSuite ERP og en tidsregistreringsløsning fra NOVATime, en NetSuite-partner, for å håndtere regnskaps- og lønnsprosessene.
N&N klarte å redusere tiden brukt på lønnskjøring med 84 % etter implementeringen av ERP-systemet. Selskapet kunne også avstemme regnskapet raskere og spore arbeidskostnader enklere på tvers av alle lokasjonene.
Årsaker til suksessen
Integrasjon med en ekstern partner var avgjørende for å tilpasse funksjonaliteten i ERP-systemet til N&Ns behov. Det var også avgjørende for N&Ns suksesshistorie å sikre at de ansatte sluttet opp om løsningen gjennom opplæring og aktiv involvering i prosessen med å velge og implementere ERP-løsningen.
Have an account? Log In
3. Cadbury
Cadbury, et britisk multinasjonalt konfektyrselskap som i dag eies av Mondelez International, hadde flere utfordringer som gjorde det nødvendig å implementere et ERP-system. De viktigste utfordringene var knyttet til produksjons- og distribusjonsbehov i en fase med sterk vekst.
Cadburys problemer resulterte i det SAP kaller «en av de største globale ERP-implementeringene». ERP-implementeringen hjalp Cadbury med å standardisere prosesser på tvers av 16 lokasjoner og konsolidere 13 produksjonsoperasjoner i selskapet.
Til slutt hjalp en vellykket ERP-implementering Cadbury med å redusere driftskostnadene og forbedre produksjonseffektiviteten i hele forsyningskjeden – med andre ord: prosjektet var vellykket.
Årsaker til suksessen
Cadburys ERP-suksess var en del av et femårig IT-transformasjonsprosjekt. Implementeringsprosessen går ikke alltid knirkefritt, men hvis du er bestemt og åpen for å gjøre flere kursendringer, er det mer sannsynlig at du lykkes, akkurat som Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé er verdens største mat- og drikkevareselskap. Det sveitsiske selskapet besluttet å starte et ERP-implementeringsprosjekt kalt BEST (Forretningsmessig fremragende resultater gjennom systemteknologi) i 1997, med planlagt ferdigstillelse i 2003. Nestlés implementeringsreise omfattet imidlertid flere utfordringer.
SAP var Nestlés foretrukne ERP-system. Nestlés administrerende direktør gikk selv sammen med ledere fra flere områder, blant annet økonomi og distribusjon, for å bygge et team av interessenter som skulle implementere SAP. Teamet var sikre på én ting: Implementeringen ville reorganisere forretningsprosessene og føre til en endring i måten Nestlé opererer på.
Interessentteamet klarte imidlertid ikke å få de ansatte til å føle seg involvert eller kommunisere hvordan denne endringen ville påvirke dem, noe som førte til misnøye blant de ansatte. Etter tre år ble prosjektet satt på vent, og personalutskiftingen blant de ansatte nådde 77 %.
Nestlé besluttet å starte prosessen på nytt, og denne gangen sørget de for å involvere divisjonslederne og at alle ansatte var fullt klar over de forventede endringene. Denne gangen gikk det bra. Innen 2002 hadde Nestlé spart $325 million i driftskostnader.
Årsaker til suksessen
Nestlé gjorde feil i begynnelsen, men de klarte å erkjenne og løse problemet i stedet for å forlate implementeringsprosessen fullstendig (slik noen selskaper gjør).
Et perfekt eksempel på hvorfor de ansattes støtte er avgjørende for en vellykket ERP-implementering.
5. ABC Compounding
ABC Compounding produserer flytende produkter og aerosolprodukter for flere bransjer. I motsetning til andre selskaper på denne listen hadde ABC Compounding allerede en ERP-løsning (ProcessPro) som manglet viktige funksjoner som planlegging, tidsplanlegging og MRP (planlegging av materialbehov).
Heldigvis hadde ABCs informasjonssjef, Myra Huger, brukt Sage ERP X3 i sitt tidligere selskap og kjente til ERP-systemets omfattende funksjonalitet. Selskapet inngikk et samarbeid med en lokal Sage-forretningspartner for å bistå med implementeringen.
Takket være den erfarne partneren klarte selskapet å bytte til Sage ERP raskt og holde den ambisiøse implementeringsplanen.
Årsaker til suksessen
Myras erfaring med Sage, kombinert med en erfaren implementeringspartner ved deres side, var avgjørende for ABC Compoundings vellykkede implementering.
Å ha en ekspert på teamet – intern eller ekstern – som kan veilede prosessen og tilby opplæring til de ansatte, bidrar langt på vei til en vellykket ERP-implementering.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produserer, bearbeider og distribuerer ulike mat- og kjøttprodukter globalt. Selskapet hadde ikke oppdatert systemene sine på flere år og var avhengig av flere verktøy som ikke fungerte godt sammen. Den forrige ERP-oppgraderingen fant faktisk sted over 15 år tidligere, da Hormel besluttet å modernisere og standardisere de eldre systemene sine.
KPMG ble hentet inn for å støtte Hormels arbeid med å standardisere prosessene og forbedre datakvaliteten gjennom implementeringen av Oracle Cloud ERP. Etter implementeringen hadde Hormel et enhetlig system som bidro til å standardisere forretningsprosesser og data, effektivisere beslutningstakingen og gi en konsolidert oversikt over data på tvers av virksomhetene.
Årsaker til suksessen
Selskapets assisterende økonomisjef, Eldom Quan, tilskriver den vellykkede implementeringen teamarbeidet blant de ansatte i Hormel Foods og KPMGs ekspertise. De to teamene var så tett integrert at Eldom sier det ville vært umulig å identifisere hvem som var fra Hormel og hvem som var fra KPMG da de arbeidet sammen.
Det er tydelig at de ansattes støtte og teamarbeid er avgjørende for en vellykket implementering av ERP-programvare.
7. Cisco Systems
Produksjons- og økonomiavdelingene hos Cisco brukte utdatert Oracle-programvare i det daglige arbeidet. Selv om den var tilstrekkelig for å få ting gjort, begynte selskapets IT-, drifts- og lederteam å se behovet for å modernisere selskapets arkitektur.
Ciscos supportkostnader økte stadig, og den eldre programvaren gjorde integrering av funksjonsforbedringer og annen programvare tidkrevende og vanskelig. Ønsket om endring førte imidlertid med seg en stor utfordring — selskapets behov for uavbrutt tilgang til bedriftsdata.
Med hjelp fra ledelsen (og grundig planlegging) skulle Cisco ta det nye systemet i bruk i løpet av en høytidshelg i 2003, en hel dag tidligere enn opprinnelig planlagt.
Årsaker til suksessen
Cisco mener at suksessen skyldtes «urokkelig støtte og aktiv involvering fra ledelsen samt en forpliktelse i hele selskapet til å lykkes med dette omfattende moderniseringsprosjektet».
Implementeringsteamet fulgte alle deler av planen og gjennomførte øvelser for hele teamet for å minimere risiko og unngå overraskelser.
Beste praksis for ERP-implementering
Da jeg undersøkte disse implementeringene, fant jeg noen gjennomgående temaer:
Definer tydelige mål
Definer spesifikke og målbare mål som du forventer at ERP-systemet skal oppnå. Trenger du et ERP-system for å effektivisere lagerstyringen, forbedre datanøyaktigheten eller levere bedre kundeservice? Når du vet hva målet ditt er, definerer du en måleenhet for å følge fremdriften.
Målet ditt kan for eksempel være å redusere behandlingstiden for bestillinger med 30 % innen seks måneder etter ERP-implementeringen. Hvis du avklarer disse detaljene (sammen med viktige interessenter) før du starter implementeringen, blir det enklere å bevege seg målrettet i riktig retning.
Få støtte fra toppledelsen og de ansatte
Reell støtte fra toppledelsen er avgjørende fordi ERP-implementering krever betydelige investeringer i tid, penger og ressurser — ting som ligger under ledelsens kontroll.
Hvis du vil få støtte fra ledelsen:
- Beskriv fordelene og forventet avkastning på investeringen ved ERP-implementering
- Del strategien din for risikoreduksjon
- Vis hvordan ERP-implementeringen samsvarer med selskapets strategiske mål
Et implementeringsprosjekt er selvsagt ovenfra-og-ned i mange tilfeller — og da bør ledelsen involvere de ansatte i alle faser av implementeringen, fra planlegging til gjennomføring.
Husk: Støtte fra de ansatte er like viktig. Hvis ikke kan du oppleve at ansatte blir misfornøyde og slutter, slik tilfellet var hos Nestlé.
More Articles
Velg riktig ERP-system og leverandør
Det kan utvikle seg til en vanskelig situasjon når du implementerer en ERP-løsning som ikke innfrir forventningene dine, selv om du har gjort alt annet riktig. Før du velger en ERP-leverandør, bør du vurdere leverandørens bransjeerfaring, produktplan, skalerbarhet og supporttjenester. Deretter gjennomfører du en samsvars- og gap-analyse ved å identifisere mangler i de nåværende prosessene dine, sammen med funksjonene og egenskapene i ERP-systemet som kan dekke disse manglene.
Når du velger et ERP-system, må du beregne de totale eierkostnadene. Ta med den opprinnelige kjøpsprisen, implementeringskostnadene, løpende kostnader som vedlikehold og skjulte kostnader som endringsledelse, samt eventuell nedetid under implementeringen.
Be leverandøren om kundereferanser. Vellykkede og nylige implementeringer i bransjen din kan gi deg og teamet ditt stor tillit til at produktet er levedyktig for virksomheten din.
Hvis du ennå ikke har et system, kan du starte leverandørsøket her. Dette er de beste ERP-systemene på markedet akkurat nå:
Utvikle en realistisk implementeringsplan
Alle selskaper er forskjellige og implementerer ERP under sine egne, unike omstendigheter. Nestlé brukte flere år på å fullføre implementeringen, mens Cisco rullet det ut i løpet av én helg. Sørg for at du utvikler implementeringsplanen basert på dine spesifikke omstendigheter.
Vurder å starte med en pilottest i et lite segment eller med bestemte moduler. Gjør justeringer basert på tilbakemeldingene etter hvert som du fortsetter den bredere utrullingen.
Det er ganske mange ting å ta hånd om når du lager en implementeringsplan, for eksempel:
- Fastsette milepæler for implementeringen
- Identifisere og redusere risikoer
- Kommunisere planen til ansatte og interessenter
- Opplæring
- Forberedelser til driftsstart
Involver teammedlemmer som arbeider direkte med prosessene ERP-systemet skal endre. Dette hjelper deg med å utvikle en realistisk implementeringsplan som er ambisiøs og praktisk.
Overvåk og evaluer
Systemer og prosesser kan også svikte etter implementeringen. Overvåk tekniske og kvalitative måleparametere etter implementeringen for å følge med på systemets ytelse, brukernes tilpasning, prosesseffektivitet og økonomiske resultater. Innhent tilbakemeldinger fra brukerne om erfaringene deres med ERP-systemet for å identifisere områder der du kan forbedre deg, eller be leverandøren om hjelp.
Følg også med på introduksjonen av nye funksjoner og egenskaper i ERP-systemet, og tilby regelmessige opplæringsmuligheter når de rulles ut, slik at de ansatte kan utnytte ERP-plattformen fullt ut.
Det er ikke søppelpost
Leverandører varsler vanligvis sluttbrukere om nye funksjoner og viktige oppdateringer via e-post, så sørg for å fortsatt være abonnent og legge dem til på hvitelisten.
Smidighet er avgjørende for å lykkes
Implementeringsreisen din vil med stor sannsynlighet være annerledes enn andres. Du vil møte unike utfordringer, og noen av dem finnes kanskje ikke i noen implementeringshåndbok. Derfor må du være klar til å tilpasse deg under implementeringsprosessen. Denne smidigheten hjelper deg med å gjøre raske endringer i implementeringsplanen basert på omstendigheter i utvikling, og øker sjansene for at du lykkes.
Likte du det du nettopp leste? Abonner på nyhetsbrevet til The CFO Club for å lese innsikt og ekspertråd fra økonomer og bransjeledere hver uke.
