Een bankafschrift snel afstemmen (4 eenvoudige stappen)

1. Verzamel de benodigde gegevens

Je hebt de bankafschriften over de periode van de afstemming nodig, evenals de intern bijgehouden administratie van de bankrekening van het bedrijf.

2. Koppel stortingen en opnames aan debet- en creditboekingen op de kasrekening

Stortingen en ontvangsten staan aan de creditzijde van de bankrekening in je grootboek, terwijl opnames en betalingen aan de debetzijde staan. Koppel elke transactie op het bankafschrift aan de transacties op de bankrekening in je grootboek.

Author's Tip

Zet een vinkje bij transacties die zowel in het grootboek als op het bankafschrift correct zijn geregistreerd. Zo houd je het overzicht en blijf je gemotiveerd doordat je je voortgang tijdens deze taak kunt zien.

3. Zoek verschillen

Transacties die ontbreken op je bankafschrift of in je grootboek zijn de verschillen waarmee je rekening moet houden. Als we teruggaan naar het voorbeeld van een verzonden maar nog niet verwerkte cheque, zou je de transactie in de bankafstemmingsstaat registreren.

Verschillen kunnen van de volgende typen zijn:

• Tijdelijk: Tijdelijke verschillen worden na verloop van tijd automatisch gecorrigeerd en vereisen geen journaalpost. Niet-verwerkte cheques worden bijvoorbeeld uiteindelijk verwerkt.
• Fouten en omissies: Permanente verschillen ontstaan door weggelaten transacties of fouten bij het registreren van transacties. Om een permanent verschil te corrigeren, moet je een journaalpost boeken. Als je bijvoorbeeld bankkosten niet hebt geregistreerd, moet je een journaalpost boeken omdat de kosten niet zullen worden teruggedraaid.

4. Boek corrigerende journaalposten

Boek een journaalpost voor de fouten en omissies die je in de vorige stap hebt gevonden. Zo zorg je ervoor dat je boekhouding nauwkeurig is. Tijdelijke verschillen nemen na verloop van tijd af.

Voorbeeld van een bankafstemming

Stel dat je op 31 december $15,250 op je bankrekening hebt staan. Het boekhoudkundige saldo van je bankrekening op dezelfde dag is $15,425. Een vergelijking van het bankafschrift met de bankrekening in je grootboek brengt de volgende verschillen aan het licht:

• Ontvangen maar nog niet gestorte cheques (ook wel onderweg zijnde stortingen genoemd): $925
• Uitgeschreven maar nog niet verwerkte cheques: $1,050
• Bankservicekosten: $200
• Rentebaten: $500
• Roodstandkosten: $100
• NSF-cheques: $500

Op basis van deze informatie zou de bankafstemmingsstaat er als volgt uitzien:

XYZ Company

Bankafstemmingsstaat

Kwartaal eindigend op 31 december 2023

Als de aangepaste saldi overeenkomen, heb je de bankafstemming in de meeste gevallen correct opgesteld — in zeldzame gevallen kunnen de aangepaste saldi overeenkomen door rekenkundige of andere fouten, zelfs als je de afstemming niet correct hebt opgesteld. Vergeet ook niet de journaalposten voor fouten en omissies te boeken.

Wat je nodig hebt om een bankafschrift af te stemmen

Voordat je begint, heb je twee dingen nodig om een bankafschrift af te stemmen:

• Bankafschrift (uiteraard)
• De bankrekening in je grootboek, met transacties zoals stortingen, opnames en geïnde cheques

Ik zou ook beargumenteren dat een softwareoplossing voor boekhouding eigenlijk noodzakelijk is om het bankafstemmingsproces te automatiseren.

De beste software voor deze taak

1. 

   Xero

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Dext

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   QuickBooks Online

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4

   Visit Website

Wie is betrokken bij bankafstemming?

De belangrijkste betrokkenen bij bankafstemming zijn:

• Accountant of boekhouder: De accountant of boekhouder van je bedrijf stelt het bankafstemmingsformulier op.
• Bank: Je hebt maandelijkse afschriften van je bank nodig om een afstemming uit te voeren. Je kunt de bank opdracht geven om automatisch elke maand een afschrift te versturen, of ernaar vragen wanneer dat nodig is.
• Schatbewaarder of financieel functionaris: Als je dit leest, zou jij deze persoon kunnen zijn. Dit is een gekwalificeerde professional van je bedrijf die het bankafstemmingsformulier controleert om er zeker van te zijn dat alle afwijkingen zijn opgelost.

Andere betrokkenen zijn:

• Interne auditor: De interne auditor kan het afstemmingsproces controleren om na te gaan of doeltreffende controles aanwezig zijn en worden nageleefd.
• Externe auditor: Een externe auditor kan het bankafstemmingsformulier controleren bij de beoordeling van de jaarrekening van het bedrijf.

Wat is een bankafschrift?

Een bankafschrift is een maandelijks overzicht van je bank waarop al het geld staat dat je rekening binnenkomt en verlaat—zoals stortingen, opnames en eventuele kosten. Het vermeldt ook je begin- en eindsaldo voor die periode.

Zie het als een financiële momentopname die je helpt je uitgaven bij te houden, fouten op te sporen of ongebruikelijke zaken te signaleren. Of je nu een lening aanvraagt of gewoon probeert je aan een budget te houden, door je bankafschrift regelmatig te bekijken houd je echt beter zicht op je geld.

Hoe vaak moet je bankafschriften afstemmen?

Banken verstrekken doorgaans maandelijks afschriften, waardoor maandelijks een gebruikelijke frequentie is voor bankafstemmingen. Zo voorkom je ook dat afwijkingen, fouten of frauduleuze transacties te lang blijven bestaan.

Maandelijkse afstemming is geen harde regel. Afhankelijk van het aantal transacties en de voorkeuren van je bedrijf kun je ervoor kiezen om dagelijks, wekelijks of elk kwartaal bankafstemmingsformulieren op te stellen.

Beste werkwijzen bij het afstemmen van een bankafschrift

Hier volgen enkele beste werkwijzen voor het afstemmen van een bankafschrift:

1. Houd gedetailleerde documentatie bij

Orden en bewaar ontvangstbewijzen van transacties, facturen, stortingsbewijzen en andere relevante documenten die je mogelijk nodig hebt voor de afstemming, bij voorkeur op een beveiligd digitaal platform. Zo profiteer je hiervan:

• Audittrail: Toegang tot documentatie maakt het voor interne en externe auditors eenvoudiger om transacties te traceren en te verifiëren.
• Snellere foutcorrectie: Wanneer je fouten vindt, kun je het betreffende document bekijken om de juiste cijfers en gegevens vast te leggen. Wanneer je bijvoorbeeld met een debitcard of creditcard betaalt, staat er in de transactie op het bankafschrift dat je $100 aan XYZ-bedrijf hebt betaald, maar misschien weet je niet meer waarvoor, tenzij je de factuur hebt.

2. Taken scheiden

Laat verschillende personen verantwoordelijk zijn voor het vastleggen van transacties en het afstemmen van bankafschriften — overweeg in feite om taken te scheiden gedurende de verschillende stappen van de boekhoudcyclus. Het scheiden van taken is een belangrijke interne controle om het risico op fraude en fouten te beperken. Zo helpt het scheiden van taken:

• Fraudepreventie: Het manipuleren van bedrijfsgegevens is moeilijker wanneer er meer dan één persoon bij het proces betrokken is.
• Verantwoordelijkheid: Het zorgt ook voor verantwoordelijkheid, omdat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het proces.

3. Verschillen onderzoeken

Als je verdachte transacties ziet, controleer ze dan. Klopt het bedrag? Is de juiste rekening gecrediteerd voor ontvangsten? Had een cheque inmiddels verwerkt moeten zijn, maar is dat niet gebeurd? Onderzoek deze verschillen om er zeker van te zijn dat je niet met fraude of verduistering van geld te maken hebt. 

Het is een grote vergissing om verdachte transacties te lang te negeren en aan te nemen dat ze normaal zijn, alleen omdat de cijfers kloppen.

Daarom moet je snel onderzoek doen:

• Grote problemen voorkomen: Door verschillen snel te identificeren en op te lossen, kun je problemen aanpakken voordat ze groter worden.
• De integriteit van financiële overzichten behouden: Door verdachte transacties te onderzoeken, blijven je financiële gegevens accuraat en betrouwbaar, wat helpt om de integriteit van financiële overzichten te behouden.

4. Automatiseer je afstemmingsproces

Het handmatig afstemmen van bankafschriften kan uren of zelfs dagen duren. In plaats van uren te verspillen aan het vergelijken van transacties, kun je je team verantwoordelijk maken voor het controleren van ongebruikelijke transacties en het verbeteren van de efficiëntie van de boekhoudfunctie door het bankafstemmingsproces te automatiseren.

Softwareoplossingen kunnen transacties automatisch matchen, verschillen markeren voor controle en het afstemmingsrapport genereren met weinig tot geen tussenkomst. Zo kan automatisering je helpen:

• Efficiënte afstemming: Softwareoplossingen kunnen bankafschriften afstemmen in realtime — je hoeft geen uren te besteden aan het vergelijken van transacties in je grootboek en bankrekeningen.
• Minimaal aantal fouten: Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn minder gevoelig voor fouten. Minder fouten betekent dat er minder tijd aan het herstellen ervan wordt besteed.

Bankafstemming uitgelegd

Over afstemmingsrapporten van bankafschriften wordt niet zoveel gesproken als over de resultatenrekening en de balans. Toch zijn ze belangrijke hulpmiddelen voor fraudedetectie en nauwkeurigheid. 

Ze helpen je transacties te ontdekken die je mogelijk hebt gemist, frauduleuze activiteiten te detecteren en te begrijpen waarom er een verschil is tussen je bankrekening en het kasboek.

Wil je je carrière als leidinggevende in de boekhouding verder ontwikkelen? Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders.