De 8 stappen van de boekhoudcyclus & waarom elke stap belangrijk is
De boekhoudcyclus bepaalt hoe transacties in je financiële overzichten terechtkomen. Wanneer een klant bijvoorbeeld zijn abonnement betaalt, voeg je dat bedrag niet rechtstreeks toe aan de omzet in je resultatenrekening. Het gaat eerst door het journaal en grootboek en daarna naar de financiële overzichten.
In dit artikel leg ik uit hoe een transactie eerst in je boekhouding wordt vastgelegd en welke opeenvolgende stappen van de boekhoudcyclus ervoor zorgen dat een transactie uiteindelijk in je resultatenrekening of balans wordt weergegeven.
Wat is de boekhoudcyclus?
De boekhoudcyclus is een proces in acht stappen dat bedrijven gebruiken om de financiële transacties van een onderneming vast te leggen, vanaf het moment waarop de transactie plaatsvindt tot het afsluiten van de rekeningen van de onderneming.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
De tijd die een onderneming nodig heeft om de boekhoudcyclus te voltooien, varieert afhankelijk van verschillende factoren. Ondernemingen die bijvoorbeeld geautomatiseerde boekhoudsoftware gebruiken en ondernemingen die continu financieel afsluiten, kunnen de boekhoudcyclus sneller voltooien dan ondernemingen die handmatige processen en een harde afsluiting gebruiken.
Het doel van de boekhoudcyclus
Het belangrijkste doel van de boekhoudcyclus is het bieden van een systematisch kader om de financiële transacties van een onderneming vast te leggen.
Het kader biedt boekhouders en accountants de mogelijkheid om de vastgelegde transacties te controleren op uniformiteit en nauwkeurigheid. Beide zijn belangrijke nalevingscriteria.
Een van de stappen in de boekhoudcyclus is bijvoorbeeld het opstellen van een proefbalans. Een proefbalans helpt de rekenkundige nauwkeurigheid van vastgelegde transacties te controleren. Als de debetposten niet gelijk zijn aan de creditposten, heeft de boekhouder mogelijk een van de bedragen verkeerd vastgelegd.
De 8 stappen van de boekhoudcyclus
Het proces begint met het vastleggen van afzonderlijke transacties en eindigt met het opstellen van een samenvatting (financiële overzichten) van de financiële situatie van de onderneming gedurende een bepaalde periode.
Financiële boekhoudsoftware kan veel stappen in de boekhoudcyclus automatisch uitvoeren. Toch is het belangrijk om te begrijpen hoe het proces werkt, zodat je kunt ingrijpen wanneer dat nodig is.
Houd er rekening mee dat je de boekhoudcyclus niet precies zoals beschreven hoeft toe te passen. Je kunt deze aanpassen aan je bedrijfsmodel en boekhoudprocessen. Nu deze basis is gelegd, bespreken we de acht stappen van de boekhoudcyclus in detail.
Stap 1: Transacties identificeren
De eerste stap in de boekhoudcyclus is het identificeren van zakelijke transacties. Je kunt verschillende technologische systemen gebruiken om transacties te identificeren. Ondernemingen gebruiken interne controles om ervoor te zorgen dat alle transacties worden geïdentificeerd en nauwkeurig worden vastgelegd. Factuurnummers zijn een voorbeeld van dergelijke interne controles.
CRM (Klantrelatiebeheer), ERP (Enterprise Resource Planning) en andere technologische systemen kunnen helpen bij het identificeren van transacties met betrekking tot verkopen, uitgaven, leningen, opnames en meer.
Wanneer een klant bijvoorbeeld $500 betaalt om een jaarabonnement te starten, markeert dat het begin van de boekhoudcyclus. Als je meerdere ondernemingen bezit, moet je eerst je financiën consolideren.
Stap 2: Transacties vastleggen
De tweede stap is het registreren in het journaal van de transacties die je in stap één hebt geïdentificeerd.
Wanneer je transacties in het journaal vastlegt, hangt af van het feit of je kasbasisboekhouding of boekhouding op transactiebasis gebruikt. Als je boekhouding op transactiebasis gebruikt, moet je omzet en uitgaven aan elkaar toewijzen.
Volgens dubbel boekhouden hebben alle transacties invloed op twee of meer grootboekrekeningen, met gelijke debet- en creditbedragen.
Wanneer je bijvoorbeeld een factuur voor een abonnement van $500 opstelt, crediteer je het omzetgrootboek en debiteer je het grootboek voor debiteuren:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Omzet | $500 | - |
| Debiteuren | - | $500 |
Stap 3: Transacties boeken in het grootboek
Het grootboek (GL) is een hoofdregister van alle transacties die zijn ingedeeld in specifieke categorieën, zoals kostprijs van de omzet (COGS), te betalen rekeningen, te ontvangen rekeningen, liquide middelen en meer.
Bijna alle bedrijven gebruiken boekhoudsoftware, waardoor het boeken van transacties in het grootboek nu minder zorgwekkend is dan vroeger. Boekhoudsoftware boekt transacties automatisch in realtime in het grootboek.
Stap 4: Stel de niet-gecorrigeerde proefbalans op
Een proefbalans helpt de rekenkundige juistheid van geregistreerde transacties te controleren. De proefbalans is in wezen een lijst van rekeningen met hun debet- en creditbedragen.
Deze wordt aan het einde van de boekhoudperiode opgesteld. Maar als je boekhoudsoftware gebruikt, hoef je de proefbalans niet handmatig op te stellen.
Als de debet- en creditbedragen niet gelijk zijn, kan het zijn dat je:
- Het verkeerde bedrag in een van de journaalposten hebt ingevoerd, of
- De rekeningen waarop moet worden gedebiteerd en gecrediteerd door elkaar hebt gehaald
Boekhoudsoftware kan helpen de rompslomp van het corrigeren van deze fouten te voorkomen, omdat de software bij het boeken van journaalposten de bedragen controleert en nagaat of debet- en creditbedragen gelijk zijn.
Stap 5: Stel een werkblad op
In een werkblad corrigeer je indien nodig de “niet-gecorrigeerde” proefbalans. Als de proefbalans fouten aan het licht brengt, kan het werkblad helpen de oorzaak ervan te identificeren.
Bij het opstellen van een werkblad worden de debet- en creditboekingen die tijdens de huidige boekhoudperiode zijn gedaan, samengevoegd in een spreadsheet. Als de debet- en creditbedragen niet overeenkomen, moet je de nodige correctieboekingen maken om de gecorrigeerde proefbalans op te stellen.
Als de boekhouder bijvoorbeeld contant geld voor $100 had gedebiteerd en de rekening van klant A voor $1,000 had gecrediteerd, zouden de credit- en debetsaldi niet overeenkomen. De boekhouder moet het bedrag in de journaalpost wijzigen of een correctieboeking maken om de fout te herstellen.
Stap 6: Corrigeer journaalposten
Zodra je een fout hebt vastgesteld, moet je de cijfers in je boekhoudsysteem corrigeren of een aanvullende journaalpost maken.
Je moet ook aanvullende journaalposten maken voor het toerekenen van kosten die niet in de rekening voor te betalen rekeningen zijn geregistreerd, of van kosten die zijn gemaakt nadat de rekening voor te betalen rekeningen in het grootboek was geboekt maar vóór het einde van de boekhoudperiode.
Wanneer de boekhouder bijvoorbeeld merkt dat de rekening voor contant geld voor $100 in plaats van $1,000 is gedebiteerd, moet de boekhouder een correctieboeking voor $900 maken om het saldo op de rekening voor contant geld te corrigeren.
Stap 7: Stel financiële overzichten op
Financiële overzichten zijn rapporten die de financiële prestaties en positie van het bedrijf gedurende een bepaalde periode samenvatten. Bedrijven stellen drie financiële overzichten op:
- Winst-en-verliesrekening: De winst-en-verliesrekening is een prestatierapport dat de winstgevendheid van je bedrijf weergeeft. Dit helpt bedrijfseigenaren en belanghebbenden inzicht te krijgen in de kostenstructuur van het bedrijf, wat helpt bij het identificeren van mogelijkheden om de winstgevendheid te verbeteren.
- Balans: De balans is een samenvatting van het eigen vermogen van de aandeelhouders en van de activa en verplichtingen van het bedrijf. De balans vermeldt de debet- (activa) en creditsaldi (eigen vermogen en verplichtingen) van alle rekeningen van het bedrijf. Beschouw de balans als een momentopname van de financiële positie van het bedrijf op een specifieke datum.
- Kasstroomoverzicht: Het kasstroomoverzicht is een samenvatting van transacties die invloed hebben op liquide middelen. Het toont de instroom en uitstroom van liquide middelen en de nettowijziging in de kaspositie van het bedrijf. Kasstroom is een essentieel overzicht om de financiële gezondheid van een bedrijf te beoordelen, de liquiditeit op peil te houden en te begrijpen of en waar je bedrijf overtollige liquide middelen verliest.
Stap 8: Sluit de boekhouding af
Het afsluiten van de boekhouding houdt in dat tijdelijke rekeningen worden teruggebracht naar een nulsaldo. Dit zijn de rekeningen die je op de winst-en-verliesrekening ziet. Balansrekeningen worden niet afgesloten—daarom staan ze op de “balans”.
Je moet bijvoorbeeld afsluitboekingen maken om alle opbrengsten- en kostenrekeningen af te sluiten. Het nettoresultaat wordt overgeboekt naar de ingehouden winsten (een permanente rekening), die op de balans in het gedeelte over het eigen vermogen van de aandeelhouders staat met de volgende boeking:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Nettoresultaat | $200,000 | - |
| Ingehouden winsten | - | $200,000 |
Zodra je de rekeningen hebt afgesloten, ben je klaar om de boekhoudcyclus voor het volgende boekjaar opnieuw te starten. Houd er rekening mee dat het afsluiten van de rekeningen niet nodig is bij een zachte afsluiting.
Je boekhoudcycli optimaliseren
Het uitvoeren van alle acht stappen in de boekhoudcyclus kan tijdrovend zijn. Er is ook een grotere kans op menselijke fouten: wanneer je duizenden transacties in je boekhouding vastlegt en overdraagt, is het mogelijk dat je een transactiebedrag verkeerd typt of een transactie overslaat.
Boekhoudsoftware kan helpen de boekhoudcyclus te optimaliseren. Zelfs als je een kleine onderneming bent, is investeren in boekhoudsoftware zinvol, omdat deze vrijwel alle stappen in de boekhoudcyclus automatiseert.
Je kunt boekhoudsoftware integreren met je verkoopsysteem. Wanneer je een verkoop doet, voegt de boekhoudsoftware de transactie automatisch toe aan de omzetrekening en werkt ze de resultatenrekening bij. Je kunt ook je ERP en andere systemen koppelen, zodat de boekhoudsoftware uitgaven kan registreren en monitoren.
De software genereert automatisch financiële overzichten, zodat je je boekhouding aan het einde van de rapportageperiode direct kunt afsluiten. Dit bespaart veel geld dat je anders zou hebben uitgegeven aan het bijhouden van de boekhouding en het corrigeren van fouten. Natuurlijk moet je je financiële overzichten mogelijk door een CPA laten controleren als je een beursgenoteerd bedrijf bent.
Verschil tussen de boekhoudcyclus en de budgetcyclus
Het belangrijkste verschil tussen de boekhoudcyclus en de budgetcyclus is het tijdsbestek dat in aanmerking wordt genomen.
De boekhoudcyclus richt zich op het vastleggen en samenvatten van de financiële activiteiten die gedurende het jaar plaatsvinden.
De budgetcyclus gebruikt daarentegen de financiële informatie die door het proces van de boekhoudcyclus is verzameld om gedurende de volgende boekhoudperiode de omzet, uitgaven, kaspositie en meer te voorspellen.
Vastleggen, rapporteren, herhalen
De boekhoudcyclus biedt een raamwerk voor het vastleggen van transacties en het controleren ervan op juistheid voordat ze in de financiële overzichten terechtkomen.
Nauwkeurigheid is cruciaal, omdat je de financiële informatie die door de boekhoudcyclus wordt gegenereerd, zult gebruiken om transacties en financiële prestaties te analyseren. Dit is nog belangrijker voor bedrijven die financiële informatie moeten rapporteren aan de SEC (Amerikaanse Commissie voor effecten en beurzen).
De meeste bedrijven gebruiken tegenwoordig boekhoudsoftware voor een betere nauwkeurigheid en een snellere boekhouding. Hoewel je vooraf geld moet investeren in de aanschaf en implementatie van boekhoudsoftware, wegen de langetermijn-voordelen ruimschoots op tegen de kosten.
Vind je dit artikel interessant? Abonneer je op de nieuwsbrief van The CFO Club en ontvang wekelijks artikelen in je inbox.