Hoe je in 9 pijnloze stappen van boekhoudsoftware wisselt
Verandering accepteren: Wij mensen zijn feilbaar en houden vaak langer vast aan verliezers dan we zouden moeten. Erken de noodzaak van verandering en omarm de voordelen van een upgrade.
Vooruit plannen: Bereid je voor op de overgang door doelen te formuleren, een tijdlijn op te stellen en te zorgen voor compatibiliteit van gegevens, zodat de overstap naar nieuwe boekhoudsoftware soepeler verloopt.
Ondersteuning zoeken: Neem contact op met de klantenservice, volg trainingssessies en betrek teamleden erbij om het proces van overstappen van boekhoudsoftware gemakkelijker te maken.
Eerst uitproberen: Probeer de nieuwe boekhoudsoftware uit voordat je je er volledig aan verbindt, om er zeker van te zijn dat deze aan de behoeften van je bedrijf voldoet en aansluit bij je financiële processen voor optimale prestaties.
Groei omarmen: Omarm de kans om processen te ontwikkelen en te stroomlijnen door over te stappen op cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor meer efficiëntie en schaalbaarheid binnen je bedrijfsactiviteiten.
Proberen om van boekhoudsoftware te veranderen kan soms voelen alsof je probeert los te komen uit een slechte relatie. Misschien werkt de software niet voor je, misschien ben je de software ontgroeid, of misschien moet je overstappen op boekhoudsoftware in de cloud. Maar de stap naar iets nieuws zetten voelt gewoon zo… moeilijk.
Ik ben hier om je precies te laten zien hoe je van boekhoudsoftwarepakket kunt wisselen op een manier die het proces zo pijnloos mogelijk maakt.
Voordat je overstapt: de voorbereiding
Je weet dus dat je moet overstappen. Maar voordat je meteen naar de eerste nieuwe softwareleverancier in je zoekresultaten springt, moet je de basis leggen voor de overgang.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Dit is de voorbereiding die je moet treffen om de overstap soepel te laten verlopen:
1. Breng je knelpunten in kaart
Er is een reden waarom je onderzoekt hoe je naar een nieuw boekhoudsysteem kunt overstappen. Misschien presteren bepaalde aspecten van je huidige systeem niet zoals ze zouden moeten, zijn er functies die je nodig hebt maar niet hebt, schiet de ondersteuning tekort, of zijn er allerlei andere redenen.
De eerste belangrijke stap is om deze problemen zo gedetailleerd mogelijk te benoemen en te kwantificeren. Maak de lijst niet vaag; wees doelgericht en specifiek.
Slecht voorbeeld: Beperkte rapportagemogelijkheden
Goed voorbeeld: Kan geen aangepast rapport maken dat automatisch de belangrijkste KPI's genereert voor de kwartaalrapportage aan het bestuur
Het is ook de moeite waard om onderzoek te doen naar nieuwe functies die steeds gangbaarder worden en die je misschien nog niet eerder hebt gebruikt, zoals automatiseringstools die kunnen helpen de processen voor crediteuren en debiteuren te stroomlijnen. Sommige zijn online beschikbaar, terwijl andere lokaal worden geïnstalleerd.
2. Bespreek het met belanghebbenden
Het veranderen van boekhoudsoftware heeft niet alleen gevolgen voor het financiële team. Waarschijnlijk zijn er binnen het bedrijf meerdere belanghebbenden die als gevolg van de overstap met veranderingen te maken krijgen, en het is belangrijk om hun input te verzamelen.
Dit kunnen gebruikers uit andere afdelingen zijn die de gegevens beheren die in de huidige boekhoudsoftware worden ingevoerd, senior leiders die de door de software gegenereerde rapporten interpreteren, of FP&A-teams die de basis van de boekhoudgegevens gebruiken om hun prognoses op te stellen.
Breng eerst in kaart wie deze gebruikers zijn, bespreek de mogelijke verandering met hen en vraag welke functies zij graag in een nieuwe softwareoplossing zouden zien.
3. Onderzoek alternatieven
Met een gedetailleerde lijst van alle problemen die je moet oplossen en alle mensen die je tevreden moet houden, is het tijd om alternatieven te gaan onderzoeken. Online zijn veel gidsen voor de beste boekhoudsoftware beschikbaar, en daar begint je zoektocht vrijwel zeker.
Opties om te overwegen
Ons team heeft de opties op de markt geëvalueerd en deze zijn naar voren gekomen als de beste boekhoudtools:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Maar daar hoeft het niet bij te blijven.
Een van de beste informatiebronnen zijn bestaande gebruikers. Dit kunnen voormalige collega's, LinkedIn-contacten of leden van Slack-groepen in de sector zijn waar je deel van uitmaakt. De kans is groot dat er andere mensen zijn die met dezelfde problemen te maken hebben gehad.
Ontdek wat zij hebben gedaan en kijk of de boekhoudsoftware die zij hebben gekozen geschikt voor jou kan zijn.
4. Controleer de integratiemogelijkheden
Nadat je een shortlist van concurrenten hebt samengesteld, controleer je de integratiemogelijkheden met de rest van je bestaande technologiestack. Dit geeft je niet alleen de beste kans op succes met de nieuwe software op de lange termijn, maar maakt het datamigratieproces ook veel eenvoudiger.
Idealiter wil je voorkomen dat je alles via CSV-bestanden moet overzetten, omdat het daardoor moeilijker wordt om de voortgang te volgen en de kans op menselijke fouten toeneemt.
Controleer niet alleen hoe integratie werkt voor nieuwe gegevens, maar ook hoe de verschillende leveranciers van boekhoudsoftware omgaan met historische gegevens.
5. Plan je tijdlijn
Nu je hebt besloten over de nieuwe boekhoudsoftware voor bedrijven waarnaar je wilt overstappen, moet je een gedetailleerde planning voor de overgang opstellen. Hierin moeten de verschillende stappen van het proces worden beschreven (daarover hieronder meer), evenals de geschatte tijd die elke stap in beslag zal nemen.
Dit is een goed moment om opnieuw contact op te nemen met de eerder geïdentificeerde belanghebbenden, zodat zij op de hoogte zijn van de verandering en kunnen beginnen met de voorbereidingen die zij moeten treffen.
Alle systemen zijn klaar voor gebruik: software vervangen
Het moment is aangebroken om over te stappen.
Het doel hier is om potentiële problemen in de kiem te smoren. Wacht niet tot de zaken volledig uit de hand lopen. Kies in plaats daarvan voor een methodische en goed doordachte aanpak van de overgang, zodat het proces soepel verloopt en iedereen op de hoogte blijft.
1. Selecteer de gegevens voor de migratie
De eerste stap om de overgang te voltooien, is het selecteren van de gegevens die je wilt migreren. Het voor de hand liggende antwoord kan zijn om alles over te zetten wat in je bestaande database staat. Dat is prima als alle gegevens bruikbaar zijn en binnen de regelgeving voor gegevens vallen.
De overstap naar andere boekhoudsoftware biedt echter een goede gelegenheid om je werkwijze voor gegevensbeheer te herzien.
- Zijn er gegevens die je opslaat maar niet nodig hebt?
- Zijn er categorieën met gegevens van slechte kwaliteit die moeten worden verwijderd?
Houd rekening met wettelijke vereisten voor het opslaan van gegevens, zodat je geen informatie verwijdert die je wettelijk moet bewaren.
2. Zet je gegevens over en test ze
Nu je bestaande gegevensverzameling voor de nieuwe software is georganiseerd en genormaliseerd, is het tijd om de overdracht uit te voeren. Je nieuwe leverancier moet je bij dit proces kunnen helpen. De aanpak verschilt afhankelijk van zowel het nieuwe als het oude systeem dat je gebruikt.
In sommige gevallen is het mogelijk om de gegevensbronnen rechtstreeks via API's met elkaar te verbinden. Anders moet je de gegevens waarschijnlijk exporteren naar een Excel-spreadsheet en ze vervolgens in het nieuwe systeem importeren.
Zodra de overdracht is voltooid, is het erg belangrijk om testrapporten uit te voeren om te controleren of de overdracht correct is verlopen. Je kunt bijvoorbeeld enkele belangrijke taken selecteren, deze in de oude software uitvoeren en vervolgens opnieuw in het nieuwe systeem uitvoeren, om te controleren of de resultaten overeenkomen met je verwachtingen.
3. Train gebruikers in de nieuwe software
Nu je weet dat het systeem correct werkt, kun je beginnen met de uitrol. Er moet een uitgebreid opleidingstraject zijn waarmee je team vertrouwd kan raken met de nieuwe software.
Probeer deze stap niet te overhaasten. Je moet iedereen voldoende tijd geven om vertrouwd te raken met het nieuwe systeem voordat je verwacht dat ze het in de praktijk gebruiken. De extra tijd die je vooraf investeert, bespaart je in de toekomst veel problemen.
Een onderdeel van dit opleidingstraject moet voortdurende toegang tot een klantenserviceteam zijn, intern of via de leverancier zelf. Zo kunnen gebruikers ook na hun initiële training ondersteuning blijven zoeken.
4. Gebruik beide systemen parallel
Schakel het bestaande systeem ten slotte niet te snel uit. Bij het overstappen van boekhoudsoftware zullen zich ongetwijfeld enkele kinderziektes voordoen. Door de oude software actief te houden, zorg je ervoor dat je een back-up achter de hand hebt.
Maak tijdens het hele overstapproces optimaal gebruik van de relatie met je nieuwe leverancier om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het is in hun eigen belang dat alles goed gaat. Hoewel je deze verandering misschien maar één keer doorvoert, doorlopen zij dit proces regelmatig.
Je moet een einddatum voor de oude software vaststellen. Wanneer je de oude dienst uiteindelijk afsluit, moet je een gearchiveerde back-up maken van de aanpassingen uit die tool, voor het geval je er ooit naar moet terugkeren.
Veelgemaakte fouten bij de migratie van boekhoudsoftware
Natuurlijk leer je het meest van het maken van fouten, maar idealiter kun je gewoon leren van de fouten van anderen. Ik heb enkele van de meest voorkomende fouten bij de migratie van boekhoudsoftware verzameld op basis van inzichten van experts uit het vakgebied.
Onnodig te veel betalen
Met technologie zoals API's is het niet per se nodig om de hoofdprijs te betalen voor een softwareoplossing die elke afzonderlijke functie standaard aanbiedt.
Een groot aantal boekhoudprogramma’s beschikt tegenwoordig over API’s en ondersteunende apps waar bedrijven soms geen rekening mee houden bij het beoordelen van een nieuwe leverancier.
Dit kan betekenen dat bedrijven te veel betalen voor software met “alle toeters en bellen,” omdat ze een enorme lijst met vereisten hebben, terwijl sommige van deze functionaliteiten beter kunnen worden ondergebracht bij een gespecialiseerde leverancier buiten de kernboekhoudsoftware.
Gebrek aan continuïteit in boekhoudkundige principes
Vanuit boekhoudkundig oogpunt gaat het niet alleen om het correct overzetten van de juiste gegevens, maar ook om ervoor te zorgen dat die gegevens in het nieuwe systeem op consistente wijze worden gecategoriseerd.
Controleer je rekeningschema en boekhoudkundige principes grondig voordat je migreert, om fouten in de toepassing van principes te voorkomen die je financiële rapportage kunnen verstoren.
Bij het overstappen op boekhoudsoftware is het een kritieke fout om je gegevens niet correct in kaart te brengen zodat ze aansluiten op het raamwerk van het nieuwe systeem. Er ontstaan fouten in de toepassing van principes wanneer transacties onjuist worden geclassificeerd of verwerkt volgens GAAP. Denk bijvoorbeeld aan het verkeerd categoriseren van kosten, het onjuist toepassen van regels voor omzetverantwoording of het verkeerd weergeven van overlopende posten. Deze technische fouten kunnen zich opstapelen en je financiële overzichten vertekenen.
Bestudeer om dit te voorkomen zorgvuldig de functies van de nieuwe software en overleg met je accountant om ervoor te zorgen dat je configuratie overeenkomt met je bestaande boekhouding. Een goede voorbereiding en uitvoering vooraf voorkomt later problemen met naleving en besluitvorming op basis van onjuiste cijfers.
Een implementatiepartner uitsluitend op basis van prijs kiezen
Voor grotere bedrijven is het gebruikelijk om een externe specialist in te schakelen die helpt bij het implementeren van een nieuwe boekhoudoplossing. Als je bedrijf groot genoeg is om dit te rechtvaardigen, waarschuwen experts dat je zorgvuldig moet zijn met wie je inhuurt.
Bedrijven die de goedkoopste partner kiezen, hebben een slechte implementatie-ervaring en geven uiteindelijk meer geld uit aan het oplossen van problemen uit de eerste implementatie, of gaan nooit live met hun nieuwe software.
Abonneer je voor meer inzichten in boekhoudingstechnologie
Klaar om de volgende stap te zetten?
Of je nu het enige lid van het financiële team bij een klein bedrijf bent, CFO van een multinational of ergens daartussenin zit, wij hebben alles wat je nodig hebt om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische innovaties die op jou van invloed zijn.
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
