Key Takeaways
Verandering accepteren: Wij mensen zijn feilbaar en houden vaak langer vast aan verliezers dan we zouden moeten. Erken de noodzaak van verandering en omarm de voordelen van een upgrade.
Vooruit plannen: Bereid je voor op de overgang door doelen te bepalen, een tijdlijn op te stellen en de compatibiliteit van gegevens te controleren voor een soepelere overstap naar nieuwe boekhoudsoftware.
Ondersteuning zoeken: Neem contact op met de klantenservice, volg trainingssessies en betrek teamleden om het proces van overstappen op andere boekhoudsoftware eenvoudiger te maken.
Eerst uitproberen: Probeer de nieuwe boekhoudsoftware uit voordat je je er volledig aan verbindt, zodat je zeker weet dat deze aan de behoeften van je bedrijf voldoet en aansluit bij je financiële processen voor optimale prestaties.
Groei omarmen: Benut de kans om processen te ontwikkelen en te stroomlijnen door over te stappen op cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor meer efficiëntie en schaalbaarheid in je bedrijfsvoering.
Proberen je boekhoudsoftware te veranderen kan soms voelen alsof je probeert uit een slechte relatie te komen. Misschien werkt de software niet voor je, ben je eraan ontgroeid of moet je overstappen op boekhoudsoftware in de cloud. Maar de stap naar iets nieuws zetten voelt gewoon zo… moeilijk.
Ik ben hier om je precies te laten zien hoe je van boekhoudsoftwarepakket kunt wisselen op een manier die het proces zo pijnloos mogelijk maakt.
Voordat je overstapt: de voorbereiding
Je weet dus dat je moet overstappen. Maar voordat je zomaar naar de eerste nieuwe softwareleverancier in je zoekresultaten springt, moet je de basis leggen voor de overgang.
Dit is het voorbereidende werk dat je moet doen om de overstap soepel te laten verlopen:
1. Breng je knelpunten in kaart
Er is een reden waarom je onderzoekt hoe je naar een nieuw boekhoudsysteem kunt overstappen. Misschien functioneren bepaalde aspecten van je huidige systeem niet zoals ze zouden moeten, zijn er functies die je nodig hebt maar niet hebt, schiet de ondersteuning tekort of zijn er allerlei andere redenen.
De eerste belangrijke stap is om deze problemen zo gedetailleerd mogelijk te benoemen en te kwantificeren. Maak de lijst niet vaag; wees gericht en specifiek.
Slecht voorbeeld: Beperkte rapportagemogelijkheden
Goed voorbeeld: Kan geen aangepast rapport maken dat automatisch de belangrijkste KPI-metrieken genereert voor de kwartaalrapportage aan het bestuur
Het is ook de moeite waard om onderzoek te doen naar nieuwe functies die steeds gebruikelijker worden en die je misschien nog niet eerder hebt gebruikt, zoals automatiseringstools die kunnen helpen de processen voor crediteuren en debiteuren te stroomlijnen. Sommige zijn online beschikbaar, terwijl andere lokaal worden geïnstalleerd.
2. Bespreek het met belanghebbenden
Het veranderen van boekhoudsoftware heeft niet alleen gevolgen voor het financiële team. Waarschijnlijk zijn er binnen het bedrijf verschillende belanghebbenden die als gevolg van de overstap veranderingen zullen zien, en het is belangrijk om hun input te krijgen.
Dit kunnen gebruikers van andere afdelingen zijn die de gegevens beheren die in de huidige boekhoudsoftware worden ingevoerd, senior leiders die de door de software gegenereerde rapporten interpreteren of FP&A-teams die de boekhoudgegevens als basis gebruiken om hun prognoses op te stellen.
Zodra je hebt vastgesteld wie deze gebruikers zijn, bespreek je de mogelijke verandering met hen en vraag je om input over wat zij in een nieuwe softwareoplossing zouden willen zien.
Have an account? Log In
3. Onderzoek alternatieven
Met een gedetailleerde lijst van alle problemen die je moet oplossen en alle mensen die tevreden moeten blijven, is het tijd om alternatieven te gaan onderzoeken. Online zijn veel gidsen over de beste boekhoudsoftware beschikbaar; daar begint je zoektocht vrijwel zeker.
Opties om te overwegen
Ons team heeft de opties op de markt geëvalueerd en deze zijn naar voren gekomen als de beste boekhoudtools:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Maar daar hoeft het niet bij te blijven.
Een van de beste informatiebronnen zijn bestaande gebruikers. Dit kunnen voormalige collega's, LinkedIn-contacten of leden van Slack-groepen uit de sector zijn waarvan je deel uitmaakt. De kans is groot dat er anderen zijn die met dezelfde problemen te maken hebben gehad.
Ontdek wat zij hebben gedaan en kijk of de boekhoudsoftware die zij hebben gekozen misschien geschikt voor jou is.
4. Controleer de integratiemogelijkheden
Zodra je een shortlist van concurrenten hebt samengesteld, controleer je de integratiemogelijkheden met de rest van je bestaande technologiestack. Daarmee vergroot je niet alleen de kans op succes met de nieuwe software op de lange termijn, maar maak je ook het gegevensmigratieproces veel eenvoudiger.
Idealiter wil je voorkomen dat je alles via CSV-bestanden moet overzetten, omdat dit het moeilijker maakt om de voortgang bij te houden en de kans op menselijke fouten vergroot.
Controleer niet alleen hoe de integratie werkt voor nieuwe gegevens, maar ook hoe de verschillende leveranciers van boekhoudsoftware omgaan met historische gegevens.
5. Plan uw tijdlijn
Nu u hebt besloten op welke nieuwe boekhoudsoftware voor bedrijven u overstapt, moet u een gedetailleerde tijdlijn voor de overgang opstellen. Hierin moeten de verschillende stappen van het proces worden beschreven (daarover hieronder meer), evenals de geschatte tijd die elke stap in beslag zal nemen.
Dit is een goed moment om opnieuw contact op te nemen met de eerder geïdentificeerde belanghebbenden, zodat zij op de hoogte zijn van de verandering en kunnen beginnen met de voorbereidingen die nodig zijn.
Stel een deadline vast
Een specifieke deadline voor de overstap houdt het project op schema en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Een vage overstapdatum zal er onvermijdelijk toe leiden dat de implementatie steeds verder wordt uitgesteld, met ondertussen voortdurende verwarring en inefficiëntie als gevolg.
Alle systemen zijn gereed: software vervangen
Het moment om over te stappen is aangebroken.
Het doel is om potentiële problemen in de kiem te smoren. Wacht niet tot de zaken volledig uit de hand lopen. Kies in plaats daarvan voor een methodische en goed doordachte aanpak van de overgang, zodat het proces soepel verloopt en iedereen goed geïnformeerd blijft.
1. Selecteer de gegevens voor migratie
De eerste stap om de overgang te voltooien, is het selecteren van de gegevens die u wilt migreren. Het voor de hand liggende antwoord kan zijn om absoluut alles uit uw bestaande database over te zetten. Dat is prima als alle gegevens bruikbaar zijn en voldoen aan de regelgeving voor gegevens.
Een overstap naar andere boekhoudsoftware biedt echter een goede gelegenheid om uw praktijken voor gegevensbeheer te evalueren.
- Zijn er gegevens opgeslagen die u niet nodig hebt?
- Zijn er categorieën gegevens van slechte kwaliteit die moeten worden verwijderd?
Houd rekening met wettelijke vereisten voor het bewaren van gegevens, zodat u geen informatie verwijdert die u wettelijk moet bewaren.
2. Zet uw gegevens over en test ze
Nu uw bestaande gegevensset is georganiseerd en genormaliseerd voor de nieuwe software, is het tijd om de overdracht uit te voeren. Uw nieuwe leverancier moet u hierbij kunnen helpen. De aanpak verschilt afhankelijk van zowel het nieuwe als het oude systeem dat u gebruikt.
In sommige gevallen is het mogelijk om de gegevensbronnen rechtstreeks via API's met elkaar te verbinden. Anders moet u de gegevens waarschijnlijk exporteren naar een Excel-spreadsheet en ze vervolgens importeren in het nieuwe systeem.
Als de overdracht is voltooid, is het zeer belangrijk om tests uit te voeren om te controleren of de overdracht correct is afgerond. U kunt bijvoorbeeld enkele belangrijke taken selecteren, deze in de oude software uitvoeren en ze vervolgens opnieuw in het nieuwe systeem uitvoeren om te controleren of de resultaten overeenkomen met uw verwachtingen.
3. Train gebruikers in de nieuwe software
Nu u weet dat het systeem correct werkt, kunt u beginnen met de uitrol. Er moet een uitgebreid opleidingstraject beschikbaar zijn, zodat uw team vertrouwd kan raken met de nieuwe software.
Probeer deze stap niet te overhaasten. Geef iedereen voldoende tijd om vertrouwd te raken met het nieuwe systeem voordat u verwacht dat zij het live gebruiken. De extra tijd die u vooraf investeert, bespaart u in de toekomst veel problemen.
Een onderdeel van dit opleidingstraject moet voortdurende toegang tot een klantenserviceteam zijn, intern of via de leverancier zelf. Zo kunnen gebruikers ook na afloop van hun eerste training ondersteuning blijven zoeken.
4. Gebruik beide systemen parallel
Sluit het bestaande systeem ten slotte niet te snel af. Bij een overstap naar andere boekhoudsoftware zullen er ongetwijfeld enkele kinderziektes optreden. Door de oude software actief te houden, zorgt u ervoor dat u een back-up beschikbaar hebt.
Maak tijdens het hele overstapproces optimaal gebruik van de relatie met uw nieuwe leverancier om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het is ook in hun belang dat alles goed gaat. Hoewel u dit soort verandering misschien maar één keer uitvoert, doorlopen zij dit proces regelmatig.
Stel een einddatum vast voor de oude software. Wanneer u de oude dienst uiteindelijk afsluit, moet u een gearchiveerde back-up maken van de aanpassingen in die tool, voor het geval u er ooit naar moet terugkeren.
Veelgemaakte fouten bij de migratie van boekhoudsoftware
Natuurlijk leer je het meest door fouten te maken, maar idealiter kun je gewoon leren van de fouten van anderen. Ik heb enkele van de meest voorkomende fouten bij de migratie van boekhoudsoftware verzameld van experts uit het vakgebied.
Onnodig te veel betalen
Met technologie zoals API's is het niet per se nodig om de hoofdprijs te betalen voor een softwareoplossing die elke mogelijke functie standaard biedt.
Een groot aantal boekhoudprogramma’s beschikt tegenwoordig over API’s en ondersteunende apps waar bedrijven soms geen rekening mee houden bij het beoordelen van een nieuwe aanbieder.
Dit kan ertoe leiden dat bedrijven te veel betalen voor software met “alle toeters en bellen,” omdat ze een enorme lijst met vereisten hebben, terwijl sommige van deze functionaliteiten beter kunnen worden geleverd door een gespecialiseerde aanbieder buiten de kern van de boekhoudsoftware.
More Articles
Gebrek aan continuïteit in boekhoudkundige principes
Vanuit boekhoudkundig oogpunt gaat het niet alleen om het correct overzetten van de juiste gegevens; het is ook belangrijk dat er continuïteit is in de manier waarop die gegevens in het nieuwe systeem worden gecategoriseerd.
Bekijk je rekeningschema en boekhoudkundige principes grondig voordat je migreert, om principefouten te voorkomen die je financiële rapportage kunnen verstoren.
Bij het overstappen op andere boekhoudsoftware is het een cruciale fout om je gegevens niet correct in kaart te brengen, zodat ze aansluiten op het raamwerk van het nieuwe systeem. Principefouten ontstaan wanneer transacties onjuist worden geclassificeerd of verwerkt volgens GAAP. Denk bijvoorbeeld aan het verkeerd categoriseren van kosten, het onjuist toepassen van regels voor omzetverantwoording of het verkeerd weergeven van overlopende posten. Deze technische fouten kunnen zich opstapelen en je financiële overzichten vertekenen.
Om dit te voorkomen, bestudeer je zorgvuldig de functies van de nieuwe software en overleg je met je accountant om ervoor te zorgen dat je configuratie overeenkomt met je bestaande boekhouding. Investeren in een goede voorbereiding en uitvoering voorkomt later problemen op het gebied van naleving en besluitvorming op basis van onjuiste cijfers.
Een implementatiepartner uitsluitend op basis van prijs kiezen
Voor grotere bedrijven is het gebruikelijk om een externe specialist in te schakelen om te helpen bij de implementatie van een nieuwe boekhoudoplossing. Als je bedrijf groot genoeg is om dit te rechtvaardigen, waarschuwen experts dat je zorgvuldig moet zijn met wie je in de arm neemt.
Bedrijven die de goedkoopste partner kiezen, hebben een slechte implementatie-ervaring en geven uiteindelijk meer geld uit aan het oplossen van problemen uit de eerste implementatie, of gaan nooit live met hun nieuwe software.
Abonneer je voor meer inzichten in boekhoudtechnologie
Klaar om de volgende stap te zetten?
Of je nu het enige lid van het financiële team bij een klein bedrijf bent, CFO van een multinational of ergens daartussenin zit: wij bieden alles wat je nodig hebt om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische innovaties die invloed op jou hebben.
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, gidsen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
