Hoeveel kost het om de boekhouding vanuit de VS uit te besteden?
Hoeveel kost het om de boekhouding uit te besteden? En misschien nog belangrijker: hoeveel zouden bedrijven moeten verwachten uit te geven aan boekhouding om een hoogwaardige dienstverlening te garanderen?
Het uitbesteden van de boekhouding kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren in vergelijking met oplossingen binnen de eigen organisatie, zelfs wanneer aanbieders met vergelijkbare vaardigheden worden vergeleken. Deze gids behandelt de kostenverwachtingen voor bedrijven in de VS die hun boekhouding willen uitbesteden (zowel binnen eigen land als naar het buitenland).
Waarom zou je uitbesteden?
De belangrijkste reden om te overwegen de boekhoudkundige diensten uit te besteden, is om de kosten laag te houden.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
In de VS bedraagt het gemiddelde basissalaris voor een fulltime boekhouder in loondienst $61,969. Tel daar loonheffingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en extra kantoorruimte bij op, en de jaarlijkse kosten per boekhouder kunnen gemakkelijk boven de $80k uitkomen — en in gebieden met hoge kosten van levensonderhoud nog veel hoger.
Naast salarissen kun je ook flink besparen op softwarekosten. Externe boekhouddiensten leveren doorgaans hun eigen software, wat betekent dat je - als je klein genoeg bent - geen extra geld hoeft te investeren in boekhoudsoftware of een ERP-boekhoudoplossing.
Het draait echter niet alleen om kostenbesparingen. Uitbesteden kan efficiënter zijn, omdat interne boekhoudteams niet hoeven te worden opgeleid. Boekhoudkantoren van hoge kwaliteit bieden ook gespecialiseerde expertise die moeilijk te vinden kan zijn bij een boekhouder in loondienst.
En tegen de intuïtie in kan het uitbesteden van boekhoudkundige functies ook de financiële veiligheid verbeteren. Hoewel je financiële gegevens met een derde partij moet delen, hebben externe boekhouders doorgaans geen toegang tot bedrijfsrekeningen of financieringsbronnen, wat het risico op verduistering en fraude aanzienlijk verkleint.
In één oogopslag: wat kost het uitbesteden van boekhoudkundige diensten?
Voor de meeste bedrijven kan uitbesteden ongeveer $500 tot meer dan $5,000 per maand kosten bij Amerikaanse CPA-kantoren, en mogelijk minder bij uitbesteding naar het buitenland.
Voor grotere ondernemingen kunnen de kosten toenemen naarmate de omzet en/of het aantal werknemers stijgt. Een redelijke richtlijn is om de verwachte jaarlijkse boekhoudkosten te berekenen op ongeveer 0.5% tot 1.5% van de jaarlijkse omzet.
Factoren die de kosten van uitbesteden beïnvloeden
De kosten van het uitbesteden van de boekhouding variëren afhankelijk van de specifieke kenmerken van je bedrijf. Over het algemeen geldt: hoe kleiner en eenvoudiger je activiteiten zijn, hoe goedkoper uitbesteden zal zijn.
Deze factoren beïnvloeden de totale kosten van het inschakelen van een extern boekhoudkantoor:
Omzet
De kosten van boekhoudkundige diensten nemen doorgaans toe naarmate de omzet die een bedrijf genereert groter wordt. Meer omzet betekent doorgaans meer werk voor boekhouders en accountants, wat leidt tot hogere prijzen voor de dienstverlening.
Dit is natuurlijk niet altijd het geval. Een startup die nog geen omzet genereert, heeft bijvoorbeeld nog steeds aanzienlijk boekhoudkundig werk te verrichten. Aan de andere kant van het spectrum kunnen dienstverlenende bedrijven met een hoge omzet een relatief eenvoudige boekhouding hebben, vooral als ze het grootste deel van hun omzet uit een handvol klantaccounts halen.
Desondanks wordt omzet vaak gebruikt als eenvoudige maatstaf om de omvang van de activiteiten van een bedrijf te beoordelen, wat als uitgangspunt kan dienen voor de prijsstelling van boekhoudkundige diensten.
Aantal werknemers
Het aantal werknemers dat een bedrijf in dienst heeft, kan ook invloed hebben op de kosten van het uitbesteden van de boekhouding. Het aantal werknemers kan dienen als basismaatstaf voor de omvang en/of complexiteit van de bedrijfsactiviteiten.
Bij het aantal werknemers moet ook rekening worden gehouden met kosten per eenheid. Boekhouders moeten bijvoorbeeld voor elke werknemer een W-2-formulier opstellen. Als de salarisadministratie ook wordt uitbesteed, kunnen extra kosten per persoon voor inhoudingen, het verwerken van loonbetalingen en het opstellen van belastingformulieren eveneens oplopen.
Benodigde diensten
‘Boekhouding’ is een brede term. De specifieke boekhoudkundige behoeften en behoeften op het gebied van financiële administratie van een bedrijf hebben grote invloed op de kosten van het uitbesteden van diensten.
Boekhoudkantoren kunnen de volgende diensten aanbieden:
- Boekhouding en het opstellen van financiële overzichten
- Salarisverwerking
- Debiteurenadministratie/facturering
- Crediteurenadministratie
- Interne audits
- Beheer van externe audits
- Budgettering en prognoses
- Financiële analyse
- En meer
Basisboekhouding en het opstellen van financiële rapporten zijn doorgaans standaard inbegrepen; andere diensten zijn vaak beschikbaar als aanvullende opties.
Wanneer je cijfers ziet over de gemiddelde kosten van het uitbesteden van boekhoudkundige diensten, zul je een enorm bereik opmerken (bijvoorbeeld $500 tot $5,000+ per maand). Veel hiervan heeft te maken met de verscheidenheid aan diensten die het bedrijf nodig heeft en het veelvuldig toepassen van prijzen per afzonderlijke dienst.
Methode van uitbesteding
Externe boekhoudkundige dienstverleners kunnen de capaciteiten van je bestaande personeel aanvullen of de functies van een interne boekhoudafdeling volledig overnemen. Het niveau van de geleverde diensten beïnvloedt de kosten.
Als je bijvoorbeeld al een interne boekhouder hebt, wil je mogelijk een boekhoudkundige dienst inschakelen om die persoon te ondersteunen en aanvullende taken uit te voeren, zoals budgettering, prognoses of financiële analyse.
Aan de andere kant kan het zijn dat je zelf de boekhouding hebt bijgehouden en de boekhouding volledig wilt uitbesteden om meer tijd vrij te maken.
Zoals je zou verwachten, geldt: hoe uitgebreider de dienstverlening, hoe duurder het uitbesteden zal zijn.
Prijsmodel
Boekhoudkundige dienstverleners kunnen hun prijzen voor diensten op verschillende manieren structureren. De twee meest voorkomende zijn een uurtarief en een maandelijkse vaste vergoeding.
Uurtarief
Uurtarieven voor accountants in de VS liggen vaak tussen $100 en $500+ per uur. Voor offshore boekhoudkundige diensten liggen de kosten doorgaans lager en kunnen ze variëren van $20-$100+ per uur.
Sommige kantoren bieden mogelijk meerdere uurtariefniveaus aan. Zo kan basisboekhouding $100 per uur kosten (en worden uitgevoerd door junior medewerkers van het kantoor), terwijl belastingaangiften en het opstellen van financiële rapporten $400 per uur kunnen kosten (en worden uitgevoerd door een bevoegde CPA).
Voordelen van prijzen per uur:
- Kan kosteneffectiever zijn, vooral voor kleinere bedrijven
- De kosten schalen mee met het transactievolume, waardoor ze in rustigere maanden lager kunnen zijn
- Geschikt voor seizoensgebonden bedrijven, snelgroeiende ondernemingen en startups die nog geen omzet genereren
Nadelen van prijzen per uur:
- De totale kosten zijn minder voorspelbaar
- Facturering per uur kan dienstverleners aanmoedigen inefficiënt te werken
- Er kan een minimumaantal factureerbare uren per maand gelden
Maandelijkse vaste vergoeding
Een maandelijkse vaste vergoeding voor boekhoudkundige diensten kan variëren van $500 tot $5,000+ per maand voor kleine bedrijven met maximaal $10m omzet en/of minder dan 100 werknemers, en loopt daarna verder op. Voor offshore boekhoudkantoren kunnen de kosten lager liggen, namelijk $250 tot $3,000+.
Een maandelijkse vaste vergoeding vereist doorgaans een langere verbintenis, meestal van 1 jaar of langer. Deze kan worden gestructureerd als een standaard vast maandelijks bedrag (ongeacht de hoeveelheid werk in een bepaalde maand), of als een bepaald aantal uren per maand, die kunnen worden meegenomen naar een volgende maand als ze niet worden gebruikt.
Een kantoor kan bijvoorbeeld $3,000 per maand als vast bedrag in rekening brengen. Een ander kantoor kan $3,000 per maand rekenen voor 15 uur per maand. In het laatste geval kunnen uren die in een bepaalde maand niet worden gebruikt, zonder extra kosten worden meegenomen naar toekomstige maanden.
Voordelen van een maandelijkse vaste vergoeding:
- Consistente en voorspelbare kosten zijn gemakkelijker te budgetteren
- Kan een korting betekenen ten opzichte van het uurtarief van een kantoor
- Kan boekhoudkundige dienstverleners stimuleren efficiënter te werken
Nadelen van een maandelijkse vaste vergoeding:
- Kan een langere verbintenis vereisen
- Minder geschikt voor bedrijven met wisselende behoeften gedurende het jaar (zoals seizoensgebonden bedrijven en snelgroeiende ondernemingen)
- Kan minder kosteneffectief zijn voor kleinere ondernemingen en eenvoudigere boekhoudkundige behoeften
De totale kosten schatten
De kosten voor het uitbesteden van boekhoudkundige diensten variëren op basis van de complexiteit van je specifieke bedrijf. Daarom kun je alleen door contact op te nemen met verschillende boekhoudkantoren voor een offerte op maat een nauwkeurige kostenraming krijgen.
Dat gezegd hebbende, kun je de kosten schatten door rekening te houden met de omzetcijfers, servicebehoeften en locatie van je onderneming.
Geschatte jaarlijkse kosten als percentage van de omzet
Je kunt de verwachte jaarlijkse kosten voor het uitbesteden van de boekhouding berekenen op basis van een percentage van je jaarlijkse omzet.
1% tot 1.5% van de jaarlijkse omzet is een redelijk uitgangspunt voor ondernemingen met een omzet van ongeveer $300k tot $3m.
Een onderneming met bijvoorbeeld een omzet van ongeveer $1m kan verwachten dat de jaarlijkse (niet maandelijkse) boekhoudkosten in het bereik van ~$10k-$15k vallen.
Voor kleine ondernemingen kunnen de kosten deze richtsnoer van 1%-1.5% vaak overschrijden. Een kleine dienstverlener die jaarlijks $100k omzet behaalt, zou moeite hebben om een boekhoudkundige dienstverlener te vinden die bereid is om voor slechts $1-$1.5k/jaar te werken.
Aan de andere kant kunnen ondernemingen met een hoge omzet lagere kosten hebben als percentage van de omzet. Een onderneming met een jaarlijkse omzet van $10m zou wellicht een kwalitatief goede boekhoudkundige dienstverlener kunnen vinden voor ongeveer 0.5%-1% van de omzet.
Houd er rekening mee dat deze cijfers zeer ruwe schattingen zijn en doorgaans gebaseerd zijn op prijsstelling in de VS. Voor ondernemingen die in het buitenland uitbesteden, liggen de kosten doorgaans lager.
Lokaal uitbesteden versus uitbesteden in het buitenland
Een belangrijke kostenvariabele is de locatie van de boekhoudkundige dienst waaraan je het werk uitbesteedt.
Over het algemeen brengen accountants in de VS meer in rekening dan accountants in het buitenland — vooral wanneer je diensten in landen met lagere kosten van levensonderhoud, zoals India of de Filipijnen, in aanmerking neemt.
Wanneer je boekhoudkundige diensten uit het buitenland beoordeelt, moet je zorgvuldig onderzoek doen. Verborgen kosten en/of inefficiënties kunnen de kostenvoordelen van uitbesteding naar het buitenland eenvoudig tenietdoen. Zorg er ook voor dat je absoluut zeker weet dat de dienst accountants in dienst heeft die goed op de hoogte zijn van de Amerikaanse boekhoudnormen en belastingwetgeving.
Uitbesteden kan kosteneffectief zijn, maar kies verstandig
Voor veel bedrijven kunnen de kosten van het uitbesteden van boekhoudkundige diensten aanzienlijk lager zijn dan de kosten van goede boekhoudsoftware of het aannemen van een interne accountant.
Dat gezegd hebbende, is het essentieel om samen te werken met een gerenommeerde aanbieder van boekhoudkundige diensten. Goedkope diensten zijn van weinig nut als ze onnauwkeurig of inefficiënt zijn, en geen enkele bedrijfseigenaar wil zich zorgen hoeven te maken over het dubbel controleren van de nauwkeurigheid van zijn boekhoudkundige dienstverleners.
Ga voor meer handleidingen over best practices op het gebied van boekhouding, softwaretools en meer naar het boekhoudgedeelte van The CFO Club. Abonneer je vandaag nog op de nieuwsbrief van The CFO Club voor praktische inzichten over alles wat met bedrijfsfinanciën te maken heeft.
