15 manieren om operationele kosten te verlagen (& laag te houden)

Operationele kosten =  kostprijs van verkochte goederen + bedrijfskosten

• Kostprijs van verkochte goederen (COGs): Dit zijn de directe uitgaven die verband houden met het produceren van goederen en diensten.
• Bedrijfskosten (OpEx): Dit zijn indirecte uitgaven die voortkomen uit de normale bedrijfsvoering.

Hier volgt een kort overzicht van de verschillende soorten COGs en bedrijfskosten die je kunt tegenkomen:

Bedrijven kunnen niet functioneren zonder hun operationele kosten te dekken, maar deze kosten kunnen de winst aantasten als ze niet goed worden beheerd. De meeste leidinggevenden moeten zowel de COGS als de bedrijfskosten in de gaten houden om te meten wat de winstgevendheid het meest beïnvloedt.

Meestal komen ze tot dezelfde conclusie: kostenreductie = meer omzet. 

Maar zelfs de beste ideeën kunnen geen betere winstmarges garanderen. Het verlagen van bedrijfskosten is een eenvoudigere en betrouwbaardere manier om de winst te verhogen—daarom geven managers de voorkeur aan deze aanpak. Er is echter ook een keerzijde. 

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Neem dit voorbeeld: Een e-commercebedrijf verlaagde de uitgaven aan betaalde marketing. Dit zal de operationele kosten zeker aanzienlijk verlagen, maar door de advertentie-uitgaven te verminderen loopt het bedrijf ook het risico dat er minder bezoekers naar de website komen, wat de toekomstige verkoop kan beïnvloeden. 

Daarnaast kan het de productiviteit van medewerkers verlagen als het niet goed wordt uitgevoerd. Door het personeelsbestand in te krimpen moeten minder medewerkers meer verantwoordelijkheid op zich nemen, wat op de lange termijn invloed heeft op de algehele tevredenheid en de operationele workflow. Uiteindelijk levert deze oplossing alleen voordelen op korte termijn op.

Daarom is het belangrijk om kostenbesparingen door te voeren met een goed doordachte strategie die zich op de juiste gebieden richt, in plaats van simpelweg een paar dollar te besparen.

CapEx versus OpEx

Kapitaaluitgaven en operationele uitgaven zijn twee verschillende kanten van dezelfde medaille. Operationele uitgaven omvatten de kosten die je bedrijf nodig heeft om dagelijks te kunnen functioneren. Kapitaaluitgaven zijn daarentegen uitgaven voor het verwerven, verbeteren en onderhouden van fysieke activa.

15 strategieën om operationele kosten te verlagen

Je dacht toch niet dat ik je met het probleem zou opzadelen zonder oplossingen aan te dragen? Hier zijn 15 strategieën die je nu kunt implementeren om ervoor te zorgen dat je de operationele kosten in de loop van de tijd effectief verlaagt:

1. Omarm technologie

Nieuwe technologie richt zich op het verbeteren van efficiëntie en productiviteit, maar kan bij een juiste implementatie ook de operationele kosten verlagen. Van alle mogelijkheden heb ik twee systemen geïdentificeerd die de kosten rechtstreeks kunnen verlagen:

Automatisering:

Automatiseringstools vereenvoudigen saaie en repetitieve taken, zodat werknemers zich kunnen richten op omzetgenererende taken zoals klantervaring, onderzoek en productontwikkeling. 

Boekhoudautomatiseringstools kunnen kleine bedrijven bijvoorbeeld tijd en arbeidskosten besparen door financiële processen automatisch uit te voeren. Het automatiseren van boekingen vermindert ook handmatige fouten, waardoor nauwkeurigere gegevens ontstaan over cashflow, omzet, uitgaven enzovoort. 

Bekijk enkele van mijn beste boekhoudsoftwareopties om een idee te krijgen van de impact die ze op je bedrijf kunnen hebben:

Cloudcomputing:

Naast onbeperkte toegang tot bedrijfsgegevens en bedrijfsactiviteiten vanaf elke locatie, vermindert cloudcomputing ook aanzienlijk de kosten voor IT-onderhoud en upgrades om de volgende twee redenen: 

• Omdat ze doorgaans door een externe partij worden beheerd, is het de verantwoordelijkheid van de provider om de dienstverlening voort te zetten. 
• Ze gebruiken een prijsmodel waarbij je betaalt naar gebruik, zodat bedrijven alleen betalen voor de middelen die ze verbruiken.  

Hoewel ze al jaren bestaan, hebben bedrijven de voordelen van cloudgebaseerde oplossingen, waaronder kostenbesparingen, nog niet volledig benut. Aangezien meer dan de helft van de bedrijfsleiders aangeeft geen rendement op hun investering te zien, is er nog een lange weg te gaan om deze voordelen te realiseren. 

2. Bedrijfsfuncties uitbesteden

Het uitbesteden van secundaire bedrijfsfuncties kan operationele kosten besparen en tegelijkertijd de productiviteit en klanttevredenheid verhogen. Het geeft bedrijven toegang tot hoogwaardig talent en kansen zonder de extra administratieve en arbeidskosten die gepaard gaan met een fulltime werknemer. 

Bovendien bieden externe dienstverleners volledige operationele ondersteuning. Een beheerde dienst verbetert bijvoorbeeld de algehele klantervaring op het gebied van ondersteuning met de beste tools, processen en feedback. Uiteindelijk werkt zo'n dienst als een verlengstuk van je bedrijf, gericht op het helpen behalen van je bedrijfsdoelen. 

3. Richt je op slimme wervingsbeslissingen

Als uitbesteden niet jouw ding is, kun je operationele kosten verlagen door het juiste talent aan te nemen.

• Neem werknemers aan die meerdere verantwoordelijkheden aankunnen: Van kleinere bedrijven wordt meestal verwacht dat werknemers meerdere petten dragen. Door deze verwachtingen al tijdens het wervingsproces te herkennen, kun je je richten op het aannemen van talent met meerdere vaardigheden. Je kunt bijvoorbeeld een interne webdesigner aannemen die af en toe ook helpt met grafische ontwerptaken. 
• Neem opdrachtnemers, consultants en freelancers aan: Parttime hulp inschakelen is een andere uitstekende manier om operationele kosten te verlagen. Je krijgt werk van hoge kwaliteit zonder de administratieve last van iemand op de loonlijst houden. Het kan echter tijd kosten om de juiste persoon te vinden. 

Houd er rekening mee dat er wel degelijk een grens zit aan de verantwoordelijkheden die opdrachtnemers en freelancers aankunnen. Opdrachtnemers zijn bijvoorbeeld mogelijk niet de juiste mensen voor verkoop, maar ze kunnen wel taken uitvoeren zoals webontwikkeling, copywriting, SEO, grafisch ontwerp en offshoreboekhouddiensten.

4. Onderhandel met leveranciers  

Door leverancierscontracten regelmatig te controleren, zorg je ervoor dat je waar voor je geld krijgt. Daardoor zul je waarschijnlijk ongunstige prijs- en contractvoorwaarden vinden waarover opnieuw kan worden onderhandeld, waaronder betalingsvoorwaarden, diensten, kortingen en levering. 

Je kunt leverancierscontracten meer in je voordeel laten uitvallen door te kijken naar:

• Grotere bestelhoeveelheden zodat je kunt profiteren van volumekortingen. Dit werkt zowel voor grondstoffen als voor software. Je kunt bijvoorbeeld een betere prijs voor je ERP krijgen bij een langer of uitgebreider abonnement.
• Langere contracttermijnen geven leveranciers het vertrouwen dat je op zoek bent naar een langetermijnverbintenis. Dit moedigt leveranciers aan om hun diensten en producten tegen concurrerendere tarieven aan te bieden. 
• Bijgewerkte contractvoorwaarden kunnen ook voordelig zijn. Je kunt bijvoorbeeld onderhandelen over snellere levertijden, zodat je producten of diensten sneller kunt leveren. Zo verhoog je over het algemeen je omzet door je marktintroductietijd te verkorten.

5. Implementeer plannen voor werken op afstand en hybride werken

Kantoorruimte kost bedrijven gemiddeld tussen de 5 en 15% van de totale operationele kosten. Overstappen op een hybride of volledig op afstand werkende werkomgeving kan deze kosten aanzienlijk verlagen.

Uit een recent artikel in de Los Angeles Times bleek echter dat een volledig op afstand werkende WFH-aanpak de productiviteit van werknemers kan verlagen. In plaats daarvan zou ik een hybride werkopzet aanraden. Zo profiteer je van het beste van beide werelden: je verlaagt de operationele kosten en beperkt tegelijkertijd de impact op productiviteit en omzet. 

Maar schrijf een volledig op afstand werkende werkomgeving ook niet meteen af. Bedrijven zoals Buffer hebben veel succes gehad met hun volledig op afstand werkende omgeving. Ze gingen zelfs nog een stap verder door een vierdaagse werkweek in te voeren. 

6. Beoordeel werknemersvoordelen

De kosten van werknemersvoordelen bedragen gemiddeld ongeveer 30% van de totale beloning van een werknemer. Dit vormt een aanzienlijk deel van de totale kosten voor het bedrijf (CTC) per werknemer. Je kunt werknemersvoordelen echter niet zomaar schrappen, want daardoor kunnen sommige werknemers erg ontevreden worden. Kies in plaats daarvan voor een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat je werknemers zich niet voor het hoofd gestoten voelen. 

Begin eerst met het beoordelen van het gebruik van werknemersvoordelen. Identificeer de populairste voordelen en de duurste voordelen. Praat vervolgens met je werknemers. Zorg ervoor dat je weet welke voordelen ze waarderen en waarom.

Author's Tip

Sommige voordelen, zoals een ziektekostenverzekering, mogen nooit ter discussie staan. Maar wees bereid om over nieuwe voorwaarden te onderhandelen, zoals het verlagen van serviceniveaus om de financiële last voor het bedrijf te verminderen.

7. Profiteer van kortingen voor vroegtijdige betaling

Leveranciers staan erom bekend kortingen aan te bieden aan bedrijven die hun facturen op tijd betalen, vooral kleine leveranciers voor wie elke factuur bijdraagt aan het draaiende houden van de onderneming. 

Als je leverancier kortingen aanbiedt, begin dan met het vroegtijdig betalen van je facturen om hiervan te profiteren. Als ze geen kortingen voor vroegtijdige betaling aanbieden, voeg dan een clausule toe tijdens de heronderhandeling van het contract. Ze zullen hier waarschijnlijk mee instemmen als je een langetermijnklant bent met een goede kredietgeschiedenis.

8. Identificeer en elimineer overbodigheden

Breng de dagelijkse werkzaamheden van je werknemers in kaart om de specifieke gebieden te identificeren waar ze verspilling veroorzaken. Maken werknemers bijvoorbeeld zakenreizen voor gesprekken die via een videogesprek kunnen worden gevoerd? Gebruiken ze software efficiënt? 

Praat ook met de werknemers zelf om inefficiënties te identificeren die kunnen worden opgelost om de operationele kosten te verlagen, en bied hun een stimulans om feedback aan te moedigen. 

9. Kies voor een duurzame benadering

Er zijn veel duurzame initiatieven die de planeet kunnen helpen. Maar omdat we kijken naar oplossingen die de bedrijfskosten direct verlagen, heb ik het teruggebracht tot twee praktijken: 

• Ga papierloos werken: Wanneer je ook rekening houdt met de kosten van het gebruik van papier, kunnen de totale kosten gemakkelijk twee of drie keer zo hoog worden als de kosten van het papier zelf. Bedrijven kunnen deze kosten volledig elimineren door digitaal te gaan werken. Sla documenten en bestanden in plaats daarvan op in de cloud. Ze zijn dan gemakkelijker toegankelijk, nemen minder ruimte in beslag en het onderhoud is goedkoper.
• Word energie-efficiënt: Bedrijfseigenaren kunnen investeren in technologie zoals zonnepanelen om stroom op te wekken in kantoren, fabrieken, magazijnen enzovoort. Dat bespaart je op termijn geld. Bovendien kom je mogelijk in aanmerking voor belastingkredieten van de overheid of lokale autoriteiten voor het implementeren van duurzame praktijken. 

10. Stop met betalen voor ongebruikte abonnementen

Hoewel vergeten abonnementen misschien geen groot probleem lijken, betalen bedrijven mogelijk meer dan nodig of verwacht (bijvoorbeeld voor extra gebruikersplaatsen of diensten die ze niet gebruiken in hun huidige boekhoudsoftwarepakket). 

Bedrijven kunnen ervoor kiezen hun dienst te downgraden naar een geschikter abonnement, een betere deal te onderhandelen of over te stappen op de gratis versie. Een andere haalbare oplossing is het samenvoegen van diensten van leveranciers. In plaats van Zoom te gebruiken voor videogesprekken en Google Drive voor bestanden, kun je bijvoorbeeld overwegen Microsoft Teams te gebruiken, dat beide mogelijkheden biedt.  

11. Gebruik datagestuurde inzichten

Kosten besparen betekent niet dat je ideeën tegen de muur gooit in de hoop dat ze blijven hangen (dat kan natuurlijk wel, maar het wordt niet aanbevolen). Een betere aanpak is het gebruik van bestaande kostengegevens om uitgaven te identificeren en te optimaliseren. Dit kan echter complex zijn als je bedrijf groot is en veel onderling afhankelijke onderdelen heeft. 

Hier kan een ERP helpen. Het verbindt afzonderlijke bedrijfsprocessen om inzicht te bieden in het volledige landschap, van verkoop en marketing tot voorraad en levering. ERP-systemen bieden ook hulpmiddelen voor voorspellende analyses om toekomstige behoeften op het gebied van de toeleveringsketen, onderhoud, personeelsbezetting enzovoort te beoordelen.

12. Wees niet bang om rond te kijken

We hebben dit eerder al besproken bij leverancierscontracten en afvalvermindering. Maar het zoeken naar alternatieven zou niet beperkt moeten blijven tot een jaarlijkse evaluatie. 

Mensen zijn gewoontedieren. We houden graag vast aan wat momenteel werkt. Maar soms zijn er betere opties beschikbaar — nieuwe technologieën, goedkopere opties, betere deals enzovoort. Houd goedkopere alternatieven voor wat je momenteel gebruikt in de gaten. Je kunt overstappen naar het nieuwe product of de overstap gebruiken om met je huidige leverancier over een betere deal te onderhandelen.

13. Stel een duidelijk onkostenbeleid op

Als je bedrijf onkosten van werknemers vergoedt, kun je overwegen duidelijke richtlijnen op te stellen voor dagelijkse kaartlimieten, reiskosten en rapportageformats. Duidelijke grenzen zorgen ervoor dat werknemers de zakelijke creditcard niet misbruiken en helpen tegelijkertijd onnodige uitgaven te beperken. 

14. Stroomlijn klantinteracties

Klanten geven nog steeds de voorkeur aan persoonlijk contact wanneer ze met een bedrijf zaken doen. Maar het bieden van een menselijke ervaring kan duur zijn. 

Bedrijven kunnen deze kosten verlagen door vragen van klanten te kwalificeren. Ze kunnen technologie zoals AI-chatbots gebruiken om eenvoudige vragen te beantwoorden en complexere verzoeken door te sturen naar een medewerker van de klantenservice. 

Een andere aanpak is investeren in het opzetten van een helpcentrum met gedetailleerde documentatie om verschillende scenario’s op te lossen. Klanten kunnen het gebruiken om zelf oplossingen te vinden, terwijl medewerkers het kunnen gebruiken om problemen op te lossen. 

15. Analyseer en pas voortdurend aan

Je hebt alles ingevoerd om je operationele kosten te verlagen. Maar dat betekent niet dat alles perfect is. Er kunnen gebieden en processen zijn die optimalisatie vereisen om de kosten nog verder te verlagen. 

Om deze gebieden te identificeren, moet je bestaande en nieuwe processen voortdurend monitoren, ze vergelijken met historische gegevens en aanpassingen doorvoeren om het maximale uit je updates te halen. Het implementeren van een ERP kan je daarbij helpen. Het biedt modules om je bedrijfsprocessen te meten en buitensporige uitgaven te identificeren. 

Abonneer je voor meer operationele inzichten

Klaar om je bedrijfsactiviteiten met technologie te verbeteren? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van bedrijfsleiders die de technologische sector vormgeven.