15 manieren om operationele kosten te verlagen (& laag te houden)

Operationele kosten =  Kosten van verkochte goederen + bedrijfskosten

• Kosten van verkochte goederen (COGs): Omvatten de directe uitgaven die verband houden met het produceren van de goederen en diensten.
• Bedrijfskosten (OpEx): Zijn indirecte uitgaven die voortkomen uit de normale bedrijfsactiviteiten.

Hier volgt een snel overzicht van de verschillende soorten COGs en bedrijfskosten waarmee je te maken kunt krijgen:

Bedrijven kunnen niet functioneren zonder hun operationele kosten te dekken, maar deze kosten kunnen de winst aantasten als ze niet goed worden beheerd. De meeste leidinggevenden moeten zowel de COGs als de bedrijfskosten in de gaten houden om te meten wat de winstgevendheid het meest beïnvloedt.

Meestal komen ze tot dezelfde conclusie: kostenverlaging = meer omzet. 

Maar zelfs de beste ideeën kunnen geen betere winstmarges garanderen. Het verlagen van bedrijfskosten is een eenvoudigere en betrouwbaardere manier om de winst te verhogen—daarom geven managers de voorkeur aan deze aanpak. Er is echter ook een keerzijde. 

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Laten we dit voorbeeld nemen: Een e-commercebedrijf verlaagde de uitgaven voor betaalde marketing. Dit zal de operationele kosten zeker aanzienlijk verlagen, maar door de advertentie-uitgaven te verminderen, loopt het bedrijf ook het risico minder bezoekers naar de website te trekken, wat de toekomstige verkoop kan beïnvloeden. 

Daarnaast kan het ook de productiviteit van werknemers verlagen als het niet goed wordt geïmplementeerd. Het inkrimpen van het personeelsbestand betekent dat minder werknemers meer verantwoordelijkheid moeten dragen, wat op de lange termijn de algehele tevredenheid en de operationele workflow kan beïnvloeden. Uiteindelijk biedt deze oplossing alleen voordelen op korte termijn.

Daarom is het belangrijk om kostenbesparingen door te voeren met een goed doordachte strategie die zich richt op de juiste gebieden, in plaats van simpelweg een paar euro's te besparen.

CapEx versus OpEx

Kapitaaluitgaven en operationele uitgaven zijn twee verschillende kanten van dezelfde medaille. Operationele uitgaven omvatten de kosten die je bedrijf nodig heeft om dagelijks te kunnen functioneren. Kapitaaluitgaven daarentegen zijn uitgaven die worden gebruikt om fysieke activa aan te schaffen, te upgraden en te onderhouden.

15 strategieën om operationele kosten te verlagen

Je dacht toch niet dat ik je met het probleem zou opzadelen zonder oplossingen aan te dragen? Hier zijn 15 strategieën die je nu kunt implementeren om ervoor te zorgen dat je operationele kosten in de loop der tijd effectief verlaagt:

1. Omarm technologie

Nieuwe technologie richt zich op het verbeteren van efficiëntie en productiviteit, maar kan bij een juiste implementatie ook de operationele kosten verlagen. Van alle mogelijkheden heb ik twee systemen geïdentificeerd die de kosten direct kunnen verlagen:

Automatisering:

Automatiseringstools vereenvoudigen saaie en repetitieve taken, zodat werknemers zich kunnen richten op omzetgenererende taken zoals klantervaring, onderzoek en productontwikkeling. 

Boekhoudkundige automatiseringstools kunnen kleine bedrijven bijvoorbeeld tijd en arbeidskosten besparen door financiële processen automatisch uit te voeren. Het automatiseren van boekingen vermindert ook handmatige fouten, waardoor nauwkeurigere gegevens ontstaan over cashflow, omzet, uitgaven enzovoort. 

Bekijk enkele van mijn beste boekhoudsoftwareopties om een idee te krijgen van de impact die ze op je bedrijf kunnen hebben:

Cloudcomputing:

Naast onbeperkte toegang tot bedrijfsgegevens en bedrijfsactiviteiten vanaf elke locatie, vermindert cloudcomputing ook aanzienlijk de kosten voor IT-onderhoud en -upgrades om de volgende twee redenen: 

• Omdat ze meestal door een derde partij worden beheerd, ligt de verantwoordelijkheid voor het waarborgen van een ononderbroken dienstverlening bij de aanbieder. 
• Ze maken gebruik van een prijsmodel waarbij je betaalt naar gebruik, zodat bedrijven alleen betalen voor de middelen die ze verbruiken.  

Hoewel ze al jaren bestaan, hebben bedrijven de voordelen van cloudgebaseerde oplossingen, waaronder kostenbesparingen, nog niet volledig gerealiseerd. Nu meer dan de helft van de bedrijfsleiders aangeeft geen rendement op hun investering te zien, is er nog een lange weg te gaan om deze voordelen te realiseren. 

2. Besteed bedrijfsfuncties uit

Het uitbesteden van secundaire bedrijfsfuncties kan operationele kosten besparen en tegelijkertijd de productiviteit en klanttevredenheid verhogen. Het stelt bedrijven in staat toegang te krijgen tot hoogwaardig talent en kansen zonder de extra administratieve en arbeidskosten die gepaard gaan met een voltijdse werknemer. 

Bovendien bieden externe diensten ondersteuning bij de volledige bedrijfsvoering. Een beheerde dienst verbetert bijvoorbeeld de algehele klantenservice-ervaring met de beste tools, processen en terugkoppeling. Uiteindelijk functioneert deze als een verlengstuk van je bedrijf, gericht op het helpen bereiken van je bedrijfsdoelen. 

3. Richt je op slimme aanwervingsbeslissingen

Als uitbesteden niets voor jou is, kun je operationele kosten verlagen door het juiste talent aan te nemen.

• Neem werknemers aan die meerdere verantwoordelijkheden aankunnen: Van kleinere bedrijven wordt doorgaans verwacht dat werknemers meerdere petten dragen. Door deze verwachtingen al tijdens het wervingsproces te herkennen, kun je je richten op het aannemen van talent met meerdere vaardigheden. Je kunt bijvoorbeeld een interne webdesigner aannemen die ook af en toe helpt met grafische ontwerptaken. 
• Huur contractanten, consultants en freelancers in: Parttime hulp inschakelen is een andere uitstekende manier om operationele kosten te verlagen. Je krijgt werk van hoge kwaliteit zonder de administratieve last van iemand op de loonlijst houden. Het kan echter tijd kosten om de juiste persoon te vinden. 

Houd er rekening mee dat er wel degelijk een grens is aan de verantwoordelijkheden die contractanten en freelancers aankunnen. Contractanten zijn bijvoorbeeld misschien niet de juiste mensen voor verkoop, maar ze kunnen taken uitvoeren zoals webontwikkeling, tekstschrijven, SEO, grafisch ontwerp en offshoreboekhouddiensten.

4. Onderhandel met leveranciers  

Door leverancierscontracten regelmatig te controleren, zorg je ervoor dat je de beste waar voor je geld krijgt. Daardoor zul je waarschijnlijk ongunstige prijs- en contractvoorwaarden vinden waarover opnieuw kan worden onderhandeld, zoals betalingsvoorwaarden, diensten, kortingen en levering. 

Je kunt leverancierscontracten meer in jouw voordeel laten uitvallen door te kijken naar:

• Grotere bestelvolumes zodat je gebruik kunt maken van volumekortingen. Dit werkt zowel voor grondstoffen als voor software. Je kunt bijvoorbeeld een betere prijs voor je ERP krijgen bij een langer of uitgebreider abonnement.
• Langere contracttermijnen geven leveranciers het vertrouwen dat je op zoek bent naar een langetermijnverbintenis. Dit moedigt leveranciers aan om hun diensten en producten tegen concurrerendere tarieven aan te bieden. 
• Geactualiseerde contractvoorwaarden kunnen ook voordelig zijn. Je kunt bijvoorbeeld onderhandelen over kortere levertijden, zodat je producten of diensten sneller kunt leveren. Zo verhoog je over het algemeen je omzet door je marktintroductietijd te verkorten.

5. Implementeer plannen voor werken op afstand en hybride werken

Kantoorruimte kost bedrijven gemiddeld tussen de 5 en 15% van de totale operationele kosten. Overstappen op een hybride of volledig op afstand ingerichte werkomgeving kan deze kosten aanzienlijk verlagen.

Een recent artikel in de Los Angeles Times stelde echter vast dat een volledig op afstand uitgevoerde WFH-aanpak de productiviteit van werknemers aantoonbaar verlaagt. In plaats daarvan zou ik een hybride werkopzet aanbevelen. Zo profiteer je van het beste van beide werelden: je verlaagt de operationele kosten en beperkt tegelijkertijd de impact op productiviteit en omzet. 

Schrijf een volledig op afstand ingerichte werkomgeving echter niet bij voorbaat af. Bedrijven zoals Buffer hebben veel succes gehad met hun volledig externe werkomgeving. Ze gingen zelfs nog een stap verder door een vierdaagse werkweek in te voeren. 

6. Herzie secundaire arbeidsvoorwaarden

De kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden bedragen gemiddeld ongeveer 30% van de totale beloning van een werknemer. Dit is een aanzienlijk deel van de totale kosten voor het bedrijf (CTC) per werknemer. Je kunt secundaire arbeidsvoorwaarden echter niet zomaar schrappen, want daarmee kun je sommige werknemers erg ongelukkig maken. Kies in plaats daarvan voor een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat je werknemers zich niet benadeeld voelen. 

Begin eerst met het beoordelen van het gebruik van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Identificeer de populairste en de duurste arbeidsvoorwaarden. Praat vervolgens met je werknemers. Zorg ervoor dat je weet welke arbeidsvoorwaarden ze waarderen en waarom.

Author's Tip

Sommige arbeidsvoorwaarden, zoals een zorgverzekering, mogen nooit ter discussie staan. Wees echter bereid om over nieuwe voorwaarden te onderhandelen, bijvoorbeeld door het serviceniveau te verlagen om de financiële last voor het bedrijf te beperken.

7. Profiteer van kortingen voor vroegtijdige betaling

Van leveranciers is bekend dat ze kortingen aanbieden aan bedrijven die hun facturen op tijd betalen, vooral kleine leveranciers voor wie elke factuur bijdraagt aan het draaiende houden van de onderneming. 

Als je leverancier kortingen aanbiedt, begin dan je facturen vroegtijdig te betalen om daarvan gebruik te maken. Biedt de leverancier geen kortingen voor vroegtijdige betaling aan, voeg dan een clausule toe tijdens de heronderhandeling van het contract. Waarschijnlijk gaan ze akkoord als je een langetermijnklant bent met een goede kredietgeschiedenis.

8. Identificeer en elimineer overtolligheden

Breng de dagelijkse werkzaamheden van je werknemers in kaart om de specifieke gebieden te identificeren waarop ze inefficiënt werken. Maken werknemers bijvoorbeeld zakenreizen voor gesprekken die via een videogesprek kunnen plaatsvinden? Gebruiken ze software efficiënt? 

Praat ook met de werknemers zelf om inefficiënties te identificeren die kunnen worden verbeterd om de operationele kosten te verlagen, en bied hun een stimulans om feedback aan te moedigen. 

9. Kies voor een duurzame aanpak

Er zijn veel duurzame initiatieven die de planeet kunnen helpen. Maar omdat we kijken naar oplossingen die de bedrijfskosten direct verlagen, heb ik het teruggebracht tot twee praktijken: 

• Ga papierloos: Als je ook rekening houdt met de kosten van het gebruiken van papier, kunnen de totale kosten gemakkelijk het dubbele of drievoudige van de papierkosten bedragen. Bedrijven kunnen deze kosten volledig elimineren door digitaal te gaan werken. Sla documenten en bestanden in plaats daarvan op in de cloud. Ze zijn dan gemakkelijker toegankelijk, nemen minder ruimte in beslag en het onderhoud is goedkoper.
• Word energiezuinig: Bedrijfseigenaren kunnen investeren in technologie zoals zonnepanelen om energie op te wekken in kantoren, fabrieken, magazijnen enzovoort. Na verloop van tijd bespaart dit geld. Bovendien kom je mogelijk in aanmerking voor lokale of landelijke belastingvoordelen voor het implementeren van duurzame werkwijzen. 

10. Stop met betalen voor ongebruikte abonnementen

Hoewel vergeten abonnementen misschien geen groot probleem lijken, betalen bedrijven mogelijk meer dan nodig of verwacht (d.w.z. voor extra gebruikersplaatsen of diensten die ze niet gebruiken in hun huidige boekhoudsoftwarestack). 

Bedrijven kunnen ervoor kiezen hun dienst te downgraden naar een geschikter abonnement, een betere deal te onderhandelen of over te stappen naar de gratis versie. Een andere haalbare oplossing is het bundelen van diensten van leveranciers. In plaats van bijvoorbeeld Zoom te gebruiken voor videobijeenkomsten en Google Drive voor bestanden, kun je overwegen Microsoft Teams te gebruiken, dat beide functies biedt.  

11. Gebruik datagestuurde inzichten

Kosten besparen betekent niet dat je lukraak ideeën oppert en hoopt dat ze aanslaan (dat kan natuurlijk wel, maar het wordt niet aanbevolen). Een betere aanpak is het gebruik van bestaande kostengegevens om uitgaven te identificeren en te optimaliseren. Dit kan echter complex zijn als je bedrijf groot is en veel bewegende onderdelen heeft. 

Hier kan een ERP helpen. Het koppelt afzonderlijke bedrijfsprocessen aan elkaar om inzicht te bieden in het volledige bedrijfslandschap, van verkoop en marketing tot voorraad en levering. ERP-systemen bieden ook voorspellende analysetools om toekomstige behoeften op het gebied van de toeleveringsketen, onderhoud, personeel enzovoort te beoordelen.

12. Wees niet bang om rond te kijken

We hebben dit eerder al behandeld bij leverancierscontracten en afvalvermindering. Maar het zoeken naar alternatieven zou niet beperkt moeten blijven tot een jaarlijkse evaluatie. 

Mensen zijn gewoontedieren. We houden ons graag aan wat op dit moment werkt. Maar soms zijn er betere opties beschikbaar — nieuwe technologieën, goedkopere opties, betere deals enzovoort. Houd goedkopere alternatieven voor wat je momenteel gebruikt in de gaten. Je kunt overstappen naar het nieuwe product of de overstap gebruiken om met je huidige leverancier over een betere deal te onderhandelen.

13. Stel een duidelijk onkostenbeleid op

Als je bedrijf onkosten van werknemers vergoedt, kun je overwegen duidelijke richtlijnen op te stellen voor dagelijkse kaartlimieten, reiskosten en rapportage-indelingen. Duidelijke grenzen zorgen ervoor dat werknemers de zakelijke creditcard niet misbruiken en helpen onnodige uitgaven te verminderen. 

14. Stroomlijn klantinteracties

Klanten geven nog steeds de voorkeur aan persoonlijk contact wanneer ze met een bedrijf te maken hebben. Maar het bieden van een persoonlijke ervaring kan duur zijn. 

Bedrijven kunnen deze kosten verlagen door klantvragen te kwalificeren. Ze kunnen technologie zoals AI-chatbots gebruiken om eenvoudige vragen te beantwoorden en complexere verzoeken door te sturen naar een medewerker van de klantenservice. 

Een andere aanpak is investeren in een helpcentrum met gedetailleerde documentatie om verschillende scenario's op te lossen. Klanten kunnen het gebruiken om zelf oplossingen te vinden, terwijl medewerkers het kunnen gebruiken om problemen op te lossen. 

15. Blijf analyseren en bijsturen

Je hebt alles ingericht om je operationele kosten te verlagen. Maar dat betekent niet dat alles perfect is. Er kunnen gebieden en processen zijn die geoptimaliseerd moeten worden om de kosten nog verder te verlagen. 

Om deze gebieden vast te stellen, moet je bestaande en nieuwe processen voortdurend monitoren, ze vergelijken met historische gegevens en aanpassingen maken om optimaal te profiteren van je verbeteringen. De implementatie van een ERP kan daarbij helpen. Het biedt modules om je bedrijfsprocessen te meten en buitensporige uitgaven te identificeren. 

Abonneer je voor meer inzichten in de bedrijfsvoering

Klaar om je bedrijfsvoering met technologie te verbeteren? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van bedrijfsleiders die de techsector vormgeven.