10 beste software voor onkostenregistratie beoordeeld in 2026

Deel is een platform dat bedrijven helpt bij het beheren van werving, salarisadministratie en naleving voor wereldwijde teams. Het biedt hulpmiddelen voor het afhandelen van contracten, betalingen en belastingregels in verschillende landen. 

Waarom ik voor Deel heb gekozen: Met het onkostenbeheersysteem van Deel kun je aangepaste onkostencategorieën aanmaken en voor elke categorie specifieke limieten instellen. Zo kun je het onkostenbeleid afstemmen op de behoeften van je bedrijf en ervoor zorgen dat uitgaven binnen het budget blijven. Daarnaast kun je bewijsstukken verplicht stellen voor het indienen van onkosten, wat een extra controlelaag toevoegt. Een andere handige functie is de mogelijkheid om onkosten rechtstreeks via het platform te beheren en goed te keuren. Managers kunnen openstaande onkosten bekijken, deze goedkeuren of afwijzen en alle onkostengegevens op één plek bijhouden. 

Belangrijkste functies en integraties van Deel:

Functies omvatten de mogelijkheid om kilometervergoedingen toe te voegen met behulp van een ingebouwde calculator die de kosten schat op basis van afstand en voertuigtype. Deel biedt ook berekeningen voor dagvergoedingen, zodat werknemers eenvoudig dagelijkse vergoedingen voor zakelijke reizen kunnen claimen. 

Integraties omvatten Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk en Jira Software Cloud.

Payouts is een financieel platform dat wereldwijde uitbetalingen en leveranciersbeheer automatiseert en optimaliseert. Het stroomlijnt financiële workflows, waardoor bedrijven leveranciersgerelateerde uitgaven efficiënter kunnen beheren. 

Waarom ik voor Payouts heb gekozen: Payouts biedt geautomatiseerde factuurverwerking, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd en fouten tot een minimum worden beperkt. De intelligente technologie voor het vastleggen van facturen haalt nauwkeurig gegevens uit facturen in elk formaat, versnelt de verwerkingstijden en waarborgt de nauwkeurigheid. Deze functie is vooral handig voor het bijhouden van leveranciersgerelateerde uitgaven, omdat alle facturen hierdoor snel en correct worden verwerkt. Daarnaast biedt Payouts realtime inzicht in uitgaven via uitgebreide dashboards en aangepaste rapporten. Hierdoor kun je je uitgaven volgen terwijl ze plaatsvinden, krijg je meer controle over je kasstroom en kun je weloverwogen financiële beslissingen nemen.

Belangrijkste functies en integraties van Payouts:

Functies omvatten flexibele goedkeuringsprocessen die je kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, zodat alle leveranciersbetalingen vóór verwerking correct worden geautoriseerd. Het samenwerkingsportaal voor leveranciers verbetert de communicatie doordat leveranciers facturen rechtstreeks kunnen indienen en de betalingsstatus kunnen controleren, waardoor de administratieve last voor je team afneemt. Payouts ondersteunt ook verschillende betaalopties, waaronder traditionele bankoverschrijvingen, digitale portemonnees en cryptovaluta, wat flexibiliteit biedt bij het beheren van leveranciersbetalingen via verschillende platforms.

Integraties omvatten Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill en Tune.

Sage Expense Management (voorheen Fyle) is software voor het bijhouden van uitgaven met machinaal leren en AI.

Waarom ik voor Sage Expense Management heb gekozen: Het lijkt mij dat Sage Expense Management de software voor het bijhouden van uitgaven is die het meest actueel is als het gaat om de nieuwste technologie.

Opvallende functies en integraties van Sage Expense Management:

Functies zijn onder meer flexibele onkostendeclaraties. Ik vind het geweldig dat Sage Expense Management werkt binnen dagelijkse apps zoals Slack, Gmail en Outlook. Werknemers kunnen hun bonnen indienen op de manier die zij verkiezen, waarna Sage Expense Management de gegevens uitleest en codeert. Je kunt werknemers binnen de software vergoeden via ACH-betalingen, en zij kunnen de betaalstatus zelf volgen.

Ik vind het ook prettig dat Sage Expense Management met de meeste creditcardmaatschappijen en populaire boekhoudsoftware integreert om rekeningafstemmingen te helpen automatiseren.

Integraties omvatten Office 365, Slack, Xero, QuickBooks, NetSuite, Microsoft Teams en TravelPerk.

Paylocity is een uitgebreid HR- en salarisplatform dat ook een robuuste oplossing voor onkostenbeheer biedt. Het ingebouwde systeem voor het bijhouden van onkosten helpt u bij het beheren van vergoedingen, het vastleggen van bonnetjes en het handhaven van naleving, allemaal binnen dezelfde omgeving die u gebruikt voor salaris- en personeelsgegevens. Dit maakt het ideaal voor organisaties die uniform financieel toezicht over HR- en financiële functies willen.

Waarom ik voor Paylocity heb gekozen: Ik heb voor Paylocity gekozen omdat het onkostenregistratie rechtstreeks combineert met salarisverwerking, wat u elke maand uren kan besparen. U kunt aangepaste onkostenbeleid instellen, goedkeuringen van vergoedingen automatiseren en goedgekeurde onkosten rechtstreeks naar de salarisadministratie laten doorstromen voor een snellere verwerking. Ik vind het ook prettig dat de AI-tools van Paylocity automatisch bonnetjes vastleggen en transacties categoriseren, zodat u handmatige invoer kunt verminderen en de nauwkeurigheid kunt verbeteren. De mobiele app biedt nog meer gemak, doordat u overal onkosten kunt indienen, controleren of goedkeuren.

Belangrijkste functies en integraties van Paylocity

Belangrijkste functies zijn onder meer het vastleggen van bonnetjes met behulp van AI, aanpasbare goedkeuringsworkflows en geïntegreerde fraudedetectie om naleving te waarborgen. Het platform ondersteunt ook het bijhouden van kilometers en het importeren van kaarttransacties, waardoor u volledig inzicht krijgt in zakelijke uitgaven.

Integraties zijn onder meer Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five en 401GO.

Airbase is een platform voor uitgavenbeheer dat je inzicht op hoog niveau geeft in hoeveel je bedrijf uitgeeft en waaraan.

Waarom ik voor Airbase heb gekozen: Ik vind het prettig dat het functies heeft waarmee je je uitgaven en bestedingen proactief kunt beheren. In plaats van pas na afloop van onverwachte uitgaven te horen, beschik je over bestedingscontroles en op regels gebaseerde uitgavenbeleidsregels om ze vanaf het begin te voorkomen.

Belangrijkste functies en integraties van Airbase:

Functies omvatten bestedingslimieten en budgetten, die je voor verschillende afdelingen of teams kunt instellen. Ik denk dat dit een geweldig hulpmiddel zou zijn om mensen verantwoordelijk te houden en managers proactief een beter inzicht te geven in hoeveel geld ze tot hun beschikking hebben. Ik denk dat de mobiele app van Airbase het eenvoudig maakt om bonnetjes vast te leggen. De app biedt ook een gedetailleerd controlespoor voor elke uitgave.

Integraties omvatten NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad en Slack.

Ramp is software voor het bijhouden van uitgaven die financieel beheer voor bedrijven vereenvoudigt. Het biedt een reeks hulpmiddelen, waaronder bedrijfskaarten en crediteurenbeheer, om je uitgavenprocessen te vereenvoudigen.

Waarom ik voor Ramp heb gekozen: Ik koos voor Ramp omdat het de rapportage van uitgaven automatiseert, zodat je geen gegevens handmatig hoeft in te voeren doordat uitgaven voor je worden vastgelegd en gecategoriseerd. Je krijgt ook realtime transactiemonitoring om uitgaven te volgen terwijl ze plaatsvinden en aanpasbare goedkeuringsworkflows die aansluiten op de behoeften van je bedrijf. Zo blijf je binnen budget en blijven processen soepel verlopen.

Opvallende functies en integraties van Ramp:

Functies omvatten wereldwijde betalingsondersteuning, waarmee je transacties in meerdere valuta kunt verwerken. Dit maakt het ideaal voor bedrijven met internationale activiteiten. Een andere functie is het snelle implementatieproces, waarmee je in slechts 30 dagen aan de slag kunt. Bovendien biedt Ramp gratis hulpmiddelen, zoals sjablonen voor uitgavenbeleid, om je financiën effectiever te beheren.

Integraties omvatten NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling en Gmail.

Navan (voorheen TripActions genoemd) is software waarmee bedrijven bedrijfskaarten kunnen beheren, reisuitgaven kunnen beheren en andere operationele kosten kunnen bijhouden.

Waarom ik voor Navan heb gekozen: Ik vind dat Navan zich onderscheidt als de beste oplossing voor het bijhouden van reiskosten. Ik was onder de indruk van de functies voor groepsreizen en de gebruiksvriendelijke interface.

Opvallende functies en integraties van Navan:

Functies omvatten vereenvoudigde onlineboekingen. Ik vind het handig dat je binnen de software vlucht- en hotelreserveringen voor medewerkers kunt maken. Met de opties voor groepsreizen kun je reisarrangementen voor maximaal 50 medewerkers tegelijk boeken.

Ik was onder de indruk van het geautomatiseerde uitgavenbeheer van Navan. Het categoriseert en verzoent transactiedetails automatisch wanneer een bedrijfskaart persoonlijk of online wordt gebruikt.

Integraties omvatten Slack, QuickBooks, NetSuite, Okta, Expensify en Sage Intacct.

Ondanks zijn naam houdt TravelPerk zich niet alleen bezig met reiskosten. Het biedt verschillende tools en functies voor onkostenbeheer.

Waarom ik voor TravelPerk heb gekozen: Als je software voor het bijhouden van onkosten met veel functies wilt, denk ik dat TravelPerk een optie is die het overwegen waard is. Ik vind het prettig dat je onbeperkt veel gebruikers krijgt, omdat de kosten per gebruiker bij andere software echt snel kunnen oplopen.

Opvallende functies en integraties van TravelPerk:

Functies omvatten één interface voor het boeken van reizen, het bijhouden van onkosten en declaraties. Ik vind het persoonlijk prettig om alles op één gecentraliseerde plek te kunnen bekijken. Met TravelPerk kun je binnen de app boeken en je onkosten vastleggen en beheren tijdens het boeken van vluchten, accommodaties en vervoer.

Integraties omvatten Slack, Divvy, Rydoo, WeWork, Ramp, Expensify, Fyle, Zoom en enkele andere.

Divvy is gratis software voor het bijhouden van uitgaven.

Waarom ik voor Divvy heb gekozen: Divvy is volledig gratis te gebruiken. Ze bieden geen betaalde abonnementen aan. Dus hoe verdient Divvy geld? Ze ontvangen een deel van de transactiekosten van de handelaar die normaal gesproken naar Visa of de uitgevende bank zouden gaan wanneer je hun creditcard gebruikt.

Belangrijkste functies en integraties van Divvy:

Functies omvatten volledig gratis software voor het bijhouden van uitgaven en een zakelijke kaart die zelfs beloningen biedt. Ik vind het een goed idee dat je alle kaarten en uitgaven van het bedrijf op één plek kunt beheren. Met de software van Divvy kun je budgetten instellen en uitgaven beheren. Ik vind dat het Divvy-dashboard het eenvoudig maakt om alle uitgaventransacties in realtime te bekijken.

Integraties omvatten QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct en Slack.

Zoho Expense is zelfstandige software voor reis- en onkostenbeheer, ontwikkeld door hetzelfde bedrijf als de populaire boekhoudsoftware Zoho Books.

Waarom ik voor Zoho Expense koos: Zoho Expense geeft u toegang tot een enorme bibliotheek met integraties en add-ons van derden die in combinatie met de software kunnen worden gebruikt.

Opvallende functies en integraties van Zoho Expense:

Functies omvatten de mogelijkheid van Zoho Expense om bonnen te scannen en ze in bulk te importeren. Ik vind het prettig dat uw bonnen ook digitaal in de software worden opgeslagen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u papieren exemplaren kwijtraakt.

Zoho Expense beschikt ook over enkele van de beste tools voor het bijhouden van gereden kilometers die ik ben tegengekomen. Werknemers kunnen hun gereden kilometers invoeren via Android, iPhone of Apple Watch.

Voor bedrijven die Zoho Books al gebruiken voor hun boekhouding, lijkt Zoho Expense mij een goede keuze.

Integraties omvatten QuickBooks, Xero, GetThere, Lyft, Uber, HSBC, Slack, Dropbox, Office 365 en nog enkele andere.