10 beste software voor onkostendeclaraties beoordeeld in 2026

Deel is een alles-in-één HR-platform dat is ontworpen om bedrijven te helpen wereldwijd werknemers en zelfstandige opdrachtnemers aan te nemen, te beheren en te betalen. Het biedt hulpmiddelen voor wereldwijde salarisadministratie, naleving van regelgeving en HR-taken, waardoor het beheer van een internationaal personeelsbestand eenvoudiger wordt.

Waarom ik voor Deel heb gekozen: Het onkostenbeheersysteem van Deel stelt je in staat om aangepaste onkostencategorieën te creëren, zodat je verschillende soorten uitgaven nauwkeurig kunt bijhouden en beheren. Deze aanpassing zorgt ervoor dat de uitgaven van je team aansluiten bij het beleid en de rapportagebehoeften van je bedrijf. Daarnaast biedt Deel een kilometerkostencalculator die reiskosten schat op basis van de afgelegde afstand en vooraf bepaalde vergoedingspercentages. Voor bedrijven die wereldwijd actief zijn, biedt Deel de mogelijkheid om onkostenbeleid op te stellen dat is afgestemd op verschillende landen of entiteiten. 

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten goedkeuringsworkflows voor onkosten en berekeningen van dagvergoedingen, waarmee werknemers eenvoudig dagelijkse vergoedingen voor zakenreizen kunnen claimen. Daarnaast biedt het platform analysedashboards die inzicht geven in trends en patronen in uitgaven, wat helpt bij financiële planning en besluitvorming.

Integraties omvatten Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk en Jira Software Cloud.

Sage Expense Management (voorheen Fyle) is een tool voor onkostenbeheer die transacties registreert en belanghebbenden realtime op de hoogte stelt. In tegenstelling tot andere tools op deze lijst die je aanmoedigen hun kaarten te gebruiken, promoot Sage Expense Management de mogelijkheid om verbinding te maken met en creditcards te gebruiken die je al hebt.

Waarom ik Sage Expense Management heb gekozen: Hoewel Sage Expense Management relatief eenvoudig te gebruiken is voor werknemers, valt het voor mij op omdat het is ontworpen om financiële teams te helpen leren en betere beslissingen te nemen. Het omvat uitgavenanalyses (zoals gemiddelde uitgaven en categorieën), evenals operationele analyses waarmee je de doorlooptijd kunt bewaken en knelpunten in processen kunt identificeren.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten automatisch aangemaakte digitale controletrajecten, waarin ontvangstbewijzen, goedkeuringen en andere gegevens worden opgeslagen in een auditvriendelijk formaat. Ik vind het indrukwekkend dat financiële teams ook meerdere organisaties binnen één account kunnen aanmaken om budgettering en boekhouding te vereenvoudigen.

Integraties omvatten Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks en Outlook.

Airbase is een oplossing voor financiële dienstverlening die uitgavenbeheer, automatisering van crediteurenadministratie, bedrijfskaarten en begeleide inkoop biedt. Hun klanten zijn voornamelijk technologiebedrijven in het middensegment, hoewel ze ook veel klanten bedienen in de financiële dienstverlening en de automobielindustrie.

Waarom ik Airbase heb gekozen: Met de meeste software voor uitgavenbeheer kun je personen aanwijzen om uitgaven goed te keuren, maar Airbase onderscheidt zich doordat het goedkeuringsworkflows met meerdere lagen heeft die rekening houden met afdeling, uitgavencategorie, locatie en meer. Dit bespaart veel tijd en voorkomt verwarring binnen organisaties met een matrixstructuur. Je kunt de regels bovendien zo complex maken als je zelf wilt.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten geautomatiseerde terugbetaling van goedgekeurde uitgaven, waarbij uitgaven elke nacht worden uitbetaald. Naast bestedingslimieten vond ik het ook prettig dat je met Airbase vervaldatums voor bedrijfskaarten kunt instellen om verlengingen van abonnementen te beheren. Het nadeel doet zich voor bij periodieke leveranciers die je meer dan één keer gebruikt, maar niet elke maand.

Integraties omvatten NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR en Rippling.

Ramp is een veelzijdig platform dat software voor onkostendeclaraties biedt, ontworpen om je te helpen bedrijfsfinanciën efficiënter te beheren. Door routinetaken te automatiseren en realtime-inzichten te bieden, helpt Ramp je te focussen op wat echt belangrijk is voor je bedrijf.

Waarom ik voor Ramp koos: Ik koos voor Ramp vanwege de geavanceerde AI-automatisering die handmatig werk vermindert en tijd vrijmaakt voor strategischere beslissingen. De aanpasbare bedrijfskaarten worden geleverd met ingebouwd uitgavenbeleid om teamuitgaven te helpen beheersen en naleving te waarborgen. Ramp vereenvoudigt financiële processen ook met het geautomatiseerd indienen van onkostendeclaraties, waardoor je niet langer op bonnetjes hoeft te jagen, en met een efficiënte functie voor crediteurenadministratie die de verwerking van facturen versnelt.

Belangrijkste functies & integraties:

Functies omvatten boekhoudkundige automatisering, die je maandelijkse financiële afsluitingen versnelt en de nauwkeurigheid verbetert, waardoor het risico op fouten afneemt. Het platform ondersteunt ook wereldwijde activiteiten door betalingen naar 195 landen in meer dan 40 valuta mogelijk te maken, waardoor het geschikt is voor bedrijven met internationale activiteiten. Een andere functie is de mogelijkheid om terugbetalingen snel te verwerken, zodat je team snel zijn geld terugkrijgt, wat cruciaal is voor het behouden van motivatie en productiviteit.

Integraties omvatten NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling en Gmail.

Spendesk is een tool voor uitgavenbeheer en budgetbewaking die bedrijfskaarten, facturering en automatisering van de boekhouding biedt. Het doel is financiële teams volledig inzicht in de uitgaven te geven, terwijl functionele teams hun werk kunnen doen zonder bureaucratische rompslomp.

Waarom ik voor Spendesk heb gekozen: Ik vind het goed dat Spendesk een tweeledige aanpak voor uitgavenbeheer hanteert. Het geeft financiële teams de controle over de uitgaven, zodat ze het totale uitgavenpatroon kunnen bewaken en beheren. Tegelijkertijd kunnen teams hun individuele budgetten inzien en beheren.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten budgetoverzichten waarmee goedkeurders weloverwogen beslissingen kunnen nemen op basis van wat al is uitgegeven en gereserveerd. Ik vind het ook goed dat Spendesk transacties automatisch in je realtimebudget verwerkt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Integraties omvatten Slack, NetSuite en Xero.

Pleo is een Europese uitgavenoplossing die onkostenbeheer, facturen en vergoedingen afhandelt. Bedrijven kunnen het indienen van onkostendeclaraties automatiseren door Pleo-kaarten uit te geven en realtime meldingen te ontvangen wanneer deze worden gebruikt.

Waarom ik voor Pleo koos: Pleo is gevestigd in Denemarken en ontwikkeld met de unieke uitdagingen van Europees onkostenbeheer in gedachten, waardoor het perfect is voor Europese bedrijven of bedrijven die zaken doen in Europa. Dit betekent een snelle en eenvoudige valutaomrekening, berekening van de belasting over de toegevoegde waarde en naleving van internationale normen.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten leverancierskaarten, waarmee je team terugkerende betalingen kan beheren en eenvoudig bestedingslimieten kan instellen. Met Pleo-krediet in rekening-courant kun je bovendien je kasstroom op peil houden door renteloze kredietfaciliteiten aan te bieden voor tijdige betalingen. Daarnaast vereenvoudigt de functie voor btw-splitsing het beheren van meerdere btw-tarieven, waardoor je team tijd bespaart op handmatige controles.

Integraties omvatten NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 en Zapier.

Recentelijk heeft TripActions zijn naam gewijzigd in Navan en zijn tools voor reisplanning en onkostenbeheer gecombineerd in één systeem. De mobiele app biedt, in plaats van slechts gedeeltelijke functionaliteit, volledige toegang tot de functies van Navan.

Waarom ik Navan heb gekozen: Reizen is een van de belangrijkste redenen voor onkostendeclaraties, en ik heb Navan gekozen omdat je hiermee vluchten en hotelkamers binnen de app kunt zoeken en boeken. Dit betekent dat je gegevens van die uitgaven nooit naar Navan hoeft over te zetten. Natuurlijk kun je ook maaltijden en andere uitgaven registreren, maar Navan combineert het boeken en rapporteren van reiskosten in één proces.

Uitgelichte functies & integraties:

Functies omvatten realtime aanbodbeheer, waardoor je team direct toegang heeft tot een breed scala aan reisopties tegen concurrerende tarieven. AI-aangedreven personalisatie stemt zoekresultaten af op individuele voorkeuren, waardoor het regelen van reizen intuïtiever wordt voor je team. Daarnaast vereenvoudigt geautomatiseerde afstemming van onkosten het bijhouden en categoriseren van uitgaven, waardoor handmatige invoer en fouten binnen je organisatie worden verminderd.

Integraties omvatten Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb en American Express.

Divvy werd opgericht in 2016 en in 2021 overgenomen door BILL. Het is een oplossing voor onkostenbeheer en zakelijke creditcards, voornamelijk voor kleine bedrijven. Ze kunnen de software gratis aanbieden aan gebruikers omdat ze een vergoeding van de handelaar innen. Daarom stimuleren ze het gebruik van Divvy-kaarten in plaats van declaraties.

Waarom ik Divvy heb gekozen: Bij bedrijfssoftware betekent ‘gratis’ meestal dat de tool nog steeds transactiekosten in rekening brengt. Het model met vergoedingen van handelaren van Divvy maakt het echter echt gratis voor de bedrijven die het gebruiken, en daarom ben ik er zo van onder de indruk. Zo kunnen kleine organisaties hun onkostenbeheer uit rekenbladen halen zonder de bank te breken.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten hulpmiddelen voor budgetbeheer waarmee je bestedingslimieten kunt instellen en uitgaven kunt bijhouden, zodat je team realtime inzicht krijgt in financiële gegevens. Je kunt ook de functie voor virtuele kaarten gebruiken om uitgaven effectiever te beheren en controleren, waardoor er minder fysieke kaarten nodig zijn. Daarnaast biedt de software uitgebreide rapportagemogelijkheden, waarmee je uitgavenpatronen kunt analyseren en weloverwogen financiële beslissingen kunt nemen.

Integraties omvatten QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset en Bill.com.

Zoho is een bedrijf dat een breed scala aan bedrijfstools maakt, te beginnen met hun systeem voor klantrelatiebeheer (CRM). Ze werken voornamelijk met kleine bedrijven in de IT- en softwaresector en bieden zelfs een gratis abonnement voor maximaal drie gebruikers en 20 bonnen per maand.

Waarom ik Zoho Expense heb gekozen: Voor Zoho-gebruikers die op een eenvoudige manier onkostenbeheer aan hun toolset willen toevoegen, is Zoho Expense naar mijn mening een natuurlijke keuze. Bovendien kan de directe integratie veel tijd en moeite besparen als je Zoho Books al voor de boekhouding gebruikt.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten moeiteloze onkostendeclaraties die het bijhouden van bonnen automatiseren en het snel aanmaken van onkosten mogelijk maken. Je team kan gebruikmaken van aanpasbare goedkeuringsprocessen om de manier waarop onkosten, reizen en inkoopaanvragen worden beheerd, te stroomlijnen. Daarnaast beschik je over tools voor budgetbeheer om uitgaven te helpen vastleggen en monitoren ten opzichte van vastgestelde limieten, zodat je effectief toezicht houdt op de financiën van je bedrijf.

Integraties omvatten Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business en Lyft.

Brex is een technologiebedrijf dat een reeks tools voor financieel beheer en financiële dienstverlening aanbiedt, waaronder reisbeheer, factuurbetalingen, financiële prognoses, zakelijke creditcards en onkostenbeheer. Het is vooral populair bij organisaties in de software- en IT-dienstverlening.

Waarom ik voor Brex heb gekozen: Brex biedt startups een geavanceerde toolset voor financieel beheer en stelt kleine bedrijven in staat zakelijke kaarten te implementeren zonder invloed op de kredietwaardigheid van de oprichters. In combinatie met de geavanceerde beheerdersfuncties denk ik dat het een goede keuze is voor bedrijven die hun onkostenbeheer meteen goed willen opzetten.

Opvallende functies & integraties:

Functies omvatten automatische classificatie van onkosten, waardoor het beheer van de onkosten van je team eenvoudiger wordt. Dankzij realtime gegevenssynchronisatie met ERP's zijn je financiële gegevens altijd actueel, zodat je snel weloverwogen beslissingen kunt nemen. Daarnaast ondersteunt Brex een naadloze in- en uitdiensttreding van medewerkers via HRIS-verbindingen, waardoor personeelswijzigingen eenvoudiger te beheren zijn.

Integraties omvatten NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier en Navan.