Checklist voor de implementatie van boekhoudsoftware in 10 stappen

Een implementatiemethodologie selecteren

Je hebt dus je RFP voor boekhoudsoftware verstuurd en je volgende boekhoudsoftware gekozen. Gefeliciteerd! Nu komt het cruciale gedeelte: ervoor zorgen dat alles soepel wordt geïmplementeerd en operationeel wordt. De manier waarop je dit aanpakt, kan het succes van je implementatie maken of breken. 

Laten we de populairste methodologieën bekijken die bedrijven zoals het jouwe daadwerkelijk gebruiken:

• Agile-implementatie: Deel het proces op in kleine "sprints" die gericht zijn op specifieke modules of functies. Ga snel live met onderdelen, test ze en verfijn ze gaandeweg. Flexibel en biedt snel resultaat, maar vereist nauwe samenwerking.
• Watervalmethode: De klassieke lineaire aanpak — plannen, ontwerpen, ontwikkelen, testen, implementeren en onderhouden. Geweldig voor complexe behoeften met strikte vereisten, maar tussentijdse wijzigingen kunnen duur zijn en het duurt langer voordat je resultaten ziet.
• Gefaseerde uitrol: Implementeer in fasen, hetzij per functionaliteit — grootboek (GL), vervolgens crediteurenadministratie (AP) en daarna debiteurenadministratie (AR) — hetzij per bedrijfsonderdeel. Lager risico, gerichte training en de mogelijkheid om lessen te leren voor latere fasen. Ideaal voor grotere organisaties met complexe boekhoudsystemen.
• Big bang: Zet alle gebruikers op een vooraf bepaalde datum over naar het nieuwe systeem. Efficiënt maar intensief — nauwgezette planning en uitgebreide training zijn cruciaal.
• Parallelle invoering: Laat de oude en nieuwe systemen gedurende een bepaalde periode naast elkaar draaien. Biedt een vangnet voor nauwkeurigheidscontroles, maar vraagt veel middelen en verlengt de overgang.

Welke methodologie is geschikt voor jou?

Houd rekening met de omvang, complexiteit, risicotolerantie en de urgentie van je boekhoudkundige behoeften. Een start-up kiest misschien voor Agile vanwege snelle resultaten, terwijl een multinational met complexe rapportagevereisten wellicht de voorkeur geeft aan de watervalmethode. Een groeiend middelgroot bedrijf met verschillende afdelingen? Dan is een gefaseerde uitrol misschien precies wat je nodig hebt.

Onthoud dat deze methodologieën elkaar niet uitsluiten. Je kunt een watervalbenadering gebruiken voor je basisconfiguratie en vervolgens overstappen op Agile om nieuwe functies toe te voegen. Of begin met een gefaseerde uitrol per locatie, maar gebruik Agile-sprints binnen elke fase. 

Het belangrijkste is dat je de voor- en nadelen van elke methodologie begrijpt, zodat je een aanpak kunt samenstellen die precies bij jouw bedrijf past.

Wie zijn betrokken bij de implementatie van boekhoudsoftware?

Het implementeren van boekhoudsoftware is een brede transformatie waarbij verschillende organisatorische functies betrokken zijn, en niet alleen een project voor IT of financiën. Belangrijke betrokkenen zijn:

• Uitvoerend sponsor: vaak de CFO of COO; zorgt voor de visie, stelt middelen veilig, lost blokkades op en creëert draagvlak binnen afdelingen.
• Projectmanager: beheert het implementatieplan, de planning, het budget en de coördinatie van het team, en zorgt ervoor dat alle onderdelen naadloos op elkaar aansluiten.
• Teamleider boekhouding: vormt de brug tussen technische aspecten van de software en de realiteit van de boekhouding, en houdt toezicht op de systeemconfiguratie, gegevensmigratie en gebruikerstests.

Andere belangrijke betrokkenen:

• IT-team: beheert de technische installatie en beveiliging.
• Leverancier/consultant: biedt softwarekennis en aanvullend projectmanagement.
• Supergebruikers: ervaren gebruikers binnen afdelingen die training en ondersteuning verzorgen.
• HR en salarisadministratie: beheert salarisadministratiemodules en personeelskosten.
• Verkoop en bedrijfsvoering: beheert processen van bestelling tot betaling.
• Juridische naleving: zorgt voor naleving van wet- en regelgeving.
• Leider verandermanagement: houdt toezicht op communicatie- en adoptiestrategieën.

Belanghebbenden die op de hoogte moeten worden gehouden:

• CEO: verantwoordelijk voor de algehele bedrijfsprestaties.
• Bestuur/investeerders: geïnteresseerd in ROI en risico's.
• Externe accountants: zijn afhankelijk van het systeem voor betrouwbare audits.
• Belangrijke klanten/leveranciers: worden geraakt door wijzigingen in facturering of betalingen.
• Alle medewerkers: worden beïnvloed door financiële nauwkeurigheid en operationele efficiëntie.

Elke rol is cruciaal om het succes van het project te waarborgen en zowel de strategische als praktische aspecten van de integratie van de software in het bedrijf aan te pakken.

De implementatie van boekhoudsoftware is een teamsport

Jouw taak, of je dit project nu leidt of deel uitmaakt van het team, is ervoor te zorgen dat deze spelers op de juiste momenten betrokken zijn. Het IT-team hoort geen beslissingen over het boekhoudbeleid te nemen en de CFO hoort geen serverinstellingen te configureren. Maar wanneer iedereen zijn expertise op een gecoördineerde manier inzet, leg je de basis voor een soepele, succesvolle implementatie die je bedrijfsvoering transformeert.

Boekhoudsoftware implementeren

Het implementeren van boekhoudsoftware — of het nu gaat om algemene, cloudgebaseerde, online of een geheel ander type software — is als het bouwen van een huis. Je hebt een solide basis, het juiste gereedschap en een duidelijk bouwplan nodig. 

Laten we elke stap doorlopen, zodat je niet alleen software installeert, maar je boekhoudprocessen daadwerkelijk transformeert.

Stap 0: Schaf boekhoudsoftware aan

Voor het geval je nog geen tool hebt: ons team heeft de beste boekhoudsoftware beoordeeld en vastgesteld dat dit momenteel de beste opties zijn:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Het beste voor snelgroeiende bedrijven
2. 2. Dext — Het beste voor extractie van gegevens uit de voorboekhouding
3. 3. QuickBooks Online — Ideaal voor kleine bedrijven
4. 4. Striven — Best voor alles-in-één bedrijfsbeheer
5. 5. Ramp — Beste voor geautomatiseerd onkostenbeheer
6. 6. Patriot Accounting — Beste voor flexibele boekhoudmethoden
7. 7. InvoiceBerry — Ideaal voor het snel maken van facturen
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Het beste voor middelgrote bedrijven
10. 10. ZipBooks — Beste voor non-profitorganisaties

Als je overstapt van een andere boekhoudtool, moet je een iets ander proces volgen.

1. Projectinitiatie en planning: bepaal je vereisten en doelen

Deze stap draait om volledige duidelijkheid over wat je nodig hebt en waarom. Dit vormt de basis voor alles wat volgt. Het is cruciaal om vast te stellen wat de software voor je bedrijf moet bereiken, of het nu gaat om het verbeteren van financiële rapportage, het stroomlijnen van processen of het verbeteren van compliance.

• Breng knelpunten in kaart in je huidige processen. Word je overspoeld door handmatige invoer? Heb je moeite met realtime rapportage?
• Maak een lijst van essentiële functies (zoals ondersteuning voor meerdere valuta's) en wenselijke extra's (zoals prognoses op basis van AI).
• Stel meetbare doelen vast. Bijvoorbeeld: "Verminder de tijd voor de maandafsluiting van 15 dagen naar 5 dagen" of "Verlaag de kosten voor factuurverwerking met 30%".
• Betrek belangrijke belanghebbenden. Je AR-team heeft misschien rapporten over openstaande klantenvorderingen nodig, terwijl je CEO een aangepast dashboard wil.
• Stel een projectcharter op waarin de doelen, reikwijdte en beperkingen van het project worden beschreven.
• Richt indien nodig een projectmanagementbureau (PMO) in om toezicht te houden op de implementatie.

2. Breng je processen in kaart en optimaliseer ze

Reproduceer je oude processen niet simpelweg in het nieuwe systeem. Gebruik deze mogelijkheid om ze te stroomlijnen.

• Documenteer de huidige werkstromen (proceskaarten van de huidige situatie).
• Breng knelpunten en overbodige stappen in kaart. Misschien controleren drie mensen elke factuur, terwijl één persoon voldoende zou zijn.
• Ontwerp geoptimaliseerde werkstromen (proceskaarten van de gewenste situatie). Denk aan automatisering, goedkeuringen en audittrail.
• Valideer ze met eindgebruikers. Een proces dat er op papier goed uitziet, kan verborgen problemen bevatten.

Voorbeeld: Een advocatenkantoor bracht zijn facturatieproces in kaart:

• Huidige situatie: Advocaten hielden hun tijd bij in spreadsheets, e-mailden facturatiecoördinatoren die handmatig facturen in QuickBooks aanmaakten, waarna partners elke factuur controleerden. Dit veroorzaakte aanzienlijke vertragingen.
• Gewenste situatie: In het nieuwe systeem voeren advocaten hun tijd rechtstreeks in, maken geautomatiseerde regels conceptfacturen aan en hoeven alleen facturen met een hoge waarde of afwijkingen door een partner te worden gecontroleerd. Het resultaat? Facturen worden 70% sneller verstuurd, wat de kasstroom verbetert.

3. Het rekeningschema (COA) en de rapportagestructuur configureren

Dit is de blauwdruk van je financiële huis. Als je het goed doet, wordt rapporteren een fluitje van een cent.

• Begin met je oude rekeningschema, maar kopieer het niet zomaar. Gebruik dit als een kans om het te vereenvoudigen.
• Zorg ervoor dat het zowel de wettelijke als de managementrapportage ondersteunt.
• Stel afdelingen, kostenplaatsen, projecten of andere dimensies in om gegevens uit te splitsen en te analyseren.
• Ontwerp je financiële overzichten en belangrijkste rapporten. Werk terug om ervoor te zorgen dat je COA deze ondersteunt.

Voorbeeld: De non-profitorganisatie EduForAll moest uitgaven bijhouden per programma, financieringsbron en locatie. Hun COA gebruikte:

• 5 cijfers voor natuurlijke rekeningen (bijv. 50400 voor Kantoorbenodigdheden)
• 3 cijfers voor programma's (bijv. 101 voor Alfabetiseringsprogramma)
• 2 cijfers voor financiers (bijv. 05 voor Gates Foundation)
• 2 cijfers voor locaties (bijv. 12 voor kantoor in Nairobi)

Een uitgave zoals "50400-101-05-12" betekende "Kantoorbenodigdheden voor het alfabetiseringsprogramma, gefinancierd door Gates Foundation, in Nairobi." Dankzij deze structuur kon EduForAll snel rapporten voor elke financier genereren, programmakosten optimaliseren en locatiebudgetten effectief beheren.

4. Plan de gegevensmigratie en voer deze uit

Bij deze stap breng je je geschiedenis naar je nieuwe thuis, zonder de rommel mee te nemen.

• Bepaal wat je wilt migreren. Meestal wil je openstaande transacties, klant- en leveranciersgegevens en ten minste één jaar aan historische gegevens migreren.
• Reinig je gegevens. Corrigeer dubbele klanten, werk verouderde leveranciersinformatie bij en sluit openstaande posten aan.
• Koppel oude gegevens aan nieuwe structuren. Je oude rekening "Kantooruitgaven" kan aan meerdere nieuwe rekeningen worden gekoppeld.
• Voer een proefmigratie uit. Controleer totalen en steekproefsgewijs details. Herhaal dit totdat alles perfect is.
• Plan de overgang zorgvuldig. Mogelijk heb je een korte 'stille periode' zonder transacties nodig; plan dit in.

5. Pas aan en integreer

Maak het systeem nu echt van jou en onderdeel van je bredere bedrijfsecosysteem.

• Pas voorzichtig aan. De standaardconfiguratie is ideaal voor upgrades en ondersteuning. Pas alleen aan wat echte bedrijfswaarde oplevert.
• Breng alle vereiste integraties in kaart: CRM, e-commerce, HRIS, bankieren enzovoort.
• Beslis tussen realtime-integraties (API's) en batchintegraties. Realtime is ideaal voor voorraadbeheer; voor HRIS kan batchverwerking volstaan.
• Test integraties grondig. Een hapering tussen systemen kan grote problemen veroorzaken.

Pas op met te veel maatwerk

Hoewel het afstemmen van het systeem op specifieke bedrijfsbehoeften de functionaliteit kan verbeteren, kunnen buitensporige aanpassingen toekomstige updates en integraties bemoeilijken. Dit leidt tot hogere onderhoudskosten en mogelijke incompatibiliteit tussen systemen.

6. Testen, trainen en overstappen

Je hebt je nieuwe financiële huis gebouwd. Zorg er nu voor dat het stevig is en dat iedereen weet hoe hij of zij zich erin kan bewegen.

• Test alles. Unittests (werkt deze factuurworkflow?), integratietests (start Salesforce de facturering?) en een volledige-ketentest (van bestelling via betaling tot financieel rapport).
• Train in fasen. Begin met een kernteam, train vervolgens de trainers en ten slotte alle gebruikers.
• Gebruik realistische scenario's in de training. "Zo verwerk je de maandelijkse factureringsronde voor klanten."
• Plan de livegang nauwgezet. Richt een commandocentrum in, zorg voor een proces voor het escaleren van problemen en haal natuurlijk pizza.
• Plan na de livegang op elk team ervaren gebruikers in om direct ondersteuning te bieden.

7. Evaluatie en stabilisatie na de implementatie

Hier laten veel bedrijven de bal vallen, omdat ze denken dat het werk klaar is zodra het systeem live staat. Maar juist nu kun je echt waarde uit je investering gaan halen.

Voordat je de champagne ontkurkt, moet je ervoor zorgen dat je nieuwe systeem echt stabiel is en levert wat is beloofd.

• Voer een volledige maandafsluiting uit. Vergelijk deze met je oude proces. Behaal je die doelstellingen voor tijd en nauwkeurigheid?
• Bekijk de KPI's wekelijks. Houd statistieken bij zoals DSO, DPO, afstemmingsuitzonderingen enzovoort. Ze laten zien of processen werken.
• Houd de eerste maand dagelijks korte overlegmomenten. Korte overlegmomenten helpen om problemen vroegtijdig op te sporen.
• Documenteer alle problemen en oplossingen. Dit wordt je draaiboek voor toekomstige haperingen.
• Voer een formele evaluatie achteraf uit. Wat ging goed? Wat niet? Gebruik de lessen voor toekomstige projecten.

8. Naleving, audits en systeembeveiliging

 In de huidige regelgeving moet je systeem niet alleen efficiënt, maar ook waterdicht zijn.

• Jaarlijkse nalevingscontrole. SOX, GDPR, sectorspecifieke regelgeving — zorg dat je gedekt bent.
• Bereid je het hele jaar voor op audits. Goed gedocumenteerde processen en duidelijke audittrail maken audits soepeler.
• Regelmatige beveiligingscontroles. Wie heeft toegang tot wat? Zijn alle integraties veilig?
• Tests voor noodherstel. Kun je herstellen vanuit back-ups? Hoeveel gegevens zou je kunnen verliezen?

9. Opleiden, behouden en nieuw talent aantrekken

Je mensen vormen het kloppende hart van je boekhoudsysteem. Investeer in hen.

• Jaarlijkse opfristrainingen. Behandel nieuwe functies en versterk de beste werkwijzen.
• Stuur je team naar gebruikersconferenties. Ze leren van collega's en komen vol nieuwe energie terug.
• Crossfunctionele training. Je uitblinker op het gebied van debiteuren kan geweldige ideeën hebben voor het grootboekteam.
• Geef bij het aannemen van personeel prioriteit aan aanpassingsvermogen. Je hebt mensen nodig die kunnen meegroeien met je zich ontwikkelende systeem.

10. Plan voor groei en verandering

De enige constante in het bedrijfsleven is verandering. Maak van je boekhoudsysteem een hulpmiddel, geen obstakel.

• Jaarlijkse beoordeling van de schaalbaarheid. Groei je boven je systeem uit of heb je alleen meer licenties nodig?
• Houd het zakelijke landschap in de gaten. Breid je internationaal uit? Staat er een fusie of overname op stapel? Plan systeemwijzigingen vroegtijdig.
• Houd een achterstandslijst voor wijzigingsverzoeken bij. Kleine aanpassingen kunnen wachten, maar houd ze bij voor periodieke bijwerksprints.
• Blijf strategisch. Overleg elk kwartaal met de directie om de routekaart voor het systeem af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen.

Boekhoudsoftware implementeren is geen eenmalig project; het is een voortdurend traject van optimalisatie, inzicht en groei. Blijf verfijnen!

Hoe lang duurt een implementatie?

Een overhaaste implementatie kan je op de lange termijn veel meer kosten dan een paar extra weken om het goed te doen. Laten we de tijdlijnen uitsplitsen.

De variabelen: factoren die de implementatieduur beïnvloeden

Voordat we het over weken en maanden hebben, moet je begrijpen dat deze factoren je tijdlijn kunnen beïnvloeden:

1. Omvang en complexiteit van het bedrijf: Een start-up met 10 medewerkers beweegt sneller dan een multinational met 1.000 medewerkers en zes dochterondernemingen.
2. Sector: Sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening hebben meer insteltijd nodig voor naleving.
3. Behoefte aan maatwerk: Een standaardoplossing is het snelst. Veel maatwerk? Trek extra tijd uit.
4. Datamigratie: Een eenvoudige proefbalans of jaren aan transactiegegevens? Dat maakt een groot verschil.
5. Integraties: Meer integraties (CRM, e-commerce enzovoort) betekenen meer tijd.
6. Beschikbaarheid van het team: Een toegewijd projectteam werkt sneller dan mensen die hun dagelijkse taken moeten combineren met het project.
7. Implementatiemethode: Met Agile kun je onderdelen sneller live zetten; met Waterval duurt het misschien langer, maar gaat alles in één keer live.

Overzicht van een typische tijdlijn

1. Projectplanning (1-2 weken): Deze eerste fase omvat het definiëren van de projectomvang, het verzamelen van vereisten en het samenstellen van het implementatieteam.
2. Software-installatie en systeemconfiguratie (2-6 weken): Afhankelijk van de complexiteit omvat deze fase het installeren van de software, het configureren ervan volgens de bedrijfsbehoeften en het instellen van gebruikersrollen en -rechten.
3. Datamigratie (1-4 weken): De duur van deze fase hangt af van de hoeveelheid en kwaliteit van de gegevens die worden overgezet. De fase omvat het opschonen en in kaart brengen van gegevens en de daadwerkelijke migratie, gevolgd door validatie om de nauwkeurigheid te waarborgen.
4. Testen (1-3 weken): In deze cruciale fase worden tests uitgevoerd om te controleren of alle onderdelen van de software naar verwachting werken en correct samenwerken met andere systemen.
5. Training en overgang (2-4 weken): Eindgebruikers trainen en hen ondersteunen tijdens de overgang naar het nieuwe systeem. Deze fase is cruciaal voor een soepele overgang en kan variëren in lengte, afhankelijk van de vertrouwdheid van de gebruiker met nieuwe technologie.
6. Livegang en initiële ondersteuning (1-2 weken): Het systeem gaat live en er wordt een ondersteuningsstructuur opgezet om eventuele directe problemen af te handelen.

Dit is over het algemeen wat je kunt verwachten, afhankelijk van de omvang van je bedrijf

• Klein bedrijf (10–50 medewerkers, één entiteit). Eenvoudige inrichting: 4–8 weken
• Middelgroot bedrijf (50–500 medewerkers, mogelijk enkele entiteiten). 3–6 maanden
• Grote onderneming (500+ medewerkers, meerdere entiteiten, internationaal):  6–12 maanden

Download je checklist voor de implementatie van boekhoudsoftware

Je beschikt nu over de kennis. Laten we er nu voor zorgen dat je die systematisch kunt toepassen. Deze checklist voor de implementatie van boekhoudsoftware begeleidt je stap voor stap tijdens dit traject.

Deze tool is ontworpen om je te helpen elke belangrijke stap bij te houden, van de eerste planning tot en met de livegang, zodat geen enkele kritieke taak over het hoofd wordt gezien.

En het beste eraan? De checklist is volledig aanpasbaar. Je kunt taken toevoegen, wijzigen of verwijderen zodat ze aansluiten bij jouw specifieke proces.

Download die van jou hier

Het is gratis, vakkundig samengesteld en staat voor je klaar. Moet ik nog meer zeggen?

Get Free Access

Have an account? Log In

7 fouten die je moet vermijden bij de implementatie van boekhoudsoftware

De implementatie van boekhoudsoftware kan complex en uitdagend zijn. Hier zijn enkele tips om veelvoorkomende fouten te vermijden en een succesvolle implementatie te waarborgen:

1. Het belang van gegevens opschonen onderschatten

Investeer aanzienlijk in het opschonen van je gegevens vóór de migratie. Zorg ervoor dat alle gegevenssets vrij zijn van duplicaten en onnauwkeurigheden en volledig zijn bijgewerkt. 

Deze voorbereiding vermindert complicaties tijdens de datamigratiefase en verhoogt de algehele efficiëntie van het nieuwe systeem.

2. Aangepaste gebruikerstraining overslaan

Deel niet zomaar algemene handleidingen uit. Stem je training af op de verschillende behoeften binnen je team. Gebruik scenario's die aansluiten bij hun dagelijkse taken, zodat het nieuwe systeem vertrouwd aanvoelt en gemakkelijker wordt geaccepteerd.

3. Geen ondersteuning na de livegang plannen

Wees erop voorbereid om problemen direct aan te pakken zodra je live gaat. 

Richt een solide ondersteuningssysteem in met een helpdesk, gebruikershandleidingen, veelgestelde vragen en een team van 'supergebruikers' die snel kunnen bijspringen. Proactieve ondersteuning beperkt uitval en stress.

4. Geen realistische planning opstellen

Breng je projectplanning in kaart met enige speelruimte voor onverwachte gebeurtenissen. Houd de voortgang bij en pas de planning indien nodig aan. 

Een goed geplande planning voorkomt haastwerk op het laatste moment en zorgt ervoor dat elk onderdeel van je project de aandacht krijgt die het nodig heeft.

More Articles

• Financieel directeur in de zorgtechnologie: het moeilijke deel is niet AI — maar wat eronder ligt

5. De behoefte aan regelmatige updates en feedback over het hoofd zien

Houd iedereen op de hoogte met regelmatige updates. Bespreek hoe het gaat, pak eventuele uitdagingen aan en pas je plan aan op basis van realtime feedback. Open communicatie helpt verwachtingen te managen en zorgt ervoor dat iedereen betrokken en aangehaakt blijft.

6. Verandermanagement verwaarlozen

Begin vanaf dag één met verandermanagement. 

• Communiceer de voordelen duidelijk — leg het 'Waarom' uit voordat je het 'Hoe' uitlegt. 
• Breng de persoonlijke voordelen in beeld om draagvlak te creëren. 
• Vier de successen onderweg om momentum en steun op te bouwen. 

Goed verandermanagement kan weerstand verminderen en de invoering versnellen.

7. Te veel koks in de keuken

Het is goed om input te krijgen, maar te veel belanghebbenden kunnen van besluitvorming een echte hoofdpijn maken. Probeer de groep klein te houden. Betrek alleen degenen die erbij moeten zijn — denk aan belangrijke besluitvormers en essentiële expertise. Zo blijft alles soepel verlopen en voorkom je de gevreesde verkeersopstopping in de besluitvorming.

Boekhoudsoftware voor jou laten werken

Boekhoudsoftware implementeren lijkt misschien ontmoedigend, maar met de juiste stappen en oog voor detail is het zeker beheersbaar. Let op die geniepige valkuilen en omarm het proces van het verfijnen van je systeem om er het maximale uit te halen.

Op zoek naar meer handige tips zoals deze? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief en ontvang onze uitgebreide checklist om alles op koers te houden. Laten we ervoor zorgen dat je boekhoudsoftware soepel wordt geïmplementeerd en gebruikt!