Ograniczanie kosztów operacyjnych jest koniecznością dla dyrektorów finansowych, którzy chcą zwiększać zyski i utrzymywać konkurencyjność. Kluczem jest jednak znalezienie oszczędności bez pogorszenia jakości lub efektywności — łatwiej powiedzieć, niż zrobić, prawda?
Po latach pracy w operacjach finansowych nauczyłem się, co rzeczywiście działa, aby utrzymać niskie koszty. Oto kilka prostych i skutecznych sposobów na ograniczenie wydatków bez zakłócania działalności firmy. Od umów z dostawcami po automatyzację — te strategie pozwolą zaoszczędzić pieniądze.
Zrozumienie kosztów operacyjnych
Koszty operacyjne to wydatki związane z codziennym utrzymaniem i prowadzeniem firmy. Oblicza się je za pomocą następującego wzoru:
Koszty operacyjne = Koszt własny sprzedaży + Koszty działalności operacyjnej
- Koszt własny sprzedaży (COGs): Obejmuje bezpośrednie wydatki związane z wytwarzaniem towarów i świadczeniem usług.
- Koszty działalności operacyjnej (OpEx): Są to pośrednie wydatki generowane przez zwykłą działalność firmy.
Oto krótkie zestawienie różnych rodzajów COGs i kosztów działalności operacyjnej, które mogą wystąpić w firmie:
| Koszt własny sprzedaży | Koszty działalności operacyjnej |
Praca bezpośrednio związana z produkcją | - Sprzedaż i marketing - Wynagrodzenia i podatki od wynagrodzeń - Ubezpieczenia |
| Materiały bezpośrednie potrzebne do produkcji towarów i świadczenia usług | - Koszty materiałów - Materiały biurowe |
| Podatki od zakładów produkcyjnych | - Czynsz - Media - Koszty prawne |
| Koszty transportu | - Koszty transportu przywozowego i wywozowego - Inne opłaty za dostawę |
Firmy nie mogą funkcjonować bez pokrywania kosztów operacyjnych, ale jeśli nie są one odpowiednio zarządzane, zwykle zmniejszają zyski. Większość liderów musi monitorować zarówno COGs, jak i koszty działalności operacyjnej, aby ocenić, które z nich mają większy wpływ na rentowność.
Zwykle dochodzą do tego samego wniosku: redukcja kosztów = większe przychody.
Jednak nawet najlepsze pomysły nie gwarantują poprawy marż zysku. Ograniczenie wydatków firmy jest łatwiejszym i pewniejszym sposobem na zwiększenie zysków — dlatego menedżerowie preferują to podejście. Ma ono jednak również drugą stronę.
Rozważmy ten przykład: Firma e-commerce ograniczyła wydatki na płatny marketing. Z pewnością znacznie obniży to jej koszty operacyjne, ale zmniejszenie wydatków na reklamy oznacza również ryzyko spadku liczby odwiedzających stronę, co może w przyszłości wpłynąć na sprzedaż.
Dodatkowo, jeśli nie zostanie to odpowiednio wdrożone, może również obniżyć produktywność pracowników. Zmniejszenie zatrudnienia oznacza, że mniejsza liczba pracowników musi przejąć większy zakres odpowiedzialności, co w dłuższej perspektywie wpływa na ogólne zadowolenie i przebieg procesów operacyjnych. Ostatecznie rozwiązanie to przynosi korzyści tylko w krótkim okresie.
Dlatego ważne jest wdrażanie cięć kosztów w ramach dobrze przemyślanej strategii, która koncentruje się na właściwych obszarach, zamiast po prostu obcinać wydatki o kilka dolarów.
Nakłady inwestycyjne a koszty operacyjne
Nakłady inwestycyjne i wydatki operacyjne to dwie różne strony tej samej monety. Wydatki operacyjne obejmują koszty niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy. Z kolei nakłady inwestycyjne to wydatki przeznaczone na nabywanie, modernizację i utrzymanie aktywów rzeczowych.
15 strategii ograniczania kosztów operacyjnych
Chyba nie sądziliście, że przedstawię problem i nie zaproponuję rozwiązań, prawda? Oto 15 strategii, które możecie wdrożyć już teraz , aby skutecznie ograniczać koszty operacyjne w miarę upływu czasu:
1. Wykorzystaj technologię
Nowe technologie koncentrują się na poprawie efektywności i produktywności, ale przy właściwym wdrożeniu mogą również obniżyć koszty operacyjne. Spośród dostępnych rozwiązań zidentyfikowałem dwa systemy, które mogą bezpośrednio ograniczyć koszty:
Automatyzacja:
Narzędzia automatyzacji upraszczają żmudne i powtarzalne zadania, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na zadaniach generujących przychody, takich jak obsługa klienta, badania i rozwój produktów.
Na przykład narzędzia do automatyzacji księgowości mogą oszczędzać małym firmom czas i pracę, automatycznie realizując procesy finansowe. Automatyzacja zapisów księgowych ogranicza również liczbę błędów manualnych, zapewniając dokładniejsze dane dotyczące przepływów pieniężnych, przychodów, wydatków itp.
Sprawdź niektóre z moich najlepszych programów księgowych, aby zobaczyć, jak mogą wpłynąć na Twoją firmę:
- 8. Reckon One
Have an account? Log In
Przetwarzanie w chmurze:
Oprócz nieograniczonego dostępu do danych i operacji biznesowych z dowolnego miejsca przetwarzanie w chmurze znacznie ogranicza również koszty utrzymania i modernizacji IT z dwóch następujących powodów:
- Ponieważ są one zazwyczaj zarządzane przez zewnętrznego dostawcę, to na nim spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości usługi.
- Korzystają z modelu cenowego płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem, więc firmy płacą wyłącznie za zasoby, które wykorzystują.
Choć rozwiązania te są dostępne od lat, firmy nie dostrzegły jeszcze w pełni korzyści z korzystania z rozwiązań opartych na chmurze, w tym oszczędności kosztów. Ponad połowa liderów biznesowych twierdzi, że nie odnotowuje zwrotu z inwestycji, dlatego wciąż pozostaje długa droga do pełnego wykorzystania tych korzyści.
2. Zlecaj funkcje biznesowe na zewnątrz
Outsourcing drugorzędnych funkcji biznesowych może obniżyć koszty operacyjne, jednocześnie zwiększając produktywność i satysfakcję klientów. Umożliwia firmom dostęp do wysokiej jakości talentów i możliwości bez dodatkowych kosztów administracyjnych i pracowniczych związanych z zatrudnieniem osoby na pełen etat.
Co więcej, usługi zewnętrzne zapewniają kompleksowe wsparcie operacyjne. Na przykład usługa zarządzana poprawi ogólną jakość obsługi klienta dzięki najlepszym narzędziom, procesom i informacjom zwrotnym. Ostatecznie będzie działać jako rozszerzenie Twojej firmy, koncentrując się na pomocy w osiąganiu celów biznesowych.
3. Skup się na trafnych decyzjach rekrutacyjnych
Jeśli outsourcing nie jest dla Ciebie, możesz ograniczyć koszty operacyjne, zatrudniając odpowiednich specjalistów.
- Zatrudniaj pracowników, którzy potrafią łączyć różne obowiązki: Mniejsze firmy zwykle oczekują od pracowników pełnienia wielu ról. Uwzględnienie tych oczekiwań już na etapie rekrutacji pozwala skupić się na pozyskiwaniu osób o różnorodnych umiejętnościach. Możesz na przykład zatrudnić wewnętrznego projektanta stron internetowych, który będzie również okazjonalnie pomagać przy zadaniach związanych z projektowaniem grafiki.
- Zatrudniaj wykonawców, konsultantów i freelancerów: Zaangażowanie pracowników w niepełnym wymiarze czasu to kolejny świetny sposób na ograniczenie wydatków operacyjnych. Otrzymujesz wysokiej jakości pracę bez obciążeń administracyjnych związanych z utrzymywaniem kogoś na liście płac. Znalezienie odpowiedniej osoby może jednak zająć trochę czasu.
Pamiętaj, że istnieje ograniczenie zakresu obowiązków, którymi mogą zarządzać wykonawcy i freelancerzy. Na przykład wykonawcy mogą nie być odpowiednimi osobami do sprzedaży, ale mogą zajmować się takimi zadaniami jak tworzenie stron internetowych, copywriting, SEO, projektowanie grafiki i usługi księgowe realizowane za granicą.
4. Negocjuj z dostawcami
Regularne sprawdzanie umów z dostawcami pomaga upewnić się, że uzyskujesz najlepszą wartość za swoje pieniądze. W rezultacie prawdopodobnie znajdziesz niekorzystne ceny i warunki umów, które można renegocjować, w tym warunki płatności, zakres usług, rabaty i dostawy.
Możesz zmienić warunki umów z dostawcami na swoją korzyść, analizując:
- Większe wolumeny zamówień pozwalają skorzystać ze zniżek ilościowych. Dotyczy to zarówno surowców, jak i oprogramowania. Możesz na przykład uzyskać lepszą cenę systemu ERP w przypadku dłuższej lub bardziej kompleksowej subskrypcji.
- Dłuższe okresy obowiązywania umów dają dostawcom pewność, że zależy Ci na długoterminowym zobowiązaniu. Zachęca to dostawców do oferowania swoich usług i produktów po bardziej konkurencyjnych stawkach.
- Zaktualizowane warunki umowy również mogą przynieść korzyści. Możesz na przykład negocjować krótsze terminy dostaw, aby mieć pewność, że szybciej wprowadzisz produkty lub usługi na rynek. Ogólnie rzecz biorąc, zwiększysz przychody, skracając czas wprowadzania produktu na rynek.
5. Wprowadź plany pracy zdalnej i hybrydowej
Powierzchnia biurowa kosztuje firmy średnio od 5 do 15% całkowitych kosztów operacyjnych. Przejście na hybrydowy lub w pełni zdalny model pracy może znacząco obniżyć te koszty.
Jednak niedawny artykuł w Los Angeles Times wykazał, że w pełni zdalny model pracy WFH jest znany z obniżania produktywności pracowników. Zamiast tego zalecałbym hybrydową organizację pracy. W ten sposób uzyskasz to, co najlepsze z obu światów: ograniczysz koszty operacyjne, minimalizując jednocześnie wpływ na produktywność i przychody.
Nie należy jednak całkowicie odrzucać również w pełni zdalnego modelu pracy. Firmy takie jak Buffer odniosły ogromny sukces dzięki całkowicie zdalnemu środowisku pracy. W rzeczywistości poszły o krok dalej, wprowadzając 4-dniowy tydzień pracy.
6. Przeanalizuj świadczenia pracownicze
Koszty świadczeń pracowniczych stanowią średnio około 30% całkowitego wynagrodzenia pracownika. To ogromna część ogólnego kosztu zatrudnienia (CTC) jednego pracownika. Nie możesz jednak pochopnie ograniczać świadczeń pracowniczych, ponieważ możesz w ten sposób bardzo niezadowolić część pracowników. Zamiast tego zastosuj systematyczne podejście, aby mieć pewność, że nie zrazisz do siebie pracowników.
Najpierw zacznij od przeanalizowania korzystania ze świadczeń pracowniczych. Zidentyfikuj najpopularniejsze i najdroższe świadczenia. Następnie porozmawiaj z pracownikami. Upewnij się, że wiesz, które świadczenia lubią i dlaczego.
Author's Tip
Niektóre świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, nigdy nie powinny być przeznaczone do likwidacji. Przygotuj się jednak do negocjowania nowych warunków, takich jak ograniczenie poziomu usług, aby zmniejszyć obciążenie finansowe firmy.
7. Korzystaj ze zniżek za wcześniejszą płatność
Wiadomo, że dostawcy oferują zniżki firmom, które terminowo opłacają faktury, zwłaszcza mali dostawcy, dla których każda faktura przyczynia się do utrzymania działalności.
Jeśli dostawca oferuje zniżki, zacznij wcześniej regulować faktury, aby z nich skorzystać. Jeśli nie oferuje zniżek za wcześniejszą płatność, dodaj odpowiednią klauzulę podczas renegocjowania umowy. Najprawdopodobniej się zgodzi, jeśli jesteś klientem długoterminowym i masz dobrą historię kredytową.
8. Zidentyfikuj i wyeliminuj zbędne działania
Przeanalizuj codzienną pracę swoich pracowników, aby zidentyfikować konkretne obszary, w których marnują zasoby. Czy na przykład pracownicy odbywają podróże służbowe w celu przeprowadzenia rozmów, które można przeprowadzić podczas wideokonferencji? Czy efektywnie korzystają z oprogramowania?
Porozmawiaj również bezpośrednio z pracownikami, aby zidentyfikować wszelkie nieefektywności, które można wyeliminować w celu obniżenia kosztów operacyjnych, i zaoferuj im zachętę do przekazywania informacji zwrotnych.
9. Przyjmij zrównoważone podejście
Istnieje wiele zrównoważonych inicjatyw, które mogą pomóc planecie. Ponieważ jednak przyglądamy się rozwiązaniom, które bezpośrednio obniżają koszty działalności, ograniczyłem je do dwóch praktyk:
- Przejdź na dokumentację cyfrową: Gdy uwzględni się również koszt korzystania z papieru, całkowity koszt może z łatwością podwoić się lub potroić w stosunku do ceny samego papieru. Firmy mogą całkowicie wyeliminować ten koszt, przechodząc na rozwiązania cyfrowe. Zamiast tego przechowuj dokumenty i pliki w chmurze. Będą łatwiej dostępne, zajmą mniej miejsca, a ich utrzymanie będzie tańsze.
- Zwiększ efektywność energetyczną: Właściciele firm mogą zainwestować w technologie, takie jak panele słoneczne, aby wytwarzać energię w biurach, fabrykach, magazynach itp. Z czasem pozwoli to zaoszczędzić pieniądze. Ponadto możesz kwalifikować się do otrzymania ulg podatkowych za wdrażanie zrównoważonych praktyk na poziomie stanowym lub lokalnym.
10. Przestań płacić za niewykorzystywane subskrypcje
Choć zapomniane subskrypcje mogą nie stanowić dużego problemu, firmy mogą płacić więcej, niż jest to konieczne lub oczekiwane (np. za dodatkowe stanowiska lub usługi, z których nie korzystają w ramach używanego obecnie zestawu oprogramowania księgowego).
Firmy mogą zdecydować się na obniżenie planu usług do bardziej odpowiedniego, wynegocjowanie lepszej oferty lub przejście na wersję bezpłatną. Innym praktycznym rozwiązaniem jest konsolidacja usług dostawców. Na przykład zamiast korzystać z Zooma do spotkań wideo i Dysku Google do przechowywania plików, można rozważyć użycie Microsoft Teams, który oferuje obie funkcje.
11. Korzystaj ze spostrzeżeń opartych na danych
Ograniczanie kosztów nie polega na rzucaniu pomysłów na ścianę i liczeniu na to, że któryś z nich się przyjmie (oczywiście można tak robić, ale nie jest to zalecane). Lepszym podejściem jest wykorzystanie istniejących danych dotyczących kosztów do identyfikowania i optymalizowania wydatków. Może to jednak być skomplikowane, jeśli firma jest duża i składa się z wielu współzależnych elementów.
W tym miejscu pomocny może być system ERP. Łączy on poszczególne procesy biznesowe, zapewniając wgląd w cały obraz działalności — od sprzedaży i marketingu po zapasy i dostawy. Systemy ERP oferują również narzędzia analityki predykcyjnej do oceny przyszłych potrzeb w zakresie łańcucha dostaw, utrzymania, zatrudnienia itp.
12. Nie bój się porównywać ofert
Omówiliśmy już tę kwestię wcześniej w kontekście umów z dostawcami i ograniczania marnotrawstwa. Poszukiwanie alternatyw nie powinno jednak ograniczać się do corocznego przeglądu.
Ludzie są istotami przyzwyczajonymi do rutyny. Lubimy trzymać się tego, co obecnie działa. Czasami jednak dostępne są lepsze opcje — nowe technologie, tańsze rozwiązania, korzystniejsze oferty itp. Wypatruj tańszych alternatyw dla tego, z czego obecnie korzystasz. Możesz przejść na nowy produkt albo wykorzystać zmianę jako argument w negocjacjach lepszej oferty z obecnym dostawcą.
13. Ustal jasne zasady dotyczące wydatków
Jeśli Twoja firma zwraca pracownikom poniesione wydatki, rozważ ustalenie jasnych wytycznych dotyczących dziennych limitów na kartach, kosztów podróży i formatów raportowania. Wyraźne zasady zagwarantują, że pracownicy nie będą niewłaściwie korzystać z firmowej karty kredytowej, a jednocześnie pomogą ograniczyć niepotrzebne wydatki.
More Articles
14. Usprawnij interakcje z klientami
Podczas kontaktu z firmą klienci nadal preferują interakcje z człowiekiem. Zapewnianie takich doświadczeń może jednak być kosztowne.
Firmy mogą ograniczyć te wydatki, kwalifikując zapytania klientów. Mogą korzystać z technologii, takich jak chatboty oparte na sztucznej inteligencji, aby odpowiadać na proste pytania, a bardziej złożone potrzeby przekazywać pracownikowi obsługi klienta.
Innym podejściem jest inwestycja w utworzenie centrum pomocy ze szczegółową dokumentacją dotyczącą rozwiązywania różnych problemów. Klienci mogą korzystać z niego, aby samodzielnie znajdować rozwiązania, a pracownicy — aby rozwiązywać zgłaszane kwestie.
15. Stale analizuj i dostosowuj działania
Wdrożyłeś wszystkie rozwiązania niezbędne do obniżenia kosztów operacyjnych. Nie oznacza to jednak, że wszystko jest idealne. Mogą istnieć obszary i procesy wymagające optymalizacji, aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty.
Aby wskazać te obszary, musisz stale monitorować istniejące i nowe procesy, porównywać je z danymi historycznymi oraz wprowadzać korekty, aby w pełni wykorzystać możliwości wprowadzonych zmian. Wdrożenie systemu ERP może Ci w tym pomóc. Oferuje moduły do pomiaru procesów biznesowych i identyfikowania nadmiernych wydatków.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o działalności operacyjnej
Gotowy, aby usprawnić działalność operacyjną swojej firmy za pomocą technologii? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i spostrzeżenia od liderów biznesu kształtujących branżę technologiczną.
