Koszty zobowiązań mogą szybko narastać. Nowoczesne firmy korzystają z oprogramowania do automatyzacji zobowiązań, aby zminimalizować koszty prowadzenia działu zobowiązań.
Oprogramowanie do automatyzacji AP wykorzystuje technologie takie jak sztuczna inteligencja (AI), inteligentne przetwarzanie dokumentów i przetwarzanie języka naturalnego. Technologie te pomagają przetwarzać faktury, podejmować decyzje na podstawie danych oraz wyodrębniać dane z faktur i wprowadzać je do systemu księgowego.
W tym przewodniku wyjaśniam znaczenie automatyzacji zobowiązań oraz to, jak może ona usprawnić proces pracy działu zobowiązań.
Czym jest automatyzacja zobowiązań?
Automatyzacja zobowiązań (AP) to proces wykorzystywania oprogramowania do automatyzacji powtarzalnych zadań. Systemy te wykorzystują nowoczesne technologie, takie jak zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) oraz AI do automatyzacji procesów.
Na przykład rozwiązania AP mogą automatycznie dopasowywać faktury do zamówień zakupu. Alternatywnie można skonfigurować system tak, aby automatycznie kierował faktury do członka zespołu na podstawie procesu zatwierdzania.
Rozwiązania AP lokalne a chmurowe
Rozwiązania do obsługi zobowiązań mogą być lokalne lub oparte na chmurze. Lokalne oprogramowanie AP zazwyczaj działa w oparciu o infrastrukturę sprzętową firmy, podczas gdy rozwiązania chmurowe są dostępne z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
Chociaż rozwiązania chmurowe wiążą się z własnym zestawem zagrożeń (np. potencjalnymi naruszeniami bezpieczeństwa danych i przestojami oprogramowania), korzyści związane z łatwym dostosowywaniem, współpracą między zespołami i większą widocznością często przeważają nad tymi zagrożeniami.
Czy automatyzacja AP naprawdę aż tak pomaga?
Automatyzacja AP może zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy. Zgodnie z raportem IOFM średni koszt przetwarzania faktur w zależności od ich liczby wynosi:
| Liczba faktur | Średni koszt przetworzenia faktury z automatyzacją | Średni koszt przetworzenia faktury bez automatyzacji | Różnica w koszcie jednej faktury wynikająca z automatyzacji |
|---|---|---|---|
| Liczba fakturMniej niż 20,000 | Średni koszt przetworzenia faktury z automatyzacją$12.98 | Średni koszt przetworzenia faktury bez automatyzacji$15.97 | Różnica w koszcie jednej faktury wynikająca z automatyzacji$2.99 |
| Liczba faktur20,000–100,000 | Średni koszt przetworzenia faktury z automatyzacją$4.24 | Średni koszt przetworzenia faktury bez automatyzacji$6.10 | Różnica w koszcie jednej faktury wynikająca z automatyzacji$1.86 |
| Liczba fakturWięcej niż 100,000 | Średni koszt przetworzenia faktury z automatyzacją$3.18 | Średni koszt przetworzenia faktury bez automatyzacji$3.62 | Różnica w koszcie jednej faktury wynikająca z automatyzacji$0.44 |
Niezależnie od liczby faktur automatyzacja AP, faktur i wydatków może zaoszczędzić tysiące dolarów na wszystkich fakturach. Oprócz obniżenia kosztów przetwarzania faktur systemy automatyzacji AP oszczędzają działowi zobowiązań mnóstwo czasu i zasobów, pozwalając mu skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego zaangażowania.
Jak działa automatyzacja zobowiązań?
Proces automatyzacji AP rozpoczyna się, gdy otrzymasz fakturę. Kompleksowe rozwiązanie automatyzacyjne może wyodrębnić dodatkowe informacje z faktury, zrealizować cały proces AP i przetworzyć płatność.
Każdy system automatyzacji AP składa się z trzech elementów:
Have an account? Log In
Organizowanie faktur i rachunków
System automatyzacji AP porządkuje faktury z wielu źródeł, w tym faktury znajdujące się w skrzynce odbiorczej, faktury otrzymane za pośrednictwem portalu dostawcy oraz faktury wysłane do Ciebie w formie papierowej. System przekształca faktury papierowe w faktury elektroniczne.
Dyrektorzy finansowi, którzy chcą pomóc działowi zobowiązań zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji ręcznych zadań, mogą polegać na oprogramowaniu do automatyzacji AP, ponieważ dział zobowiązań nie będzie już musiał sortować i porządkować faktur.
Zatwierdzanie, opłacanie i dopasowywanie faktur
Po wyodrębnieniu przez oprogramowanie do automatyzacji AP informacji z faktur i wprowadzeniu ich do systemu odpowiedni członkowie zespołu AP muszą zatwierdzić fakturę.
System automatycznie kieruje fakturę do właściwego członka zespołu. Członek zespołu musi sprawdzić poprawność faktury i jej zgodność z warunkami umowy. W niektórych systemach można zautomatyzować proces dopasowywania do umowy, aby system wykonał to za Ciebie.
System wysyła zatwierdzone faktury do oprogramowania księgowego lub systemu ERP w celu dokonania płatności.
Po zrealizowaniu płatności system AP dopasowuje faktury do kwoty i odbiorców wskazanych na wyciągu bankowym.
Prowadzenie dokumentacji i audyt
Wszystkie faktury i płatności są dodawane do bazy danych, dzięki czemu możesz się do nich odwołać w razie potrzeby w przyszłości. Ponadto realizacja całego procesu zobowiązań z tytułu dostaw i usług (AP) za pomocą jednego systemu pomaga utworzyć ścieżkę audytu. Podczas audytu możesz bez większych trudności śledzić konkretną fakturę lub płatność, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.
Oprogramowanie do automatyzacji AP a automatyzacja we własnym zakresie
Możesz skorzystać z rozwiązania do automatyzacji AP albo zdecydować się na podejście realizowane we własnym zakresie. Jeśli nie masz wiedzy technicznej, łatwiej będzie skorzystać z oprogramowania. Podejście realizowane samodzielnie wymaga pewnej wiedzy technicznej, nawet jeśli korzystasz z narzędzia niewymagającego kodowania.
Wskazówka autora
Pamiętaj, że każda z tych opcji prawdopodobnie będzie wymagać poparcia interesariuszy. Najpewniej trzeba będzie przekonać ich, dlaczego decydujesz się na automatyzację AP i jakie korzyści przyniesie ona całej firmie.
Łatwiejszy wybór: oprogramowanie do automatyzacji AP
Rozwiązania programowe do automatyzacji AP wiążą się z kosztami. Jeśli jednak wybierzesz odpowiednie rozwiązanie, z nawiązką pokryjesz jego koszt dzięki zaoszczędzonemu czasowi oraz szybszym i wydajniejszym procesom.
Oto, jak oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań z tytułu dostaw i usług realizuje proces zobowiązań:
- Cyfryzacja danych z faktur: Oprogramowanie do automatyzacji AP wykorzystuje OCR do odczytywania faktur i przekształcania ich w dane cyfrowe. Alternatywnie możesz umożliwić dostawcom bezpośrednie przesyłanie faktur elektronicznych.
- Porównywanie faktur: System porównuje dane z faktury z odpowiednimi zamówieniami zakupu i potwierdzeniami dostawy. Automatyczne porównywanie zapewnia, że wszystkie faktury są poprawne i zgodne z warunkami umowy.
- Przekierowanie faktury do zatwierdzenia: System przekierowuje fakturę do odpowiedniego członka zespołu lub działu na podstawie wstępnie skonfigurowanych reguł. Możesz również skonfigurować alerty lub przypomnienia, aby zapewnić terminowe zatwierdzanie.
- Płatność: Po oznaczeniu faktury jako zatwierdzonej system automatyzacji AP realizuje płatność lub planuje ją zgodnie z warunkami umowy. Dzięki temu możesz wykorzystać dostępny okres kredytowania i optymalizować przepływy pieniężne. Alternatywnie system może realizować płatności w czasie rzeczywistym, gdy dostępny jest rabat za wcześniejszą płatność. System przekazuje również odpowiednie informacje do systemu księgowego, który z kolei aktualizuje bilans.
- Uzgadnianie: Po wypłaceniu środków system porównuje płatności z kwotami na wyciągu bankowym, aby upewnić się, że kwota i odbiorcy są prawidłowi.
- Raportowanie: Jedną z największych zalet korzystania z systemu automatyzacji AP jest możliwość uzyskiwania wartościowych raportów. System wykorzystuje dane zebrane podczas realizacji procesów AP do generowania szczegółowych raportów. Raporty te zawierają informacje o tym, na co firma wydaje pieniądze, i pomagają identyfikować możliwości ograniczenia kosztów.
Oprogramowanie zapewniające automatyzację od początku do końca eliminuje potrzebę korzystania z papierowych faktur. Zajmuje się procesami manualnymi, dzięki czemu dział zobowiązań może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Wybór z myślą o oszczędnościach: automatyzacja AP we własnym zakresie
Samodzielna automatyzacja procesów AP pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze, ale może być dość czasochłonna.
Najłatwiejszym sposobem na zautomatyzowanie procesu AP jest użycie narzędzia do automatyzacji niewymagającego kodowania, takiego jak Zapier. Możesz na przykład skonfigurować Zapier tak, aby pobierał informacje z faktur. Pamiętaj, że korzystanie z narzędzia do automatyzacji niewymagającego kodowania wiąże się z różnymi wyzwaniami. Po pierwsze, narzędzie musi integrować się z innymi używanymi przez Ciebie rozwiązaniami programowymi do fakturowania, wprowadzania danych i płatności.
Jeśli narzędzie do automatyzacji nie integruje się z jednym z rozwiązań, nie możesz utworzyć kompleksowego procesu automatyzacji. Dokładny proces samodzielnego konfigurowania automatyzacji AP zależy od używanych narzędzi. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, najlepszym rozwiązaniem będzie Zapier.
Jeśli chcesz od razu rozpocząć automatyzację procesów i mieć możliwość uzyskania pomocy, gdy coś nie działa, najlepiej zainwestować w kompletne rozwiązanie do automatyzacji AP.
Korzyści z automatyzacji AP
Oprócz usprawnienia procesu pracy działu AP automatyzacja AP przynosi korzyści w wielu obszarach działalności firmy. Oto najważniejsze korzyści z automatyzacji AP:
Oszczędności kosztów
Automatyzacja AP pozwala oszczędzać pieniądze na wielu płaszczyznach. Na przykład systemy automatyzacji integrują się z aplikacjami biznesowymi, eliminując potrzebę ręcznego przenoszenia informacji.
Jedną z głównych korzyści z oprogramowania do obsługi zobowiązań jest zapobieganie błędom, co pozwala zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie trzeba byłoby poświęcić na ich późniejsze poprawianie.
Ponieważ automatyzacja AP pozwala szybciej przetwarzać faktury i realizować płatności, pomaga korzystać z rabatów za wcześniejszą płatność.
Uzyskanie rabatów za wcześniejszą płatność bez automatyzacji może być dużym wyzwaniem — według IOFM większość firm korzysta z mniej niż 21% ofert rabatów za wcześniejszą płatność, a 12% firm nie korzysta z żadnych rabatów za wcześniejszą płatność.
Większa wydajność i dokładność
Wydajne procesy pomagają obniżyć koszty procesów zobowiązań, przyspieszyć cykle zatwierdzania, umożliwić przydzielanie zasobów do zadań przynoszących większą wartość, takich jak analiza wzorców wydatków, oraz zwiększyć produktywność pracowników.
Oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań poprawia również dokładność, ponieważ nie jest narażone na ryzyko błędu ludzkiego tak jak pracownicy. Automatyzacja procesów zobowiązań minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego, co jest korzystne przed sezonem podatkowym.
Dokładność ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga zachować zgodność z przepisami, budować zaufanie dostawców i interesariuszy oraz generować dokładne raporty, które umożliwiają podejmowanie trafnych decyzji finansowych.
Współpraca zespołowa
Zespoły zajmujące się rejestrowaniem i zatwierdzaniem faktur mają dostęp w czasie rzeczywistym do wszystkich faktur i plików, co pomaga usprawniać obiegi pracy. Dzięki temu zespoły mogą współpracować przy fakturach bez konieczności szukania dokumentu, potwierdzania szczegółów przez e-mail lub telefon oraz radzenia sobie z nieścisłościami.
Wszystkie zespoły — ds. zobowiązań, finansów i księgowości — mogą przeglądać te same dane niezależnie od swojej lokalizacji. Dzięki temu zespoły mogą szybciej rozwiązywać rozbieżności.
Na przykład, gdy dostawca dzwoni w sprawie rozbieżności w płatności, zespół ds. zobowiązań może skontaktować się z księgowością i odwołać się do transakcji w systemie, bez konieczności ręcznego wyszukiwania jej na wyciągu bankowym. Dzięki scentralizowanemu dostępowi do danych zobowiązań zespoły mogą wspólnie sprawniej rozwiązać zapytanie dostawcy.
Większe zadowolenie dostawców
Systemy automatyzacji zobowiązań oferują również korzyści wykraczające poza samą firmę. Regularne terminowe opłacanie dostawców buduje dobre relacje, dzięki czemu firma staje się preferowanym partnerem biznesowym. Relacje te mogą być atutem, gdy potrzebna jest pilna dostawa lub przysługa w trudnej sytuacji.
Podejmowanie decyzji na podstawie danych
Dane są paliwem napędzającym rozwój firmy, ponieważ pomagają podejmować świadome decyzje.
W rzeczywistości 40% organizacji podejmujących decyzje na podstawie danych osiąga najlepsze wyniki w porównaniu z organizacjami, które podejmują decyzje intuicyjnie.
Rozwiązania do automatyzacji zobowiązań konsolidują w czasie rzeczywistym informacje ze wszystkich transakcji. Wykorzystują te informacje do tworzenia interaktywnych wykresów i szczegółowych raportów.
Wykresy i raporty zapewniają zespołom finansowym przejrzystość, wgląd w dane oraz możliwość śledzenia metryk potrzebnych do podejmowania strategicznych decyzji.
Zapobieganie oszustwom
Zapobieganie oszustwom jest dużym wyzwaniem.
Oto dlaczego: według badania Globalne badanie przestępczości gospodarczej i oszustw PwC 2022 ponad połowa dużych firm co roku doświadcza pewnego rodzaju oszustw związanych z fakturami.
Aby zobrazować, ile może to kosztować firmę: według Raportu ze spisu specjalistów ds. finansów 2022, w którym wzięło udział 2750 starszych specjalistów ds. finansów, szacowany średni roczny koszt oszustw związanych z fakturami wynosi $280,000 na firmę średniej wielkości.
Rozwiązania automatyzacji oparte na sztucznej inteligencji mogą identyfikować niezgodności w transakcjach, zmniejszając prawdopodobieństwo powodzenia takich oszustw. System monitoruje wszystkie transakcje, a gdy wykryje anomalię, powiadamia odpowiedniego członka zespołu.
Najlepsze systemy mają wbudowane funkcje bezpieczeństwa i rozliczalności, które ułatwiają wykrywanie oszustw oraz identyfikowanie osoby za nie odpowiedzialnej. Zapobieganie oszustwom ma kluczowe znaczenie dla zachowania zgodności z przepisami i ochrony aktywów.
Wdrażanie oprogramowania do automatyzacji zobowiązań
Ogólnie rzecz biorąc, oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań jest kluczem do obniżenia kosztów automatyzacji procesów zobowiązań. Oto kilka krótkich wskazówek dotyczących wdrożenia, które pomogą rozpocząć pracę:
- Określ swoje wymagania: Jakie są cele Twojej firmy i w jaki sposób automatyzacja zobowiązań (AP) pomoże je osiągnąć? Zanim zaczniesz szukać rozwiązania, znajdź odpowiedź na to pytanie.
- Zbuduj zespół: Podobnie jak w przypadku każdego wdrożenia oprogramowania, musisz zebrać kluczowy zespół — od interesariuszy po działy IT, zakupów, księgowości i inne. W trakcie tego procesu ustal, kto znajdzie się w zespole odpowiedzialnym za wdrożenie.
- Przeprowadź rozeznanie: Gdy będziesz gotowy rozpocząć budowę rozwiązania lub poszukiwania, ważne jest, aby przeanalizować potencjalnych dostawców spełniających Twoje kryteria. Nie obawiaj się poprosić o prezentacje, jeśli są oferowane, ani zapisać się na bezpłatne okresy próbne, aby naprawdę poznać rozwiązanie.
Gdy wszystko będzie już przygotowane, a Ty nadal nie będziesz wiedzieć, od czego zacząć, zebrałem kilku najlepszych dostawców oprogramowania AP, aby ułatwić Ci rozpoczęcie poszukiwań.
Zautomatyzuj obsługę zobowiązań (AP)
Zespoły AP i tak mają pełne ręce roboty. Zamiast zmuszać je do poświęcania czasu na ręczne wprowadzanie danych i przekształcanie fizycznych faktur od dostawców w e-faktury, pozwól im zająć się strategicznymi zadaniami, takimi jak analizowanie przepływów pieniężnych i wzorców wydatków.
Skorzystaj z oprogramowania do automatyzacji AP, aby zautomatyzować zatwierdzanie faktur, przetwarzanie płatności i inne ręczne zadania w ramach przepływu pracy. Dzięki temu obniżysz całkowite koszty obsługi AP, zwiększysz możliwości swojego zespołu AP i podejmiesz trafniejsze decyzje na podstawie rzeczywistych danych.
Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj newsletter The CFO Club, aby co tydzień otrzymywać na swoją skrzynkę więcej podobnych wskazówek.