Jak zautomatyzować raporty wydatków w 6 krokach

Zatwierdzanie raportów wydatków jest żmudnym zadaniem i zapewniam, że Twoi pracownicy nie są szczególnie zachwyceni koniecznością ich tworzenia. Automatyzacja wydatków może pomóc Tobie i Twoim pracownikom na dobre uwolnić się od tego powtarzalnego cyklu raportowania i zatwierdzania.

Czym jest automatyzacja raportów wydatków?

Automatyzacja raportów wydatków polega na korzystaniu z oprogramowania do raportowania wydatków lub przynajmniej z dobrych, ustandaryzowanych raportów, aby przyspieszyć lub pominąć żmudne, cykliczne zadania, takie jak weryfikowanie raportów i przetwarzanie zwrotów kosztów.

Nowoczesne rozwiązania do zarządzania wydatkami zajmują się jednak czymś więcej niż tylko podstawami. Są zaprojektowane tak, aby automatyzować i usprawniać niemal każdą część procesu, w tym rejestrowanie, śledzenie, zatwierdzanie i wypłacanie podlegających zwrotowi wydatków.

Dlaczego warto automatyzować raporty wydatków?

Dlaczego inwestować w tę technologię i przeprojektowywać proces zatwierdzania wydatków? Cóż, jeśli nie automatyzujesz obiegu zatwierdzania zwrotów kosztów, tracisz możliwość zaoszczędzenia znacznych kwot. Porozmawiajmy o tym, dlaczego warto automatyzować raporty wydatków:

• Mniej błędów: Global Business Travel Association podaje, że 19% wszystkich raportów wydatków zawiera błędy. Raport wyjaśnia również, że firmy poświęcają średnio 18 minut na poprawienie każdego błędu. To ogromna strata czasu, energii i kosztów pracy. Do korzyści z oprogramowania do zarządzania wydatkami należy ograniczenie liczby błędów, co może zaoszczędzić tysiące dolarów, szczególnie w sezonie podatkowym.
• Szybsze zatwierdzanie: Menedżerowie mogą zatwierdzać raporty wydatków jednym kliknięciem, bez konieczności korzystania z czasochłonnych i nieporęcznych arkuszy kalkulacyjnych. Nie musisz również rozdzielać obowiązków związanych z zatwierdzaniem, ponieważ dostępne są wszystkie dane, w tym rachunki oraz imię i nazwisko osoby, która zatwierdziła raport wydatków.
• Większa efektywność: Automatyzacja usprawnia i przyspiesza cały proces — od przesłania raportu do jego zatwierdzenia. Eliminuje wiele ręcznych zadań, takich jak wprowadzanie danych do raportu, sprawdzanie, czy wszystkie wydatki podlegają zwrotowi zgodnie z polityką wydatków, oraz wypłacanie zwrotów kosztów.
• Procesy przyjazne pracownikom: Kopiowanie danych z rachunku do raportu służbowego nie przekłada się szczególnie na satysfakcję z pracy. Oddelegowanie rutynowych zadań do oprogramowania uwalnia czas pracowników, który mogą przeznaczyć na strategię lub innowacje, a oba te obszary mogą zwiększać satysfakcję z pracy.
• Lepszy wgląd w wydatki: Brak widoczności jest częstym problemem — liderzy nie wiedzą, ile wydano, aż do końca miesiąca. Jak powiedziała serwisowi PYMNTS Adriana Carpenter, dyrektor finansowa w Emburse:

Firmy mają trudności z uzyskaniem wglądu w wydatki dokonywane przez pracowników. … Od 20 do 40% wydatków jest realizowanych przez pracowników bez korzystania ze scentralizowanego procesu

Wgląd w czasie rzeczywistym w schematy wydatków pomaga dyrektorom finansowym i zespołom finansowym podejmować terminowe decyzje oparte na danych. Systemy automatyzacji zarządzania wydatkami zapewniają widok w czasie rzeczywistym. Gdy pracownicy przesyłają wydatki, funkcja analityczna oprogramowania konsoliduje te dane, tworząc przejrzyste wykresy i raporty.

Jak automatyzować raporty wydatków: przewodnik krok po kroku

Automatyzacja raportów wydatków pracowników jest stosunkowo prosta. Najważniejsze jest tutaj oprogramowanie do raportowania wydatków, z którego korzystasz, dlatego wybierz je rozważnie.

Po wdrożeniu systemu wykonaj następujące kroki:

1. Skonfiguruj oprogramowanie do automatyzacji wydatków

Konfiguracja obejmuje dostosowanie oprogramowania do procedur zatwierdzania. Na tym etapie wprowadzasz również zasady i limity określone w polityce wydatków. 

Po skonfigurowaniu wszystkiego nadaj odpowiednim członkom zespołu uprawnienia zgodne z ich rolami.

2. Pracownik rejestruje wydatek

Za każdym razem, gdy pracownik płaci z własnej kieszeni, rejestruje ten wydatek w oprogramowaniu. Następnie jest on pobierany bezpośrednio z Twojego konta wydatków.

Najlepiej korzystać z rozwiązania przyjaznego urządzeniom mobilnym, aby pracownicy mogli rejestrować wydatki w dowolnym miejscu. Większość rozwiązań programowych pozwala pracownikom przesłać zdjęcie rachunku podczas rejestrowania wydatku, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

3. Polityka wydatków jest uwzględniana (automatycznie)

Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji wydatków automatycznie sprawdza wydatki pod kątem zgodności z polityką wydatków, weryfikując zasady i progi, takie jak kategorie wydatków kwalifikujące się do zwrotu oraz limity wydatków. 

W zależności od struktury działu księgowości powiadomienia w czasie rzeczywistym za każdym razem, gdy raporty wydatków przejdą ten etap, otrzymasz Ty, kontroler finansowy lub inny członek zespołu.

4. Zatwierdzenie zwrotu kosztów

Po otrzymaniu powiadomienia osoba odpowiedzialna za ten system sprawdza raporty wydatków, porównuje szczegóły z paragonem lub fakturą i zatwierdza je jednym kliknięciem. Niektóre systemy nie wymagają nawet wykonania tej czynności, jeśli wydatek mieści się w ustalonych progach kontroli, automatyzując jeszcze większą część procesu.

Pracownicy otrzymują pieniądze, a wszystkie zwroty kosztów są automatycznie rejestrowane w firmowym systemie księgowym.

5. Utworzenie ścieżki audytu (automatyczne)

Automatyczne systemy zarządzania wydatkami prowadzą kompleksową ścieżkę audytu dla każdego wydatku poniesionego przez pracownika. 

System przechowuje cyfrową kopię wszystkich istotnych dokumentów, w tym paragonów i raportów wydatków, znacznie ułatwiając audyty wewnętrzne wszystkim zaangażowanym osobom.

6. Sprawdzanie analiz & raportów

Najlepsze rozwiązania programowe oferują wbudowane analizy i raportowanie. Możesz sprawdzić między innymi, ile wydali pracownicy oraz jakie były odchylenia od zaplanowanych wartości budżetowych. 

Dane te stanowią również podstawę do prognozowania wydatków firmy w kolejnym okresie.

Znajdź odpowiednie narzędzie do automatyzacji raportów wydatków

Zauważ, że cały zautomatyzowany proces zależy od oprogramowania do automatyzacji wydatków? 

Dlatego ważne jest, aby wybrać oprogramowanie, które obsługuje Twój przepływ pracy i oferuje funkcje potrzebne Twojej firmie. Oto, na co należy zwrócić uwagę:

Konkretne funkcje

Szukaj funkcji takich jak konfigurowalne przepływy zatwierdzania, kontrole zgodności z polityką oraz analizy i raportowanie.

Funkcje te oszczędzają dużo czasu i minimalizują liczbę błędów w procesie. Na przykład optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) pomaga wyodrębniać informacje z paragonów i automatycznie wprowadzać je do raportów. Oszczędza to czas i minimalizuje błędy wynikające z przypadkowego naciśnięcia niewłaściwego klawisza.

Łatwa konfiguracja

Niektóre narzędzia są nadmiernie skomplikowane. Choć oferują wiele możliwości, stosunek korzyści do kosztów może okazać się niekorzystny, jeśli konfiguracja oprogramowania zajmuje miesiące i wymaga wyznaczenia pracownika do jego obsługi. 

Szukaj oprogramowania, które jest łatwe w konfiguracji i oferuje potrzebne funkcje.

Dostępność na urządzeniach mobilnych

Twoi pracownicy mogą mieć wiele obowiązków. Mogą zapomnieć zarejestrować wydatki lub zgubić paragony, będąc w drodze.

Aplikacje mobilne ułatwiają rejestrowanie wydatków — za każdym razem, gdy pracownik dokonuje płatności, może zrobić telefonem zdjęcie paragonu i przesłać je do aplikacji.

Opcje dostosowywania

Oprogramowanie do automatyzacji raportów wydatków powinno umożliwiać dostosowanie kategorii, tagów i innych ustawień do unikalnych potrzeb Twojej firmy. 

Aplikacja powinna również umożliwiać ustawienie szczegółowych uprawnień użytkowników, aby można było kontrolować, kto może wyświetlać, modyfikować i zatwierdzać wydatki.

Obsługa klienta

Jak szybko otrzymasz pomoc, gdy będzie Ci potrzebna? Przed rejestracją zapoznaj się z opiniami o dostawcy, aby upewnić się, że zespół wsparcia stosuje odpowiednie metody działania i szybko reaguje.

Integracje

Czy oprogramowanie do automatyzacji wydatków integruje się z Twoim systemem ERP lub innymi regularnie używanymi narzędziami, takimi jak Slack?

Integracja umożliwia wymianę informacji między aplikacjami, co ułatwia automatyzację. Na przykład w zintegrowanym systemie, gdy dział finansowy zatwierdzi wydatek do zwrotu, system zarządzania wydatkami przekazuje tę informację do oprogramowania księgowego. Oprogramowanie księgowe wykorzystuje te dane o wydatku do aktualizacji sprawozdań finansowych (rachunku zysków i strat, bilansu oraz rachunku przepływów pieniężnych) i odpowiednich kont księgowych.

Co należy rozważyć przed wdrożeniem automatyzacji raportów wydatków

Zanim zdecydujesz się na dostawcę usług oprogramowania, zastanów się nad wyzwaniami, z którymi możesz się zmierzyć po drodze. Zapewni Ci to większą kontrolę nad procesem wdrażania i zminimalizuje opóźnienia. Oto kilka typowych kwestii, które należy rozważyć:

1. Potrzeby Twojej firmy

W internecie można znaleźć najbardziej zaawansowane oprogramowanie. Ale czy Twoja firma potrzebuje wyrafinowanego systemu? Jeśli prowadzisz rozwijającą się firmę SaaS, przyjazne początkującym rozwiązanie ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami może być lepszym wyborem.

Warto również wziąć pod uwagę liczbę i złożoność wydatków, liczbę użytkowników oraz gotowe integracje dostępne w oprogramowaniu.

2. Budżet i zwrot z inwestycji

Zautomatyzowane systemy mogą być kosztowne, a do rozważenia jest coś więcej niż tylko cena zakupu. Należy również uwzględnić koszty szkoleń, wdrożenia i utrzymania.

Czy te koszty mieszczą się w Twoim obecnym budżecie? Jeśli tak, przeprowadź szybką analizę kosztów i korzyści. Na przykład jeśli jesteś właścicielem małej firmy, która przetwarza tylko kilka raportów wydatków, koszt zaawansowanego systemu może znacznie przewyższać płynące z niego korzyści.

3. Akceptacja systemu przez pracowników i szkolenia

Według badania firmy Gartner 60% pracowników odczuwa frustrację z powodu nowego oprogramowania. Jeśli pracownicy są przyzwyczajeni do procesu opartego na dokumentacji papierowej, przejście na rozwiązanie cyfrowe może wydawać się przytłaczające.

Jest to mniejszy problem, jeśli Twoje rozwiązanie jest dość łatwe w obsłudze. Jednak w przypadku złożonych systemów konieczne będzie zapewnienie kompleksowych szkoleń, przejrzystej dokumentacji i stałego wsparcia, aby ułatwić przejście oraz zachęcić pracowników do korzystania z systemu.

4. Zarządzanie zmianą i komunikacja

Wdrożenie nowego procesu zatwierdzania wydatków to istotna zmiana. Pośpiech podczas wdrożenia i radykalna zmiana procesu raportowania wydatków mogą zakłócić działalność firmy.

Pracownicy mogą na przykład popełniać błędy podczas korzystania z oprogramowania lub oprogramowanie może nie współdziałać prawidłowo z systemem księgowym. Zaplanowanie działań na wypadek tych wyzwań przed wdrożeniem pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.

A co z kartami wirtualnymi?

Czy w świecie kart wirtualnych naprawdę potrzebujesz raportów wydatków? Oczywiście karty wirtualne to świetny sposób na uniknięcie kłopotów związanych z przetwarzaniem raportów wydatków, ale tylko 38% firm z USA i Kanady korzysta z kart wirtualnych. 

Nawet w przypadku karty wirtualnej zdarzają się sytuacje, w których pracownicy muszą utworzyć raport wydatków, a Ty musisz go zatwierdzić.

Na przykład dostawca może nie akceptować określonych form płatności albo akceptować wyłącznie gotówkę. Być może pracownik nie ma dostępu do karty wirtualnej lub płatność nie powiedzie się podczas korzystania z karty. Ogólnie rzecz biorąc, karty wirtualne świetnie sprawdzają się, gdy działają… po prostu nie zawsze działają.

Pożegnaj ręczne zarządzanie wydatkami

Nie lubisz zarządzać papierowymi rachunkami, ręcznie wprowadzać danych i obsługiwać wyciągów z kart kredytowych? Korzystaj z oprogramowania do automatyzacji zarządzania wydatkami i pożegnaj się z ręcznymi procesami. Wdrożenie automatyzacji wydatków wiąże się z początkowym kosztem, ale może przełożyć się na oszczędności znacznie przewyższające tę cenę, pod warunkiem że wybierzesz odpowiednie narzędzie.

Gotowy, aby rozwijać swoje kompetencje jako lider finansów? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać fachowe porady, poradniki i spostrzeżenia od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.