Se o fluxo de caixa é uma preocupação, gostaria de começar por lhe dar o pequeno conforto de saber que não está sozinho. A gestão financeira empresarial ocupa os pensamentos de praticamente todos os proprietários, líderes e gestores de empresas.
Como posso prolongar a minha autonomia financeira? Devo investir esse dinheiro? Em quê?
Compreendo. Depois de recentemente me ter sentido novamente stressado com o dinheiro, decidi anotar as 10 estratégias que implementei para ajudar a controlar os custos, otimizar o fluxo de caixa e finalmente permitir-me tirar férias.
Como é uma gestão financeira eficaz?
A gestão financeira é a prática de definir objetivos, elaborar orçamentos, monitorizar os fluxos de caixa e utilizar os lucros de forma inteligente. Independentemente do seu setor, faz parte do negócio.
Ter um conhecimento sólido das finanças da sua empresa garante que pode:
- Antecipar e preparar-se para despesas inesperadas
- Reduzir o stress financeiro
- Obter um maior controlo sobre o fluxo de caixa
- Alocar recursos de forma estratégica
- Tomar decisões informadas com confiança
- Procurar novas oportunidades
- Garantir estabilidade financeira a longo prazo
- Criar um crescimento sustentável
Mas há uma razão para mais de metade de todas as empresas falharem no primeiro ano: não é fácil.
Eis dez sugestões de gestão financeira empresarial para o ajudar a conservar mais dinheiro.
1. Avalie criticamente a sua situação financeira atual
Antes de poder implementar qualquer uma das seguintes estratégias de gestão financeira, precisa de compreender claramente a sua situação financeira atual. Por isso, comece por aqui:
- Reúna todos os documentos financeiros relevantes. Inclua extratos bancários, faturas, recibos, declarações fiscais e as seguintes demonstrações financeiras (conhecidas como um modelo de três demonstrações financeiras): demonstrações de resultados, balanços e demonstrações de fluxos de caixa. Em conjunto, estes elementos ajudam-no a identificar sistematicamente os pontos fortes e fracos da sua empresa.
- Classifique os diferentes tipos de despesas. Divida as despesas em despesas operacionais e despesas de capital para compreender onde o dinheiro está a ser gasto.
- Calcule o seu lucro líquido. Subtraia as despesas totais às receitas totais para compreender a sua rentabilidade global e identificar áreas onde pode reduzir custos ou aumentar as receitas.
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2. Desenvolva técnicas sólidas de elaboração de orçamentos
Esperar melhorar a posição de caixa da sua empresa sem um plano bem pensado e um orçamento realista simplesmente não vai resultar.
É preciso tanta energia para desejar como para planear.
Eleanor Roosevelt
Utilize estas técnicas de elaboração de orçamentos para otimizar o seu fluxo de caixa e alinhar as suas despesas com as suas receitas.
- Crie um orçamento abrangente e detalhado. Este deve incluir todos os rendimentos e despesas previstos e ser revisto e atualizado regularmente, de modo a refletir quaisquer alterações nas operações da sua empresa ou nas condições do mercado.
- Divida o seu orçamento em diferentes categorias. Divida as despesas, como vendas, marketing, custos operacionais e administração, em categorias para ver precisamente onde está a gastar o seu dinheiro.
- Crie projeções de fluxo de caixa. Estas projeções devem prever todas as receitas recebidas e o dinheiro pago durante um período específico, como um mês ou um trimestre, para o ajudar a antecipar potenciais faltas de liquidez e a planear em conformidade.
- Compare regularmente o seu orçamento com os valores efetivamente gastos. Uma das etapas menos utilizadas, a comparação, garante que os seus orçamentos continuam a ser úteis. Se os seus valores estiverem muito longe da realidade, refaça-os; caso contrário, deixa de fazer sentido tê-los.
Ter um orçamento realista ajuda a sua empresa a:
- Identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos.
- Negociar melhores condições com fornecedores.
- Aumentar a rentabilidade e reforçar a sua posição financeira.
- Tomar decisões de investimento mais informadas.
- Determinar onde e quando alocar fundos para iniciativas de crescimento.
- Gerir melhor as suas despesas e ter maior controlo financeiro.
- Maximizar o impacto dos seus recursos financeiros e promover o sucesso a longo prazo.
Tem um orçamento de marketing?
Está a desperdiçar dinheiro valioso se os seus investimentos em marketing têm sido feitos sem critério e sem resultados — mas é precisamente com isto que a maioria das pessoas se debate. Precisa de um orçamento realista para gerar valor.
Defina um orçamento menor para atividades de marketing altamente direcionadas, de modo a garantir que o seu investimento em marketing produz resultados e, simultaneamente, reduzir os seus custos. Qual é um valor realista? A maioria das pequenas empresas gasta entre 7% e 10% das receitas brutas em publicidade.
3. Acompanhe atentamente as suas despesas
O acompanhamento atento das despesas da sua empresa é uma componente essencial de uma gestão financeira eficaz.
Não pode realmente saber para onde vai até saber por onde passou.
Maya Angelou
Tem de saber onde gastou o seu dinheiro se quiser perceber o que precisa de mudar e porquê. Isto exige um acompanhamento atento das despesas para identificar padrões de consumo e áreas onde é possível poupar custos, eliminar despesas desnecessárias e garantir que os seus recursos são alocados de forma eficiente.
Eis como pode acompanhar facilmente as suas despesas:
- Automatize este processo. Utilize software de acompanhamento de despesas para identificar padrões de consumo.
- Analise as suas categorias. Lembra-se das categorias que lhe disse para criar na dica anterior? Pois é, analise-as — preste muita atenção às áreas onde está a gastar demasiado e comece a monitorizar os padrões de consumo.
- Faça revisões e auditorias regulares às despesas. Todos os meses ou trimestres, analise cuidadosamente os gastos da sua empresa e procure oportunidades de otimização, como encontrar fornecedores mais económicos ou reduzir as despesas discricionárias. Um software de gestão financeira pode ajudar neste processo.
A monitorização atenta das suas despesas garante que pode:
- Tomar decisões empresariais mais informadas sobre onde alocar os seus recursos.
- Garantir que os seus gastos estão alinhados com os objetivos gerais da sua empresa.
- Identificar e eliminar gastos desnecessários ou excessivos.
- Identificar e ajustar-se a tendências ou despesas sazonais.
- Prever com maior precisão as necessidades futuras de fluxo de caixa.
Tem custos sazonais?
Ao acompanhar os custos gerais e analisar os resultados, a sua empresa pode identificar alterações nos custos com prestadores de serviços que tendem a aumentar numa determinada altura de cada ano.
Em vez de simplesmente sentir dificuldades financeiras durante uma determinada época, pode antecipar a alteração e orçamentar o aumento (ou suspender totalmente esses fornecedores) ao longo desse período.
4. Melhore a gestão do seu fluxo de caixa
Uma gestão eficaz do fluxo de caixa é essencial para o sucesso e a estabilidade da sua empresa a longo prazo.
Algumas das formas mais eficazes de melhorar a gestão do fluxo de caixa incluem compreender as fontes, os mapas e as fórmulas do fluxo de caixa e, em seguida:
- Automatizar o seu sistema de fluxo de caixa. Tirar partido de soluções de automatização de pagamentos simplificará o processo, reduzirá o risco de pagamentos atrasados ou não efetuados e aumentará a visibilidade em tempo real.
- Acelerar os seus processos de contas a receber (AR). Isto inclui processos de faturação e cobrança, como enviar faturas atempadamente, oferecer descontos por pagamento antecipado e acompanhar os pagamentos pendentes de forma atempada. Para fazer isto sem aumentar desnecessariamente a sua equipa, considere implementar uma ferramenta de automatização de AR.
- Negociar melhores condições com os seus fornecedores. Isto ajuda a obter prazos de pagamento mais longos, descontos por pagamentos antecipados ou preços mais favoráveis.
- Antecipação de faturas. Esta solução não é para todos e, definitivamente, não é aplicável em todas as situações. Mas, se pretende aumentar o seu fluxo de caixa temporariamente, pode recorrer à antecipação de faturas para obter dinheiro imediatamente, até que a fatura seja paga pelo seu cliente.
5. Aperfeiçoe a faturação e as cobranças
Trabalhei durante alguns anos na cobrança de contas a receber (AR) e, acredite em mim, práticas eficazes de faturação e cobrança são essenciais para manter um fluxo de caixa saudável e garantir a estabilidade financeira da sua empresa.
Eis como pode aperfeiçoar com sucesso os processos de faturação e cobrança de AR:
- Simplificar o seu sistema de faturação. Isto inclui garantir que todas as faturas são enviadas atempada e corretamente.
- Utilizar software de faturação que automatize o processo. O software deve fornecer acompanhamento e relatórios detalhados, ajudando-o a controlar os pagamentos pendentes e a reduzir a probabilidade de erros ou atrasos.
- Ser mais proativo e persistente. A sua abordagem deve incluir o estabelecimento de condições de pagamento claras e a sua comunicação clara aos clientes.
6. Aperfeiçoe as suas práticas de gestão da dívida
Depois de trabalhar muitos anos na contabilidade, aprendi sobre o impacto da dívida e das taxas de juro compostas no resultado final. Independentemente do volume de receitas da sua empresa, esta terá sempre dificuldades com dívidas, especialmente se as taxas de juro forem elevadas.
Uma boa gestão da dívida exige que:
- Analise cuidadosamente a sua dívida existente. Preste atenção às taxas de juro, às condições de reembolso definidas pelos credores e ao impacto global no seu fluxo de caixa.
- Identifique oportunidades para consolidar ou refinanciar a sua dívida. Procure condições mais favoráveis que o possam ajudar a poupar nos pagamentos de juros e a simplificar o seu calendário de reembolso.
- Implemente um plano de reembolso da dívida. Dar prioridade às dívidas com juros elevados e às obrigações financeiras mais importantes pode significar efetuar pagamentos mensais mais elevados, negociar com os credores ou explorar opções de financiamento alternativas, como empréstimos para pequenas empresas, cartões de crédito empresariais ou linhas de crédito.
- Mantenha as suas finanças e dívidas pessoais separadas das da sua empresa. Suponha que é uma empresa em fase de arranque ou um empresário em nome individual. Nesse caso, é importante não misturar as suas despesas pessoais com as despesas da empresa, para que possa ter uma visão clara do que é necessário para gerir as suas operações (e evitar gastar em excesso).
7. Invista com propósito
A gestão do dinheiro da empresa não se resume à gestão das suas finanças do dia a dia. Trata-se também de investir com propósito para satisfazer as necessidades atuais de fluxo de caixa, obtendo simultaneamente melhores rendimentos do seu dinheiro a longo prazo (sem assumir riscos desnecessários).
Ao longo dos anos, constatei que muitos proprietários de pequenas empresas se preocupam com a sua capacidade de satisfazer as necessidades de fluxo de caixa e, por isso, deixam simplesmente todo o dinheiro disponível numa conta bancária empresarial à ordem básica, com um retorno do investimento mínimo. Enquanto proprietário de uma empresa, compreendo; mas esta é uma oportunidade perdida.
Eis a estratégia de investimento que utilizo — distribua os seus investimentos ao longo do tempo para planear objetivos de curto e longo prazo:
- Objetivos de curto prazo: Identifique os seus objetivos para o próximo ano e invista em Certificados de Investimento Garantido (GIC) resgatáveis ou num investimento seguro e semelhante, mobilizável, por um período de um ano. Este tipo de investimento protege o seu capital, proporcionando-lhe simultaneamente um rendimento superior ao da sua conta à ordem.
- Objetivos de longo prazo: Fale com o seu representante bancário de investimento sobre algumas opções de investimento que protejam os fundos que lhe restam a longo prazo. Normalmente, distribuo os fundos por investimentos resgatáveis a dois, três e cinco anos, como os GIC, que oferecem rendimentos superiores, protegendo simultaneamente os seus investimentos originais. É importante poder resgatá-los caso surja subitamente essa necessidade, continuando ainda assim a obter mais do que obteria se o dinheiro permanecesse simplesmente numa conta.
Faço sempre a minha própria pesquisa sobre aquilo que o representante do meu banco recomenda, para garantir que não invisto em nada que não compreenda (ou que não me inspire confiança quanto ao rendimento). Acompanhe os seus investimentos trimestralmente (no mínimo), certificando-se de que estão a evoluir como esperado, e não tenha receio de fazer alterações se as circunstâncias assim o exigirem.
Obter melhores taxas
Independentemente do prazo do seu investimento, negoceie com o seu banco taxas promocionais superiores às taxas publicadas. Sim, regateie se for necessário. É o seu dinheiro, ganho com esforço, e os banqueiros de investimento têm alguma margem de decisão e podem pedir aprovação — mas não oferecerão taxas promocionais se não pedir.
Quanto mais longo for o prazo do seu investimento, mais elevada será a taxa promocional.
8. Crie um fundo de emergência
A criação e manutenção de um fundo de emergência proporciona à sua empresa uma reserva de dinheiro e uma rede de segurança para fazer face a despesas inesperadas, períodos de recessão económica ou outros desafios financeiros.
Poupe e reserve, no mínimo, o equivalente a três a seis meses de lucros da empresa, para garantir que dispõe dos recursos necessários para cobrir custos essenciais, como salários, renda e serviços públicos, caso as suas receitas diminuam.
Preparação para catástrofes e continuidade do negócio
Nenhuma empresa está imune a catástrofes — especialmente se for pequena. Mais de 40% das pequenas empresas encerram permanentemente após uma catástrofe. Leu bem: 40%. Se isto não fosse já suficientemente preocupante, entre os 60% que sobrevivem ao período imediato, 25% falham no prazo de um ano.
Uma reserva de emergência bem financiada pode proporcionar-lhe tranquilidade e flexibilidade financeira para enfrentar acontecimentos imprevistos como estes, permitindo-lhe tomar decisões estratégicas sem o stresse adicional causado por preocupações com o fluxo de caixa.
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9. Faça planeamento e cumpra as obrigações fiscais
Um planeamento fiscal e um cumprimento eficaz das obrigações fiscais podem parecer aborrecidos, mas ajudam realmente. Se quiser acabar com mais dinheiro disponível:
- Conheça as leis e implicações fiscais específicas do seu setor. Mantenha-se a par das alterações através das autoridades fiscais empresariais locais ou nacionais, para garantir que não está a perder benefícios fiscais destinados à sua empresa.
- Contacte especialistas em fiscalidade empresarial. Procure contabilistas ou advogados fiscalistas que possam orientá-lo na direção certa. Ter uma visão geral dos impostos específicos do seu setor pode valer bem o dinheiro investido.
- Utilize software fiscal empresarial. Automatize os cálculos das obrigações fiscais e assegure a entrega atempada das declarações, poupando tempo, multas e frustração.
10. Diversifique as suas receitas
Agora que abordou formas de conservar mais dinheiro, deve também procurar formas de aumentar as receitas e os lucros. Comece por aqui:
- Analise os seus concorrentes para identificar oportunidades. As ofertas deles podem indicar-lhe até que ponto os clientes aceitam os seus novos produtos ou serviços e se estes valem a pena.
- Analise as suas ofertas atuais. Determine se as necessidades dos seus clientes continuam a ser satisfeitas ou se as suas ofertas precisam de ser alteradas. Sugiro que fale com os clientes sobre aquilo de que gostam e não gostam. Utilize inquéritos, registos do apoio ao cliente ou opiniões diretas para obter mais informações.
- Faça uma análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças). Isto ajudá-lo-á a identificar outras potenciais fontes de receitas. Embora seja menos certo do que imitar os produtos dos concorrentes, pelo menos é original!
Aumentar ou diversificar as receitas da sua empresa através de novos mercados-alvo e de produtos e serviços mais inovadores ajuda-o a atrair ou a manter uma base de clientes maior. Também reduz a sua dependência de um único cliente ou segmento de mercado e atenua o risco de flutuações nas receitas.
A estratégia final
Utilize software e mantenha especialistas por perto. Gostaria de estar a brincar, mas pode realmente ser assim tão simples.
Descubra:
- Que tipo de software de contabilidade é melhor para a sua empresa, e
- Os princípios básicos para o utilizar corretamente.
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