Os 5 melhores sistemas de gestão de pagamentos + Guia de compra

A gestão de pagamentos é o processo de organizar, simplificar e otimizar a forma como a sua empresa gere o fluxo de caixa, os pagamentos e as operações financeiras. Ao utilizar um sistema moderno de gestão de pagamentos, pode reduzir custos, melhorar a eficiência e preparar a sua empresa para crescer.

Neste artigo, vou mostrar-lhe exatamente como escolher uma solução de gestão de pagamentos que se adapte às necessidades específicas da sua empresa e o ajude a antecipar os desafios financeiros.

Visão geral do sistema de gestão de pagamentos

Um Sistema de Gestão de Pagamentos (PMS) é uma plataforma que gere as transações monetárias de uma empresa, incluindo despesas, desembolsos de tesouraria e outras questões relacionadas com a gestão de numerário. Pense nele como um centro centralizado que não se limita ao pagamento de faturas, mas que também ajuda a gerir todo o ciclo de vida dos pagamentos, desde a iniciação até à reconciliação, tornando-o uma ferramenta indispensável para empresas de todas as dimensões.

Um PMS é normalmente baseado na nuvem e permite otimizar os processos de pagamento – gerir faturas, acompanhar pedidos e aprovações, apresentar informações em relatórios e automatizar pagamentos. Um bom PMS ajudá-lo-á a aumentar a segurança dos pagamentos e a melhorar a visibilidade e a supervisão dos pagamentos na sua empresa.

Funcionalidades padrão de um sistema de gestão de pagamentos

Ao escolher um sistema de gestão de pagamentos, é essencial considerar as funcionalidades que melhor se adequam às necessidades da sua empresa. Entre as funcionalidades essenciais a procurar incluem-se:

Gestão de faturas

Um bom PMS deve tratar da gestão de faturas, permitindo-lhe criar, editar, enviar e acompanhar facilmente as faturas dos clientes. Isto ajudará a acompanhar todas as transações financeiras relacionadas com as vendas, garantindo que existe um registo de todos os pagamentos devidos e recebidos.

Processamento de pagamentos

Sem um processamento de pagamentos eficiente, as empresas podem sofrer atrasos na receção de pagamentos ou deparar-se com problemas relacionados com transações recusadas. O sistema de gestão de pagamentos ideal deve suportar vários métodos de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias e carteiras digitais. Uma vantagem significativa é poder processar várias moedas e integrar-se com gateways de pagamento populares (esta é também uma vantagem essencial das aplicações de pagamento móvel). 

Nem todos os serviços de pagamento disponibilizam transações de débito sem problemas. Procure um sistema que não só processe os débitos de forma eficiente, mas que também ofereça informações sobre a sua posição de liquidez, garantindo que mantém sempre um fluxo de caixa saudável. O ACH também é essencial para débitos e créditos diretos entre bancos. Certifique-se de que o sistema que está a considerar suporta transações ACH tanto para operações de contas a pagar como de contas a receber. Para além das transações simples, um sistema ideal também deve ajudar no processo de aprovisionamento, disponibilizando ferramentas que tornam a aquisição e o processamento de pagamentos simples e eficientes.

Compare elementos equivalentes

Se quiser garantir que o sistema tem tudo o que deve ter, compare-o diretamente com ferramentas de AR e \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003ede AP\u003c/a\u003e. Isto também o ajudará a determinar qual é o sistema ideal para si.

Registo e acompanhamento de faturas e transações

Vai querer um sistema que registe todas as suas faturas, transações, recibos e pagamentos num único local, para facilitar o acompanhamento e a elaboração de relatórios.  Procure um PMS que lhe proporcione uma visão clara da sua saúde financeira e disponibilize atualizações em tempo real sobre o estado dos pagamentos, sincronização automática com contas bancárias e categorização de despesas. Deve também facilitar a pesquisa e a recuperação de transações anteriores, com filtros por data, cliente, montante e outros critérios.

Geração de recibos

Os recibos servem como comprovativo das transações, funcionando como documentação para efeitos fiscais das empresas e como prova de compra para os clientes. Procure uma plataforma que gere e envie automaticamente recibos profissionais aos seus clientes após o pagamento. São vantajosas as opções para personalizar modelos de recibos, adicionar a identidade visual da marca e enviar através de vários canais (por exemplo, e-mail e SMS). Esta funcionalidade específica permitir-lhe-á poupar bastante tempo e esforço, proporcionando simultaneamente uma melhor experiência ao cliente.

Relatórios

As ferramentas de elaboração de relatórios e análise são indispensáveis – vai querer obter informações sobre o seu fluxo de caixa, receitas, faturas pendentes e comissões de transação. A funcionalidade de relatórios deve disponibilizar vários relatórios pré-configurados, como demonstrações de resultados, resumos de vendas e discriminação de despesas, com a possibilidade adicional de personalizar relatórios, definir intervalos de datas e visualizar dados através de gráficos ou diagramas.

Considerações sobre a aquisição de um sistema de gestão de pagamentos

Não deve basear-se apenas nestas funcionalidades padrão, devendo também considerar alguns fatores importantes ao avaliar os sistemas, incluindo:

Necessidades da empresa

Deve primeiro determinar os requisitos indispensáveis, pois estes acabam por determinar a solução de software mais adequada para si. Por exemplo, deve pensar nos tipos de pagamentos que pretende processar, no volume de pagamentos e na possibilidade de este aumentar significativamente nos próximos anos. Alguns sistemas estão mais bem preparados para processar grandes volumes, enquanto outros se destinam mais a pequenas empresas com volumes inferiores. Fazer uma previsão do crescimento do volume de pagamentos permite-lhe escolher um sistema que possa acompanhar as suas necessidades.

Custo

O custo destes sistemas pode variar bastante, dependendo das funcionalidades e do nível de suporte oferecido. Alguns sistemas cobram uma taxa de subscrição mensal com base no número de transações que processa. Outros têm planos de preços escalonados com base nas funcionalidades e capacidades. Alguns fornecedores oferecem serviços básicos completamente gratuitos para começar. Pense nas suas necessidades atuais e futuras para determinar qual o nível mais adequado para si. Se for uma pequena empresa em fase de arranque, uma opção gratuita ou de baixo custo pode ser suficiente a curto prazo. À medida que cresce, pode sempre atualizar para um plano mais completo.

As taxas de transação também são comuns e correspondem normalmente a uma percentagem do montante total do pagamento, acrescida de uma taxa fixa por transação. Compare as taxas de diferentes fornecedores para garantir que são razoáveis e competitivas. Alguns podem isentar ou reduzir as taxas para organizações sem fins lucrativos ou para o processamento de grandes volumes de pagamentos.

Segurança e conformidade

A segurança robusta é essencial. Procure um sistema com encriptação forte, autenticação multifator e controlos de acesso baseados em funções. A encriptação codifica os seus dados para que apenas as partes autorizadas os possam ler. A autenticação multifator acrescenta uma camada adicional de segurança no início de sessão, enviando frequentemente um código para o seu telemóvel ou e-mail. Os controlos baseados em funções restringem o acesso dos colaboradores apenas aos dados e às funções de que necessitam para desempenhar as suas tarefas.

 Para garantir a conformidade, escolha um sistema que cumpra normas como a PCI DSS para o tratamento de dados de cartões de crédito e a HIPAA se lidar com informações de saúde. Estas certificações demonstram que o sistema cumpre regras rigorosas de segurança e privacidade. 

Cobertura global de pagamentos

Para as empresas que operam internacionalmente, é indispensável um sistema que suporte métodos de pagamento e moedas de todo o mundo. Escolha um fornecedor com experiência no tratamento de pagamentos transfronteiriços e que ofereça ligação a redes de pagamento em todo o mundo. Deve suportar os principais tipos de pagamento de cada região, como o SEPA na Europa, o Faster Payments no Reino Unido e as marcas de cartões locais na região APAC.

Integração e compatibilidade

Também deve procurar um PMS que funcione perfeitamente com outras ferramentas empresariais, como o seu software de contabilidade, CRM, ERP, plataforma de comércio eletrónico e tudo o que seja essencial para as suas operações. Caso contrário, acabará com um conjunto desarticulado de fluxos de trabalho e mais problemas do que qualquer poupança de custos justificaria. Procure opções que sincronizem facilmente os dados entre sistemas, de modo a evitar a introdução manual de dados e garantir a manutenção de registos exatos. Alguns sistemas oferecem integrações pré-configuradas com plataformas importantes como QuickBooks, NetSuite e Shopify. Para outras ferramentas, o acesso à API pode permitir-lhe criar uma integração personalizada.

Serviço de apoio ao cliente

Não ignore o nível de suporte oferecido por cada fornecedor. Procure um fornecedor com um historial comprovado de serviço de apoio ao cliente de elevada qualidade para o ajudar a implementar, gerir e otimizar o seu sistema de gestão de pagamentos. As opções podem incluir suporte por telefone, e-mail e chat, bem como acesso a recursos educativos. Um suporte sólido garantirá que tira o máximo partido do seu investimento.

Redundância e disponibilidade

Para muitas empresas tecnológicas, os pagamentos são essenciais para a atividade. Procure um sistema com redundância integrada, balanceamento de carga e mecanismos de recuperação após falhas para garantir uma elevada disponibilidade. Deve oferecer uma disponibilidade mínima de 99.9% para manter os seus pagamentos a funcionar 24/7/365. A existência de vários centros de dados em diferentes regiões geográficas é ideal para garantir a redundância.

Períodos de teste

Alguns fornecedores oferecem períodos de teste durante um número definido de dias, enquanto outros disponibilizam acesso a um ambiente de testes com dados fictícios para que possa experimentar à vontade. A ideia é testar a ferramenta para antecipar a forma como o sistema irá lidar com os fluxos de trabalho e casos de utilização específicos da sua empresa. Tenha cuidado: pequenos incómodos durante um período de teste podem transformar-se em grandes problemas depois de se comprometer com um sistema. Certifique-se de que está a fazer uma compra vantajosa e de que a solução é adequada para a sua empresa.

Avaliações dos clientes

Ao avaliar sistemas de gestão de pagamentos, não aceite simplesmente a palavra da empresa: verifique o que os outros têm a dizer. Veja o que os clientes atuais realmente pensam sobre o sistema e o serviço. Procure elogios ou reclamações consistentes nas avaliações. Se um sistema receber avaliações maioritariamente negativas, mencionando um mau serviço de apoio ao cliente, interfaces pouco intuitivas ou a ausência de funcionalidades essenciais, isso é um grande sinal de alerta. Por outro lado, muitas avaliações de quatro e cinco estrelas que mencionem um processo de configuração simples, um apoio útil e ferramentas que facilitem o trabalho são bons indícios de que encontrou uma excelente opção.

Os 5 melhores programas de gestão de pagamentos

Se procura uma opção fiável, eis 5 PMS populares que me chamaram a atenção:

Stripe

Criada em 2011, a Stripe é como a empresa inovadora do setor, conhecida pelas suas funcionalidades premium de processamento de pagamentos. Esta solução de pagamentos virtuais aceita mais de 135 moedas de todo o mundo, integra-se perfeitamente com plataformas de comércio eletrónico como Drupal, WooCommerce e Magento, dispõe de capacidades abrangentes de elaboração de relatórios e ferramentas de gestão de subscrições, e é conhecida pelos seus preços transparentes. 

Não cobra mensalidades, uma vez que todos os encargos são calculados por transação. Para vendas online, cobra 2.9% + 30 cêntimos por transação e 2.7% + 5 cêntimos por transação para o processamento de pagamentos presenciais com cartão. É aplicada uma taxa adicional de 1% para transações internacionais e conversão de moeda.

Braintree

A Braintree, uma subsidiária da PayPal, é uma solução de processamento de pagamentos tecnologicamente avançada que conquistou uma sólida reputação no setor. Eis algumas funcionalidades de destaque:

• Os custos por transação são de 2.59% + 49 cêntimos por transação
• O programa beneficia da extensa infraestrutura da PayPal
• Suporta pagamentos em mais de 130 moedas
• Integra-se com o PayPal e o Venmo
• Facilita transações globais e verificações de fraude

A Braintree é ideal para quem aprecia um processador de pagamentos simples e valoriza os recursos da PayPal.

FreshBooks

A FreshBooks é um programa de contabilidade destinado principalmente a trabalhadores independentes, empresários em nome individual e pequenas empresas. O seu objetivo é ajudar na organização, na gestão de pagamentos e no envio de faturas. Pode ser considerada uma solução de processamento de pagamentos concebida para pequenas empresas, com planos de baixo custo disponíveis. Os preços variam entre $8.50/mês e $27.50/mês, sendo que cada plano oferece um período experimental gratuito de 30 dias.

Square

A Square é uma solução reconhecida de processamento de pagamentos e de ponto de venda (POS) destinada a empresas de diferentes dimensões, desde empresas emergentes recém-criadas a grandes empresas com várias lojas. É particularmente apelativa para pequenas empresas e empresas emergentes devido ao seu sistema de taxas acessível, adaptável a rendimentos variáveis. Os utilizadores pagam apenas uma pequena percentagem e uma taxa fixa por transação. 

Para transações presenciais com cartão, incluindo cartões-presente pré-pagos, cartões de crédito principais e carteiras digitais como a Apple Pay, a Square cobra uma taxa de 2.6% + 10 cêntimos. Se um cartão for introduzido manualmente ou utilizado virtualmente, a taxa é de 3.5% + 15 cêntimos por transação. Para compras online e outras transações digitais, a taxa é de 2.9% + 30 cêntimos.

Tipalti

A Tipalti é uma solução de automatização de contas a pagar baseada na nuvem que simplifica os processos de faturação de fornecedores. É ideal para empresas em crescimento com necessidades extensas de processamento de faturas, especialmente aquelas que trabalham com fornecedores internacionais. Algumas das principais funcionalidades incluem:

• A taxa da plataforma começa nos $149 mensais
• Suporta pagamentos em 196 países, com 120 opções de moeda.
• Adequada para empresas com vários fornecedores nacionais e internacionais
• Integra-se com programas de contabilidade populares, como QuickBooks, Sage e Xero

Algumas dicas finais

O receio de escolher mal e ficar preso a um contrato de vários anos com um parceiro pouco adequado é real. Como lidar com isso?

Confie na sua intuição

Embora as especificações, a segurança e o custo sejam importantes, não subestime o valor de uma boa parceria. Se a equipa de um dos fornecedores lhe transmitiu uma sensação positiva e pareceu genuinamente interessada no seu sucesso, isso diz muito. A compatibilidade entre pessoas e cultura é importante.

Pense a Longo Prazo

Uma interface nova e reluzente acabará por perder o encanto, mas a flexibilidade, a escalabilidade e o apoio ao cliente são para sempre. Certifique-se de que qualquer sistema que esteja a considerar consegue acompanhar o crescimento da sua empresa e disponibilizar as integrações de que precisará no futuro. Não vai querer ultrapassar as capacidades de uma solução dentro de um ano e ter de repetir todo este processo.

Não Se Deixe Influenciar Apenas Pelo Preço

Uma proposta demasiado baixa não vale de muito se a solução não conseguir efetivamente satisfazer as suas necessidades. E um preço mais elevado nem sempre significa melhor qualidade. Analise o custo total de propriedade durante a vigência do contrato, incluindo taxas adicionais de apoio, transações e complementos. O custo inicial mais baixo pode acabar por lhe custar mais a longo prazo.

Leia as Letras Pequenas

Eu sei, os contratos são tão entusiasmantes como ver tinta a secar. Mas precisa de compreender todos os termos, condições e compromissos antes de assinar na linha pontilhada. Certifique-se de que não existem taxas ocultas ou cláusulas restritivas que não estejam alinhadas com os seus objetivos. Se algo lhe parecer estranho, pergunte. O seu representante comercial deverá estar disposto a esclarecer qualquer linguagem jurídica confusa.

Por fim, quando os representantes comerciais começarem a usar palavras da moda como "sem atrito", "potenciado" ou "orientado para a tecnologia"... ignore-os por um momento. Mantenha-se concentrado no que realmente importa para a sua empresa e para os seus clientes.

E é isto. Uma breve introdução sobre como filtrar a enorme quantidade de sistemas de gestão de pagamentos disponíveis e encontrar um que seja adaptado às suas necessidades.

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