ERP na nuvem facilita a gestão das operações, o acompanhamento dos dados e a manutenção da ligação a partir de qualquer lugar. Ao contrário dos sistemas antigos instalados localmente, os ERP baseados na nuvem fornecem informações em tempo real, custos de TI mais baixos e atualizações automáticas — para que passe menos tempo a lidar com problemas tecnológicos e mais tempo a tomar decisões empresariais inteligentes.
Um bom sistema mantém os relatórios eficientes, automatiza tarefas aborrecidas e garante a conformidade sem o stress. Vou explicar tudo o que precisa de saber sobre ERP na nuvem, incluindo benefícios, funcionalidades e principais fornecedores — para que possa fazer a transição da sua empresa sem desperdiçar tempo ou dinheiro.
O que é um sistema ERP?
Os sistemas de planeamento de recursos empresariais são ferramentas abrangentes de inteligência empresarial que procuram ajudar as organizações a:
- Gerir os seus recursos
- Armazenar dados e extrair informações úteis
- Aumentar a produtividade
- Reduzir o risco
- Centralizar as operações
- Reduzir os silos de informação
- Armazenar dados
- Fornecer análises a toda a organização
Embora a maioria das áreas empresariais disponha de soluções de software específicas, o ERP procura reunir tudo num só lugar para criar uma fonte única de informação fidedigna para as empresas.
ERP na nuvem vs. software ERP padrão
Os sistemas ERP na nuvem são alojados digitalmente por um fornecedor de ERP e acedidos online pelos clientes. Isto difere do ERP tradicional, uma vez que o ERP na nuvem não tem de ser instalado e gerido localmente pela sua empresa.
Ao estar ligada digitalmente a todos os sistemas internos, a sua empresa pode garantir que a informação obtida através do ERP está atualizada a qualquer momento; já não terá de enfrentar atrasos do tipo "deixe-me confirmar novamente se ainda estão disponíveis", tão comuns nas soluções instaladas localmente.
Desta forma, as decisões sobre como utilizar os seus principais recursos — pessoas, materiais, capital, equipamento e outros — são tomadas com base na informação mais atualizada disponível.
Terminologia de ERP na nuvem
Se é novo no mundo do ERP, pode haver alguma confusão em torno da terminologia. Eis alguns dos conceitos que vai ouvir e o que significam.
Instalado localmente
Um sistema ERP instalado e operado a partir dos próprios servidores e da infraestrutura de uma empresa. Isto requer um investimento inicial em hardware e software.
Híbrido
Um sistema ERP híbrido combina soluções baseadas na nuvem e soluções instaladas localmente. Isto permite às empresas usufruir dos benefícios de ambos os modelos, alojando algumas aplicações na nuvem e outras em servidores locais.
Estratégia de implementação
O plano de implementação e gestão de um sistema ERP, escolhendo entre modelos baseados na nuvem, instalados localmente ou híbridos, de acordo com as suas necessidades.
ERP alojado
Software ERP instalado em servidores de terceiros e acedido remotamente. Esta estratégia de implementação é utilizada sobretudo por empresas que subcontrataram as suas operações de TI; se pretende manter tudo internamente, não precisa de se preocupar com isto.
Segurança de ponta a ponta
Medidas de segurança avançadas que protegem todos os aspetos de um sistema ERP, desde a introdução dos dados até à sua transmissão e armazenamento, contra ameaças cibernéticas. Com o software ERP na nuvem, as medidas de segurança, como a encriptação e o acesso dos utilizadores, são geralmente geridas pelo fornecedor, em vez de representarem um custo adicional.
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Licenciamento por subscrição
Um modelo de pagamento pelo acesso ao ERP baseado em subscrições regulares, que abrange a utilização, a manutenção e as atualizações do software.
ERP na nuvem vs. ERP SaaS
A diferença entre ERP na nuvem e ERP SaaS é mínima e está sobretudo relacionada com o custo e a personalização; a funcionalidade é, em grande medida, a mesma.
“ERP na cloud” pode ser utilizado para designar qualquer software ou sistema ERP baseado na cloud, independentemente da estrutura de faturação. O termo "SaaS ERP" é um pouco mais específico.
- SaaS ERP refere-se a sistemas disponibilizados mediante o pagamento de uma subscrição mensal.
- As plataformas ERP na cloud podem ser pagas desta forma, mas também podem ser disponibilizadas mediante o pagamento antecipado de uma licença (incluindo alojamento remoto e atualizações contínuas).
Tipos de sistemas ERP na cloud
Detesto apresentar-lhe mais definições se é novo neste conceito; no entanto, se leva a sério a aquisição de um sistema ERP na cloud, terá de saber que tipo procura.
Os tipos mais comuns são:
SaaS multi-inquilino
Várias empresas partilham a mesma infraestrutura e software, mas com bases de dados separadas e seguras. Isto otimiza normalmente a utilização dos recursos e reduz os custos.
SaaS de inquilino único
Uma única empresa dispõe da sua própria infraestrutura e instância de software dedicadas. Isto proporciona maior personalização e controlo.
Cloud pública
Os recursos da cloud (como servidores e armazenamento) são propriedade e responsabilidade de um fornecedor terceiro e partilhados entre várias organizações através da internet.
Esta opção é normalmente a mais escalável e económica.
Cloud privada
Infraestrutura de cloud dedicada, utilizada exclusivamente por uma única organização, que proporciona maior controlo e segurança para operações e dados empresariais sensíveis.
Uma boa opção para quem trabalha em setores particularmente sensíveis, como os cuidados de saúde ou a banca.
O que torna o ERP na cloud tão especial?
As vantagens do ERP na cloud incluem:
- Poupança de custos
- Escalabilidade
- Flexibilidade
- Melhor comunicação entre equipas e departamentos
- Informação mais precisa sobre a sua empresa
Tradicionalmente, os sistemas ERP eram implementados "no local". Isto significa que a tecnologia era alojada nos servidores da empresa, em vez de ser alojada (e mantida) remotamente pelo fornecedor de ERP.
Este processo era lento, dispendioso e complicado.
Os sistemas na cloud ajudam a acelerar a implementação do ERP — que pode frequentemente demorar de meses a anos e exigir um consultor de ERP dedicado —, uma vez que não precisa de pensar em todas as funcionalidades que poderá querer no futuro quando adquire um; pode adicioná-las e alterá-las conforme necessário.
6 vantagens do ERP na cloud
Já mencionei algumas das formas como o ERP na cloud supera as soluções no local, mas queria aprofundar algumas delas, incluindo:
1. Relação custo-benefício
Um sistema ERP na cloud de qualidade pode frequentemente substituir várias ferramentas dispersas por um preço inferior ao seu custo total. Por exemplo, as empresas podem conseguir reduzir os custos eliminando as subscrições de plataformas de contabilidade, gestão de inventário e CRM desligadas entre si.
Além disso, os custos ficam muito mais distribuídos numa implementação na cloud (pelo menos no caso dos produtos SaaS ERP).
Os sistemas no local implicam frequentemente custos iniciais elevados para uma licença perpétua, apoio à integração e outras despesas de arranque; as plataformas na cloud com modelos de faturação SaaS distribuem os custos de forma mais uniforme e previsível (e não exigem que obtenha tanto apoio interno para a implementação).
O potencial lado negro da faturação baseada na cloud
Os custos recorrentes da computação na cloud podem afetar negativamente o EBITDA, uma vez que são tratados como despesas operacionais, e não como despesas de capital.
Isto não é necessariamente bom nem mau, mas merece ser considerado.
Os investidores valorizam o compromisso
Parece absurdo? Prometo que é verdade.
Com uma implementação na cloud, haverá poucos ou nenhuns custos de hardware. A nível operacional, isto é positivo; proporciona aos gestores de TI mais margem de manobra nos seus orçamentos de hardware e aos CFOs mais flexibilidade em termos de custos fixos.
Afinal, reduzir as despesas de capital em elementos que podem ser facilmente substituídos por subscrições de software pode libertar dinheiro para iniciativas de maior valor… e o mercado tende a recompensá-lo.
Existe uma correlação muito forte entre o retorno sobre o capital investido (ROIC) e a valorização, tanto nos mercados públicos como nos privados.
Modelo de subscrição
As soluções ERP na cloud são geralmente disponibilizadas com base numa subscrição/SaaS, o que significa despesas mensais consistentes, mais fáceis de orçamentar — e que, regra geral, não criam surpresas quando se trata da gestão dos gastos.
2. Escalabilidade
Os produtos SaaS são, por definição, altamente escaláveis. A maioria dos fornecedores disponibiliza vários níveis de serviço predefinidos, juntamente com um elevado grau de opções de personalização para responder às necessidades de empresas diferentes.
Fornecedores como a SAP e a Microsoft Dynamics têm pacotes concebidos especificamente para PME e empresas da Fortune 500. Além disso, estes produtos são atualizados continuamente — sem que as empresas tenham de suportar custos de atualização e de atualizações.
3. Acessibilidade dos dados
Os sistemas ERP na cloud oferecem acesso a dados em tempo real para as operações de toda a empresa. Isto significa que os gestores e os responsáveis financeiros da sua organização têm acesso imediato a relatórios financeiros atualizados e a outras métricas, em todas as áreas da organização.
Ao contrário dos sistemas instalados localmente, as partes interessadas não precisam de estar no escritório físico para acederem a dados essenciais (desde que tenham os níveis de acesso adequados ao software).
4. Análise em tempo real
Com dados em tempo real surge a oportunidade de realizar análises em tempo real. Sei que esta foi uma versão fraca de “com grande poder vem grande responsabilidade”, mas é verdade.
As equipas podem utilizar software ERP na cloud (bem como as ferramentas de dados e análise que este disponibiliza) para fundamentar a tomada de decisões em tempo real.
Por exemplo, um gestor de vendas regional poderia utilizar o sistema ERP na cloud para monitorizar em tempo real os dados de desempenho das vendas em todas as filiais, permitindo uma alocação de recursos mais ágil e alterações de preços mais rápidas.
5. Melhoria da tomada de decisões
Os dados e as análises (cada vez mais baseadas em IA) disponibilizados pelos sistemas ERP podem contribuir para uma melhor tomada de decisões, tanto a nível executivo como departamental.
Por exemplo, imagine que trabalha no setor do vestuário. Um sistema ERP para o setor do vestuário poderia ajudá-lo a analisar rápida e facilmente os dados de vendas em tempo real para identificar tendências em cada área geográfica onde a empresa opera. Isto poderia fundamentar decisões estratégicas de topo sobre tudo, desde o recrutamento até ao marketing.
6. Personalização adicional
O software ERP na cloud facilita a personalização, permitindo às empresas ajustar o sistema aos seus fluxos de trabalho específicos sem o incómodo de projetos de TI complexos. Ao contrário das configurações instaladas localmente, os ERP na cloud são flexíveis e acessíveis, pelo que pode ajustar as funcionalidades às suas necessidades exatas.
Melhor ainda, os ERP na cloud funcionam bem com outras aplicações, tornando a integração simples. Sincronizam-se sem esforço com CRM, ferramentas da cadeia de abastecimento e outros sistemas empresariais, mantendo tudo ligado em tempo real. Isto significa menos trabalho manual, menos erros e um fluxo de informação mais eficiente em toda a empresa.
O resultado? Decisões mais rápidas, maior eficiência e um sistema que cresce com a sua empresa.
3 desvantagens do ERP na cloud
Nem tudo são facilidades. Existem algumas preocupações legítimas e potenciais desvantagens no que diz respeito ao ERP na nuvem.
1. Preocupações com a segurança dos dados
Por definição, os dados num sistema ERP na nuvem são armazenados remotamente, o que cria a possibilidade de ocorrerem violações de dados.
Embora seja certamente um aspeto a considerar, as preocupações com a segurança dos dados podem ser atenuadas através de procedimentos de aquisição adequados: nomeadamente, escolhendo um fornecedor de confiança que leve a integridade dos dados a sério.
As empresas com dimensão suficiente para investir numa infraestrutura de nuvem privada também podem reduzir o risco de violações da segurança dos dados — mas, atualmente, até os serviços de nuvem pública são muito seguros.
Setores altamente sensíveis
As empresas que operam em setores particularmente sensíveis – cuidados de saúde, finanças pessoais, banca, etc. – podem estar mais expostas a este risco e poderão querer escolher fornecedores especializados no setor.
PS: Se não está convencido da segurança dos seus dados, não arrisque. Existem sempre outras opções.
2. Possíveis períodos de inatividade
Qualquer produto SaaS ou baseado na nuvem pode ficar indisponível. Dependendo da duração e da gravidade do período de inatividade, os efeitos podem variar entre quase impercetíveis e significativamente dispendiosos.
Mais uma vez, este risco é principalmente atenuado através de uma seleção adequada do fornecedor. Recomendo vivamente que pergunte aos potenciais fornecedores qual é a frequência dos períodos de inatividade e qual o respetivo processo de notificação ao avaliá-los.
Dito isto, também poderá valer a pena estabelecer um plano de continuidade para processos empresariais essenciais que possam estar particularmente expostos a interrupções.
3. Limitações da personalização
Os sistemas ERP na nuvem podem ser personalizados para responder às necessidades de uma empresa, mas o âmbito da personalização é mais limitado em comparação com implementações locais, uma vez que é obrigado a trabalhar dentro dos limites das capacidades de personalização do fornecedor.
Diferentes tipos de ERP oferecem diferentes níveis de personalização, sendo geralmente os ERP de nível 1 (como os da SAP, da Microsoft e da Oracle) os mais personalizáveis.
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Transição para soluções ERP na nuvem
Agora que já sabe muito sobre software ERP na nuvem, é provável que esteja a considerar implementar um na sua estrutura tecnológica. Se tiver recursos e orçamento suficientes, poderá criar a sua própria solução. Mas, se estiver no extremo oposto do espetro, também pode recorrer a serviços externos.
Ao escolher um software ERP na nuvem, faça a si próprio as seguintes perguntas:
- Como suporta a automatização de tarefas repetitivas?
- Que módulos essenciais oferece (por exemplo, contabilidade, inventário, RH, CRM, gestão de projetos)?
- O ERP consegue acompanhar o crescimento da sua empresa?
- Quais são as garantias de disponibilidade e fiabilidade do sistema?
- Que medidas de segurança estão implementadas para proteger dados empresariais sensíveis?
- Existem custos ocultos (por exemplo, armazenamento de dados, acesso à API, utilizadores adicionais)?
Embora estas sejam as perguntas essenciais que deverá investigar, poderão surgir várias outras à medida que cria ou procura a solução ERP na nuvem ideal. A maioria dos fornecedores de ERP oferece demonstrações para ajudar a orientar a sua decisão. E, se precisar de uma ajuda extra, considere consultar as minhas principais opções de software ERP na nuvem para começar:
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Tendências futuras
A tecnologia evolui rapidamente. Eis o que se avizinha para o setor dos ERP na nuvem.
IA e automatização
Provavelmente já estava à espera desta.
Tal como acontece com quase todos os aspetos da tecnologia atualmente, a IA é a principal palavra-chave — e, geralmente, o principal impulsionador das alterações funcionais.
Os sistemas ERP na cloud que integraram IA podem:
- Poupar tempo aos utilizadores na navegação e aprendizagem do sistema
- Melhorar os esforços de previsão
- Aperfeiçoar a deteção de anomalias
- Automatizar processos complexos
- E muito mais. A lista parece crescer de dia para dia
Na pressa de se manterem competitivos, muitos fornecedores de soluções na cloud estão a adicionar funcionalidades baseadas em IA aos produtos existentes, muitas vezes sem impor custos adicionais aos clientes.
ERP móvel
Como se lembrarão, os sistemas ERP na cloud são acessíveis através da Internet, o que significa que dispositivos online adicionais podem ligar-se a eles.
Embora a funcionalidade completa esteja limitada em smartphones e tablets, as partes interessadas ainda podem aceder a dados essenciais quando trabalham remotamente, viajam ou participam em conferências.
Em breve, com a Starlink a fornecer Wi-Fi e os sistemas móveis a ligarem-se a ela, poderá acompanhar as operações a partir de qualquer lugar do mundo.
Vou simplesmente fingir que isto não vai prejudicar ainda mais o já frágil equilíbrio entre a vida profissional e pessoal...
Ponha a cabeça nas nuvens
O ERP na cloud faz todo o sentido.
Os sistemas ERP são transformadores para fluxos de trabalho eficientes, colaboração entre departamentos e tomada de decisões orientada por dados, e o ERP baseado na cloud é ainda melhor.
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