Quanto custa subcontratar a contabilidade? E, talvez mais importante, quanto devem as empresas esperar gastar em contabilidade para garantir um serviço de qualidade?
A subcontratação da contabilidade pode proporcionar poupanças substanciais em comparação com soluções internas, mesmo quando se avaliam prestadores com competências semelhantes. Este guia aborda as expectativas de custos para empresas sediadas nos EUA que pretendam subcontratar (tanto no país como no estrangeiro).
Por que razão deve subcontratar?
A principal razão para considerar a subcontratação de serviços de contabilidade é manter os custos baixos.
Nos EUA, o salário-base médio de um contabilista interno a tempo inteiro é de $61,969. Acrescente os impostos sobre os salários, os benefícios e o espaço de escritório adicional, e os custos anuais por contabilista podem facilmente ultrapassar os 80 mil dólares — e ser muito mais elevados em zonas com um custo de vida elevado.
Além dos salários, também pode poupar significativamente nos custos de software. Os serviços de contabilidade de terceiros fornecem normalmente o seu próprio software, o que significa que — se a sua empresa for suficientemente pequena — não terá de investir dinheiro adicional em software de contabilidade ou numa solução ERP de contabilidade.
Contudo, não se trata apenas de poupar nos custos. A subcontratação pode ser mais eficiente, uma vez que não é necessário formar equipas internas de contabilidade. As empresas de contabilidade externas de qualidade também oferecem conhecimentos especializados que podem ser difíceis de encontrar num contabilista interno.
E, contraintuitivamente, a subcontratação de funções contabilísticas também pode melhorar a segurança financeira. Embora seja necessário partilhar dados financeiros com terceiros, os contabilistas externos normalmente não têm acesso às contas da empresa nem às fontes de financiamento, o que reduz significativamente o risco de apropriação indevida e de fraude.
Em resumo: quanto custa subcontratar serviços de contabilidade?
Para a maioria das empresas, a subcontratação pode custar cerca de $500 a mais de $5,000 por mês junto de empresas de CPA sediadas nos EUA, e potencialmente menos quando a subcontratação é feita no estrangeiro.
Para empresas de maior dimensão, os custos podem aumentar em função do volume de receitas e/ou do número de trabalhadores. Uma estimativa de referência razoável consiste em calcular os custos anuais esperados de contabilidade em cerca de 0,5% a 1,5% das receitas anuais.
Fatores que influenciam o custo da subcontratação
O custo da subcontratação da contabilidade varia consoante as especificidades da sua empresa. De um modo geral, quanto mais pequenas e simples forem as suas operações, mais barata será a subcontratação.
Os seguintes fatores influenciam o custo total da utilização de uma empresa de contabilidade externa:
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Receitas
Os custos dos serviços de contabilidade normalmente aumentam de acordo com o volume de receitas gerado por uma empresa. Mais receitas normalmente significam mais trabalho para técnicos de contabilidade e contabilistas, o que se traduz em preços de serviço mais elevados.
Naturalmente, nem sempre é esse o caso. Uma startup que ainda não gera receitas, por exemplo, continua a ter um volume considerável de trabalho contabilístico. No extremo oposto, empresas de serviços com receitas elevadas podem ter uma contabilidade relativamente simples, sobretudo se gerarem a maior parte das suas receitas a partir de um pequeno número de contas de clientes.
De qualquer forma, as receitas são frequentemente utilizadas como uma métrica simples para avaliar a dimensão das operações de uma empresa, podendo servir como ponto de partida para definir o preço dos serviços de contabilidade.
Número de trabalhadores
O número de trabalhadores de uma empresa também pode influenciar o custo da subcontratação da contabilidade. O número de trabalhadores pode ser utilizado como métrica de referência do volume e/ou da complexidade das operações de uma empresa.
Também há custos por unidade a considerar no que diz respeito ao número de trabalhadores. Os contabilistas têm, por exemplo, de preparar os formulários W-2 para cada trabalhador. Se o processamento salarial também for subcontratado, os custos adicionais por pessoa relativos à retenção na fonte, ao processamento dos cheques de pagamento e à preparação dos formulários fiscais também podem acumular-se.
Serviços necessários
“Contabilidade” é um termo abrangente. As especificidades das necessidades de contabilidade e escrituração de uma empresa influenciam significativamente o custo da subcontratação de serviços.
As empresas de contabilidade podem oferecer os seguintes serviços:
- Contabilidade e preparação de demonstrações financeiras
- Processamento de salários
- Contas a receber/faturação
- Contas a pagar
- Auditoria interna
- Gestão de auditorias externas
- Orçamentação e previsões
- Análise financeira
- E muito mais
A contabilidade básica e a preparação de relatórios financeiros são normalmente incluídas por defeito; outros serviços estão frequentemente disponíveis como complementos.
Quando analisa os valores relativos ao custo médio da externalização de serviços de contabilidade, irá notar um intervalo enorme ($500 a $5,000+ por mês, por exemplo). Grande parte desta diferença deve-se à variedade de serviços pretendidos pela empresa e à frequência dos preços à la carte.
Método de externalização
Os prestadores externos de serviços de contabilidade podem complementar as capacidades da sua equipa atual ou substituir completamente as funções de um departamento de contabilidade interno. O nível de serviços prestados influencia os custos.
Por exemplo, se já tiver um contabilista interno, poderá querer contratar um serviço de contabilidade para o apoiar e tratar de tarefas adicionais, como a orçamentação, as previsões ou a análise financeira.
Por outro lado, talvez tenha tratado da contabilidade por si próprio e esteja a procurar externalizar totalmente a contabilidade para libertar mais tempo seu.
Como seria de esperar, quanto maior for o nível de serviço prestado, mais dispendiosa será a externalização.
Método de definição de preços
Os prestadores de serviços de contabilidade podem estruturar os preços dos seus serviços de várias formas. As duas mais comuns são uma taxa horária e uma avença mensal.
Taxa horária
As taxas horárias dos contabilistas sediados nos EUA situam-se frequentemente no intervalo de $100 a $500+ por hora. No caso dos serviços de contabilidade no estrangeiro, os custos são normalmente mais baixos e podem situar-se no intervalo de $20-$100+ por hora.
Algumas empresas podem oferecer vários níveis de taxas horárias. Por exemplo, a contabilidade básica pode custar $100 por hora (e ser assegurada por colaboradores juniores da empresa), enquanto a preparação de declarações fiscais e relatórios financeiros pode custar $400 por hora (e ser processada por um CPA autorizado).
Vantagens da definição de preços por hora:
- Pode ser mais económica, sobretudo para empresas mais pequenas
- Os custos variam de acordo com o volume de transações, o que significa que podem ser mais baixos nos meses menos movimentados
- É adequada para empresas sazonais, empresas em rápido crescimento e empresas em fase de arranque sem receitas
Desvantagens da definição de preços por hora:
- Os custos totais são menos previsíveis
- A faturação por hora pode incentivar a ineficiência por parte dos prestadores
- Pode exigir um número mínimo de horas faturáveis por mês
Avença mensal
O preço por avença mensal dos serviços de contabilidade pode variar entre $500 e $5,000+ por mês para pequenas empresas com receitas até $10m e/ou menos de 100 trabalhadores, continuando depois a aumentar. No caso das empresas de contabilidade no estrangeiro, os custos podem ser mais baixos, situando-se entre $250 e $3,000+.
O preço por avença mensal exige normalmente um compromisso mais longo, geralmente de 1 ano ou mais. Pode ser estruturado como uma taxa mensal fixa padrão (independentemente do volume de trabalho num determinado mês) ou como um determinado número de horas de crédito por mês, que podem transitar para o mês seguinte se não forem utilizadas.
Por exemplo, uma empresa pode cobrar $3,000 por mês como taxa fixa. Outra pode cobrar $3,000 por mês por 15 horas de crédito mensais. Neste último caso, as horas de crédito não utilizadas num determinado mês podem transitar para os meses seguintes sem custos adicionais.
Vantagens do preço por avença mensal:
- Os custos consistentes e previsíveis são mais fáceis de incluir no orçamento
- Podem representar um desconto em comparação com a taxa horária da empresa
- Podem motivar os prestadores de serviços de contabilidade a serem mais eficientes
Desvantagens do preço por avença mensal:
- Pode exigir um compromisso mais longo
- Menos adequado para empresas com necessidades variáveis ao longo do ano (ou seja, empresas sazonais, empresas em rápido crescimento)
- Pode ser menos económico para empresas mais pequenas e necessidades contabilísticas mais simples
Como estimar o custo total
Os custos da externalização de serviços de contabilidade variam consoante a complexidade da sua empresa. Por conseguinte, a única forma de obter uma estimativa real dos custos é contactar várias empresas de contabilidade para solicitar um orçamento personalizado.
Dito isto, pode estimar os custos tendo em consideração os valores das receitas da sua empresa, as necessidades de serviços e a localização.
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Custos anuais estimados como percentagem das receitas
Pode calcular os custos anuais previstos da externalização da contabilidade com base numa percentagem das suas receitas anuais.
1% a 1,5% das receitas anuais é uma referência inicial razoável para empresas com receitas entre $300k e cerca de $3m.
Por exemplo, uma empresa com receitas na ordem de $1m poderá esperar que os custos de contabilidade anuais (não mensais) se situem no intervalo de ~$10k-$15k.
Para empresas pequenas, as despesas podem frequentemente exceder esta referência de 1%-1,5%. Um prestador de serviços familiar com receitas anuais de $100k teria dificuldade em encontrar um prestador de serviços de contabilidade disposto a trabalhar por apenas $1-$1,5k/ano.
Por outro lado, as empresas com receitas elevadas podem ter custos mais baixos em percentagem das receitas. Uma empresa com receitas anuais de $10m poderia talvez encontrar um prestador de serviços de contabilidade de qualidade por cerca de 0,5%-1% das receitas.
Tenha em atenção que estes valores são estimativas muito aproximadas e também tendem a basear-se nos preços praticados nos EUA. Para empresas que recorrem à externalização no estrangeiro, os custos são normalmente mais baixos.
Externalização local vs. no estrangeiro
Uma variável importante dos custos é a localização do serviço de contabilidade ao qual recorre.
De um modo geral, os contabilistas nos EUA cobram mais do que os contabilistas no estrangeiro — sobretudo quando se consideram serviços em países com um custo de vida mais baixo, como a Índia ou as Filipinas.
Ao avaliar serviços de contabilidade no estrangeiro, certifique-se de que realiza uma análise cuidadosa. Os custos ocultos e/ou as ineficiências podem facilmente eliminar as vantagens de custo da externalização no estrangeiro. Certifique-se também de que o serviço emprega contabilistas bem familiarizados com as normas de contabilidade e a legislação fiscal dos EUA.
A externalização pode ser económica, mas escolha com cuidado
Para muitas empresas, o custo da externalização de serviços de contabilidade pode ser significativamente inferior ao da aquisição de um bom software de contabilidade ou da contratação de um contabilista interno.
Dito isto, é fundamental estabelecer uma parceria com um prestador de serviços de contabilidade de confiança. Os serviços baratos não lhe serão úteis se forem imprecisos ou ineficientes, e nenhum proprietário de uma empresa quer ter de se preocupar em verificar novamente a exatidão dos seus prestadores de serviços de contabilidade.
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