Key Takeaways
Att acceptera förändring: Vi människor är bristfälliga och tenderar att hålla fast vid förlorare längre än vi borde. Erkänn behovet av förändring och välkomna fördelarna med att uppgradera.
Planera i förväg: Förbered övergången genom att beskriva målen, fastställa en tidsplan och säkerställa datakompatibilitet för ett smidigare byte till ett nytt bokföringsprogram.
Sök stöd: Kontakta kundsupporten, delta i utbildningstillfällen och involvera teammedlemmar för att underlätta processen med att byta bokföringsprogram.
Testa först: Testa det nya bokföringsprogrammet innan du bestämmer dig helt för att säkerställa att det uppfyller företagets behov och är anpassat till den ekonomiska verksamheten för bästa möjliga resultat.
Välkomna utveckling: Ta vara på möjligheten att utvecklas och effektivisera processerna genom att byta till ett molnbaserat bokföringsprogram för bättre effektivitet och skalbarhet i företagets verksamhet.
Att försöka byta bokföringsprogram kan ibland kännas som att försöka ta sig ur en dålig relation. Kanske fungerar det inte för dig, kanske har du vuxit ur det, eller så behöver du uppgradera till molnbaserad bokföringsprogramvara. Men att ta steget till något nytt känns bara så… svårt.
Jag ska visa dig exakt hur du byter bokföringsprogram på ett sätt som gör processen så smidig som möjligt.
Innan du byter: Förberedelserna
Du vet alltså att du behöver byta. Men innan du hoppar på den första nya programvaruleverantören i dina sökresultat behöver du lägga grunden för övergången.
Här är förberedelserna du behöver göra för att genomföra bytet smidigt:
1. Identifiera dina problemområden
Det finns en anledning till att du undersöker hur du byter till ett nytt bokföringssystem. Kanske fungerar vissa delar av ditt nuvarande system inte som de ska, det finns funktioner som du behöver men saknar, supporten är bristfällig eller så finns det en rad andra orsaker.
Det första viktiga steget är att beskriva och kvantifiera dessa problem så detaljerat som möjligt. Gör inte listan vag; var målinriktad och specifik.
Dåligt exempel: Bristande rapporteringsmöjligheter
Bra exempel: Kan inte skapa en anpassad rapport som automatiskt genererar viktiga KPI-mått för kvartalsrapportering till styrelsen
Det är också värt att undersöka nya funktioner som blir allt vanligare och som du kanske inte har använt tidigare, till exempel automatiseringsverktyg som kan hjälpa till att effektivisera processerna för leverantörs- och kundreskontra. Vissa finns tillgängliga online, medan andra installeras lokalt.
2. Diskutera med intressenter
Att byta bokföringsprogram påverkar inte bara ekonomiteamet. Det finns sannolikt flera intressenter i verksamheten som kommer att märka vissa förändringar till följd av bytet, och det är viktigt att ta hänsyn till deras synpunkter.
Det kan vara användare från andra avdelningar som hanterar de data som matas in i det nuvarande bokföringsprogrammet, ledande befattningshavare som tolkar rapporterna som programmet genererar eller FP&A-team som använder bokföringsdata som grund för att ta fram sina prognoser.
När du har identifierat vilka dessa användare är bör du diskutera den möjliga förändringen med dem och ta reda på vad de skulle vilja se i en ny programvarulösning.
Have an account? Log In
3. Undersök alternativ
Med en detaljerad lista över alla problem du behöver lösa och personer du behöver hålla nöjda är det dags att börja undersöka alternativ. Det finns många guider till de bästa bokföringsprogrammen online, och det är nästan säkert där din sökning kommer att börja.
Alternativ att överväga
Vårt team har utvärderat alternativen på marknaden, och dessa har visat sig vara de bästa bokföringsverktygen:
- 8. Reckon One
Men det behöver inte sluta där.
En av de bästa informationskällorna är befintliga användare. Det kan vara tidigare kollegor, LinkedIn-kontakter eller medlemmar i branschspecifika Slack-grupper som du deltar i. Chansen är stor att det finns andra personer som har hanterat samma problem.
Ta reda på vad de har gjort och se om bokföringsprogrammet de har valt kan vara rätt för dig.
4. Kontrollera integrationsmöjligheterna
När du har begränsat urvalet till en kortlista med konkurrenter bör du kontrollera integrationsmöjligheterna med resten av din befintliga teknikstack. Det ger dig inte bara de bästa förutsättningarna för att lyckas med den nya programvaran på lång sikt, utan gör också datamigreringen betydligt enklare.
Helst vill du undvika att behöva överföra allt via CSV-filer, eftersom det gör det svårare att följa utvecklingen och ökar risken för mänskliga fel.
Se till att du inte bara kontrollerar hur integrationen fungerar för nya data, utan även hur de olika bokföringsprogramleverantörerna hanterar historiska data.
5. Planera din tidslinje
Nu när du har bestämt vilken ny affärsredovisningsprogramvara du ska byta till behöver du skapa en detaljerad tidslinje för övergången. Den måste beskriva de olika steg som ingår i processen (mer om det nedan) samt den ungefärliga tid varje steg kommer att ta.
Det här är ett bra tillfälle att åter engagera de intressenter som identifierades tidigare, så att de känner till förändringen och kan börja med de förberedelser de behöver göra.
Sätt ett förfallodatum
Om det finns ett specifikt slutdatum för när bytet ska genomföras hålls projektet på rätt spår och alla säkerställer att de har samma bild. Ett vagt bytesdatum kommer oundvikligen att leda till att implementeringen skjuts upp gång på gång, med fortsatt förvirring och ineffektivitet under tiden.
Alla system är klara: Byta programvara
Det är dags att genomföra bytet.
Hela poängen här är att förebygga potentiella problem innan de uppstår. Vänta inte tills situationen har spårat ur. Ta i stället ett metodiskt och väl genomtänkt grepp om övergången för att säkerställa att processen går smidigt och att alla hålls informerade.
1. Välj ut data för migrering
Det första steget för att slutföra övergången är att välja ut den data du vill migrera. Standardsvaret kan vara att överföra precis allt som finns i din befintliga databas, vilket fungerar bra om all data är användbar och följer dataskyddsreglerna.
Att byta redovisningsprogramvara ger dock ett bra tillfälle att se över dina rutiner för datahantering.
- Finns det data som du lagrar men inte behöver?
- Finns det kategorier av data av låg kvalitet som bör tas bort?
Ta hänsyn till lagkraven kring lagring av data för att säkerställa att du inte raderar information som du enligt lag måste behålla.
2. Överför och testa din data
När din befintliga datamängd har organiserats och normaliserats för den nya programvaran är det dags att genomföra överföringen. Din nya leverantör bör kunna hjälpa till med den här processen, som kommer att skilja sig åt beroende på både det nya och det gamla systemet du använder.
I vissa fall kan det vara möjligt att ansluta datakällorna direkt via API:er. Annars behöver du troligen exportera datan till ett Excel-kalkylblad och sedan importera den till det nya systemet.
När överföringen är klar är det mycket viktigt att du kör testrapporter för att kontrollera att överföringen har genomförts korrekt. Du kan till exempel välja ut några viktiga uppgifter, köra dem i den gamla programvaran och sedan köra dem igen i det nya systemet för att kontrollera att resultaten stämmer överens med dina förväntningar.
3. Utbilda användarna i den nya programvaran
Nu när du vet att systemet fungerar korrekt kan du börja införa det. Det bör finnas en omfattande utbildningsprocess på plats så att ditt team hinner lära sig den nya programvaran.
Försök inte skynda igenom det här steget. Du bör ge alla tillräckligt med tid för att känna sig bekväma med det nya systemet innan du förväntar dig att de ska använda det i skarp drift. Den extra tid du lägger i början kommer att spara mycket besvär i framtiden.
En del av utbildningsprocessen måste vara löpande tillgång till ett kundsupportteam, antingen internt eller hos själva leverantören. Det säkerställer att användarna kan fortsätta att söka support efter att den inledande utbildningen är klar.
4. Kör båda systemen parallellt
Slutligen bör du inte vara för snabb med att stänga ner det befintliga systemet. Det kommer säkert att uppstå vissa inkörningsproblem när du byter redovisningsprogramvara, så genom att hålla den gamla programvaran aktiv säkerställer du att du har en reservlösning.
Under hela bytesprocessen bör du se till att dra nytta av relationen med din nya leverantör för att göra övergången så smidig som möjligt. Det ligger i deras intresse att allt går bra, och även om du kanske bara genomför den här typen av förändring en gång går de igenom processen regelbundet.
Du bör fastställa ett slutdatum för den gamla programvaran. När du så småningom stänger ner den gamla tjänsten bör du se till att skapa en arkiverad säkerhetskopia av anpassningarna från det verktyget, ifall du någon gång behöver återgå till det.
Vanliga misstag vid migrering av redovisningsprogramvara
Självklart kommer det bästa lärandet från att göra misstag, men helst kan du lära dig av någon annans misstag. Jag har sammanställt några av de vanligaste misstagen vid migrering av redovisningsprogram från experter på området.
Att betala onödigt mycket
Med teknik som API:er finns det inte nödvändigtvis något behov av att betala dyrt för en programvarulösning som har alla funktioner tillgängliga direkt i systemet.
Ett stort antal redovisningsprogram har nu API:er och stödappar som företag ibland inte tar hänsyn till när de utvärderar en ny leverantör.
Detta kan innebära att företag betalar för mycket för programvara med “alla tänkbara funktioner,” eftersom de har en omfattande kravlista trots att vissa av dessa funktioner bättre kan tillgodoses av en specialiserad leverantör utanför det centrala redovisningsprogrammet.
More Articles
Bristande kontinuitet i redovisningsprinciperna
Ur ett redovisningsperspektiv handlar det inte bara om att överföra rätt data, utan också om att säkerställa kontinuitet i hur dessa data kategoriseras i det nya systemet.
Granska kontoplanen och redovisningsprinciperna noggrant innan migreringen för att undvika principfel som kan påverka den finansiella rapporteringen.
När man byter redovisningsprogram är ett kritiskt misstag att inte korrekt mappa data så att den överensstämmer med det nya systemets struktur. Principfel uppstår när transaktioner klassificeras eller behandlas felaktigt enligt GAAP. Det kan till exempel handla om felaktig kategorisering av kostnader, felaktig tillämpning av regler för intäktsredovisning eller felaktigt redovisade periodiseringar. Dessa tekniska fel kan växa och förvränga din finansiella rapportering.
För att förhindra detta bör du noggrant studera det nya programmets funktioner och rådgöra med din redovisningskonsult för att säkerställa att konfigurationen speglar dina befintliga böcker. Genom att investera i ordentlig planering och genomförande från början undviker du problem längre fram när det gäller efterlevnad och beslutsfattande baserat på felaktiga siffror.
Att välja implementeringspartner enbart utifrån priset
För större företag är det vanligt att anlita en extern specialist för att hjälpa till att implementera en ny redovisningslösning. Om ditt företag är tillräckligt stort för att motivera detta varnar experterna för att du bör vara noggrann med vem du samarbetar med.
Företag som väljer den billigaste partnern får en dålig implementeringsupplevelse och tvingas antingen lägga mer pengar på att åtgärda problemen från den första implementeringen eller kommer aldrig igång med sin nya programvara.
Prenumerera för fler insikter om redovisningsteknik
Redo att ta nästa steg?
Oavsett om du är den enda medlemmen i ekonomiteamet på ett litet företag, ekonomichef på ett multinationellt företag eller befinner dig någonstans däremellan har vi allt du behöver för att hålla dig informerad om de senaste tekniska innovationerna som påverkar dig.
Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från finansledare som formar teknikbranschen.
