Vad är bokföring? Skillnader mot redovisning + guide

Bokföring innebär att registrera och organisera alla dina ekonomiska transaktioner, så att du alltid vet vart dina pengar tar vägen och hur det går för ditt företag. Oavsett om du driver ett litet företag eller arbetar som frilansare hjälper en god bokföring dig att hålla koll på skatterna, följa vinsterna och fatta klokare beslut för din ekonomiska framgång.

Vad är bokföring?

Bokföring hjälper företag att hålla koll på pengar som kommer in och går ut – till exempel genom att registrera försäljning, utgifter och betalningar. Med bokföring kan företag skapa en tydlig bild av sin ekonomi, vilket kan underlätta ekonomisk rapportering och analys.

Behöver ditt småföretag bokföring?

Ja. Det gör det.

För småföretag är god bokföring avgörande, inte bara för överlevnad utan också för tillväxt. Att ha korrekta uppgifter gör det möjligt för både företagare och ledande chefer att fatta välgrundade beslut om verksamheten.

Om din bokföring inte stäms av regelbundet kan det leda till att intäkterna över- eller underskattas, att betalningsfrister missas – eller ännu värre – att du hamnar i problem med skattemyndigheterna. Om du har upprätthållit goda bokföringsrutiner under året går deklarationerna från att vara ett riktigt elände till att helt enkelt bli ännu en avprickning på din lista.

Gör livet enklare med bokföringsprogram

Vi lever i en mjukvaruvärld ... så du kan vara säker på att det finns programvara för detta. Men den verkliga frågan kvarstår: Är det till hjälp?

Ur mitt perspektiv, ja, det tycker jag. Om du inte är besatt av att kategorisera transaktioner korrekt för ditt företag (en formulering som alla ekonomistudenter, nyutexaminerade och desperata efter ett jobb, förmodligen har använt), kan moderna bokföringsprogram göra det enkelt för dig.

De tillgängliga programvarulösningarna har förenklat och systematiserat traditionella bokföringsmetoder – och skapat en enkelhet och effektivitet som aldrig tidigare. Automatiserade verktyg hjälper till att eliminera mänskliga fel samtidigt som de ger dig tillbaka den värdefulla tid som du annars skulle ha behövt lägga på manuella registreringar.

Jag har gått igenom bokföringsspecifika verktyg längre ner i artikeln, men innan vi kommer dit behöver vi vara tydliga med vilka uppgifter som räknas som bokföring och vilka som faktiskt är redovisning.

Skillnaden mellan bokföring och redovisning

Bokföring och redovisning är sammanflätade delar av hanteringen av företagets ekonomi, men de har olika syften. Låt oss reda ut skillnaden.

Bokföringsuppgifter handlar om korrekt registrering av företagets ekonomiska transaktioner. De omfattar att hålla reda på alla ekonomiska uppgifter, inklusive daglig försäljning och inköp, kvitton, betalningar ... i princip varje krona som flödar in i och ut ur ett företag. Se det som att lägga grunden till ett robust bokslut, samtidigt som du håller koll på kassaflödet.

Redovisningsprocessen handlar däremot mer om att bygga en byggnad med hjälp av dessa byggstenar. Den omfattar tolkning, klassificering, analys och sammanfattning av ekonomiska uppgifter för att skapa ekonomiska rapporter, såsom resultaträkningar eller balansräkningar, som i sin tur hjälper till att fatta strategiska beslut.

Om byggmetaforen inte fungerade för dig kommer här en annan. Bokförare och redovisningsekonomer arbetar tillsammans för att laga middag: bokförare ansvarar för att samla ingredienserna (registrera alla transaktioner), medan redovisningsekonomer tar ingredienserna och tillagar något utsökt (skapar meningsfulla rapporter).

För att få saker att fungera smidigt behöver du båda rollerna – noggranna bokförare som håller koll på den dagliga ekonomin och kunniga redovisningsekonomer (eller redovisningssystem) som kan tolka uppgifterna för beslut på övergripande nivå.

Bokföringens utveckling

Bokföring har varit en viktig del av den ekonomiska verksamheten i århundraden och kan spåras tillbaka till antika civilisationer. Behovet av att registrera och följa transaktioner gav upphov till denna praxis.

I början förlitade sig företagare och bokförare på enkla verktyg som kulramar och fysiska huvudböcker. De registrerade varje transaktion för hand. Denna metod var tidskrävande men nödvändig för att upprätthålla korrekta uppgifter.

Under 1800-talet skedde ett stort framsteg inom bokföringen när räknare introducerades, vilket gjorde beräkningarna snabbare och ökade noggrannheten. Men innan datorer blev allmänt använda förändrades bokföringen inte nämnvärt.

Introduktionen av kalkylblad och redovisningsprogram förändrade området dramatiskt. De automatiserade tröttsamma uppgifter, gjorde systemen enklare att förstå och underhålla och eliminerade ytterligare mänskliga fel. Moderna program integreras nu direkt med företagssystem och följer försäljning eller utgifter i takt med att de uppstår.

Med digitala lösningar på plats genomgick småföretag en total förändring av hur de hanterar sin ekonomi – data är nu lättillgänglig från vilken plats som helst, för alla som behöver den.

Typer av bokföringssystem

Bokföring fungerar inte enligt principen att samma lösning passar alla. Ingen enskild typ av bokföring passar alla behov; varje typ har sina fördelar och nackdelar.

Enkelregistreringssystem

I ett enkelregistreringssystem registreras endast ena sidan av den ekonomiska transaktionen. Det är enkelt och passar bäst för småföretag eller frilansare som har få transaktioner. Om du är större än så kan du förbereda dig på dubbel bokföring. 

Dubbelregistreringssystem

Det dubbelregistrerade bokföringssystemet registrerar båda sidorna – debet och kredit – av varje transaktion. Denna heltäckande metod ger en tydligare bild, men är mer komplex än enkel bokföring.

Kontantbaserat system

Ett kontantbaserat system registrerar intäkter när de tas emot och utgifter när de betalas. Denna enkla metod passar mindre verksamheter som inte har omfattande leverantörsskulder eller kundfordringar.

Periodiserat system

Ett periodiserat system registrerar inkomster när de tjänats in, inte nödvändigtvis när betalningen tas emot, vilket gör det bättre lämpat för större organisationer som hanterar fördröjda betalningar. Det här är systemet som du så småningom skulle behöva använda om företaget växte, så det kan vara värt att skapa en bra grund tidigt.

Ibland är det enklare att visa skillnaden mellan kontantprincipen och periodiseringsprincipen med hjälp av ett exempel, så låt oss prova.

Om du ”säljer” en hatt till någon men accepterar ett skuldebrev i stället för omedelbar betalning skiljer sig systemen åt. I det periodiserade systemet registrerar du transaktionen när den sker. I det kontantbaserade systemet – du gissade rätt – måste du vänta tills pengarna finns i handen innan du registrerar den.

Dessa olika system visar hur viktigt det är att välja rätt bokföringsmetod för att skapa en korrekt ekonomisk bild.

Utforska moderna bokföringsverktyg

Jag sa ju att vi skulle komma hit! Verktyg!

Med teknikens framväxt har bokföringen gått från manuella Excel-registreringar till smidiga digitala lösningar. Denna förändring drivs främst av en rad moderna verktyg som automatiserar och förenklar processen.

Det finns inga specifika lösningar för ”bokföringsprogram”, eftersom det vanligtvis är effektivare att ha ett system som kan hålla ordning på din bokföring och tolka resultaten åt dig; med andra ord ett heltäckande ekonomisystem (som det, tyvärr måste jag meddela, också finns olika typer av).

De mest populära av dessa är molnbaserade ekonomisystem som QuickBooks, som hjälper småföretag att hantera sina ekonomiska transaktioner effektivt. Dessa plattformar ger uppdateringar i realtid om leverantörsskulder, skapar resultaträkningar och underhåller balansräkningar på ett effektivt sätt.

QuickBooks erbjuder till exempel funktioner som fakturering, uppföljning av betalningar av räkningar och lönehantering. Men det finns fler alternativ än QuickBooks.

• Xero: Ett intuitivt verktyg som föredras för sin smidiga integration med över 700 företagsappar.
• FreshBooks: Känt för sin funktion för tidsregistrering och användarvänliga design, utvecklad med småföretag i åtanke.
• Zoho Books: Omdömt för sina omfattande automatiseringsfunktioner, som täcker allt från bankflöden till återkommande fakturor.

Genom att använda dessa moderna verktyg kan du förbättra effektiviteten i hanteringen av företagets ekonomi avsevärt och i princip eliminera risken för de där irriterande mänskliga misstagen. Kom dock ihåg att varje verktyg har olika styrkor, så det är viktigt att välja ett som bäst passar dina specifika behov.

Jag har gått igenom de övergripande bästa ekonomisystemen i en annan artikel.

Professionella certifieringar inom bokföring

Du behöver inte vara CPA för att hålla ordning på bokföringen, men om du vill stärka din trovärdighet och kompetens inom bokföring kan det vara ett klokt steg att skaffa några professionella certifieringar.

Om du är frilansare och vill börja erbjuda bokföring som tjänst kan certifieringar ge dig ett försprång framför konkurrenterna genom att konkret visa din färdighet och expertis.

Programmet Certifierad bokförare (CB) som erbjuds av American Institute of Professional Bookkeepers är ett alternativ. Denna certifiering visar att du behärskar viktiga arbetsfärdigheter som justeringsposter, felkorrigering och lönehantering.

• CB-beteckningen kräver att du klarar sex prov samtidigt som du följer en etisk kod.

Ett annat bra alternativ för småföretagare kan vara QuickBooks ProAdvisor-certifieringen. Den ger en förståelse för hur man använder detta bokföringsprogram för att hantera finansiella transaktioner effektivt.

• QuickBooks ProAdvisor kräver bara att du klarar ett enda prov som omfattar programmets funktioner.

Förutom att förbättra karriärmöjligheterna kan dessa certifieringar ge kunderna trygghet, eftersom de visar att du strävar efter att upprätthålla höga standarder inom bokföring. Utöver standardcertifieringar inom bokföring finns det även certifieringar inom bokföringsprogram som lär användarna grunderna i vanliga bokföringslösningar.

Registrera poster i bokföringen

Det första steget när du registrerar poster är att dokumentera den finansiella transaktionen vid försäljningstillfället. Det kan vara en utfärdad faktura, en betald räkning eller mottagen inkomst. Varje öre räknas.

Nästa steg är journalerna – bokförarens dagbok, om man så vill. Vänta, är jag den enda som säger så?

Okej, bara jag. I alla fall.

Varje journalpost beskriver två sidor av varje finansiell transaktion: en debet och en kredit.

Debet är, tvärtemot vad många tror, inte alltid något dåligt. Det representerar helt enkelt transaktioner som antingen ökar tillgångarna eller minskar skulderna i din balansräkning. På samma sätt betyder kredit inte mer pengar, utan återspeglar i stället ökningar av skulder eller minskningar av tillgångar.

Huvudboken samlar sedan alla dessa journalposter och organiserar dem efter kontotyp; tänk bankkonton, kundfordringar, leverantörsskulder och så vidare, vilket gör det lättare för oss människor (och programvara) att förstå var pengarna kommer ifrån och vad de används till.

Slutligen kommer vi till provbalansstadiet – detta praktiska verktyg hjälper till att säkerställa att våra debetbelopp motsvarar våra kreditbelopp (just det, gott folk – inget fusk är tillåtet). Om det finns en obalans här kan det innebära problem i form av en revision.

Stänga böckerna

Bokföring är inte längre ett mystiskt område, eller hur? Nu har du förstått vad bokföring är – det handlar om mer än bara siffror och konton. Den utgör grunden för din ekonomistyrning.

Om du vill ha mer innehåll som är särskilt framtaget för ekonomer kan du prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev och överväga att läsa resten av vårt innehåll om redovisning redan i dag.