Automatisering av leverantörsreskontran: En komplett guide
Kostnaderna för leverantörsskulder kan snabbt hopa sig. Moderna företag använder automatiseringsprogramvara för leverantörsskulder för att minimera kostnaderna för att driva avdelningen för leverantörsskulder.
Programvara för AP-automatisering använder teknik som artificiell intelligens (AI), intelligent dokumentbehandling och naturlig språkbehandling. Dessa tekniker hjälper till att behandla fakturor, fatta datadrivna beslut samt extrahera och mata in data från fakturor i ditt bokföringssystem.
I den här guiden förklarar jag vad automatisering av leverantörsskulder innebär och hur den kan effektivisera arbetsflödet för leverantörsskulder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är automatisering av leverantörsskulder?
Automatisering av leverantörsskulder (AP) är processen att använda programvara för att automatisera repetitiva uppgifter. Dessa system använder modern teknik som robotiserad processautomation (RPA), optisk teckenigenkänning (OCR) och AI för att automatisera processer.
Exempelvis kan AP-lösningar automatiskt matcha fakturor mot inköpsorder. Alternativt kan du konfigurera systemet så att fakturor automatiskt skickas vidare till en teammedlem baserat på din godkännandeprocess.
Lokala kontra molnbaserade AP-lösningar
Lösningar för leverantörsskulder kan antingen vara lokala eller molnbaserade. Lokal AP-programvara körs vanligtvis på ett företags egen hårdvaruinfrastruktur, medan molnbaserade lösningar kan nås var som helst och när som helst.
Även om molnbaserade lösningar medför en egen uppsättning risker (dvs. potentiella dataintrång och driftstopp i programvaran), väger fördelarna med enkel anpassning, samarbete över avdelningsgränser och förbättrad insyn ofta tyngre.
Är AP-automatisering verkligen till så stor hjälp?
AP-automatisering kan spara dig mycket pengar. Enligt en rapport från IOFM är den genomsnittliga kostnaden för att behandla fakturor baserat på volym:
| Fakturavolym | Genomsnittlig kostnad för att behandla en faktura med automatisering | Genomsnittlig kostnad för att behandla en faktura utan automatisering | Skillnad i kostnad per faktura till följd av automatisering |
|---|---|---|---|
| Mindre än 20,000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20,000–100,000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Mer än 100,000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Oavsett din fakturavolym kan automatisering av AP, fakturor och utgifter spara tusentals dollar på alla dina fakturor. Utöver att sänka kostnaderna för fakturahantering sparar AP-automatiseringssystem AP-avdelningen mycket tid och resurser, vilket gör att den kan fokusera på uppgifter som kräver mänsklig medverkan.
Så fungerar automatisering av leverantörsskulder
AP-automatiseringsprocessen börjar när du tar emot en faktura. En heltäckande automatiseringslösning kan extrahera ytterligare information från fakturan, genomföra hela AP-arbetsflödet och behandla betalningen.
Alla AP-automatiseringssystem består av tre komponenter:
Organisering av fakturor och kvitton
Ett AP-automatiseringssystem organiserar fakturor från flera platser, inklusive fakturor i din inkorg, fakturor som tas emot via en leverantörsportal och fakturor som skickas till dig på papper. Systemet omvandlar pappersbaserade fakturor till elektroniska fakturor.
CFOs som försöker hjälpa AP-avdelningen att spara tid genom att automatisera manuella uppgifter kan förlita sig på AP-automatiseringsprogramvara, eftersom AP-avdelningen inte längre behöver sortera och organisera fakturor.
Godkänna, betala och matcha fakturor
När AP-automatiseringsprogramvaran har extraherat informationen från fakturorna och lagt in den i systemet måste relevanta medlemmar i AP-teamet godkänna fakturan.
Systemet skickar automatiskt fakturan till rätt teammedlem. Teammedlemmen måste kontrollera att fakturan är korrekt och följer avtalsvillkoren. I vissa system kan du automatisera processen för avtalsmatchning så att systemet gör detta åt dig.
Systemet skickar de godkända fakturorna till din bokföringsprogramvara eller ditt ERP-system för betalning.
När betalningen har genomförts matchar AP-systemet fakturorna med beloppet och mottagarna som anges på kontoutdraget.
Dokumentation och revision
Alla fakturor och betalningar läggs till i en databas, så att du kan hänvisa till dem när det behövs i framtiden. Dessutom bidrar det till att skapa ett revisionsspår när hela processen för leverantörsskulder genomförs i ett enda system. Du kan spåra en specifik faktura eller betalning när som helst under en revision utan större besvär.
Programvara för automatisering av leverantörsskulder jämfört med gör-det-själv-automatisering
Du kan använda en lösning för automatisering av leverantörsskulder eller välja ett gör-det-själv-tillvägagångssätt. Om du inte är tekniskt kunnig är det enklare att använda programvara. Gör-det-själv-tillvägagångssättet kräver viss teknisk kunskap, även när du använder ett verktyg utan kod.
Det enklare valet: programvara för automatisering av leverantörsskulder
Programvarulösningar för automatisering av leverantörsskulder kostar pengar. Men välj rätt lösning, så kommer du mer än väl att täcka kostnaden genom sparad tid samt snabbare och effektivare processer.
Så här genomför programvara för automatisering av leverantörsskulder processen för leverantörsskulder:
- Digitalisera fakturadata: Programvara för automatisering av leverantörsskulder använder OCR för att läsa och omvandla fakturor till digitala data. Alternativt kan du göra det möjligt för leverantörer att skicka in en elektronisk faktura direkt.
- Matchning av fakturor: Systemet jämför fakturadata med motsvarande inköpsorder och leveransmottagningar. Automatisk matchning säkerställer att alla fakturor är korrekta och följer avtalsvillkoren.
- Skicka fakturan för godkännande: Systemet skickar fakturan till relevant teammedlem eller avdelning baserat på förkonfigurerade regler. Du kan även ställa in aviseringar eller påminnelser för att säkerställa godkännande i tid.
- Betalning: När en faktura har markerats som godkänd genomför AP-automatiseringssystemet betalningen eller schemalägger den baserat på avtalsvillkoren. Detta säkerställer att du använder den tillgängliga kredittiden och optimerar kassaflödet. Alternativt kan systemet genomföra betalningar i realtid när en rabatt vid tidig betalning är tillgänglig. Systemet överför även relevant information till ditt redovisningssystem, som i sin tur uppdaterar din balansräkning.
- Avstämning: När betalningarna har betalats ut matchar systemet betalningarna med beloppen på kontoutdraget för att säkerställa att belopp och mottagare är korrekta.
- Rapportering: En av de bästa delarna med att använda ett AP-automatiseringssystem är insiktsfull rapportering. Systemet använder data som samlas in när AP-processer genomförs för att skapa detaljerade rapporter. Dessa rapporter innehåller information om vad företaget lägger pengar på och hjälper till att identifiera möjligheter att minska kostnaderna.
Programvara för automatisering från början till slut eliminerar behovet av pappersfakturor. Den hanterar de manuella processerna, så att avdelningen för leverantörsskulder kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Det plånboksorienterade valet: gör-det-själv-automatisering av leverantörsskulder
Om du automatiserar AP-processerna själv sparar du pengar, men det kan vara ganska tidskrävande.
Det enklaste sättet att automatisera ditt AP-arbetsflöde är att använda ett automatiseringsverktyg utan kod, till exempel Zapier. Du kan till exempel konfigurera Zapier för att hämta information från dina fakturor. Kom ihåg att det finns flera utmaningar med att använda ett automatiseringsverktyg utan kod. För det första måste det integreras med andra programvarulösningar som du använder för fakturering, datainmatning och betalningar.
Om automatiseringsverktyget inte integreras med någon av lösningarna kan du inte skapa ett automatiserat arbetsflöde från början till slut. Den exakta processen för att själv konfigurera automatisering av AP beror på vilka verktyg du använder. Om du är osäker på var du ska börja är Zapier ditt bästa alternativ.
Det är dock bäst att investera i en komplett lösning för automatisering av leverantörsskulder om du vill börja automatisera arbetsflöden direkt och kunna få support när något inte fungerar.
Fördelar med automatisering av leverantörsskulder
Förutom att effektivisera arbetsflödet på avdelningen för leverantörsskulder erbjuder automatisering av leverantörsskulder fördelar inom flera affärsområden. Här är de mest anmärkningsvärda fördelarna med automatisering av leverantörsskulder:
Kostnadsbesparingar
Automatisering av leverantörsskulder sparar pengar på flera sätt. Automatiseringssystem integreras till exempel med företagsappar, vilket eliminerar behovet av att överföra information manuellt.
En av de främsta fördelarna med programvara för leverantörsskulder är att den hjälper till att förebygga misstag, vilket sparar tid som annars skulle gå åt till att rätta dem längre fram.
Eftersom automatisering av leverantörsskulder gör det möjligt för dig att behandla fakturor och genomföra betalningar snabbare hjälper den dig att dra nytta av rabatter vid tidig betalning.
Att få rabatter vid tidig betalning kan vara en stor utmaning utan automatisering – enligt IOFM utnyttjar de flesta företag mindre än 21 % av erbjudandena om rabatt vid tidig betalning, och 12 % av företagen utnyttjar inga rabatter vid tidig betalning alls.
Förbättrad effektivitet och noggrannhet
Effektiva processer bidrar till att minska kostnaden för AP-processer, snabba upp godkännandecykler, göra det möjligt att fördela resurser till mer värdeskapande uppgifter, såsom att analysera utgiftsmönster, och förbättra medarbetarnas produktivitet.
Programvara för AP-automatisering förbättrar också noggrannheten eftersom den inte utsätts för risken för mänskliga fel på samma sätt som er personal. När ni automatiserar processer för leverantörsreskontran minimerar ni sannolikheten för mänskliga fel, vilket är fördelaktigt inför skattesäsongen.
Noggrannhet är avgörande eftersom den hjälper er att följa regler, bygga förtroende hos leverantörer och intressenter samt generera korrekta rapporter som gör det möjligt för er att fatta välgrundade ekonomiska beslut.
Samarbete i teamet
Team som arbetar med att registrera och godkänna fakturor har åtkomst i realtid till alla fakturor och filer, vilket bidrar till att effektivisera arbetsflöden. Detta gör det möjligt för team att samarbeta kring fakturor utan besväret med att hitta dokumentet, bekräfta uppgifter via e-post eller telefon och hantera felaktigheter.
Alla team – AP, ekonomi och redovisning – kan se samma data oavsett var de befinner sig. Detta gör det möjligt för teamen att lösa avvikelser snabbare.
Om en leverantör till exempel ringer angående en avvikelse i betalningen kan AP tala med redovisningsavdelningen och hänvisa till transaktionen i systemet utan att behöva leta upp transaktionen manuellt i kontoutdraget. Tillsammans kan de lösa leverantörens fråga mer effektivt tack vare centraliserad åtkomst till AP-data.
Förbättrad leverantörstillfredsställelse
AP-automatiseringssystem erbjuder också fördelar utanför ert företag. Att konsekvent betala leverantörer i tid bygger upp en god relation och gör er till en föredragen affärspartner. Denna relation kan vara en tillgång när ni behöver en brådskande leverans eller en tjänst när ni befinner er i en besvärlig situation.
Datadrivet beslutsfattande
Data är bränslet för företagets tillväxt eftersom det hjälper er att fatta välgrundade beslut.
Faktum är att de 40 % av organisationerna som fattar datadrivna beslut ligger i topp jämfört med dem som fattar beslut baserade på magkänsla.
AP-automatiseringslösningar samlar information från alla transaktioner i realtid. De använder denna information för att skapa interaktiva diagram och detaljerade rapporter.
Dessa diagram och rapporter ger ekonomiteam transparens, insikter och möjlighet att följa de ekonomiska nyckeltal som behövs för strategiska beslut.
More Articles
Förebyggande av bedrägerier
Att förebygga bedrägerier är en stor utmaning.
Här är anledningen: Enligt PwC:s globala undersökning av ekonomisk brottslighet och bedrägerier 2022 utsätts mer än hälften av de stora företagen för någon form av fakturarelaterat bedrägeri varje år.
För att få ett perspektiv på hur mycket detta kan kosta ett företag: Enligt rapporten om finansiella yrkesverksamma 2022, där 2 750 seniora ekonomer deltog, är den uppskattade genomsnittliga årliga kostnaden för fakturabedrägerier $280,000 per medelstort företag.
AI-drivna automatiseringslösningar kan identifiera inkonsekvenser i transaktioner och minska risken för att dessa bedrägerier lyckas. Systemet övervakar alla transaktioner och meddelar relevant teammedlem när en avvikelse upptäcks.
De bästa systemen har inbyggda säkerhets- och ansvarsfunktioner som gör det enklare att upptäcka bedrägerier och identifiera den person som ansvarar för dem. Att förebygga bedrägerier är avgörande för att följa regler och skydda era tillgångar.
Implementera programvara för AP-automatisering
Överlag är programvara för AP-automatisering nyckeln till att sänka kostnaden för att automatisera AP-processer. Här är några snabba implementeringstips som hjälper er att komma igång:
- Fastställ dina krav: Vilka är företagets mål och hur kommer AP-automatisering att hjälpa till? Ta reda på svaret på den här frågan innan du börjar jämföra alternativ.
- Bygg ditt team: Precis som vid alla programvaruimplementeringar behöver du samla ett kärnteam, från intressenter till IT, inköp, redovisning och fler. Ta reda på vilka som ska ingå i ditt implementeringsteam under den här processen.
- Gör din research: När du är redo att börja bygga eller jämföra alternativ är det viktigt att undersöka potentiella leverantörer som uppfyller dina kriterier. Var inte rädd för att be om demonstrationer om de erbjuds, och registrera dig för kostnadsfria provperioder för att få en verklig känsla för lösningen.
När du har samlat allt och fortfarande är osäker på var du ska börja har jag sammanställt några av mina främsta leverantörer av AP-programvara för att hjälpa dig komma igång.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Automatisera AP
AP-teamen har redan fullt upp. I stället för att låta dem ägna tid åt manuell datainmatning och konvertering av fysiska leverantörsfakturor till e-fakturor kan du ge dem möjlighet att arbeta med strategiska uppgifter, som att analysera kassaflöden och utgiftsmönster.
Använd programvara för AP-automatisering för att automatisera fakturagodkännande, betalningshantering och andra manuella uppgifter i ditt arbetsflöde. Då kan du sänka dina totala AP-kostnader, ge ditt AP-team möjlighet att åstadkomma mer och fatta smartare beslut baserade på verkliga data.
Om du tyckte om den här artikeln kan du prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev för att få fler sådana tips i din inkorg varje vecka.
