15 sätt att minska driftskostnaderna (& hålla dem nere)

Driftskostnader =  Kostnad för sålda varor + rörelsekostnader

• Kostnad för sålda varor (COGs): Omfattar de direkta utgifter som är kopplade till produktionen av varor och tjänster.
• Rörelsekostnader (OpEx): Är indirekta utgifter som uppstår genom den normala affärsverksamheten.

Här är en snabb översikt över de olika typer av COGs och rörelsekostnader som du kan ha:

Företag kan inte drivas utan att täcka sina driftskostnader, men de tenderar att äta upp vinsten om de inte hanteras på rätt sätt. De flesta chefer behöver hålla koll på både COGs och rörelsekostnader för att mäta vad som påverkar lönsamheten mest.

Vanligtvis drar de samma slutsats: kostnadsminskning = högre intäkter. 

Men inte ens de bästa idéerna kan garantera bättre vinstmarginaler. Att minska företagets utgifter är ett enklare och säkrare sätt att öka vinsten – vilket är anledningen till att chefer föredrar denna strategi. Det finns dock en baksida. 

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Ta det här exemplet: Ett e-handelsföretag minskade sina utgifter för betald marknadsföring. Det kommer definitivt att minska dess driftskostnader avsevärt, men genom att minska annonsutgifterna riskerar företaget också att få färre besökare på webbplatsen, vilket kan påverka försäljningen i framtiden. 

Dessutom kan det minska de anställdas produktivitet om det inte genomförs på rätt sätt. Att minska personalstyrkan innebär att färre anställda måste ta på sig mer ansvar, vilket påverkar den övergripande trivseln och arbetsflödet på lång sikt. I slutändan ger denna lösning bara kortsiktiga vinster.

Därför är det viktigt att genomföra kostnadsbesparingar med en väl genomtänkt strategi som fokuserar på rätt områden, i stället för att bara skära bort några få kronor.

CapEx kontra OpEx

Kapitalutgifter och driftsutgifter är två olika sidor av samma mynt. Driftsutgifter omfattar de kostnader som verksamheten behöver för den dagliga driften. Kapitalutgifter är däremot kostnader som används för att förvärva, uppgradera och underhålla fysiska tillgångar.

15 strategier för att minska driftskostnaderna

Du trodde väl inte att jag skulle presentera problemet utan att erbjuda lösningar, eller hur? Här är 15 strategier som du kan införa nu för att säkerställa att du minskar driftskostnaderna effektivt över tid:

1. Ta till dig ny teknik

Ny teknik fokuserar på att förbättra effektiviteten och produktiviteten, men den kan också minska driftskostnaderna om den implementeras på rätt sätt. Av alla alternativ har jag identifierat två system som direkt kan sänka kostnaderna:

Automatisering:

Automatiseringsverktyg förenklar monotona och repetitiva uppgifter så att medarbetarna kan fokusera på intäktsgenererande uppgifter som kundupplevelse, forskning och produktutveckling. 

Exempelvis kan verktyg för automatisering av redovisning spara tid och arbetsinsats för småföretag genom att automatiskt slutföra ekonomiska processer. Automatisering av bokföringsposter minskar också manuella fel och ger mer exakta data kring kassaflöde, intäkter, kostnader och så vidare. 

Ta en titt på några av mina bästa alternativ för redovisningsprogram för att få en uppfattning om hur de kan påverka ditt företag:

Molntjänster:

Utöver obegränsad åtkomst till företagsdata och verksamheten var du än befinner dig minskar molntjänster också avsevärt behovet av IT-underhåll och uppgraderingar av följande två skäl: 

• Eftersom de vanligtvis hanteras av en tredjepart är det leverantörens ansvar att säkerställa kontinuerlig drift. 
• De använder en prismodell där du betalar efter användning, så företag betalar endast för de resurser de förbrukar.  

Även om de har funnits i flera år har företag ännu inte fullt ut insett fördelarna med att använda molnbaserade lösningar, inklusive kostnadsbesparingar. Eftersom över hälften av företagsledarna uppger att de inte ser någon avkastning på sina investeringar finns det fortfarande en lång väg kvar innan dessa fördelar realiseras. 

2. Lägg ut affärsfunktioner

Att lägga ut stödjande affärsfunktioner kan minska de operativa kostnaderna samtidigt som produktiviteten och kundnöjdheten ökar. Det ger företag tillgång till kompetent personal och möjligheter utan de extra administrativa kostnader och personalkostnader som är förknippade med en heltidsanställd. 

Dessutom tillhandahåller tredjepartstjänster operativt stöd från början till slut. En hanterad tjänst förbättrar exempelvis den övergripande kundsupportupplevelsen med de bästa verktygen, processerna och den bästa återkopplingen. I slutändan fungerar den som en förlängning av ditt företag och fokuserar på att hjälpa dig att uppnå dina affärsmål. 

3. Fokusera på smarta rekryteringsbeslut

Om outsourcing inte är något för dig kan du minska de operativa kostnaderna genom att anställa rätt kompetens.

• Anställ medarbetare som kan hantera flera ansvarsområden: Mindre företag förväntar sig vanligtvis att medarbetarna ska bära flera hattar. Genom att identifiera dessa förväntningar redan i rekryteringsprocessen kan du fokusera på att anställa personer med flera kompetenser. Du kan exempelvis anställa en webdesigner internt som även kan hjälpa till med grafisk design vid behov. 
• Anlita kontraktsanställda, konsulter och frilansare: Att ta in deltids hjälp är ett annat bra sätt att minska de operativa kostnaderna. Du får arbete av hög kvalitet utan den administrativa bördan av att ha någon i löneregistret. Det kan dock ta tid att hitta rätt person. 

Tänk på att det finns en gräns för vilket ansvar kontraktsanställda och frilansare kan hantera. Kontraktsanställda är exempelvis kanske inte rätt personer för försäljning, men de kan hantera uppgifter som webbutveckling, textförfattande, SEO, grafisk design och offshore-redovisningstjänster.

4. Förhandla med leverantörer  

Genom att regelbundet kontrollera leverantörsavtal kan du säkerställa att du får ut så mycket som möjligt för pengarna. Därför kommer du sannolikt att hitta ogynnsamma priser och avtalsvillkor som kan omförhandlas, inklusive betalningsvillkor, tjänster, rabatter och leveranser. 

Du kan göra leverantörsavtalen mer fördelaktiga för dig genom att titta på:

• Större ordervolymer så att du kan dra nytta av volymrabatter. Detta gäller både råmaterial och programvara. Du kan till exempel få ett bättre pris på ditt ERP-system genom en längre eller mer omfattande prenumeration.
• Längre avtalsperioder ger leverantörerna förtroende för att du eftersträvar ett långsiktigt åtagande. Det uppmuntrar leverantörerna att erbjuda sina tjänster och produkter till mer konkurrenskraftiga priser. 
• Uppdaterade avtalsvillkor kan också vara fördelaktiga. Du kan till exempel förhandla om snabbare leveranstider för att säkerställa att du kan producera produkter eller leverera tjänster snabbare. Sammantaget ökar du dina intäkter genom att minska tiden till marknaden.

5. Inför planer för distans- och hybridarbete

Kontorsutrymmen kostar i genomsnitt företag mellan 5 och 15 % av de totala driftskostnaderna. Genom att övergå till en hybrid eller helt distansbaserad arbetsmiljö kan dessa kostnader minskas avsevärt.

En ny artikel i Los Angeles Times visade dock att ett helt distansbaserat WFH-upplägg är känt för att minska medarbetarnas produktivitet. I stället skulle jag rekommendera en hybrid arbetsmodell. På så sätt får du det bästa av två världar: minskade driftskostnader samtidigt som påverkan på produktivitet och intäkter begränsas. 

Men avfärda inte heller ett helt distansbaserat upplägg. Företag som Buffer har nått stora framgångar med sin helt distansbaserade arbetsmiljö. Faktum är att de tog det ett steg längre genom att införa en fyradagars arbetsvecka. 

6. Se över personalförmånerna

Kostnaderna för personalförmåner uppgår i genomsnitt till cirka 30 % av medarbetarens totala ersättning. Det är en stor del av den totala kostnaden för företaget (CTC) per medarbetare. Du kan dock inte skära ned på personalförmånerna godtyckligt, eftersom vissa medarbetare då kan bli mycket missnöjda. Ta i stället ett systematiskt grepp för att säkerställa att du inte stöter dig med dina medarbetare. 

Börja med att se över hur personalförmånerna används. Identifiera de mest populära och de dyraste förmånerna. Prata sedan med dina medarbetare. Se till att du vet vilka förmåner de uppskattar och varför.

Author's Tip

Vissa förmåner, som sjukförsäkring, bör aldrig vara föremål för nedskärningar. Var däremot beredd att förhandla om nya villkor, till exempel genom att minska servicenivåerna för att minska den ekonomiska belastningen på företaget.

7. Dra nytta av rabatter vid tidig betalning

Leverantörer erbjuder ofta rabatter till företag som betalar sina fakturor i tid, särskilt mindre leverantörer för vilka varje faktura bidrar till att hålla verksamheten igång. 

Om din leverantör erbjuder rabatter kan du börja betala dina fakturor tidigt för att dra nytta av dem. Om de inte erbjuder några rabatter vid tidig betalning kan du lägga till en klausul vid omförhandlingen av avtalet. De går sannolikt med på det om du är en långvarig kund med god kredithistorik.

8. Identifiera och eliminera överflöd

Kartlägg dina medarbetares dagliga arbete för att identifiera de specifika områden där de slösar resurser. Tar medarbetarna till exempel affärsresor för samtal som kan genomföras via ett videosamtal? Använder de programvaran effektivt? 

Prata också med medarbetarna själva för att identifiera ineffektiviteter som kan åtgärdas för att minska driftskostnaderna, och erbjud dem ett incitament för att uppmuntra till återkoppling. 

9. Anlägg ett hållbarhetsperspektiv

Det finns många hållbara initiativ som kan hjälpa planeten. Men eftersom vi tittar på lösningar som direkt minskar företagens kostnader har jag begränsat det till två åtgärder: 

• Slopa pappret: När du också tar hänsyn till kostnaden för att använda papper kan den totala kostnaden enkelt bli två eller tre gånger så hög som kostnaden för själva papperet. Företag kan helt eliminera denna kostnad genom att digitalisera. Lagra i stället dokument och filer i molnet. De blir enklare att komma åt, tar mindre plats och underhållet blir billigare.
• Bli energieffektiv: Företagare kan investera i teknik som solpaneler för att generera energi på kontor, i fabriker, lager och så vidare. Det sparar pengar över tid. Dessutom kan du vara berättigad till skatteavdrag för att införa hållbara metoder på statlig eller lokal nivå. 

10. Sluta betala för oanvända abonnemang

Även om bortglömda abonnemang kanske inte är ett stort problem kan företag betala mer än nödvändigt eller förväntat (dvs. betala för extra användarplatser eller tjänster som de inte använder i sin nuvarande redovisningsprogramstack). 

Företag kan välja att nedgradera sin tjänst till ett mer lämpligt abonnemang, förhandla fram ett bättre avtal eller byta till gratisversionen. En annan fungerande lösning är att konsolidera leverantörstjänster. I stället för att till exempel använda Zoom för videomöten och Google Drive för filer kan du överväga att använda Microsoft Teams, som erbjuder båda.  

11. Använd datadrivna insikter

Att sänka kostnader handlar inte om att kasta idéer mot väggen och hoppas att de fastnar (det går förstås, men det rekommenderas inte). Ett bättre tillvägagångssätt är att använda befintliga kostnadsdata för att identifiera och optimera utgifter. Det kan dock vara komplext om ditt företag är stort och har många rörliga delar. 

Det är här ett ERP kan hjälpa till. Det kopplar samman enskilda affärsprocesser för att ge insikter i hela verksamheten, från försäljning och marknadsföring till lager och leverans. ERP-system erbjuder också verktyg för prediktiv analys för att bedöma framtida behov inom leveranskedjan, underhåll, personalstyrka och så vidare.

12. Var inte rädd för att jämföra alternativ

Vi har redan tagit upp detta tidigare i samband med leverantörsavtal och minskat slöseri. Men att leta efter alternativ bör inte begränsas till en årlig översyn. 

Människor är vanemänniskor. Vi vill gärna hålla fast vid det som fungerar just nu. Men ibland finns det bättre alternativ där ute – ny teknik, billigare alternativ, bättre avtal och så vidare. Håll utkik efter billigare alternativ till det du använder för närvarande. Du kan antingen byta till den nya produkten eller använda bytet för att förhandla fram ett bättre avtal med din nuvarande leverantör.

13. Fastställ tydliga utgiftspolicyer

Om ditt företag ersätter anställda för utlägg kan du överväga att fastställa tydliga riktlinjer för dagliga kortgränser, resekostnader och rapporteringsformat. Tydliga gränser säkerställer att anställda inte missbrukar företagets kreditkort, samtidigt som onödiga utgifter minskar. 

14. Effektivisera kundinteraktionerna

Kunder föredrar fortfarande mänsklig kontakt när de har att göra med ett företag. Men det kan vara dyrt att erbjuda mänskliga upplevelser. 

Företag kan minska dessa kostnader genom att kvalificera kundfrågor. De kan använda teknik som AI-chattbotar för att besvara enkla frågor och överlåta mer komplexa ärenden till en kundtjänstmedarbetare. 

Ett annat tillvägagångssätt är att investera i att skapa ett hjälpcenter med detaljerad dokumentation för att lösa olika situationer. Kunder kan använda det för att hitta lösningar själva, medan kundtjänstmedarbetare kan använda det för att lösa eventuella problem. 

15. Analysera och justera kontinuerligt

Du har vidtagit alla åtgärder för att minska dina driftskostnader. Men det betyder inte att allt är perfekt. Det kan finnas områden och processer som behöver optimeras för att minska kostnaderna ytterligare. 

För att identifiera dessa områden behöver du kontinuerligt övervaka befintliga och nya processer, jämföra dem med historiska data och göra justeringar för att få ut så mycket som möjligt av dina uppdateringar. Att implementera ett ERP kan hjälpa dig med detta. Det erbjuder moduler för att mäta dina affärsprocesser och identifiera överflödiga utgifter. 

Prenumerera för fler insikter om verksamheten

Redo att förbättra din verksamhet med teknik? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från företagsledare som formar teknikbranschen.