Den måde, du implementerer software til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) på, gør en stor forskel for, hvor effektivt det er til dine økonomiprocesser. Når jeg gennemgår de virksomheder, der med succes har implementeret et ERP-system, vil du bemærke nogle mønstre.
Succesen for flere af virksomhederne på listen blev drevet af tilstedeværelsen af et stærkt lederteam, som deltog aktivt i implementeringen og arbejdede ud fra en realistisk implementeringsplan. Du kan hente idéer fra deres fremgangsmåder for at sikre, at implementeringen af dit virksomheds ERP-system forløber uden problemer.
Hvorfor ERP-implementeringer er vigtige
ERP-systemer er fantastiske, men implementeringer kan mislykkes. Når det sker, koster det virksomheden tid, energi og mere end bare en lille smule penge.
Mission Produce er en global leverandør af avocadoer, der sælger modne avocadoer året rundt. I 2022 stod Mission Produce over for betydelige udfordringer med at leve op til sin mission om at levere lækker frugt (ja, avocadoer er frugt). Årsagen? En mislykket ERP-implementering.
Det kostede virksomheden dens omdømme og $3.8 millioner, som blev betalt til en konsulent for at få styr på ERP-systemet.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark plejede at være afhængig af regneark til at holde styr på lagerbeholdningen og Sage Live til bogføring. Medstifterne Kevin Keller og Allen Shafer indså, at disse systemer ikke kunne understøtte deres tocifrede år-til-år-vækst i salget — jeg ved det, et fantastisk problem at have.
Her er hvorfor: Regnearkene havde ikke mulighed for at tage højde for ændrede lageromkostninger, mens Sage manglede arbejdsgange til at registrere kostprisen for solgte varer (COGS). Det førte til en masse manuel dataindtastning og mindre tillid til dataenes nøjagtighed.
For at løse dette besluttede medstifterne at centralisere dataene og arbejdsgangene med NetSuite ERP. Blot tre uger efter implementeringen så medstifterne betydelige forbedringer på følgende områder:
- Bogføring: De kunne hurtigere opdage fejl i dataindtastningen relateret til lagerbeholdningen.
- Regnskab: Virksomheden kunne håndtere regnskabsopgaver uden at være afhængig af eksterne revisorer.
- Omkostningsstyring: Virksomheden kunne øge salget med cirka 50 % fra år til år uden at øge antallet af medarbejdere.
- Økonomi: Medstifterne fik større indsigt i avancer og lagerbeholdning.
Årsager til succesen
Ledelsens engagement i implementeringen af ERP-projektet var afgørende i Fulton & Roarks tilfælde. Desuden opmuntrede medstifternes initiativ og aktive deltagelse i implementeringen af ERP-systemet medarbejdernes opbakning, hvilket bidrog til projektets succes.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies er en familieejet grossistvirksomhed, der sælger flytteudstyr og -artikler. På mindre end et årti var virksomheden vokset fra én lokation i Georgia til flere lokationer på tværs af USA (og havde firedoblet antallet af medarbejdere).
Som en mindre virksomhed brugte N&N QuickBooks og en ekstern lønudbyder til at håndtere tidsregistreringer og løn. QuickBooks kunne ikke følge med N&N's hurtigt skiftende behov, så medstifterne vendte sig mod NetSuite ERP og en tidsregistreringsløsning fra NOVATime, en NetSuite-partner, for at håndtere virksomhedens regnskabs- og lønprocesser.
N&N formåede at reducere lønbehandlingstiden med 84 % efter implementeringen af ERP-systemet. Virksomheden kunne også afstemme konti hurtigere og nemmere følge lønomkostninger på tværs af alle lokationer.
Årsager til succesen
Integration med en ekstern partner var afgørende for at tilpasse ERP-systemets funktioner til N&N's behov. Desuden var det afgørende for N&N's succeshistorie at sikre medarbejdernes opbakning gennem oplæring og aktiv involvering i processen med at vælge og implementere ERP-løsningen.
Have an account? Log In
3. Cadbury
Cadbury, en britisk multinational konfekturevirksomhed, der i øjeblikket ejes af Mondelez International, havde forskellige udfordringer, som gjorde det nødvendigt at implementere et ERP-system. De primære udfordringer var problemer relateret til produktions- og distributionskrav under en periode med høj vækst.
Cadburys problemer resulterede i det, som SAP kalder "en af de største globale ERP-implementeringer". ERP-implementeringen hjalp Cadbury med at standardisere processer på tværs af 16 lokationer og konsolidere 13 produktionsaktiviteter i virksomheden.
Endelig hjalp en vellykket ERP-implementering Cadbury med at sænke driftsomkostningerne og forbedre produktionseffektiviteten på tværs af forsyningskæden — med andre ord lykkedes projektet.
Årsager til succesen
Cadburys ERP-succes var en del af et femårigt IT-transformationsprojekt. Implementeringsprocessen forløber ikke altid problemfrit, men hvis du er beslutsom og åben over for at foretage flere kursændringer, er der større sandsynlighed for, at du får succes, ligesom Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé er verdens største fødevare- og drikkevarevirksomhed. Den schweiziske virksomhed besluttede at igangsætte et ERP-implementeringsprojekt kaldet BEST (Forretningsmæssig ekspertise gennem systemteknologi) i 1997, med planlagt afslutning i 2003. Nestlés implementeringsrejse omfattede dog flere udfordringer.
SAP var Nestlés foretrukne ERP-system. Nestlés administrerende direktør gik selv sammen med ledere fra flere områder, herunder økonomi og distribution, for at opbygge et team af interessenter, der skulle implementere SAP. Teamet var sikre på én ting: Implementeringen ville reorganisere forretningsprocesserne og medføre en ændring i den måde, Nestlé fungerede på.
Interessentteamet formåede dog ikke at få medarbejderne til at føle sig involverede eller kommunikere, hvordan denne ændring ville påvirke dem, hvilket skabte utilfredshed blandt medarbejderne. Efter tre år blev projektet sat på pause, og medarbejderudskiftningen nåede op på 77 %.
Nestlé besluttede at genstarte processen, og denne gang sørgede de for at involvere divisionscheferne og sikre, at alle medarbejdere var fuldt ud klar over de forventede ændringer. Denne gang gik det godt. I 2002 havde Nestlé sparet 325 millioner dollars i driftsomkostninger.
Årsager til succesen
Nestlé begik fejl i første omgang, men de var i stand til at identificere og løse problemet i stedet for helt at opgive implementeringsprocessen (som nogle virksomheder gør).
Et perfekt eksempel på, hvorfor medarbejdernes opbakning er afgørende for en vellykket ERP-implementering.
5. ABC Compounding
ABC Compounding fremstiller flydende produkter og aerosolprodukter til flere brancher. I modsætning til andre virksomheder på denne liste havde ABC Compounding allerede en ERP-løsning (ProcessPro), som manglede vigtige funktioner såsom planlægning, tidsplanlægning og MRP (planlægning af materialebehov).
Heldigvis for ABC havde virksomhedens informationschef, Myra Huger, brugt Sage ERP X3 i sin tidligere virksomhed og kendte til ERP-systemets omfattende funktionssæt. Virksomheden indgik et samarbejde med en lokal Sage-forretningspartner for at få hjælp til implementeringen.
Takket være deres erfarne partner var virksomheden i stand til hurtigt at skifte til Sage ERP og overholde sin ambitiøse implementeringstidsplan.
Årsager til succesen
Myras erfaring med Sage kombineret med en erfaren implementeringspartner ved deres side var afgørende for ABC Compoundings vellykkede implementering.
At have en ekspert på dit team — intern eller ekstern — som kan guide processen og tilbyde dine medarbejdere oplæring, bidrager i høj grad til en vellykket ERP-implementering.
6. Hormel Foods
Hormel Foods fremstiller, forarbejder og distribuerer forskellige fødevare- og kødprodukter globalt. Virksomheden havde ikke opdateret sine systemer i årevis og var afhængig af flere værktøjer, der ikke fungerede godt sammen. Den tidligere ERP-opgradering lå faktisk over 15 år tilbage, da Hormel besluttede at modernisere og standardisere sine ældre systemer.
KPMG blev hentet ind for at støtte Hormels bestræbelser på at standardisere sine processer og forbedre datakvaliteten ved at implementere Oracle Cloud ERP. Efter implementeringen havde Hormel et samlet system, der hjalp med at standardisere forretningsprocesser og data, effektivisere beslutningstagningen og skabe et konsolideret overblik over data på tværs af forretningsområder.
Årsager til succesen
Virksomhedens assisterende økonomichef, Eldom Quan, tilskriver den vellykkede implementering samarbejdet blandt Hormel Foods-medarbejderne og KPMGs ekspertise; de to hold var så tæt integrerede, at Eldom siger, at man ikke ville kunne afgøre, hvem der var fra Hormel, og hvem der var fra KPMG, når de arbejdede sammen.
Det er tydeligt, at medarbejdernes opbakning og samarbejde er afgørende for en vellykket implementering af ERP-software.
7. Cisco Systems
Produktions- og økonomiteamene hos Cisco brugte forældet Oracle-software til det daglige arbejde; selvom det var tilstrækkeligt til at få tingene gjort, begyndte virksomhedens IT-, drifts- og ledelsesteams at mærke behovet for at modernisere virksomhedens arkitektur.
Ciscos supportomkostninger steg konstant, og den ældre software gjorde det tidskrævende og vanskeligt at integrere funktionsforbedringer og anden software. Ønsket om forandring medførte dog en stor udfordring — virksomhedens behov for uafbrudt adgang til virksomhedsdata.
Med hjælp fra ledelsen (og omhyggelig planlægning) skulle Cisco sætte sit nye system i drift over en helligdagweekend i 2003, en hel dag tidligere end oprindeligt planlagt.
Årsager til succesen
Cisco mener, at virksomhedens succes blev drevet af “urokkelig støtte og aktiv involvering fra ledelsen samt en virksomheds-dækkende forpligtelse til at lykkes med dette moderniseringsprojekt i stor skala”.
Implementeringsteamet fulgte alle dele af planen og gennemførte prøvekørsler med hele teamet for at minimere risici og undgå overraskelser.
Bedste praksis for ERP-implementering
Da jeg undersøgte disse implementeringer, fandt jeg nogle gennemgående temaer:
Definér klare mål
Definér specifikke, målbare mål, som du forventer, at dit ERP-system skal opnå. Har du brug for et ERP-system til at effektivisere lagerstyringen, forbedre datanøjagtigheden eller levere bedre kundeservice? Når du kender dit mål, skal du definere en målemetode til at følge fremskridtene.
Dit mål kunne for eksempel være at reducere behandlingstiden for ordrer med 30 % inden for seks måneder efter ERP-implementeringen. Hvis du fastlægger disse detaljer (sammen med de vigtigste interessenter), før du går i gang med implementeringen, kan du bevæge dig målrettet i den rigtige retning.
Få opbakning fra ledelsen og medarbejderne
Ægte opbakning fra ledelsen er afgørende, fordi ERP-implementering kræver en betydelig investering af tid, penge og ressourcer — ting, som ledelsen kontrollerer.
Hvis du vil have ledelsens opbakning:
- Beskriv fordelene og det forventede investeringsafkast ved ERP-implementeringen
- Del din strategi for risikoreduktion
- Demonstrér, hvordan ERP-implementeringen stemmer overens med virksomhedens strategiske mål
Selvfølgelig er et implementeringsprojekt i mange tilfælde topstyret — og i så fald bør ledelsen involvere medarbejderne i alle faser af implementeringen, fra planlægning til udførelse.
Husk: Medarbejdernes opbakning er lige så afgørende, ellers kan du opleve, at medarbejdere bliver utilfredse og siger op, som det var tilfældet hos Nestlé.
More Articles
Vælg det rigtige ERP-system og den rigtige leverandør
Det kan udvikle sig dårligt, når du implementerer en ERP-løsning, der ikke lever op til dine forventninger, selvom du har gjort alt andet rigtigt. Før du vælger en ERP-leverandør, skal du vurdere leverandørens brancheerfaring, produktplan, skalerbarhed og supporttjenester. Udfør derefter en fit-gap-analyse ved at identificere mangler i dine nuværende processer sammen med de funktioner og muligheder i ERP-systemet, der kan afhjælpe disse mangler.
Når du vælger et ERP-system, skal du beregne de samlede ejeromkostninger. Medtag den oprindelige købspris, implementeringsomkostninger, løbende omkostninger som vedligeholdelse samt skjulte omkostninger såsom forandringsledelse og potentiel nedetid under implementeringen.
Bed leverandøren om referencer fra kunder. Succesfulde og nylige implementeringshistorier fra din branche kan give dig og dit team stor tillid til produktets levedygtighed i din virksomhed.
Hvis du endnu ikke har et system, kan du begynde din leverandørsøgning her. Dette er de bedste ERP-systemer, der i øjeblikket findes på markedet:
Udarbejd en realistisk implementeringsplan
Alle virksomheder er forskellige og implementerer ERP under deres egne unikke omstændigheder. Nestlé brugte flere år på at gennemføre implementeringen, mens Cisco rullede det ud over en enkelt weekend. Sørg for at udvikle din implementeringsplan baseret på dine specifikke omstændigheder.
Overvej at starte med en pilottest i et lille segment eller med specifikke moduler. Foretag justeringer baseret på tilbagemeldinger, mens du fortsætter den bredere udrulning.
Der er en del ting, der skal tages hånd om, når man udarbejder en implementeringsplan, såsom:
- Fastlæggelse af milepæle for implementeringen
- Identifikation og minimering af risici
- Kommunikation af planen til medarbejdere og interessenter
- Uddannelse
- Forberedelse til idriftsættelse
Inddrag teammedlemmer, der arbejder direkte med de processer, som ERP-systemet vil ændre. Det hjælper dig med at udarbejde en realistisk implementeringsplan, der både er ambitiøs og praktisk.
Overvåg og evaluer
Systemer og processer kan også bryde sammen efter implementeringen. Overvåg tekniske og kvalitative målepunkter efter implementeringen for at følge systemets ydeevne, brugernes anvendelse, processernes effektivitet og de økonomiske resultater. Indsaml tilbagemeldinger fra brugerne om deres oplevelse med ERP-systemet for at identificere områder, hvor du kan forbedre det, eller søg hjælp hos leverandøren.
Overvåg også introduktionen af nye funktioner og muligheder i dit ERP-system, og tilbyd regelmæssige uddannelsesmuligheder, når de lanceres, så dine medarbejdere kan udnytte ERP-platformen fuldt ud.
Det er ikke uønsket post
Leverandører underretter typisk slutbrugere om nye funktioner og vigtige opdateringer via e-mail, så sørg for at forblive tilmeldt og føje dem til din liste over godkendte afsendere.
Agilitet er afgørende for succes
Din implementeringsrejse vil meget sandsynligt være anderledes end andres. Du vil møde unikke udfordringer, hvoraf nogle måske ikke er beskrevet i nogen implementeringsvejledning, så vær klar til at være agil under implementeringsprocessen. Denne agilitet hjælper dig med hurtigt at foretage ændringer i implementeringsplanen baseret på skiftende omstændigheder og øge sandsynligheden for succes.
Kunne du lide det, du netop læste? Tilmeld dig nyhedsbrevet fra The CFO Club for at læse indsigter og ekspertrådgivning fra finansfagfolk og brancheledere hver uge.
