Den perfekte struktur for økonomiafdelingen ændrer sig i takt med hver udvikling i din virksomhed ... men én ting er sikkert: Du kan ikke klare det hele.

Jeg vil vædde med, at udbrændthed og overskredne deadlines førte dig hertil. Når alt kommer til alt, er økonomiledere notorisk tilbageholdende med at øge bemandingen. Som det berømte citat lyder, “Vi er forbandede, for vi kan se tallene.”

Denne artikel er skræddersyet til at hjælpe dig med at begrunde disse ansættelsesbeslutninger og udvide dit regnskabsteam på den rigtige måde.

Vigtigheden af at vælge den rigtige struktur

Der er meget få afdelinger, der er så afhængige af orden og organisation som regnskabsafdelingen.

Det er disse medarbejdere, der sikrer, at I overholder reglerne, er forberedte på de nødvendige økonomiske skridt og har de tal, I skal bruge for at træffe velinformerede beslutninger.

Hvis det ikke er nok til at overbevise dig, så overvej, hvor mange flere datadrevne indsigter du får i din virksomhed.

Flere data betyder flere indsigter, som giver fordele på kort, mellemlang og lang sigt.  

Regnskabsafdelingens funktioner

Regnskabsteamet er ansvarligt for mange centrale økonomifunktioner, herunder:

• Registrering, sporing og analyse af virksomhedens økonomiske data
• Udarbejdelse af en række vigtige økonomiske rapporter og dokumenter
• Håndtering af skatter, interne økonomiske revisioner og overholdelse af regler
• Likviditetsstyring
• Sporing og fordeling af kapital
• Bogføring

For at få styr på alle disse ting kræver det tid, sans for detaljer og specialiseret viden.

Alle, der har forsøgt at holde styr på alle disse opgaver selv, vil vide, at det i bedste fald er vanskeligt at gøre alene og bliver umuligt, når man når en bestemt vækstrate.

Lad os nu se nærmere på regnskabsteamets centrale funktioner.

Hvis du blot leder efter råd om teambuilding, kan du springe ned til afsnittet med praktiske råd; hvis denne verden er relativt ny for dig, vil du have gavn af at læse det følgende.

Bogføring

Bogføring er processen med at registrere dine økonomiske oplysninger, herunder:

• Indtægtskilder
• Leverandørgæld
• Tilgodehavender
• Tab
• Inklusive relevante beløb, datoer og referencer

Bogholdere følger posteringerne kronologisk ved hjælp af dokumenter som salgskvitteringer, indkøbsordrer og fakturaer. 

Regnskabscyklussen har 8 trin; bogføring vedrører dog primært de første fire:

1. Analyse af økonomiske transaktioner og placering af hver enkelt på den rette konto
2. Oprettelse af posteringer i kladden 
3. Overførsel af posteringer til hovedbogen 
4. Afstemning ved udgangen af hver periode 

Nøjagtige optegnelser danner grundlaget for en sund økonomi og muliggør intelligente beslutninger på det rette tidspunkt. Desuden gør en dygtig bogholder alles liv lettere, når Skattestyrelsen dukker op.

Løn

Lønopgaver omfatter:

• Udbetalinger til medarbejdere
• Betaling af skatter på deres vegne
• Registrering af fradrag, incitamenter, betalinger og personalegoder

Lad os se på et eksempel.

Gerald og hans ven Brett oprettede en virksomhed som et partnerskab, og de har ansat en intern medarbejder til at tage sig af deres økonomi.

Ironien? Den eneste person, de skal køre løn for, er deres revisor. Hvis de ikke gør det, risikerer de store bøder og sanktioner. 

I enkeltmandsvirksomheder og partnerskaber behøver ejeren eller ejerne ikke at køre løn for sig selv, men det skal de gøre for alle med en kontrakt. Når det gælder selskaber med begrænset ansvar og selskaber, skal du køre løn for dig selv, dine direktører og dine medarbejdere.   

Regnskaber 

At udarbejde regnskaber er som at få taget en blodprøve; et nødvendigt onde for et godt organisatorisk helbred.

De informerer investorer og beslutningstagere om overskud, pengestrømme, gæld og vækst. Eksempler på regnskaber omfatter følgende:

• Balance (eller opgørelse over finansiel stilling): Et overblik over virksomhedens aktiver, passiver og egenkapital
• Resultatopgørelse: Kvartalsvise og årlige opgørelser, der viser omsætning, udgifter, nettoindkomst og indtjening
• Pengestrømsopgørelse: En opgørelse, der giver dig mulighed for at se, hvor sund din virksomhed er på et øjeblik, og som indeholder tre sektioner: driftsaktiviteter, investeringsaktiviteter og finansieringsaktiviteter  

Interessenter bruger disse formelle optegnelser til at måle, hvor effektivt likvider, aktiver, passiver og egenkapital bliver forvaltet. Hvis din virksomhed er i problemer, bør du kunne opdage det, fejlfinde og løse problemer i tide — forudsat at dine regnskaber er i orden. Kreditorer, revisorer og IRS henviser også til disse rapporter for at måle rentabiliteten og sikre overholdelse af reglerne.

Interne kontroller

Stærke økonomiske kontroller er afgørende for overholdelse af regler, sikkerhed, ressourceforvaltning og en organisations langsigtede bæredygtighed.

Hvis man nægter at etablere interne kontroller, opstår der uundgåeligt en risiko for svindel eller en alvorlig fejl, som kan bringe en virksomhedsejer og direktører i alvorlige økonomiske og juridiske problemer.

Likviditetsstyring i virksomheden

Likviditetsteamet er ansvarligt for at sikre, at en virksomhed har tilstrækkelige likvider til at opfylde sine umiddelbare behov. Dette omfatter:

• Gennemførelse af omfattende prognoseaktiviteter
• Optimering af brugen af kredit
• Reduktion af gæld
• Identificering af de bedste investeringsmuligheder

Selvangivelser

En af de nemmeste måder at lukke din virksomhed på er at lave fejl i den årlige selvangivelse, pådrage sig enorme bøder og ikke være i stand til at få pengestrømmen tilbage på sporet.

Medmindre du har en meget lille enkeltmandsvirksomhed med minimale faste omkostninger, er det som regel pengene værd at hyre en statsautoriseret revisor (CPA) til at føre tilsyn med udarbejdelsen og indgivelsen af selvangivelsen.

Det er bedre at være på den sikre side end at fortryde, som det gamle ordsprog siger.

Opbygning af strukturen i din regnskabsafdeling

At anlægge en strategisk tilgang til virksomheden er en af de mest effektive måder at opbygge systemer og processer i din virksomhed, som gør den klar til langsigtet rentabilitet. Den måde, du strukturerer og opbygger din økonomiafdeling på, er ikke anderledes.

Dette er nogle af de vigtigste regnskabsfunktioner: 

• Økonomidirektør: Det er dig. Du arbejder direkte sammen med den administrerende direktør og leder alle økonomiske aspekter af en virksomhed: fastsætter politikker, udvikler økonomiske og operationelle strategier, forbedrer den operationelle effektivitet og bruger rapporter til at træffe beslutninger.
• Likviditetschef: Overvåger lovgivningsmæssige ændringer, håndhæver økonomiske politikker og vedligeholder relationer til kreditorer og investorer.
• Regnskabscontroller: Udarbejder månedlige rapporter, udarbejder regnskaber og fører tilsyn med lønadministrationen samt styrer den daglige drift (herunder medarbejderne) og har ansvaret for overholdelse af regler. 
• Revisor: Administrerer hovedbogen, udarbejder daglige rapporter, håndterer skatter og behandler løn. 
• Regnskabsmedarbejder: Dataindtastning, herunder bogføring af kontante indbetalinger, vedligeholdelse af Excel-regneark eller drift af regnskabssoftware samt udskrivning af checks. Mange mindre virksomheder har to regnskabsmedarbejdere, en til kreditorbogholderi og en anden til debitorbogholderi. 

Andre almindelige roller inden for regnskab omfatter:

• Finansanalytiker
• Intern revisionschef
• Kredit- og inkassochef
• Indkøbschef
• Regnskabschef

Gør det ikke mere kompliceret end nødvendigt

Disse stillinger bliver typisk tilføjet, når organisationen er vokset og har nået et mere modent stadie. Hvis I stadig er tidligt i processen, er det bedst at begynde i det små, men samtidig have en omfattende fremtidig struktur for jeres regnskabsafdeling i tankerne.

Sådan fungerer økonomifunktionerne sammen

Jo mindre din virksomhed er, desto større er sandsynligheden for, at du er afhængig af nogle få personer eller en ekstern leverandør til at håndtere alle regnskabsfunktioner.

Efterhånden som du vokser, stiger arbejdsbyrden betydeligt, og du får brug for at ansætte kvalificerede personer til hver rolle og etablere et hierarki. Jeg ved, hvad du tænker: Endelig kommer det spændende!

Læs videre for at få bedste praksis for strukturen i regnskabsafdelingen.

Valg af organisatorisk struktur for virksomhedens regnskabsafdeling

Din virksomheds omsætning, alder og størrelse vil uundgåeligt være afgørende for økonomiafdelingens struktur og behov.

Det siger sig selv, at en iværksættervirksomhed generelt hverken har brug for eller adgang til de samme ressourcer som multinationale organisationer, så husk på, at ingen af disse oplysninger passer til alle virksomheder.

Andre almindelige faktorer omfatter:

• Den branche, du opererer i
• Hvor gammel din virksomhed er
• Hvor mange medarbejdere du har
• Antallet af geografiske lokationer

Alt dette spiller ind på, hvordan du opbygger og strukturerer dit økonomiteam.

Lad os se nærmere på, hvordan en af de største faktorer – en virksomheds alder og udviklingsstadie – kan påvirke strukturen i dens økonomiafdeling.

Iværksættervirksomhed

I de fleste tilfælde fokuserer iværksættervirksomheder på vækst og skalerbarhed med det mål at udvikle en forretningsmodel, der kan skabe høj indtjening. Et mindre antal medarbejdere betyder normalt, at stiftere og nøglemedarbejdere udfører mange forskellige funktioner.

Mens du deler CFO- eller kassereropgaver med andre medarbejdere i den tidlige fase, er det bedst at investere i god regnskabssoftware for at holde oplysningerne samlet.

Efterhånden som væksten tager fart, bliver det meste af dit økonomiteam muligvis lagt ud til specialiserede leverandører. Som iværksættervirksomhed er dine primære økonomiske bekymringer hovedsageligt:

• At sikre, at lønnen udbetales til tiden, samtidig med at reglerne for indeholdelse af skat overholdes.
• At have et skarpt blik for og et stramt overblik over virksomhedens pengestrøm, herunder leverandørgæld og tilgodehavender.
• At overvåge virksomhedens udgifter for at sikre, at der ikke opstår urimelige omkostninger i vækstfasen.

Hvis du oplever massiv og hurtig vækst, kan det betale sig at udarbejde en ansættelsesplan for regnskabsafdelingen og føre den ud i livet, så snart arbejdsbyrden bliver uholdbar.

Lille virksomhed

Udtrykket “lille virksomhed” kan være en smule misvisende.

I USA definerer myndigheden for små virksomheder (SBA) en lille virksomhed som en virksomhed med færre end 500 medarbejdere ... hvilket omfatter 99.9% af alle virksomheder i USA.

Bemærk, at de strategiske mål for en lille virksomhed afhænger af ejerens eller ejernes mål, men rentabilitet er altid et centralt mål. Efterhånden som din virksomhed vokser, skal du i højere grad overveje at etablere en fuldt udbygget økonomiafdeling. 

Jeg fokuserer på små virksomheder med en omsætning på $2-10M.

Strukturen i din regnskabsafdeling kan stadig være ret enkel, hvis den fungerer for dig – lønspecialister og regnskabschefer kan holde regnskabsopgaverne i den lille virksomhed kørende, f.eks. ved at oprette rapporteringstavler, så du kan holde øje med KPI'er. På dette tidspunkt kan CFO'en og controlleren fokusere på det større strategiske billede, herunder afdelings- eller driftsrapportering. 

Til cowboys derude

Hvis du er nået så langt uden nogen regnskabs- eller økonomimedarbejdere:

1. Godt gået, men dobbelttjek, at dine leverandører ikke hader dig.
2. Det er tid til at ansætte en erfaren økonomimedarbejder, der kan hjælpe med implementeringen af strategi og politikker.

Store virksomheder

Store virksomheder, altså virksomheder med mere end 500 medarbejdere og lokationer over hele verden, har normalt fokus på ekspansion til nye markeder og effektivitet (eller i det mindste omkostningsreduktion).

Hvis det ikke allerede er gjort, vil du gerne strømline og optimere din organisationsstruktur. Et centralt mål er at give C-ledelsen og specifikt CFO'en mulighed for at fokusere på langsigtede strategier. Overvej en økonomidirektør, der kan føre tilsyn med virksomhedens økonomiske sundhed, herunder økonomisk planlægning og rapportering samt overholdelse af regler og risikostyring. 

Centrale mål for større virksomheder afhænger af virksomhedens målsætninger, men kan omfatte følgende:

• Centralisering af centrale driftsværktøjer: Hvis din virksomhed ikke udnytter mulighederne i et ERP, vil emnet uundgåeligt komme op. Input fra et ekspertteam inden for økonomi – og personer med specifikke regnskabsfunktioner – vil være en stor hjælp ved implementering af ERP og ved etableringen af de rette forudsætninger for virksomhedens succes og vækst.
• Fusioner og opkøb: Som en del af virksomhedsstrategien kan fusioner med eller opkøb af andre enheder være et vigtigt fokusområde for vækst og ekspansion. I disse tilfælde er dine økonomiansvarlige afgørende i alle faser, fra planlægning til integration. Det omfatter udførelse af due diligence-undersøgelser og økonomisk modellering.

Et dybere kig på det erfarne regnskabsteam

Nedenfor besvarer vi nogle af de mest presserende spørgsmål, som ledere har om regnskabsafdelingens struktur.

Hvornår giver det mening at ansætte en CFO?

Hvis du føler, at dit greb om økonomi ikke er stærkt nok til selv at påtage dig CFO-titlen, er det helt i orden. Det er bedre at erkende sine svagheder og opbygge et økonomi- og/eller regnskabsteam omkring sig end at forsøge at få en firkantet klods til at passe i et rundt hul.

Afkastet af investeringen bliver forsinket

Hvis du overvejer, om du skal ansætte en CFO, betyder det som regel, at tiden er inde til at gøre det. Jo før, desto bedre er som regel tilfældet; det er dog ikke det samme som at ansætte en sælger. Du skal give vedkommende tid til at forstå din virksomhed og derefter gennemføre ændringer.

Alle virksomheder har én ting til fælles – de skal tjene penge (og administrere dem korrekt) for at forblive i drift. Strategisk økonomisk planlægning og datadrevet rapportering er kernen i enhver succesfuld virksomhed, og ansættelsen af en CFO er en sikker måde at sørge for, at din nystartede virksomhed kommer godt fra start. 

CFO eller controller: Hvad er forskellen?

CFO'en befinder sig øverst i økonomiafdelingens hierarki. Førstnævnte skal træde et skridt tilbage for at se det store billede og forstå, hvordan man kan forbedre og videreudvikle, mens sidstnævnte beskæftiger sig med regnskabsfunktioner og optimering af virksomhedens daglige drift.

Regnskabsleder eller controller: Hvad er forskellen?

I mindre organisationer bærer controllere ofte to kasketter og leder måske et lille team af revisorer og regnskabsmedarbejdere. I større virksomheder er det dog fornuftigt at ansætte regnskabsledere til at lede medarbejderne og lade controllerne fokusere på budgetter, prognoser og andre kritiske rapporter. 

Skab en turboopladet økonomiafdeling

Uanset om du leder økonomiafdelingen i en lille virksomhed eller en hurtigt voksende teknologivirksomhed, vil de mange måder, du kan strukturere din økonomiafdeling på, altid variere afhængigt af dine specifikke behov. 

Det første spørgsmål, du bør stille dig selv, er, om du er den rette CFO til jobbet, eller om en ansættelse til rollen vil give dig bedre muligheder for vækst. Derfra kan du udvikle en strategi, der sikrer, at du har en velfungerende funktionsadskillelse, hvor hver af dine regnskabsfunktioner udføres af den rette person, og hvor der er etableret et perfekt hierarki i regnskabsafdelingen.

Vil du holde dig opdateret om alt inden for økonomi og regnskab?

Vi har opbygget The CFO Club som den drejebog, vi altid ønskede os i vores tidligere jobs inden for virksomhedsøkonomi. Detaljerede oplysninger om, hvordan man driver funktionen – hvordan man gør det, hvornår man gør det, og hvilke værktøjer der er bedst at bruge til det.

Lyder det som noget for dig? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev for ekspertrådgivning, vejledninger og indsigt fra økonomiledere, der former teknologibranchen.