Automatisierung priorisieren: Ein Rahmenwerk für die KI-Integration in FP&A-Prozesse
Als Finanzfachleute müssen wir mit unserem Wissen in Buchhaltung und Finanzen einen Mehrwert für unser Unternehmen schaffen. Heutzutage verändert sich das Umfeld unseres Berufs rasant durch technologische Fortschritte, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI).
Wenn wir nicht darauf abzielen, die effizienteste KI-Integration in FP&A zu schaffen, werden wir von jemandem ersetzt, der das getan hat.
Wir müssen uns anpassen und verstehen, wie KI und andere Technologien uns dabei unterstützen können, unsere Analysefähigkeiten zu verbessern und das Unternehmen in eine bessere Zukunft zu führen.
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Eine Möglichkeit dies zu tun, ist die Automatisierung.
Die Landschaft der Finanzautomatisierung ist komplex, deshalb gebe ich Ihnen 3 Schritte zur effektiven Analyse von Finanzprozessen an die Hand, um herauszufinden, welche davon mit KI automatisiert werden können.
Beginnen wir mit diesem Rahmenwerk anhand einer Geschichte.
Eine FP&A-Automatisierungsgeschichte
Angela ist Leiterin von FP&A und Buchhaltung im Hauptsitz eines neuen Agri-Tech-Unternehmens namens BeetrootVitality AgriTech. Sie möchte ihre Prozesse automatisieren, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bringen.
Schritt 1 – Identifikation
Sie organisiert fünf Workshops mit ihrem Team, in denen sie mithilfe von Prozessabbildungstechniken den Monatsabschluss, die Monatsprognose und den jährlichen Budgetierungsprozess untersuchen.
Das sind die drei Hauptbereiche ihres FP&A- und Buchhaltungsumfangs, doch darin verbergen sich mehr als 35 Prozesse und Routinen!
Schritt 2 – Analyse der Auswirkungen
Sie quantifizieren die Auswirkungen und den Wert, den Automatisierung für das Geschäft bringen kann. Dazu erstellen sie in Excel eine einfache Tabelle mit den Spalten Bereich, Prozess, EBITDA-Auswirkung (gesparte Stunden x durchschnittlicher FTE-Stundensatz) und Aufwand (Komplexität auf einer Skala von 1–5 x Unsicherheit auf einer Skala von 1–5).
Hierzu arbeiteten sie mit den Leitern der Bereiche IT, Datenengineering, Analytics und Automation ihres Unternehmens zusammen.
Schritt 3 – Priorisierung & Umsetzung
Sie visualisieren ihre Erkenntnisse in dieser Matrix und priorisieren die Punkte im oberen rechten Quadranten – geringer Aufwand und hohe Wirkung.
Den ersten Piloten führen sie in einer ihrer Geschäftseinheiten durch, gemeinsam mit einem „agilen“ Team aus fünf Personen (1 Fachexperte, 1 Finance Product Owner und 3 Entwickler). Da sie agil vorgehen, präsentieren sie in ihren Sprint-Reviews alle zwei Wochen den Fortschritt mit einem funktionsfähigen Prototypen ihrer Lösung, sodass dieser sofort getestet und Feedback gegeben werden kann.
Wenn alles richtig gemacht wurde, wissen sie in kürzester Zeit, welche Prozesse automatisiert werden können und sollten.
DIY: Eine Anleitung für Sie
Jetzt skizziere ich für Sie die 3 Schritte dieses Rahmens und erkläre jeden davon ausführlich, damit Sie sie in Ihrem eigenen Unternehmen umsetzen können.
Schritt 1: Finanzprozesse abbilden
Um mit der Analyse zu beginnen, sollten FP&A-Experten ihre finanziellen Prozesse mithilfe von Workshops und Prozessabbildungstechniken erfassen.
Überlegen Sie, wer einen Mehrwert zu diesen Workshops beitragen kann: Das können Fachexperten, Geschäftspartner (aus Ihrer Abteilung und anderen Bereichen) oder bereichsübergreifende Teammitglieder sein.
Falls Sie noch nicht damit vertraut sind: Prozessabbildung bedeutet, den Ablauf der Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Interaktionen innerhalb eines Finanzprozesses zu visualisieren. Dieser Schritt hilft den Beteiligten, ein umfassendes Verständnis der aktuellen Prozesse, ihrer Abhängigkeiten und möglicher Verbesserungsansätze zu erhalten.
Durch die Dokumentation der Prozesse können FP&A-Experten Redundanzen, Engpässe und manuelle Aufgaben erkennen, die mit KI-Programmen automatisiert werden können.
Schritt 2: Auswirkungen und Mehrwert quantifizieren
Nach der Prozessabbildung folgt als nächster Schritt die Quantifizierung von Auswirkungen und Mehrwert, die die Automatisierung für das Unternehmen bringen kann.
Dies beinhaltet das Messen der Vorteile, die durch Automatisierung erzielt werden können – zum Beispiel eingesparte Zeit, erhöhte Profitabilität und gesteigerte operative Effizienz. Zu berücksichtigende Schlüsselmetriken sind:
- Durch Automatisierung eingesparte Zeit
- Wertsteigerung des EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisation)
- Nettoumsatzwert (NSV)
- Deckungsbeitrag (CMA), der durch Automatisierung entsteht
- Anzahl der Personen, die vom automatisierten Prozess profitieren werden
Gleichzeitig ist es entscheidend, den erforderlichen Aufwand für die Automatisierung zu quantifizieren. Dies kann erfolgen, indem man die Komplexität und Unsicherheit des Prozesses bewertet. Komplexitätsfaktoren können die Anzahl der Schritte, Datenquellen, Entscheidungspunkte und das erforderliche Maß an menschlicher Intervention umfassen. Unsicherheitsfaktoren können die Stabilität der Eingangsdaten, regulatorische Compliance-Anforderungen und die Notwendigkeit von entscheidungsbasierten Urteilen beinhalten.
Wie Angela in unserem Beispiel, sollten Sie für diesen zweiten Schritt Partnerschaften mit den IT-, Data Engineering-, Analytics- und Automatisierungsabteilungen Ihres Unternehmens eingehen.
Schritt 3: Erstellung einer Impact-vs.-Aufwand-Matrix
Um die Automatisierungsinitiativen zu priorisieren, können FP&A-Experten eine Impact-vs.-Aufwand-Matrix erstellen.
Mit dieser Matrix können sie jeden Finanzprozess basierend auf seinem Einfluss und dem erforderlichen Automatisierungsaufwand abbilden.
Die Wirkung kann auf der vertikalen Achse dargestellt werden, während der erforderliche Automatisierungsaufwand auf der horizontalen Achse eingetragen wird. Prozesse mit hoher Wirkung und geringem Aufwand gelten als „low-hanging fruit“ und sollten im Fokus der ersten Automatisierungsmaßnahmen stehen. Sobald diese Prozesse automatisiert sind, können sich FP&A-Experten schrittweise Prozessen mit höherem Aufwand und größerer Wirkung zuwenden.
Das Große Ganze
Die Integration von KI in Finanzprozesse kann die Arbeitsweise von FP&A-Expert:innen revolutionieren und zu mehr Effizienz, Genauigkeit und strategischem Mehrwert führen. Tatsächlich werden die meisten Investitionen im Jahr 2025 in Unternehmen fließen, die KI effektiv einsetzen oder entwickeln.
Indem sie einen strukturierten Ansatz wählen – vom Prozess-Mapping über die Quantifizierung von Wirkung und Aufwand bis zur Erstellung einer Impact-vs.-Aufwand-Matrix – können FP&A-Professionals die am besten geeigneten Prozesse für die Automatisierung identifizieren.
Da das Gebiet der KI sich stetig weiterentwickelt, sind FP&A-Expert:innen, die Automatisierung nutzen, bestens positioniert, um Innovationen voranzutreiben und maßgeblich zum Erfolg ihrer Organisationen in einer zunehmend datengetriebenen Welt beizutragen.
Wenn Sie bei der Implementierung von KI im Finanzwesen vorne mit dabei sein möchten, abonnieren Sie den Newsletter des CFO Clubs und erhalten Sie die besten Leitfäden direkt in Ihr Postfach.
