7 Strategien für die Unternehmenssteuerplanung, mit denen Ihre Gewinne bei Ihnen bleiben
Steuer-Fachbegriffe sind ein Rätsel-Abenteuer: Unternehmenssteuerplanung kann komplex sein, mit verschiedenen Formularen und Steuersätzen. Ein grundlegendes Verständnis hilft jedem Unternehmen – besonders kleinen Betrieben und Start-ups.
Beanspruchen, was immer möglich ist: Auch kleine Steuervorteile sind Vorteile. Stellen Sie sicher, dass Sie alles geltend machen, wie z.B. ein Arbeitszimmer oder Gründungskosten, um Ihre Steuerlast zu senken.
Nicht warten: Warten Sie nie bis zur letzten Minute mit der Steuererklärung. Wer seine Finanzen im Blick behält, bleibt eher konform und durchläuft den Prozess reibungsloser.
Die Steuerplanung für Unternehmen kann für Firmen jeder Größe einschüchternd sein. Es gibt kein einziges Steuerformular und auch keinen einheitlichen Steuersatz, der für alle Unternehmen gilt. Während Steuerexperten dabei helfen können, diese Komplexität zu meistern, ist es oft am besten, sich mit grundlegenden Steuerkenntnissen auszustatten. Dies gilt besonders, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup besitzen.
In diesem Leitfaden nutze ich meine umfangreiche Erfahrung im Rechnungswesen und in der Finanzverwaltung, um sieben Strategien zur Steuerplanung sowie Fehler zu erläutern, die Sie dabei vermeiden sollten. Mit dem Verständnis dieser Strategien können Sie informierte Entscheidungen treffen, die die steuerliche Effizienz optimieren, die Steuerlast reduzieren und die Einhaltung sicherstellen – und so letztlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens stärken.
Was ist die Steuerplanung für Unternehmen?
Steuerplanung für Unternehmen ist der Prozess, steuerliche Vorgaben strategisch zu nutzen, um das zu versteuernde Einkommen zu beeinflussen. Hier die Grundlagen:
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- Kapitalgesellschaften (C Corporations) zahlen einen Körperschaftsteuersatz von 21%.
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften und S Corporations sind transparent besteuerte Unternehmen – deren Einkommen wird auf Ebene des Unternehmenseigners mit dessen persönlichem Steuersatz versteuert, der zwischen 10% und 37% liegen kann.
- LLCs haben die Wahl, die Besteuerung entweder als Kapitalgesellschaft oder als transparent besteuertes Unternehmen vorzunehmen.
Steuergesetze bieten Ihnen jedoch fünf Hebel, um Ihre Steuerbelastung zu beeinflussen:
- Steuerliche Abzüge: Abzüge umfassen betriebliche Ausgaben, die Sie vom Umsatz abziehen dürfen, um das zu versteuernde Einkommen zu berechnen. Betriebsausgaben, Abschreibungen und Versicherungsprämien sind Beispiele für steuerliche Abzüge.
- Steuergutschriften: Steuergutschriften reduzieren die tatsächliche Steuerlast. Es gibt verschiedene Gutschriften, wie beispielsweise Investment Tax Credit (ITC), Forschungs- und Entwicklungsgutschrift oder Behindertenzugangsgutschrift. Während Abzüge das zu versteuernde Einkommen senken, reduzieren Steuergutschriften die Steuerschuld direkt und haben keinen Einfluss auf das zu versteuernde Einkommen.
- Steuerbefreiungen: Steuerbefreiungen reduzieren das zu versteuernde Einkommen, ähnlich wie Abzüge. Sie unterscheiden sich jedoch, da Abzüge Ausgaben sind, während Steuerbefreiungen Einnahmen betreffen. Zum Beispiel sind Zinsen auf Kommunalanleihen oder bestimmte staatliche Beihilfen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.
- Einkommensverlagerung: Sie können Ihr Einkommen auf eine Person oder eine Einheit mit niedrigerem Steuersatz verschieben, um die Steuerlast Ihres Unternehmens zu senken. Beispielsweise können Sie Ihrem Ehepartner für die Mitarbeit im Unternehmen ein Gehalt zahlen oder Einkommen von einer Kapitalgesellschaft auf Ihre Personengesellschaft übertragen, wenn diese niedriger besteuert wird.
- Anreize: Der Staat bietet verschiedene steuerliche Vorteile, um bestimmte Aktivitäten und Verhaltensweisen zu fördern. So kann beispielsweise der Gewinn aus Kapitalanlagen oder Exporterlösen niedriger besteuert werden als gewöhnliche Einkünfte.
Jede von Ihnen oder einem Berater entwickelte Strategie zur Steuerplanung für Unternehmen kombiniert die oben genannten Aspekte.
Wie Sie Ihre Ausgaben mit Strategien zur Steuerplanung für Unternehmen senken
Nachdem Sie nun die verschiedenen Steuervergünstigungen kennen, sprechen wir nun über konkrete Strategien, die Sie umsetzen können. Einige davon lassen sich wenige Tage vor der Abgabe der Steuererklärung durchführen, andere benötigen eine monatelange Planung.
1. Erträge erkennen und Ausgaben gezielt verschieben
Je mehr Bruttoeinnahmen Sie im laufenden Jahr erzielen, desto höher fallen die fälligen Steuern am Jahresende aus. Das Hinauszögern von Einnahmen senkt nicht nur Ihre Steuerlast, sondern sorgt darüber hinaus für einen Ausgleich zwischen einem außergewöhnlich erfolgreichen und einem durchschnittlichen Geschäftsjahr.
Diese Strategie ist jedoch nicht immer umsetzbar, denn:
- Für Unternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Ist-Versteuerung): Transaktionen werden erfasst, wenn eine Ausgabe bezahlt oder eine Einnahme erhalten wird. Wenn Sie Einnahmen oder Ausgaben verschieben möchten, können Sie daher einfach die Zahlung oder den Zahlungseingang hinauszögern.
- Für Unternehmen mit Abgrenzungsrechnung (Soll-Versteuerung): Transaktionen werden erfasst, wenn die Einnahmen oder Ausgaben entstehen. Es ist für diese Unternehmen etwas schwieriger, den Zeitpunkt der Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben per Abgrenzungsrechnung zu steuern. Dazu müssten Sie das Datum der Leistungserbringung oder der Warenlieferung ändern. Diese Termine sind oft im Vertrag festgehalten und entsprechend schwer zu ändern.
Wenn Sie für steuerliche Zwecke auf Ist-Versteuerung setzen, können Sie wie folgt vorgehen:
- In einem Jahr mit geringem Gewinn: Nehmen wir an, Ihr Jahr verlief schleppend, aber Sie erwarten im nächsten Jahr eine deutliche Verbesserung. In diesem Fall können Sie Forderungseingänge noch vor Jahresende beschleunigen, um zu vermeiden, dass Sie im nächsten Jahr in eine höhere Steuerklasse rutschen. Ebenso können Sie die Zahlung von Ausgaben auf das nächste Jahr verschieben, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu senken.
- In einem Jahr mit hohem Gewinn: Wenn Sie dagegen ein hervorragendes Jahr hatten, denken Sie darüber nach, Einnahmen in das nächste Jahr zu verschieben und einige Vorauszahlungen auf Ausgaben des kommenden Jahres zu leisten.
2. Steuerstatus ändern
Die Änderung Ihres steuerlichen Unternehmensstatus kann verschiedene Vorteile bieten. Sie können zum Beispiel in eine GmbH (LLC) umwandeln und bei der IRS Formular 8832 einreichen, um sich wie eine C Corporation besteuern zu lassen, welche mit dem Maximalsteuersatz für Unternehmen von 21 % besteuert wird. Das kann erhebliche Einsparungen bedeuten, wenn Ihr persönlicher Steuersatz nahe dem Spitzensteuersatz von 37 % liegt.
Ebenso können Sie sich dafür entscheiden, als sogenannte Durchlaufgesellschaft (Passthrough Entity, PTE) besteuert zu werden. Auf diese Weise können Sie in Ihrer bundesstaatlichen Steuererklärung einen Steuerabzug geltend machen und das zu versteuernde Einkommen der Inhaber oder Partner auf dem bundesstaatlichen K1 reduzieren. Außerdem wird so ein Steuerkredit für Inhaber oder Partner generiert, der es ihnen ermöglicht, ihre persönliche Bundesstaatseinkommensteuer zu senken (vorbehaltlich bundesstaatlicher Begrenzungen bei der Nutzung von PTE-Krediten).
3. Alle Steuerabzüge geltend machen
Viele Unternehmen übersehen zahlreiche Steuerabzüge – entweder aus Unwissenheit oder weil sie unsicher sind, wofür sie bei der Steuererklärung in Frage kommen. Hier sind einige der am wenigsten genutzten Abzüge, die Sie unbedingt nutzen sollten:
- Gründungskosten: Neue Unternehmen können bis zu $5.000 an Gründungskosten und $5.000 an Organisationskosten absetzen, die vor Betriebsbeginn anfallen. Marktforschungskosten, Anwaltsgebühren und andere Startkosten sind gemäß Section 195 des Internal Revenue Code absetzbar.
- Wohltätige Spenden: Wenn Sie an qualifizierte Organisationen Spenden geleistet haben – egal ob Geld, Sachwerte oder sogar Lagerbestände –, können Sie diesen Betrag von Ihrem zu versteuernden Einkommen abziehen. Wohltätige Spenden sind gemäß Section 170 des Internal Revenue Code absetzbar.
- Qualified Business Income Deduction (QBI): Der QBI-Abzug ist gemäß Section 199A des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), 2017 verfügbar, wenn Sie qualifiziertes Einkommen aus einem inländischen Unternehmen beziehen, das als Durchlaufgesellschaft betrieben wird. Dazu zählen Einzelunternehmen, Personengesellschaften, S Corporations sowie bestimmte Trusts und Nachlässe. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie diesen Vorteil beanspruchen können.
4. Steuervergünstigungen nutzen
Für Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, Steuergutschriften zu erhalten. Je nach Berechtigung können Sie unter anderem folgende Gutschriften beanspruchen:
- Steuergutschrift für Startkosten eines betrieblichen Altersvorsorgeplans für kleine Arbeitgeber: Wenn Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens sind und in den letzten drei Steuerjahren keinen betrieblichen Altersvorsorgeplan hatten, können Sie für die Einführung eines solchen Plans eine nicht erstattungsfähige Steuergutschrift geltend machen.
- Forschungs- und Entwicklungsgutschrift: Haben Sie Geld in die Entwicklung eines neuen Produkts, Verfahrens oder einer neuen Technologie investiert? Dann haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine F&E-Steuergutschrift.
- Energiesteuergutschrift für Investitionen: Haben Sie in alternative und erneuerbare Energiesysteme oder Produktionsanlagen investiert, können Sie möglicherweise eine Steuergutschrift in Anspruch nehmen.
- Steuergutschrift für betriebliche Kinderbetreuung: Sie können bis zu $150.000 an Steuergutschriften geltend machen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Kinderbetreuungsstätten oder -hilfen bereitstellen.
Es gibt viele Steuergutschriften für US-Unternehmen, jedoch unterscheiden sich die Berechtigungsvoraussetzungen jeweils. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater, um herauszufinden, welche Gutschriften für Sie in Frage kommen.
5. Überprüfung der Berechtigung für den Home-Office-Abzug
Wenn Sie häufig von zu Hause arbeiten oder Ihr Unternehmen im Homeoffice führen, können Sie berechtigte kostenbezogene Ausgaben für das Homeoffice als Abzüge bei Ihrer Unternehmenssteuererklärung geltend machen.
Es gibt jedoch einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, bevor Sie diese Abzüge geltend machen können. Zum Beispiel muss der Raum regelmäßig und ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Wenn Sie also Ihren Schreibtisch im Schlafzimmer als Heimbüro nutzen, gilt nur dieser Bereich des Zimmers als Heimbüro.
Letztendlich gibt es zwei Methoden zur Berechnung der Abschreibungen für das Heimbüro:
- Vereinfachte Methode: Bei der vereinfachten Methode wird die Quadratmeterzahl des Heimbüros ermittelt und mit $5 pro Quadratfuß multipliziert, wie es von der IRS vorgeschrieben ist. Der maximale Abzug beträgt hier $1.500, was bedeutet, dass Sie diesen Abzug für Ihr Heimbüro bis zu einer Fläche von 300 Quadratfuß geltend machen können.
- Tatsächliche Ausgabenmethode: Mit dieser Methode können Sie möglicherweise einen höheren Abzug beanspruchen, sie erfordert jedoch eine detailliertere Berechnung. Der erste Schritt besteht darin, den Prozentsatz der Fläche Ihres Heimbüros im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche zu berechnen.
Nehmen wir an, dieser Anteil liegt bei 40 % für Unternehmen A. Anschließend addieren Sie alle abzugsfähigen Ausgaben (wie Hypothekenmiete, Grundsteuer und Reparaturen). Angenommen, die Gesamtausgaben betragen $1.000. Schließlich berechnen Sie den Abzug, indem Sie die gesamten abzugsfähigen Ausgaben mit dem prozentualen Anteil der für das Unternehmen genutzten Wohnfläche multiplizieren. Im Fall von Unternehmen A wären die abzugsfähigen Ausgaben $400.
6. Beiträge auf ein Altersvorsorgekonto leisten
Einzahlungen in Altersvorsorgepläne wie IRAs und 401(k) für Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können steuerlich absetzbar sein. Wenn Sie den Mitarbeiterbeitrag zu einem Altersvorsorgeplan mittragen, zahlen Sie keine Lohnsteuern.
Dadurch sind Altersvorsorgepläne eine steuerlich effizientere Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu vergüten. Neben einem Steuerabzug erhalten Sie bei Einzahlungen in einen 401(k)- oder einen Simplified Employee Pension (SEP)-Plan auch steuerfreie Gutschriften, sofern Sie die Bedingungen des Bundessteuerrechts erfüllen.
Wenn Sie bereits den Stichtag für den 401(k)-Plan in diesem Jahr verpasst haben und dennoch im neuen Jahr einen Steuerabzug geltend machen möchten, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über SEP. Sie können bis zum Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung in den SEP einzahlen und diese Einzahlungen absetzen.
7. Vermögenswerte an Familienmitglieder verschenken
Der erhöhte Freibetrag für Erbschafts- und Schenkungssteuer, der derzeit bei $13,61 Millionen pro Person liegt, wird bis Ende 2025 etwa halbiert werden. Wenn Sie erwägen, Vermögenswerte oder Besitztümer an Begünstigte zu übertragen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Natürlich sollten Sie mit Ihrem Steuerberater die genaue Vorgehensweise für diese Strategie besprechen.
Beispielsweise können Sie Ihren Kindern stimmrechtslose Anteile übertragen, um Vermögen aus Ihrem Nachlass zu verlagern, aber alle Entscheidungsbefugnisse bei sich behalten, bis Ihre Kinder volljährig sind. Diese Strategien erfordern Zeit für die Umsetzung, daher fragen Sie Ihren Steuerberater so früh wie möglich, was in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Wer ist an der steuerlichen Unternehmensplanung beteiligt?
Die steuerliche Unternehmensplanung bezieht mehrere Personen und Organisationen mit ein. Sie entwickeln gemeinsam Steuerstrategien, die die Steuerlast minimieren und gleichzeitig die Einhaltung aller Vorschriften sicherstellen. Hier sind die wichtigsten Beteiligten an der Umsetzung der steuerlichen Unternehmensplanung:
Unternehmensinhaber
Unternehmensinhaber beteiligen sich aktiv an der Steuerstrategie ihres Unternehmens, insbesondere im Fall eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer GmbH. Eigentümer oder Förderer großer Unternehmen sind möglicherweise weniger involviert – sie verlassen sich auf die Expertise ihrer internen Steuerfachleute, des CFO und des CEO zur Entscheidungsfindung bei Steuerthemen.
Buchhalter und Steuerberater (CPAs)
Buchhalter und Steuerberater (CPAs) sind Experten für Steuerrecht, Finanzplanung und Buchhaltung für kleine Unternehmen. Unsere umfangreichen Kenntnisse ermöglichen es uns, optimale Steuerstrategien zu entwickeln und dabei weitere Geschäftsaspekte zu berücksichtigen.
CPAs, die Steuerberatungsdienstleistungen anbieten, können exzellente Partner sein, die nicht nur bei der Steuerplanung helfen, sondern auch wertvolle Einblicke in andere finanzielle Aspekte Ihres Unternehmens liefern.
Steuerberater
Steuerberater sind auf Steuerplanung spezialisiert und können fortgeschrittene Strategien zur Minimierung Ihrer Steuerlast anbieten. Sie besuchen Steuerkonferenzen und bleiben über Änderungen des Steuerrechts informiert, sodass sie beraten können, welche Auswirkungen diese Änderungen auf Ihr Unternehmen haben.
Einige Steuerexperten sind auf bestimmte Bereiche spezialisiert, beispielsweise internationales Steuerrecht oder Nachlassplanung. Wenn Sie Beratung zu besonders komplexen Themen benötigen, kann die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten große Vorteile bringen.
CFO
Der CFO ist für die langfristige Steuerstrategie des Unternehmens verantwortlich. Er arbeitet gemeinsam mit Steuerberatern und anderen Führungskräften an der Entwicklung einer langfristigen Steuerstrategie und stellt sicher, dass diese mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Beispielsweise kann der CFO in Gespräche zu steuerlich optimierten Unternehmensstrukturen, Fusionen und Übernahmen sowie internationalen Geschäftsaktivitäten eingebunden sein.
Die besten Tools für die Steuerplanung in Unternehmen
Steuersoftware macht das Ausfüllen von Steuererklärungen schneller und einfacher. Auch wenn weiterhin Fachwissen von Steuerexperten notwendig ist, können verschiedene Programme Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen. Hier sind einige der besten verfügbaren Steuertools:
Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Steuerplanung im Unternehmen
Die richtigen Personen für die Steuerplanung an Bord zu haben, ist von entscheidender Bedeutung. Dennoch gibt es einige typische Fallstricke im Prozess der Steuerplanung. Vermeiden Sie unbedingt folgende Fehler, wenn Sie Ihre Steuerstrategie entwickeln:
1. Vermeiden Sie Analyse-Lähmung
Fehlende Orientierung kann zu Entscheidungsunfähigkeit führen. Analyse-Lähmung ist in der Steuerplanung weit verbreitet, da Steuergesetze häufig erfordern, die Steuerlast unter verschiedenen Umständen zu berechnen, um die beste Option zu finden. Anstatt sich selbst durch diese Komplexität zu kämpfen, holen Sie sich Unterstützung von einem erfahrenen Steuerberater, der sich mit der Steuerplanung für Unternehmen Ihrer Branche auskennt. Die Gebühr eines Steuerplaners mag gerade für Start-ups hoch erscheinen, sie zahlt sich jedoch langfristig aus.
2. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute
Steuerplanung ist ein umfassender Prozess. Wenn Sie Ihre Steuerstrategie nicht ganzjährig planen und umsetzen, laufen Sie Gefahr, schlecht zu planen oder Fristen zu versäumen. Verbringen Sie daher lieber jeden Monat ein paar Stunden mit Ihrem Steuerberater, statt kurz vor Abgabeschluss Nachtschichten einzulegen.
Wenn Sie dennoch davon ausgehen, die Frist zu verpassen, reichen Sie Formular 4868 beim IRS vor Ablauf der Frist ein oder beantragen Sie online eine elektronische Fristverlängerung. Am besten leisten Sie auch eine teilweise Steuervorauszahlung entsprechend Ihrer geschätzten Steuerschuld, wenn Sie eine Verlängerung beantragen. Wenn Sie das dem IRS nicht mitteilen, müssen Sie mit einer Strafe von 5 % der unbezahlten Steuern pro Monat rechnen.
3. Bereiten Sie sich vor, bevor Sie den Steuerplaner treffen
Wenn Sie Ihrem Steuerberater blind folgen, machen Sie etwas falsch. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Steuerstrategie und investieren Sie Zeit, die Abläufe zu verstehen. Bringen Sie zu Ihrem Treffen mit dem Steuerplaner eine Liste mit Fragen mit. Nehmen Sie sich vor dem Termin einige Stunden Zeit, um Fragen zu Ihrer aktuellen Steuerstrategie vorzubereiten.
Gibt es Änderungen im Steuergesetz, bei denen Sie Unterstützung benötigen? Haben Sie Anregungen, um die aktuelle Steuerstrategie zu optimieren? Vielleicht hat Ihnen ein Bekannter einen Tipp gegeben, den Sie gerne genauer prüfen möchten. Halten Sie diese Details und Fragen in einem Dokument fest, damit Sie gezielt nachfragen können.
Wie geht es weiter?
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