Steuerautomatisierung: Die Nr. 1 Methode, um Ihre Steuern 2026 zu vereinfachen
Die Steuerautomatisierung ermöglicht es Ihnen, Steuerberechnungen, Berichterstattung und Compliance zu optimieren, indem Software die mühsamen manuellen Prozesse für Sie übernimmt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Steuerautomatisierung funktioniert, warum sie Zeit spart und wie sie Ihnen hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden – womit die Steuerzeit deutlich weniger stressig wird.
Was ist Steuerautomatisierung?
Steuerautomatisierung ist der Prozess, bei dem Software eingesetzt wird, um den Ablauf von Erstellung, Einreichung und Verwaltung der Steuern Ihres Unternehmens – wie Einkommensteuererklärungen, Umsatzsteuer, lokale Steuern, Rechnungsstellung für die Mehrwertsteuer oder andere indirekte Steuern – zu optimieren und zu automatisieren.
Steuerautomatisierungssoftware hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben wie Datenerfassung, Berechnungen und Compliance-Prüfungen zu automatisieren. Sie sparen dadurch Zeit, reduzieren das Fehlerrisiko und verbessern Ihre Prozesse – für mehr Effizienz.
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Warum wird Steuerautomatisierung immer beliebter?
Zwei Hauptgründe: Megatrends und Steuerherausforderungen.
Unternehmen profitieren bereits von kleinen und großen ERP-Systemen mit automatisierter Steuerprozessabwicklung, um die von PwC als „Zukunft der Steuerfunktion“ aufgeführten Megatrends zu adressieren:
- Unabhängig von Rechtsprechungen werden Steuerentwicklungen global
- Zunehmende Komplexität von Steuergesetzen und -vorschriften
- Steuergesetze und -vorschriften werden laufend immer komplexer
Unternehmen, die Steuerprozessautomatisierung einführen, sind besser darauf vorbereitet, die fünf größten Herausforderungen anzugehen, von denen 60 % der in Befragungen genannten Unternehmen erwarten, dass sie in den nächsten Jahren mehrdimensional werden – laut PwC’s Future of the Tax Function survey.
- Regulatorische Veränderungen
- Compliance-Belastung
- Einführung neuer Technologien
- Ressourcenknappheit
- Kostensenkungsprogramme
Doch das sind nicht die einzigen Herausforderungen. Die Umfrage ergab außerdem, dass 48 % der Befragten ihre mangelnde Fähigkeit hervorhoben, Steuerdaten schnell abrufen und nutzen zu können, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die gute Nachricht: Steuerverantwortliche nutzen bereits Technologien wie KI und Datenanalysen, um ihre Steuerfunktion neu zu gestalten und die Kluft zwischen Unternehmen und diesen Vorteilen zu schließen.
Vorteile der Steuerautomatisierung
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie durch den Einsatz von TAS erhalten:
1. Zeitersparnis
Einer der Hauptvorteile der Steuerautomatisierung ist der erhebliche Zeitgewinn für Unternehmen. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Dateneingabe und Berechnungen können Mitarbeitende sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren, was zu mehr Produktivität und Effizienz führt.
2. Kosteneinsparungen
Manuelle Arbeit kostet Geld – deutlich mehr als die langfristige Einführung von TAS. Über 50 % der Führungskräfte investieren in TAS-Innovationen wie Generative Artificial Intelligence (GenAI) und Machine Learning (ML), um das Betriebsergebnis zu schonen, anstatt direkt Kosten zu senken.
3. Weniger Fehler
Manuelle Steuerprozesse sind anfällig für menschliche Fehler, die schwerwiegende Folgen haben können. Steuerautomatisierung hilft, diese Fehler zu minimieren, indem manuelle Dateneingabe entfällt und die Genauigkeit der Berechnungen sichergestellt wird – für zuverlässigere Steuererklärungen.
4. Compliance
Die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften ist für Unternehmen jeder Größe wichtig, aber mal ehrlich – es ist schwierig.
Steuerautomatisierungssoftware ist darauf ausgelegt, steuerrechtlich stets aktuell zu bleiben. Sie hilft, Strafen und Prüfungen wegen Nicht-Compliance zu vermeiden – und das ganz ohne, dass Sie Ihre Zeit mit Behördenschreiben verbringen müssen.
Wer ist am Prozess der Steuerautomatisierung beteiligt?
Die Steuerautomatisierung betrifft je nach Unternehmensgröße und -komplexität verschiedene Stakeholder. Hier sind die wichtigsten Parteien.
CFOs
CFOs spielen eine wichtige Rolle bei der Führung, dem Mentoring, der Festlegung von Richtlinien und der allgemeinen Governance innerhalb der Finanzabteilung Ihres Unternehmens. Sie sind in der Regel der Projektverantwortliche für die Einführung von TAS.
Fachkräfte für Steuerverwaltung
Steuerprofis – sei es in internen Steuerabteilungen oder externe Steuerexperten – sind dafür verantwortlich, die Einhaltung von Steuergesetzen und Vorschriften zu gewährleisten. Ungefähr 80 % der Steuerbehörden geben an, dass sie Techniken einsetzen oder planen einzuführen, die Datenanalysen ohne menschliches Eingreifen ermöglichen; 95 % sagen, dass sie Data Science und Analysewerkzeuge zur Steuerung ihrer Compliance-Arbeit nutzen.
Finanzteams
Finanzteams sind diejenigen, die alle finanziellen Aspekte der Steuerautomatisierung umsetzen, wie Kostenanalyse und Budgetierung.
IT-Abteilungen
Diese Technologieexperten sind entscheidend für die Implementierung von Steuerautomatisierungssoftware, deren Integration in bestehende Systeme und die Sicherstellung der Datensicherheit.
Erste Schritte mit Steuerautomatisierung
Angenommen, Sie sind von TAS überzeugt. Und jetzt? Hier ist ein kurzer Fünf-Schritte-Prozess, um die Steuerautomatisierung zum Laufen zu bringen.
1. Bewerten Sie Ihren aktuellen Steuerprozess
Bevor Sie ein Steuerautomatisierungssystem implementieren, sollten Sie zunächst Ihre aktuellen Steuerprozesse bewerten, um Bereiche zu identifizieren, die automatisiert werden können (und sollten). Suchen Sie nach repetitiven Aufgaben, manuellen Datenerfassungspunkten und Compliance-Anforderungen, die durch Automatisierung vereinfacht werden können. Verwenden Sie ein Dokumentenmanagement, um jeden Schritt festzuhalten, sowie wann, wo und warum Automatisierung essenziell ist.
2. RFP an TAS-Anbieter senden und Lösungen bewerten
Sobald Sie wissen, was Sie automatisieren möchten, müssen Sie wissen, wo Sie nach der passenden TAS-Lösung suchen können. Es ist wichtig, eine Ausschreibung (RFP) an potenzielle Anbieter zu verschicken. Achten Sie darauf, Ihr RFP korrekt zu strukturieren und alle notwendigen Informationen darin aufzunehmen, damit Anbieter Ihnen die besten, vergleichbaren Antworten liefern können.
3. Die richtige Steuerautomatisierungs-Lösung auswählen
Wenn Sie die passende Steuerautomatisierungssoftware auswählen, sollten Sie unbedingt folgende Faktoren berücksichtigen:
- Die Größe Ihres Unternehmens
- Branchenspezifische Anforderungen
- Funktionalität
- Support
- Integration
- Kosteneffizienz
- Erfahrung und Ruf des Anbieters
- Implementierungsbedarf und Zeitrahmen
- Anpassungsfähigkeit
- Skalierbarkeit
4. Steuerautomatisierung mit bestehenden Systemen integrieren
Eine nahtlose Integration mit verschiedenen Buchhaltungssystemen und anderen zentralen Tools stellt sicher, dass alle Ihre Daten korrekt sind, manuelle Übertragungsfehler vermieden werden und Sie eine vollständige Übersicht über Ihre Finanzdaten erhalten. Um die Vorteile der Steuerautomatisierung voll auszuschöpfen, müssen Sie die Software in bestehende Systeme einbinden, wie zum Beispiel Ihr:
- Projektmanagementsystem
- Externe Compliance- und Steuerberichtssysteme
- Systeme für Datenanalytik und Business Intelligence
- Sicherheitsanbieter
- Kommunikations- und Kollaborationssoftware
- Vorhandene oder geplante Buchhaltungssoftware
5. Schulen Sie Ihre Nutzer
Sobald Ihre Steuertechnologie implementiert ist, ist es entscheidend, alle Nutzer einzuarbeiten und Schulungsmaterialien für grundlegende und fortgeschrittene Buchhaltung zu entwickeln, um sowohl die Anforderungen von allgemeinen als auch fortgeschrittenen Nutzern zu erfüllen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie möchten, dass sie die richtigen Informationen bereitstellen und komplexe Berichts- sowie Compliance-Anforderungen erfüllen.
3 Häufige Herausforderungen bei der Einführung von Steuerautomatisierung
Das sind die wahrscheinlichsten Herausforderungen, denen Sie bei der Einführung eines Steuerautomatisierungssystems begegnen werden – und was Sie dagegen tun können.
1. Fehlende Ressourcen
Die Implementierung der Steuerautomatisierung erfordert zusätzliche Ressourcen in Bezug auf Zeit, Budget und Fachwissen. Wenn Ihr Budget begrenzt ist und die Teams bereits überlastet sind, kann sich die Umsetzung eines TAS unmöglich anfühlen, sodass manuelle Prozesse niemals automatisiert werden.
Um Engpässe bei den Ressourcen zu überwinden, ziehen Sie in Betracht, wichtige Aspekte der Steuerautomatisierung an externe Berater auszulagern. Vergessen Sie nicht, die Kosten des Outsourcings sorgfältig mit den Investitionen in die Weiterbildung interner Mitarbeiter gegenzurechnen, um deren Fähigkeiten und Wissen zu erweitern.
2. Widerstand gegen Veränderungen
Selbst bei ausreichenden Ressourcen ist Widerstand gegen Veränderungen ein Thema – und es kommt viel häufiger vor, als Sie denken. Gerade dann, wenn Beteiligte an manuelle Abläufe gewöhnt sind. Widerstand gegen Veränderungen wird schnell ansteckend, verunsichert und frustriert andere Beteiligte und bremst den Fortschritt.
Um diese Herausforderung zu meistern, sprechen Sie im Vorfeld mit den Beteiligten und machen Sie ihnen klar, wie sie davon profitieren, um deren Ängste zu nehmen. Bieten Sie eine umfassende Schulung und Unterstützung an und heben Sie hervor, wie die Automatisierung ihre Zeit spart, Fehler reduziert und Zeit für höherwertige Aufgaben schafft.
3. Probleme bei der Datenintegration
Die Integration von Steuerautomatisierungssoftware in bestehende Systeme kann komplex sein. Anfangs kann dies aufgrund von Problemen bei der Datenintegration sogar zu mehr Arbeit führen.
Um Integrationsprobleme in den Griff zu bekommen, arbeiten Sie eng mit Ihrer IT-Abteilung und dem Softwareanbieter zusammen, um eine kleine Pilotimplementierung zu starten und ausführliche Tests durchzuführen. Verfolgen Sie dabei die Daten von Start- bis Endpunkt, um einen nahtlosen Datentransfer, Datenintegrität und Systemkompatibilität sicherzustellen.
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