Steuerautomatisierung: Die Nr. 1 Möglichkeit, den Steuerprozess in 2026 zu vereinfachen
Bringen Sie Ordnung in Ihr Steuerchaos: Steuerautomatisierungssoftware vereinfacht die Steuererstellung und -verwaltung, macht den oft chaotischen Prozess effizienter und weniger fehleranfällig und spart Unternehmen Zeit sowie Stress.
Starten Sie Ihre Automatisierungsreise: Der Einstieg in die Steuerautomatisierung erfordert eine Mischung aus Planung und den richtigen Tools. Wer die gängigen Herausforderungen bei der Einführung proaktiv versteht, kann TAS im Unternehmen erfolgreich implementieren.
Einführungsfehler vermeiden: Um die Vorteile der Steuerautomatisierung voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, Einführungshürden wie Schulung von Mitarbeitern und Integration neuer Systeme in bestehende Arbeitsabläufe frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen.
Was ist Steuerautomatisierung?
Steuerautomatisierung ist der Prozess, bei dem Software eingesetzt wird, um die Vorbereitung, Einreichung und Verwaltung der Unternehmenssteuern – Einkommensteuererklärungen, Umsatzsteuer, lokale Steuern, die Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer oder andere indirekte Steuern – zu optimieren und zu automatisieren.
Steuerautomatisierungssoftware hilft dabei, sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Compliance-Prüfungen zu automatisieren. Das spart Zeit, reduziert das Fehlerrisiko und verbessert Ihre Prozesse, um die Effizienz zu steigern.
Beste Steuerautomatisierungssoftware
Warum wird Steuerautomatisierung immer beliebter?
Zwei Hauptgründe: Megatrends und steuerliche Herausforderungen.
Unternehmen profitieren von kleinen und großen ERP-Systemen mit automatisierten Steuerprozessen, um auf Megatrends zu reagieren, die PwC als „die Zukunft der Steuer“ einstuft:
- Unabhängig von den Rechtsräumen werden steuerliche Entwicklungen zunehmend global
- Steigende Komplexität von Steuergesetzen und Vorschriften
- Steuergesetze und -vorschriften werden ständig komplexer
Unternehmen, die Steuerprozessautomatisierung einführen, sind besser darauf vorbereitet, die fünf größten Herausforderungen anzugehen, von denen 60 % der befragten Unternehmen erwarten, dass sie in den nächsten Jahren multidimensional werden, wie in der Future of the Tax Function survey von PwC festgestellt wurde.
- Regulatorische Veränderungen
- Compliance-Belastung
- Implementierung neuer Technologien
- Ressourcenengpässe
- Kostensenkungsprogramme
Aber das sind nicht die einzigen Herausforderungen. Die Umfrage zeigte auch, dass 48 % der Befragten ihre Unfähigkeit hervorhoben, Steuerdaten schnell zu erfassen und für wirksame Entscheidungen zu nutzen.
Die gute Nachricht ist, dass Steuerverantwortliche Technologien wie KI und Datenanalytik nutzen, um ihre Steuerfunktionen neu zu gestalten und die Lücke zwischen Unternehmen und diesen Vorteilen zu schließen.
Vorteile der Steuerautomatisierung
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie mit TAS erzielen:
1. Zeitersparnis
Einer der Hauptvorteile der Steuerautomatisierung ist die erhebliche Zeitersparnis für Unternehmen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Dateneingabe und Berechnungen können sich Mitarbeitende auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt.
2. Kostenersparnis
Manuelle Arbeit kostet Geld – deutlich mehr als die langfristige Einführung von TAS. Über 50 % der Führungskräfte investieren in TAS-Weiterentwicklungen wie Generative Künstliche Intelligenz (GenKI) und Machine Learning (ML), um das Ergebnis zu verbessern, anstatt einfach direkt Kosten zu senken.
3. Weniger Fehler
Manuelle Steuerprozesse sind anfällig für menschliche Fehler, die für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben können. Die Steuerautomatisierung trägt dazu bei, diese Fehler zu minimieren, indem sie manuelle Dateneingabe eliminiert und Genauigkeit bei Berechnungen gewährleistet – dies führt zu zuverlässigeren Steuererklärungen.
4. Compliance
Die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften ist für Unternehmen aller Größen wichtig, aber seien wir ehrlich – es ist schwierig.
Steuerautomatisierungssoftware ist darauf ausgelegt, mit Steuergesetzen Schritt zu halten. So vermeiden Sie Sanktionen und Prüfungen aufgrund von Nichteinhaltung, ohne Ihre Zeit mit dem Durchforsten von Behördenmitteilungen verbringen zu müssen.
Wer ist am Steuerautomatisierungsprozess beteiligt?
Die Steuerautomatisierung bezieht je nach Größe und Komplexität des Unternehmens verschiedene Interessengruppen ein. Hier sind die häufigsten Beteiligten.
CFOs
CFOs spielen eine wichtige Rolle bei Führung, Mentoring, der Festlegung von Richtlinien und der Steuerung der Unternehmensfinanzen. Sie sind meist die Projektverantwortlichen für die TAS-Implementierung.
Steuerexperten
Steuerexperten – entweder im internen Steuerteam oder externe Fachleute – sind dafür verantwortlich, die Einhaltung von Steuergesetzen sicherzustellen. Ungefähr 80 % der Steuerverwaltungen geben an, bereits Techniken zur Datenanalyse ohne menschliches Eingreifen zu nutzen oder zu planen und 95 % nutzen Data Science und analytische Tools, um ihre Compliance-Arbeit zu steuern.
Finanzteams
Finanzteams sind diejenigen, die alle finanziellen Aspekte der Steuerautomatisierung umsetzen, etwa Kostenanalyse und Budgetierung.
IT-Abteilungen
Diese Technologiefachleute sind entscheidend für die Implementierung von Steuerautomatisierungssoftware, die Integration in bestehende Systeme und die Datensicherheit.
So starten Sie mit der Steuerautomatisierung
Angenommen, Sie sind von TAS überzeugt. Wie geht es weiter? Hier ist ein kurzer Fünf-Schritte-Prozess, um die Steuerautomatisierung zu starten.
1. Prüfen Sie Ihre aktuellen Steuerprozesse
Bevor Sie eine Steuerautomatisierungslösung einführen, sollten Sie Ihre aktuellen Steuerprozesse evaluieren, um Bereiche zu identifizieren, die (und sollten) automatisiert werden. Suchen Sie nach wiederkehrenden Aufgaben, manuellen Dateneingaben und Compliance-Anforderungen, die durch Automatisierung verschlankt werden können. Nutzen Sie Dokumentenmanagement, um jeden Schritt zu erfassen – wo, wann und warum Automatisierung nötig ist.
2. Versenden Sie eine Ausschreibung (RFP) an TAS-Anbieter und bewerten Sie die Lösungen
Sobald Sie wissen, was automatisiert werden muss, sollten Sie herausfinden, wo Sie nach der passenden TAS suchen. Es ist wichtig, eine Request for Proposal (RFP) an potenzielle Anbieter zu senden. Strukturieren Sie Ihre RFP korrekt und fügen Sie alle nötigen Informationen bei, damit Anbieter Ihnen bestmögliche und vergleichbare Angebote machen können.
3. Die richtige Steuerautomatisierungslösung auswählen
Bei der Auswahl der richtigen Steuerautomatisierungssoftware ist es wichtig, folgende Faktoren zu berücksichtigen:
- Firmengröße
- Branchenspezifische Anforderungen
- Funktionalität
- Support
- Integration
- Kosteneffizienz
- Erfahrung und Ruf des Anbieters
- Implementierungsbedarf und Zeitrahmen
- Individualisierbarkeit
- Skalierbarkeit
4. Steuerautomatisierung mit bestehenden Systemen integrieren
Eine nahtlose Integration mit verschiedenen Buchhaltungssystemen und anderen zentralen Tools stellt die Genauigkeit aller Daten sicher, beseitigt Fehler durch manuelle Datenübertragungen und bietet einen vollständigen Überblick über Ihre Finanzdaten. Um den Nutzen der Steuerautomatisierung zu maximieren, sollten Sie die Software mit bestehenden Systemen integrieren wie:
- Projektmanagementsystem
- Externe Compliance- und Steuerreportingsysteme
- Datenanalyse- und Business-Intelligence-Systeme
- Sicherheitsanbieter
- Kommunikations- und Kollaborationssoftware
- Existierendes oder geplantes Buchhaltungssystem
5. Schulen Sie Ihre Nutzer
Sobald Ihre Steuertechnologie implementiert ist, sind die Einführung aller Nutzer und die Entwicklung von Grundlagen- und Fortbildungsunterlagen ebenfalls entscheidend, um den Anforderungen von allgemeinen und fortgeschrittenen Anwendern gerecht zu werden. Dies ist besonders wichtig, wenn von ihnen erwartet wird, die richtigen Informationen zu liefern und komplexe Berichts- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
3 Häufige Herausforderungen bei der Einführung von Steuerautomatisierungen
Dies sind die wahrscheinlichsten Herausforderungen, denen Sie sich bei der Einführung eines Steuerautomatisierungssystems gegenübersehen, und was Sie dagegen tun können.
1. Mangel an Ressourcen
Die Implementierung der Steuerautomatisierung erfordert zusätzliche Ressourcen in Bezug auf Zeit, Budget und Fachwissen. Wenn Ihr Budget begrenzt ist und die Teams bereits überlastet sind, kann sich die Einführung eines TSA unmöglich anfühlen, was dazu führt, dass manuelle Prozesse nie automatisiert werden.
Um Ressourcenengpässe zu überwinden, sollten Sie in Erwägung ziehen, die wesentlichen Aspekte der Implementierung der Steuerautomatisierung an externe Berater auszulagern. Denken Sie daran, die Kosten für das Outsourcing sorgfältig gegenüber Investitionen in die Weiterbildung des internen Personals abzuwägen, um deren Fähigkeiten und Wissen auszubauen.
2. Widerstand gegen Veränderungen
Selbst wenn genügend Ressourcen vorhanden sind, ist Widerstand gegen Veränderungen ein Thema – und es ist weitaus häufiger, als man denkt. Dies gilt insbesondere dann, wenn Beteiligte an manuelle Prozesse gewöhnt sind. Widerstand gegen Veränderungen wirkt ansteckend, macht andere Stakeholder ängstlich und frustriert und bremst den Fortschritt.
Um diese Herausforderung zu meistern, sprechen Sie im Vorfeld mit den Stakeholdern und erklären Sie ihnen, welche Vorteile die Umstellung für sie bringt, um ihre Ängste zu lindern. Bieten Sie umfassende Schulungen und Unterstützung für die Mitarbeitenden an und heben Sie hervor, wie Automatisierung ihnen Zeit spart, indem sie Fehler reduziert und Zeit für höherwertige Aufgaben freimacht.
3. Probleme bei der Datenintegration
Die Integration von Steuerautomatisierungssoftware in bestehende Systeme kann komplex sein. Anfangs kann durch Probleme bei der Datenintegration mehr Arbeit entstehen.
Um Integrationsprobleme zu beheben, sollten Sie eng mit Ihrer IT-Abteilung und dem Softwareanbieter zusammenarbeiten, einen kleinen Pilotversuch durchführen und durchgängige Tests durchführen, indem Sie die Daten von Anfang bis Ende verfolgen, um einen nahtlosen Datentransfer, Datenintegrität und Systemkompatibilität sicherzustellen.
Abonnieren Sie weitere Steuer-Insights
Bereit, Ihre Fähigkeiten als Finanzprofi auf das nächste Level zu bringen? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter mit Expertenratschlägen, Leitfäden und Einblicken von Finanzführern, die die Tech-Branche gestalten.
