7 Strategien zur Geschäftssteuerplanung, mit denen Sie Ihre Gewinne behalten
Steuer-Fachbegriffe sind ein Rätsel-Abenteuer: Geschäftssteuerplanung kann komplex sein, mit verschiedenen Formularen und Steuersätzen. Ein grundlegendes Verständnis kann jedem Unternehmen helfen, besonders aber kleinen Unternehmen und Startups.
Nutzen Sie jede Möglichkeit zum Abzug: Selbst kleine Steuervergünstigungen sind wichtig. Achten Sie darauf, jede Möglichkeit zu nutzen – etwa für ein Homeoffice oder Startkosten – um Ihre Rückzahlungskosten zu senken.
Nicht warten: Warten Sie nie bis zur letzten Minute, um Ihre Steuererklärung einzureichen. Wer seine Finanzen im Blick behält, bleibt konform und macht den gesamten Prozess reibungsloser.
Die Steuerplanung für Unternehmen kann für Firmen jeder Größe einschüchternd wirken. Es gibt kein einziges Steuerformular oder gar einen einheitlichen Steuersatz, der für alle Unternehmen gilt. Und obwohl Steuerexperten Ihnen helfen können, sich in diesen Komplexitäten zurechtzufinden, ist es oft am besten, sich selbst ein grundlegendes Steuerwissen anzueignen. Das gilt besonders, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup führen.
In diesem Leitfaden nutze ich meine umfangreiche Erfahrung im Rechnungswesen und in der Finanzverwaltung, um sieben Steuerplanungsstrategien sowie Fehler zu erklären, die Sie im Prozess vermeiden sollten. Wenn Sie diese Strategien kennen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die Ihre Steuereffizienz optimieren, Ihre Steuerlast verringern und dafür sorgen, dass Sie regelkonform bleiben – und so letztlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens stärken.
Was ist Steuerplanung für Unternehmen?
Steuerplanung für Unternehmen ist der Prozess, bei dem steuerliche Vorschriften gezielt genutzt werden, um das zu versteuernde Einkommen zu steuern. Hier ein paar Grundlagen:
- C-Kapitalgesellschaften (C Corporations) zahlen eine Körperschaftsteuer von 21 %.
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften und S-Kapitalgesellschaften (S Corporations) sind sogenannte Durchlaufgesellschaften – deren Einkommen wird auf Ebene des Inhabers mit dem persönlichen Steuersatz versteuert, der zwischen 10 % und 37 % liegen kann.
- LLCs (Limited Liability Companies) können wählen, ob sie als Kapitalgesellschaft oder als Durchlaufgesellschaft besteuert werden wollen.
Steuergesetze geben Ihnen jedoch fünf Stellschrauben, mit denen Sie Ihre Steuerpflicht beeinflussen können:
- Steuerliche Abzüge: Abzüge umfassen Geschäftsausgaben, die Sie vom Umsatz abziehen dürfen, wenn Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen berechnen. Betriebsausgaben, Abschreibungen und Versicherungsprämien sind Beispiele für steuerliche Abzüge.
- Steuergutschriften (Credits): Steuergutschriften reduzieren Ihre Steuerlast. Es gibt verschiedene Typen von Credits, darunter Investitionssteuergutschriften (ITC), Gutschriften für Forschung und Entwicklung sowie für die Schaffung behindertengerechter Zugänge. Abzüge mindern das zu versteuernde Einkommen, während Steuergutschriften die tatsächliche Steuerlast reduzieren und keine Auswirkungen auf das zu versteuernde Einkommen haben.
- Freistellungen (Exemptions): Freistellungen verringern das zu versteuernde Einkommen, ähnlich wie Abzüge. Sie unterscheiden sich jedoch dadurch, dass Abzüge Ausgaben darstellen, während Freistellungen Einnahmen sind. Beispielsweise kann der Zinsertrag aus Kommunalanleihen oder bestimmte Arten von staatlichen Zuschüssen unter bestimmten Umständen steuerfrei sein.
- Einkommensverschiebung: Sie können Ihr Einkommen auf eine Person oder Einheit mit einem niedrigeren Steuersatz verschieben, um die Steuerlast Ihres Unternehmens zu senken. Beispielsweise können Sie Ihrem Ehepartner ein Gehalt für geleistete Arbeit im Unternehmen zahlen oder Einkünfte von einer Kapitalgesellschaft an eine Personengesellschaft verlagern, die einem niedrigeren Steuersatz unterliegt.
- Steuerliche Anreize: Der Staat bietet verschiedene steuerliche Vorteile, um bestimmte Aktivitäten und Verhaltensweisen zu fördern. So kann der Staat beispielsweise Kapitalgewinne oder Einkünfte aus Exporten niedriger besteuern als reguläre Einkünfte.
Jede von Ihnen oder einem Berater entwickelte Strategie zur Steuerplanung für Unternehmen kombiniert mehrere der genannten Punkte.
Wie Sie Ihre Kosten mit steuerlichen Unternehmensplanungsstrategien senken
Nachdem Sie wissen, welche steuerlichen Vorteile Sie nutzen können, kommen wir zu konkreten Strategien, die Sie umsetzen können. Einige davon lassen sich wenige Tage vor der Steuererklärung realisieren, andere erfordern mehrere Monate Vorplanung.
1. Einnahmen gezielt erfassen und Ausgaben aufschieben
Je mehr Bruttoeinnahmen Sie im aktuellen Jahr realisieren, desto mehr Steuern zahlen Sie am Jahresende. Wenn Sie Einnahmen aufschieben, senken Sie nicht nur Ihre Steuerlast, sondern helfen auch, außergewöhnliche von durchschnittlichen Jahren auszugleichen.
Diese Strategie ist jedoch nicht immer möglich, weil:
- Für Unternehmen mit Kassenbuchführung: Geschäftsvorfälle werden erfasst, wenn eine Ausgabe getätigt oder ein Umsatz vereinnahmt wird. Das bedeutet: Wenn Sie Einnahmen oder Ausgaben aufschieben wollen, können Sie einfach das Kassieren oder Bezahlen hinauszögern.
- Für Unternehmen mit periodengerechter Buchführung: Geschäftsvorfälle werden erfasst, wenn die Einnahme oder Ausgabe entsteht. Für Firmen ist es dadurch etwas schwieriger, den Zeitpunkt der Verbuchung durch die periodengerechte Buchführung zu steuern. Sie müssten das Datum für die Erbringung der Leistung oder Lieferung des Produkts ändern. Diese Daten sind oft vertraglich geregelt und schwieriger zu beeinflussen.
Wenn Sie für steuerliche Zwecke auf Kassenbasis buchen, können Sie beispielsweise Folgendes tun:
- In einem schwachen Geschäftsjahr: Wenn Ihr Jahr schleppend lief, nächstes Jahr aber besser wird, sollten Sie offene Forderungen vor dem Jahresende einziehen. So vermeiden Sie, dass diese Einnahmen erst im nächsthöheren Steuersatz des nächsten Jahres landen. Ebenso können Sie Ausgaben auf das neue Jahr verschieben, um das zu versteuernde Einkommen zu senken.
- In einem besonders erfolgreichen Jahr: Hatten Sie ein sehr gutes Jahr, können Sie Einnahmen ins nächste Jahr verschieben und Vorauszahlungen auf Ausgaben des kommenden Geschäftsjahres leisten.
2. Den Steuerstatus ändern
Die Änderung des steuerlichen Status Ihres Unternehmens kann verschiedene Vorteile bieten. Sie können zum Beispiel zu einer LLC wechseln und beim IRS das Formular 8832 einreichen, um als C Corporation mit dem Körperschaftssteuersatz von 21 % besteuert zu werden. Das kann sich auszahlen, wenn Ihr persönlicher Steuersatz nahe dem Höchstsatz von 37 % liegt.
Sie können sich auch dafür entscheiden, als Durchlaufgesellschaft (PTE) besteuert zu werden. Das ermöglicht es Ihnen, auf Ihrer Bundessteuererklärung einen Steuerabzug geltend zu machen und das zu versteuernde Einkommen der Eigentümer oder Partner auf dem Bundesformular K1 zu verringern. Das erzeugt zudem eine Steuergutschrift für Eigentümer oder Partner, mit der sie ihre persönliche bundesstaatliche Einkommensteuer senken können – vorbehaltlich bundesstaatsbezogener Begrenzungen für die Nutzung von PTE-Gutschriften.
3. Alle steuerlichen Abzüge geltend machen
Viele Unternehmen übersehen Abzugsmöglichkeiten, weil sie sie nicht kennen oder unsicher sind, ob sie Anspruch darauf haben. Hier einige der am häufigsten verpassten Abzüge, die Sie unbedingt geltend machen sollten:
- Gründungskosten: Neue Unternehmen können bis zu 5.000 US-Dollar an Gründungskosten und weitere 5.000 US-Dollar an Organisationskosten absetzen, die vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit anfallen. Dazu zählen z.B. Marktforschungen, Anwaltsgebühren oder andere Gründungskosten – gemäß Section 195 des Internal Revenue Code absetzbar.
- Wohltätige Spenden: Wenn Sie an qualifizierte Organisationen gespendet haben – sei es Geld, Sachwerte oder sogar Lagerbestände –, können Sie diese von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abziehen. Wohltätige Spenden sind nach Section 170 des Internal Revenue Code abziehbar.
- Qualified Business Income Deduction (QBI): Der QBI-Abzug steht unter Section 199A des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), 2017 für qualifizierte Unternehmenseinkünfte aus inländischen Geschäften zur Verfügung, die als Durchlaufgesellschaft geführt werden. Dazu zählen Einzelunternehmen, Personengesellschaften, S Corporations sowie einige Trusts und Nachlässe. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie Anspruch auf diesen Vorteil haben.
4. Steuergutschriften nutzen
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, steuerliche Vergünstigungen (Credits) zu beanspruchen. Je nach Eignung kommen hier einige infrage:
- Steuergutschrift für die Einrichtung eines Pensionsplans für Kleinbetriebe: Wenn Ihr Unternehmen in den letzten drei Steuerjahren keinen Pensionsplan hatte, können Sie eine nicht erstattungsfähige Steuergutschrift auf die Kosten für die Einrichtung eines Mitarbeiterrentenplans beanspruchen.
- Förderung von Forschung & Entwicklung: Wenn Sie Geld in die Entwicklung eines neuen Produkts, Prozesses oder einer neuen Technologie gesteckt haben, sind Sie möglicherweise für eine F&E-Gutschrift berechtigt.
- Energiesteuergutschrift: Wenn Sie in alternative oder erneuerbare Energien oder Produktionsanlagen investiert haben, können Sie Anspruch auf eine Steuergutschrift haben.
- Steuergutschrift für durch den Arbeitgeber gestellte Kinderbetreuung: Sie können bis zu 150.000 US-Dollar an Steuergutschriften erhalten, wenn Sie Mitarbeitenden Kinderbetreuungseinrichtungen zur Verfügung stellen oder unterstützen.
Es gibt viele Steuergutschriften für US-Unternehmen, deren Anspruchsvoraussetzungen jedoch jeweils unterschiedlich sind. Bitten Sie Ihren Steuerberater, Sie hinsichtlich der für Sie geeigneten Credits zu beraten.
5. Anspruch auf das Homeoffice abklären
Wenn Sie regelmäßig von zu Hause arbeiten oder Ihr geschäftliches Büro zu Hause eingerichtet haben, können Sie bei Ihrer Steuererklärung abzugsfähige Ausgaben für das Homeoffice geltend machen.
Es gibt allerdings einige Voraussetzungen, bevor Sie diese Ausgaben absetzen dürfen. Zum Beispiel muss der Raum regelmäßig und ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Wenn Sie also einen Schreibtisch im Schlafzimmer nutzen, gilt nur dieser Bereich als Homeoffice.
Für die Berechnung des Homeoffice-Abzugs gibt es zwei Verfahren:
- Vereinfachte Methode: Dabei ermitteln Sie die Quadratmeterzahl Ihres Homeoffice und multiplizieren diese mit 5 US-Dollar pro Quadratfuß – wie vom IRS vorgeschrieben. Der maximale Abzug beträgt 1.500 US-Dollar – was bedeutet, dass Sie für Ihr Homeoffice bis zu 300 Quadratfuß absetzen können.
- Abzug tatsächlicher Kosten: Mit dieser Methode lässt sich oft ein höherer Abzug erzielen, sie erfordert aber genaueres Rechnen. Zuerst berechnen Sie, wie viel Prozent der Gesamtwohnfläche Ihr Homeoffice ausmacht.
Angenommen, dies wären bei Unternehmen A 40 %. Dann addieren Sie alle abzugsfähigen Ausgaben (zum Beispiel Hypothekenzinsen, Miete, Grundsteuern, Reparaturen). Angenommen, diese Gesamtkosten betragen 1.000 US-Dollar. Schließlich multiplizieren Sie die Gesamtaufwendungen mit dem Prozentsatz der Fläche fürs Geschäft. Für Unternehmen A wären das 400 US-Dollar als absetzbare Aufwendungen.
6. Zahlen Sie in ein Rentenkonto ein
Beiträge zu Altersvorsorgeplänen wie IRAs und 401(k) für Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können steuerlich absetzbar sein. Wenn Sie die Beiträge Ihrer Mitarbeiter zu einem Altersvorsorgeplan ausgleichen, zahlen Sie keine Lohnsteuern.
Dies macht Altersvorsorgepläne zu einer steuerlich effizienteren Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu entlohnen. Zusätzlich zum Abzug bringen Beiträge zu einem 401(k)- oder vereinfachten Mitarbeiterrentenplan (SEP) auch steuerfreie Gutschriften, vorausgesetzt, Sie erfüllen die Bedingungen des Bundessteuergesetzes.
Haben Sie den Stichtag für den 401(k)-Plan im aktuellen Jahr bereits verpasst und möchten im neuen Jahr trotzdem einen Abzug geltend machen, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über SEP. Sie können bis zum Abgabetermin Ihrer Steuererklärung in den SEP einzahlen und diese Beiträge absetzen.
7. Verschenken Sie Vermögenswerte an Familienmitglieder
Der erhöhte Steuerfreibetrag für Schenkung und Erbschaft, der derzeit bei 13,61 Millionen Dollar pro Person liegt, wird Ende 2025 voraussichtlich etwa halbiert. Wenn Sie erwägen, Vermögen oder Vermögenswerte an Begünstigte zu übertragen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Natürlich sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater die geeignete Vorgehensweise für diese Strategie besprechen.
Sie könnten zum Beispiel stimmrechtslose Anteile auf Ihre Kinder übertragen, um Vermögenswerte aus Ihrem Nachlass herauszulösen, sich aber alle Entscheidungsbefugnisse vorbehalten, bis Ihre Kinder volljährig sind. Diese Strategien benötigen Zeit zur Umsetzung, sprechen Sie also frühzeitig mit Ihrem Steuerberater über einen passenden Weg für Ihren speziellen Fall.
Wer ist an der Steuerplanung für Unternehmen beteiligt?
Die Steuerplanung in Unternehmen umfasst mehrere Personen und Einheiten. Gemeinsam entwickeln sie Steuerstrategien, um die Steuerlast zu minimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Hier sind die wichtigsten Akteure, die an der Umsetzung der betrieblichen Steuerplanung beteiligt sind:
Unternehmensinhaber
Unternehmensinhaber sind aktiv an der Steuerstrategie ihres Unternehmens beteiligt, insbesondere bei Einzelunternehmen, Personengesellschaften oder GmbHs. Inhaber oder Geschäftsführer großer Konzerne sind oft nicht so stark involviert – sie verlassen sich auf das Fachwissen ihrer internen Steuerexperten, des CFOs und des CEOs, wenn es um steuerliche Entscheidungen geht.
Buchhalter und Steuerberater (CPAs)
Buchhalter und CPAs sind Experten für Steuerrecht, Finanzplanung und Buchhaltung für kleine Unternehmen. Unser umfangreiches Wissen befähigt uns, optimale Steuerstrategien zu entwickeln und dabei weitere Aspekte des Geschäfts zu berücksichtigen.
CPAs, die Steuerberatungsleistungen anbieten, können wertvolle Partner sein, die nicht nur bei der Steuerplanung helfen, sondern auch Einsichten zu anderen finanziellen Belangen Ihres Unternehmens liefern.
Steuerberater
Steuerberater sind auf Steuerplanung spezialisiert und können fortgeschrittene Strategien zur Minimierung Ihrer Steuerlast anbieten. Sie besuchen Steuerkonferenzen und bleiben bei Gesetzesänderungen auf dem Laufenden, sodass sie Sie über die Folgen dieser Neuerungen für Ihr Unternehmen beraten können.
Einige Steuerprofis haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert, z. B. internationales Steuerrecht oder Nachlassplanung. Wenn Sie sich zu besonders komplexen Themen beraten lassen möchten, kann die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten besonders sinnvoll sein.
CFO
Der CFO ist für die langfristige Steuerstrategie des Unternehmens verantwortlich. Er arbeitet mit Steuerberatern und anderen Führungskräften zusammen, entwickelt eine langfristige Steuerstrategie und sorgt dafür, dass diese mit den Unternehmenszielen im Finanzbereich abgestimmt ist.
So kann der CFO zum Beispiel an Diskussionen zu steuerlich effizienten Unternehmensstrukturen, Fusionen und Übernahmen oder internationalen Geschäftsaktivitäten beteiligt sein.
Die besten Tools für die steuerliche Unternehmensplanung
Steuersoftware macht das Erstellen von Steuererklärungen schneller und einfacher. Sie brauchen dennoch Input von Fachexperten, aber verschiedene Softwarelösungen helfen, einen Teil der Arbeit abzunehmen. Hier sind einige der besten auf dem Markt verfügbaren Steuer-Tools:
Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Steuerplanung im Unternehmen
Die richtigen Personen für die Steuerplanung zu haben, ist geschäftskritisch. Es gibt jedoch einige typische Stolperfallen bei der Planung. Vermeiden Sie beim Entwickeln Ihrer Steuerstrategie die folgenden Fehler:
1. Vermeiden Sie Analyseparalyse
Fehlende Ausrichtung kann zu Unentschlossenheit führen. Analyseparalyse ist bei der Steuerplanung häufig, da Steuerrecht oft verlangt, die Steuerlast unter verschiedenen Szenarien zu berechnen, um die beste Option zu finden. Navigieren Sie nicht alleine durch diese Komplexität, sondern holen Sie die Hilfe eines Steuerberaters, der Erfahrung mit Unternehmen in Ihrer Branche hat. Das Honorar für einen Steuerplaner mag für Startups hoch erscheinen, aber langfristig zahlt es sich aus.
2. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute
Steuerplanung ist ein aufwändiger Prozess. Wenn Sie die Planung und Umsetzung nicht laufend im Jahr angehen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie schlecht planen oder Fristen verpassen. Verbringen Sie jeden Monat lieber einige Stunden mit Ihrem Steuerberater, statt während der Steuersaison Nachtschichten einzulegen.
Wenn Sie jedoch absehen, dass Sie die Frist verpassen, reichen Sie Formular 4868 beim IRS noch vor Stichtag ein oder leisten Sie eine elektronische Fristverlängerungszahlung online. Es empfiehlt sich auch, zusammen mit der Verlängerungsanfrage bereits eine Teilzahlung auf Grundlage Ihrer geschätzten Steuer zu leisten. Andernfalls müssen Sie mit einer Strafe von 5 % auf die noch ausstehenden Steuern pro Monat rechnen, wenn Sie den IRS nicht vorher informieren.
3. Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit dem Steuerplaner vor
Wer seinen Steuerberater nur blind befolgt, macht etwas falsch. Übernehmen Sie das Steuer bei Ihrer Steuerstrategie und investieren Sie Zeit, um die Zusammenhänge zu verstehen. Kommen Sie mit einer Liste an Fragen zum Termin mit Ihrem Steuerplaner. Nehmen Sie sich vorab ein paar Stunden Zeit, um Fragen zu Ihrer aktuellen Strategie zu formulieren.
Gibt es Gesetzesänderungen, die Sie nicht verstehen? Haben Sie Vorschläge zur Optimierung Ihrer Strategie? Vielleicht hat ein Freund einen Tipp gegeben, den Sie näher beleuchten wollen. Halten Sie diese Punkte in einem Dokument fest, um gezielte Fragen stellen zu können.
Wie geht es weiter?
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