7 Strategien zur steuerlichen Unternehmensplanung zur Senkung der Kosten
Die Steuerplanung für Unternehmen kann für Firmen jeder Größe einschüchternd sein. Es gibt kein einziges Steuerformular und keinen einheitlichen Steuersatz, der für alle Unternehmen gilt, und obwohl Steuerexperten dabei helfen können, diese Komplexität zu bewältigen, ist es oft am besten, sich ein grundlegendes Steuerwissen anzueignen. Dies gilt besonders, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup besitzen.
In diesem Leitfaden nutze ich meine umfassende Erfahrung im Rechnungswesen und in Finanzoperationen, um sieben Steuerplanungsstrategien sowie Fehler zu erläutern, die Sie im Prozess vermeiden sollten. Mit dem Wissen um diese Strategien können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die die steuerliche Effizienz optimieren, Verbindlichkeiten reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen – und so die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens nachhaltig stärken.
Was ist Steuerplanung für Unternehmen?
Die Steuerplanung für Unternehmen ist der strategische Umgang mit Steuergesetzen, um das zu versteuernde Einkommen gezielt zu steuern. Hier einige Grundlagen:
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- Kapitalgesellschaften unterliegen einem Körperschaftsteuersatz von 21 %.
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften und S-Kapitalgesellschaften sind sogenannte Durchlaufgesellschaften – deren Einkommen wird mit dem persönlichen Steuersatz der Inhaber versteuert, dieser kann zwischen 10 % und 37 % liegen.
- LLCs haben die Möglichkeit, entweder als Kapitalgesellschaft oder als Durchlaufgesellschaft besteuert zu werden.
Die Steuergesetze bieten Ihnen jedoch fünf Stellschrauben, um Ihre Steuerlast zu beeinflussen:
- Steuerliche Abzüge: Abzugsfähige Betriebsausgaben können von den Einnahmen abgezogen werden, um das zu versteuernde Einkommen zu berechnen. Betriebskosten, Abschreibungen und Versicherungsprämien sind Beispiele für steuerliche Abzüge.
- Gutschriften: Steuergutschriften verringern direkt Ihre Steuerlast. Es gibt verschiedene Arten, z. B. Investitionssteuergutschrift (ITC), Forschungs- und Entwicklungsgutschriften oder Gutschriften für barrierefreien Zugang. Abzüge mindern das steuerpflichtige Einkommen, Gutschriften hingegen verringern direkt die Steuerschuld und haben keinen Einfluss auf das zu versteuernde Einkommen.
- Freibeträge: Freibeträge mindern – wie Abzüge – das zu versteuernde Einkommen. Allerdings unterscheiden sie sich, da Abzüge Ausgaben sind, während Freibeträge bestimmte Einnahmen begünstigen. Zum Beispiel können Zinsen auf Kommunalanleihen oder bestimmte staatliche Zuschüsse unter bestimmten Voraussetzungen steuerbefreit sein.
- Einkommensverlagerung: Sie können Ihr Einkommen auf eine Person oder Einheit mit niedrigerem Steuersatz verlagern, um die Steuerlast Ihres Unternehmens zu senken. Beispielsweise kann Ihr Ehepartner für tatsächlich geleistete Arbeit im Unternehmen entlohnt werden oder Sie verlagern Erträge von einer Kapitalgesellschaft hin zu Ihrer Personengesellschaft, welche einem geringeren Steuersatz unterliegt.
- Anreize: Der Staat bietet verschiedene Steuervergünstigungen an, um bestimmte Aktivitäten und Verhaltensweisen zu fördern. Zum Beispiel werden Kapitalerträge oder Einnahmen aus Exporten oftmals niedriger besteuert als gewöhnliche Einkommen.
Jede Steuerstrategie, die Sie oder ein Berater entwickeln, basiert auf einer Kombination aus diesen Elementen.
So senken Sie Ihre Ausgaben mit geschickter Steuerplanung im Unternehmen
Nachdem Sie nun die Arten von Steuervorteilen kennen, sprechen wir über konkrete Strategien, die Sie umsetzen können. Manche dieser Optionen lassen sich erst kurz vor der Steuererklärung umsetzen, während andere mehrere Monate Planung erfordern.
1. Einnahmen erkennen und Ausgaben gezielt aufschieben
Je mehr Bruttoeinnahmen Sie im laufenden Jahr erzielen, desto mehr Steuern zahlen Sie am Jahresende. Die Verschiebung von Einnahmen kann nicht nur Ihre Steuerschuld senken, sondern hilft auch, Spitzenjahre und durchschnittliche Jahre bei den Einnahmen auszugleichen.
Diese Strategie ist jedoch nicht immer möglich, denn:
- Für Unternehmen auf Basis von Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Cash-Basis): Geschäftsvorfälle werden zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses erfasst, d. h. wenn eine Ausgabe bezahlt oder Einnahme erhalten wird. Möchten Sie Einnahmen oder Ausgaben aufschieben, können Sie einfach das Bezahlen oder Empfangen von Geld hinauszögern.
- Für Unternehmen mit periodengerechter Buchführung (Accrual-Basis): Geschäftsvorfälle werden gebucht, wenn eine Forderung oder Verpflichtung entsteht. Für solche Unternehmen ist es schwieriger, den Buchungszeitpunkt zu beeinflussen, da Sie zur periodengerechten Buchführung verpflichtet sind. Sie müssten das Datum der Leistungserbringung oder Warenlieferung verschieben. Diese Daten sind häufig vertraglich festgelegt und lassen sich schwer ändern.
Wenn Sie für steuerliche Zwecke nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorgehen, können Sie Folgendes tun:
- In einem Jahr mit geringem Gewinn: Angenommen, Sie hatten ein schwaches Jahr, erwarten jedoch, dass es im nächsten Jahr deutlich besser läuft. In diesem Fall können Sie die Zahlungseingänge noch vor Jahresende beschleunigen, um eine Besteuerung in einer höheren Steuerklasse im Folgejahr zu vermeiden. Ebenso können Sie die Zahlung von Ausgaben auf das nächste Jahr verschieben, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu senken.
- In einem Jahr mit hohem Gewinn: Hatten Sie hingegen ein hervorragendes Jahr, sollten Sie erwägen, Einnahmen ins nächste Jahr zu verschieben und einige Vorauszahlungen auf Ausgaben des kommenden Jahres zu leisten.
2. Steuerstatus ändern
Die Änderung des steuerlichen Status Ihres Unternehmens kann verschiedene Vorteile bieten. So können Sie zum Beispiel in eine GmbH (LLC) umwandeln und beim IRS das Formular 8832 einreichen, um sich als C Corporation versteuern zu lassen. C Corporations werden mit dem oberen Körperschaftssteuersatz von 21% besteuert. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen, wenn Ihr persönlicher Steuersatz nahe am Spitzensteuersatz von 37% liegt.
Ebenso können Sie sich dafür entscheiden, als durchlaufende Gesellschaft (PTE) besteuert zu werden. Dadurch können Sie einen Steuerabzug auf Ihrer Bundessteuererklärung geltend machen und das zu versteuernde Einkommen der Eigentümer oder Partner auf dem Federal K1 reduzieren. Dadurch entsteht ebenfalls ein Steuerguthaben für die Eigentümer oder Partner, sodass diese ihre persönliche staatliche Einkommensteuer senken können, vorbehaltlich bundeslandspezifischer Einschränkungen bei der Nutzung von PTE-Gutschriften.
3. Alle Steuerabzüge geltend machen
Viele Unternehmen verpassen zahlreiche steuerliche Abzugsmöglichkeiten – entweder aus Unwissenheit oder weil sie nicht sicher sind, wofür sie bei der Steuererklärung Anspruch haben. Hier sind einige der am meisten ungenutzten Abzüge, die Sie nutzen sollten:
- Gründungskosten: Neue Unternehmen können bis zu $5.000 an Gründungskosten sowie $5.000 an Organisationskosten, die vor Aufnahme des Geschäftsbetriebs angefallen sind, absetzen. Kosten für Marktforschung, Anwaltsgebühren und weitere Gründungskosten sind gemäß Section 195 des Internal Revenue Code absetzbar.
- Wohltätige Spenden: Haben Sie Spenden an qualifizierte Organisationen in Form von Geld, Sachwerten oder sogar Inventar geleistet, können Sie diese als Abzug vom zu versteuernden Einkommen geltend machen. Wohltätige Spenden sind laut Section 170 des Internal Revenue Code steuerlich absetzbar.
- Abzug für qualifiziertes Unternehmenseinkommen (QBI): Der QBI-Abzug steht Ihnen laut Section 199A des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), 2017 zu, wenn Sie qualifiziertes Unternehmenseinkommen aus einem inländischen, als Durchlaufgesellschaft betriebenen Unternehmen erzielen. Dies umfasst Einzelunternehmen, Personengesellschaften, S Corporations sowie bestimmte Trusts und Nachlässe. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie Anspruch auf diesen Vorteil haben.
4. Steueranreize nutzen
Kapitalgesellschaften haben eine Vielzahl von Optionen, wenn es um Steueranreize geht. Je nach Anspruch können Sie folgende Arten von Gutschriften geltend machen:
- Gutschrift für die Einrichtung eines Pensionsplans für Kleinunternehmer: Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und in den letzten drei Steuerjahren keinen Pensionsplan hatten, können Sie eine nicht rückzahlbare Steuergutschrift für die Kosten zur Einrichtung eines Mitarbeiterrentenplans in Anspruch nehmen.
- Forschungs- und Entwicklungsgutschrift: Haben Sie in die Entwicklung eines neuen Produkts, Prozesses oder einer neuen Technologie investiert? Dann könnten Sie Anspruch auf einen F&E-Steueranreiz haben.
- Investitionsgutschrift für Energie: Wenn Sie in alternative und erneuerbare Energieanlagen oder -produktionen investiert haben, könnten Sie Anspruch auf eine Steuergutschrift haben.
- Gutschrift für betriebliche Kinderbetreuung: Sie können bis zu $150.000 Steuergutschrift für das Angebot von Kinderbetreuungseinrichtungen oder -leistungen für Ihre Mitarbeiter in Anspruch nehmen.
Es gibt viele Steuergutschriften für US-Unternehmen, allerdings unterscheiden sich die Anspruchsvoraussetzungen für jede einzelne Gutschrift. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater helfen, um die passenden Steuergutschriften zu identifizieren.
5. Anspruch auf das Arbeitszimmer prüfen
Wenn Sie häufig von zu Hause aus arbeiten oder Ihr Geschäft von einem Homeoffice aus betreiben, können Sie geeignete Ausgaben für das Arbeitszimmer bei der Steuererklärung als Abzug ansetzen.
Es gibt jedoch einige Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Sie diese Abzüge geltend machen können. Zum Beispiel muss der Raum regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Wenn Sie also einen Schreibtisch in Ihrem Schlafzimmer als Homeoffice nutzen, gilt nur dieser Teil des Raumes als Homeoffice.
Letztlich gibt es zwei Methoden zur Berechnung der Homeoffice-Abzüge:
- Vereinfachte Methode: Bei der vereinfachten Methode wird die Quadratmeterzahl des Homeoffices ermittelt und mit $5 pro Quadratfuß gemäß den Vorgaben des IRS multipliziert. Der maximale Abzug beträgt hier $1.500, das heißt, Sie können diesen Abzug für Ihr Homeoffice bis zu 300 Quadratfuß geltend machen.
- Tatsächliche Kostenmethode: Mit dieser Methode können Sie möglicherweise einen höheren Abzug erhalten, sie erfordert jedoch eine detailliertere Berechnung. Der erste Schritt besteht darin, den Prozentsatz der Fläche Ihres Homeoffices im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche zu berechnen.
Nehmen wir an, das sind 40% für Unternehmen A. Addieren Sie als Nächstes alle abzugsfähigen Kosten (wie Hypothekenmiete, Grundsteuern und Reparaturen). Angenommen, die Gesamtkosten betragen $1.000. Berechnen Sie zum Schluss den Abzug, indem Sie die gesamten abzugsfähigen Kosten mit dem prozentualen Anteil der für geschäftliche Zwecke genutzten Wohnfläche multiplizieren. Im Fall von Unternehmen A wären die abziehbaren Ausgaben $400.
6. Einzahlung in ein Altersvorsorgekonto
Beiträge zu Altersvorsorgeplänen wie IRAs und 401(k), entweder für sich selbst oder für Ihre Mitarbeitenden, können steuerlich absetzbar sein. Wenn Sie den Mitarbeiterbeitrag zu einem Altersvorsorgeplan ausgleichen, zahlen Sie keine Lohnsteuern.
Deshalb sind Altersvorsorgepläne eine steuerlich effizientere Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden zu vergüten. Neben dem Abzug erhalten Sie bei Beiträgen zu einem 401(k) oder einem einfachen Mitarbeiterpensionsplan (SEP) auch steuerfreie Gutschriften, sofern Sie die Bedingungen des Bundessteuergesetzes erfüllen.
Wenn Sie bereits den Stichtag für die 401(k)-Einzahlung im laufenden Jahr verpasst haben und im neuen Jahr einen Abzug geltend machen möchten, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater über SEP. Für SEP können Sie bis zum Abgabetermin Ihrer Steuererklärung Beiträge leisten und diese als Abzüge ansetzen.
7. Vermögenswerte an Familienmitglieder verschenken
Der erhöhte Freibetrag für Erbschaft- und Schenkungsteuer, der derzeit bei 13,61 Millionen Dollar pro Person liegt, wird bis Ende 2025 ungefähr halbiert werden. Wenn Sie in Erwägung ziehen, Vermögen oder Vermögenswerte auf Begünstigte zu übertragen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Natürlich sollten Sie mit Ihrem Steuerberater über die genaue Vorgehensweise für diese Strategie sprechen.
Sie können zum Beispiel stimmberechtigungslose Anteile an Ihre Kinder übertragen, um Vermögen aus Ihrem Nachlass herauszulösen, aber alle Entscheidungsbefugnisse bei sich behalten, bis Ihre Kinder volljährig sind. Solche Strategien benötigen Zeit zur Umsetzung, daher besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater am besten frühzeitig, was in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Wer ist an der Geschäftssteuerplanung beteiligt?
Die Geschäftssteuerplanung bezieht mehrere Personen und Einheiten ein. Gemeinsam entwickeln sie Steuerstrategien, die die Steuerlast minimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Beteiligten an der Umsetzung der Geschäftssteuerplanung:
Unternehmenseigentümer
Unternehmenseigentümer sind aktiv an der Steuerstrategie des Unternehmens beteiligt, insbesondere bei Einzelunternehmen, Personengesellschaften oder GmbHs. Eigentümer oder Förderer großer Unternehmen sind möglicherweise weniger eingebunden – sie verlassen sich auf das Fachwissen ihrer internen Steuerexperten, des CFO und des CEO für steuerbezogene Entscheidungen.
Buchhalter und CPAs
Buchhalter und CPAs sind Expertinnen und Experten in Steuerrecht, Finanzplanung und Buchhaltung für Kleinunternehmen. Unser umfangreiches Wissen befähigt uns, optimale Steuerstrategien zu entwickeln und gleichzeitig andere Unternehmensaspekte zu berücksichtigen.
CPAs, die Steuerberatungsdienstleistungen anbieten, können ausgezeichnete Partner sein, die nicht nur bei der Steuerplanung helfen, sondern auch wertvolle Einblicke in weitere finanzielle Aspekte Ihres Unternehmens liefern.
Steuerberater
Steuerberater sind auf Steuerplanung spezialisiert und können fortgeschrittene Strategien bereitstellen, um Ihre Steuerlast zu minimieren. Sie besuchen Steuerkonferenzen und bleiben über Änderungen im Steuerrecht informiert, sodass sie Ratschläge zu den Auswirkungen dieser Änderungen auf Ihr Unternehmen geben können.
Manche Steuerprofis sind auf bestimmte Gebiete spezialisiert, zum Beispiel internationales Steuerrecht oder Nachlassplanung. Wenn Sie Unterstützung bei den komplexesten Themen suchen, kann die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten sehr lohnend sein.
CFO
Der CFO ist für die langfristige Steuerstrategie des Unternehmens verantwortlich. Gemeinsam mit Steuerberatern und anderen Führungskräften entwickelt der CFO eine langfristige Steuerstrategie und stellt sicher, dass diese mit den finanziellen Zielen des Unternehmens im Einklang steht.
Beispielsweise kann der CFO an Gesprächen zu steuergünstigen Unternehmensstrukturen, Fusionen und Übernahmen sowie internationalen Aktivitäten beteiligt sein.
Die besten Tools für die betriebliche Steuerplanung
Steuersoftware macht die Erstellung von Steuererklärungen schneller und einfacher. Die Einbindung von Steuerexperten ist trotzdem erforderlich, aber verschiedene Programme können Ihnen einen Teil der Vorarbeit abnehmen. Hier sind einige der besten Steuer-Tools auf dem Markt:
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Tipps zur Vermeidung von Fehlern in der betrieblichen Steuerplanung
Die richtigen Fachleute für die Steuerplanung zu haben, ist entscheidend. Es gibt jedoch einige typische Fallstricke im Steuerplanungsprozess. Vermeiden Sie daher unbedingt die folgenden Fehler bei der Entwicklung Ihrer Steuerstrategie:
1. Vermeiden Sie Entscheidungslähmung durch zu viel Analyse
Mangelnde Orientierung kann zu Unentschlossenheit führen. Eine Analyse-Paralyse ist in der Steuerplanung verbreitet, weil Steuerrechte häufig die Berechnung der Steuerschuld unter verschiedenen Umständen erfordern, um die beste Option zu identifizieren. Anstatt sich selbst durch diese Komplexität zu kämpfen, suchen Sie Unterstützung bei einem erfahrenen Steuerberater, der auf Ihr Branchensegment spezialisiert ist. Die Kosten für einen Steuerberater mögen für ein Startup zunächst hoch erscheinen, zahlen sich aber langfristig aus.
2. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute
Steuerplanung ist ein aufwendiger Prozess. Wenn Sie Ihre Strategie nicht ganzjährig planen und umsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie schlecht vorbereitet sind oder die Frist verpassen. Verbringen Sie lieber jeden Monat ein paar Stunden mit Ihrem Steuerberater, anstatt während der Steuerzeit Nachtschichten einzulegen.
Falls Sie dennoch erwarten, die Frist zu verpassen, reichen Sie Formular 4868 vor Ablauf der Frist beim IRS ein oder leisten Sie eine elektronische Verlängerungszahlung online. Es ist zudem ratsam, eine teilweise Steuerzahlung auf Basis Ihrer geschätzten Steuerschuld zu leisten, wenn Sie eine Verlängerung beantragen. Wenn Sie das Finanzamt nicht informieren, müssen Sie mit einer Strafe von 5 % der unbezahlt gebliebenen Steuerschuld pro Monat rechnen.
3. Bereiten Sie sich vor, bevor Sie den Steuerberater treffen
Wenn Sie ausschließlich blind den Empfehlungen Ihres Steuerberaters folgen, machen Sie etwas falsch. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Steuerstrategie und investieren Sie Zeit, um die Zusammenhänge zu verstehen. Gehen Sie mit einer Liste an Fragen zu Ihrem Treffen mit dem Steuerplaner. Nehmen Sie sich vorher ein paar Stunden Zeit, um gezielt Fragen zu Ihrer aktuellen Steuerstrategie zu notieren.
Gibt es Änderungen im Steuerrecht, bei deren Verständnis Sie Unterstützung brauchen? Haben Sie Anregungen zur Optimierung der aktuellen Steuerstrategie? Vielleicht hat ein Bekannter einen Rat weitergegeben, den Sie prüfen wollen. Notieren Sie diese Punkte und Fragen in einem Dokument, damit Sie gezielt nachfragen können.
Wie geht es weiter?
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