Ausgabenmanagement vs. Kostenmanagement: Ein vollständiger Leitfaden

„Ausgabenmanagement“ und „Kostenmanagement“ – diese beiden Begriffe werden im Geschäftsbereich häufig synonym verwendet. Obwohl sie als Konzepte Ähnlichkeiten aufweisen, ist es wichtig zu erkennen, dass es sich um unterschiedliche Ansätze mit jeweils eigenen spezifischen operativen Besonderheiten handelt. Sehen wir uns die Grundlagen der beiden Begriffe an, erklären wir die Unterschiede zwischen Ausgabenmanagement und Kostenmanagement und stellen wir Beispiele für SaaS-Tools vor, die bei den jeweiligen Prozessen helfen.

Unterschiede zwischen Kosten, Ausgaben & Aufwendungen

Es ist wichtig, mit einer gewissen Verwirrung zu beginnen. Nur ein Scherz (irgendwie).

Ich habe verschiedene Blogbeiträge gesehen, die behaupten, es gebe einen grundlegenden Unterschied zwischen den Begriffen Kosten, Ausgaben und Aufwendungen … aber davon lasse ich mich nicht überzeugen. Kosten = Ausgaben = Aufwendungen. 

Zeit für die Einschränkung. Es gibt Fälle, in denen diese Begriffe unterschiedlich verwendet werden. Kostenmanagement bezieht sich häufig speziell auf erstattungsfähige Aufwendungen und Spesenkonten. Buchhalter bezeichnen hingegen meist alle geschäftlichen „Ausgaben“ als Aufwendungen (also die mit der Geschäftstätigkeit verbundenen Kosten). Wenn jedoch von Kostenmanagement die Rede ist, bezieht sich „Aufwendung“ wahrscheinlich auf den Prozess der Genehmigung, Nachverfolgung und Erstattung von Aufwendungen, die einzelnen Mitarbeitenden entstanden sind.

Definition des Ausgabenmanagements

Ausgabenmanagement bezeichnet die umfassende Strategie und die Initiativen, die Unternehmen einsetzen, um ihre Ausgaben über den gesamten Beschaffungslebenszyklus hinweg zu kontrollieren und zu optimieren. Dies umfasst alles von der Ermittlung eines Bedarfs bis zu seiner Deckung durch Beschaffung, Einkauf, Wareneingang und Zahlung.

Ein Tool wie Coupa, eine cloudbasierte Plattform für das Ausgabenmanagement, bietet eine integrierte Lösung für Beschaffung, Rechnungsstellung und Kostenmanagement und ermöglicht vollständige Transparenz über alle Kategorien der Unternehmensausgaben. Diese klare Übersicht hilft Unternehmen, ihre Ausgabenmuster zu verstehen, Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungen strategisch zu planen. Unternehmen, die Ausgabenmanagement einsetzen, profitieren von einer umfassender zugänglichen Budgettransparenz und Genehmigungsworkflows, um „unkontrollierte“ Ausgaben einzudämmen und strengere Prüfungen zu erzwingen.

Branchen wie Fertigung, Einzelhandel und Logistik, die umfangreiche Beschaffungsprozesse abwickeln, setzen häufig strenge Strategien für das Ausgabenmanagement um. Diese Branchen können aufgrund ihrer erheblichen und vielfältigen Ausgaben in hohem Maße von den Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen profitieren, die ein umfassendes Ausgabenmanagement mit sich bringt.

Das Kostenmanagement im Detail

Kostenmanagement, ein Bestandteil des Ausgabenmanagements, konzentriert sich auf die Kontrolle und Erstattung von Geschäftsausgaben, die Mitarbeitenden entstehen. Diese Kategorie kann Betriebskosten wie Reisen, Bewirtung und Büromaterial umfassen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Tätigkeit ausgeben.

Eine SaaS-Lösung für das Kostenmanagement wie Expensify oder Concur bietet einen optimierten Prozess zur Erfassung, Meldung und Erstattung dieser Ausgaben. Mit automatisierter Belegerfassung, Prüfungen der Richtlinieneinhaltung und schnellen Erstattungsprozessen vereinfachen und beschleunigen diese Tools das Kostenmanagement.

Kostenmanagement ist ein wichtiger Aspekt für Branchen mit einem hohen Anteil von durch Mitarbeitende veranlassten Ausgaben, etwa für Beratungsunternehmen, Vertriebsunternehmen und Unternehmen für professionelle Dienstleistungen. Diese Bereiche benötigen eine sorgfältige Erfassung einzelner Ausgaben, um eine korrekte Kundenabrechnung und Mitarbeitendenerstattung sicherzustellen.

Möglichkeiten des Kostenmanagements

Ich habe bereits ein wenig über Software gesprochen, aber es gibt mehr als eine Möglichkeit, Kostenmanagement zu betreiben (obwohl ich empfehlen würde, keine Tiere zu verletzen und stattdessen einfach Software zu verwenden). Hier sind die gängigsten Methoden, mit denen Fachleute Kostenmanagement betreiben.

Stift & Papier

Traditionelles Kostenmanagement umfasst das physische Aufbewahren und Sortieren von Belegen, das Aufschreiben von Ausgaben in einem Hauptbuch oder Notizbuch sowie das manuelle Addieren von Kosten. Dieser Ansatz ist zwar unkompliziert, kann jedoch zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler sein. Zudem kann es schwierig sein, Papierbelege nachzuverfolgen und zu organisieren, insbesondere in größeren Unternehmen mit umfangreicheren Ausgaben.

Tabellenkalkulationen

Viele Unternehmen verwenden als Weiterentwicklung von Stift und Papier Excel oder Google Tabellen für das Kostenmanagement. In der Regel wird dabei jede Ausgabe in eine eigene Tabelle eingetragen, häufig nach Art, Datum oder Projekt kategorisiert. Tabellenkalkulationen können Summen automatisch berechnen und grundlegende Datenanalysen ermöglichen. Diese Methode erfordert jedoch weiterhin eine manuelle Dateneingabe, und die Komplexität kann mit zunehmendem Transaktionsvolumen steigen. Tabellenkalkulationen eignen sich außerdem nicht ohne Weiteres für die Belegspeicherung und lassen sich nur schwer in andere Finanzsysteme integrieren, was zu fragmentierten und ineffizienten Prozessen führen kann.

Software

Software für Ausgabenmanagement bringt diesen mühsamen Prozess ins 21. Jahrhundert, indem sie viele manuelle Aufgaben automatisiert und einen Echtzeitüberblick über die Ausgaben bietet. Der wichtigste Vorteil von Ausgabenmanagement-Software besteht darin, dass Nutzer Belege ganz einfach digital erfassen und hochladen, Ausgaben kategorisieren und Berichte zur Genehmigung einreichen können – alles innerhalb der Plattform.

Die Software kann in andere Finanzsysteme integriert werden, um eine nahtlose Datenübertragung zu ermöglichen und das Fehlerrisiko zu reduzieren. Darüber hinaus umfassen diese Lösungen häufig Analysefunktionen, die wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster liefern und dadurch die Budgetplanung sowie strategische Entscheidungsfindung unterstützen.

Ausgabenmanagement-Software ist die effizienteste und effektivste Methode, insbesondere für größere Organisationen oder solche mit erheblichen von Mitarbeitern verursachten Ausgaben. Spezialisierte Optionen wie Ausgabenmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen und für das Gesundheitswesen können zudem branchenspezifische Berichts- und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Sie führt außerdem dazu, dass Führungskräfte ihre Ausgaben tatsächlich ordnungsgemäß bearbeiten!

Die hilfreichsten Funktionen von Ausgabenmanagement-Software

Jedes Tool, das dabei hilft, die Unternehmensausgaben zu zügeln, genaue Spesenabrechnungen sicherzustellen und die Preisstruktur zu verbessern, sollte in Betracht gezogen werden. Es gibt jedoch eine Reihe funktionaler Aspekte, bei deren Umsetzung Ausgabenmanagement-Software helfen sollte. Diese waren für mich in der Vergangenheit am hilfreichsten.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP)

Automatisierung spielt sowohl beim Ausgabenmanagement als auch beim Spesenmanagement eine wichtige Rolle. Sie optimiert den Prozess der Rechnungsfreigabe und -zahlung, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler. Im Kontext des Ausgabenmanagements bietet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung – eine integrierte Funktion vieler der besten Softwarelösungen für die Kreditorenbuchhaltung – eine integrierte Übersicht über sämtliche unternehmensweiten Ausgaben. Dadurch können Organisationen Ausgabenmuster analysieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen. 

Im Spesenmanagement sorgt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für eine effiziente Abwicklung von Mitarbeiterausgaben – von der Prüfung der Firmenkreditkarten und der Einreichung von Belegen bis zur Erstattung – und fördert dadurch Transparenz und die Einhaltung von Richtlinien. Tools wie AvidXchange und Bill.com bieten eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, steigern die Effizienz, senken das Betrugsrisiko und ermöglichen einen klareren Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens.

Durch die Einführung einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen eine zusätzliche Kontroll- und Optimierungsebene schaffen und so ihre Verfahren für das Ausgaben- und Spesenmanagement weiter verbessern.

Echtzeitaktualisierungen

Echtzeitaktualisierungen zu Ausgaben und Aufwendungen sind für Unternehmen aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung.

1. Verbesserte Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf Echtzeitdaten stellt sicher, dass das Management zeitnahe und fundierte Entscheidungen auf Grundlage der genauesten und aktuellsten Informationen treffen kann. So können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und Ressourcen optimal zuweisen.
2. Verbessertes Cashflow-Management: Ein Echtzeitüberblick über Ausgaben und Ausgabenmuster hilft dabei, den Cashflow effektiver vorherzusagen und zu steuern. Auf diese Weise können Unternehmen zukünftige Ausgaben planen, Liquiditätsengpässe vermeiden und finanzielle Stabilität sicherstellen.
3. Ausgabenkontrolle: Sofortige Aktualisierungen ermöglichen es Unternehmen, Probleme mit übermäßigen Ausgaben frühzeitig zu erkennen und umgehend zu beheben. Die frühzeitige Erkennung von Abweichungen vom Budget kann verhindern, dass sich kleine Probleme zu erheblichen finanziellen Schwierigkeiten entwickeln.
4. Mehr Transparenz: Diese Transparenz kann die Compliance verbessern, Betrug reduzieren und Verantwortungsbewusstsein sowie Rechenschaftspflicht bei Ausgaben fördern.

Schnellere Erstattung: Bei Mitarbeiterausgaben sorgen Echtzeitaktualisierungen dafür, dass Erstattungen zeitnah bearbeitet werden können, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Budgetierungsfunktionen

Ausgabenmanagement-Software spielt bei der Budgetplanung eine wichtige Rolle, da sie Struktur, Automatisierung, Kontrollen und detailliertere Analysen in den Prozess der Verwaltung von Unternehmensausgaben und des Cashflows bringt. So funktioniert es:

1. Prognosen: Mithilfe historischer Ausgabendaten kann Ausgabenmanagement-Software dabei helfen, zukünftige Ausgabentrends vorherzusagen. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht eine genauere und effektivere Budgetplanung.
2. Automatisierte Prozesse: Ausgabenmanagement-Tools können verschiedene Elemente der Budgetverwaltung automatisieren, darunter Genehmigungsabläufe für Ausgaben und die Nachverfolgung der Ausgaben im Verhältnis zum Budget. Dies kann viel Zeit sparen und das Risiko menschlicher Fehler verringern.
3. Berichterstattung und Analyse: Diese Plattformen verfügen häufig über Funktionen für Berichterstattung und Datenanalyse, die Einblicke in Ausgabenmuster liefern, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren und strategische Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Budget unterstützen können.
4. Einhaltung von Vorschriften: Durch das Festlegen vordefinierter Ausgabenlimits innerhalb der Software auf Grundlage des Budgets können Unternehmen die Einhaltung von Richtlinien sicherstellen und übermäßige Ausgaben verhindern.

Integration: Ausgabenmanagement-Software kann häufig in andere Finanzsysteme wie Buchhaltungs- oder ERP-Software integriert werden. Dadurch werden ein nahtloser Datenfluss und eine kohärentere Budgetverwaltung gewährleistet.

Durch eine bessere Transparenz, die Nachverfolgung in Echtzeit, die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse kann Ausgabenmanagement-Software die Effektivität der Budgetplanung deutlich verbessern und insgesamt zu einem besseren Finanzmanagement beitragen.

Geeignete Integrationen

Die Integration von Ausgabenmanagement-Software in Buchhaltungssysteme bietet zahlreiche Vorteile und erweist sich als unverzichtbar für ein effizientes Finanzmanagement.

1. Verbesserte Genauigkeit: Die manuelle Dateneingabe zwischen Systemen kann anfällig für menschliche Fehler und Inkonsistenzen sein. Die Integration von Ausgabenmanagement- und Buchhaltungssystemen hilft, die Datenübertragung zu automatisieren, Eingabefehler zu vermeiden und die Datengenauigkeit zu erhöhen.
2. Zeit- und Kosteneffizienz: Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig und erfordert erhebliche Ressourcen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Unternehmen wertvolle Zeit sparen und Betriebskosten senken.
3. Aktualisierungen in Echtzeit: Integrationen sind entscheidend dafür, dass alle Änderungen im Ausgabenmanagementsystem automatisch im Buchhaltungssystem übernommen werden. So stehen aktuelle und genaue Finanzdaten zur Verfügung, während kostspielige Nachforschungen und Fehlerbehebungen reduziert werden.
4. Optimierte Prozesse: Die automatisierte Datenübertragung zwischen Systemen optimiert Finanzabläufe und steigert Produktivität und Effizienz. Beispielsweise können Einkaufsdetails automatisch im Buchhaltungssystem übernommen werden, um die Rechnungsverarbeitung und Bezahlung zu beschleunigen.
5. Mehr Transparenz und Kontrolle: Die Integration ermöglicht es Finanzteams, einen ganzheitlichen Überblick über die Ausgaben der Organisation im Kontext umfassenderer Finanzdaten zu erhalten. Diese umfassende Sichtweise unterstützt eine bessere Finanzplanung, Budgetierung und Kontrolle.
6. Prüfung und Einhaltung von Vorschriften: Ein nahtloser Datenfluss zwischen Ausgabenmanagement- und Buchhaltungssystemen gewährleistet eine vollständige und genaue Prüfspur. Dies vereinfacht den Prüfprozess, unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und hilft dabei, Unregelmäßigkeiten oder betrügerische Aktivitäten zu erkennen.

Im Wesentlichen ist die Integration von Ausgabenmanagement-Software in Buchhaltungssysteme ein strategischer Schritt, der die Finanzabläufe einer Organisation erheblich verbessern kann. Dies führt zu besseren Entscheidungen, Kosteneinsparungen und einer insgesamt höheren Effizienz des Unternehmens.

Der Unterschied zwischen Ausgabenmanagement und Spesenmanagement

Der wesentliche Unterschied zwischen Ausgabenmanagement und Spesenmanagement liegt in ihrem Umfang. Spesenmanagement ist ein taktischer Prozess, der sich auf die Erfassung, Prüfung und Erstattung von Mitarbeiterausgaben konzentriert. Im Gegensatz dazu bietet Ausgabenmanagement eine strategische, übergeordnete Sicht auf die Gesamtausgaben der Organisation, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Mitarbeiterausgaben.

Beispielsweise könnte ein Reiseunternehmen ein Spesenmanagement-Tool wie Expensify verwenden, um die Reisekosten seiner Mitarbeiter zu erfassen, und gleichzeitig ein Ausgabenmanagement-Tool wie Coupa einsetzen, um einen Gesamtüberblick über alle Geschäftsausgaben zu erhalten, einschließlich Marketingkampagnen, Lieferantenverträgen und Investitionen in die IT-Infrastruktur. Diese ganzheitliche Perspektive ist entscheidend, um umfassendere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und Prozessverbesserungen voranzutreiben.

Unterschiede aus 10.000 Fuß Höhe

Obwohl Ausgabenmanagement und Spesenmanagement gemeinsame Elemente aufweisen, sind sie nicht identisch. Das Verständnis ihrer jeweiligen Funktionen und Einsatzbereiche ist für Organisationen, die ihre Kosten effektiv verwalten möchten, von entscheidender Bedeutung.

Das Ausgabenmanagement bietet einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben der Organisation (einschließlich der Erfassung von Spesen) und fördert Kostensenkungen sowie Effizienzsteigerungen in allen Beschaffungsprozessen. 

Das Spesenmanagement konzentriert sich dagegen auf von Mitarbeitern verursachte Kosten, um die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen, Betrug zu verhindern und Erstattungen zu optimieren. Mit anderen Worten: Lösungen für das Ausgabenmanagement sind in der Regel stärker auf Kostenkontrolle ausgerichtet und können als proaktive Lösungen für das Liquiditätsmanagement betrachtet werden.

Für viele VC-finanzierte SaaS-Unternehmen, die um jeden Preis wachsen wollen, ist Ausgabenmanagement ein etwas fremdartiges Konzept und wird in Start-ups in der Frühphase oft übersehen. Der Auslöser für die Einführung von Ausgabenkontrollen kommt meist dann, wenn eine verärgerte Führungskraft aus dem Finanzbereich eine seit Monaten überfällige Rechnung für eine Marketingveranstaltung entdeckt oder eine allzu enthusiastische Führungskraft aus dem Vertrieb eine Geschäftsreise inklusive Steak- und Hummeressen für einen Kunden ohne vorherige Genehmigung als Spesen abrechnet.

Marketing und Vertrieb sind nicht immer schuld, aber fast immer. 

Da die zunehmende Verbreitung von SaaS-Tool-Stacks für Finanz- und IT-Teams zu einer Herausforderung bei der Nachverfolgung wird, besteht der erste Schritt hin zu strengeren Prozessen oft darin, Abonnements zu erfassen.

Im aktuellen wirtschaftlichen Umfeld müssen Unternehmen beide Bereiche geschickt steuern, um ihre Gewinnmargen zu stärken. Der Einsatz der richtigen SaaS-Tools kann Organisationen dabei helfen und eine wirksame Strategie für Kostenmanagement und Wertschöpfung bieten.

Der schnelle Weg zu besseren Gewinnmargen

Warten Sie nicht, bis diese verärgerte Führungskraft Sie auf ein Versäumnis aufmerksam macht – oder noch schlimmer, bis Sie selbst diese verärgerte Führungskraft sein müssen. Werden Sie stattdessen vorausschauend tätig, finden Sie heraus, was Ihnen fehlt, und begeistern Sie Ihren Vorstand & CEO. 

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