Wie man eine Ausschreibung (RFP) für Buchhaltungssoftware schreibt

Kianna Walpole

on Jan 23, 2026

Ein RFP, oder eine Ausschreibung (Request for Proposal), ist ein Dokument, mit dem Sie Angebote von Anbietern einholen, wenn Sie etwas Komplexes kaufen möchten, wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware. Es ist Ihr Fahrplan, um die richtige Lösung zu finden.

Das Erstellen eines RFP hilft Ihnen, Ihre Anforderungen klar zu definieren und den Prozess zur Anbieterbewertung zu vereinfachen. Insgesamt stellt es sicher, dass Sie eine Lösung wählen, die mit Ihren Zielen übereinstimmt. Mit der richtigen Buchhaltungs-Ausschreibung (RFP) können Sie von Anfang an zeitraubende und teure Fehler vermeiden. So können Sie starten.

Brauchen Sie wirklich ein RFP?

Eine Ausschreibung (RFP) ist unerlässlich, wenn Ihr Team mit komplexen Anforderungen konfrontiert ist und Sie einen strukturierten Ansatz zur Bewertung von Buchhaltungssoftware benötigen. Sie ist besonders wichtig in Branchen mit besonderen Compliance-Anforderungen oder bei der Integration in bestehende Systeme.

Wenn Sie sich in einem wettbewerbsintensiven Markt bewegen oder eine detaillierte Analyse benötigen, um teure Fehler zu vermeiden, kann ein RFP äußerst wertvoll sein. Hier sind wichtige Situationen, in denen Sie eines benötigen:

Komplexe Integration in vorhandene Systeme
Branchenspezifische Compliance-Anforderungen
Wichtige finanzielle Entscheidungen
Implementierung im großen Maßstab über mehrere Abteilungen hinweg
Wettbewerbsintensive Anbieterlandschaft

Wann ein RFP übertrieben sein könnte

Wenn Ihre Anforderungen einfach sind oder Ihr Unternehmen klein ist, ist ein RFP möglicherweise nicht notwendig. In Fällen, in denen Ihr Team klare Präferenzen hat oder nur wenige Anbieter zur Auswahl stehen, können Sie auf den aufwändigen Prozess verzichten und die Optionen direkt vergleichen.

Top Buchhaltungssoftware, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier sind einige meiner Top-Empfehlungen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

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RFI vs RFP vs RFQ: Was ist der Unterschied?

Nicht alle Beschaffungsdokumente sind gleich. In manchen Fällen brauchen Sie kein RFP, in anderen schon. Die richtige Wahl kann Ihrem Team Zeit sparen und den Ablauf vereinfachen. So erkennen Sie, welches Dokument Sie wann verwenden sollten:

Dokumenttyp	Zweck	Wann verwenden	Was enthalten sein sollte	Erforderlicher Detailgrad
Request for Information (RFI)	Allgemeine Informationen über Anbieter und Lösungen einholen	In der frühen Phase, wenn Sie Möglichkeiten erkunden	Firmenhintergrund, Produktfunktionen	Niedrig
Request for Proposal (RFP)	Detaillierte Lösungen bewerten und Anbieter auswählen	Wenn Sie spezifische Anforderungen haben und detaillierte Angebote benötigen	Projektanforderungen, Bewertungskriterien	Hoch
Request for Quotation (RFQ)	Preisinformationen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen einholen	Wenn Sie genaue Spezifikationen kennen und Preise benötigen	Produktspezifikationen, Menge	Mittel

Typische RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Wenn Sie eine Ausschreibung überstürzt oder wichtige Details auslassen, kann das zu Verwirrung führen, Zeit verschwenden oder unpassende Anbieter anziehen. Wenn Sie die häufigsten Fehler vermeiden, läuft der Auswahlprozess für Buchhaltungssoftware reibungsloser ab. Dies sind die wichtigsten Fehler, an die Sie denken sollten:

Unzureichende Hintergrundinformationen oder Kontext

Ohne ausreichende Hintergrundinformationen können Anbieter ihre Angebote nicht auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Geben Sie Ihrem Unternehmen und dessen Zielen einen klaren Rahmen und teilen Sie für Sie relevante branchenspezifische Besonderheiten oder Herausforderungen mit.

Beispiele hierfür können Bestellwesen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung usw. sein. So verstehen Anbieter Ihr Arbeitsumfeld und können passende Lösungen vorschlagen.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Wenn Sie kein Budget angeben, riskieren Sie, Angebote zu erhalten, die nicht zu Ihren finanziellen Vorgaben passen. Legen Sie immer klar Ihre Budgetvorstellungen dar, damit Anbieter Sie besser bedienen können.

Orientieren Sie sich an Preisen für Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was Sie sich leisten können, und kommunizieren Sie dies von Anfang an. So vermeiden Sie Zeit- und Geldverschwendung.

Unklare Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Unklare Anforderungen führen zu Angeboten, die Ihren Bedarf nicht abdecken. Seien Sie spezifisch, was Sie vom Buchhaltungssystem erwarten – beispielsweise welche Module enthalten sein sollen – und verwenden Sie möglichst wenig juristischen Fachjargon. Formulieren Sie Ihre technischen und funktionalen Anforderungen deutlich, um bessere Angebotsantworten zu erhalten.

Keine Bewertungskriterien mitgeteilt

Ohne Bewertungskriterien wissen Softwareanbieter nicht, wie Sie ihre Angebote beurteilen werden. Teilen Sie Ihre Kriterien mit, damit sie sich auf das für Sie Wichtige konzentrieren können. Diese Transparenz führt zu relevanteren Antworten und unterstützt Ihr Team bei fundierten Entscheidungen.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Ohne ein einheitliches Format für Antworten fällt der Vergleich einzelner Angebote schwer und führt zu zahlreichen Anpassungen.

Definieren Sie vor der Erstellung Ihres Dokuments ein Antwortformat mit den benötigten Abschnitten und Informationen. Diese Konsistenz erleichtert den Vergleich der Angebote und die Auswahl der optimalen Lösung für Ihre Organisation.

Stellen Sie Ihr RFP-Team für Buchhaltungssoftware zusammen

Ein überzeugendes RFP ist keine One-Man-Show; es benötigt das Wissen und die Anforderungen eines interdisziplinären Teams. Wenn Sie frühzeitig die richtigen Personen einbinden, senken Sie Risiken und vermeiden potenziell teure Nacharbeit. Folgende Rollen sollten Sie einbinden, zu welchem Zeitpunkt und warum:

Projekt-Sponsor

Der Projekt-Sponsor stellt Führung sicher und beschafft die erforderlichen Ressourcen für das RFP-Verfahren. Er achtet auf die Ausrichtung an den Unternehmenszielen und besitzt die Autorität, wichtige Entscheidungen zu treffen.

Insgesamt sorgt seine Beteiligung dafür, dass das Projekt seinen Kurs hält und höchste Priorität hat. Diese Rolle übernimmt meist der CFO oder ein leitender Finanzmanager.

Fachliche Experten

Fachliche Experten bringen ihre tiefgreifenden Kenntnisse über die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen ein, die die Software erfüllen muss. Sie achten darauf, dass das RFP die tatsächlichen Bedarfe und technischen Vorgaben widerspiegelt.

Durch ihre Einbindung entsteht ein Dokument, das die Bedürfnisse Ihrer Organisation präzise abbildet. Solche Experten sind unter anderem Finanzmanager oder IT-Spezialisten.

Beschaffungs- oder RFP-Verfasser

Beschaffungsexperten oder RFP-Verfasser verfügen über das Knowhow, das Dokument klar und prägnant aufzubauen. Sie achten auf die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und unterstützen bei Verhandlungen mit Anbietern.

Ihre Rolle ist entscheidend für die Erstellung eines effektiven RFP und wird oftmals von Einkaufsleitern oder Vertragsmanagern übernommen.

Endnutzer und Stakeholder

Endnutzer und Stakeholder geben Einblicke in alltägliche Anforderungen und Herausforderungen. Ihr Beitrag stellt sicher, dass die ausgewählte Software benutzerfreundlich und effektiv ist.

Mit ihrer Beteiligung erreichen Sie eine höhere Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit mit der ausgewählten Software. Dazu gehören meist Buchhalter, Finanzanalysten oder Bereichsleiter.

Muss-Kriterien & Ziele festlegen

Bevor Sie ein RFP versenden, sollte Ihr Team klar definieren, was die neue Lösung können muss — und warum. Die gemeinsame Fokussierung auf Probleme, Ziele und nicht verhandelbare Punkte hilft Anbietern, gezielter zu antworten und vereinfacht die Bewertung der Angebote.

Bei der Erstellung Ihres RFP für Buchhaltungssoftware sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Schmerzpunkte mit Ihrem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team an Ihrer derzeitigen Lösung? Vielleicht sind es manuelle Dateneingaben oder fehlende Integrationen mit anderen Tools. Das Erkennen dieser Bereiche hilft Ihnen, sich auf Lösungen zu konzentrieren, die genau diese Probleme adressieren.
Erforderliche Verbesserungen und Erfolgskriterien: Welche Verbesserungen sind für Ihr Team unverzichtbar? Brauchen Sie schnellere Berichte oder eine bessere Prognosefähigkeit? Besser gepflegte Prüfpfade oder einfacheres Vertragsmanagement? Definieren Sie, wie Erfolg aussieht, um sicherzustellen, dass die neue Software diese Ziele erfüllt.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Welche spezifischen Funktionen und Compliance-Anforderungen müssen erfüllt werden? Denken Sie an Branchenvorschriften oder notwendige technische Integrationen. Dies hilft, Anbieter einzugrenzen, die diese Anforderungen erfüllen können.
Benutzerrollen, Nutzungshäufigkeit, Arbeitsabläufe: Wer wird die Software nutzen und wie häufig? Berücksichtigen Sie unterschiedliche Benutzerrollen, wie Buchhalter oder Manager, und deren spezifische Arbeitsabläufe. So stellen Sie sicher, dass die Software alle notwendigen Funktionen unterstützt.
Bereitstellungspräferenzen: Bevorzugen Sie eine Cloud-basierte Lösung, eine Hybridoption oder ein On-Premise-Softwaresystem? Berücksichtigen Sie die technischen Fähigkeiten und die Infrastruktur Ihres Teams. Diese Entscheidung beeinflusst die Implementierung und die fortlaufende Betreuung.

So schreiben Sie die RFP für Buchhaltungssoftware

Nun ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Ein gut organisiertes und vollständiges RFP erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten. Es vereinfacht auch für Ihr Team die effiziente Bewertung dieser Antworten.

Auf diese Schlüsselaspekte sollten Sie sich beim Verfassen Ihrer RFP konzentrieren:

1. Zusammenfassung für das Management

Die Zusammenfassung bietet einen Schnappschuss Ihrer Anforderungen und Ziele. Legen Sie klar dar, was Ihr Team mit der neuen Softwarelösung erreichen möchte. So erhalten Anbieter einen schnellen Überblick über Ihre Hauptziele.

Halten Sie sie kurz, aber informativ, und heben Sie die wichtigsten Punkte hervor, die den weiteren Verlauf des Dokuments leiten.

2. Leistungsumfang

Definieren Sie den Leistungsumfang und legen Sie genau fest, welche Aufgaben der Anbieter übernehmen soll. Seien Sie konkret bezüglich der zu erbringenden Leistungen, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.

Diese Klarheit hilft Anbietern, die Größe und Komplexität des Projekts zu verstehen und sorgt für präzise Angebote. Schließen Sie nach Möglichkeit auch Ausschlüsse oder Einschränkungen ein, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie die technischen Anforderungen auf, damit die Software mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist. Geben Sie alle erforderlichen Funktionen, Kompatibilitätswünsche und Leistungskennzahlen an, wie beispielsweise Bankabstimmung, Finanzberichterstattung oder Hauptbuchverwaltung.

Mit diesem Abschnitt vermeiden Sie Angebote, die Ihre Standards nicht erfüllen, und stellen sicher, dass die Software in Ihre derzeitige Systemlandschaft passt. Seien Sie so detailliert wie möglich, um spätere Rückfragen zu vermeiden.

4. Qualifikationen des Anbieters

Beschreiben Sie die Qualifikationen, die Sie von potenziellen Anbietern erwarten. Dazu gehören Erfahrung, frühere Projekte und branchenspezifisches Fachwissen.

So können Sie beurteilen, ob ein Anbieter in der Lage ist, die gewünschte Lösung zu liefern. Fordern Sie außerdem Referenzen oder Fallstudien an, um die Angaben des Anbieters zu untermauern.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Stellen Sie Ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen dar, um sensible Finanzdaten zu schützen. Geben Sie branchenspezifische Vorschriften oder Berichtsanforderungen an, die die Software erfüllen muss.

Für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzwesen stellt dies sicher, dass Anbieter Ihre Sicherheitsstandards erfüllen und das Risiko von Compliance-Verstößen sinkt. Es ist entscheidend, explizit zu sein, um spätere Schwachstellen zu vermeiden.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie Ihren Implementierungsplan im Voraus sowie Ihre Erwartungen an den Einführungsprozess und zusätzliche Unterstützung. Geben Sie Zeitpläne, Fristen, benötigte Ressourcen und spezielle Schulungsprogramme an.

So können Anbieter ihre Vorgehensweise planen und sicherstellen, dass Ihr Team die notwendige Unterstützung für einen reibungslosen Übergang erhält. Stellen Sie außerdem klar, wer für die verschiedenen Aspekte der Implementierung verantwortlich ist – sei es IT, Finanzleitung oder ein externer Dienstleister.

7. Preise und Lizenzen

Fordern Sie detaillierte Preis- und Lizenzinformationen an, um die Gesamtkosten im Blick zu behalten. Geben Sie an, was in den Kosten enthalten sein soll, wie z. B. Support oder Updates, sowie sonstige Zusatzleistungen. Bitten Sie außerdem immer um eine vollständige Kostenaufstellung, um versteckte Gebühren zu vermeiden.

8. Vertragsbedingungen

Stellen Sie sicher, dass Sie alle essenziellen Vertragsbedingungen aufnehmen, die Sie benötigen. Heben Sie wichtige Klauseln zu Kündigung, Gewährleistung oder Service-Level hervor.

Dadurch verstehen Anbieter Ihre rechtlichen Anforderungen und die Verhandlungsdauer verkürzt sich. Machen Sie deutlich, welche Bedingungen verhandelbar sind und welche feststehen.

9. Einreichungshinweise

Geben Sie klare Hinweise für die Einreichung, damit die Anbieter wissen, wie sie antworten sollen. Nennen Sie Fristen, bevorzugte Formate und Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen.

So wird der Einreichungsprozess effizienter und Sie können die Antworten besser verwalten. Geben Sie etwaige Sanktionen bei verspäteter Einreichung an, um fristgerechte Rückmeldungen zu fördern.

Legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest

Klare Bewertungskriterien helfen dabei, Ihren Auswahlprozess objektiv, transparent und an den Unternehmenszielen ausgerichtet zu gestalten.

Wenn Sie diese Kriterien festlegen, bevor Sie Angebote prüfen, vermeiden Sie Voreingenommenheit und richten den Fokus auf das Wesentliche. So definieren und nutzen Sie Ihre Bewertungskriterien:

Was zählt am meisten?

Ihr Team sollte 3–5 gewichtete Kategorien wählen, die mit Ihren Zielsetzungen und Prioritäten übereinstimmen. Häufige Bewertungskategorien für Buchhaltungssoftware sind:

Funktionalität
Benutzerfreundlichkeit
Gesamtkosten
Erfahrung des Anbieters
Support und Schulung

Die Auswahl der richtigen Kategorien sorgt dafür, dass Ihre Bewertung die Anforderungen und Ziele Ihrer Organisation widerspiegelt.

Verwenden Sie eine Bewertungstabelle

Mit einer Bewertungstabelle vergleichen Sie Angebote objektiv. Es ist ratsam, jeder Kategorie je nach Bedeutung ein Gewicht zuzuweisen. Ist die Funktionalität zum Beispiel entscheidend, kann sie 40 % der Gesamtbewertung ausmachen, während die Kosten 20 % zählen.

Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um zu quantifizieren, wie gut das jeweilige Angebot Ihre Anforderungen erfüllt. Passen Sie anschließend die Gewichtungen an Ihre internen Prioritäten an und prüfen Sie, dass sie mit Ihren Geschäftszielen und Buchführungsstandards übereinstimmen.

Legen Sie Ihren Bewertungsprozess offen

Bestimmen Sie, wer die Angebote bewertet und auf welche Weise das geschieht. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, um eine einheitliche Beurteilung sicherzustellen, und planen Sie ein Treffen zur Abstimmung der Bewertungskriterien vor dem Start. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Kriterien und den Ablauf im Vorfeld verstehen.

Veröffentlichen Sie die Buchhaltungs-Software-Ausschreibung

Das Ausgeben einer Ausschreibung bedeutet nicht nur das Versenden – es geht darum, den Anbietern die richtigen Zugänge, Zeitpläne und Anleitungen zu geben, damit sie angemessen reagieren können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess gibt den Takt für die Qualität der Rückmeldungen an. Befolgen Sie diese Schritte, um den Erfolg zu sichern:

Wählen Sie die passende Verteilungsmethode

Gängige Wege zur Verteilung einer Ausschreibung sind E-Mail, spezielle Software-Plattformen oder Beschaffungsportale. Die Nutzung eines zentralen Systems erleichtert die Nachverfolgung und Verwaltung der Antworten.

Erwägen Sie außerdem, eine Lieferantenkontaktliste beizufügen oder ein rollenbasiertes Postfach für mehr Übersichtlichkeit zu verwenden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Anbieter wissen, wohin sie ihre Angebote senden und wie sie mit Ihrem Team kommunizieren sollen.

Klaren Zeitrahmen festlegen

Skizzieren Sie einen standardisierten RFP-Zeitplan und teilen Sie diesen direkt in der Ausschreibung mit. Das hilft den Anbietern, ihre Zeit effektiv zu planen und zu verwalten. Ein typischer Zeitplan könnte Folgendes beinhalten:

Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung
Q&A-Phase für Anbieter
Frist für die endgültige Einreichung
Bewertungs- und Auswahlphase

Die transparente Kommunikation dieser Termine stellt sicher, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und Missverständnisse in letzter Minute vermieden werden.

Einreichungsvorgaben festlegen

Erläutern Sie klar, was Anbieter wissen müssen, damit sie ihre Angebote korrekt einreichen können. Geben Sie zugelassene Dateiformate an, wie PDF-, Word- oder Excel-Vorlagen, und benennen Sie die bevorzugte Übermittlungsmethode, zum Beispiel ein Upload-Portal oder ein spezielles Postfach.

Erwähnen Sie außerdem, ob bestimmte Vorlagen oder Formulare zu verwenden sind, und stellen Sie klar, ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Die Bereitstellung dieser Informationen hilft den Anbietern, im Prozess zu bleiben, und stellt sicher, dass Sie konsistente und vollständige Angebote erhalten.

Angebote auswerten und Anbieter auswählen

Jetzt zahlt sich die strukturierte Arbeitsweise aus—Ihre Teams wandeln die Anbieterantworten strukturiert und mit Zuversicht in eine Shortlist um. Einheitlichkeit, Objektivität und Zusammenarbeit sind bei allen an der Bewertung Beteiligten entscheidend.

So werten Sie die Anbieter effizient aus und erstellen Ihre Shortlist:

Angebote organisieren und für die Bewertung aufbereiten: Bringen Sie die Angebote in ein einheitliches Format, um Vergleiche zu erleichtern. Nutzen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung wichtiger Punkte oder erstellen Sie ein Zusammenfassungsdokument für jedes Angebot. So erkennt Ihr Team schnell besondere Merkmale oder mögliche Probleme.
Punktebewertung mit einer Bewertungsvorlage: Wenden Sie Ihre Bewertungsvorlage objektiv auf jedes Angebot an. Bewerten Sie entsprechend Ihren zuvor definierten Kriterien und Gewichtungen. So bleibt der Auswahlprozess fair und auf das Wesentliche fokussiert.
Demos und Interviews planen: Laden Sie die besten Anbieter zu Demos oder Interviews ein. So erhalten Sie einen direkten Eindruck von der Software und können gezielte Fragen stellen. Wie schlägt sich die Software unter realistischen Bedingungen?
Referenzen prüfen: Kontaktieren Sie die von Anbietern angegebenen Referenzkunden, um deren Angaben zu verifizieren. Fragen Sie nach deren Erfahrungen und eventuellen Herausforderungen. Das hilft Ihnen, die Zuverlässigkeit und den Service des Anbieters einzuschätzen.
Unklare Punkte im Angebot klären: Kontaktieren Sie die Anbieter, um Unklarheiten im Angebot zu beseitigen. So beugen Sie Missverständnissen vor. Welche Fragen müssen noch beantwortet werden, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können?

Anbieter auswählen und benachrichtigen

Nachdem Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der Bewertungsprozess. Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern—egal ob ausgewählt oder nicht—ist unerlässlich, und die interne Abstimmung vor dem Vertragsabschluss ist entscheidend.

So gehen Sie dabei am besten vor:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter informieren

Pünktliche, respektvolle Kommunikation mit den Anbietern wirkt sich positiv auf die Reputation Ihres Unternehmens aus und fördert langanhaltende Beziehungen. Senden Sie eine kurze Dankesnachricht oder geben Sie – wo sinnvoll – ein Feedback auf höherer Ebene. Damit unterstreichen Sie Ihre Professionalität und schaffen eine gute Ausgangsbasis für künftige Kontakte.

Bereiten Sie sich auf die Schlussverhandlungen vor

Typische Verhandlungspunkte sind Preisgestaltung, Service Level Agreements (SLAs) und Vertragsbedingungen. Es ist wichtig, im Vorfeld die eigenen Grenzen zu definieren, um Ihre Verhandlungsposition zu kennen.

Nutzen Sie ebenfalls eine Checkliste oder Agenda, um bei den Gesprächen den Überblick zu behalten und alle wichtigen Punkte abzuarbeiten, ohne sich ablenken zu lassen.

Interne Abstimmung vor der Unterzeichnung sicherstellen

Vor der Unterzeichnung sollten Sie alle notwendigen Freigaben eingeholt haben. Üblicherweise braucht es eine Freigabe durch die Unternehmensleitung oder die Finanzabteilung sowie eine Prüfung durch die Rechts- oder Einkaufsabteilung. Fassen Sie zudem die wichtigsten Entscheidungsgründe kurz zusammen, damit interne Prüfer schnell nachvollziehen können, warum Sie sich für diesen Anbieter entschieden haben.

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