Wie man Buchhaltungssoftware auswählt
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann eine Herausforderung sein. Insgesamt ist es eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams vorantreiben kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit gewährleisten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Wählen Sie jedoch schlecht aus, riskieren Sie Ineffizienzen und Fehler, die die Produktivität und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie nach einer Buchhaltungssoftware suchen, aber nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die eine Software auswählen möchten, die ihren Zielen entspricht und Herausforderungen meistert. So gelingt Ihnen genau das.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware achten sollten
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Buchhaltungssoftware sind, sollten Sie jede Option zunächst anhand der Schlüsselfaktoren bewerten, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um das richtige Tool für Ihr Team zu wählen:
1. Flexibilität der Tarife
Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihnen, Ihr Software-Abonnement anzupassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert. Das ist für Unternehmen jeder Größe nützlich, besonders aber für Start-ups, kleine Unternehmen und Freiberufler (mehr zu den Vorteilen von Buchhaltungssoftware für Freiberufler finden Sie hier).
Die beste Buchhaltungssoftware erlaubt Ihnen, einfach Upgrades oder Downgrades vorzunehmen, ohne dass Strafgebühren für Ihren Cashflow anfallen. Fragen Sie Anbieter zudem nach den Vertragsbedingungen und wie sie Änderungen am Abonnement handhaben.
2. Datenzugriff und Berichte
Datenzugriff und Berichte sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Echtzeitdaten und anpassbare Berichte für das Finanzreporting bereitstellt.
Überprüfen Sie, ob die Software das Exportieren von Daten in verschiedenen Formaten erlaubt. Fragen Sie außerdem, ob Dashboards unterstützt werden und welche Reporting-Features zur Verfügung stehen. Dies erleichtert nicht nur FP&A-Aufgaben, sondern auch die Standardbuchhaltung und das Projektmanagement.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Die Integration in Ihren bestehenden Technologie-Stack sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Ihre Buchhaltungssoftware sollte sich mit anderen Tools verbinden lassen – wie CRM, Kreditoren- und Debitorensystemen oder Lohnabrechnungslösungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Überprüfen Sie immer, ob die Software APIs oder vorgefertigte Integrationen anbietet. Wenn Sie die Software in einer Demo testen, probieren Sie aus, wie sie sich mit Ihren bereits genutzten Tools verbinden lässt, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Onboarding und Support
Onboarding und Kundensupport können Ihre Erfahrung mit einer neuen Software entscheidend beeinflussen. Bietet ein Anbieter gute Einführungsunterstützung, kann Ihr Team schnell starten.
Suchen Sie nach Anbietern, die Schulungsressourcen und einen reaktionsschnellen Kundendienst bieten, und erkundigen Sie sich nach deren Supportzeiten und Kontaktwegen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer innerhalb der Softwarelösung auf welche Inhalte zugreifen kann. Dies ist besonders wichtig für die Wahrung von Sicherheit und Datenschutz, insbesondere bei Finanzdaten und persönlichen Bankkonten.
Stellen Sie sicher, dass die Software Ihnen ermöglicht, Rollen zu vergeben und Berechtigungen einfach festzulegen. Fragen Sie bei einem Gespräch mit einem Vertreter, wie detailliert diese Steuerungen sind und wie sie angepasst werden können, um Ihren geschäftlichen Anforderungen besser gerecht zu werden.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Dies ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und Vertrauen zu schaffen. Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Branche relevanten Compliance-Standards unterstützt, insbesondere wenn Sie in stärker regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche tätig sind.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden. Das kann die Effizienz und Zufriedenheit der Nutzer steigern. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie vielleicht eine Buchhaltungssoftware, die auch Funktionen für Bestandsmanagement und -verfolgung bietet.
Suchen Sie nach Software, bei der Sie Felder, Workflows und Benutzeroberflächen individuell anpassen können. Bedenken Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie beim ersten Gespräch mit einem Anbieter immer nach Anpassungsmöglichkeiten und den Kosten für zusätzliche Nutzer.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Ihrem Team Zeit sparen, indem sie manuelle Buchhaltungsaufgaben reduzieren. Achten Sie auf Software, die sich wiederholende Abläufe wie Rechnungsstellung, Spesenverfolgung oder manuelle Dateneingabe automatisiert. So gewinnt Ihr Team Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben, die Ihr Unternehmen voranbringen.
9. Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung ist wichtig, wenn Ihr Team remote oder an mehreren Standorten arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software eine mobile App oder eine Internetverbindung bietet, die auf verschiedenen Geräten zuverlässig funktioniert, um Ihr Team auch unterwegs produktiv und vernetzt zu halten.
Prüfen Sie außerdem die vorhandenen Einschränkungen und Zugänglichkeitsfunktionen, wenn Sie Ihre favorisierte Buchhaltungslösung testen.
So wählen Sie eine Buchhaltungssoftware aus: 5-Schritte-Leitfaden
Die Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen geht über den Vergleich von Basisfunktionen hinaus – Sie müssen die Software auch auf Ihre Unternehmensziele und die Anforderungen Ihres Teams abstimmen.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um beim nächsten Kaufprozess Ihre ideale Buchhaltungssoftware zu finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Sie können keine Lösung wählen, ohne zu wissen, was sie leisten soll. Ob es um Steuererklärungen, das Verwalten von Finanzdaten oder einfach die Benutzerfreundlichkeit geht – beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren, damit Sie gezielt nach einer passenden Buchhaltungssoftware suchen können:
Beteiligung der Stakeholder
Binden Sie wichtige Beteiligte wie Finanzabteilung, Personalwesen, IT und Geschäftsleitung frühzeitig ein, da jede Abteilung unterschiedliche Anforderungen und Sichtweisen zur Buchhaltung einbringt.
Führen Sie zum Beispiel Meetings oder Umfragen durch, um deren Meinungen einzuholen und nach aktuellen Herausforderungen sowie gewünschten Verbesserungen zu fragen. So stellen Sie sicher, dass die Software die spezifischen Anforderungen aller Bereiche erfüllt.
Auflistung und Priorisierung von Schmerzpunkten
Identifizieren Sie als Nächstes etwaige Funktionsprobleme Ihres aktuellen Systems. Erstellen Sie eine Liste von Schmerzpunkten oder Hindernissen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, wie z. B. die Verwaltung von Finanzunterlagen, Steuerkonformität und Zeiterfassung. Priorisieren Sie diese anschließend nach ihrer Auswirkung auf Ihre Abläufe und die Finanzen Ihres Unternehmens.
Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, eine Lösung zu finden, die die größten Schmerzpunkte beseitigt, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Ebenso wichtig ist es sicherzustellen, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Unternehmenszielen im Einklang steht. Berücksichtigen Sie Vorlieben bei Anbietern, Sicherheitsprotokolle und regulatorische Anforderungen. Dazu gehört auch die Gewährleistung von Datensicherheit und die Einhaltung von Branchenstandards innerhalb Ihrer Finanzberichte.
Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Features
Beim Blick auf Buchhaltungssoftware sollten Sie stets essentielle von optionalen Funktionen unterscheiden.
Muss-Features sind Funktionen, die Ihre wichtigsten Schmerzpunkte und Compliance-Anforderungen abdecken, während Kann-Features zwar zusätzlichen Wert bieten, aber nicht zwingend erforderlich sind. So fokussieren Sie sich zuerst auf Software, die die Kernanforderungen erfüllt, und vermeiden unnötige Ausweitungen des Projektumfangs.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Welche Beschwerden oder Blockaden treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie sich von dieser Investition?
- Wie gut passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Buchhaltungssoftware-Anbieter recherchieren
Nachdem Sie das Feedback Ihres Teams eingeholt haben, sollten Sie Buchhaltungssoftware-Anbieter recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Beachten Sie, dass es verschiedene Arten von Buchhaltungssoftware gibt. So können Sie die Auswahl eingrenzen und Ihr Budget im Blick behalten:
Anbietersichtung durchführen
Beginnen Sie mit einer groben Anbietersichtung durch Bewertungsportale, Rankings und Praxisbeispiele. Diese Quellen liefern Einblicke in die Reputation der Anbieter und Erfahrungen der Nutzer. Achten Sie auf Muster in den Bewertungen, um häufige Vorzüge oder Kritikpunkte zu erkennen und eine Shortlist der Anbieter für eine vertiefte Prüfung zu erstellen.
Werkzeuge vergleichen
Vergleichen Sie Tools anhand Ihrer Unternehmensanforderungen wie Größe, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit. Erwägen Sie auch, ob Sie eine Lösung für das Outsourcing benötigen oder ein Inhouse-Modell bevorzugen, insbesondere wenn Sie sich mit Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen beschäftigen.
Prüfen Sie danach, ob die Software in Ihren bestehenden Technologie-Stack passt und benutzerfreundlich ist. So stellen Sie eine reibungslose Integration und minimale Unterbrechungen sicher.
Zentrale Unterscheidungsmerkmale erkennen
Identifizieren Sie, was jeden Anbieter besonders macht. Fokussieren Sie sich auf Aspekte wie Unterstützungsangebote bei der Einführung, Benutzererlebnis und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Einige Anbieter wie QuickBooks Online oder FreshBooks bieten zum Beispiel persönlichen Support oder besondere Funktionen. Mit diesen Unterscheidungsmerkmalen treffen Sie eine fundiertere und intuitivere Entscheidung.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse für einen besseren Vergleich. Legen Sie eine Tabelle an, um Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile der jeweiligen Anbieter nachzuverfolgen. Mit dieser strukturierten Herangehensweise erleichtern Sie die Entscheidungsfindung und die Präsentation Ihrer Ergebnisse vor Stakeholdern.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Stack?
- Welcher Support und welche Dokumentation stehen zur Verfügung?
- Wie flexibel ist die Software bei speziellen Anforderungen?
- Wofür erhält die Software bei Anwendern Lob oder Kritik?
Top-Buchhaltungssoftware, die Sie in Betracht ziehen sollten
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Buchhaltungssoftware und nehmen Sie Kontakt auf
Im nächsten Schritt grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Gespräche mit potenziellen Partnern. So geht's:
Anbieter auf die Shortlist setzen
Wählen Sie auf Basis Ihrer bisherigen Recherche 2-4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf die Softwarelösungen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Prioritäten passen. Berücksichtigen Sie dabei Kriterien wie Funktionen, Preisgestaltung und Nutzerbewertungen in Ihrem Bewertungsprozess. So konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Lösungen.
Versand einer RFI oder RFP
Verschicken Sie eine Request for Information (RFI) oder eine Ausschreibung für Buchhaltungssoftware (RFP), um detaillierte Informationen zu erhalten. Dieser formalisierte Ablauf hilft Ihnen zu verstehen, was jeder Anbieter anbietet und wie er vorgeht. Besonders hilfreich ist dies bei komplexen Anforderungen oder größeren Teams. Nutzen Sie das Verfahren auch, um offene Fragen oder Unsicherheiten zu klären.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit den Buchhaltungssoftware-Anbietern auf Ihrer Shortlist. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Zusatzoptionen, Sicherheit und mehr. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich die Software live anzusehen und deren Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
Bereiten Sie unbedingt Fragen zu bestimmten Funktionen oder Szenarien vor, die für Ihr Team relevant sind. So lässt sich beurteilen, wie gut die Software Ihre Anforderungen erfüllt.
Konsistente Bewertungskriterien anwenden
Wenden Sie für alle Anbieter die gleichen Bewertungskriterien an. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungsmatrix, um jede Lösung anhand zentraler Faktoren objektiv einzuschätzen. Behalten Sie die Prioritäten Ihres Teams dabei stets im Auge.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir einen realen Kundenfall vorstellen, der mit unserer Situation vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Materialien bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie geht Ihre Software mit Datenmigrationen um?
- Wie sieht der übliche Implementierungszeitplan aus?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterauswahl in einen Business Case umzuwandeln, den Ihr Management versteht und unterstützt:
Schmerzpunkte zusammenfassen
Fassen Sie die Herausforderungen Ihres Teams zusammen und benennen Sie die gewünschten Resultate durch den Einsatz einer neuen Software. Zeigen Sie auf, wie die Software spezifische Probleme lösen und die Abläufe verbessern wird. Nutzen Sie Aufzählungen, um Schwierigkeiten und erwartete Vorteile darzustellen. So wird der Nutzen der Investition klar sichtbar.
Kostenschätzungen präsentieren
Sammeln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume. Nutzen Sie Anbieterangebote und eigene Recherchen, um verlässliche Zahlen zu liefern. Berücksichtigen Sie sowohl Anschaffungskosten als auch laufende Ausgaben und werfen Sie einen Blick auf die Preisgestaltung von Buchhaltungssoftware für einen detaillierten Überblick. Stellen Sie die Daten übersichtlich, zum Beispiel in einer Tabelle oder Grafik, dar.
ROI und Risiken herausstellen
Stellen Sie die Kapitalrendite (ROI), Effizienzsteigerungen und Risiken einer Nicht-Umsetzung heraus, um Ihre Argumente zu stärken. Erklären Sie, wie die Software Zeit spart, Prozesse schlanker gestaltet, Fehler reduziert oder die Produktivität erhöht.
Vergessen Sie dabei nicht, sowohl finanzielle und operative Vorteile als auch mögliche Nachteile einer Nicht-Einführung hervorzuheben – wie anhaltende Ineffizienzen oder erhöhte Compliance-Risiken.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile gibt es?
- Wie schnell ist mit einem ROI zu rechnen?
- Wie hoch sind die geschätzten Gesamtkosten und Zeitpläne?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und führen Sie Ihre Nutzer ein
Sobald Sie die Genehmigung haben, können Sie mit der Planung eines reibungslosen Onboardings beginnen. Hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:
Kommunikation des Rollout-Plans
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und Aufgaben für jedes Teammitglied per E-Mail, Besprechungen oder über interne Plattformen. Offen zu kommunizieren ist ebenfalls entscheidend, damit alle den Prozess und die Erwartungen verstehen.
Interne Verantwortliche festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Diese Personen beantworten Fragen und koordinieren die Zusammenarbeit mit dem Anbieter. Wählen Sie Mitarbeitende, die mit der Software vertraut sind und Probleme beheben können, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten und die Nutzer zu unterstützen.
Schulungen und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team an Schulungen teilnimmt und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Webinare oder Guides zur Verfügung.
Regelmäßige Check-ins helfen zudem, Fragen zu klären und Fortschritte zu verfolgen. Denken Sie daran: Kontinuierliche Nutzung des Tools steigert die Effizienz und Zufriedenheit der Nutzer.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während des Rollouts Feedbackschleifen ein – auch unter Einbindung von Anbieter-Ressourcen. Neue Software bringt meist eine Lernkurve mit sich. Ermutigen Sie die Nutzer, Erfahrungen und Probleme mitzuteilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um den Prozess kontinuierlich anzupassen und zu verbessern.
Arbeiten Sie außerdem mit dem Anbieter zusammen, um technische Probleme zu lösen oder Funktionen für Ihren Anwendungsfall zu optimieren.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg gemessen?
- Welche Schulungsmaterialien stehen zur Verfügung?
- Wie werden Sie Nutzerfeedback einholen?
Wie geht es weiter:
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