Wie Sie Buchhaltungssoftware auswählen
Die richtige Buchhaltungssoftware zu wählen, kann herausfordernd sein. Insgesamt handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams maßgeblich beeinflussen kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit sicherstellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Wählen Sie jedoch falsch, riskieren Sie Ineffizienzen und Fehler, die die Produktivität sowie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware sind, aber nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzleiter, die eine Software auswählen möchten, die zu ihren Zielen passt und Herausforderungen meistert. So gelingt Ihnen das.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Wahl von Buchhaltungssoftware achten sollten
Wenn Sie sich nach neuer Buchhaltungssoftware umsehen, sollten Sie jede Option zunächst anhand der wichtigsten Faktoren bewerten, die zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens passen. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte, um das richtige Tool für Ihr Team auszuwählen:
1. Tarif-Flexibilität
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Software-Abonnement anzupassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert. Das ist für alle Unternehmensgrößen von Vorteil, besonders aber für Startups, Kleinunternehmer und Freiberufler (mehr zu den Vorteilen von Buchhaltungssoftware für Freiberufler finden Sie hier).
Die beste Buchhaltungssoftware ermöglicht Up- oder Downgrades ohne finanzielle Nachteile für Ihren Cashflow. Fragen Sie auch unbedingt nach den Vertragsbedingungen und wie Anbieter mit Änderungen Ihres Abonnements umgehen.
2. Datenzugriff und Berichte
Datenzugriff und Reporting sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Echtzeitdaten liefert und anpassbare Berichte für die Finanzberichterstattung erstellt.
Prüfen Sie, ob die Software den Export von Daten in verschiedenen Formaten zulässt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Dashboards unterstützt werden und fragen Sie nach den verfügbaren Reporting-Funktionen. Das erleichtert nicht nur Aufgaben in der FP&A, sondern auch in der klassischen Buchhaltung und im Projektmanagement.
3. Integration mit Ihrem Technologie-Stack
Die Integration in Ihren bestehenden Technologie-Stack sorgt für nahtlose Abläufe. Ihre Buchhaltungssoftware sollte sich mit anderen Tools wie CRM, Debitoren- und Kreditorensystemen oder Lohnabrechnungslösungen verbinden lassen. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
Stellen Sie immer sicher, dass die Software APIs oder vorgefertigte Schnittstellen bietet. Wenn Sie die Software mit einer Demo testen, prüfen Sie, wie einfach eine Anbindung an Ihre bereits verwendeten Tools ist, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Onboarding und Support
Onboarding und Kundensupport können Ihre Erfahrung mit neuer Software erheblich beeinflussen. Wenn ein Anbieter gute Unterstützung beim Einstieg bietet, kann Ihr Team schnell produktiv werden.
Achten Sie auf Anbieter, die Schulungsressourcen und einen reaktionsschnellen Support anbieten, und erkundigen Sie sich nach Supportzeiten sowie den angebotenen Kontaktwegen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer innerhalb der Softwarelösung auf was zugreifen kann. Dies ist wichtig, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere wenn es um Finanzdaten und persönliche Bankkonten geht.
Stellen Sie sicher, dass die Software es Ihnen ermöglicht, Rollen zuzuweisen und Berechtigungen einfach festzulegen. Fragen Sie bei Gesprächen mit einem Vertreter nach, wie detailliert diese Steuerungen sind und wie sie sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software gesetzlichen und regulatorischen Standards entspricht. Dies ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und Vertrauen zu gewährleisten. Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Branche relevanten Compliance-Standards unterstützt, insbesondere wenn Sie in stärker regulierten Bereichen wie Gesundheitswesen oder Finanzwesen tätig sind.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden. Dies kann die Effizienz und die Zufriedenheit der Nutzer erhöhen. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Buchhaltungssoftware, die auch Bestandsverwaltung und Inventarverfolgung bietet.
Achten Sie auf Software, die es Ihnen erlaubt, Felder, Workflows und Oberflächen individuell anzupassen. Beachten Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie bei Ihrer Erstberatung mit einem Anbieter immer nach Anpassungsoptionen und der Anzahl kostenpflichtiger Nutzer.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Ihrem Team Zeit sparen, indem sie manuelle Buchhaltungsvorgänge reduzieren. Suchen Sie nach Software, die wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsstellung, Spesenverfolgung oder manuelle Dateneingabe automatisiert. So kann sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren, um die Geschäftsabläufe zu verbessern.
9. Mobile- oder Mehrstandort-Unterstützung
Mobile- oder Mehrstandort-Unterstützung ist wichtig, wenn Ihr Team standortübergreifend oder remote arbeitet. Achten Sie darauf, dass die Software eine mobile App oder Internetanbindung bietet, die auf verschiedenen Geräten zuverlässig funktioniert, damit Ihr Team verbunden und produktiv bleibt.
Berücksichtigen Sie außerdem bei der Erprobung Ihrer ausgewählten Buchhaltungslösung die bestehenden Begrenzungen und Barrierefreiheitsfunktionen.
So wählen Sie Buchhaltungssoftware aus: Ein 5-Schritte-Framework
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Unternehmen beinhaltet mehr als nur den Vergleich grundlegender Buchhaltungsfunktionen – Sie müssen die Software außerdem mit Ihren Geschäftszielen und den Anforderungen Ihres Teams abstimmen.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung bei der Auswahl Ihrer nächsten Buchhaltungssoftware, um die ideale Lösung zu finden, die all Ihre Kriterien erfüllt:
Schritt 1: Bedarf ermitteln
Sie können keine Lösung auswählen, ohne zu wissen, was diese leisten soll. Egal ob Steuererstellung, Verwaltung finanzieller Informationen oder einfache Bedienung – definieren Sie zunächst die Anforderungen Ihres Teams, um Ihre Suche nach Buchhaltungssoftware zu leiten:
Beteiligung der Stakeholder einholen
Binden Sie zentrale Stakeholder wie Finanzen, Personal, IT und Geschäftsleitung frühzeitig ein, da jede Abteilung unterschiedliche Perspektiven und buchhalterische Anforderungen mitbringt.
Erwägen Sie, Meetings zu veranstalten oder Umfragen zu verschicken, um deren Input zu erhalten. Fragen Sie nach aktuellen Herausforderungen und gewünschten Verbesserungen. So stellen Sie sicher, dass die Software die spezifischen Bedürfnisse aller Beteiligten abdeckt.
Problempunkte auflisten und priorisieren
Als Nächstes identifizieren Sie etwaige Funktionsprobleme in Ihrem aktuellen System. Erstellen Sie eine Liste von Schmerzpunkten oder Hindernissen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, wie zum Beispiel das Führen von Finanzaufzeichnungen, die Einhaltung von Steuervorschriften und die Zeiterfassung. Priorisieren Sie diese dann nach ihrer Auswirkung auf Ihre Abläufe und Ihre Unternehmensfinanzen.
Konzentrieren Sie sich darauf, eine Lösung zu finden, die zuerst die wichtigsten Schmerzpunkte beseitigt, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abstimmung mit Richtlinien und Zielen
Genauso wichtig ist es, sicherzustellen, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie bevorzugte Anbieter, Sicherheitsprotokolle und regulatorische Anforderungen. Dazu gehört, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung von Branchenstandards in Ihren Finanzberichten sicherzustellen.
Unterscheidung von Muss- und Kann-Funktionen
Wenn Sie Buchhaltungssoftware betrachten, trennen Sie immer grundlegende Buchhaltungsfunktionen von optionalen.
Muss-Funktionen sind Features, die Ihre wichtigsten Schmerzpunkte und Compliance-Anforderungen adressieren, während Kann-Funktionen zwar zusätzlichen Wert bringen, aber nicht essenziell sind. Das hilft Ihnen, sich zunächst auf Software zu konzentrieren, die die Kernerfordernisse erfüllt und Scope Creep zu vermeiden.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Mit welchen Funktionen lassen sich Ihre drei Hauptprobleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie gut passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Buchhaltungssoftware-Anbieter recherchieren
Nachdem Sie die Rückmeldungen Ihres Teams erhalten haben, sollten Sie Buchhaltungssoftware-Anbieter recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Beachten Sie, dass es verschiedene Arten von Buchhaltungssoftware gibt. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und gleichzeitig Ihr Budget im Blick behalten:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit einem groben Überblick über Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien. Diese Quellen bieten Einblicke in den Ruf der Anbieter und Erfahrungen von Nutzern. Achten Sie auf wiederkehrende Muster in Bewertungen, um häufige Loblieder oder Kritikpunkte zu erkennen. So können Sie gezielt Anbieter auswählen, die eine nähere Untersuchung wert sind.
Werkzeuge vergleichen
Vergleichen Sie die Tools anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen wie Unternehmensgröße, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten. Überlegen Sie auch, ob Sie eine Lösung für Outsourcing benötigen oder lieber ein In-House-Modell bevorzugen – gerade, wenn Sie sich für Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen interessieren (mehr zu den Vorteilen von Buchhaltungssoftware für Startups).
Achten Sie anschließend darauf, dass die Software zu Ihrem bestehenden Tech-Stack passt und benutzerfreundlich ist. Dies sorgt für eine einfache Integration und minimale Unterbrechungen.
Wesentliche Alleinstellungsmerkmale herausarbeiten
Stellen Sie fest, was jeden Anbieter besonders macht. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Implementierungsunterstützung, Nutzererfahrung und Flexibilität für Nischenanwendungen. Manche Anbieter – wie QuickBooks Online und FreshBooks – bieten zum Beispiel persönliche Betreuung oder besondere Funktionen an. Mit dem Wissen um diese Unterschiede treffen Sie eine informierte und intuitive Wahl.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse, um sie leichter vergleichen zu können. Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile der jeweiligen Anbieter festhalten. Mit diesem strukturierten Ansatz fällt die Entscheidung leichter und Sie können Ihre Ergebnisse auch gegenüber Stakeholdern transparent machen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und technischer Umgebung?
- Welche Unterstützung und Dokumentation gibt es?
- Wie flexibel ist die Software für spezielle Anwendungsfälle?
- Was loben oder bemängeln Nutzer häufig?
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Buchhaltungssoftware-Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Als Nächstes sollten Sie Ihre Anbieterauswahl eingrenzen und mit potenziellen Partnern ins Gespräch kommen. So gehen Sie vor:
Vorauswahl der Anbieter
Wählen Sie 2 bis 4 Anbieter basierend auf Ihrer vorherigen Recherche aus. Konzentrieren Sie sich auf die Anbieter, die Ihre Anforderungen und Prioritäten am besten erfüllen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Überprüfung Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback. Das hilft Ihnen, Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Optionen zu konzentrieren.
Versenden einer RFI oder RFP
Senden Sie eine Anfrage für Informationen (RFI) oder eine Buchhaltungssoftware-RFP, um detaillierte Informationen zu erhalten. Dieser formale Prozess hilft Ihnen dabei, das Angebot und die Herangehensweise jedes Anbieters besser zu verstehen, und ist besonders hilfreich bei komplexen Anforderungen oder großen Teams. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um offene Fragen oder Anliegen zu klären.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern auf Ihrer Shortlist für Buchhaltungssoftware. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Zusatzoptionen, Sicherheit und mehr. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Software in Aktion zu sehen und die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Bereiten Sie unbedingt Fragen zu bestimmten Funktionen oder Szenarien vor, die für Ihr Team relevant sind. So können Sie besser beurteilen, wie gut die Software Ihre Anforderungen erfüllt.
Konsistente Bewertungskriterien nutzen
Wenden Sie einheitliche Bewertungskriterien auf alle Anbieter an. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungstabelle, um jede Option anhand wichtiger Faktoren zu bewerten, damit der Vergleich fair bleibt. Behalten Sie die Prioritäten Ihres Teams während des gesamten Prozesses im Blick.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir ein konkretes Kundenbeispiel ähnlich unserem präsentieren?
- Welche Unterstützung oder Ressourcen für die Einführung bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade notwendig?
- Wie geht Ihre Software mit Datenmigration um?
- Wie lange dauert die typische Implementierung?
Schritt 4: Erstellen Sie einen Business Case
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterauswahl in einen überzeugenden Business Case zu überführen, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Schmerzpunkte zusammenfassen
Fassen Sie die Herausforderungen Ihres Teams sowie die gewünschten Ergebnisse zusammen, die Sie sich von der neuen Software erhoffen. Heben Sie hervor, wie die Software bestimmte Probleme löst und Abläufe verbessert. Listen Sie Schmerzpunkte in Stichpunkten und erwartete Vorteile auf. Das verdeutlicht den Investitionsnutzen klar.
Kostenschätzungen präsentieren
Recherchieren und präsentieren Sie grobe Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume. Nutzen Sie Anbieterangebote und Recherchen, um genaue Zahlen zu liefern. Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten und sehen Sie unter Buchhaltungssoftwarepreise für eine detailliertere Übersicht nach. Stellen Sie die Daten dann übersichtlich, z. B. in einer Tabelle oder Grafik, dar.
ROI und Risiken erläutern
Beschreiben Sie den ROI, die Effizienzgewinne und die Risiken, wenn nichts unternommen wird, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Erklären Sie, wie die Software Zeit spart, Abläufe optimiert, Fehler reduziert oder die Produktivität steigert.
Vergessen Sie außerdem nicht, die finanziellen und operativen Vorteile sowie die potenziellen Nachteile zu erwähnen, wenn die Software nicht eingeführt wird – etwa fortbestehende Ineffizienzen oder Risiken in Bezug auf Compliance.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie schnell können wir mit einer Rendite (ROI) rechnen?
- Wie hoch sind die geschätzten Gesamtkosten und Zeitpläne?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und führen Sie die Benutzer ein
Sobald Sie die Genehmigung erhalten haben, können Sie mit der Planung eines reibungslosen Onboarding-Prozesses beginnen. Hier sind einige Tipps, um diesen erfolgreich zu gestalten:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und Aufgaben für jedes Teammitglied über E-Mails, Besprechungen oder interne Plattformen. Es ist außerdem wichtig, eine offene Kommunikation aufrechtzuerhalten, damit jeder den Prozess und die weiteren Erwartungen versteht.
Zuweisung interner Verantwortlicher
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Diese Personen beantworten Fragen und koordinieren mit dem Anbieter. Wählen Sie Personen, die mit der Software vertraut sind und Probleme beheben können, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten und den Nutzern Unterstützung zu bieten.
Schulung und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen abschließt und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie Trainingssessions und stellen Sie Zugang zu Ressourcen wie Webinaren oder Leitfäden zur Verfügung.
Sie sollten außerdem regelmäßige Check-ins fördern, um Fragen zu klären und den Fortschritt zu überwachen. Denken Sie daran: Die konsequente Nutzung des Tools steigert die Effizienz und die Zufriedenheit der Endnutzer.
Feedback-Schleifen schaffen
Schaffen Sie während der Einführung Feedback-Schleifen, einschließlich der vom Anbieter bereitgestellten Ressourcen. Bei neuer Software gibt es meistens eine gewisse Lernkurve. Ermutigen Sie Nutzer, ihre Erfahrungen und eventuelle Probleme zu teilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und den Prozess zu verbessern.
Arbeiten Sie außerdem mit dem Anbieter zusammen, um technische Probleme zu lösen oder Funktionen für bessere Anwendungsfälle zu optimieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Roll-out verantwortlich?
- Wie messen Sie den frühen Erfolg?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie sammeln Sie Nutzerfeedback?
Wie geht es weiter?
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