Wie Sie die richtige Buchhaltungssoftware auswählen
Sie forschen zu Buchhaltungssoftware?
Nicht sicher, ob dies überhaupt die Art von Software ist, die Sie brauchen? Wir helfen Ihnen dabei, es herauszufinden.
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann herausfordernd sein. Insgesamt ist es eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams fördern kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit sicherstellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten. Treffen Sie jedoch eine schlechte Wahl, riskieren Sie Ineffizienzen und Fehler, die die Produktivität und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware sind, aber nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die eine Software auswählen möchten, die zu ihren Zielen passt und Herausforderungen überwindet. So können Sie das erreichen.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten sollten
Wenn Sie nach einer neuen Buchhaltungssoftware suchen, ist es wichtig, jede Option zu bewerten, indem Sie sich auf die Schlüsselfaktoren konzentrieren, die mit Ihren Unternehmenszielen und -bedürfnissen übereinstimmen. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte, um das passende Tool für Ihr Team zu finden:
1. Flexibilität der Tarife
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Software-Abonnement an das Wachstum oder die Veränderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Dies ist für alle Unternehmensgrößen wertvoll, besonders aber für Start-ups und kleine Unternehmen.
Die beste Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen Upgrades oder Downgrades ohne Strafen für den Cash-Flow. Fragen Sie außerdem Anbieter nach Vertragsbedingungen und wie Änderungen an Ihrem Abonnement gehandhabt werden.
2. Datenzugriff und Berichte
Datenzugriff und Berichte sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Echtzeitdaten und anpassbare Berichte für das Finanzreporting bietet.
Prüfen Sie, ob die Software das Exportieren von Daten in verschiedenen Formaten erlaubt. Erkundigen Sie sich außerdem, ob Dashboards unterstützt werden und welche Reporting-Funktionen verfügbar sind. Das erleichtert nicht nur FP&A-Aufgaben, sondern auch Standardbuchhaltung und Projektmanagement.
3. Integration mit Ihrer Systemlandschaft
Eine Integration mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft sorgt für nahtlose Abläufe. Ihre Buchhaltungssoftware sollte mit anderen Tools wie CRM, Debitoren- und Kreditorensystemen oder Lohnbuchhaltungslösungen verbunden werden können. Das spart Zeit und verringert Fehler.
Überprüfen Sie immer, ob die Software APIs oder vorgefertigte Integrationen bietet. Wenn Sie die Software per Demo testen, prüfen Sie, wie sie sich mit Ihren vorhandenen Tools verbinden lässt, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Onboarding und Support
Onboarding und Kundensupport können Ihre Erfahrung mit neuer Software maßgeblich beeinflussen. Bietet ein Anbieter gute Onboarding-Unterstützung, kann Ihr Team schneller starten.
Suchen Sie nach Anbietern, die Schulungsressourcen und einen reaktiven Support bieten, und erkundigen Sie sich auf deren Kontaktseite nach Supportzeiten und -kanälen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer auf welche Bereiche der Software zugreifen kann. Das ist entscheidend zur Wahrung von Sicherheit und Datenschutz, insbesondere bei Finanzdaten und persönlichen Bankkonten.
Stellen Sie sicher, dass die Software Ihnen erlaubt, Rollen zu vergeben und Berechtigungen einfach festzulegen. Fragen Sie beim Anbieter, wie detailliert diese Kontrollen sind und welche Anpassungen möglich sind, damit sie optimal zu Ihren Bedürfnissen passen.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software die rechtlichen und regulatorischen Standards erfüllt. Das ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und Vertrauen zu erhalten. Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Branche relevanten Standards unterstützt, insbesondere in stärker regulierten Sektoren wie Gesundheitswesen oder Finanzen.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen erlauben es Ihnen, die Software auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zuzuschneiden. Das kann die Effizienz und Zufriedenheit der Nutzer:innen steigern. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie vielleicht eine Buchhaltungssoftware, die auch Warenwirtschaft und Bestandsverfolgung anbietet.
Suchen Sie nach Software, bei der Sie Felder, Workflows und Oberflächen anpassen können. Beachten Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie schon beim Erstgespräch nach Anpassungsmöglichkeiten und Gebühren für Nutzerlizenzen.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen sparen Ihrem Team Zeit, indem sie manuelle Buchhaltungsaufgaben reduzieren. Achten Sie auf Software, die sich wiederholende Prozesse wie Rechnungsstellung, Spesenverfolgung oder manuelle Dateneingaben automatisiert. So kann sich Ihr Team auf strategische Aufgaben konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.
9. Mobile oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile oder Multi-Standort-Unterstützung ist wichtig, wenn Ihr Team remote oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software über eine Mobil-App oder eine stabile Internetanbindung verfügt, die auf verschiedenen Geräten gut funktioniert, damit Ihr Team immer verbunden und produktiv bleibt.
Prüfen Sie außerdem bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungslösung die Einschränkungen und Barrierefreiheitsfunktionen während der Testphase.
Machen Sie eine Pause von der Recherche.
Wir machen es einfach:
- Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit
- Besprechen Sie Optionen mit dem Berater
- Erhalten Sie eine maßgeschneiderte Shortlist
- Erhalten Sie Unterstützung beim Einkauf
Wie Sie Buchhaltungssoftware auswählen: Ein 5-Schritte-Framework
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen umfasst mehr als nur der Vergleich von Basisfunktionen – Sie müssen die Software auch an die Unternehmensziele und die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wenn Sie Ihre nächste Buchhaltungssoftware auswählen, um die ideale Lösung zu finden, die alle Anforderungen erfüllt:
Schritt 1: Bedarf ermitteln
Sie können keine Lösung auswählen, ohne zu wissen, was sie leisten soll. Ob Steuererstellung, Verwaltung von Finanzdaten oder Benutzerfreundlichkeit – definieren Sie die Anforderungen Ihres Teams, um die Suche nach Buchhaltungssoftware gezielt zu gestalten:
Einholen von Stakeholder-Feedback
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie Finanz-, Personal-, IT-Abteilung und die Geschäftsleitung früh ein, da jede Abteilung unterschiedliche Perspektiven und Buchhaltungsanforderungen hat.
Führen Sie Treffen oder Umfragen durch, um Feedback zu aktuellen Herausforderungen und gewünschten Verbesserungen zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass die Software den spezifischen Bedürfnissen aller gerecht wird.
Probleme auflisten und priorisieren
Identifizieren Sie als Nächstes Funktionsprobleme Ihres aktuellen Systems. Erstellen Sie eine Liste von Problemen oder Hindernissen, denen Ihr Team bei der Pflege von Finanzunterlagen, der Einhaltung von Steuervorgaben oder Zeiterfassung begegnet. Priorisieren Sie diese dann nach ihrer Auswirkung auf Ihr Geschäft und die Finanzen.
Konzentrieren Sie sich darauf, zunächst eine Lösung zu finden, die die wichtigsten Probleme behebt, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Ebenso wichtig ist es, darauf zu achten, dass die Software zu Ihren internen Richtlinien und Zielen passt. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und aufsichtsrechtliche Vorgaben. Dazu zählt auch, dass die Datensicherheit und die branchenübliche Compliance innerhalb Ihrer Finanzberichte gewährleistet wird.
Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Funktionen
Trennen Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware immer notwendige Funktionen von den optionalen.
Must-haves sind Funktionen, die Ihre größten Probleme und Compliance-Anforderungen adressieren, während Nice-to-haves zwar einen Mehrwert bieten, aber nicht zwingend notwendig sind. Dadurch können Sie sich zunächst auf Software konzentrieren, die Ihre Kernanforderungen abdeckt und vermeiden Scope Creep.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Blockaden treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden heute nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie gut passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Buchhaltungssoftware
Nachdem Sie das Feedback Ihres Teams gesammelt haben, sollten Sie Anbieter von Buchhaltungssoftware recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Beachten Sie, es gibt verschiedene Arten von Buchhaltungssoftware. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und im Budget bleiben:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit übergreifenden Scans, indem Sie Bewertungsportale, Rankings und Fallstudien nutzen. Diese Quellen geben Einblicke in den Ruf der Anbieter und die Erfahrungen von Nutzern. Suchen Sie nach Mustern in den Bewertungen, um häufiges Lob oder Beschwerden zu erkennen. So können Sie Anbieter identifizieren, die einen näheren Blick wert sind.
Tools vergleichen
Vergleichen Sie Tools basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen wie Unternehmensgröße, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit. Überlegen Sie außerdem, ob Sie eine Lösung für Outsourcing benötigen oder ein Inhouse-Modell bevorzugen, insbesondere wenn Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen suchen.
Suchen Sie anschließend nach Software, die zu Ihrem bestehenden Tech-Stack passt und benutzerfreundlich ist. Das gewährleistet eine reibungslose Integration und minimale Störungen im Betrieb.
Wesentliche Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Identifizieren Sie, was jeden Anbieter einzigartig macht. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Implementierungsunterstützung, Nutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Einige Anbieter, wie z. B. QuickBooks Online und FreshBooks, bieten personalisierten Support oder einzigartige Funktionen an. Durch das Wissen um diese Unterscheidungsmerkmale treffen Sie eine fundiertere und intuitivere Entscheidung.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse für einen erleichterten Vergleich. Erstellen Sie eine Tabelle, um Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter festzuhalten. Mit diesem strukturierten Ansatz vereinfachen Sie Ihre Entscheidungsfindung und können die Ergebnisse einfacher an Stakeholder weitergeben.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool am stärksten?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und Ihrem Stack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist die Software für spezielle Anwendungsfälle?
- Was sind häufige Lob- oder Beschwerdepunkte von Nutzern?
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Buchhaltungssoftware und nehmen Sie Kontakt auf
Anschließend sollten Sie Ihre Anbieterauswahl eingrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern beginnen. So gehen Sie vor:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Basis Ihrer Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf jene, die Ihren Anforderungen und Prioritäten am besten entsprechen. Beziehen Sie Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback in Ihre Bewertung ein. So fokussieren Sie Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Optionen.
Versenden Sie eine RFI oder RFP
Versenden Sie eine Request for Information (RFI) oder Accounting Software RFP, um detaillierte Informationen zu erhalten. Dieser formelle Prozess verschafft Ihnen Einblick in die Angebote und den Ansatz der Anbieter und ist besonders hilfreich bei komplexen Anforderungen oder größeren Teams. Nutzen Sie ihn, um offene Fragen oder Unsicherheiten zu klären.
Demos buchen
Buchen Sie Demos bei Ihren Favoriten für Buchhaltungssoftware. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Zusatzoptionen, Sicherheit und mehr. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Software live zu sehen und ihre Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Bereiten Sie spezifische Fragen zu Funktionen oder Szenarien vor, die für Ihr Team relevant sind. So können Sie besser einschätzen, ob die Software Ihren Anforderungen gerecht wird.
Konsistente Bewertungskriterien verwenden
Nutzen Sie bei allen Anbietern konsistente Bewertungskriterien. Legen Sie eine Checkliste oder Scorecard an, mit der Sie Ihre Optionen anhand wichtiger Faktoren bewerten und so den fairesten Vergleich erhalten. Behalten Sie die Prioritäten Ihres Teams während des gesamten Auswahlprozesses im Blick.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte, auf uns zutreffende Kundenreferenz schildern?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie geht Ihre Software mit Datenmigration um?
- Wie lange dauert eine typische Implementierung?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterrecherche in einen Business Case zu verwandeln, den Ihr Management versteht und unterstützt:
Schmerzpunkte zusammenfassen
Fassen Sie die aktuellen Schmerzpunkte Ihres Teams und Ihre erhofften Ergebnisse zusammen. Zeigen Sie auf, wie die Software spezifische Probleme löst und die Abläufe verbessert. Listen Sie Probleme und erwartete Vorteile in Stichpunkten auf, um den Mehrwert deutlich zu machen.
Kostenschätzungen präsentieren
Recherchieren und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitrahmen für die Implementierung. Nutzen Sie Anbieterangebote und Ihre Recherche für realistische Werte. Berücksichtigen Sie sowohl Anlaufkosten als auch laufende Ausgaben. Für einen detaillierten Überblick schauen Sie bei den Preisen von Buchhaltungssoftware vorbei. Stellen Sie die Daten zum Beispiel in einer Tabelle oder einem Diagramm übersichtlich dar.
ROI und Risiken darstellen
Stellen Sie den erwarteten ROI, Effizienzgewinne und die Risiken des Nicht-Handelns klar heraus. Erläutern Sie, wie die Software Zeit spart, Prozesse verschlankt, Fehler reduziert oder die Produktivität erhöht.
Vergessen Sie nicht, sowohl finanzielle als auch operative Vorteile als auch die potenziellen Risiken eines Verzichts auf die Software, etwa anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Risiken, zu erwähnen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Was sind die Risiken, wenn wir nichts tun?
- Was sind die finanziellen und operativen Vorteile?
- Wie schnell zeigt sich der ROI?
- Was sind die geschätzten Gesamtkosten und Zeitrahmen?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und schulen Sie Ihre Nutzer
Nach der Freigabe können Sie mit der Planung eines reibungslosen Onboardings beginnen. Hier einige Tipps für einen erfolgreichen Ablauf:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und die jeweiligen Aufgaben der Teammitglieder per E-Mail, Meetings oder über interne Plattformen. Offene Kommunikation ist besonders wichtig, damit jeder den Prozess versteht und über Erwartungen informiert ist.
Interne Verantwortlichkeiten festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpersonen für die Implementierung. Diese Personen beantworten Fragen und koordinieren mit dem Anbieter. Wählen Sie Mitarbeitende aus, die sich mit der Software auskennen und bei Problemen helfen können – so gelingt die Umstellung reibungsloser und Sie bieten dem Team Unterstützung.
Schulung und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen durchführt und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie Trainings ein und stellen Sie Ressourcen wie Webinare oder Anleitungen zur Verfügung.
Empfehlen Sie zudem regelmäßige Check-ins, um Fragen zu klären und Fortschritte zu überwachen. Eine konsequente Nutzung des Tools steigert die Effizienz und die Zufriedenheit der Nutzer.
Feedback-Schleifen etablieren
Richten Sie während des Rollouts Feedback-Schleifen ein, ggf. auch mit Anbietersupport. Die Einführung neuer Software hat oft eine Lernkurve. Ermutigen Sie die Nutzer, Erfahrungen und Probleme zu teilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um den Prozess zu optimieren.
Arbeiten Sie zusätzlich mit dem Anbieter zusammen, um technische Herausforderungen zu lösen oder Funktionen weiter zu verbessern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie erfassen Sie erste Erfolge?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie werden Sie Nutzerfeedback einholen?
Wie geht es weiter:
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