Wie man Buchhaltungssoftware auswählt
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann eine Herausforderung sein. Insgesamt ist es eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams maßgeblich beeinflussen kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit gewährleisten und für Compliance sorgen. Doch eine schlechte Wahl führt leicht zu Ineffizienzen und Fehlern, die die Produktivität und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware sind, aber nicht so recht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden genau richtig für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzleiter, die eine Software auswählen möchten, die zu ihren Zielen passt und Herausforderungen meistert. So gelingt Ihnen das.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware achten sollten
Wenn Sie nach einer neuen Buchhaltungssoftware suchen, sollten Sie jede Option anhand der wichtigsten Faktoren bewerten, die zu Ihren Geschäftsanforderungen und Zielen passen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Tool für Ihr Team auswählen:
1. Flexibilität bei den Tarifen
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Software-Abonnement an das Wachstum oder die Veränderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Das ist für Unternehmen jeder Größe wertvoll, insbesondere aber für Startups, Kleinunternehmer und Freelancer (mehr zu den Vorteilen von Buchhaltungssoftware für Freelancer hier).
Die beste Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen unkomplizierte Upgrades oder Downgrades, ohne dass Umsatzfluss-Strafen anfallen. Vergessen Sie nicht, die Anbieter nach ihren Vertragsbedingungen und dem Umgang mit Änderungen in Ihrem Abonnement zu fragen.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichte sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Ihnen Echtzeitdaten und anpassbare Berichte für die Finanzberichterstattung bietet.
Prüfen Sie, ob die Software das Exportieren von Daten in verschiedenen Formaten erlaubt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Dashboards unterstützt werden und fragen Sie nach den verfügbaren Reporting-Features. Dies erleichtert nicht nur FP&A-Aufgaben, sondern auch Standardbuchhaltung und Projektmanagement.
3. Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Die Integration mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft sorgt für reibungslose Abläufe. Ihre Buchhaltungssoftware sollte sich mit anderen Tools wie CRM, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung oder Payroll-Lösungen verbinden lassen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Überprüfen Sie stets, ob die Software APIs oder vorgefertigte Integrationen bietet. Wenn Sie eine Demo testen, probieren Sie aus, wie eine Anbindung an die von Ihnen genutzten Tools funktionieren könnte, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Onboarding und Support
Onboarding und Kundensupport können maßgeblich über Ihre Erfahrungen mit neuer Software entscheiden. Gute Unterstützung beim Onboarding hilft Ihrem Team, schnell einsatzbereit zu sein.
Achten Sie auf Anbieter, die Schulungsressourcen und einen reaktionsschnellen Support bieten, und erkundigen Sie sich über deren Supportzeiten und -kanäle auf deren Kontaktseite.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer auf welche Bereiche innerhalb der Softwarelösung zugreifen kann. Dies ist besonders wichtig, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere bei Finanzdaten und persönlichen Bankkonten.
Stellen Sie sicher, dass die Software es ermöglicht, Rollen und Berechtigungen einfach zu vergeben. Sprechen Sie mit einem Ansprechpartner darüber, wie detailliert diese Kontrollen sind und wie sie an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden können.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entspricht. Dies ist entscheidend, um Geldstrafen zu vermeiden und Vertrauen zu schaffen. Prüfen Sie, ob die Software die Compliance-Standards für Ihre Branche unterstützt, insbesondere wenn Sie in stark regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche tätig sind.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre Geschäftsanforderungen zuzuschneiden. Dadurch können Effizienz und Benutzerzufriedenheit gesteigert werden. Wenn Sie zum Beispiel im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Buchhaltungssoftware, die auch Funktionen für die Lagerverwaltung und Bestandsverfolgung bietet.
Suchen Sie nach Software, die es Ihnen ermöglicht, Felder, Arbeitsabläufe und Benutzeroberflächen individuell anzupassen. Beachten Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie daher bereits im ersten Beratungsgespräch mit dem Anbieter nach den Anpassungsoptionen und der Anzahl der Gebühren pro Nutzer.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Ihrem Team Zeit sparen, indem sie manuelle Buchhaltungsaufgaben reduzieren. Suchen Sie nach Software, die wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsstellung, Spesenverwaltung oder manuelle Dateneingabe automatisiert. So kann sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren und die Unternehmensabläufe verbessern.
9. Mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Unterstützung ist wichtig, wenn Ihr Team remote oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software über eine mobile App oder eine Internetverbindung verfügt, die auf unterschiedlichen Geräten gut funktioniert, um Ihr Team verbunden und produktiv zu halten.
Prüfen Sie außerdem die Einschränkungen und Funktionen zur Barrierefreiheit, wenn Sie Ihre bevorzugte Buchhaltungslösung testen.
Wie Sie Buchhaltungssoftware auswählen: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen bedeutet mehr, als nur grundlegende Funktionen zu vergleichen — Sie müssen die Software auch auf Ihre Geschäftsziele und Team-Anforderungen abstimmen.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wenn Sie Ihre nächste Buchhaltungssoftware auswählen. So finden Sie die ideale Lösung, die alle Ihre Anforderungen erfüllt:
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihren Bedarf
Sie können keine Lösung wählen, ohne zu wissen, was sie leisten muss. Ob Steuererklärung, Verwaltung finanzieller Informationen oder Benutzerfreundlichkeit – beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren, um Ihre Suche nach einer Buchhaltungssoftware gezielt anzugehen:
Einholen von Stakeholder-Feedback
Beteiligen Sie wichtige Stakeholder wie Finanzabteilung, Personal, IT und Geschäftsleitung frühzeitig, da jede Abteilung unterschiedliche Perspektiven und Buchhaltungsanforderungen hat.
Ziehen Sie Meetings oder Umfragen in Betracht, um die Meinungen einzuholen. Fragen Sie nach bestehenden Herausforderungen und Wunschverbesserungen. So stellen Sie sicher, dass die Software die spezifischen Anforderungen aller Bereiche erfüllt.
Auflistung und Priorisierung von Problempunkten
Als Nächstes identifizieren Sie etwaige Funktionsprobleme mit Ihrem aktuellen System. Erstellen Sie eine Liste von Schwachstellen oder Hindernissen, denen Ihr Team gegenübersteht, wie z. B. das Führen von Finanzunterlagen, Steuerkonformität und Zeiterfassung. Priorisieren Sie diese anschließend nach ihrer Auswirkung auf Ihre Abläufe und die Finanzen des Unternehmens.
Konzentrieren Sie sich darauf, zunächst eine Lösung für die wichtigsten Schwachstellen zu finden, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abstimmung auf Richtlinien und Ziele
Ebenso wichtig ist es, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und regulatorische Anforderungen. Dazu gehört auch, die Datensicherheit und die Einhaltung von Branchenstandards bei Ihren Finanzberichten sicherzustellen.
Unterscheidung von Muss- und Kann-Features
Achten Sie bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware immer darauf, grundlegende Funktionen von optionalen zu unterscheiden.
Muss-Features sind Funktionen, die Ihre wichtigsten Schwachstellen und Compliance-Anforderungen adressieren, während Kann-Features zwar Mehrwert bieten, aber nicht zwingend erforderlich sind. Dadurch können Sie sich zunächst auf Software konzentrieren, die Ihren Kernanforderungen entspricht, und vermeiden eine Ausweitung des Projektumfangs.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hürden treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schwachstellen lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie gut passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Recherche von Buchhaltungssoftware-Anbietern
Nachdem Sie das Feedback Ihres Teams eingeholt haben, sollten Sie Buchhaltungssoftware-Anbieter recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Beachten Sie, dass es mehrere Arten von Buchhaltungssoftware gibt. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und Ihr Budget im Griff behalten:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit einem Überblick anhand von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Diese Ressourcen geben Einblicke in den Ruf der Anbieter und die Erfahrungen der Anwender. Suchen Sie nach Mustern in den Bewertungen, um wiederkehrendes Lob oder häufige Kritikpunkte zu erkennen. So können Sie Anbieter identifizieren, die es sich lohnt, näher zu betrachten.
Tools vergleichen
Vergleichen Sie Tools nach Ihren Unternehmensbedürfnissen, wie Größe, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten. Überlegen Sie auch, ob Sie eine Lösung für Outsourcing benötigen oder ein internes Modell bevorzugen, insbesondere wenn Sie auf Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen achten (lesen Sie über die Vorteile von Buchhaltungssoftware für Startups).
Achten Sie anschließend darauf, dass die Software zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft passt und benutzerfreundlich ist. So gewährleisten Sie eine reibungslose Integration und minimale Störungen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale erkennen
Identifizieren Sie, wodurch sich jeder Anbieter auszeichnet. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Beispielsweise bieten einige Anbieter wie QuickBooks Online und FreshBooks persönlichen Support oder besondere Funktionen. Das Wissen über diese Unterscheidungsmerkmale ermöglicht Ihnen eine fundiertere und intuitivere Entscheidung.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse für einen einfachen Vergleich. Erstellen Sie eine Tabelle, um Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter zu erfassen. Mit diesem strukturierten Vorgehen können Sie Ihren Entscheidungsprozess vereinfachen. Zudem hilft es Ihnen dabei, Ihre Ergebnisse Stakeholdern zu präsentieren.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer IT-Landschaft?
- Welche Unterstützung und Dokumentation ist verfügbar?
- Wie flexibel ist die Software für spezielle Anwendungsfälle?
- Was loben oder kritisieren Anwender häufig?
Top Buchhaltungssoftware, die Sie in Betracht ziehen sollten
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Buchhaltungssoftware-Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Als nächsten Schritt sollten Sie Ihre Anbieterauswahl eingrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern beginnen. So gehen Sie vor:
Anbieter auswählen
Wählen Sie auf Basis Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Prioritäten passen. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback. So können Sie Ihre Anstrengungen gezielt auf die vielversprechendsten Optionen richten.
Versenden einer RFI oder RFP
Versenden Sie eine Anfrage nach Informationen (RFI) oder eine Buchhaltungssoftware-Ausschreibung (RFP), um detaillierte Informationen einzuholen. Dieser formale Prozess hilft Ihnen, die Angebote und Ansätze der Anbieter besser zu verstehen, besonders bei komplexen Anforderungen oder größeren Teams. Nutzen Sie dies, um offene Fragen oder Bedenken zu klären.
Demos buchen
Buchen Sie Vorführungen mit den bevorzugten Buchhaltungssoftware-Anbietern. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Erweiterungen, Sicherheitsfunktionen und mehr. Nutzen Sie zudem die Gelegenheit, die Software live zu erleben und die Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen.
Bereiten Sie Fragen zu bestimmten Funktionen oder für Ihr Team relevanten Anwendungsszenarien vor. So können Sie besser einschätzen, wie gut die Software zu Ihren Anforderungen passt.
Konsistente Bewertungskriterien anwenden
Wenden Sie für alle Anbieter die gleichen Bewertungskriterien an. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungsmatrix, um jede Option nach den wichtigsten Faktoren zu bewerten und einen fairen Vergleich zu ermöglichen. Behalten Sie dabei stets die Prioritäten Ihres Teams im Blick.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte schildern, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie geht Ihre Software mit der Datenmigration um?
- Wie sieht der typische Implementierungszeitplan aus?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterrecherche in einen Business Case zu überführen, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Schmerzpunkte zusammenfassen
Fassen Sie die größten Herausforderungen Ihres Teams zusammen und die Ergebnisse, die Sie sich von einer neuen Software erwarten. Stellen Sie heraus, wie die Software spezielle Probleme löst und die Abläufe verbessert. Nutzen Sie Aufzählungen, um die Schmerzpunkte sowie die erwarteten Vorteile zu verdeutlichen. Das zeigt den Investitionsnutzen klar auf.
Kostenschätzung präsentieren
Ermitteln und präsentieren Sie grobe Kostenabschätzungen sowie Zeitpläne für die Implementierung. Nutzen Sie Anbieterangebote und Recherchen, um realistische Zahlen zu liefern. Berücksichtigen Sie sowohl die Anschaffungskosten als auch laufende Aufwände, und prüfen Sie die Preise für Buchhaltungssoftware für einen detaillierteren Überblick. Präsentieren Sie die Daten übersichtlich, z.B. in einer Tabelle oder einem Diagramm.
ROI und Risiken darstellen
Stellen Sie den Return on Investment (ROI), Effizienzgewinne sowie die Risiken bei Nicht-Handeln prägnant dar. Erklären Sie, wie die Software Zeit spart, Prozesse optimiert, Fehler reduziert oder die Produktivität steigert.
Vergessen Sie außerdem nicht, die finanziellen und operativen Vorteile ebenso wie die potenziellen Nachteile einer Nicht-Implementierung zu betonen, wie z.B. anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Risiken.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile gibt es?
- Wie schnell können wir mit einer Rendite rechnen?
- Wie hoch sind die geschätzten Gesamtkosten und welche Zeitrahmen gelten?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und führen Sie Ihre Nutzer ein
Sobald Sie die Genehmigung haben, können Sie mit der Planung eines reibungslosen Onboardings beginnen. Hier sind einige Tipps, die dabei helfen können:
Kommunikation des Einführungsplans
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und Aufgaben für jedes Teammitglied über E-Mails, Meetings oder interne Plattformen mit. Es ist auch wichtig, die Kommunikation offen zu halten, damit jeder den Ablauf und sonstige Erwartungen versteht.
Interne Verantwortlichkeiten zuweisen
Weisen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Einführung zu. Diese Personen kümmern sich um Rückfragen und koordinieren mit dem Anbieter. Wählen Sie Personen, die mit der Software vertraut sind und Problemstellungen beheben können, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und den Nutzern Unterstützung zu bieten.
Schulung und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen abschließt und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie Trainings ein und stellen Sie Ressourcen wie Webinare oder Leitfäden zur Verfügung.
Sie sollten außerdem regelmäßige Check-ins fördern, um Fragen zu klären und Fortschritte zu überwachen. Denken Sie daran: Je konsequenter das Tool genutzt wird, desto effizienter können Sie arbeiten und die Zufriedenheit der Endnutzer steigt.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, auch mit Ressourcen des Anbieters. Neue Software bringt meist eine Eingewöhnungsphase mit sich. Fordern Sie die Nutzer auf, ihre Erfahrungen und auftretende Probleme mitzuteilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und den Prozess zu verbessern.
Zusätzlich sollten Sie mit dem Anbieter zusammenarbeiten, um technische Probleme zu lösen oder Funktionen für Ihre Anwendungsfälle zu optimieren.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie werden Sie Feedback von Nutzern einholen?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie sich gerade über Buchhaltungssoftware informieren, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Bedürfnisse geklärt werden. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist mit passender Software zur Auswahl. Sie werden während des gesamten Kaufprozesses unterstützt – auch bei Preisverhandlungen.