POS-Einführung: Ihre 5-Schritte-Checkliste für einen gelungenen Start
Vorteile einer korrekten Umsetzung: Eine korrekte Implementierung eines Kassensystems kann das Kundenerlebnis, die Produktivität der Mitarbeitenden und die Gewinne steigern.
Schritte zum Erfolg: Wenn Sie die richtigen Einrichtungsschritte einhalten – Ihre Anforderungen bestimmen, das Team einbeziehen, das System auswählen, einrichten und testen – haben Sie alles im Griff.
Nach dem Start ist noch nicht Schluss: Wenn Sie große geschäftliche Veränderungen planen, sollten Sie immer prüfen, ob Ihr POS-System mithalten kann.
Vermeiden Sie Standardfehler: Die meisten gescheiterten Implementierungen scheitern aus denselben Gründen. Beziehen Sie Ihr Personal ein und halten Sie für den Fall eines Systemausfalls immer Notfall-Transaktionsmöglichkeiten bereit.
Der Prozess der Implementierung eines Point-of-Sale-Systems (POS) bezieht alle ein, vom CEO bis hin zu Ihrem Kunden.
Wenn Sie dabei Fehler machen, hat das Auswirkungen auf das Kundenerlebnis, die Produktivität der Mitarbeiter, die Unternehmenskultur und somit auch auf Ihren Gewinn. Wenn Sie es jedoch richtig machen, werden Sie in all diesen Bereichen Verbesserungen feststellen.
In diesem Artikel stelle ich die Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines POS-Systems vor, zusammen mit allen Hintergrundinformationen, die Sie benötigen.
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Warum ist die POS-Implementierung wichtig?
Ein schlecht implementiertes POS-System kann zu geringerer Mitarbeiterproduktivität, schlechten Kundenerlebnissen, falsch abgelegter Dokumentation und Cybersecurity-Risiken führen.
Point-of-Sale-Systeme bestehen aus der Software und Hardware, mit der Unternehmen Kundenzahlungen akzeptieren. Es ist das schlagende Herz, das Ihr Unternehmen optimal am Laufen hält.
Meistens funktionieren POS-Systeme aufgrund schlechter WLAN-Verbindung, beschädigter Hardware, veralteter Cybersicherheit oder inkompatibler Software nicht richtig. Aber ein fünfter Verdächtiger verbirgt sich im Hintergrund und schafft die Grundlage dafür, dass diese Probleme wachsen können.
Ich spreche von einer mangelhaften POS-Implementierung.
Ein standardisierter Prozess ist der beste Weg, um dafür zu sorgen, dass POS-Systeme an allen Standorten, jetzt und in Zukunft, reibungslos funktionieren. Aber selbst mit einem narrensicheren POS-Implementierungsplan müssen Sie einige Menschen mit ins Boot holen.
Unsere Top-Auswahl an POS-Systemen
Da Sie hier sind, vermute ich, dass Sie bereits ein POS-System haben. Falls nicht, finden Sie hier einige ausgezeichnete Systeme, die das Team des CFO Club getestet und bewertet hat:
Wer ist an der POS-Implementierung beteiligt?
Die Einführung eines POS ist kein Ein-Mann-Tanz. Es ist eine Teamleistung, die Unterstützung auf allen Ebenen des Unternehmens erfordert, beginnend mit:
#1: Ihr Führungsteam
Das sind die wichtigen Entscheidungsträger, die Sie überzeugen müssen, denn:
- Sie entscheiden, ob sich die Investition in das POS lohnt.
- Sie können die Einführung unter zögerlichen Mitarbeitern vorantreiben und so einen reibungsloseren Übergang gewährleisten.
Die meisten Unternehmen haben mehrere Führungskräfte, die das Sagen haben. Gemeint sind Chief Operating Officers, Chief Financial Officers und andere Vorstandsmitglieder. Möglicherweise müssen Sie auch Manager und Vorgesetzte einbinden, um die Mitarbeiterschulung zu ermöglichen.
Die Hauptanliegen drehen sich meist um Kosten, Kompatibilität und Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts. Gehen Sie auf alle Bedenken ein, bitten Sie aber auch um deren Meinung. So sind sie von Anfang an einbezogen und Sie können Ihre Pläne mit der Vision der Geschäftsführung abstimmen.
#2: Ihre IT-Abteilung
POS-Lösungen kommen mit neuer Software, Hardware, Integrationen und Prozessen. Damit die Implementierung gelingt, brauchen Sie die Unterstützung Ihres IT-Teams, das Ihren bestehenden Tech-Stack in- und auswendig kennt.
Sie können Sie zu technischen Anforderungen, Softwarekompatibilität und der Integration des POS mit den bestehenden Systemen beraten. So stellen Sie einen reibungslosen Übergang sicher und geben Ihrem IT-Team die nötigen Informationen, um auftretende Probleme lösen zu können.
#3: Ihre Mitarbeiter
Nach dem Management sind Ihre Mitarbeiter die nächste wichtige Gruppe, die Sie überzeugen müssen. Sie sind diejenigen, die die Plattform täglich nutzen werden. Wenn Sie sie nicht einbeziehen, werden Sie einen Rückgang der Produktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit feststellen.
Beginnen Sie kurz vor der Implementierung damit, Schulungen abzuhalten, um Ihre Mitarbeiter mit dem POS-System vertraut zu machen. Holen Sie außerdem Feedback ein, wie sich das System verbessern lässt. Schließlich gilt: Wenn sie es nicht gerne benutzen (oder nicht im vollen Umfang nutzen), werden die Vorteile Ihrer POS-Implementierung halbiert.
#4: Ihr POS-Anbieter
Während Ihnen die Mitarbeiter und das Management aus geschäftlicher Sicht weiterhelfen können, stehen Ihnen die POS-Anbieter bei allen produktbezogenen Themen zur Seite.
Sie verstehen die Software besser als jeder andere und können Ihnen bei der erfolgreichen Integration des POS helfen, indem sie wertvolle Einblicke und bewährte Methoden bieten, um Fehler zu vermeiden.
Stellen Sie bei der Auswahl eines POS-Systems sicher, dass der Anbieter einen guten Ruf für Kundensupport hat, um künftige Probleme bei der Zahlungsabwicklung zu vermeiden.
So implementieren Sie ein neues POS-System
Die Implementierung eines POS-Systems ist ein wenig wie das Durchführen eines Coups (nur ohne das Risiko, ins Gefängnis zu kommen).
Sie haben das beste POS-System identifiziert. Jetzt müssen Sie den Standort prüfen, Ihr Team organisieren und Ihren POS-Implementierungsplan in die Tat umsetzen.
Auch wenn POS-Systeme hochgradig anpassbare Lösungen sind, gibt es dennoch einige gemeinsame Schritte für eine erfolgreiche POS-Implementierung:
1. Das Scouting: Ermitteln Sie Ihren Geschäftsbedarf
Wahrscheinlich haben Sie sich diese Punkte bereits bei der Auswahl eines POS-Systems notiert. Nutzen Sie sie als Leitfaden dafür, wie Sie das POS-System einrichten.
Wenn Sie zum Beispiel ein kleines E-Commerce-Unternehmen sind, benötigen Sie vermutlich eine einfache POS-Software für den Kassiervorgang. Betreiben Sie hingegen einen Food Truck, brauchen Sie ein mobiles POS-System, um Zahlungen unterwegs anzunehmen. Zu den Faktoren, die Sie bei der Festlegung Ihrer POS-Anforderungen berücksichtigen sollten, gehören:
- Transaktionsvolumen
- Aktuelles Warenwirtschaftssystem
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Kundenerlebnis
- Buchhaltungsintegration und
- Hardware-Anforderungen
Sobald Sie Ihre Anforderungen geklärt haben, kommt wahrscheinlich der schwierigste Schritt: die Zustimmung einholen.
2. Die Zustimmung: Ihr Team mit ins Boot holen
Erinnern Sie sich an die Stakeholder? Sie sind Ihre Crew, und es ist entscheidend, sie über den Projektstatus und die erwarteten Fristen zu informieren, denn:
- Sie sind die Nutzenden des POS. Besonders das Verkaufspersonal, das täglich mit den Kund:innen zu tun hat. Wenn sie nicht im Boot sind oder das System nicht verstehen, können Sie davon ausgehen, dass dies die POS-Implementierung ebenfalls beeinträchtigt.
- Sie verstehen die Feinheiten des Geschäfts besser und können wertvolles Feedback für eine erfolgreichere Implementierung geben. Nur die IT-Abteilung kann Ihnen beispielsweise mitteilen, ob das POS-System Ihre IT-Landschaft zerschießt, während das Management Rückmeldung zum Budget geben kann.
Damit alle auf dem Laufenden sind, können Sie:
- Regelmäßige E-Mail-Updates versenden,
- Stakeholder einladen, POS-Systeme auszuprobieren,
- Wöchentliche Update-Meetings organisieren oder
- Relevanten Stakeholdern Leserechte für das Projektmanagement-Tool geben.
Sie haben die Wahl. Seien Sie jedoch erreichbar, um Fragen zu beantworten, und hören Sie auf Rückmeldungen. So fühlt sich Ihr Team eingebunden und der Übergang verläuft für alle reibungsloser.
3. Die Ausrüstung: Die richtige Hardware finden
Als Nächstes gilt es, die passende Hardware für Ihr POS-Terminal zu finden. Was dafür benötigt wird, hängt von Ihren bestehenden Dienstleistungen und Prozessen ab.
Pop-up-Stores benötigen beispielsweise iPads, Tablets oder mobile Geräte, um Ihre cloudbasierte, mobile POS-Software zu hosten. Stationäre Einzelhandelsgeschäfte hingegen benötigen ggf. Kassenschubladen, Barcode-Scanner, Drucker und Self-Service-Terminals.
4. Der Plan: Die Einrichtung Ihres POS-Systems
Sie können zwischen zwei Implementierungsmethoden wählen:
- Die DIY-Variante. Diese ist am besten für ein einfaches POS-Setup mit wenigen Terminals und Produkten geeignet. Nutzen Sie Tutorials, Hilfsartikel und Dokumentationen der Plattform, um das System eigenständig einzurichten. Sie können auch den Kundendienst für Unterstützung kontaktieren.
- Die Assisted-Variante. Wenn Sie einen größeren Warenkatalog oder mehrere Filialen haben, holen Sie sich Unterstützung von Ihrem POS-Anbieter. Vergewissern Sie sich vor dem Abschluss, dass der Kundenservice des POS-Anbieters zuverlässig und kompetent ist, um frustrierende Erfahrungen zu vermeiden.
Wenn die Implementierungsmethode feststeht, ist der Rest ziemlich unkompliziert.
Konto aktivieren
Jede POS-Software verfügt über einen eigenen Aktivierungsprozess. Dabei werden Ihre Unternehmensdaten, KYC-Informationen und Bankverbindung genutzt, um Ihr Unternehmen zu verifizieren und zu prüfen, ob das POS-System in Ihrem Land rechtlich Zahlungen abwickeln darf.
Richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein
Dazu gehört das Einrichten von Geräten wie Barcodescanner, Kartenlesern, Kassen-Terminals usw. Sie können sich dabei von Ihrem POS-Anbieter helfen lassen, um den Prozess zu beschleunigen.
Katalog hochladen
Dies ist der zeitaufwändigste (und wichtigste) Schritt bei der Implementierung Ihres POS-Systems. In diesem Schritt laden Sie Ihre Produkte, deren Spezifikationen, Varianten, Preise, Angebote und mögliche Rabatte hoch. Sie sparen Zeit, wenn Sie diese Daten gesammelt importieren – dabei sollten Sie unbedingt auf das vom POS-System geforderte Format achten.
5. Probebetrieb: Ihr POS-System testen
Durch das Testen Ihres POS-Setups können Sie eventuelle Probleme erkennen, bevor Sie es im Geschäftsalltag einsetzen. Dazu gehört das Prüfen der Hardware, der Lagerbestandsintegration und der Sicherheit des Zahlungsgateways.
Dennoch bedeutet das nicht, dass alles sofort reibungslos läuft. Es können immer noch Fehler oder Probleme auftauchen, die behoben werden müssen – dazu gleich mehr!
Wann sollten Sie Ihr POS-System optimieren?
Die Optimierung Ihres POS-Systems wird früher oder später notwendig. Entscheidend ist jedoch, dies zum richtigen Zeitpunkt zu tun – sonst riskieren Sie unnötigen Ressourcenaufwand und Störungen im Tagesgeschäft.
Hier finden Sie einige Beispiele, wann Sie ein Update Ihres POS-Systems in Betracht ziehen sollten.
Wenn Transaktionsgebühren die Gewinne schmälern
Wie Tod und Steuern sind Transaktionsgebühren eine unvermeidliche Kosten des Betriebs von POS-Software. Wenn Sie nicht aufpassen, können sich diese Gebühren summieren und allmählich Ihren Gewinn schmälern. Manchmal kommen sogar noch Drittanbietergebühren wie Zahlungs-Gateway- oder Händlerdienstleistungen hinzu.
Stellen Sie sicher, dass Sie das beste Angebot erhalten, indem Sie regelmäßig Ihre aktuellen Transaktionsgebühren überprüfen und diese mit den Konditionen konkurrierender Anbieter vergleichen. Zögern Sie nicht, zu einem neuen Anbieter zu wechseln, wenn dies finanziell mehr Sinn ergibt.
Wenn Sie Ihr Geschäft skalieren
Ihr Unternehmen zu skalieren, bedeutet je nach Geschäftstyp unterschiedliche Dinge: zum Beispiel mehr Produkte hinzuzufügen, weitere Filialen zu eröffnen oder mehr Personal einzustellen. Das Ziel bleibt jedoch meist dasselbe: Mehr Kundenverkehr in Ihr Geschäft zu bringen.
Um Ihr POS-System optimal zu skalieren, benötigen Sie einen zweigleisigen Ansatz:
- Aktualisieren Sie Ihre POS-Software. Stellen Sie sicher, dass Ihre POS-Software-Spezifikationen das erwartete erhöhte Transaktionsvolumen unterstützen können.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Sie müssen neue Mitarbeiter im Umgang mit dem POS-System schulen, einschließlich der Zahlungsoptionen, Rabatte, Angebote usw.
Wenn Sie diese beiden einfachen Schritte erledigen, bieten Sie die beste Kundenerfahrung und fördern Rückkehrbesuche sowie positive Bewertungen.
Wenn Ihr POS veraltet ist
Alte POS-Systeme unterstützen möglicherweise nicht die neuesten Zahlungsmethoden, Treueprogramme oder andere erwartete Funktionen – fehlen diese, riskieren Sie ein schlechtes Kundenerlebnis, das Ihre Kunden zur Konkurrenz treibt.
Um dies zu vermeiden, halten Sie Ihr POS-System immer auf dem neuesten Stand. Und seien Sie bereit, den Anbieter zu wechseln, wenn andere Systeme ein besseres Kundenerlebnis bieten.
Tipps und Tricks für eine erfolgreiche POS-Implementierung
Falls Sie dies zum ersten Mal machen, hier einige Tipps, um eine reibungslose POS-Implementierung zu gewährleisten.
1. Ein privates Netzwerk nutzen
POS-Systeme arbeiten mit sensiblen Daten wie Transaktionsdaten, Kundendaten, Zahlungsdetails und mehr. Wenn Sie Ihr POS-System über ein offenes Netzwerk betreiben, setzen Sie diese Daten Hackern aus und gefährden die Privatsphäre Ihrer Kunden.
Um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu minimieren, sollten Sie Ihr POS-System in einem privaten Netzwerk betreiben. So beschränken Sie den POS-Zugang auf nur diejenigen Geräte und Nutzer, die für das Netzwerk autorisiert sind.
2. Verstehen Sie Ihr POS-System genau
Es geht nicht nur darum, das richtige POS-System auszuwählen, sondern auch alle Funktionen optimal zu nutzen.
Unterstützt es Gutscheine? Gibt es Einschränkungen? Nehmen Sie sich die Zeit, diese Feinheiten zu verstehen, damit Sie bessere Geschäftsprozesse entwickeln und Abläufe optimieren können.
Häufige Fehler bei der POS-Implementierung
Hier sind einige typische Fehler bei der Implementierung eines POS-Systems, die Sie vermeiden sollten:
1. Das Verkaufspersonal nicht in die Integration einbeziehen
Ich weiß, einige von Ihnen haben meinen Abschnitt zum Thema Mitarbeitereinbindung gelesen und gedacht: „Ach, das ist doch überflüssig!“, aber es ist ein großer Fehler, die Implementierung eines POS-Systems als reine IT-Aufgabe zu betrachten. Es ist eine unternehmensweite Veränderung, bei der alle an einem Strang ziehen müssen, insbesondere das Verkaufspersonal.
- Beziehen Sie Ihr Team schon bei der Auswahl mit ein. Ihr Engagement ist der beste Weg, um den vollen Nutzen aus dem System zu ziehen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend im Umgang mit dem System, um Fehler und Produktivitätseinbußen zu vermeiden.
- Da Ihre Beschäftigten das System täglich nutzen, holen Sie regelmäßig Feedback ein, um das System stetig zu verbessern.
2. Kein Backup-Plan vorhanden
Ihr Kassensystem könnte aufgrund schlechter Konnektivität, veralteter Integrationen oder defekter Hardware ausfallen. Ganz gleich aus welchem Grund, ein Backup-Plan kann dazu beitragen, finanzielle Verluste oder Datenverluste zu minimieren.
Sie benötigen möglicherweise mehrere Pläne für unterschiedliche Szenarien. Wenn zum Beispiel Ihre Bestandsintegration ausfällt, müssen Sie dem Lagerteam eventuell regelmäßig manuell Aktualisierungen schicken. Oder wenn Sie keine Kartenzahlungen annehmen können, richten Sie alternative Zahlungsmethoden ein, damit Transaktionen weiterhin möglich sind, während Sie das Problem beheben.
Abonnieren Sie für weitere POS-Einblicke
Ihr POS-System verbindet alle Aspekte Ihres Geschäftsablaufs. Es optimiert Ihre Zahlungsprozesse, vereinfacht das Bestandsmanagement und bietet Einblicke in die Kundenpräferenzen.
Deshalb ist die Implementierung eines POS eine unternehmensweite Aufgabe, bei der alle mitwirken – vom IT-Team bis zu den Mitarbeitenden im Kundenkontakt. Allerdings steigt mit mehr Beteiligten auch die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Einführung Fehler passieren.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen – Anforderungen klären, Zustimmung der Stakeholder einholen, Hardware einrichten, testen und im Laufe der Zeit optimieren – kann Ihr Unternehmen die Vorteile eines POS voll ausschöpfen und teure Fehler vermeiden.
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