POS-Implementierung: Ihre 5-Schritte-Checkliste für einen erfolgreichen Start
Vorteile einer ordnungsgemäßen Implementierung: Die korrekte Implementierung eines Kassensystems kann das Kundenerlebnis, die Mitarbeiterproduktivität und den Gewinn steigern.
Erfolgsschritte: Wenn Sie die richtigen Einführungsmaßnahmen befolgen – Ihren Bedarf ermitteln, Ihr Team einbinden, das System auswählen, es einrichten und testen – stellen Sie sicher, dass alles bereit ist.
Nach dem Start ist noch nicht Schluss: Wenn Sie große unternehmerische Veränderungen planen, sollten Sie immer prüfen, ob Ihr Kassensystem mithalten kann.
Vermeiden Sie Klischees: Die meisten gescheiterten Implementierungen scheitern aus denselben Gründen. Beziehen Sie Ihr Personal in den Prozess ein und halten Sie Ausweichlösungen für Transaktionen bereit, falls Ihr System ausfällt.
Der Implementierungsprozess für Kassensysteme (POS) bezieht alle mit ein – vom CEO bis zum Kunden.
Wenn dabei Fehler gemacht werden, wirkt sich das negativ auf die Kundenerfahrung, die Produktivität der Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur und damit auf den Gewinn aus. Richtig angegangen, verbessern sich jedoch alle genannten Bereiche.
In diesem Artikel erläutere ich die Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines Kassensystems und stelle alle erforderlichen Hintergrundinformationen bereit.
Warum ist die POS-Implementierung wichtig?
Ein schlecht implementiertes Kassensystem kann zu geringerer Produktivität der Mitarbeitenden, schlechter Kundenerfahrung, fehlenden Dokumentationen und Cybersecurity-Risiken führen.
Kassensysteme bestehen aus der Hard- und Software, die Unternehmen für die Annahme von Kundenzahlungen nutzen. Sie sind das schlagende Herz, das den Betrieb am Laufen hält.
Meist funktionieren POS-Systeme wegen schlechter WLAN-Verbindung, defekter Hardware, veralteter Cybersecurity oder inkompatibler Software nicht einwandfrei. Doch ein fünfter Übeltäter wirkt im Hintergrund und schafft erst die Basis für diese Probleme.
Ich spreche von einer schlechten Implementierung des Kassensystems.
Ein standardisierter Prozess ist der beste Weg, um Kassensysteme an allen Standorten reibungslos in Betrieb nehmen zu können – jetzt und in Zukunft. Doch selbst mit einem narrensicheren Plan braucht es einige Mitstreiter.
Unsere Empfehlungen für Kassensysteme
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Wer ist an der POS-Implementierung beteiligt?
Die Implementierung eines Kassensystems ist kein Einzeltanz. Es ist Teamarbeit, die die Unterstützung aller Ebenen des Unternehmens benötigt und beginnt mit:
#1: Ihr Führungsteam
Das sind die wichtigsten Entscheidungsträger, die Sie überzeugen müssen, denn:
- Sie entscheiden, ob sich die Investition ins Kassensystem lohnt.
- Sie können die Akzeptanz unter zögernden Mitarbeitenden fördern und so einen reibungsloseren Übergang sichern.
In den meisten Unternehmen entscheiden mehrere Führungskräfte gemeinsam – etwa Chief Operating Officers, Chief Financial Officers und weitere Vorstandsmitglieder. Auch Manager und Vorgesetzte sollten Sie für die Mitarbeiterschulung einbeziehen.
Die Sorgen drehen sich meist um Kosten, Kompatibilität und Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts. Gehen Sie auf diese Bedenken ein und holen Sie sich ihr Feedback. So sind sie von Anfang an involviert und Sie können Ihre Planung an die Vision des Unternehmens ausrichten.
#2: Ihre IT-Abteilung
Kassensysteme bringen neue Software, Hardware, Integrationen und Prozesse mit sich. Für die gelungene Einführung benötigen Sie die Unterstützung des IT-Teams, das Ihre bestehende Systemlandschaft kennt.
Ihre IT kann Sie zu technischen Anforderungen, Software-Kompatibilität und Anbindung ans bestehende System beraten. So gelingt der Übergang reibungslos – und Ihre IT ist bereit, bei Problemen einzugreifen.
#3: Ihre Mitarbeitenden
Nach der Geschäftsleitung sind nun Ihre Mitarbeitenden gefragt. Sie sind es, die das neue System täglich nutzen werden. Ohne ihre Zustimmung sinken Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Rund um die Einführung führen Sie Schulungen durch, damit sich alle mit dem Kassensystem vertraut machen. Holen Sie außerdem Rückmeldungen ein, wie das System zu verbessern ist. Schließlich – wenn sie es nicht gerne nutzen (oder nicht voll ausschöpfen), halbieren sich die Potenziale Ihres POS-Systems.
#4: Ihr POS-Anbieter
Während Mitarbeitende und Management Sie eher zur Geschäftsseite beraten, kann Ihr POS-Anbieter Sie zu allem rund ums Produkt unterstützen.
Er kennt die Software wie kein anderer und hilft Ihnen bei der erfolgreichen Integration – mit wertvollen Tipps, um Fehler zu vermeiden.
Achten Sie bei der Wahl des Kassensystems darauf, dass der Anbieter für guten Support bekannt ist, um spätere Probleme im Zahlungsverkehr zu vermeiden.
Wie implementiere ich ein neues POS-System?
Die Einführung eines Kassensystems ist ein bisschen wie das Planen eines Coups (nur ohne Risiko, ins Gefängnis zu kommen).
Sie haben das beste Kassensystem ausgewählt. Nun heißt es, den Ort auskundschaften, das Team organisieren und den Implementierungsplan umsetzen.
POS-Systeme lassen sich stark anpassen, dennoch gibt es einige Schlüssel-Schritte für eine erfolgreiche Implementierung:
1. Das Scouting: Klären Sie Ihre Anforderungen
Diese Punkte haben Sie vermutlich schon bei der Auswahl des Kassensystems notiert. Nutzen Sie sie als Leitfaden für die konkrete Umsetzung.
Ein Beispiel: Als kleines E-Commerce-Unternehmen reicht ein simples POS-Checkout-Tool. Für einen Foodtruck benötigen Sie ein mobiles Kassensystem, das unterwegs Zahlungen akzeptiert. Folgende Faktoren helfen bei der Anforderungsdefinition:
- Transaktionsvolumen
- Aktuelles Warenwirtschaftssystem
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Kundenerlebnis
- Buchhaltungsintegration, und
- Hardware-Anforderungen
Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, folgt oft der schwierigste Teil: Das Einholen der Zustimmung (Buy-In).
2. Das Buy-In: Das Team ins Boot holen
Erinnern Sie sich an die Stakeholder? Sie sind Ihr Coup-Team. Es ist entscheidend, sie über Projektstatus und Deadlines auf dem Laufenden zu halten, denn:
- Sie nutzen das Kassensystem. Vor allem das Verkaufspersonal, das täglich mit Kunden arbeitet. Wenn diese nicht dabei sind oder das System nicht verstehen, können Sie davon ausgehen, dass die Implementierung leidet.
- Sie kennen die betrieblichen Details und können wertvolles Feedback für den Erfolg beitragen. Nur die IT erkennt etwa, wenn die POS-Lösung andere Systeme „zerschießt“, während das Management Budgetfragen beantworten kann.
Damit alle informiert bleiben, können Sie z. B.:
- Regelmäßige E-Mail-Updates verschicken,
- Stakeholder zu POS-Demos einladen,
- Wöchentliche Aktualisierungs-Meetings organisieren oder
- Relevanten Beteiligten Lesezugang zum Projektmanagement-Tool verschaffen.
Sie haben die Wahl. Wichtig: Seien Sie offen für Fragen und nehmen Sie Feedback ernst. So fühlen sich die Mitarbeitenden eingebunden – und der Übergang läuft reibungsloser.
3. Die Ausrüstung: Das richtige Hardware-Setup finden
Jetzt geht es darum, die richtige Hardware für Ihr Kassenterminal zu finden. Die Wahl hängt von Ihren bisherigen Prozessen und Services ab.
Pop-up-Stores benötigen beispielsweise iPads, Tablets oder mobile Geräte für cloudbasierte, mobile POS-Software. Im Einzelhandel hingegen braucht es Kassenschubladen, Barcodescanner, Drucker sowie SB-Terminals.
4. Der Plan: Ihr Kassensystem einrichten
Sie können zwischen zwei Wegen der Implementierung wählen:
- Der DIY-Weg. Er eignet sich für einfache Setups mit wenigen Terminals und Produkten. Nutzen Sie Tutorials, Hilfebereiche und Dokumentationen der Plattform, um die Einrichtung selbst zu lernen. Auch der Support ist dafür da, falls Sie doch Fragen haben.
- Die unterstützte Methode. Wenn Sie einen größeren Produktkatalog oder mehrere Filialen haben, holen Sie sich die Unterstützung Ihres POS-Anbieters. Stellen Sie sicher, dass der Kundensupport des POS-Anbieters zuverlässig und kompetent ist, bevor Sie sich festlegen, um frustrierende Interaktionen zu vermeiden.
Sobald die Implementierungsmethode festgelegt ist, ist der Rest unkompliziert.
Aktivieren Sie Ihr Konto
Jede POS-Software hat einen Aktivierungsprozess für das Konto. Dabei werden Ihre Unternehmensdaten, KYC und Bankverbindung genutzt, um Ihr Unternehmen zu validieren und zu prüfen, ob der POS an Ihrem Standort rechtlich Zahlungen abwickeln darf.
Richten Sie Ihren Bereich ein
Dazu gehört das Einrichten von Geräten wie Ihrem Barcodescanner, Kartenlesegeräten, Kassen-Terminals, usw. Sie können sich von Ihrem POS-Anbieter helfen lassen, um den Prozess zu beschleunigen.
Laden Sie Ihren Katalog hoch
Dies ist der zeitaufwendigste (und wichtigste) Schritt bei der Implementierung Ihres POS-Systems. In diesem Schritt laden Sie Ihre Produkte, deren Spezifikationen, Varianten, Preise, Angebote und mögliche Rabatte hoch. Sie können Zeit sparen, indem Sie diese Angaben gesammelt hochladen, jedoch sollten Sie darauf achten, die Daten im vom POS-System geforderten Format zu organisieren.
5. Der Probelauf: Testen Sie Ihre POS-Software
Das Testen Ihres POS-Setups hilft, mögliche Probleme zu erkennen, bevor Sie es für die Öffentlichkeit bereitstellen. Dazu gehört das Testen der Hardware, der Integration des Warenlagers und der Sicherheit des Zahlungsgateways.
Das bedeutet jedoch nicht, dass alles perfekt läuft. Es können weiterhin Fehler auftreten, die behoben werden müssen – dazu gleich mehr!
Wann Sie Ihr POS-System optimieren sollten
Es ist unvermeidlich, Ihr POS-System zu optimieren. Allerdings ist der richtige Zeitpunkt entscheidend, da Sie sonst unnötig Ressourcen aufwenden und den Betrieb stören.
Hier sind einige Situationen, in denen Sie ein Update Ihres POS-Systems in Betracht ziehen können.
Wenn Transaktionsgebühren Ihre Gewinne schmälert
Wie Tod und Steuern sind Transaktionsgebühren ein unvermeidbarer Kostenfaktor beim Betrieb von POS-Software. Wenn Sie nicht aufpassen, können sich diese Gebühren summieren und schrittweise Ihren Gewinn verringern. Manchmal kommen sogar noch Drittanbietergebühren wie Payment Gateway- oder Händlerdienstleister-Gebühren hinzu.
Stellen Sie sicher, dass Sie das beste Angebot erhalten, indem Sie regelmäßig Ihre aktuellen Transaktionsgebühren überprüfen und diese mit den Konditionen anderer Anbieter vergleichen. Scheuen Sie nicht davor zurück, zu einem neuen Anbieter zu wechseln, wenn dies wirtschaftlich sinnvoller ist.
Beim Skalieren Ihres Geschäfts
Geschäftliches Wachstum bedeutet je nach Art des Unternehmens Verschiedenes. Wie etwa ein erweitertes Produktangebot, die Eröffnung neuer Filialen oder Einstellungen neuer Mitarbeiter. Das Ziel ist jedoch meist das gleiche: Mehr Besucher in Ihr Geschäft zu bringen.
Um Ihr POS-System optimal zu skalieren, brauchen Sie einen zweigleisigen Ansatz:
- Aktualisieren Sie Ihre POS-Software. Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen Ihrer POS-Software das erwartete Transaktionsvolumen bewältigen können.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Sie müssen neue Mitarbeiter in der Nutzung des POS-Systems schulen, einschließlich der verfügbaren Zahlungsoptionen, Rabatte und Angebote etc.
Indem Sie diese beiden einfachen Schritte durchführen, bieten Sie das beste Kundenerlebnis, das zu erneuten Besuchen und positiven Bewertungen motiviert.
Wenn Ihr POS veraltet ist
Veraltete POS-Systeme unterstützen möglicherweise nicht die neuesten Zahlungsmethoden, Treueprogramme oder andere erwartete Funktionen – fehlt all das, riskieren Sie ein schlechtes Kundenerlebnis, das Ihre Kunden zur Konkurrenz treibt.
Um das zu vermeiden, halten Sie Ihr POS-System stets aktuell. Und seien Sie bereit, den Anbieter zu wechseln, falls andere Systeme ein besseres Nutzererlebnis bieten.
Tipps und Tricks für eine erfolgreiche POS-Implementierung
Wenn Sie das zum ersten Mal machen, finden Sie hier einige Tipps für eine reibungslose POS-Implementierung.
1. Verwenden Sie ein privates Netzwerk
POS-Systeme arbeiten mit sensiblen Informationen wie Transaktionsdaten, Kundendaten, Zahlungsdetails und mehr. Wenn Sie Ihr POS über ein offenes Netzwerk betreiben, setzen Sie diese Daten Hackern aus und gefährden die Privatsphäre Ihrer Kunden.
Um unbefugten Datenzugriff und Datenverlust zu minimieren, richten Sie Ihr POS-System am besten auf einem privaten Netzwerk ein. So beschränken Sie den Zugriff auf das POS nur auf Geräte und Benutzer, die für das Netzwerk autorisiert sind.
2. Verstehen Sie Ihr POS-System gründlich
Es geht nicht nur darum, das richtige POS zu wählen, sondern auch alle Vorteile der Funktionen auszuschöpfen.
Unterstützt es Gutscheine? Gibt es Einschränkungen? Nehmen Sie sich Zeit, diese Feinheiten zu verstehen, um bessere Geschäftsprozesse zu gestalten und Abläufe zu optimieren.
Fehler bei der POS-Implementierung, die Sie vermeiden sollten
Hier sind einige typische Fehler bei der POS-Einführung, die Sie vermeiden sollten:
1. Die Einbindung der Mitarbeiter an vorderster Front bei der Integration unterlassen
Ich weiß, einige von Ihnen haben meinen Abschnitt über die Einbindung der Mitarbeitenden gelesen und gedacht: "Ach, das ist nicht nötig" – doch es ist ein großer Fehler, die POS-Implementierung nur als IT-Aufgabe zu betrachten. Es ist eine unternehmensweite Umstellung, an der alle mitwirken müssen – insbesondere die Mitarbeiter an vorderster Front.
- Binden Sie sie in den Auswahlprozess ein. Ihr Engagement ist Ihre beste Chance, das volle Potenzial des Systems zu nutzen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden gründlich im Umgang mit dem System, um Fehler und Produktivitätsverluste zu vermeiden.
- Da sie das System täglich nutzen, holen Sie regelmäßig Feedback Ihrer Angestellten ein, um das System zu verbessern.
2. Keine Backup-Strategie haben
Ihr POS-System könnte durch schlechte Konnektivität, veraltete Integrationen oder defekte Hardware ausfallen. Ganz gleich aus welchem Grund – ein Notfallplan hilft, finanzielle oder Datenverluste zu minimieren.
Für verschiedene Szenarien brauchen Sie möglicherweise unterschiedliche Notfallpläne. Wenn zum Beispiel die Integration zum Warenlager scheitert, müssen Sie dem Lagerteam regelmäßige Updates manuell schicken. Oder wenn Sie keine Kartenzahlungen akzeptieren können, richten Sie alternative Zahlungsmethoden ein, damit die Transaktionen weiterhin durchgeführt werden können, während Sie den Fehler beheben.
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Ihr POS-System vernetzt alle Aspekte Ihres Geschäftsworkflows. Es vereinfacht Zahlungsabläufe, macht das Bestandsmanagement leichter und gibt Aufschluss über Kundenpräferenzen.
Deshalb ist die POS-Implementierung eine Aufgabe für das gesamte Unternehmen – von der IT bis zu den Mitarbeitenden an der Kasse. Je mehr Beteiligte, desto größer die Chance, dass bei der Einführung Fehler passieren.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte beachten – Anforderungen bestimmen, Rückhalt der Beteiligten sichern, Hardware einrichten, testen und das System über die Zeit optimieren –, können Unternehmen die Vorteile eines POS-Systems voll ausschöpfen und teure Fehler vermeiden.
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