Checkliste für die POS-Einführung: 5 Schritte zum Erfolg
Der Prozess der Implementierung eines Point-of-Sale (POS)-Systems betrifft alle – vom CEO bis hin zu Ihren Kunden. Eine fehlerhafte Umsetzung beeinträchtigt das Kundenerlebnis, die Produktivität der Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur und letztlich auch Ihren Gewinn. Wenn Sie es jedoch richtig machen, werden Sie Verbesserungen in all diesen Bereichen feststellen.
In diesem Artikel erläutere ich die Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines POS-Systems und liefere Ihnen alle Hintergrundinformationen, die Sie benötigen.
Warum ist die Implementierung eines POS-Systems wichtig?
Ein schlecht implementiertes POS-System kann zu einer geringeren Produktivität der Mitarbeitenden, schlechten Kundenerfahrungen, fehlerhafter Dokumentation und Cybersecurity-Risiken führen.
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Point-of-Sale-Systeme bestehen aus der Software und Hardware, die Unternehmen zur Annahme von Kundenzahlungen verwenden. Sie sind das schlagende Herz, das Ihr Geschäft optimal am Laufen hält.
In der Regel entstehen Fehlfunktionen von POS-Systemen durch schlechte WLAN-Verbindungen, defekte Hardware, veraltete Cybersecurity oder inkompatible Software. Doch ein fünfter Verdächtiger versteckt sich im Hintergrund und liefert den Nährboden für diese Probleme.
Ich spreche hier von einer schlechten POS-Implementierung.
Ein standardisierter Prozess ist der beste Weg, POS-Systeme an allen Standorten reibungslos zum Laufen zu bringen – jetzt und in Zukunft. Aber selbst mit einem narrensicheren POS-Implementierungsplan müssen Sie einige Personen ins Boot holen.
Wer ist an der Implementierung eines POS-Systems beteiligt?
Die Einführung eines POS ist keine One-Man-Show. Es handelt sich um Teamarbeit, die Unterstützung auf allen Ebenen des Unternehmens erfordert, angefangen bei:
#1: Ihr Führungsteam
Das sind die Entscheidungsträger, die Sie überzeugen müssen, weil:
- Sie entscheiden, ob sich die Investition in das POS-System lohnt.
- Sie können die Akzeptanz bei skeptischen Mitarbeitenden fördern und so eine reibungslosere Umstellung sicherstellen.
In den meisten Unternehmen treffen mehrere Führungskräfte die Entscheidungen. Ich spreche hier von Chief Operating Officers, Chief Financial Officers und anderen Vorstandsmitgliedern. Auch Manager und Vorgesetzte können eingebunden werden, damit Mitarbeitende geschult werden können.
Zu den Hauptanliegen gehören in der Regel Kosten, Kompatibilität und Unterbrechungen im Tagesgeschäft. Gehen Sie auf Bedenken ein, holen Sie sich aber auch Input. So sind die relevanten Beteiligten von Anfang an eingebunden und Ihre Planung lässt sich an die Vision der Unternehmensleitung anpassen.
#2: Ihre IT-Abteilung
POS-Lösungen bringen neue Software, Hardware, Integrationen und Prozesse mit sich. Für eine reibungslose Implementierung benötigen Sie die Unterstützung Ihres IT-Teams, das Ihre aktuelle Technologielandschaft in- und auswendig kennt.
Sie beraten Sie zu technischen Anforderungen, Softwarekompatibilität und zur Integration des POS-Systems in bestehende Systeme. So stellen Sie sicher, dass der Übergang gelingt und Ihr IT-Team über die nötigen Informationen verfügt, um bei Problemen schnell reagieren zu können.
#3: Ihre Mitarbeitenden
Nach der Geschäftsleitung sind Ihre Mitarbeitenden die nächste wichtige Gruppe, von deren Zustimmung Sie profitieren. Sie sind diejenigen, die die Plattform täglich nutzen werden. Ohne sie an Bord werden Sie weniger Produktivität und Zufriedenheit erleben.
Je näher die Implementierung rückt, desto wichtiger ist es, Schulungen zur Nutzung des POS-Systems durchzuführen. Holen Sie auch Feedback ein, wie man das System verbessern könnte. Schließlich gilt: Wenn sie das System nicht mögen oder nicht optimal nutzen, werden die Vorteile Ihrer POS-Implementierung halbiert.
#4: Ihr POS-Anbieter
Während Sie von Mitarbeitenden und Geschäftsleitung eine geschäftliche Perspektive erhalten, stehen Ihnen die POS-Anbieter in allen produktbezogenen Angelegenheiten zur Seite.
Sie kennen die Software besser als jeder andere und können Ihnen helfen, das POS erfolgreich zu integrieren, indem sie Einblicke und Best Practices bieten, um Fehler zu vermeiden.
Wenn Sie ein POS-System auswählen, achten Sie darauf, dass der Anbieter für einen guten Kundensupport bekannt ist, um künftige Probleme bei der Zahlungsabwicklung zu vermeiden.
Wie man ein neues POS-System einführt
Die Einführung eines POS-Systems ist ein bisschen wie das Durchführen eines Coups (nur ohne das Risiko einer Gefängnisstrafe).
Sie haben das beste POS-System gefunden. Jetzt müssen Sie den Standort auskundschaften, Ihr Team organisieren und Ihren Implementierungsplan für das POS umsetzen.
Obwohl POS-Systeme hochgradig anpassbare Lösungen sind, gibt es dennoch einige häufige Schritte für eine erfolgreiche POS-Einführung:
1. Die Vorbereitung: Ermitteln Sie Ihren Geschäftsbedarf
Wahrscheinlich haben Sie diese bereits bei der Auswahl des POS-Systems notiert. Nutzen Sie sie als Leitfaden, wie Sie das POS einrichten werden.
Wenn Sie zum Beispiel ein kleines E-Commerce-Unternehmen betreiben, benötigen Sie wahrscheinlich eine einfache POS-Software für den Kassiervorgang. Führen Sie dagegen einen Foodtruck, benötigen Sie ein mobiles POS, um Zahlungen unterwegs entgegenzunehmen. Einige Faktoren, die Sie bei der Ermittlung Ihrer POS-Anforderungen berücksichtigen sollten, sind:
- Transaktionsvolumen
- Aktuelles Bestandsverwaltungssystem
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Kundenerlebnis
- Buchhaltungsintegration und
- Hardware-Anforderungen
Wenn Sie mit den Anforderungen vertraut sind, steht der vermutlich schwierigste Schritt an: die Akzeptanz im Team.
2. Die Akzeptanz: Ihr Team ins Boot holen
Erinnern Sie sich an die Stakeholder? Sie sind Ihre Crew für den Coup – sie über den Projektstatus und die zu erwartenden Fristen zu informieren ist entscheidend, denn:
- Sie sind diejenigen, die das POS nutzen. Besonders das Verkaufspersonal, das täglich mit Kunden zu tun hat. Wenn sie nicht eingebunden sind oder das System nicht verstehen, können Sie davon ausgehen, dass dies auch die POS-Einführung beeinträchtigt.
- Sie verstehen die Feinheiten Ihres Geschäfts besser und können wertvolles Feedback für eine erfolgreichere Umsetzung geben. Nur die IT kann zum Beispiel sagen, ob das POS Ihre Systemlandschaft stört, während das Management Hinweise zum Budget gibt.
Um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben, können Sie:
- Regelmäßige Updates per E-Mail verschicken,
- Stakeholder zu POS-Tests einladen,
- Wöchentliche Update-Meetings organisieren oder
- Relevanten Stakeholdern Leserechte im Projektmanagement-Tool geben.
Wie Sie vorgehen, ist Ihre Entscheidung. Wichtig ist aber, für Fragen zur Verfügung zu stehen und auf Feedback zu hören. So fühlt sich Ihr Team eingebunden und der Übergang verläuft für alle reibungsloser.
3. Die Ausrüstung: Das richtige Hardware-Setup finden
Als Nächstes geht es darum, die passende Hardware für Ihr POS-Terminal zu finden. Das kann je nach bestehenden Dienstleistungen und Prozessen unterschiedlich ausfallen.
Beispielsweise benötigen Pop-up-Stores vielleicht iPads, Tablets oder mobile Geräte, um Ihre cloudbasierte, mobile POS-Software zu betreiben. Für stationäre Einzelhändler werden unter Umständen Kassenschubladen, Barcode-Scanner, Drucker und Selbstbedienungsterminals benötigt.
4. Der Plan: Einrichten Ihres POS-Systems
Sie haben die Wahl zwischen zwei Implementierungsmethoden:
- Die DIY-Variante. Diese eignet sich am besten für eine einfache POS-Einrichtung mit wenigen Terminals und Produkten. Nutzen Sie Tutorials, Hilfsartikel und die Dokumentation der Plattform, um die Umsetzung selbst zu übernehmen. Sie können auch den Kundensupport für Unterstützung kontaktieren.
- Die unterstützte Variante. Wenn Sie einen größeren Produktkatalog oder mehrere Filialen haben, holen Sie sich Unterstützung von Ihrem POS-Anbieter. Überprüfen Sie vorab, ob der Kundenservice des POS-Anbieters zuverlässig und kompetent ist, um frustrierende Erfahrungen zu vermeiden.
Sobald Sie sich für eine Implementierungsmethode entschieden haben, ist der Rest unkompliziert.
Aktivieren Sie Ihr Konto
Jede POS-Software verfügt über einen Kontoaktivierungsprozess. Dabei werden Ihre Unternehmensdaten, KYC und Bankverbindungsdaten erfasst, um Ihr Unternehmen zu validieren und zu prüfen, ob das POS-System rechtlich in Ihrer Region Zahlungen abwickeln darf.
Richten Sie Ihren Standort ein
Hierunter fällt das Einrichten von Geräten wie Ihrem Barcodescanner, Kartenlesegeräten, Kassen-Terminals usw. Um den Prozess zu beschleunigen, können Sie sich von Ihrem POS-Anbieter unterstützen lassen.
Laden Sie Ihren Produktkatalog hoch
Dies ist der zeitaufwendigste (und wichtigste) Schritt bei der Implementierung Ihres POS-Systems. In diesem Schritt laden Sie Ihre Produkte, deren Spezifikationen, Varianten, Preise, Angebote und mögliche Rabatte hoch. Sie können Zeit sparen, indem Sie diese Angaben gebündelt hochladen – achten Sie aber darauf, die Daten im vom POS-System geforderten Format zu organisieren.
5. Die Testphase: Ihr POS-System ausprobieren
Das Testen Ihres POS-Systems hilft, eventuelle Probleme vor dem öffentlichen Start zu erkennen. Dazu gehört das Überprüfen der Hardware, der Integration des Warenbestands sowie der Sicherheit des Zahlungsgateways.
Das bedeutet jedoch nicht, dass alles sofort reibungslos läuft. Es können immer noch Fehler auftreten, die behoben werden müssen – dazu gleich mehr!
Wann Sie Ihr POS-System optimieren sollten
Die Notwendigkeit zur Optimierung Ihres POS-Systems ist unausweichlich. Es ist jedoch wichtig, dies zum richtigen Zeitpunkt zu tun, um unnötigen Ressourcenverbrauch und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
Hier sind ein paar Situationen, in denen Sie ein Update Ihres Kassensystems (POS) in Erwägung ziehen sollten.
Wenn Transaktionsgebühren Ihre Gewinne schmälern
Wie Tod und Steuern sind Transaktionsgebühren ein unvermeidbarer Kostenfaktor bei der Nutzung von POS-Software. Wenn Sie nicht aufpassen, können sich diese Gebühren anhäufen und nach und nach Ihren Gewinn schmälern. Manchmal kommen sogar noch Gebühren von Drittanbietern wie Zahlungs-Gateways oder Zahlungsdienstleistern hinzu.
Stellen Sie sicher, dass Sie das beste Angebot nutzen, indem Sie regelmäßig Ihre aktuellen Transaktionsgebühren überprüfen und mit den Konditionen konkurrierender Anbieter vergleichen. Scheuen Sie sich nicht, zu einem neuen Anbieter zu wechseln, wenn das wirtschaftlich sinnvoller ist.
Wenn Sie Ihr Geschäft skalieren
Die Skalierung Ihres Geschäfts kann je nach Geschäftsmodell Unterschiedliches bedeuten: zum Beispiel mehr Produkte einführen, weitere Filialen eröffnen oder mehr Mitarbeitende einstellen. Das Ziel bleibt jedoch meist gleich: mehr Kundschaft in Ihr Geschäft zu bringen.
Um Ihr Kassensystem optimal zu skalieren, brauchen Sie einen zweigleisigen Ansatz:
- Aktualisieren Sie Ihre POS-Software. Stellen Sie sicher, dass Ihre POS-Software den erwarteten Anstieg an Transaktionen auch bewältigen kann.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden. Sie müssen neue Mitarbeitende im Umgang mit dem Kassensystem schulen, ihnen verfügbare Zahlungsoptionen, geltende Rabatte und Angebote usw. erklären.
Wenn Sie diese beiden einfachen Schritte umsetzen, bieten Sie das beste Kundenerlebnis – und fördern so Wiederbesuche und positive Bewertungen.
Wenn Ihr POS-System veraltet ist
Veraltete POS-Systeme unterstützen oftmals weder aktuelle Zahlungsmethoden noch Kundenbindungsprogramme oder andere heutzutage geforderte Funktionen – fehlen diese, riskieren Sie ein schlechtes Kundenerlebnis, das Ihre Kundschaft zur Konkurrenz treibt.
Um das zu vermeiden, halten Sie Ihr Kassensystem immer auf dem neuesten Stand – und seien Sie bereit, den Anbieter zu wechseln, wenn ein anderes System ein besseres Kundenerlebnis ermöglicht.
Tipps und Tricks für eine erfolgreiche POS-Implementierung
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, finden Sie hier einige Tipps, mit denen Ihre POS-Implementierung reibungslos gelingt.
1. Nutzen Sie ein privates Netzwerk
Kassensysteme verarbeiten sensible Daten wie Transaktionsdaten, Kundendaten, Zahlungsdetails und mehr. Wenn Sie Ihr POS über ein offenes Netzwerk betreiben, setzen Sie diese Daten Hackern aus und gefährden die Privatsphäre Ihrer Kundinnen und Kunden.
Um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu minimieren, empfiehlt sich der Betrieb Ihres Kassensystems in einem privaten Netzwerk. So beschränken Sie den Zugriff auf das Kassensystem auf autorisierte Geräte und Nutzerinnen bzw. Nutzer.
2. Verstehen Sie Ihr POS-System in- und auswendig
Es reicht nicht, das richtige Kassensystem auszuwählen – Sie sollten auch alles aus den gebotenen Funktionen herausholen.
Werden beispielsweise Gutscheine unterstützt? Gibt es Begrenzungen? Nehmen Sie sich Zeit, diese Details kennenzulernen, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern und Abläufe optimieren können.
Fehler bei der POS-Implementierung, die Sie vermeiden sollten
Hier sind einige typische Fehler, die Sie bei der Implementierung eines Kassensystems vermeiden sollten:
1. Das Verkaufspersonal nicht in die Einführung einbinden
Ich weiß, einige von Ihnen haben meinen Abschnitt zur Einbindung Ihres Personals gelesen und gedacht: „Ach, unnötig“ – aber es ist ein großer Fehler, die Einführung eines Kassensystems als reine IT-Angelegenheit zu betrachten. Es handelt sich um eine unternehmensweite Veränderung, bei der alle mitziehen müssen, insbesondere Ihr Verkaufspersonal.
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in den Auswahlprozess mit ein. Ihre Akzeptanz ist die beste Möglichkeit, den vollen Nutzen aus dem System zu ziehen.
- Schulen Sie Ihr Personal gründlich auf das System, um Fehler und Produktivitätseinbußen zu vermeiden.
- Da Ihre Mitarbeitenden das System täglich nutzen, holen Sie regelmäßig Feedback ein, um das System kontinuierlich zu verbessern.
2. Kein Backup-Plan
Ihr Kassensystem kann aufgrund schlechter Konnektivität, veralteter Integrationen oder fehlerhafter Hardware ausfallen. Unabhängig vom Grund kann ein Backup-Plan dabei helfen, finanzielle Verluste oder Datenverluste auf ein Minimum zu reduzieren.
Möglicherweise benötigen Sie für verschiedene Szenarien unterschiedliche Pläne. Beispielsweise erfordert ein Ausfall der Inventarintegration, dass Sie dem Lagerteam manuell regelmäßige Updates senden. Oder wenn Kartenzahlungen nicht möglich sind, sollten Sie alternative Zahlungsmethoden einrichten, um den Verkauf weiterzuführen, während Sie das Problem lösen.
Abonnieren Sie weitere POS-Einblicke
Ihr POS-System verbindet alle Aspekte Ihres Geschäftsprozesses miteinander. Es optimiert Zahlungsabläufe, vereinfacht die Lagerverwaltung und liefert Einblicke in die Vorlieben Ihrer Kundschaft.
Deshalb ist die Einführung eines Kassensystems eine Aufgabe, die das gesamte Unternehmen betrifft – vom IT-Team bis hin zu den Mitarbeitenden im direkten Kundenkontakt. Mit mehr Beteiligten steigt jedoch auch das Risiko von Fehlern während der Implementierungsphase.
Wenn Unternehmen die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen – Anforderungen bestimmen, Zustimmung der Stakeholder gewinnen, Hardware einrichten, testen und laufend optimieren – können sie die Vorteile eines Kassensystems maximieren und kostspielige Fehler vermeiden.
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