7 Hauptvorteile von POS-Systemen (& 4 Gründe, sie zu meiden)
Die coolere Zukunft des Kassensystems: Ein POS-System vereint Hardware und Software zur Verbesserung des Verkaufsprozesses und bietet Tools für die Verwaltung von Inventar, Mitarbeitern und Kunden sowie umfangreiche Berichtsfunktionen.
POS = Hardware und Software: POS-Systeme bestehen aus erforderlicher Hardware wie Terminals und Druckern, kombiniert mit leistungsstarker Software für die Zahlungsabwicklung, Lagerverwaltung und Kundenprofile.
Lass dein Team menschlich sein: POS-Systeme unterstützen bei Verkäufen durch Automatisierung von Aufgaben, reduzieren manuelle Eingaben und verschaffen dem Personal mehr Zeit, sich auf optimierten Kundenservice und Verkauf zu konzentrieren.
... Aber sie kosten auch: Die Hauptgründe, warum Menschen sie meiden, sind Kosten, technische Komplexität und die Abhängigkeit von weiteren Geräten/Internet.
Für kleine Unternehmen ist ein modernes Point-of-Sale (POS)-System ein Segen, um effektiv zu skalieren — sprich vermutlich der Grund, warum Sie hier sind, um mehr darüber zu erfahren. Hier sind die Vor- und Nachteile von POS-Systemen sowie Kriterien, mit denen Sie bestimmte POS-Anbieter vergleichen können.
Einführung in POS-Systeme
Moderne Point-of-Sale-Systeme sind, was passieren würde, wenn eine Registrierkasse und ein MacBook ein Kind hätten. Im Kern ist ein POS-System eine Kombination aus Hardware und Software, die zusammenarbeiten, um den gesamten Verkaufsprozess zu erleichtern – vom ersten Kundenkontakt bis zur finalen Transaktion (und den Prozessen, die den Kunden zur Rückkehr bewegen).
Moderne POS-Systeme verfügen oft über erweiterte Funktionen wie Bestandsverwaltung, Mitarbeitermanagement, Customer Relationship Management (CRM) und detaillierte Berichtsfunktionen.
Bestandteile eines POS-Systems
POS-Systeme bestehen typischerweise aus folgenden Komponenten:
- Hardware: Physische Geräte wie ein Computer oder Tablet, ein POS-Terminal und eine Kassenschublade, ein Barcodescanner und ein Belegdrucker.
- Software: Die POS-Software ist das Rückgrat des Systems und bietet die erforderliche Funktionalität und die Features. Die Software umfasst das POS- und das Warenwirtschaftssystem sowie alle anderen spezialisierten Anwendungen, die sich in das System integrieren lassen.
Und vor allem erledigen sie folgende Aufgaben:
- Zahlungsabwicklung: POS-Systeme müssen verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren können, darunter Kreditkarten, Debitkarten und Mobile Payments. Nicht alle Tools akzeptieren alle Zahlungsarten, deshalb sollten Sie das vorher prüfen.
- Berichtswesen und Analytik: POS-Systeme verfügen häufig über Reporting- und Analysefunktionen, mit denen Sie den Umsatz, den Warenbestand und andere wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen können.
- Kundenverwaltung: Einige POS-Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten, wie beispielsweise Treueprogramme, Kundenprofile und Kaufhistorien.
Vorteile von POS-Systemen
Für mich reicht allein schon die Möglichkeit, Kreditkarten zu akzeptieren (sprich: kein Wechselgeld zählen mehr zu müssen) — aber ich verstehe, dass Sie diesen Text nicht lesen würden, wenn Sie es nicht genauer wissen wollten. Allgemein gelten folgende Punkte als größte Vorteile von POS-Systemen:
1. Verbesserte Effizienz
Ihr Verkaufsprozess wird klarer. Im Ergebnis wird er effizienter.
So automatisiert ein POS-System End-to-End-Aufgaben wie den Verkaufserfassungsprozess, die Aktualisierung des Warenbestands, die Zahlungsabwicklung und die Buchung der Buchhaltung. Das reduziert die Zeit pro Verkaufsvorgang und eliminiert das manuelle Erfassen von Daten. Mit der gewonnenen Zeit kann Ihr Personal sich darauf konzentrieren, einen exzellenten Kundenservice zu bieten und mehr Umsatz zu machen.
2. Bestandsverwaltung
POS-Systeme bieten Bestandsverwaltungsfunktionen, die Bestände in Echtzeit verfolgen und genaue Daten über Ihren aktuellen Warenbestand liefern. Diese Informationen helfen Ihnen dabei:
- Fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wann Produkte nachbestellt werden müssen.
- Überbestände zu minimieren.
- Sicherzustellen, dass immer die gefragten Artikel für Ihre Kunden vorrätig sind.
Das spart Ihnen Geld und bewahrt Ihre Kunden vor Frust.
3. Präzise Berichte
Einer der größten Vorteile eines POS-Systems ist seine Fähigkeit, präzise und detaillierte Berichte zu erstellen. Diese Berichte liefern objektive Einblicke in Ihren Geschäftsbetrieb und helfen Ihnen dabei, Entscheidungen für das Wachstum zu treffen. Mit einem POS-System können Sie auf verschiedenste Daten zugreifen – vom Umsatz über Lagerbestände bis hin zu Kundenkaufmustern und mehr.
Die Reporting-Fähigkeiten von POS-Systemen ermöglichen es Ihnen:
- Umsatztrends, Kundenverhalten und Mitarbeiterleistung zu analysieren.
- Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
- Schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
- Datengetrieben das Geschäftswachstum zu fördern und der Konkurrenz voraus zu sein.
Sehen Sie zum Beispiel eine plötzlich steigende Nachfrage nach einem bestimmten Produkt, können Sie Ihre Lagerbestände und Marketingaktivitäten sofort anpassen, um die Chance zu nutzen. Oder Sie identifizieren einen Ladenhüter und ergreifen Maßnahmen, ihn aus dem Sortiment zu nehmen oder Ihren Preis entsprechend zu gestalten.
4. Mitarbeiterüberwachung
Effektives Mitarbeitermanagement ist für jedes Unternehmen entscheidend – und ein POS-System kann nützlich sein, um:
- Mitarbeiterleistung und Produktivität zu verfolgen.
- Verkäufe, Bearbeitungszeiten und Kennzahlen zur Kundeninteraktion zu überwachen.
- Top-Mitarbeiter und jene mit Schulungsbedarf zu identifizieren.
- Diebstahl und Betrug durch Erkennen von Unstimmigkeiten oder verdächtigen Aktivitäten vorzubeugen.
5. Preis-Konsistenz
Eine einheitliche Preisgestaltung stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und stellt sicher, dass Sie den richtigen Betrag für Ihre Produkte verlangen.
Ihr POS-System unterstützt die Preis-Konsistenz durch:
- Einfache Preisaktualisierung und -verwaltung.
- Reduzierung des Risikos menschlicher Fehler oder von Inkonsistenzen.
- Festlegung und Durchsetzung standardisierter Preispolitiken.
- Automatische Verwaltung von Rabatten, Aktionen und anderen Preisänderungen.
6. Kundenerlebnis
Ein reibungsloses und positives Kundenerlebnis ist essenziell, um Loyalität zu fördern, Stammkunden zu gewinnen und langfristig erfolgreich zu sein. Ein Weg, wie ein POS-System das Kundenerlebnis verbessert, liegt in der Optimierung des Bezahlvorgangs.
Mit Funktionen wie Touchscreen-Schnittstellen, Bezahloptionen per Mobilgerät und integrierten Treueprogrammen können POS-Systeme:
- Transaktionszeiten deutlich verkürzen.
- Wartezeiten minimieren und für einen reibungslosen Kundenstrom sorgen.
- Wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben der Kunden liefern, sodass Sie diese überraschen und begeistern können.
- Ihre Angebote und Marketing-Strategien besser auf Kundenbedürfnisse zuschneiden.
- Chancen zur Verbesserung des Kundenerlebnisses aufdecken.
7. Verbesserung des Gewinns
All diese Vorteile zusammen führen zu mehr Umsatz. Darüber hinaus können Sie:
- Verkaufschancen nutzen und Unternehmenswachstum fördern.
- Echtzeitdaten zu Lagerbeständen und Nachfragesituation erhalten.
- Fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Sortiment, Preisgestaltung und Marketing treffen.
- Sicherstellen, dass die richtigen Produkte vorrätig sind und Sie die richtigen Kunden ansprechen.
- Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen und anderen Verkaufskanälen nutzen.
- Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten erschließen.
Nachteile von POS-Systemen
Wäre es nur einfaches Geld, würde niemand nein sagen. Zu den größten Nachteilen von POS-Systemen zählen als Kategorie:
1. Anfangsinvestition
Die Einführung eines POS-Systems kann teuer werden. Die Anfangsinvestition kann – je nach Größe, Komplexität und gewünschtem Funktionsumfang Ihres Unternehmens – erheblich sein. Folgendes sollten Sie einkalkulieren:
- Die Anfangsinvestition für ein POS-System. Hierzu zählen Hardware, Software-Vorabkosten und Lizenzgebühren.
- Schulungskosten für Mitarbeiter: Zusätzlich sollten Sie die Kosten für die Einarbeitung Ihrer Angestellten in das neue System (durch zunächst geringere Arbeitseffizienz) sowie laufende Wartungs-, monatliche Prämien- und Support-Gebühren einplanen.
Wie bei jeder Investition sollten Sie aber den Nutzen gegen die Kosten abwägen. Es kann schwer sein, die Vorteile zu quantifizieren, aber ich kann fast garantieren, dass sich das richtige POS-System bezahlt macht.
2. Technische Probleme & Ausfallzeiten
Je komplexer die Technik, desto mehr kann schiefgehen. Zum Beispiel:
- Komplexe Hardware- und Software-Komponenten. POS-Systeme bestehen aus komplexen Hardware- und Softwareelementen, die störanfällig sein können – zu Systemausfällen, Datenverlust oder anderen Problemen führen und gerade in Stoßzeiten oder bei hohem Transaktionsvolumen Umsatzeinbußen verursachen können.
- Integration mit anderen Systemen: Die Anbindung von POS-Systemen an andere Unternehmenssoftware wie Buchhaltung, Bestandsmanagement oder CRM kann zusätzliche Fehlerquellen schaffen. Werden diese Integrationen nicht regelmäßig gewartet oder optimiert, drohen etwa Kompatibilitätsprobleme oder Synchronisierungsfehler.
3. Sicherheitsrisiken
POS-Systeme verarbeiten sensible Finanz- und Kundendaten und sind das Ziel von Hackern und Cyberkriminellen. Die meisten Systeme nehmen Ihnen zwar den Großteil der Sicherheitsarbeit ab, aber auch Sie selbst haben eine Aufgabe dabei.
Das POS-System Ihrer Wahl sollte folgende Sicherheitsfunktionen beinhalten:
- Verschlüsselung
- Zugriffskontrollen
- Regelmäßige Software-Updates
4. Abhängigkeit von Internetverbindung
Okay, das ist der eigentliche Knackpunkt – eine Internetverbindung ist für die ordnungsgemäße Funktion der meisten POS-Systeme unerlässlich. Ohne Internetzugang kann Ihr POS-System Verbindungsprobleme bekommen, was Sie davon abhalten kann:
- Transaktionen zu verarbeiten
- Zugriff auf wichtige Daten und Berichte zu erhalten
- Weitere wichtige Geschäftsprozesse auszuführen
Dies kann sowohl bei Ihren Mitarbeitenden als auch bei den Kunden zu Frustration, möglichen Umsatzeinbußen und Reputationsschäden führen.
Um diese Risiken zu mindern, sollten Sie nicht nur eine zuverlässige Internetverbindung sicherstellen, sondern auch einen Notfallplan für Ausfälle oder Störungen bereithalten. Dies kann beinhalten, in Folgendes zu investieren:
- Einen sekundären Internetdienstanbieter (ISP)
- Offline-Fähigkeiten innerhalb Ihres POS-Systems
- Ausrüstung, um Transaktionen bei einem Ausfall manuell zu verarbeiten
Wie Sie ein POS-System auswählen
Verschiedene POS-Systeme zu vergleichen, kann zeitaufwändig sein – aber das falsche System auszuwählen, ist noch schlimmer. Damit Sie das richtige für sich finden, gehen Sie so vor:
Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen klar
Identifizieren Sie die wesentlichen Funktionen und Merkmale, die Ihr POS-System unbedingt haben muss, wie zum Beispiel Lagerverwaltung, Mitarbeiterüberwachung, Kundenbeziehungsmanagement und Berichtsfähigkeiten. So können Sie die Auswahl eingrenzen und sich auf die Systeme konzentrieren, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen.
Recherchieren Sie POS-Systeme
Lesen Sie Bewertungen, Fallstudien und die Websites der Anbieter, um sich über Funktionen, Preisgestaltung und Kundenzufriedenheit zu informieren. Diese Recherche gibt Ihnen einen guten Ausgangspunkt für fundierte Vergleiche.
Senden Sie RFPs an Anbieter
Wenn Sie ein größeres Unternehmen sind, könnten sich strukturierte Anfragen zur Angebotsabgabe (RFPs) lohnen, um verschiedene POS-Systeme zu vergleichen und das zu finden, das am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Für die meisten Unternehmen geht es aber auch einfacher.
Vergleichen Sie POS-Funktionen fair
Schauen Sie sich die zentralen Aspekte der Software an und prüfen Sie, was Ihnen, Ihrem Team – und Ihrem Budget – zusagt.
- Gesamtnutzererfahrung: Bewerten Sie die Benutzeroberfläche, Navigation und Lernkurve für Ihr Personal – oft hilft ein Blick auf POS-System-Demos. Ein nutzerfreundliches System kann die Akzeptanz sowie Effizienz in Ihrer Organisation maßgeblich verbessern.
- Integrationsfähigkeit: Prüfen Sie, wie gut sich das POS-System in Ihre bestehende Software – wie Buchhaltung, E-Commerce oder Kundenbeziehungsmanagement (CRM) – einbinden lässt.
- Sicherheit und Datenschutz: Sehen Sie sich Sicherheitsfunktionen, Datenverschlüsselung und die Einhaltung relevanter Branchenstandards an, um die sensiblen Daten Ihrer Kunden und Ihr Geschäft zu schützen.
- Preisstrukturen: Vergleichen Sie die Preisstrukturen und laufenden Kosten für jedes POS-System. Dazu gehören Anfangsinvestition, monatliche oder jährliche Gebühren sowie zusätzliche Kosten für Hardware, Software-Updates oder Support.
Diese sind unsere Favoriten
Unser Team hat den POS-Markt durchforstet, die Tools getestet und aus unseren Erkenntnissen die Top 10 POS-Systeme ausgewählt. In zufälliger Reihenfolge sind das:
Nicht überzeugt? Kein Problem
Egal, ob Sie bereit sind, Ihr POS-System zu implementieren oder sich erst noch an den Gedanken gewöhnen – wir helfen Ihnen weiter. Wir erstellen Tutorials, Anleitungen, Marktberichte und mehr – alles, um Ihnen bei der richtigen Entscheidung für Sie zu helfen.
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