Die 10 besten Abrechnungssoftwares für professionelle Dienstleistungen im Jahr 2026

Birdview PSA ist eine Professional Services Automation-Plattform, die Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Kundenabrechnung und Berichterstattung in einem zentralen System vereint. Sie hilft Teams dabei, Projekte von Anfang bis Ende effizienter zu steuern.

Für wen ist Birdview PSA am besten geeignet?

Birdview PSA eignet sich besonders gut für mittelgroße Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die mehrere parallele Kundenprojekte managen.

Warum ich Birdview PSA ausgewählt habe

Birdview PSA sichert sich einen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es eine hervorragende Übersicht über alle aktiven Kundenprojekte bietet. Besonders gefallen mir die Dashboard-Ansichten auf Portfolio-Ebene, die Budgetstatus, Ressourcenauslastung und Projektgesundheit aller Kundenkonten gleichzeitig anzeigen. Mein Team kann in Echtzeit abrechenbare Stunden mit Projektbudgets abgleichen, sodass nichts vor der Rechnungsstellung übersehen wird.

Wesentliche Funktionen von Birdview PSA

• Rechnungsstellung: Erstellen und versenden Sie Kundenrechnungen direkt aus erfasster Projektzeit und genehmigten Ausgaben.
• Ausgabenverwaltung: Erfassen und kategorisieren Sie Projektausgaben, damit die Kundenabrechnung präzise und prüfungssicher bleibt.
• Kundenportal: Teilen Sie Projektaktualisierungen, Dateien und Abrechnungsdetails mit Ihren Kunden über einen eigenen Zugangspunkt.
• Kapazitätsplanung: Behalten Sie die Verfügbarkeit des Teams hinsichtlich kommender Projekte im Blick, um abrechenbare Ressourcen rechtzeitig zuzuweisen.

Birdview PSA Integrationen

Birdview PSA bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, MS Outlook und MS Project sowie mit Jira, ServiceNow, QuickBooks, Adobe Creative Cloud und Tim

Productive ist eine Projektmanagement- und Abrechnungsplattform, die speziell für Agenturen, Beratungen und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde, die Projektdurchführung und finanzielle Kontrolle in einem einzigen Arbeitsbereich verbinden müssen.

Für wen ist Productive am besten geeignet?

Productive ist speziell für digitale und kreative Agenturen konzipiert, die ihre Kunden auf Stundenbasis, per Retainer oder mit Festpreisen abrechnen und die eine strenge Kontrolle über ihre Projektmargen benötigen.

Warum ich Productive ausgewählt habe

Ich habe Productive in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil das Margen-Tracking tiefer geht als bei den meisten Abrechnungstools in diesem Bereich. Ich schätze, dass sowohl Gemeinkosten als auch Gehaltsausgaben neben den abrechenbaren Stunden berücksichtigt werden, sodass die Margenzahl, die ich pro Projekt sehe, die tatsächliche Rentabilität und nicht nur den Umsatz widerspiegelt. Der Rentabilitätsbericht zeigt in Echtzeit die aufgewendeten Budgets, Kosten und Margen, sodass ich ein abgleitendes Projekt erkennen kann, bevor es im Minus schließt.

Wichtige Funktionen von Productive

• Automatisierte Retainer-Abrechnung: Productive erzeugt Rechnungen für wiederkehrende Budgets automatisch, damit Sie sie finalisieren und versenden können, ohne sie in jedem Abrechnungszyklus neu erstellen zu müssen.
• Mehrstufige Budgetaufteilung: Große, langfristige Projekte können in separate Budgetphasen unterteilt werden, die jeweils unabhängig hinsichtlich Ausgaben und verbleibendem Restbudget verfolgt werden.
• Budgetüberschreitungs-Warnungen: Legen Sie individuelle Schwellenwerte fest, sodass Productive Sie benachrichtigt, bevor das Budget eines Projekts überschritten wird – und nicht erst danach.
• Mehrwährungsrechnungen: Erstellen Sie Rechnungen und verfolgen Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen – inklusive Unterstützung für mehrere Tochtergesellschaften innerhalb eines einzigen Accounts.

Productive-Integrationen

Productive bietet native Integrationen mit Jira, HubSpot, Xero, QuickBooks, Sage, Slack, Gmail, Microsoft Outlook, Google Kalender und BambooHR sowie buchhaltungsspezifische Anbindungen an Fortnox, Visma e-conomic, Exact und Twinfield. Außerdem ist eine Anbindung an Zapier möglich und eine offene API für individuelle Integrationen verfügbar.

Scoro ist eine Professional Services Automation (PSA) Plattform, die den gesamten Projektlebenszyklus abdeckt – von der Angebotserstellung und Ressourcenplanung bis hin zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung – alles in einem einzigen System.

Für wen ist Scoro am besten geeignet?

Scoro eignet sich besonders für wachsende Dienstleistungsunternehmen, die Projekte, Teams und Finanzen auf einer einzigen Plattform ohne den Einsatz mehrerer getrennter Tools verwalten möchten.

Warum ich Scoro ausgewählt habe

Scoro verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste, da es den kompletten Abrechnungsprozess wirklich ohne Bedarf an Zusatztools abdeckt. Mir gefällt, dass Angebote direkt in Projekte umgewandelt werden und genehmigte Zeiteinträge direkt in Rechnungen fließen – das hält den Abrechnungszyklus effizient. Besonders nützlich für Teams mit wiederkehrenden Verträgen finde ich das Modul zur Verwaltung von Auftragskontingenten, das die genutzten und verbleibenden Stunden pro Abrechnungszeitraum nachverfolgt.

Schlüsselfunktionen von Scoro

• Mehrwährungsrechnungen: Erstellen Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen mit automatischer Umrechnung für die Abrechnung internationaler Kunden.
• Erfassung von abrechenbarer vs. nicht abrechenbarer Zeit: Erfasste Stunden können Projekten zugeordnet und jeweils als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert werden, um eine exakte Umsatzerfassung sicherzustellen.
• Projektbudgetüberwachung: Legen Sie für jedes Projekt Kosten- und Erlösbudgets fest und überwachen Sie Abweichungen in Echtzeit.
• Individuell anpassbare Finanz-Dashboards: Bauen Sie Echtzeit-Ansichten für Umsatz, Auslastung und Projektprofitabilität über Ihr gesamtes Portfolio.

Scoro Integrationen

Scoro bietet native Integrationen zu Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Salesforce, HubSpot, Jira, Slack, Google Calendar und Dropbox, unter anderem. Darüber hinaus unterstützt Scoro Zapier sowie eine API für individuelle Integrationen.

BigTime ist eine Software für die Automatisierung von Dienstleistungen (PSA), die Zeit- und Spesenerfassung, Projektabrechnung, Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung und Angebotserstellung in einem einzigen System vereint, das auf Ihre Hauptbuchhaltung abgestimmt ist.

Für wen ist BigTime am besten geeignet?

BigTime eignet sich besonders gut für mittelgroße Dienstleistungsunternehmen—darunter Beratungsfirmen, Ingenieurbüros und IT-Dienstleister—die ihre Kunden projekt- oder stundenbasiert abrechnen.

Warum ich BigTime gewählt habe

BigTime gehört zu meinen Favoriten, weil ich es schätze, wie die Zeiterfassung direkt mit der Projektabrechnung verknüpft ist. Automatisch erstellte Stundenzettel übernehmen erfasste Stunden direkt in die Rechnungen, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand und mehr abrechenbare Arbeitszeit hat. Mir gefällt auch das Dashboard zur finanziellen Projektgesundheit, das Budgetverbrauch, Ressourcennutzung und nicht abgerechnete Zeit in einer Übersicht zeigt – so erkennen Sie Umsatzverluste, bevor sie Ihre Marge beeinträchtigen.

BigTime Hauptfunktionen

• Anpassbare Rechnungsvorlagen: Erstellen Sie Rechnungen mit eigenem Branding, individuellen Positionsstrukturen und Abrechnungssätzen pro Kunde.
• Spesenerfassung: Erfassen, kategorisieren und fügen Sie Belege zu Projektausgaben hinzu, die direkt in die Kundenabrechnung einfließen.
• Genehmigungsworkflows: Leiten Sie Stundenzettel und Rechnungen durch mehrstufige Freigabeketten, bevor sie an den Kunden gehen.
• Erlösrealisierung: Erfassen Sie Umsätze nach Projektmeilenstein, Fertigstellungsgrad oder individueller Abrechnungsplanung.

BigTime Integrationen

BigTime bietet native Integrationen mit QuickBooks, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Salesforce, HubSpot, Jira, Google Kalender, Lacerte und BambooHR sowie Enterprise-Connectoren für Smartsheet, Microsoft Project, Microsoft Dynamics GP und Zendesk. Außerdem gibt es eine Anbindung an Zapier sowie eine REST-basierte API für individuelle Integrationen.

Speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt, ist Accelo eine professionelle Services-Automatisierungsplattform (PSA), die Teams dabei hilft, den gesamten Kundenlebenszyklus zu verwalten – von der Gewinnung neuer Aufträge und der Projektdurchführung über die Zeiterfassung und Rechnungsstellung bis hin zur Pflege langfristiger Kundenbeziehungen.

Für wen ist Accelo am besten geeignet?

Accelo eignet sich besonders für Teamleiter im operativen Bereich und Finanzabteilungen von Dienstleistungsunternehmen, die viele Kundenverträge verwalten und einen möglichst automatisierten Abrechnungsprozess benötigen.

Warum ich mich für Accelo entschieden habe

Accelo verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil die automatisierte Kundenabrechnung tatsächlich fest in die Funktionsweise der Plattform integriert ist und nicht nur aufgesetzt wurde. Mir gefällt, dass Rechnungen automatisch auf Basis von Projektmeilensteinen, Vertragsbedingungen oder Zeitschwellen ausgelöst werden können, ohne dass ein manueller Prozess notwendig ist. Die Verwaltung von Servicekontingenten überzeugt mich ebenfalls: Gearbeitete Stunden werden in Echtzeit auf jedes Kontingent gebucht, sodass die Rechnungsstellung exakt widerspiegelt, was geleistet wurde, bevor die Rechnung erstellt wird.

Wichtige Accelo-Funktionen

• KI-gestütztes Budget-Monitoring: Accelo setzt Künstliche Intelligenz ein, um Budgetüberschreitungen und schleichende Mehraufwände in aktiven Projekten in Echtzeit zu erkennen.
• Spesenerfassung: Abrechenbare Ausgaben können direkt einem Projekt oder Kunden zugeordnet werden, sodass sie automatisch in die nächste Rechnung einfließen.
• Kundenportal: Kunden können Rechnungen über ein eigenes Portal einsehen, freigeben und bezahlen – ganz ohne E-Mail-Verkehr.
• Abrechnung in mehreren Währungen: Rechnungen können in verschiedenen Währungen ausgestellt werden, um internationale Kundenabrechnung über ein einziges Konto zu ermöglichen.

Accelo-Integrationen

Accelo bietet native Integrationen mit Xero, QuickBooks Online, HubSpot, Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, Mailchimp, Slack, Dropbox und Stripe. Zudem steht eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Projectworks ist eine Plattform zur Automatisierung von Dienstleistungen (PSA), die Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung und Finanzprognose für Beratungsunternehmen vereint. Sie unterstützt außerdem Projektplanung, Budgetierung und Berichterstellung, um Unternehmen zu helfen, die operative Effizienz und finanzielle Leistung zu verbessern. 

Für wen ist Projectworks am besten geeignet?

Projectworks eignet sich ideal für mittelgroße Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, die auf Stundenbasis abrechnen und einen klaren Überblick über Projektmargen und Mitarbeiterauslastung benötigen.

Warum habe ich Projectworks ausgewählt?

Ich habe Projectworks ausgewählt, weil sein Prognosemodell Personaldaten direkt mit Finanzprognosen verbindet – auf eine Art, wie es die meisten Tools nicht tun. Wenn Sie die Ressourcenzuweisung in einem Projekt anpassen, aktualisiert sich die Finanzprognose in Echtzeit. So habe ich immer eine aktuelle Ansicht der erwarteten Einnahmen und Margen basierend auf der tatsächlichen Kapazität. Besonders gefallen mir auch die Kapazitäts-Heatmaps, die Überbuchungen und Unterauslastung sichtbar machen, bevor sie sich auf das Ergebnis auswirken. Diese enge Verbindung zwischen Personaleinsatz und finanzieller Transparenz ist es, was Projectworks einen festen Platz auf dieser Liste verschafft.

Wichtige Funktionen von Projectworks

• Genehmigung von Stundenzetteln: Überprüfung und Freigabe eingereichter Stundenzettel, bevor die Zeiten in die Rechnungsstellung oder Projektfinanzen einfließen.
• Rechnungserstellung: Erstellung von Rechnungen direkt aus freigegebenen Zeiten und Ausgaben, mit Unterstützung für Festpreis- und Zeit- und Materialabrechnungen.
• Ausgabenverfolgung: Projektbezogene Ausgaben erfassen und kategorisieren für eine genaue Kostenberichterstattung.
• Überwachung des Projektbudgets: Projektbudgets festlegen und den laufenden Aufwand in Echtzeit mit den geplanten Stunden und Kosten abgleichen.

Integrationen von Projectworks

Projectworks bietet native Integrationen mit Xero, QuickBooks, MYOB, Jira, Azure DevOps, HubSpot, Salesforce, 12d Synergy, Employment Hero, Microsoft Teams, BambooHR und Microsoft Outlook. Außerdem ist eine Anbindung an Zapier sowie eine API für individuelle Integrationen verfügbar.

Kantata ist eine KI-gestützte Plattform für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA), die Dienstleistungsunternehmen dabei unterstützt, Ressourcenplanung, Projektabwicklung, Finanzmanagement, Prognosen und Auslastung des Teams in einem einzigen, einheitlichen System zu verwalten. 

Für wen ist Kantata am besten geeignet?

Kantata ist eine ausgezeichnete Lösung für mittelgroße bis große Dienstleistungsunternehmen, die Einblicke in Teamkapazitäten, Auslastung und Projektprofitabilität bei komplexen Projekten benötigen.

Warum ich Kantata gewählt habe

Kantata hat seinen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die Transparenz bei Ressourcen nahtlos mit finanziellen Ergebnissen verknüpft. Besonders gefällt mir, dass das Ressourcenmanagement-Modul Echtzeitdaten zu Kapazitäten liefert, darunter Verfügbarkeit von Fähigkeiten, Auslastungsquoten und Nachfrageprognosen. So können Sie die richtigen Mitarbeitenden Projekten zuweisen, bevor Lücken die Ausführung beeinträchtigen. Dieselben Daten fließen direkt in das Finanzreporting ein, sodass Sie die Rentabilität auf Projekt- oder Portfolioebene ohne Systemwechsel einsehen können. Für Dienstleistungsunternehmen mit komplexen Projekten ist dieser Grad an vernetzter Erkenntnis wirklich schwer zu erreichen.

Kernfunktionen von Kantata

• Zeiterfassung und Spesenerfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden und Ausgaben direkt projektbezogen, mit konfigurierbaren Freigabeworkflows vor der Abrechnung.
• Rechnungsstellung und Abrechnungsmanagement: Erstellen Sie Rechnungen auf Basis von Zeiteinträgen, Meilensteinen oder Festpreisen – inklusive Unterstützung komplexer, mehrteiliger Abrechnungsstrukturen.
• Business-Intelligence-Dashboards: Nutzen Sie integrierte Berichte zu Projektstatus, Margen und Teamleistung, ohne Daten in ein externes Tool exportieren zu müssen.
• Leistungsumfangs-Management: Überwachen Sie den Budgetverbrauch und erkennen Sie in Echtzeit Scope-Creep im Vergleich zu ursprünglichen Projektabschätzungen.

Kantata Integrationen

Kantata bietet Integrationen mit Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Google Workspace, HubSpot, BambooHR und Concur über Kantata Connect und M-Bridge an. Es unterstützt Middleware wie MuleSoft und Workato und stellt über 1.200 vorgefertigte Konnektoren sowie sichere APIs bereit.