10 beste Zeiterfassungs- und Rechnungssoftwarelösungen im Jahr 2026

Scoro ist eine Plattform zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen, die Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Projektbudgetierung und Abrechnungsverwaltung kombiniert und dabei stundenbasierte, festpreisbasierte, laufende Honorar- und gedeckelte T&M-Vereinbarungen in einem einzigen System unterstützt.

Für wen ist Scoro am besten geeignet?

Scoro eignet sich besonders gut für Teilzeit-CFOs, Controller und Teams von Beratungsunternehmen, die gleichzeitig Kunden mit stundenbasierten, laufenden Honorar- und Festpreisvereinbarungen betreuen.

Warum ich Scoro ausgewählt habe

Ich habe Scoro in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es gemischte Abrechnungsmodelle besser als fast jede andere von mir getestete Lösung unterstützt: Stundenabrechnung, Festpreis, laufendes Honorar, gedeckelte T&M-Abrechnung und Meilensteinabrechnung können ohne Umwege innerhalb eines einzigen Projekts ausgeführt werden. Besonders wertvoll finde ich, dass Zeiteinträge direkt mit dem korrekten Satz in Rechnungen einfließen – unabhängig davon, ob für einen Kunden ein rollenbasierter Satz oder für einen anderen ein festes laufendes Honorar gilt –, ohne dass Daten manuell zwischen Systemen erneut eingegeben werden müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Scoro

• Genehmigungsworkflows für Stundenzettel: Führungskräfte können eingereichte Stundenzettel prüfen und genehmigen, bevor die Stunden in Rechnungen einfließen. Automatische Erinnerungen weisen auf nicht eingereichte Einträge aus bis zu den vergangenen acht Wochen hin.
• Angebotskalkulationsmatrix: Erstellen Sie nach Rolle, Liefergegenstand und Aufwand aufgeschlüsselte Angebote mit Einblicken in Kosten und Marge, bevor Sie diese Bedingungen direkt in Projektbudgets und Abrechnung übernehmen.
• Auslastungsübersichten: Echtzeitübersichten zeigen abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden sowie Trends bei der Teamproduktivität. So können Sie eine übermäßige Leistungserbringung erkennen und Kapazitäten verwalten.
• Zweiseitige Buchhaltungssynchronisierung: Scoro verbindet sich bidirektional mit QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct und Exact Online, damit Projektfinanzen und Buchhaltungsdaten ohne manuelle Neueingabe synchron bleiben.

Scoro-Integrationen

Scoro bietet integrierte Verbindungen zu QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct, Exact Online und Stripe. Außerdem lässt es sich mit Salesforce, Google Calendar, Microsoft 365, Slack und Jira verbinden und bietet eine REST-API, Marktplatzintegrationen sowie Unterstützung für Zapier.

In der schnelllebigen Geschäftswelt präsentiert sich Productive als vielseitige Lösung, die speziell für Agenturen, Beratungsunternehmen und dienstleistungsorientierte Firmen entwickelt wurde, die ihre Zeiterfassung und Rechnungsstellung optimieren möchten. Wenn Sie Ihre betriebliche Effizienz und Rentabilität steigern wollen, bietet Productive Echtzeiteinblicke und zentrale Kommunikation, um das entscheidende Bedürfnis nach nahtlosem Projekt- und Finanzmanagement zu erfüllen. Mit seinem Fokus auf Branchen wie IT-Dienstleistungen, Architektur und Buchhaltung unterstützt Productive Sie dabei, Abläufe zu verschlanken und fundierte Entscheidungen mit Vertrauen zu treffen.

Warum ich Productive gewählt habe

Ich habe mich für Productive entschieden, da das Tool gezielt auf die komplexen Herausforderungen bei Zeiterfassung und Rechnungsstellung eingeht. Die Plattform überzeugt mit ihrer Echtzeitüberwachung der Rentabilität, wodurch Sie Kosten, Umsätze und Margen jederzeit im Blick behalten. Außerdem sind die Rechnungsfunktionen für Mehrwährungsunterstützung und automatische Mahnungen bei verspäteten Zahlungen ausgelegt, was den verbreiteten Anspruch an effizientes Finanzmanagement abdeckt. Diese Merkmale sowie die nahtlose Integration mit Buchhaltungstools wie Xero und QuickBooks machen Productive zur idealen Wahl für Unternehmen, die ihre Abrechnungs- und Finanzprozesse vereinfachen möchten.

Productive Hauptfunktionen

Neben den herausragenden Funktionen zur Rechnungsstellung habe ich auch zahlreiche weitere Eigenschaften gefunden, die den Nutzen als Zeiterfassungs- und Abrechnungstool steigern.

• Ressourcenplanung: Diese Funktion unterstützt Sie bei der effektiven Zuordnung von Ressourcen, um Engpässe zu vermeiden und Teampläne zu optimieren.
• Projektmanagement: Verfolgen Sie den Projektfortschritt und koordinieren Sie Aufgaben mühelos mit integrierten Projektmanagement-Tools.
• Budgetierung: Gewinnen Sie Einblicke in Ihre finanzielle Situation mit Budgetierungstools, die präzise Planung und Prognosen ermöglichen.
• Berichte: Erhalten Sie individuelle Berichte für mehr Transparenz in der Unternehmensleistung und Einblicke in die Rentabilität.

Productive-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Xero, Slack, QuickBooks, Google Calendar, Jira, Asana, Trello, Microsoft Teams, Dropbox und HubSpot. Für individuelle Anpassungen steht eine API zur Verfügung.

Toggl ist ein Tool zur Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Rechnungsstellung, mit dem du abrechenbare Stunden über Kunden und Projekte hinweg erfassen, Abrechnungssätze zuweisen, Aufgaben visuell verwalten und Arbeitskosten sowie die Rentabilität deines Teams analysieren kannst.

Für wen ist Toggl am besten geeignet?

Toggl eignet sich für Teams und Freiberufler, die eine unkomplizierte Möglichkeit benötigen, abrechenbare Stunden zu erfassen, Aufgaben und Projekte zu verwalten und zu verstehen, wofür Projektzeit und -budget aufgewendet werden.

Warum ich Toggl ausgewählt habe

Ich habe Toggl als eines der besten Tools ausgewählt, weil die Premium-Berichtsfunktionen eine wirklich visuelle Aufschlüsselung darüber bieten, wo Arbeitskosten in jedem Projekt, bei jedem Kunden und für jedes Teammitglied anfallen. Besonders gut gefällt mir, dass ich jedem Teammitglied einen Kostensatz zuweisen und diese Daten anschließend in einer Pivot-Tabelle oder einem gruppierten Balkendiagramm anzeigen kann. So erkenne ich sofort, welche Aufträge die Gewinnmargen schmälern. Du kannst diese Berichte außerdem so planen, dass sie automatisch als PDFs versendet werden. Das spart bei der monatlichen Berichterstattung über die Auslastung des Teams einen wichtigen Arbeitsschritt.

Wichtige Funktionen von Toggl

• Projekt- und Kundenverwaltung: Organisiere erfasste Zeit nach unbegrenzt vielen Kunden, Projekten und Unteraufgaben mit individuellen Abrechnungssätzen.
• Plattformübergreifende Zeiterfassung: Erfasse Zeit im Web, auf dem Desktop, auf Mobilgeräten und über Browser-Erweiterungen, wobei alle Daten automatisch synchronisiert werden.
• Abrechnungssätze und Rechnungserstellung: Weise erfassten Stunden den Status abrechenbar oder nicht abrechenbar zu und erstelle Rechnungen aus abrechenbaren Einträgen.
• Kalenderintegrationen: Synchronisiere Google- und Outlook-Kalender, um geplante Besprechungen in Zeiteinträge umzuwandeln.

Toggl-Integrationen

Toggl bietet über 100 direkte Integrationen, darunter Jira, Asana, GitHub, Todoist, Google Kalender und Outlook.

actiTIME ist eine vielseitige Software, die Lösungen für Zeiterfassung und Rechnungsstellung bietet und damit ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen ist, die ihre Projekte und Finanzen verwalten möchten. Sie wurde für verschiedene Branchen entwickelt und bietet die erforderlichen Funktionen zur Zeiterfassung und Abrechnungsverwaltung.

Warum ich actiTIME ausgewählt habe: Ich habe actiTIME ausgewählt, weil Sie damit die Arbeitszeit für Aufgaben und Projekte genau erfassen können und dadurch immer wissen, wofür die Anstrengungen Ihres Teams eingesetzt werden. Sie können Stunden erfassen, Arbeitsauslastungen verwalten und den Überblick über Projektzeitpläne behalten. Die integrierten Tools für Abrechnung und Rechnungsstellung erleichtern außerdem die Abwicklung von Kundenzahlungen und reduzieren den manuellen Aufwand. Mir gefällt auch, dass Sie Budgets und den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen können. So vermeiden Sie Mehrausgaben und sorgen dafür, dass alles reibungslos vorangeht. Darüber hinaus können Sie mit den anpassbaren Workflows das System an die optimale Arbeitsweise Ihres Teams anpassen.

Besondere Funktionen & Integrationen:

Zu den Funktionen gehören Leistungsanalysen, die Einblicke in Produktivitätstrends und die Rentabilität von Projekten geben und Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Die Funktion zur Urlaubsverwaltung bietet anpassbare Urlaubsrichtlinien und eine automatische PTO-Erfassung, sodass Teamressourcen ohne manuellen Eingriff effektiv verwaltet werden. Abrechnungs- und Kostenanalysen erstellen Abrechnungsberichte und berechnen die Lohnabrechnung. Dadurch werden die finanziellen Aspekte Ihrer Projekte optimiert und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Zu den Integrationen gehören QuickBooks und Zapier.

Clockify ist eine Zeiterfassungssoftware für Unternehmen jeder Größe und bietet Funktionen zur Verwaltung von Zeit und Abrechnung. Teams können damit Arbeitszeiten (abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden) erfassen, Projekte verwalten und detaillierte Berichte erstellen.

Warum ich Clockify ausgewählt habe: Ich habe Clockify ausgewählt, weil die Software Ihre durchgängige Abrechnungspipeline vereinfacht, indem erfasste Projektstunden in individuelle, aufgeschlüsselte Rechnungen umgewandelt werden. Sie können abrechenbare Sätze nach Rolle, Kunde oder bestimmter Aufgabe konfigurieren und die Genehmigung von Stundenzetteln durchsetzen, bevor Rechnungen ausgestellt werden. Dadurch werden Unstimmigkeiten zwischen erfasster Arbeit und Kundenabrechnung beseitigt, Ihre Gewinnmargen geschützt und gleichzeitig spart Ihr Finanzteam viele Stunden manueller Abstimmung.

Besondere Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen einen visuellen Stundenzettel, mit dem Sie sehen können, wofür Zeit aufgewendet wird. Die Projektübersicht bietet Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten und den Fortschritt Ihres Teams, während Sie mit den anpassbaren Berichten Daten analysieren können, um die Produktivität zu steigern.

Integrationen umfassen Asana, Trello, Slack, Jira, monday.com, QuickBooks, Notion, Microsoft Teams, Todoist und Google Kalender.

TimeCamp ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich an Freiberufler und kleine Unternehmen richtet. Sie automatisiert die Zeiterfassung und unterstützt bei der Verwaltung von Abrechnungen, wodurch es einfacher wird, Arbeitsstunden und Rechnungen im Blick zu behalten.

Warum ich TimeCamp ausgewählt habe: TimeCamp bietet eine automatische Zeiterfassung, die den manuellen Aufwand minimiert und Zeit spart. Die Hauptfunktionen der Plattform ermöglichen es Ihnen, die auf verschiedene Aufgaben verwendete Zeit zu verfolgen, ohne den Timer manuell starten oder stoppen zu müssen. Es werden außerdem detaillierte Berichte erstellt, die Einblicke in Produktivität und Zeitnutzung ermöglichen. Darüber hinaus erleichtern die Abrechnungsfunktionen von TimeCamp die Umwandlung erfasster Stunden in Rechnungen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten ein grafisches Stundenzettel-Tool, das einen visuellen Überblick über Ihre Arbeitsstunden bietet. Die Anwesenheitserfassung hilft, die Präsenz und Pünktlichkeit des Teams zu überwachen. TimeCamp ermöglicht auch eine Projektbudgetierung, sodass Sie die Kosten im Blick behalten und sicherstellen können, dass Projekte im Budgetrahmen bleiben.

Integrationen sind verfügbar mit Trello, Asana, Slack, QuickBooks, Xero, monday.com, Jira, GitHub, Evernote und Google Kalender.

Karbon ist eine Praxisverwaltungssoftware, die für Steuerberatungskanzleien und Teams aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde. Sie unterstützt das Management von Arbeitsabläufen, Aufgaben und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

Warum ich Karbon ausgewählt habe: Karbon ist ideal für Steuerkanzleien, da es Funktionen wie E-Mail-Integration und Aufgabenmanagement bietet. Die E-Mail-Integration ermöglicht es, die Kundenkommunikation direkt auf der Plattform zu verwalten – wichtig, um einen organisierten Schriftverkehr sicherzustellen. Außerdem hilft das Aufgabenmanagement dabei, Aufgaben effizient im Team zuzuweisen und nachzuverfolgen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Workflow-Automatisierung, die manuelle Aufgaben reduziert und die Effizienz steigert. Die Zeiterfassung hilft, abrechenbare Stunden exakt zu überwachen. Karbon bietet außerdem detaillierte Analysen, die Einblicke in die Team-Performance und den Projektfortschritt geben.

Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Outlook, Gmail, Zapier, Practice Ignition und TSheets.

TMetric ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die für Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie hilft dabei, die Zeit zu erfassen, Aufgaben zu verwalten und detaillierte Abrechnungsberichte zu erstellen.

Warum ich TMetric gewählt habe: TMetric bietet detaillierte Abrechnungsberichte, die für eine genaue Rechnungsstellung und Finanzverwaltung unerlässlich sind. Die Zeiterfassungsfunktion der Software ermöglicht eine präzise Erfassung der Stunden, wodurch du deine Kunden korrekt abrechnen kannst. Darüber hinaus verfügt sie über Projektmanagement-Funktionen, die helfen, Aufgaben organisiert und im Zeitplan zu halten. 

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die manuelle Zeiteingabe, mit der du nachträglich Zeiten für bereits erledigte Arbeit hinzufügen kannst. Mit der Budgetierungsfunktion lassen sich finanzielle Obergrenzen für Projekte setzen, damit du dein Budget nicht überschreitest. TMetric bietet außerdem Aktivitätsverfolgung, die Einblicke gibt, wie Zeit für Aufgaben verwendet wird.

Integrationen sind möglich mit Asana, Trello, Jira, Slack, QuickBooks, GitHub, Bitbucket, Freshdesk, Microsoft Outlook und Google Calendar.

Xero ist eine Buchhaltungssoftware, die für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer entwickelt wurde. Sie übernimmt Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzmanagement und ist damit ein wertvolles Werkzeug für alle, die effiziente Buchhaltungslösungen benötigen.

Warum ich Xero ausgewählt habe: Xero eignet sich besonders für die Buchhaltung kleiner Unternehmen und bietet Funktionen wie automatisierte Buchhaltung und intelligente Datenauswertungen. Die Software stellt einen sicheren Cloud-Speicher zur Verfügung, was für Unternehmen, die ihre Finanzdaten schützen möchten, unerlässlich ist. Außerdem beinhaltet sie Tools, die speziell auf Branchen wie Bauwesen und Einzelhandel zugeschnitten sind und damit Flexibilität bei der Finanzverwaltung bieten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Buchhaltung, die Ihnen Zeit spart, indem sie Routineaufgaben übernimmt. Die intelligenten Datenauswertungen von Xero unterstützen Sie bei finanziellen Entscheidungen, während der sichere Cloud-Speicher garantiert, dass Ihre Daten geschützt und jederzeit verfügbar sind.

Integrationen umfassen Shopify, HubSpot, Square, Stripe, PayPal, Gusto, Mailchimp, Vend, WorkflowMax und Expensify.

FunctionFox ist ein Projektmanagement- und Zeiterfassungstool, das speziell für Kreativteams und Agenturen entwickelt wurde. Es hilft Nutzern, Projekte zu verwalten, Zeiten zu erfassen und die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern.

Warum ich FunctionFox gewählt habe: FunctionFox richtet sich speziell an Kreativteams und bietet Funktionen wie Projektverfolgung und Aufgabenverteilung. Mit dem Projektverfolgungs-Feature behalten Sie Deadlines und Budgets im Blick – eine entscheidende Unterstützung bei Kreativprojekten. Die Aufgabenverteilung ermöglicht es außerdem, Arbeit einfach im Team zu delegieren. Nicht zuletzt sorgt die einfache Bedienoberfläche von FunctionFox dafür, dass Ihr Team sich auf Kreativität statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren kann.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten ein Projekt-Blog, das die Teamkommunikation und Zusammenarbeit erleichtert. Das Echtzeit-Reporting liefert Einblicke in den Projektfortschritt und die Ressourcenzuteilung. Außerdem bietet FunctionFox eine Stoppuhrfunktion, mit der Sie die auf jede Aufgabe verwendete Zeit exakt erfassen können.

Integrationen sind unter anderem QuickBooks, Microsoft Excel und Basecamp.