So wählen Sie eine Buchhaltungssoftware aus
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann eine Herausforderung sein. Insgesamt handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihres Teams vorantreiben kann.
Mit der idealen Lösung können Sie den ROI steigern, Genauigkeit gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Wenn Sie jedoch eine schlechte Wahl treffen, riskieren Sie Ineffizienzen und Fehler, die die Produktivität und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Wenn Sie nach einer Buchhaltungssoftware suchen, aber nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden für Sie bestimmt. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die eine Software auswählen möchten, die ihren Zielen entspricht und Herausforderungen bewältigt. So können Sie dabei vorgehen.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten sollten
Bei der Suche nach einer neuen Buchhaltungssoftware ist es wichtig, zunächst jede Option zu bewerten, indem Sie sich auf die Schlüsselfaktoren konzentrieren, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Werkzeug für Ihr Team auswählen:
1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihnen, Ihr Softwareabonnement anzupassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert. Dies ist für Unternehmen jeder Größe wertvoll, insbesondere aber für Start-ups, Kleinunternehmer und Freiberufler (mehr über die Vorteile von Buchhaltungssoftware für Freiberufler erfahren Sie hier).
Mit der besten Buchhaltungssoftware können Sie problemlos auf einen höheren oder niedrigeren Tarif wechseln, ohne dass Ihre Liquidität belastet wird. Vergessen Sie außerdem nicht, Anbieter nach ihren Vertragsbedingungen und dem Umgang mit Änderungen an Ihrem Abonnement zu fragen.
2. Datenzugriff und Berichtswesen
Datenzugriff und Berichtswesen sind für fundierte Entscheidungen unverzichtbar. Als CFO benötigen Sie ein Buchhaltungssystem, das Echtzeitdaten und anpassbare Berichte für die Finanzberichterstattung bereitstellt.
Prüfen Sie, ob die Software den Export von Daten in verschiedenen Formaten ermöglicht. Fragen Sie außerdem nach, ob sie Dashboards unterstützt und welche Berichtsfunktionen verfügbar sind. Dies erleichtert nicht nur FP&A-Aufgaben, sondern auch die standardmäßige Buchhaltung und das Projektmanagement.
3. Integration in Ihre Technologieumgebung
Die Integration in Ihre bestehende Technologieumgebung gewährleistet reibungslose Abläufe. Ihre Buchhaltungssoftware sollte sich mit anderen Werkzeugen verbinden lassen, etwa mit CRM-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungssystemen oder Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Überprüfen Sie immer, ob die Software APIs oder vorgefertigte Integrationen bietet. Wenn Sie die Software im Rahmen einer Demonstration testen, prüfen Sie, wie sie mit den von Ihnen bereits verwendeten Werkzeugen verbunden werden kann, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
4. Einführung und Unterstützung
Die Einführung und die Kundenunterstützung können über Ihre Erfahrungen mit neuer Software entscheiden. Wenn ein Anbieter eine gute Unterstützung bei der Einführung bietet, hilft dies Ihrem Team, sich schnell einzuarbeiten.
Achten Sie auf Anbieter, die Schulungsressourcen und eine reaktionsschnelle Unterstützung anbieten, und erkundigen Sie sich auf ihrer Kontaktseite nach den Zeiten und Kanälen der Unterstützung.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen bestimmen, wer innerhalb der Softwarelösung auf welche Inhalte zugreifen kann. Dies ist wichtig, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere bei Finanzdaten und persönlichen Bankkonten.
Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Software Rollen zuweisen und Berechtigungen einfach festlegen können. Fragen Sie im Gespräch mit einem Ansprechpartner, wie detailliert diese Kontrollen sind und wie sie angepasst werden können, um besser zu Ihren geschäftlichen Anforderungen zu passen.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software rechtliche und regulatorische Standards erfüllt. Dies ist entscheidend, um Geldstrafen zu vermeiden und Vertrauen zu bewahren. Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Branche relevanten Compliance-Standards unterstützt, insbesondere wenn Sie in stärker regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen tätig sind.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zuzuschneiden. Dies kann die Effizienz und die Benutzerzufriedenheit verbessern. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Buchhaltungssoftware, die zusätzlich Bestandsverwaltung und Funktionen zur Bestandsverfolgung bietet.
Achten Sie auf Software, mit der Sie Felder, Arbeitsabläufe und Benutzeroberflächen anpassen können. Bedenken Sie, dass Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen können. Fragen Sie während Ihres ersten Beratungsgesprächs mit einem Anbieter immer im Voraus nach den Anpassungsoptionen und den Kosten für die Nutzeranzahl.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Ihrem Team Zeit sparen, indem sie manuelle Buchhaltungsaufgaben reduzieren. Achten Sie auf Software, die sich wiederholende Prozesse wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung oder die manuelle Dateneingabe automatisiert. Dadurch kann sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren und zur Verbesserung der Geschäftsabläufe beitragen.
9. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte ist wichtig, wenn Ihr Team von unterwegs oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software über eine mobile App oder eine Internetverbindung verfügt, die auf verschiedenen Geräten zuverlässig funktioniert, damit Ihr Team verbunden und produktiv bleibt.
Berücksichtigen Sie beim Testen Ihrer ausgewählten Buchhaltungslösung außerdem deren Einschränkungen und Funktionen zur Barrierefreiheit.
Buchhaltungssoftware auswählen: Ein 5-Schritte-Modell
Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen geht es um mehr als nur den Vergleich grundlegender Buchhaltungsfunktionen – Sie müssen die Software auch auf Ihre Geschäftsziele und die Anforderungen Ihres Teams abstimmen.
Orientieren Sie sich bei der Auswahl Ihrer nächsten Buchhaltungssoftware an diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um die ideale Lösung zu finden, die all Ihre Anforderungen erfüllt:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Sie können keine Lösung auswählen, ohne zu wissen, was sie leisten soll. Ob Steuererstellung, Verwaltung von Finanzinformationen oder einfach eine benutzerfreundliche Bedienung – definieren Sie zunächst die Anforderungen Ihres Teams, um Ihre Suche nach einer Buchhaltungssoftware zu strukturieren:
Einbeziehung der Stakeholder
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie die Abteilungen Finanzen, Personalwesen und IT sowie die Unternehmensleitung frühzeitig ein, da jede Abteilung unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen an die Buchhaltung hat.
Erwägen Sie, Besprechungen abzuhalten oder Umfragen zu versenden, um deren Meinungen einzuholen und nach aktuellen Herausforderungen sowie gewünschten Verbesserungen zu fragen. So können Sie sicherstellen, dass die Software die spezifischen Anforderungen aller erfüllt.
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Identifizieren Sie als Nächstes alle Funktionsprobleme Ihres aktuellen Systems. Erstellen Sie eine Liste der Schmerzpunkte oder Hindernisse, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, z. B. bei der Führung von Finanzunterlagen, der Einhaltung von Steuervorschriften und der Zeiterfassung. Priorisieren Sie diese anschließend anhand ihrer Auswirkungen auf Ihre betrieblichen Abläufe und Unternehmensfinanzen.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Lösung, die bei der Behebung der wichtigsten Schmerzpunkte helfen kann, um Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und regulatorische Anforderungen. Dazu gehört auch, die Datensicherheit und die Einhaltung von Branchenstandards in Ihren Finanzabschlüssen sicherzustellen.
Unterscheidung zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen
Wenn Sie sich Buchhaltungssoftware ansehen, trennen Sie immer die wesentlichen Buchhaltungsfunktionen von den optionalen.
Unverzichtbare Funktionen sind solche, die Ihre wichtigsten Schmerzpunkte und Anforderungen an die Compliance abdecken, während wünschenswerte Funktionen einen Mehrwert bieten, aber nicht unbedingt erforderlich sind. So können Sie sich zunächst auf Software konzentrieren, die die grundlegenden Anforderungen erfüllt, und gleichzeitig eine unkontrollierte Ausweitung des Umfangs vermeiden.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei wichtigsten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie gut stimmt die Software mit unseren Sicherheitsprotokollen überein?
Schritt 2: Anbieter von Buchhaltungssoftware recherchieren
Nachdem Sie die Rückmeldungen Ihres Teams eingeholt haben, sollten Sie Anbieter von Buchhaltungssoftware recherchieren und vergleichen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Denken Sie daran, dass es mehrere Arten von Buchhaltungssoftware gibt. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und Ihr Budget einhalten:
Anbieter sondieren
Beginnen Sie mit einer übergeordneten Sondierung anhand von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Diese Ressourcen geben Einblicke in den Ruf der Anbieter und die Erfahrungen der Nutzer. Achten Sie auf Muster in den Bewertungen, um häufiges Lob oder wiederkehrende Beschwerden zu erkennen und Anbieter für eine weitere Prüfung in die engere Auswahl zu nehmen.
Software vergleichen
Vergleichen Sie die Software anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen, etwa Unternehmensgröße, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten. Es lohnt sich auch zu überlegen, ob Sie eine Lösung für die Auslagerung benötigen oder ein internes Modell bevorzugen, insbesondere wenn Sie sich mit Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen beschäftigen (lesen Sie hier über die Vorteile von Buchhaltungssoftware für Start-ups).
Suchen Sie anschließend nach Software, die zu Ihrem bestehenden Technologiestack passt und benutzerfreundlich ist. Dies gewährleistet eine reibungslose Integration und minimale Unterbrechungen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln
Ermitteln Sie, wodurch sich die einzelnen Anbieter auszeichnen. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Einige Anbieter wie QuickBooks Online und FreshBooks bieten beispielsweise persönliche Unterstützung oder einzigartige Funktionen. Wenn Sie diese Unterscheidungsmerkmale kennen, können Sie eine intuitivere und fundiertere Entscheidung treffen.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Rechercheergebnisse, um sie einfach vergleichen zu können. Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile für jeden Anbieter festhalten. Mit diesem strukturierten Ansatz können Sie Ihren Entscheidungsprozess vereinfachen. Außerdem hilft er Ihnen dabei, Ihre Ergebnisse den Stakeholdern zu präsentieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jede Software am besten?
- Passt sie zur Größe Ihres Teams, zu Ihrem Budget und zu Ihrem Technologiestack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist die Software für spezielle Anwendungsfälle?
- Welches Lob oder welche Beschwerden von Nutzern treten häufig auf?
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Schritt 3: Eine Auswahlliste für Buchhaltungssoftware erstellen und Kontakt aufnehmen
Als Nächstes sollten Sie Ihre Anbieteroptionen eingrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern beginnen. So gehen Sie dabei vor:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Prioritäten passen. Berücksichtigen Sie in Ihrem Bewertungsprozess Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback. So können Sie Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Optionen konzentrieren.
Eine RFI oder RFP versenden
Versenden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für Buchhaltungssoftware, um detaillierte Informationen zu sammeln. Dieser formelle Prozess hilft Ihnen, die Angebote und Vorgehensweisen der einzelnen Anbieter zu verstehen, und ist besonders bei komplexen Anforderungen oder großen Teams nützlich. Nutzen Sie ihn, um offene Fragen oder Bedenken zu klären.
Produktvorführungen buchen
Buchen Sie Produktvorführungen bei den Anbietern von Buchhaltungssoftware, die Sie in die engere Auswahl genommen haben. Stellen Sie gezielte Fragen zu Integrationen, Zusatzoptionen, Sicherheit und mehr. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um die Software in Aktion zu sehen und ihre Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Bereiten Sie unbedingt Fragen zu bestimmten Funktionen oder Szenarien vor, die für Ihr Team relevant sind. So können Sie beurteilen, wie gut die Software Ihren Anforderungen entspricht.
Einheitliche Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien an. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungskarte, um jede Option anhand wichtiger Faktoren zu bewerten und einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Behalten Sie während dieses Prozesses die Prioritäten Ihres Teams im Blick.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir anhand eines Beispiels eines echten Kunden mit ähnlichen Anforderungen wie unseren den Ablauf erklären?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie verarbeitet Ihre Software die Datenmigration?
- Wie lange dauert die Implementierung normalerweise?
Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erstellen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieterrecherche in eine geschäftliche Begründung zu überführen, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Problembereiche zusammenfassen
Fassen Sie die Problembereiche zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die Ergebnisse, die Sie von neuer Software erwarten. Heben Sie hervor, wie die Software bestimmte Probleme lösen und Abläufe verbessern wird. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Problembereiche und erwartete Vorteile aufzulisten. So lässt sich der Wert der Investition klar darstellen.
Kostenschätzungen präsentieren
Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume. Nutzen Sie Angebote der Anbieter und Ihre Recherche, um genaue Zahlen vorzulegen. Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen Kosten als auch laufende Ausgaben und prüfen Sie die Preise für Buchhaltungssoftware, um einen detaillierteren Überblick zu erhalten. Präsentieren Sie diese Daten anschließend übersichtlich, etwa in einer Tabelle oder einem Diagramm.
ROI und Risiken darlegen
Legen Sie den ROI, Effizienzgewinne und die Risiken eines Nichtstuns dar, um Ihre Argumente wirklich zu untermauern. Erklären Sie, wie die Software Zeit sparen, Prozesse optimieren, Fehler reduzieren oder die Produktivität steigern wird.
Denken Sie außerdem daran, die finanziellen und operativen Vorteile hervorzuheben sowie die möglichen Nachteile einer Nichtimplementierung der Software, etwa anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Risiken.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie schnell können wir mit einem ROI rechnen?
- Wie hoch sind die geschätzten Gesamtkosten und wie sehen die Zeitpläne aus?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware und binden Sie Ihre Benutzer ein
Sobald Sie die Genehmigung erhalten haben, können Sie mit der Planung eines reibungslosen Einführungsprozesses beginnen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:
Kommunikation des Einführungsplans
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder per E-Mail, in Besprechungen oder über interne Plattformen mit. Es ist außerdem wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten, damit alle den Prozess und die weiteren Erwartungen verstehen.
Interne Verantwortliche bestimmen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Diese Personen kümmern sich um Fragen und koordinieren sich mit dem Anbieter. Wählen Sie Personen aus, die mit der Software vertraut sind und Probleme beheben können, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten und den Benutzern Unterstützung zu bieten.
Schulung und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulung abschließt und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie Schulungen und gewähren Sie Zugriff auf Ressourcen wie Webinare oder Leitfäden.
Sie sollten außerdem regelmäßige Besprechungen fördern, um Fragen zu klären und den Fortschritt zu überwachen. Denken Sie daran: Die konsequente Nutzung des Tools trägt dazu bei, die Effizienz und die Zufriedenheit der Endbenutzer zu steigern.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein und beziehen Sie dabei auch die Ressourcen des Anbieters ein. Die meisten neuen Softwarelösungen erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit. Ermutigen Sie die Benutzer, ihre Erfahrungen und aufgetretene Probleme zu teilen, und nutzen Sie dieses Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und den Prozess zu verbessern.
Arbeiten Sie außerdem mit dem Anbieter zusammen, um technische Probleme zu beheben oder Funktionen für eine bessere Nutzung in verschiedenen Anwendungsfällen zu optimieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie frühe Erfolge verfolgen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Benutzerfeedback einholen?
Wie geht es weiter:
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