Cómo ajustar correctamente la acumulación de vacaciones para empleados
Saber cómo ajustar la acumulación de vacaciones es fundamental; aunque los trabajadores estadounidenses desean la opción de tiempo libre pagado (PTO), muchos no utilizan todos sus días de vacaciones.
En una encuesta de 2023 realizada por el Pew Research Center, el 62% de los empleados dijo que el PTO era extremadamente importante para ellos, siendo uno de los beneficios laborales más solicitados. Sin embargo, el 46% de estos empleados no utiliza todos sus días de PTO.
En este artículo, explico el proceso paso a paso para ajustar la acumulación de vacaciones. También explico cómo afectan los aumentos salariales y las licencias sabáticas al pago de vacaciones acumuladas.
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Contabilización de las Vacaciones Acumuladas
Los empleados pueden usar su tiempo de vacaciones para vacaciones, licencias por enfermedad u otros motivos, según la política de vacaciones. Pero cuando los empleados no utilizan su tiempo de vacaciones, se vuelven elegibles para recibir un pago por ese tiempo. Por eso, las vacaciones acumuladas aparecen en su balance general hasta que se pagan.
Según ASC 710, los empleadores deben acumular un pasivo por ausencias futuras (el término contable para vacaciones aún no utilizadas) si se cumplen las siguientes condiciones:
- El empleado ya ha prestado los servicios necesarios para ganarse la compensación por ausencias futuras.
- La obligación está relacionada con derechos que se consolidan o acumulan. Los derechos consolidados deben continuar incluso si el empleado se desvincula: los derechos no deben estar supeditados a servicios futuros. En otras palabras, el empleador no debe tener una política de "úsalo o piérdelo" y el pago de las vacaciones acumuladas debe trasladarse a años siguientes.
- El pago de la compensación debe ser probable.
- El monto se puede estimar razonablemente.
El monto que se debe a los empleados por vacaciones no utilizadas aparece como un pasivo en su balance general hasta que se paga. El monto también aparece en su estado de resultados como un gasto en el periodo en que se devengó.
Una vez pagado, el pasivo desaparece del balance general y el monto de vacaciones acumuladas aparece en el estado de flujos de efectivo como una salida de efectivo.
Por supuesto, hay casos en los que no tendrá que pagar por vacaciones acumuladas. Por ejemplo, no es necesario acumular el pago de vacaciones si cuenta con una política de "úsalo o piérdelo".
Política de "Úsalo o Piérdelo"
Una política de "úsalo o piérdelo" exige que los empleados pierdan el tiempo de vacaciones no utilizado después de una fecha predeterminada.
Supongamos que Fred, uno de sus empleados, tiene 30 horas de vacaciones acumuladas. Su política de "úsalo o piérdelo" puede exigir que Fred utilice esas 30 horas antes del final del primer trimestre del siguiente año calendario o pierda ese tiempo de vacaciones.
Pero hay un inconveniente: No todas las empresas pueden implementar una política de "úsalo o piérdelo".
Las leyes estatales determinan si puede quitarle el tiempo de vacaciones a un empleado una vez que ya lo haya ganado.
Por ejemplo, las empresas en Nebraska no pueden cambiar su política de vacaciones para quitarle el tiempo de vacaciones a un empleado después de que éste haya prestado sus servicios para obtenerlo. Esto significa que las empresas de Nebraska no pueden tener una política de "úsalo o piérdelo".
Cuándo Registrar una Entrada de Vacaciones en Contabilidad de Devengo
La mayoría de las empresas registran las acumulaciones de vacaciones una vez al año calendario. Otros periodos comunes para registrar las vacaciones no utilizadas son una vez por ejercicio fiscal o en la fecha de contratación del empleado. Los pagos se registran cuando se realizan.
Los dos tipos de registros que deberá realizar para cada empleado con vacaciones acumuladas son:
- Asiento para registrar el monto adeudado de pago de vacaciones
- Asiento para registrar el pago
Cómo Calcular las Vacaciones Acumuladas
Antes de registrar un asiento contable, deberá calcular el monto de vacaciones acumuladas para cada empleado que tenga días de vacaciones no utilizados.
Aquí tiene la fórmula para calcular las vacaciones acumuladas:
Vacaciones acumuladas = (horas de vacaciones acumuladas x tarifa por hora del empleado)
Siga este proceso paso a paso para recopilar la información necesaria y calcular las vacaciones acumuladas:
- Determina el tiempo de vacaciones no utilizadas del período de pago anterior restando el número de horas de vacaciones usadas del total de horas de vacaciones ganadas para ese período.
- Multiplica el número de horas de vacaciones acumuladas por la tarifa horaria total del empleado.
- Agrega este monto al saldo acumulado de vacaciones llevado desde los períodos anteriores.
Herramientas de software más comunes para vacaciones acumuladas
Las dos herramientas de software comúnmente utilizadas para calcular y registrar las vacaciones acumuladas son los programas de nóminas y los programas de contabilidad.
El software de nómina ayuda a calcular el tiempo de vacaciones ganadas durante un período contable específico. Alternativamente, puedes solicitar a tu proveedor de servicios de nómina que comparta los datos de tiempo de vacaciones de los empleados para un período específico.
Una vez que tengas los datos necesarios para calcular las vacaciones acumuladas, utiliza un software contable para registrar los asientos contables. Tu software de contabilidad actualizará automáticamente el estado de resultados, el balance general y el flujo de caja.
Las mejores soluciones de software contable ofrecen funciones integradas para la acumulación de vacaciones. Una vez que ingresas el saldo de permisos, la tasa de acumulación y la tarifa horaria del empleado, el software actualiza automáticamente los saldos de las vacaciones acumuladas.
Ejemplo de ajuste de acumulación de vacaciones
Supongamos que John Smith ya ha acumulado 40 horas de vacaciones. Según tu política de vacaciones, John Smith recibe cinco horas de vacaciones por mes, para un total de 60 horas al año.
Durante el período contable anterior, John Smith utilizó 40 horas de vacaciones. Al final del período contable, a John Smith le quedarán 60 horas de vacaciones acumuladas, calculadas así:
[40 horas de vacaciones acumuladas + (60 horas de vacaciones del año anterior - 40 horas de vacaciones usadas)] = 60 horas
John Smith gana $30 por hora.
Así será el saldo de vacaciones acumuladas de John Smith al final del período contable:
60 horas x $30 por hora = $1,800
Ten en cuenta que $1,800 debe ser el saldo de la cuenta de vacaciones acumuladas de John Smith, no el monto incremental que se utiliza en el asiento contable. El monto en el asiento debe ser:
($1,800 - Saldo final de la cuenta del período contable anterior)
Como John Smith tenía 40 horas de vacaciones acumuladas, el saldo final del período contable anterior se puede calcular así:
(40 horas x $30 por hora) = $1,200
El monto en el asiento sería:
($1,800 - $1,200) = $600
Asientos contables relevantes
Ahora que conoces los cálculos necesarios para registrar los asientos contables de vacaciones acumuladas, utilicemos los mismos ejemplos para ver qué asientos debes contabilizar.
Añadiendo más acumulación de vacaciones
El monto incremental en nuestro ejemplo es $600. Dicho de manera sencilla, John Smith tiene $600 en valor de vacaciones no utilizadas adicionales, que se trasladan desde el año anterior.
Así se verá el asiento contable:
| Cuenta | Débito | Crédito | Notas |
|---|---|---|---|
| Gasto por vacaciones | $600 | - | Registro del tiempo de vacaciones acumuladas como gasto. Esta cifra aparece en el estado de resultados. |
| Vacaciones a pagar | - | $600 | Registro de la obligación de vacaciones acumuladas. Esta cifra aparece en el balance general hasta que el empleado utiliza las vacaciones o se paga el monto. |
Vacaciones utilizadas por los empleados
Supongamos que John Smith quiere usar 50 horas de vacaciones al inicio del próximo ejercicio fiscal. Actualmente tiene 60 horas de vacaciones acumuladas.
Cuando John Smith utiliza 50 horas de vacaciones, debes crear el siguiente asiento contable para ajustar el monto acumulado de vacaciones:
| Cuenta | Débito | Crédito | Notas |
|---|---|---|---|
| Vacaciones a pagar | $600 | - | Reducción del saldo de obligaciones. |
| Efectivo | - | $600 | Reducción del saldo de caja por el monto de las vacaciones acumuladas pagadas al empleado. |
Cómo afectan los aumentos al pago de vacaciones acumuladas
Los aumentos incrementan tu obligación por vacaciones acumuladas.
El pago de vacaciones se calcula usando la tarifa salarial más reciente del empleado. Cuando aumentas el salario de un empleado, debes añadir el monto incremental del pago de vacaciones a la obligación por vacaciones acumuladas.
Por ejemplo, supongamos que John Smith tiene 60 horas de vacaciones acumuladas. Su tarifa por hora aumenta de $30 a $35.
El monto acumulado de sus vacaciones aumentará en $300 (60 horas x $5 por hora) después del aumento. Este es el asiento contable para ajustar la acumulación de vacaciones:
| Cuenta | Débito | Crédito | Notas |
|---|---|---|---|
| Gasto por Vacaciones | $300 | - | Aumento del gasto por vacaciones |
| Vacaciones a Pagar | - | $300 | Aumento del pasivo por vacaciones acumuladas |
Los sabáticos y su impacto
EITF Abstract 06-02 aborda la confusión sobre la contabilización de las licencias sabáticas. Según el resumen:
- Las licencias sabáticas no se acumulan cuando son para investigación o servicio público que mejora la reputación del empleador o beneficia al empleador. El empleado, en esencia, está prestando servicios a la empresa, por los cuales recibe una compensación.
- La licencia sabática sí se acumula cuando es tiempo libre sin restricciones y se otorga como compensación por servicios ya prestados.
¿Puede el tiempo o monto acumulado de vacaciones ser negativo?
Sí, el tiempo o los dólares de vacaciones acumulados para un empleado específico pueden ser negativos.
Los saldos negativos de licencia ocurren cuando los empleadores pagan más dinero de vacaciones o permiten que los empleados tomen más días de vacaciones de los que han ganado.
El saldo de vacaciones acumulado eventualmente se volverá positivo a medida que las horas de vacaciones sigan acumulándose.
Ajustar la acumulación de vacaciones es fácil
Ajustar la acumulación de vacaciones es sencillo una vez que se entiende cómo calcular la acumulación incremental y los asientos contables. En la mayoría de los casos, solo necesitarás hacer dos registros: sumar las vacaciones no utilizadas y pagar a los empleados por el uso de sus vacaciones.
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