Cómo automatizar los informes de gastos en 6 pasos
Aprobar informes de gastos es una tarea tediosa y, te lo prometo, tus empleados no están precisamente entusiasmados por crearlos. La automatización de gastos puede ayudarte a ti y a tus empleados a liberarse de este ciclo repetitivo de informes y aprobaciones de una vez por todas.
¿Qué es la Automatización de Informes de Gastos?
La automatización de informes de gastos consiste en utilizar un software de informes de gastos—o, al menos, buenos informes estandarizados—para ayudarte a acelerar o eliminar tareas recurrentes tediosas como revisar informes y gestionar reembolsos.
Sin embargo, las soluciones modernas de gestión de gastos hacen más que solo lo básico. Están diseñadas para automatizar y optimizar casi cada parte del proceso, incluyendo registrar, rastrear, aprobar y pagar los gastos reembolsables.
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¿Por Qué Automatizar los Informes de Gastos?
¿Por qué invertir en toda esta tecnología y rediseñar tu proceso de aprobación de gastos? Pues bien, estás dejando mucho dinero sobre la mesa si no automatizas el flujo de trabajo de aprobación de reembolsos. Hablemos de por qué deberías automatizar los informes de gastos:
- Menos errores: La Global Business Travel Association afirma que el 19% de todos los informes de gastos contienen errores. El informe también explica que las empresas dedican una media de 18 minutos por error para corregirlos. Es una enorme pérdida de tiempo, energía y costes laborales. Los beneficios del software de gestión de gastos incluyen la minimización de errores, lo que puede ahorrarte miles de dólares, especialmente en la temporada de impuestos.
- Procesos de aprobación más rápidos: Los gerentes pueden aprobar informes de gastos con un solo clic sin tener que lidiar con hojas de cálculo torpes y lentas. Además, no es necesario segregar las funciones para la aprobación, ya que todos los registros están disponibles, incluyendo los recibos y el nombre de la persona que aprobó el informe.
- Mayor eficiencia: La automatización agiliza y acelera todo el proceso, desde la presentación de un informe hasta su aprobación. Elimina múltiples tareas manuales como introducir datos en el informe, comprobar si todos los gastos son reembolsables de acuerdo con la política de gastos, y realizar los pagos de los reembolsos.
- Procesos amigables para el empleado: Copiar información de un recibo a un informe de trabajo no equivale precisamente a satisfacción laboral. Delegar tareas monótonas al software libera tiempo de los empleados, que pueden dedicar a la estrategia o la innovación, y ambas cosas pueden incrementar la satisfacción en el trabajo.
- Mejor visibilidad de los gastos: La falta de visibilidad es un problema común: los líderes no saben en qué se ha gastado hasta fin de mes. Como dijo Adriana Carpenter, directora financiera de Emburse, a PYMNTS:
Las empresas tienen dificultades para obtener visibilidad sobre los gastos que realizan sus empleados. … Entre el 20 y el 40% del gasto se produce cuando el empleado realiza la transacción y no pasa por un proceso centralizado.
La visibilidad en tiempo real sobre los patrones de gasto ayuda a los CFO y al equipo financiero a tomar decisiones oportunas basadas en datos. Los sistemas de automatización de la gestión de gastos ofrecen una visión en tiempo real. A medida que los empleados presentan gastos, la función de análisis del software consolida estos datos para crear gráficos e informes reveladores.
Cómo Automatizar los Informes de Gastos: Guía Paso a Paso
Automatizar los informes de gastos de los empleados es bastante sencillo. Lo más importante aquí es el software de informes de gastos que utilices, así que elígelo bien.
Una vez que tengas tu sistema en marcha, estos son los siguientes pasos:
1. Configura el Software de Automatización de Gastos
La configuración implica ajustar el software según tus flujos de trabajo de aprobación. En esta etapa también es cuando introduces las normas y límites mencionados en tu política de gastos.
Cuando todo esté configurado, otorga permisos a los miembros del equipo correspondientes según sus roles.
2. El Empleado Registra el Gasto
Siempre que un empleado paga algo de su bolsillo, registra ese gasto en el software. Luego, se extrae directamente de tu cuenta de gastos.
Lo ideal es usar una solución compatible con dispositivos móviles, para que los empleados puedan registrar gastos sobre la marcha. La mayoría de los programas permiten que los empleados suban una foto del recibo al registrar un gasto, eliminando la necesidad de introducir los detalles manualmente.
3. Se Consulta la Política de Gastos (Automatizado)
El mejor software de automatización de gastos revisa automáticamente los gastos según la política de gastos, comprobando reglas y umbrales como las categorías de gastos elegibles para reembolso y límites de gasto.
Dependiendo de tu estructura del departamento de contabilidad, tú, tu controller financiero u otro miembro de tu equipo recibirán notificaciones en tiempo real cada vez que los informes de gastos superen esta etapa.
4. Aprobar reembolso
Tras recibir una notificación, la persona responsable de este sistema revisa los informes de gastos, compara los detalles con el recibo y los aprueba con un solo clic. Algunos sistemas ni siquiera requieren que realices este paso si el gasto se encuentra dentro de tus umbrales de revisión, automatizando aún más el proceso.
Los empleados reciben el dinero y todos los reembolsos se registran automáticamente en el sistema contable de la empresa.
5. Se crea una auditoría (Automatizada)
Los sistemas automatizados de gestión de gastos mantienen una auditoría completa para cada gasto realizado por tus empleados.
El sistema guarda una copia digital de todos los documentos relevantes, incluidos recibos e informes de gastos, facilitando mucho las auditorías internas para todos los implicados.
6. Consulta analíticas e informes
Las mejores soluciones de software ofrecen análisis e informes integrados. Puedes visualizar cosas como cuánto gastaron los empleados y las desviaciones respecto a las cifras presupuestadas.
Estos datos también sirven como base para la proyección de gastos empresariales del próximo periodo.
Encuentra la herramienta adecuada de automatización de informes de gastos
¿Ves cómo todo el proceso automatizado depende de tu software de automatización de gastos?
Por eso es importante elegir un software que se adapte a tu flujo de trabajo y ofrezca las funciones que tu empresa necesita. Esto es lo que debes buscar:
Funciones específicas
Busca funciones como flujos de aprobación configurables, verificaciones de cumplimiento de políticas, y análisis e informes.
Estas funciones ahorran mucho tiempo y minimizan los errores en el proceso. Por ejemplo, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ayuda a extraer información de los recibos y la incorpora automáticamente en los informes. Ahorra tiempo y reduce errores por tecleo.
Fácil de configurar
Algunas herramientas son demasiado complejas. Aunque ofrecen muchas capacidades, el coste-beneficio podría resultar desfavorable si el software requiere meses para implementarse y necesita un empleado dedicado para su gestión.
Busca un software que sea fácil de configurar y ofrezca las funciones que necesitas.
Accesibilidad móvil
Tus empleados pueden tener mucho trabajo. Puede que olviden registrar gastos o pierdan recibos mientras están en movimiento.
Las aplicaciones móviles facilitan el registro de gastos: cada vez que un empleado realiza un pago, puede tomar una foto del recibo con su teléfono y subirla a la aplicación.
Opciones de personalización
El software de automatización de informes de gastos debería permitirte personalizar categorías, etiquetas y otros ajustes para adaptarse a las necesidades únicas de tu empresa.
La aplicación también debe permitirte establecer permisos de usuario granulares para controlar quién puede ver, modificar y aprobar gastos.
Atención al cliente
¿Con qué rapidez recibes ayuda cuando la necesitas? Lee las reseñas del proveedor antes de registrarte para asegurarte de que el equipo de soporte tenga la combinación adecuada de esfuerzos y sea receptivo.
Integraciones
¿El software de automatización de gastos se integra con tu sistema ERP u otras herramientas que utilices con frecuencia, como Slack?
La integración permite el intercambio de información entre aplicaciones, lo que facilita la automatización. Por ejemplo, en un sistema integrado, cuando finanzas aprueba un gasto para reembolso, el sistema de gestión de gastos transmite esta información a tu software contable. El software de contabilidad utiliza este dato para actualizar los estados financieros (estado de resultados, balance general y flujo de efectivo) y las cuentas contables relevantes.
Aspectos a considerar antes de implementar la automatización de informes de gastos
Antes de comprometerte con un proveedor de software, reflexiona sobre los desafíos que podrías encontrar en el camino. Esto te da más control sobre el proceso de implementación y minimiza retrasos. Aquí tienes algunas cuestiones comunes que debes considerar:
1. Las necesidades de SU empresa
Puedes encontrar el software más elegante en internet. Pero, ¿realmente necesita tu empresa un sistema sofisticado? Si eres una empresa SaaS en crecimiento, una solución fácil de usar con todas las funciones esenciales podría tener mucho más sentido.
También debes considerar el volumen y la complejidad de los gastos, la cantidad de usuarios y las integraciones listas para usar que te ofrece el software.
2. Presupuesto y Retorno de la Inversión
Los sistemas automatizados pueden tener un precio elevado, y hay más que considerar que sólo el precio de adquisición. También debes contemplar los costos de capacitación, implementación y mantenimiento.
¿Estos costos encajan en tu presupuesto actual? Si es así, realiza un rápido análisis de coste-beneficio. Por ejemplo, si eres una empresa pequeña que procesa sólo unos pocos informes de gastos, el coste de un sistema avanzado podría superar con creces sus beneficios.
3. Adopción y Capacitación de los Empleados
El 60% de los empleados experimentan frustración con nuevo software, según una encuesta de Gartner. Si los empleados están acostumbrados a un proceso basado en papel, pasar a una solución digital puede ser abrumador.
Esto no es un gran problema si su solución es bastante fácil de usar. Sin embargo, para sistemas complejos, será necesario proporcionar sesiones de formación exhaustivas, documentación clara y apoyo continuado para facilitar la transición y fomentar la adopción.
4. Gestión del Cambio y Comunicación
Implementar un nuevo flujo de aprobación de gastos es un cambio significativo. Apresurar la implementación y cambiar radicalmente el proceso de reporte de gastos puede alterar las operaciones.
Por ejemplo, los empleados podrían cometer errores al usar el software, o el software podría no ser compatible cuando lo integras con tu sistema contable. Planificar estos desafíos antes de la implementación ahorra mucho tiempo y dinero.
¿Qué pasa con las tarjetas virtuales?
¿Realmente necesitas informes de gastos en un mundo con tarjetas virtuales? Por supuesto, las tarjetas virtuales son una excelente manera de evitar la molestia de procesar informes de gastos, pero sólo el 38% de las empresas en EE. UU. y Canadá utiliza tarjetas virtuales.
Incluso con una tarjeta virtual, habrá ocasiones en que los empleados pueden necesitar crear un informe de gastos, y tendrás que aprobarlos.
Por ejemplo, un proveedor podría no aceptar ciertas formas de pago o sólo aceptar efectivo. Tal vez un empleado no tenga acceso a una tarjeta virtual, o el pago falle al usar la tarjeta. En general, son excelentes cuando funcionan... simplemente no siempre funcionan.
Despídete de la gestión manual de gastos
¿No te gusta gestionar recibos en papel, ingreso manual de datos y extractos de tarjetas de crédito? Usa un software de gestión de gastos automatizado y despídete de los procesos manuales. Hay un coste inicial para implementar la automatización de gastos, pero puede traducirse en ahorros significativamente mayores que el precio, siempre que elijas la herramienta adecuada.
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