Cómo automatizar los informes de gastos en 6 pasos
Aprobar informes de gastos es una tarea tediosa y, te prometo, tus empleados tampoco están precisamente entusiasmados por crearlos. La automatización de gastos puede ayudarte a ti y a tus empleados a liberarse de este ciclo repetitivo de reportes y aprobaciones de una vez por todas.
¿Qué es la automatización de informes de gastos?
La automatización de informes de gastos implica el uso de software para informes de gastos—o, al menos, buenos informes estandarizados—para ayudarte a acelerar o incluso omitir tareas recurrentes tediosas como revisar informes y procesar reembolsos.
Sin embargo, las soluciones modernas de gestión de gastos hacen mucho más que solo lo básico. Estas están diseñadas para automatizar y agilizar casi todas las partes del proceso, desde el registro y el seguimiento hasta la aprobación y el pago de los gastos reembolsables.
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¿Por qué automatizar los informes de gastos?
¿Por qué invertir en toda esta tecnología y rediseñar tu proceso de aprobación de gastos? Bueno, estás dejando mucho dinero sobre la mesa si no estás automatizando el flujo de trabajo de aprobación de reembolsos. Hablemos de por qué deberías automatizar los informes de gastos:
- Menos errores: La Global Business Travel Association dice que el 19% de todos los informes de gastos contienen errores. El informe también explica que las empresas gastan una media de 18 minutos por error en corregirlos. Eso es una enorme pérdida de tiempo, energía y costes laborales. Los beneficios del software de gestión de gastos incluyen la minimización de errores, lo que puede ahorrarte miles de dólares, especialmente en la temporada de impuestos.
- Aprobaciones más rápidas: Los gerentes pueden aprobar los informes de gastos con un solo clic, sin lidiar con hojas de cálculo engorrosas y que consumen tiempo. Tampoco necesitas segregar funciones para la aprobación, ya que todos los registros están disponibles, incluidos los recibos y el nombre de la persona que aprobó el informe de gastos.
- Mayor eficiencia: La automatización agiliza y acelera todo el proceso, desde la presentación de un informe hasta su aprobación. Elimina múltiples tareas manuales como introducir datos en el informe, verificar si todos los gastos son reembolsables según la política de gastos y efectuar los reembolsos.
- Procesos amigables para los empleados: Copiar los detalles de un recibo a un informe de trabajo no es precisamente sinónimo de satisfacción laboral. Delegar las tareas monótonas al software libera tiempo de los empleados, que pueden dedicar a la estrategia o la innovación, y ambas cosas pueden potenciar la satisfacción laboral.
- Mayor visibilidad sobre los gastos: La falta de visibilidad es un problema común: los líderes no saben cuánto se ha gastado hasta fin de mes. Como dijo Adriana Carpenter, directora financiera en Emburse, a PYMNTS:
Las empresas tienen dificultades para obtener visibilidad de los gastos que realizan sus empleados. ... Entre el 20 y el 40% del gasto lo realiza el propio empleado al transaccionar y no pasa por un proceso centralizado
La visibilidad en tiempo real sobre los patrones de gasto ayuda a los directores financieros y al equipo de finanzas a tomar decisiones oportunas basadas en datos. Los sistemas automatizados de gestión de gastos ofrecen una visión en tiempo real. A medida que los empleados presentan sus gastos, la función de análisis del software consolida esta información para crear gráficos e informes informativos.
Cómo automatizar los informes de gastos: una guía paso a paso
Automatizar los informes de gastos de los empleados es bastante sencillo. Lo más importante aquí es el software de informes de gastos que utilices, así que elígelo con cuidado.
Una vez que tengas el sistema en marcha, estos son los siguientes pasos:
1. Configura el software de automatización de gastos
La configuración implica adaptar el software en función de tus flujos de aprobación. Esta también es la etapa donde ingresas las reglas y límites mencionados en tu política de gastos.
Cuando todo esté configurado, otorga permisos a los miembros del equipo según su rol.
2. El empleado registra el gasto
Siempre que un empleado pague de su bolsillo, registra ese gasto en el software. Luego, se extrae directamente de tu cuenta de gastos.
Lo ideal es utilizar una solución compatible con dispositivos móviles, para que los empleados puedan registrar gastos en cualquier lugar. La mayoría de los softwares permite que los empleados suban una foto del recibo al registrar un gasto, eliminando la necesidad de introducir los detalles manualmente.
3. Se referencia la política de gastos (Automatizado)
El mejor software de automatización de gastos verifica automáticamente los gastos en función de la política de gastos, comprobando reglas y umbrales como las categorías de gastos elegibles para el reembolso y los límites de gasto.
Dependiendo de la estructura de tu departamento de contabilidad, tú, tu controller financiero, u otro miembro de tu equipo recibirán notificaciones en tiempo real cada vez que los informes de gastos superen esta etapa.
4. Aprobar el Reembolso
Tras recibir una notificación, la persona responsable de este sistema revisa los informes de gastos, compara los detalles con el recibo y los aprueba con un solo clic. Algunos sistemas ni siquiera requieren este paso si el gasto está dentro de tus umbrales de revisión, automatizando aún más el proceso.
Los empleados reciben el dinero y todos los reembolsos se registran automáticamente en el sistema contable de la empresa.
5. El Historial de Auditoría Se Genera (Automatizado)
Los sistemas automatizados de gestión de gastos mantienen un historial de auditoría completo para cada gasto realizado por tus empleados.
El sistema guarda una copia digital de todos los documentos relevantes, incluidos recibos e informes de gastos, lo que facilita enormemente las auditorías internas para todos los involucrados.
6. Consulta Analíticas y Reportes
Las mejores soluciones de software ofrecen analíticas y reportes integrados. Puedes visualizar aspectos como cuánto gastaron los empleados y las diferencias respecto a las cifras presupuestadas.
Estos datos también proporcionan una base para la proyección de gastos empresariales para el próximo periodo.
Encuentra la Herramienta de Automatización de Informes de Gastos Adecuada
¿Notas cómo todo el proceso automatizado depende de tu software de automatización de gastos?
Por eso es importante elegir un software que pueda apoyar tu flujo de trabajo y ofrecer las funciones que necesita tu empresa. Esto es lo que debes buscar:
Funciones Específicas
Busca funciones como flujos de aprobación configurables, comprobaciones de cumplimiento de políticas y analíticas y reportes.
Estas características ahorran mucho tiempo y minimizan errores en el proceso. Por ejemplo, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ayuda a extraer información de los recibos y la completa automáticamente en los reportes. Así se ahorra tiempo y se minimizan los errores de tipeo.
Fácil de Configurar
Algunas herramientas son demasiado complejas. Aunque ofrecen muchas capacidades, la relación costo-beneficio podría volverse desfavorable si el software toma meses en implementarse y requiere un empleado dedicado para su gestión.
Busca un software que sea fácil de configurar y que ofrezca las funciones que realmente necesitas.
Accesibilidad Móvil
Tus empleados pueden tener mucho trabajo. Es posible que olviden registrar sus gastos o pierdan recibos cuando están en movimiento.
Las aplicaciones móviles hacen que el registro de gastos sea más fácil: cada vez que un empleado realiza un pago, puede tomar una foto del recibo con su teléfono y subirla a la aplicación.
Opciones de Personalización
Tu software de automatización de informes de gastos debe permitirte personalizar categorías, etiquetas y otros ajustes para adaptarse a las necesidades únicas de tu empresa.
La aplicación también debe permitirte establecer permisos de usuario detallados para que puedas controlar quién puede ver, modificar y aprobar los gastos.
Soporte al Cliente
¿Cuánto tiempo tarda la ayuda cuando la necesitas? Lee las reseñas del proveedor antes de contratarlo para asegurarte de que el equipo de soporte tiene la combinación adecuada de esfuerzo y es realmente receptivo.
Integraciones
¿El software de automatización de gastos se integra con tu sistema ERP u otras herramientas que usas con frecuencia, como Slack?
La integración permite el intercambio de información entre aplicaciones, lo que facilita la automatización. Por ejemplo, en un sistema integrado, cuando Finanzas aprueba un gasto para reembolso, el sistema de gestión de gastos transmite esta información a tu software de contabilidad. El software contable utiliza estos datos para actualizar los estados financieros (estado de resultados, balance general y flujo de efectivo) y las cuentas contables relevantes.
Cosas a Considerar Antes de Implementar la Automatización de Informes de Gastos
Antes de comprometerte con un proveedor de software, piensa en los retos que podrías enfrentar en el proceso. Esto te dará mayor control sobre la implementación y minimizará los retrasos. Aquí tienes algunas consideraciones comunes:
1. Las necesidades de SU empresa
Puedes encontrar el software más elegante en internet. Pero, ¿realmente necesita tu empresa un sistema sofisticado? Si eres un negocio SaaS en crecimiento, una solución fácil de usar con todas las funciones esenciales podría tener más sentido.
También debes considerar el volumen y la complejidad de los gastos, el número de usuarios y las integraciones listas para usar que incluye el software.
2. Presupuesto y retorno de la inversión
Los sistemas automatizados pueden tener un precio elevado, y hay que tener en cuenta mucho más que el precio base. También es necesario considerar los costes de formación, implementación y mantenimiento.
¿Estos costes encajan en tu presupuesto actual? Si es así, realiza un análisis rápido de costo-beneficio. Por ejemplo, si eres una empresa pequeña que solo procesa unos pocos reportes de gastos, el coste de un sistema avanzado podría superar con creces los beneficios.
3. Adopción y formación de los empleados
El 60% de los empleados experimentan frustración con un nuevo software, según una encuesta de Gartner. Si los empleados están acostumbrados a un proceso basado en papel, pasar a una solución digital puede resultar abrumador.
Esto es menos problemático si la solución es relativamente fácil de usar. Sin embargo, para sistemas complejos, deberás proporcionar sesiones de formación exhaustivas, documentación clara y soporte continuo para facilitar la transición y fomentar la adopción.
4. Gestión del cambio y comunicación
Implementar un nuevo flujo de aprobación de gastos es un cambio significativo. Apresurarse en la implementación y cambiar radicalmente el proceso de reporte de gastos puede interrumpir las operaciones.
Por ejemplo, los empleados podrían cometer errores al usar el software, o puede que el software no se integre bien con tu sistema contable. Planificar para estos desafíos antes de la implementación ahorra mucho tiempo y dinero.
¿Qué pasa con las tarjetas virtuales?
¿De verdad necesitas reportes de gastos en un mundo con tarjetas virtuales? Claro, las tarjetas virtuales son una excelente manera de evitar el trabajo que implica procesar reportes de gastos, pero solo el 38% de las empresas de EE. UU. y Canadá usan tarjetas virtuales.
Incluso con una tarjeta virtual, habrá ocasiones en las que los empleados necesiten crear un reporte de gastos, y tendrás que aprobarlos.
Por ejemplo, puede que un proveedor no acepte ciertos métodos de pago o solo acepte efectivo. Tal vez un empleado no tenga acceso a una tarjeta virtual o el pago falle al usar la tarjeta. En general, son muy útiles cuando funcionan... pero no siempre funcionan.
Despídete de la gestión manual de gastos
¿No te gusta gestionar recibos en papel, introducir datos manualmente y revisar estados de cuenta de tarjetas de crédito? Usa un software de gestión de gastos automatizada y despídete de los procesos manuales. Existe un coste inicial para implementar la automatización de gastos, pero puede traducirse en ahorros mucho mayores que su precio, siempre que elijas la herramienta adecuada.
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