Cómo un balance general contable puede salvar tu negocio
Es posible que hayas escuchado que solo la mitad de las pequeñas empresas sobreviven los primeros 5 años, pero ¿sabías que más del 80% de las empresas fracasan debido a problemas de flujo de efectivo?
Si bien entender tu balance general no resolverá todos tus problemas, te ayudará a detectarlos con suficiente tiempo para marcar la diferencia.
Conceptos Básicos del Balance General
El balance general es un estado financiero estandarizado que ilustra el valor de una empresa. También se le conoce como el valor en libros. Los balances generales se utilizan:
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Aunque el balance general es una poderosa herramienta financiera, no es un instrumento independiente para todas las necesidades contables. No muestra, por ejemplo, el valor de mercado real de una empresa ni detalla beneficios, pérdidas, flujos de efectivo y otros factores financieros críticos. Por eso, los prestamistas e inversores suelen pedir ver múltiples estados financieros, incluidos balances generales y estados de resultados, al considerar una empresa para crédito o inversión.
Se pueden crear balances generales en Excel de forma manual. Sin embargo, lo recomendable es usar plantillas y mecanismos de reporte dentro de un software contable. Estas herramientas automatizan la creación de balances, reduciendo los riesgos de error relacionados con la transferencia manual de datos.
¿Qué es un Balance General Contable?
Un balance general es un estado contable que muestra una instantánea de los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas de una empresa.
En un lado del balance general, se muestra lo que la empresa posee. Esto incluye:
- Activos corrientes, como dinero en efectivo y equivalentes de efectivo
- Activos a largo plazo, como terrenos y equipo
- Activos intangibles, como fondo de comercio y propiedad intelectual
En el otro lado del balance general, se muestra lo que la empresa debe y cuánto han invertido los propietarios. Lo que la empresa debe —es decir, sus pasivos— incluye:
- Pasivos corrientes, como préstamos a corto plazo, cuentas por pagar e impuestos sobre la renta
- Pasivos a largo plazo, como bonos por pagar e hipotecas
En la sección de patrimonio de los accionistas, encontrarás acciones comunes, utilidades retenidas y otros elementos de patrimonio de los accionistas.
Cómo equilibrar tu balance general
Como habrás imaginado, el balance general de tu empresa siempre debe cuadrar. La ecuación contable para un balance general es:
Activos = Pasivos + Patrimonio de los accionistas
Esto significa que cada lado de la ecuación debe tener el mismo total; suma todos los activos en un lado del balance general y luego suma todos los pasivos más el patrimonio de los accionistas en el otro lado. Si no son iguales, probablemente haya un error en el reporte. Revisa que todos los números sean correctos y que nada haya quedado fuera de la ecuación del balance general. También puede que debas comprobar que estés reportando los activos y pasivos correctos para el periodo contemplado en los balances.
Aquí tienes un ejemplo muy básico de balance general:
Usando esta herramienta para comprender tu situación financiera
Debes utilizar el balance general para entender la situación financiera de tu empresa en un momento determinado. Es una foto instantánea, lo que significa que es válida para ese período o momento en particular. Por este motivo, los balances suelan elaborarse mensualmente o trimestralmente.
Aunque el balance general no te ayuda a entender cómo entra y sale el dinero de tu empresa —para eso necesitarías un estado de flujos de efectivo— sí te ayuda a comprender factores como la liquidez y la solvencia.
Liquidez
La liquidez se refiere a cuántos activos líquidos tienes disponibles. Los activos líquidos son efectivo, equivalentes de efectivo o cualquier cosa que pueda convertirse rápida y fácilmente en efectivo.
La fórmula para la liquidez se denomina razón corriente:
Razón corriente = activos corrientes / pasivos corrientes
Como ambas cifras están fácilmente disponibles en un balance general, puedes obtener rápidamente una razón corriente a partir de ese estado financiero. De hecho, la mayoría de los balances suelen incluir el cálculo por conveniencia. Los valores de referencia para la razón corriente varían según la industria, pero a menudo se considera que un buen número es de 1.5 a 3.
Solvencia
La solvencia se refiere a la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas, tanto a corto como a largo plazo. La fórmula para el índice de solvencia es:
Índice de solvencia = (Ingreso Neto + Depreciación) / Todos los pasivos
Los balances detallados suelen contener toda la información necesaria para esta fórmula. En general, el índice de solvencia debe ser de 1.5 o superior para indicar que una empresa puede cumplir con sus obligaciones y aún tener cierto margen de maniobra.
Activos y tu Balance General
Los activos se refieren a lo que posee una empresa. Tienen valor monetario, y ese valor puede utilizarse para respaldar los procesos comerciales o cumplir con obligaciones de deuda. La sección de Activos del balance general debe contabilizar el total de activos, incluyendo los activos intangibles, como el fondo de comercio.
Activos Corrientes
Los activos corrientes son aquellos que la empresa probablemente utilizará en los próximos 12 meses. Incluyen el efectivo y los equivalentes de efectivo (que se usan para financiar operaciones y pagar deudas a corto plazo), así como las cuentas por cobrar.
Activos a Largo Plazo
Los activos de una empresa también incluyen elementos que pueden utilizarse durante años, como propiedades, planta y equipo. Esto puede incluir terrenos, equipos sujetos a depreciación y propiedad intelectual, como patentes o derechos de autor para programas de software.
Pasivos y tu Balance General
Los pasivos se refieren a las obligaciones financieras que tiene una empresa. La sección de pasivos del balance general debe contabilizar el total de pasivos que la empresa debe, incluyendo tanto deudas actuales como a largo plazo.
Pasivos Corrientes
Los pasivos corrientes, o pasivos a corto plazo, son aquellos que vencerán en los 12 meses siguientes a la fecha del balance. Ejemplos incluyen cuentas por pagar, como una factura mensual por almacenamiento en la nube, así como deuda de tarjeta de crédito, gastos operativos y ciertos impuestos.
Pasivos a Largo Plazo
Los pasivos no corrientes, o deudas a largo plazo, son aquellos que vencerán después de más de 12 meses desde la fecha del balance. Pueden incluir pagarés a largo plazo y deudas bancarias.
En muchos casos, una deuda debe dividirse entre ambas categorías. Por ejemplo, supón que una empresa de desarrollo de aplicaciones compra un edificio de oficinas para albergar sus operaciones. Debe realizar 12 pagos mensuales de hipoteca en el próximo año; esos pagos pueden figurar como pasivos corrientes. El resto de la hipoteca se incluiría en la deuda a largo plazo.
Capital de los Accionistas y tu Balance General
La sección de capital en el balance general registra cuánto han invertido los propietarios en el negocio. Esta es una parte importante del balance porque refleja el valor que la empresa debe a los accionistas y otros inversionistas de capital.
Capital del Propietario
El capital del propietario se refiere a cuánto valor han invertido los dueños de la empresa en ella. El capital de los accionistas se refiere a cuánto valor han invertido los accionistas. La principal diferencia entre ambos radica en cómo se posee o mantiene el negocio.
Para entender la diferencia, considera un ejemplo. Una persona idea un negocio de SaaS y decide financiar la startup por sí misma. Esto significa que la persona respalda el negocio con sus propios fondos al inicio. Si el propietario invierte $100,000 en el primer año y retira $50,000 como salario, su capital propio es de $50,000 por el primer año.
Ahora imagina que ese servicio de software tiene éxito y el propietario quiere hacer crecer el negocio. Busca capital de riesgo de inversionistas. Ahora hay accionistas. Supongamos que los inversionistas aportan $200,000 y aún no han retirado dividendos. El capital de los accionistas es de $200,000.
Utilidades Retenidas
Las utilidades retenidas se refieren a la cantidad de ganancias que la empresa retiene para reinvertir en su crecimiento o mantener liquidez. Para obtener esta cifra, se toma el ingreso neto menos los dividendos por un periodo determinado.
Por ejemplo, supón que un negocio obtiene un ingreso neto de $100,000 en el mes. Puede distribuir $50,000 de esas ganancias entre propietarios y accionistas, y mantener $50,000 para reinvertir en la empresa.
Cuando una empresa tiene utilidades retenidas, dispone de opciones financieras para crecer, aumentar el valor de sus acciones o realizar inversiones de capital. Las utilidades retenidas suelen reportarse como una razón entre utilidades retenidas y activos. Si bien una razón de 1:1 es ideal, no suele ser posible en muchos sectores. Por ello, el referente es acercarse lo más posible a una razón de 1:1 o, simplemente, tener una razón de utilidades retenidas superior al promedio de su industria.
Déficit
Si la empresa no tiene suficientes ingresos en un período para cumplir con sus obligaciones de deuda y cubrir las responsabilidades con los accionistas, presenta utilidades retenidas negativas. Esto se conoce como déficit. Es importante monitorear cualquier déficit en el balance general porque a menudo significa que el negocio está usando sus reservas de efectivo o pidiendo prestado para cubrir responsabilidades. Aunque es posible mantener esta situación durante un corto plazo, operar con un déficit durante periodos prolongados es señal de una mala salud financiera para la empresa.
Cómo utilizar de la manera más efectiva un balance general
Comience con una plantilla para que la creación del balance general sea sencilla. Siempre que sea posible, utilice software de contabilidad para crear automáticamente los balances, ya que así se reduce la posibilidad de errores. Los propietarios de negocios deben revisar periódicamente los balances y los ratios financieros relacionados para comprender la salud general de su empresa. Por ejemplo, revisar su balance mensual le asegura que no haya sorpresas si decide vender su empresa, solicitar un préstamo comercial o buscar financiación de capital de riesgo.
¿Ya tiene listo su balance y está preparado para abordar otros asuntos contables importantes para su negocio? Consulte otros artículos sobre contabilidad para obtener más información.
