Sistemas ERP: beneficios, desafíos & principales herramientas

• Contabilidad
• Gestión de inventario y adquisiciones
• Gestión del capital humano/RR. HH.
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
• Ventas y marketing
• Gestión financiera y previsiones
• Y mucho más

Un sistema ERP —comercializado como una solución local o como un producto SaaS en la nube— puede ayudar a sincronizar los procesos empresariales, reducir los silos de información y contribuir a recortar costes. 

Principales ventajas de los sistemas ERP

Las características específicas de una solución ERP pueden variar según el tipo de empresa y la complejidad de sus operaciones.

Por ejemplo, en sectores especializados como la agricultura, implementar sistemas ERP agrícolas puede abordar desafíos específicos del sector, como la gestión de cultivos, el seguimiento del ganado y la planificación de la demanda estacional.

Dicho esto, a continuación se enumeran las principales ventajas de las soluciones ERP para la mayoría de las empresas. 

Mayor eficiencia y productividad

Los sistemas ERP pueden mejorar la productividad al centralizar las operaciones, ofrecerte información sobre el rendimiento de toda la empresa y automatizar muchos procesos que antes eran manuales.

Los datos son bastante concluyentes: la implementación de un ERP mejoró los procesos empresariales en la asombrosa cifra del 95% de las empresas, mientras que el 49% de las compañías informó de mejoras en TODOS los procesos empresariales.

Para entender por qué, considera solo algunas de las —permíteme usar el término de moda— sinergias que generan los sistemas ERP:

• Al sincronizar la contabilidad y los sistemas de gestión de inventario, los equipos reducen los procedimientos manuales de contabilidad y adquisiciones, y toman decisiones de abastecimiento más fundamentadas en tiempo real. Por ejemplo, después de implementar una solución ERP en la nube, el minorista de comercio electrónico Fulton & Roark pudo eliminar la necesidad de contables externos y aumentar las ventas un 50% interanual sin ampliar su plantilla.
• Al automatizar los procesos manuales, los equipos pueden dedicar tiempo a actividades de mayor valor y/o proyectos grupales. Por ejemplo, al crear una automatización de órdenes de compra en tu sistema ERP, podrías hacer que cada orden de compra se enviara automáticamente a las partes interesadas correspondientes para su aprobación y, después, a los proveedores para su procesamiento —todo ello sincronizado en tiempo real con tu sistema contable.  
• Al crear una única fuente de información fiable para toda la empresa, los equipos pueden reducir los intercambios manuales, las comunicaciones internas y los esfuerzos duplicados, además de evitar errores potencialmente costosos.

A lo largo de la historia de los sistemas ERP, estos se han convertido en un centro de mando centralizado para toda tu empresa. Con ellos, los equipos pueden conectar sistemas que normalmente están separados para lograr una mayor eficiencia y productividad. 

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Análisis y generación de informes de datos mejorados

Contar con un sistema de datos centralizado es uno de los tres principales beneficios de los ERP que reportaron las empresas (junto con una mayor colaboración y una reducción del tiempo de los procesos). 

Las soluciones ERP centralizan procesos clave que a menudo están aislados en diferentes departamentos, flujos de trabajo e incluso ubicaciones geográficas. Esto proporciona a los gerentes una mejor visión descendente de todos los datos empresariales, junto con potentes funciones de aprendizaje automático para optimizar el análisis de datos. 

Algunos ejemplos de cómo los sistemas ERP pueden mejorar el análisis y la toma de decisiones: 

• Al combinar los sistemas de CRM, ventas y marketing, y gestión de inventario, los equipos pueden identificar mejor las oportunidades de venta adicional o los artículos con exceso de existencias que podrían ofrecerse con descuento a clientes específicos. 
• Al analizar datos en tiempo real de los departamentos de ventas, gestión de inventario y producción, los fabricantes pueden optimizar mejor los niveles de inventario, el abastecimiento de materias primas y los programas de producción para adaptarse a los cambios en los patrones de demanda. 
• Al centralizar los datos financieros de toda la empresa, puede tomar decisiones fundamentadas en datos en tiempo real sobre todo, desde la planificación de la plantilla hasta la estrategia de asignación de capital. Con toda esta información almacenada en un sistema unificado, no es necesario cambiar de plataforma ni combinar hojas de cálculo manualmente.
• Al incluir permisos basados en roles, registros de auditoría y funciones de cifrado, los ERP le ayudan a mantener sus datos protegidos y en cumplimiento, incluso a medida que su empresa crece. Esto le permite controlar quién ve cada elemento, reduciendo el riesgo de filtraciones de datos o accesos no autorizados.

Un sistema ERP implementado correctamente es como un gerente sobrehumano que tiene acceso a la mayoría o a la totalidad de los datos de su empresa, un cerebro impulsado por IA y que no necesita comer, dormir ni salir de vacaciones. Combinadas con una gestión (humana) eficaz, las soluciones ERP pueden impulsar una mejor toma de decisiones fundamentada en datos. 

Mejor gestión financiera

Los sistemas ERP pueden permitir una mejor gestión financiera y optimizaciones para ahorrar costos. Aunque pueden ser costosos, los ERP suelen generar un ROI positivo: en promedio, las empresas encuestadas obtuvieron un ROI positivo en un plazo de 2.5 años desde la implementación del ERP. 

Algunos ejemplos de cómo los ERP pueden permitir una gestión financiera más eficiente:

• Al automatizar los procesos manuales, desde la gestión de gastos hasta el procesamiento de nóminas, las empresas pueden eliminar los errores humanos y reducir los flujos de trabajo manuales. Esto puede reducir directamente los costos al disminuir la dependencia de contables o consultores externos y prevenir errores costosos. 
• Al sincronizar los datos de múltiples ubicaciones de la empresa, las organizaciones pueden gestionar de manera más eficiente las nóminas, la gestión de hojas de horas y la planificación de la plantilla. Por ejemplo, cuando N&N Moving Supplies se expandió de 1 a 3 ubicaciones y multiplicó por 4 su plantilla, la implementación de una solución ERP permitió a la empresa reducir el tiempo de procesamiento de nóminas en un 84%, mejorar la precisión de las hojas de horas y la acumulación de horas de vacaciones, y supervisar las tendencias de los costos laborales específicos de cada ubicación. 
• Al consultar los datos financieros de toda la empresa en tiempo real, los gerentes pueden obtener información más oportuna sobre la salud financiera de su empresa. Si añade previsiones impulsadas por IA/ML, las prácticas de FP&A se vuelven más eficientes y precisas. 

Un sistema ERP es como un experto financiero que se mantiene constantemente actualizado — no solo con los datos de su propia empresa, sino también con las normas globales de cumplimiento normativo y contable. 

Escalabilidad

A medida que su empresa crece, también lo hacen sus necesidades operativas. Los sistemas ERP están diseñados para gestionar volúmenes crecientes de datos, usuarios y transacciones. También permiten añadir nuevas funcionalidades o módulos (como análisis avanzados o gestión de la cadena de suministro) a medida que evolucionan sus necesidades.

Estos son algunos ejemplos de cómo los ERP pueden ayudar a su empresa a expandirse:

• Al permitir la gestión de múltiples entidades, los sistemas ERP permiten a las empresas añadir sin complicaciones nuevas ubicaciones, filiales o unidades de negocio. Esto es ideal para las empresas que se expanden mediante adquisiciones o crecimiento global.
• Al admitir un acceso flexible basado en usuarios y roles, los sistemas ERP facilitan la incorporación de nuevos empleados y departamentos sin comprometer la seguridad ni el control. Como resultado, puedes garantizar que tu equipo en crecimiento trabaje de manera eficiente sin poner en riesgo la integridad de los datos. Esto resulta especialmente beneficioso si trabajas en sectores muy regulados, como la atención sanitaria o la industria aeroespacial.
• Al escalar las operaciones de inventario y de la cadena de suministro, las plataformas ERP ayudan a las empresas a gestionar un mayor volumen de pedidos, las relaciones con los proveedores y la gestión de almacenes. Esto ayuda a prevenir cuellos de botella y permite que las operaciones mantengan el ritmo de la creciente demanda, lo que resulta especialmente beneficioso en los sectores del petróleo y el gas o de la construcción.

Un sistema ERP es como un socio de crecimiento que no necesita una renovación completa cada vez que tu empresa sube de nivel: simplemente crece contigo. Ya sea que estés entrando en nuevos mercados, añadiendo líneas de productos o adquiriendo empresas, puedes incorporar nuevas capacidades sobre la marcha, en lugar de incluir todas las funciones desde el primer día.

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Comprender las desventajas de los sistemas ERP

No todo son ventajas. Los ERP también presentan algunas desventajas importantes, entre las que destaca el coste relativamente elevado de muchas soluciones. A continuación se enumeran las principales desventajas de los ERP.

Costes elevados

Los sistemas ERP pueden ser costosos, tanto durante su implementación como de forma continua. 

¿Cuál es el coste medio de implementar un sistema ERP? Varía, pero 

• Las grandes empresas (con ingresos >1.000 millones de dólares) suelen tener costes de ERP de alrededor del 2-3 % de los ingresos anuales
• Las empresas medianas registran una cifra más cercana al 3-5 % de los ingresos anuales
• En promedio, las empresas presupuestaron alrededor de 9.000 dólares por usuario para la implementación del ERP

Las pequeñas empresas pueden reducir costes al optar por sistemas ERP SaaS, ya que el coste total de propiedad de los sistemas en la nube es aproximadamente un 50 % menor que el de los sistemas tradicionales instalados en las instalaciones de la empresa, aunque los costes aún pueden ser considerables. 

Sin embargo, ten en cuenta que los sistemas ERP deberían sustituir a otras suscripciones de pago y soluciones de software. Por lo tanto, los responsables deben sopesar los costes de implementación del ERP frente a los costes actuales de los sistemas que ya utilizan.

Estas son solo estimaciones, por supuesto. Casi todos los sistemas ERP tienen precios personalizados, por lo que, para obtener una estimación precisa del coste, las empresas deben encontrar el sistema ERP que mejor se adapte a sus necesidades y, después, ponerse en contacto con el proveedor para solicitar un presupuesto personalizado o una oferta de prueba gratuita. 

Complejidad y necesidad de formación

Hasta el 75 % de las implementaciones de ERP son consideradas un fracaso por los profesionales de TI y finanzas responsables de supervisarlas. Además, puede llevar mucho tiempo.

¿Cuánto tiempo suele llevar implementar por completo un sistema ERP? Desde unos pocos meses hasta varios años, dependiendo de la complejidad de tus sistemas. Recuerda que los ERP combinan muchos sistemas diversos en uno solo, y unirlo todo puede llevar tiempo. 

En última instancia, los ERP deberían simplificar las operaciones y hacer que los procesos sean más eficientes, pero es casi seguro que habrá algunas dificultades iniciales durante el proceso. Aprender a utilizar el software ERP puede llevar tiempo.

Más allá de los desafíos de la implementación, los empleados deberán recibir formación sobre los flujos de trabajo del ERP. Es posible que tengan que abandonar las plataformas conocidas (a menos que se integren con los sistemas ERP) y aprender nuevos procesos para beneficiarse plenamente del sistema ERP. 

La buena noticia es que los proveedores de ERP ofrecen módulos de formación, certificaciones y materiales de aprendizaje, normalmente de forma gratuita. Oracle Fusion Cloud, por ejemplo, ofrece formación en línea gratuita y de pago, que va desde orientaciones para principiantes de 30 minutos hasta cursos intensivos de más de 20 horas sobre módulos específicos de ERP.

Posibilidad de interrupciones durante la transición

La implementación de un ERP es compleja, hasta tal punto que muchas empresas optan por contratar consultores externos de ERP. Recuerde que las soluciones ERP dependen de la integración con prácticamente todos los sistemas, programas y flujos de trabajo de su estructura operativa. 

Al migrar a un ERP, existe un potencial significativo de interrupción de los sistemas heredados. En operaciones complejas, los equipos suelen utilizar implementaciones por fases para minimizar las interrupciones. Por ejemplo, Western Digital utilizó un despliegue del sistema en 4 fases que se prolongó durante 4 años para implementar por completo su nuevo sistema ERP. 

ERP en diferentes industrias

La planificación de recursos empresariales se utiliza en una variedad de aplicaciones, industrias y tamaños de empresas. Existen diferentes tipos de sistemas ERP para distintas industrias y casos de uso.

Las siguientes industrias suelen ser las más adecuadas para el uso de ERP.

ERP en la manufactura

Las empresas manufactureras son los usuarios más habituales, en el puesto n.º 1 de las plataformas ERP (representan alrededor del 47 % de la demanda total en una encuesta). 

Dado el conjunto de funcionalidades de los sistemas ERP, esto no resulta sorprendente. Considere que un ERP puede crear flujos de trabajo eficientes para la gestión de la cadena de suministro, las adquisiciones, la planificación de la producción, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y mucho más. 

El ERP también puede unificar las operaciones. Por ejemplo, sincronizar los flujos de trabajo de fabricación con los sistemas de ventas y CRM puede ayudar a mejorar la planificación ante los cambios estacionales de la demanda. 

Los resultados también son más positivos, en promedio. El 67 % de los fabricantes y distribuidores informaron de implementaciones de ERP exitosas (frente a solo entre el 25 y el 50 % de las empresas de otras industrias). 

ERP en el comercio minorista

Los minoristas pueden beneficiarse considerablemente de la implementación de un ERP, especialmente cuando participan varias ubicaciones. 

La sincronización de datos en toda la empresa y la planificación del inventario se encuentran entre los mayores beneficios en este caso. Los minoristas con varias ubicaciones pueden supervisar las ventas globales en tiempo real, cubrir las carencias de inventario para mantener los estantes abastecidos y optimizar el cumplimiento de pedidos de comercio electrónico tanto desde los centros de distribución como desde las tiendas físicas. 

En un mundo cada vez más digital, los sistemas ERP para el comercio minorista de prendas de vestir con capacidad para integrarse sin problemas con el comercio electrónico también resultan beneficiosos. Los minoristas omnicanal son quienes más pueden beneficiarse de los sistemas ERP.

ERP en el sector sanitario

El ERP también desempeña un papel en las empresas del sector sanitario, especialmente en hospitales grandes y empresas de suministros médicos. 

Los sistemas ERP pueden automatizar actividades que normalmente consumen mucho tiempo, como la gestión de nóminas y el procesamiento de pedidos. También pueden ayudar a los equipos a supervisar el consumo de recursos y los niveles del sector en cada departamento, garantizando que los suministros esenciales estén disponibles donde más se necesitan. 

Debido a las preocupaciones relacionadas con la gestión de los datos de los pacientes y el cumplimiento normativo, la mayoría de las empresas del sector sanitario optan por proveedores y módulos de ERP específicos para el sector. Como siempre, el cumplimiento de la HIPAA es una prioridad a la hora de elegir soluciones tecnológicas en el sector sanitario. 

Cómo elegir el sistema ERP adecuado

Hay muchos sistemas ERP diferentes en el mercado. ¿Cómo deberían elegir las empresas? Esta pregunta se respondió en nuestra reciente guía definitiva sobre sistemas ERP, pero, en esencia, los factores más importantes que se deben considerar son los siguientes aspectos de cada plataforma:

• Funcionalidad principal
• Funciones clave
• Funcionalidad específica del sector
• Facilidad de uso
• Relación calidad-precio
• Integraciones (con las herramientas que planea seguir utilizando)
• Análisis de datos

Si no está seguro de por dónde comenzar su recorrido de software, considere consultar mis principales opciones de los mejores ERP o ERP en la nube.

¿Pueden las pequeñas empresas beneficiarse del software ERP?

El tipo y la complejidad de tu sistema también suelen aumentar en función del tamaño de tu empresa. Los sistemas ERP se utilizan principalmente en empresas medianas y grandes, pero ¿pueden las empresas emergentes o las pequeñas empresas beneficiarse del software ERP?

Por supuesto. Especialmente si el objetivo es crecer y expandirse. 

De hecho, la implementación de un ERP puede ser más sencilla para las pequeñas empresas antes de que aumente la complejidad operativa. Una implementación de ERP puede ser una excelente base para el crecimiento futuro. Si no estás seguro de qué software elegir o si necesitas un sistema ERP para tu empresa, considera probar una demostración de antemano.

Los beneficios del ERP son enormes: con las herramientas y la estrategia adecuadas

Los beneficios potenciales del software de planificación de recursos empresariales son diversos y poderosos. Los equipos pueden centralizar la gestión de datos, obtener mejores conocimientos operativos, reducir costos y, en última instancia, mejorar los resultados empresariales. 

Pero, como ocurre con cualquier otra cosa, lo potencial ≠ la realidad. Para beneficiarse del ERP, los líderes deben primero elegir el software ERP adecuado para sus necesidades y después invertir en la capacitación y la planificación estratégica adecuadas para optimizarlo para su caso de uso específico. 

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