Cómo crear un informe de gastos: guía de 4 pasos de una CMA
En promedio, se tardan 20 minutos en completar manualmente un informe de gastos. Multiplica esa cifra por el número de informes de gastos que apruebas cada mes y... tendrás mucho tiempo empleado de manera ineficiente.
A continuación, te explicamos cómo elaborar un informe de gastos de forma rápida y sencilla, desperdiciando muy poco tiempo.
Conceptos básicos de los informes de gastos
Un informe de gastos es un resumen de gastos categorizados según diversos criterios, como el proyecto, el departamento o el empleado.
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Por ejemplo, supongamos que tu empleado viaja a Chicago desde tu oficina en San Francisco. Es probable que el empleado incurra en diversos gastos, previstos o no, durante el viaje de negocios; estos podrían ser viajes en taxi o una comida con un socio.
Necesitas que el empleado cree un informe de gastos que resuma los gastos del viaje de negocios para poder verificarlos, aprobarlos y reembolsar al empleado en cuestión.
Es una buena práctica introducir estos gastos de viaje en un software para poder controlarlos adecuadamente y supervisar su impacto en tus resultados. Si tienes que utilizar informes manuales, estás desperdiciando mucho tiempo y posiblemente incumpliendo las normas de deducibilidad del IRS.
Elegir la herramienta adecuada para informar sobre los gastos
No recomiendo adoptar el “método tradicional” y recopilar los gastos empresariales en una hoja de Excel, pero, si este es tu método preferido, aún tienes algunas opciones.
Las hojas de Excel requieren que introduzcas manualmente los gastos a medida que se producen. Es lento y tedioso, pero al menos no tendrás que gastar en un software de seguimiento de gastos. Si eliges utilizar este método, usar buenas plantillas puede ayudarte a ahorrar tiempo; estas son algunas plantillas que he encontrado:
- Plantillas de Microsoft Excel
- Plantillas de informes de gastos de Smartsheet
- Plantilla de informe de gastos de Vertex42
- Plantillas de informes de gastos de ClickTime
Si gestionas demasiados informes de gastos o simplemente quieres mejorar tus sistemas, invertir en un software de informes de gastos puede ayudarte. Estas son algunas excelentes opciones que puedes considerar:
Guía paso a paso para crear informes de gastos
Aunque potencialmente pueden llevar tiempo, los informes de gastos deberían ser muy sencillos. Este es un proceso de cuatro pasos para crear informes de gastos:
Paso 1: Recopilar los recibos
La persona que realiza el gasto debe recopilar un recibo. Además de verificar internamente los gastos declarados, los recibos también son necesarios para solicitar deducciones fiscales.
Por ejemplo, el IRS exige a las empresas conservar registros de todos los gastos realizados durante viajes fuera del domicilio, excepto los gastos inferiores a $75 o los gastos de alojamiento, de acuerdo con la Sección 1.274-5(c)(2)(iii).
Paso 2: Desglosar los gastos y añadir las fechas y otros detalles
El empleado debe crear una lista detallada de los gastos y ordenarlos por fecha. Debe añadir columnas para la descripción, el código y otros detalles de cada gasto desglosado.
En algunos casos, puede ser necesario añadir detalles específicos del gasto. Por ejemplo, si utiliza un vehículo de la empresa durante un viaje, debe indicar las lecturas inicial y final junto a los gastos de combustible.
Paso 3: Categorizar los gastos
Clasificar los gastos facilita las cosas cuando llega el momento de presentar las declaraciones de impuestos. Podrías exigir a los empleados que clasifiquen los gastos en varias categorías, como:
- Seguros
- Publicidad
- Gastos de oficina
- Viajes
- Alquiler
- Salarios
El informe de gastos debe mostrar los subtotales de cada categoría de gastos, así como el importe total de todos los tipos de gastos.
Paso 4: Enviar el informe
Indica a los empleados que comprueben dos veces los totales antes de finalizar el informe de gastos. Pídeles que adjunten los recibos al informe para que puedas utilizarlos como referencia al evaluar el informe de gastos.
Los recibos pueden ser copias impresas o escaneadas. Una vez que todo esté en orden, los empleados pueden enviar, remitir por correo electrónico o imprimir y entregar personalmente el informe de gastos de acuerdo con las mejores prácticas de tu organización.
Cómo enviar un informe de gastos
Si utilizas un programa informático, debería existir un proceso bastante claro que te notifique automáticamente cuando un empleado envíe un informe de gastos.
Si no utilizas ningún programa, tu equipo puede enviar informes de gastos en forma de archivo de Excel o Google Sheets. A veces se utilizan documentos PDF y Word, pero son mucho menos populares (y con razón).
Los miembros del equipo pueden enviar estos informes de gastos por correo electrónico a la persona correspondiente, utilizar el canal pertinente de Slack o entregar una copia física de acuerdo con la política de tu empresa.
Verificación del informe de gastos
Estos son dos pasos que intervienen en la verificación de los gastos incluidos en un informe de gastos:
- Comprobar los datos de los gastos: Esto implica verificar los importes, los datos fiscales y otros detalles. Puede que no sea posible hacerlo cuando apruebas cientos de informes de gastos a la semana, así que prioriza los informes que tengan más probabilidades de incluir infracciones relacionadas con los gastos, como los gastos de viaje. Si un empleado quiere gastar dinero en una cena de negocios, pídele una lista de invitados, idealmente antes de la cena.
- Aprobación por parte de un gerente: El gerente determina la legitimidad del informe de gastos verificando si los gastos formaban parte de las responsabilidades del empleado. Sin embargo, no es raro que el propietario de una pequeña empresa apruebe directamente los informes de gastos cuando los equipos son reducidos.
5 errores comunes al enviar informes de gastos
Crear informes de gastos es sencillo, pero pueden producirse muchos errores. Puedes eliminar muchos de estos errores automatizando el proceso. Estos son algunos errores comunes que debes tener en cuenta:
1. No reclamar un gasto
Es fácil olvidarse de los gastos al viajar; esto puede ocurrir si el empleado está demasiado ocupado, pagó los gastos en efectivo o simplemente no sabía que el gasto era reembolsable.
El software de gestión de gastos puede facilitar el seguimiento de tus gastos. Los empleados pueden tomar una foto mientras están fuera para registrar un gasto. El software también les recuerda que deben enviar los informes de gastos.
2. No prestar atención a la política de gastos de la empresa
Es fundamental leer toda la política de gastos y tener una copia a mano. Cuando un empleado comete errores, el software podría detectarlos como actividad fraudulenta.
El software de tu empresa también envía notificaciones cada vez que alguien presenta gastos que no cumplen la política, por lo que, idealmente, cualquier gasto de este tipo debería tratarse con el gerente de viajes o el responsable del departamento antes de efectuar el pago.
3. Perder los recibos
A todos nos ha pasado. Perder los recibos de gastos pagados en efectivo puede hacer que el empleado pierda dinero, porque no puedes aprobar los gastos hasta que presente un recibo o documento de gastos.
Si tu empresa utiliza una solución de gestión de gastos compatible con dispositivos móviles, los empleados pueden tomar fotografías de los recibos a medida que los recopilan. Aunque pierdan la copia física, pueden utilizar la copia almacenada en el software como comprobante.
4. Mezclar los gastos personales y empresariales
Supongamos que un empleado tuvo una excelente reunión con un cliente en un restaurante. Se quedó después de la reunión para cenar con unos amigos, pero no cerró la cuenta primero. Esto significa que el recibo del restaurante del empleado incluye todo lo que pidió, mezclando gastos personales y empresariales.
Aunque esto pueda parecer un problema menor, puede convertirse en un desastre cuando el empleado quiera solicitar un reembolso. Estos actos podrían considerarse descuidados o incluso deshonestos.
Utilizar métodos de pago separados es una excelente manera de evitar mezclar gastos personales y empresariales. Por ejemplo, las tarjetas corporativas inteligentes pueden evitar que los empleados gasten dinero de su propio bolsillo, lo que facilita mantener separados los gastos.
5. Gastos duplicados
Los gastos duplicados pueden causar discrepancias en los estados financieros de la empresa. La empresa incluso podría considerar esto un comportamiento fraudulento y, en el peor de los casos, podría terminar pagando una multa.
Uno de los principales beneficios del software de gestión de gastos es que puede ayudar a evitar duplicados hasta cierto punto. Muchas soluciones de gestión de gastos pueden detectar duplicados basándose en reglas predefinidas o mediante inteligencia artificial. Activan una advertencia cada vez que hay un duplicado para que puedas confirmar o eliminar ese gasto.
Cómo mantener registros de auditoría de los informes de gastos
Mantener un registro de auditoría te ayuda a prevenir el fraude, cumplir con las normativas y recopilar los datos necesarios para las auditorías internas. Para mantener registros de auditoría de los informes de gastos:
1. Facilita la presentación de comprobantes
Permite que las personas involucradas en la transacción presenten los comprobantes de manera conveniente.
Por ejemplo, podrías permitir que los empleados entreguen copias digitales o introduzcan directamente los datos en el software en lugar de exigir facturas físicas. Muchas empresas proporcionan tarjetas de crédito corporativas para poder hacer un seguimiento de todos los gastos en un único estado de cuenta (y obtener recompensas específicas de las tarjetas de crédito por hacerlo).
Puedes simplificar aún más las cosas automatizando el proceso mediante un software de informes de gastos que se integre con tu banco y registre automáticamente los gastos.
2. Digitaliza el registro de auditoría
Digitalizar los registros de auditoría facilita las cosas tanto a las personas que presentan informes de gastos como a quienes los aprueban.
Al aprobar informes de gastos, el almacenamiento digital permite aplicar filtros y buscar información fácilmente, en lugar de revisar una pila de documentos en papel. Esto te permite procesar los informes de gastos más rápido y con mayor seguridad de que no se ha pasado nada por alto.
3. Haz que el proceso no tenga errores
Registrar manualmente los gastos en un informe de gastos es propenso a errores. Un empleado podría escribir mal un número u olvidar una partida.
Las soluciones automatizadas de gestión de gastos pueden abordar muchos de estos problemas. Por ejemplo, una solución de seguimiento de gastos con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede escanear recibos físicos y completar automáticamente los detalles de los gastos dentro del software.
4. Utiliza una única solución
Utilizar una única solución para recopilar recibos, registrar gastos y realizar conciliaciones de facturas ayuda a mantener todos los registros de auditoría en un solo lugar.
Mantener en un solo lugar todos los datos necesarios para una auditoría garantiza que no tengas que buscar demasiado la información cuando la necesites.
Aunque los precios bajos del software especializado en tareas específicas pueden resultar atractivos, intenta anticipar tus necesidades futuras al evaluar un software de gestión de gastos o un software de gestión de auditorías para mantener las cosas simples.
Simplifica los informes de gastos
Las empresas modernas más exitosas se están centrando en automatizar las partes rutinarias de su flujo de trabajo, desde la contabilidad hasta los informes de gastos.
Cuando automatices este proceso, descubrirás que, aunque las aprobaciones todavía requieren algo de trabajo manual, completarás mucho más trabajo —con mayor precisión— en mucho menos tiempo.
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