Cómo Crear un Informe de Gastos: Guía en 4 Pasos para CMA
En promedio, se tarda 20 minutos en completar manualmente un informe de gastos. Multiplica eso por la cantidad de informes que apruebas cada mes y... tienes mucho tiempo gastado de forma ineficiente.
Aquí te explico cómo realizar un informe de gastos de manera rápida y sencilla, con el mínimo tiempo desperdiciado.
Los conceptos básicos de los informes de gastos
Un informe de gastos es un resumen de los gastos agrupados en función de diversos criterios, como proyecto, departamento o empleado.
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Por ejemplo, supongamos que tu empleado viaja a Chicago desde tu oficina en San Francisco. Probablemente, el empleado incurra en varios gastos, previstos o no, durante el viaje de negocios. Estos pueden ser viajes en taxi o una comida con un asociado.
Necesitas que el empleado prepare un informe de gastos que resuma los gastos del viaje de negocios para que puedas verificarlos, aprobarlos y reembolsar al empleado en cuestión.
Lo más recomendable es registrar estos gastos de viaje en un software para hacer un correcto seguimiento y conocer su impacto en tu rentabilidad. Si sigues utilizando informes manuales, estás perdiendo mucho tiempo y potencialmente violando las normas de deducibilidad del IRS.
Cómo elegir la herramienta adecuada para los informes de gastos
No recomiendo el “método tradicional” de agregar los gastos empresariales en una hoja de Excel pero, si prefieres este método, todavía tienes algunas opciones.
Las hojas de Excel requieren que introduzcas manualmente los gastos según se producen. Es lento y tedioso, pero al menos no tendrás que invertir en un software de gestión de gastos. Si decides usar este método, contar con buenas plantillas puede ayudarte a ahorrar tiempo. Aquí tienes algunas plantillas que he encontrado:
- Plantillas de Microsoft Excel
- Plantillas de informe de gastos de Smartsheet
- Plantilla de informe de gastos de Vertex42
- Plantillas de informe de gastos de ClickTime
Si tienes que gestionar demasiados informes de gastos o simplemente quieres mejorar tus sistemas, invertir en un software para informes de gastos puede serte útil. Aquí tienes algunos muy recomendados para considerar:
Guía paso a paso para crear informes de gastos
Aunque puedan ser procesos que consuman tiempo, los informes de gastos deben ser muy sencillos. Aquí tienes un proceso de cuatro pasos para crearlos:
Paso 1: Recopilar recibos
La persona que incurre en el gasto debe recopilar un recibo. Además de verificar internamente los gastos declarados, los recibos también son necesarios para poder deducir impuestos.
Por ejemplo, el IRS exige que las empresas conserven registros de todos los gastos relacionados con viajes fuera del domicilio, excepto los gastos menores de $75 o los gastos por hospedaje, según la Sección 1.274-5(c)(2)(iii).
Paso 2: Detallar los gastos y añadir fechas y otros datos
El empleado debe crear una lista detallada de los gastos y ordenarlos por fecha. Deben agregar columnas para la descripción, el código y otros detalles para cada gasto detallado.
En algunos casos pueden necesitar añadir información específica de algunos gastos. Por ejemplo, si usan un auto de la empresa en el viaje, deben indicar la lectura inicial y final junto a los gastos de gasolina.
Paso 3: Categorizar gastos
Categorizar los gastos facilita el proceso al hacer tus declaraciones fiscales. Puedes exigir a los empleados que organicen los gastos en distintas categorías, como:
- Seguro
- Publicidad
- Gastos de oficina
- Viajes
- Alquiler
- Salarios
El informe de gastos debe mostrar los subtotales para cada categoría de gastos así como el importe total de todos los tipos de gastos.
Paso 4: Envía el informe
Aconseja a los empleados que revisen cuidadosamente los totales antes de finalizar el informe de gastos. Solicítales que adjunten los recibos al informe para poder usarlos como referencia al evaluar el informe de gastos.
Los recibos pueden ser copias impresas o escaneadas. Cuando todo esté en orden, los empleados pueden enviarlo, enviarlo por correo electrónico o imprimirlo y entregarlo en mano de acuerdo con las prácticas recomendadas de tu organización.
Cómo enviar un informe de gastos
Si utilizas un software, debería haber un proceso bastante claro, que te notificará automáticamente cuando un empleado envíe un informe de gastos.
Si no utilizas un software, tu equipo puede enviar informes de gastos en formato de archivo Excel o Google Sheets. Los documentos PDF y Word a veces se usan, pero son mucho menos populares (¡y por buenas razones!).
Los miembros del equipo pueden enviar estos informes de gastos a la persona correspondiente por correo electrónico, usar el canal de Slack relevante o presentar una copia física según la política de tu empresa.
Verificando el informe de gastos
Aquí hay dos pasos involucrados en la verificación de los gastos en un informe de gastos:
- Comprobación de los datos de gastos: Esto implica verificar los importes, los datos fiscales y otros detalles. Esto puede no ser posible cuando revisas cientos de informes de gastos por semana, así que prioriza los informes que tengan más probabilidades de incluir infracciones, como los gastos de viaje. Si un empleado quiere gastar dinero en una cena de negocios, pide una lista de asistentes, idealmente antes de la cena.
- Aprobación por parte de un gerente: El gerente determina la legitimidad del informe de gastos verificando si los gastos formaban parte de su función. Sin embargo, no es raro que el dueño de un pequeño negocio apruebe directamente los informes de gastos cuando los equipos son reducidos.
5 errores comunes al enviar informes de gastos
Crear informes de gastos es sencillo pero propenso a muchos errores. Puedes eliminar muchos de estos errores automatizando el proceso. Aquí tienes algunos errores comunes a tener en cuenta:
1. No reclamar un gasto
Es fácil olvidar los gastos cuando se viaja: esto puede ocurrir si el empleado está demasiado ocupado, pagó en efectivo o simplemente no sabía que el gasto era reembolsable.
El software de gestión de gastos puede facilitar el seguimiento de tus gastos. Los empleados pueden tomar una foto mientras están en movimiento para registrar un gasto. El software también les recuerda la presentación de informes de gastos.
2. No prestar atención a la política de gastos de la empresa
Leer toda la política de gastos y tener una copia a mano es fundamental. Cuando un empleado comete errores, el software podría detectarlo como una actividad fraudulenta.
El software de tu empresa también envía notificaciones cada vez que alguien presenta gastos fuera de la política, así que, idealmente, cualquier gasto así debe hablarse con el responsable de viajes o el jefe de departamento antes de realizar el pago.
3. Perder los recibos
A todos nos ha pasado. Perder recibos de gastos pagados en efectivo puede significar que el empleado pierda dinero porque no puedes aprobar gastos hasta que presenten un recibo o un documento de gasto.
Si tu empresa usa una solución de gestión de gastos compatible con dispositivos móviles, los empleados pueden tomar fotos de los recibos a medida que los reciben. Incluso si pierden la copia física, pueden utilizar la copia digital como prueba.
4. Mezclar gastos personales y de empresa
Supón que un empleado tuvo una excelente reunión con un cliente en un restaurante. Se quedó después de la reunión para cenar con algunos amigos, pero no cerró la cuenta primero. Esto significa que el recibo del restaurante para el empleado incluye todo lo que pidieron, mezclando gastos personales y empresariales.
Aunque esto pueda parecer un problema menor, puede convertirse en un lío cuando el empleado desea solicitar un reembolso. Tales actos podrían ser vistos como descuidados o incluso engañosos.
Utilizar métodos de pago separados es una excelente forma de evitar mezclar gastos personales y empresariales. Por ejemplo, las tarjetas inteligentes corporativas pueden evitar que los empleados gasten dinero de su propio bolsillo, por lo que mantener los gastos separados resulta más sencillo.
5. Gastos Duplicados
Los gastos duplicados pueden causar discrepancias en los estados financieros de la empresa. Incluso, la empresa podría considerar este comportamiento como fraudulento y, en el peor de los casos, podría terminar pagando una multa.
Uno de los principales beneficios del software de gestión de gastos es que puede ayudar a evitar duplicidades hasta cierto punto. Muchas soluciones de gestión de gastos pueden detectar duplicados según reglas predefinidas o mediante IA. Generan una advertencia cada vez que hay un duplicado para que puedas confirmarlo o eliminar ese gasto.
Cómo Mantener Rastreos de Auditoría de Informes de Gastos
Mantener una trazabilidad de auditoría te ayuda a prevenir fraudes, mantenerte en cumplimiento y recopilar los datos necesarios para auditorías internas. Para mantener rastreos de auditoría en los informes de gastos:
1. Facilita la Entrega de Comprobantes
Permite que las personas involucradas en la transacción entreguen pruebas de forma conveniente.
Por ejemplo, podrías permitir que los empleados entreguen copias digitales o ingresen directamente los datos en un software en lugar de requerir facturas físicas. Muchas empresas ofrecen tarjetas de crédito corporativas para poder rastrear todos los gastos en un solo estado de cuenta (y obtener beneficios específicos por su uso).
Puedes simplificar aún más las cosas automatizando el proceso mediante un software de informes de gastos que se integre con tu banco y registre automáticamente los gastos.
2. Digitaliza la Trazabilidad de Auditoría
Digitalizar las trazabilidades de auditoría facilita las cosas tanto para quienes presentan informes de gastos como para quienes los aprueban.
Al aprobar informes de gastos, el almacenamiento digital permite aplicar filtros y buscar información fácilmente, en lugar de revisar un montón de papeles. Esto te permite procesar los informes más rápido y con mayor seguridad de que nada se ha pasado por alto.
3. Haz el Proceso Libre de Errores
Registrar manualmente los gastos en un reporte puede dar lugar a errores. Un empleado podría digitar mal un número o olvidar un concepto.
Las soluciones de gestión de gastos automatizadas pueden resolver muchos de estos problemas. Por ejemplo, una solución de seguimiento de gastos con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede escanear recibos físicos y llenar automáticamente los detalles del gasto en el software.
4. Usa una Sola Solución
Utilizar una sola solución para recopilar recibos, registrar gastos y realizar conciliaciones de facturas ayuda a mantener toda la trazabilidad de auditoría en un solo lugar.
Mantener todos los datos requeridos para una auditoría en un solo lugar garantiza que no tendrás que buscar demasiado cuando necesites la información.
Aunque los precios bajos de los softwares específicos por tarea pueden resultar atractivos, intenta anticipar tus necesidades futuras al evaluar software de gestión de gastos o software de gestión de auditorías para mantenerlo simple.
Simplifica la Presentación de Gastos
Las empresas modernas más exitosas se están enfocando en automatizar las partes rutinarias de su flujo de trabajo, desde la contabilidad hasta los informes de gastos.
Al automatizar esto, verás que, aunque las aprobaciones aún requieren cierto trabajo manual, estarás logrando mucho más, con mayor precisión y en mucho menos tiempo.
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