Cómo Crear un Informe de Gastos: Guía de 4 Pasos de un CMA
En promedio, se tarda 20 minutos en completar manualmente un informe de gastos. Multiplica eso por la cantidad de informes de gastos que apruebas cada mes y... habrás dedicado mucho tiempo de forma ineficiente.
Aquí te explico cómo hacer un informe de gastos de manera rápida y sencilla, perdiendo muy poco tiempo.
Los fundamentos de los informes de gastos
Un informe de gastos es un resumen de los gastos clasificados según varios criterios, como proyecto, departamento o empleado.
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Por ejemplo, supón que un empleado tuyo viaja a Chicago desde tu oficina en San Francisco. Ese empleado probablemente tendrá varios gastos, planificados o no, durante el viaje de negocios: estos pueden ser desde trayectos en taxi hasta una comida con un socio.
Necesitas que el empleado elabore un informe de gastos que resuma los gastos del viaje de negocios para que puedas verificarlos, aprobarlos y reembolsar al empleado en cuestión.
Lo más recomendable es subir estos gastos de viaje a un software para hacer un seguimiento adecuado y ver su impacto en tu resultado final. Si sigues con informes manuales, estás desperdiciando mucho tiempo y potencialmente violando las normas de deducción del IRS.
Elegir la herramienta adecuada para informes de gastos
No recomiendo adoptar el “enfoque tradicional” y agrupar los gastos de la empresa en una hoja de Excel pero, si este es tu método preferido, todavía tienes algunas opciones.
Las hojas de Excel requieren que ingreses manualmente los gastos a medida que se generan. Es lento y tedioso, pero al menos no tendrás que gastar en un software de control de gastos. Si eliges utilizar este método, emplear buenas plantillas puede ayudarte a ahorrar algo de tiempo; aquí te dejo algunas que encontré:
- Plantillas de Microsoft Excel
- Plantillas de informes de gastos de Smartsheet
- Plantilla de informe de gastos de Vertex42
- Plantillas de informes de gastos de ClickTime
Si te enfrentas a demasiados informes de gastos o simplemente quieres mejorar tus sistemas, invertir en un software de informes de gastos puede ayudar. Aquí tienes algunos excelentes para considerar:
Guía paso a paso para crear informes de gastos
Aunque pueden llevar tiempo, los informes de gastos deberían ser muy sencillos. Aquí tienes un proceso de cuatro pasos para crear informes de gastos:
Paso 1: Recopilación de recibos
La persona que incurre en el gasto debe recoger un recibo. Además de verificar internamente los gastos informados, también se requieren recibos para poder reclamar deducciones fiscales.
Por ejemplo, el IRS exige a las empresas que mantengan un registro de todos los gastos realizados durante un viaje fuera del domicilio, excepto aquellos menores a $75 o los incurridos por alojamiento, según la Sección 1.274-5(c)(2)(iii).
Paso 2: Detallar los gastos y añadir fechas y otros datos
El empleado debe realizar una lista detallada de los gastos y ordenarlos por fecha. Debe agregar columnas para la descripción, el código y otros datos de cada gasto detallado.
En algunos casos, podría ser necesario agregar detalles específicos de cada gasto. Por ejemplo, si utiliza un coche de la empresa durante el viaje, debe indicar las lecturas inicial y final junto a los gastos de combustible.
Paso 3: Categorizar los gastos
Categorizar los gastos facilita las cosas cuando llegue el momento de presentar tus declaraciones fiscales. Podrías requerir que los empleados clasifiquen los gastos en varias categorías, tales como:
- Seguro
- Publicidad
- Gastos de oficina
- Viajes
- Alquiler
- Sueldos
El informe de gastos debe mostrar los subtotales para cada categoría de gasto así como el monto total de todos los tipos de gastos.
Paso 4: Enviar el informe
Aconseje a los empleados que revisen los totales antes de finalizar el informe de gastos. Pídales que adjunten los recibos al informe para que pueda utilizarlos como referencia al evaluar el reporte.
Los recibos pueden ser copias impresas o escaneadas. Una vez que todo esté en orden, los empleados pueden enviar, enviar por correo electrónico o imprimir y entregar el informe de gastos según las mejores prácticas de su organización.
Cómo presentar un informe de gastos
Si utiliza un software, debería existir un proceso bastante claro, que le notificará automáticamente cuando un empleado envíe un informe de gastos.
Si no utiliza software, su equipo puede presentar informes de gastos en forma de archivo Excel o Google Sheets. Los documentos en PDF y Word también se utilizan a veces, pero son mucho menos populares (y con razón).
Los miembros del equipo pueden enviar por correo electrónico estos informes de gastos a la persona relevante, usarlos en el canal de Slack correspondiente, o presentar una copia física de acuerdo con la política de la empresa.
Verificación del informe de gastos
A continuación, dos pasos que intervienen en la verificación de los gastos en un informe:
- Comprobación de los datos de gasto: Esto implica verificar los importes, los datos fiscales y otros detalles. Esto puede no ser posible cuando tiene que aprobar cientos de reportes a la semana, así que priorice los informes que sean más propensos a tener violaciones de gastos, como los de viajes. Si un empleado quiere gastar dinero en una cena de negocios, solicite la lista de invitados, idealmente antes de la cena.
- Aprobación por parte de un gerente: El gerente determina la legitimidad del informe de gastos verificando si los gastos estaban relacionados con sus funciones. Sin embargo, no es raro que el propio dueño de un pequeño negocio apruebe directamente los reportes cuando los equipos son reducidos.
5 errores comunes al presentar informes de gastos
Crear informes de gastos es sencillo pero propenso a errores. Puede eliminar muchos de estos errores automatizando el proceso. Aquí algunos de los errores más comunes a tener en cuenta:
1. No reclamar un gasto
Es fácil olvidar los gastos al viajar; esto puede suceder si el empleado está demasiado ocupado, pagó en efectivo o simplemente no sabía que el gasto era reembolsable.
El software de gestión de gastos puede facilitar el seguimiento de sus gastos. Los empleados pueden tomar una foto al momento para registrar un gasto. El software también les recuerda presentar los informes de gastos.
2. No prestar atención a la política de gastos de la empresa
Leer la política de gastos completa y tener una copia a mano es fundamental. Cuando un empleado comete errores, el software podría detectarlo como actividad fraudulenta.
El software de su empresa también envía notificaciones cada vez que alguien presenta gastos fuera de la política, por lo que, idealmente, dichos gastos deben ser consultados con el responsable de viajes o el jefe de departamento antes de hacer el pago.
3. Perder recibos
A todos nos ha pasado. Perder los recibos por gastos pagados en efectivo puede hacer que el empleado pierda dinero porque no se pueden aprobar los gastos hasta que presente un recibo o documento de gasto.
Si su empresa usa una solución de gestión de gastos amigable con dispositivos móviles, los empleados pueden tomar fotografías de los recibos a medida que los reciben. Aunque pierdan la copia física, pueden usar la copia digital como comprobante.
4. Mezclar gastos personales y empresariales
Supongamos que un empleado tuvo una excelente reunión con un cliente en un restaurante. Se quedó después de la reunión para cenar con unos amigos pero no cerró la cuenta antes. Esto significa que el recibo del restaurante del empleado incluye todo lo que ordenó, mezclando gastos personales y empresariales.
Aunque esto pueda parecer un problema menor, puede convertirse en un lío cuando el empleado quiere solicitar un reembolso. Tales actos pueden considerarse descuidados o incluso engañosos.
Utilizar métodos de pago separados es una excelente forma de evitar mezclar gastos personales y de negocios. Por ejemplo, las tarjetas inteligentes corporativas pueden evitar que los empleados usen dinero de su propio bolsillo, haciendo que mantener los gastos separados sea más sencillo.
5. Gastos Duplicados
Los gastos duplicados pueden causar discrepancias en los estados financieros de la empresa. La compañía incluso podría considerar que esto es un comportamiento fraudulento y, en el peor de los casos, podría terminar pagando una multa.
Uno de los principales beneficios del software de gestión de gastos es que puede ayudar a evitar duplicados hasta cierto punto. Muchas soluciones de gestión de gastos pueden detectar duplicados basándose en reglas predefinidas o mediante IA. Estas generan una advertencia cada vez que hay un gasto duplicado para que puedas confirmarlo o eliminarlo.
Cómo Mantener Registros de Auditoría de Informes de Gastos
Mantener un registro de auditoría te ayuda a prevenir el fraude, mantener el cumplimiento y recopilar los datos necesarios para auditorías internas. Para mantener registros de auditoría de informes de gastos:
1. Facilita la Entrega de Comprobantes
Permite que las personas involucradas en la transacción entreguen comprobantes de manera conveniente.
Por ejemplo, podrías permitir que los empleados entreguen copias digitales o ingresen los datos directamente en el software en lugar de exigir facturas físicas. Muchas empresas facilitan tarjetas de crédito corporativas para que puedan rastrear todos los gastos en un solo extracto (y obtener recompensas específicas por el uso de tarjetas de crédito).
Puedes simplificar aún más las cosas automatizando el proceso mediante software de reporte de gastos que se integre con tu banco y registre automáticamente los gastos.
2. Digitaliza el Registro de Auditoría
Digitalizar los registros de auditoría facilita las cosas tanto para quienes presentan informes de gastos como para quienes los aprueban.
Cuando se trata de aprobar informes de gastos, el almacenamiento digital permite aplicar filtros y buscar información fácilmente, en lugar de revisar una pila de papeles. Esto te permite procesar los informes de gastos más rápido y con mayor seguridad de que no se ha pasado por alto nada.
3. Haz que el Proceso Sea Libre de Errores
Registrar manualmente los gastos en un informe de gastos es propenso a errores. Un empleado podría equivocarse al escribir un número o olvidar un concepto.
Las soluciones automatizadas de gestión de gastos pueden solucionar muchos de estos problemas. Por ejemplo, una solución de gestión de gastos con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede escanear recibos físicos y rellenar automáticamente los detalles en el software.
4. Utiliza una Única Solución
Usar una sola solución para recopilar recibos, registrar gastos y realizar conciliaciones de facturas ayuda a mantener los registros de auditoría completos en un solo lugar.
Mantener todos los datos necesarios para una auditoría en un solo lugar garantiza que no tendrás que buscar demasiado cuando necesites información.
Aunque las etiquetas de precio bajas en software para tareas específicas puedan ser atractivas, trata de anticipar tus necesidades futuras al evaluar software de gestión de gastos o software de gestión de auditorías para mantener todo sencillo.
Simplifica la Elaboración de Informes de Gastos
Las empresas modernas más exitosas se están enfocando en automatizar las partes rutinarias de su flujo de trabajo, desde la contabilidad hasta los informes de gastos.
Cuando automatices esto, descubrirás que, aunque las aprobaciones aún requieran algo de trabajo manual, lograrás mucho más —y con mayor precisión— en mucho menos tiempo.
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