Cómo llevar el control de los gastos de negocio (en 5 pasos fáciles)
Para llevar un control de los gastos empresariales, necesitas registrar cada compra, categorizar tus gastos y revisar tus transacciones de manera regular. Utilizar herramientas como hojas de cálculo o aplicaciones de seguimiento de gastos facilita este proceso y mantiene tus finanzas organizadas. Mantenerte al tanto de tus gastos te ayuda a tomar decisiones empresariales inteligentes y evita sorpresas financieras en el futuro.
Cómo llevar un control de los gastos empresariales (Estos son los 5 pasos fáciles)
Sabemos lo importante que es llevar un control de los gastos empresariales. Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Estos cinco sencillos pasos ayudarán a tu pequeña empresa con la contabilidad y el seguimiento de gastos para que puedas utilizar el tiempo que ganes en cosas más relevantes.
Paso 1: Implementa un sistema de seguimiento de gastos
Si has estado guardando todos tus recibos en una vieja caja de zapatos, es el momento perfecto para deshacerte de ella — la caja, no los recibos — y considerar un sistema de seguimiento de gastos. También podrías usar programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.
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¿Mi consejo profesional? Cuando se trata de la gestión de gastos, lo mejor es implementar un sistema de seguimiento de gastos empresariales central y robusto, que te dará acceso a funciones útiles como el escaneo de recibos y el almacenamiento digital. Hay muchos otros beneficios, de los que hablaré más adelante.
El sistema que elijas dependerá del tamaño y complejidad de tu empresa, las capacidades y habilidades de tus empleados, y tus propias preferencias.
Pasos clave para la selección e implementación:
- Identifica las necesidades específicas de tu empresa (tómate tu tiempo para precisar esto)
- Solicita cotizaciones y demostraciones a los proveedores de soluciones
- Evalúa las características y funcionalidades del sistema
- Selecciona un sistema fácil de usar que se ajuste a esas necesidades
- Documenta, haz pruebas piloto, implementa y prueba la solución
- Capacita a los usuarios sobre cómo utilizarlo
- Asegúrate de que exista soporte
Nuestras herramientas favoritas de seguimiento de gastos
El equipo de CFO Club ha analizado miles de opciones de software financiero — estas son las que se destacaron para el seguimiento de gastos:
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Paso 2: Configura categorías de gastos
Antes de ingresar cualquier gasto en tu nuevo sistema de seguimiento, deberías establecer categorías de gastos claras para garantizar consistencia y facilidad de seguimiento.
Organizar tus gastos en categorías y subcategorías únicas para tu empresa (o sector) te permite identificar y analizar rápidamente los patrones de gasto. También facilita aislar áreas donde podrías optimizar o reducir costes.
Estas son algunas de las clasificaciones generales que la mayoría de empresas utiliza:
- Suministros de oficina
- Gastos de viaje
- Costos de publicidad
- Gastos generales y administrativos
Paso 3: Utiliza un sistema de gestión de recibos
Uno de los retos al seguir los gastos empresariales es almacenar y gestionar los recibos. Los sistemas de archivo físicos no son ideales y pueden causar problemas en caso de desastres naturales u otros incidentes desafortunados.
Pero, como mencioné antes, la mayoría de los sistemas de seguimiento de gastos ya incluyen gestión de recibos integrada para ayudarte a digitalizar, almacenar y administrar esas pequeñas molestias de forma centralizada. Esto asegura que estén fácilmente accesibles y organizados para una recuperación eficiente; en cualquier lugar, en cualquier momento.
Cómo funciona la gestión de recibos:
- Escanea recibos en papel (o recíbelos electrónicamente)
- Almacena recibos en formato digital
- Clasifica el tipo de gasto
- Deja que el sistema haga su trabajo
- Haz clic en una línea de gasto para recuperar, ver o compartir una copia del recibo
Paso 4: Registra y categoriza gastos de manera regular
La constancia es clave al rastrear los gastos empresariales. Normalmente utilizo una lista de verificación de transacciones contables de cierre de mes para mantenerme organizado. ¿En esa lista? Siempre que sea posible, registra tus gastos tan pronto como ocurran. Esta práctica garantiza reportes oportunos y precisos, evitando la acumulación de gastos no registrados —también conocida en el mundo médico como “meolviditis”.
Tómate el tiempo de asignar cada gasto a la categoría adecuada desde el principio, para no tener que reclasificarlos después. Ingresa todos los gastos en la categoría más relevante para obtener estados financieros precisos, reportes, declaraciones de impuestos y cumplimiento.
¡Salven a los becarios!
En mi primer trabajo después de la universidad, mi jefe me hizo organizar y clasificar cada uno de los recibos, porque no lo había hecho desde el principio. Lo confirmo: Hará que tu nueva contratación joven y fácilmente influenciable te tome manía.
Paso 5: Conciliar y revisar los gastos
Trabajando en contabilidad y reportes financieros, sé que puede ser tentador seguir adelante después de completar los pasos de tu ciclo contable, pero revisar y analizar tus gastos mensuales te ayuda a:
- Analizar patrones de gasto
- Identificar discrepancias o errores
- Aislar áreas de gasto excesivo
- Descubrir oportunidades de ahorro
- Identificar actividades fraudulentas o cargos no autorizados
- Obtener mayor control para mantenerte competitivo
Controla tus gastos mejor que tu competencia. Ahí es donde siempre puedes encontrar la ventaja competitiva.
Sam Walton
Cómo luce la conciliación de gastos al completarse:
- Al ejecutar tu estado de pérdidas y ganancias, deberías poder ver rápidamente qué categoría de gastos parece fuera de lo normal en comparación con los meses anteriores.
- Luego deberás analizar los gastos para determinar si los gastos más altos son válidos o si algunos gastos están en la categoría equivocada.
- Si están en la categoría equivocada, reclasifícalos (muévelos) a la correcta.
- Vuelve a ejecutar el reporte de pérdidas y ganancias, analizando y validando los resultados nuevamente.
- Antes del cierre de mes, todos los gastos del mismo tipo se agrupan bajo la categoría más adecuada.
Sé que suena súper aburrido, pero ¿sabes lo que pasa cuando no te tomas el tiempo para revisar los detalles? Tu flamante CFO aparece en una limusina que no tiene manera de poder permitirse. Supuestamente.
Cuándo Se Vuelve Necesario Un Software de Contabilidad
Ya sea que tu negocio sea grande o pequeño, el seguimiento manual de los gastos puede ser engorroso e ineficiente. Un software de contabilidad puede cambiar las reglas del juego.
La mayoría de los softwares de contabilidad ofrecen una variedad de funciones que simplifican y automatizan el proceso de seguimiento de gastos en negocios de cualquier tamaño. Estas herramientas pueden importar automáticamente transacciones desde cuentas bancarias empresariales y tarjetas de crédito empresariales, categorizar gastos, generar reportes de gastos y ofrecer visibilidad en tiempo real sobre la gestión y salud financiera de tu empresa. Esto te ahorra tiempo y esfuerzo significativos y te permite centrarte en lo que realmente prefieres: hacer crecer tu negocio.
Cuando evalúes softwares de contabilidad, busca soluciones que se adapten a las necesidades y tamaño de tu empresa. Factores a tener en cuenta incluyen:
- Facilidad de uso
- Escalabilidad
- El tipo de software de contabilidad que buscas
- Integración con otros programas
- Precio (Las suscripciones Software-as-a-Service o SaaS son opciones muy asequibles)
- El tipo de plataforma (instalación local o basada en la nube)
O, ya sabes, deja que nosotros los revisemos por ti.
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¿Cuándo Es Innecesario Un Sistema de Contabilidad?
Quizás llevas el control de tus gastos de forma manual y te va bien, pero ¿“bien” es realmente todo lo que quieres? He trabajado en empresas de todos los tamaños y sectores y he tenido varios pequeños negocios, y puedo decirte que el seguimiento de gastos nunca es una pérdida de tiempo, sea cual sea el tamaño de la empresa. Incluso los freelancers necesitan saber en qué gastan y cuánto.
¿Por qué? Por dos razones:
- Si eres propietario de un pequeño negocio — el tiempo y el dinero abundan poco, y no puedes permitirte desperdiciar ninguno. En realidad, necesitas vigilar de cerca cada dólar y cada minuto para seguir siendo competitivo y rentable.
- Los sistemas de contabilidad son muy accesibles y fáciles de implementar.
¿Qué Es Un Gasto Empresarial?
Los gastos empresariales son todos aquellos desembolsos de dinero necesarios para que tu empresa funcione sin problemas — piensa en alquiler, pago de empleados, software, material de oficina, publicidad o incluso viajes. Si te ayuda a hacer negocios, probablemente cuenta.
Estos costes suelen dividirse en dos categorías: gastos operativos (como marketing o facturas de internet) y coste de bienes vendidos (como los materiales o el trabajo necesario para entregar tu producto o servicio).
Puedes controlar los gastos empresariales usando dos modelos diferentes: contabilidad de caja o contabilidad de devengo.
Ventajas de Controlar De Cerca los Gastos Empresariales
Hacer un seguimiento eficiente de los gastos empresariales ofrece ventajas que van mucho más allá de simplemente estar organizado. Aquí tienes algunos beneficios valiosos que he visto a lo largo de los años:
Mayor Claridad Financiera
Mantener registros precisos, especialmente si eres un pequeño empresario, te permite entender la verdadera salud financiera de tu negocio. Como pequeño empresario, esta claridad me ha ayudado en lo siguiente:
- Tomar decisiones más inteligentes y prudentes
- Identificar áreas de mejora
- Planificar para el futuro a corto y largo plazo
Mejor Optimización de Costos
Revisar regularmente los gastos me ha permitido identificar áreas donde es necesario reducir o eliminar costos. Al analizar los patrones de gasto y evaluar el retorno de inversión de diferentes desembolsos, he tomado mejores decisiones estratégicas que aumentan la rentabilidad.
Esto es especialmente importante si tu empresa es pequeña y los fondos son muy limitados.
Mejor Gestión del Flujo de Caja
Quizás te concentres en tus estados de ganancias y pérdidas, pero es importante reconocer la importancia de prestar atención al estado de flujo de caja. Hacer un seguimiento de los gastos me permitió:
- Monitorizar el flujo de caja con mayor frecuencia
- Asegurarme de que tengo fondos suficientes para las operaciones diarias y semanales
Al realizar un seguimiento minucioso de los gastos de tu negocio, puedes completar con confianza un estado de flujo de caja, saber qué tan bien marcha tu empresa y ver en qué áreas es necesario controlar (o eliminar) ciertos costos.
Siempre nos enfocábamos en nuestro estado de resultados. Pero el flujo de caja no era un tema que discutiéramos habitualmente. Era como si estuviéramos manejando mirando solo el velocímetro, cuando en realidad nos estábamos quedando sin combustible.
Michael Dell
Mayor Cumplimiento Fiscal
El recaudador no necesita tu dinero — pero lo tomará si se lo facilitas. – Yo
Llevar un control adecuado de los gastos me ha ayudado a cumplir más fácilmente con las normativas fiscales, minimizando el riesgo de sanciones o auditorías. También me aseguró que mi empresa pudiera:
- Solicitar deducciones y créditos fiscales aplicables
- Mantener un mejor flujo de dinero
Créeme: durante la temporada de impuestos, te alegrarás de tener una solución para el seguimiento de gastos de empresa.
Auditorías Exitosas e Informes Financieros
Si tu empresa tiene accionistas y cotiza en bolsa, la reputación es esencial. Llevar registros de gastos bien documentados de manera constante brinda transparencia y credibilidad en caso de una auditoría o de un requisito de informe financiero, ayudando a tu empresa a evitar sanciones y a construir relaciones de confianza.
La confianza es el pegamento de la vida. Es el ingrediente más esencial en la comunicación efectiva. Es el principio fundamental que mantiene todas las relaciones.
Stephen Covey
¿Mencioné que uno de los mayores beneficios de implementar un software de control de gastos es que agiliza tus procesos, reduciendo significativamente el trabajo manual que consume tiempo?
Mejores Prácticas para el Seguimiento de Gastos
Para mejorar aún más mi proceso de control de gastos, he implementado estas mejores prácticas:
1. Abre una Cuenta Exclusiva para el Negocio
Abrir una cuenta corriente empresarial para controlar tus ingresos y gastos puede ayudarte a comprender tu flujo de caja en cualquier momento. Tener cuentas empresariales también garantiza que contabilices solo las transacciones comerciales, y no las personales.
2. Establece Políticas Claras de Gastos
Desarrollo políticas claras de gastos y las comunico a todos los empleados. Estas políticas deben detallar lo siguiente:
- Tus expectativas sobre el uso de fondos de la empresa
- Qué gastos son reembolsables
- La documentación requerida
- El proceso de aprobación
3. Actualiza Regularmente las Categorías de Gastos
A medida que mi negocio evolucionó, también lo hicieron mis categorías de gastos. Cada vez que ocurría un cambio relevante en la operación, revisaba y actualizaba las categorías para reflejar con precisión las nuevas necesidades de la empresa.
4. Realiza Copias de Seguridad de Todos los Datos
Contar con datos precisos y fiables es esencial para futuras decisiones. Creo en realizar copias de seguridad de los datos de forma regular para evitar posibles pérdidas o daños. Las soluciones de almacenamiento en la nube ofrecen una forma segura, conveniente y rentable de almacenar datos en cualquier momento y desde cualquier lugar en tiempo real.
5. Analiza los Informes con Regularidad
Revisaba mis informes mensuales de gastos empresariales para buscar tendencias, anomalías o áreas en las que se pudiera reducir costos. Este análisis me ayudó a tomar decisiones basadas en datos para mejorar mis futuras decisiones.
6. Reconciliar los Registros Financieros con Regularidad
Conciliaba mis tarjetas de crédito y extractos bancarios cada mes para asegurarme de que fueran precisos, identificar cualquier discrepancia o error y corregirlos puntualmente si era necesario. Esto me permitió revisar los patrones de gasto e identificar áreas para la reducción de costos.
7. Educa a tu Equipo
Si tienes empleados o freelancers, adelante y crea esos procesos escritos y formales — y asegúrate también de que los lean.
Errores a Evitar
Como cualquier otro dueño de negocio, he cometido mi cuota de pequeños errores… Bueno, sí, también algunos grandes tropiezos. Soy humano, ¿de acuerdo?
Tu labor es aprender de mis errores — y los de otras personas — para no estar condenado a repetirlos. Aquí tienes algunos de los más comunes y perniciosos:
Descuidar los Pequeños Gastos
Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga hundirá un gran barco.
Benjamin Franklin
Un error común en las empresas es no llevar registro de los pequeños gastos. Incluso si tu empresa es grande y los gastos pueden parecer individualmente insignificantes, pueden acumularse con el tiempo y afectar la salud financiera general.
Me aseguro de registrar hasta el gasto más pequeño para obtener una imagen completa y precisa de la situación financiera de mi negocio.
Mezclar Gastos Personales y Empresariales
Aunque tu negocio sea una labor de amor, intenta no mezclar nunca los gastos de tu negocio con los personales. Es un error muy común, especialmente entre trabajadores autónomos.
Separar los gastos empresariales aporta claridad. Esto es especialmente importante a la hora de hacer la declaración de impuestos y deducciones.
Categorización Inconsistente
Si tú o tu equipo categorizáis los gastos de forma inconsistente, puede generar confusión en el análisis y los informes financieros. Asegúrate de definir y documentar directrices claras sobre los tipos de gastos y dónde deben ser asignados en tu plan de cuentas.
Clasificar correctamente los gastos facilita y agiliza el análisis de cuentas a efectos de presupuestación y control de costos.
Registros Incompletos
No mantener registros completos de los gastos es un error importante. La falta de un registro completo puede provocar estos y otros problemas graves:
- Menor visibilidad
- Pagos olvidados
- Relaciones deficientes con proveedores
- Problemas de flujo de caja
- Deducciones perdidas
- Menor confianza de los inversores
- Mala gestión financiera
- Auditorías fallidas
Si hay algo que he aprendido implementando sistemas contables, es que mantener registros completos requiere tecnología bien diseñada que se integre con otros sistemas ya en uso.
Reconciliaciones de Cuentas Irregulares
Descuidar la conciliación regular de los registros de gastos puede causar discrepancias, errores y una visión limitada de la situación financiera de tu empresa.
Al término de cada mes, reservo tiempo para conciliar los gastos del negocio con los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, con el fin de identificar diferencias y asegurarme de que todos los gastos se registren correctamente. Es un ejercicio que vale la pena.
Implementando pasos eficaces para el seguimiento de los gastos, adoptando buenas prácticas y evitando errores comunes, podrás tomar decisiones financieras informadas, aumentar la rentabilidad y gestionar tu flujo de caja.
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