Cómo Llevar un Control de los Gastos Empresariales (En 5 Pasos Fáciles)
Todo sobre los Gastos Empresariales: Los gastos empresariales son los costes diarios de operar tu negocio. Se categorizan como gastos de operación o de mercancías y, a menudo, son deducibles de impuestos.
Controla Cada Centavo: Vale la Pena: Llevar un registro preciso de los gastos ayuda a mantener la organización, permite monitorear el flujo de caja de forma efectiva y brinda una visión clara de la salud financiera y la asignación de gastos.
¿Efectivo o Devengo? Elige tu Método: Ya sea utilizando contabilidad de efectivo o de devengo, tener un método consistente ayuda a controlar los gastos empresariales eficazmente, asegurando registros financieros precisos y organizados.
Cómo Llevar un Control de los Gastos Empresariales (Estos Son los 5 Pasos Fáciles)
Sabemos lo importante que es llevar un control de los gastos empresariales. Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Estos cinco pasos fáciles ayudarán a tu pequeña empresa con la contabilidad y el seguimiento de gastos para que puedas dedicar tu tiempo a cosas más impactantes.
Paso 1: Implementa un Sistema de Seguimiento de Gastos
Si has estado guardando todos tus recibos en una caja de zapatos vieja, es el momento perfecto para deshacerte de ella — la caja, no los recibos — y considerar un sistema de seguimiento de gastos. También puedes usar programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.
¿Mi consejo profesional? Cuando se trata de gestión de gastos, implementar un sistema centralizado y robusto de seguimiento de gastos empresariales es lo mejor, ya que te brinda acceso a funciones valiosas como escaneo de recibos y almacenamiento digital. Hay muchos otros beneficios, que cubriré en un momento.
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El sistema que elijas dependerá del tamaño y la complejidad de tu empresa, las habilidades y capacidades de tus empleados, y tus preferencias.
Pasos Clave para la Selección e Implementación:
- Identifica las necesidades específicas de tu empresa (tómate tu tiempo y define esto bien)
- Solicita cotizaciones y demostraciones a los proveedores de soluciones
- Evalúa las características y funcionalidades del sistema
- Selecciona un sistema fácil de usar que se adapte a esas necesidades
- Documenta, prueba piloto, implementa y verifica la solución
- Capacita a los usuarios sobre cómo usarlo
- Asegura que el soporte esté disponible
Nuestras Herramientas Favoritas para el Seguimiento de Gastos
El equipo de The CFO Club ha analizado miles de opciones de software financiero — estas son las que se destacan para el seguimiento de gastos:
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Paso 2: Establece Categorías de Gastos
Antes de registrar cualquier gasto en tu nuevo sistema de seguimiento, debes establecer categorías de gasto claras para asegurar coherencia y facilidad al hacer el seguimiento.
Organizar tus gastos por categorías y subcategorías únicas para tu empresa (o sector) te permite identificar y analizar patrones de gasto rápidamente. Esto también agiliza detectar áreas con potencial de reducción de costos u optimización.
Estas son algunas de las clasificaciones generales que la mayoría de las empresas utilizan:
- Suministros de oficina
- Gastos de viaje
- Costes de publicidad
- Gastos generales y administrativos
Paso 3: Usa un Sistema de Gestión de Recibos
Uno de los desafíos al rastrear los gastos empresariales es almacenar y gestionar los recibos. Los sistemas de archivo físico no son ideales y pueden generar problemas en caso de desastres naturales u otros eventos desafortunados.
Pero, como mencioné anteriormente, la mayoría de los sistemas de seguimiento de gastos cuentan con gestión de recibos integrada para ayudarte a digitalizar, almacenar y administrar centralmente esos pequeños y molestos comprobantes. Esto asegura que sean fácilmente accesibles y estén organizados para una recuperación eficiente; en cualquier lugar, en cualquier momento.
Cómo funciona la gestión de recibos:
- Escanea los recibos en papel (o recíbelos electrónicamente)
- Guarda los recibos en formato digital
- Clasifica el tipo de gasto
- Deja que el sistema haga su magia
- Haz clic en una línea de gasto para recuperar, ver o compartir una copia del recibo
Paso 4: Registra y categoriza gastos regularmente
La consistencia es clave al hacer seguimiento de los gastos empresariales. Normalmente utilizo una lista de chequeo de transacciones contables de fin de mes para mantenerme organizado. ¿Y en esa lista? Siempre que sea posible, registra tus gastos tan pronto como ocurran. Esta práctica garantiza reportes oportunos y precisos, evitando la acumulación de gastos no registrados, también conocida en el mundo médico como “meolviditis”.
Tómate el tiempo de asignar cada gasto a la categoría apropiada desde el principio, para no tener que reclasificarlos después. Ingresa todos los gastos en la categoría más relevante para estados financieros precisos, reportes, declaraciones de impuestos y cumplimiento.
¡Salven a los becarios!
En mi primer trabajo después de la universidad, mi jefe me hizo organizar y clasificar cada uno de los recibos, porque él no lo había hecho desde el principio. Lo confirmo: hará que tu nuevo empleado joven e impresionable te coja manía.
Paso 5: Conciliar y revisar los gastos
Trabajando en contabilidad e informes financieros, sé que puede ser tentador seguir adelante una vez que completaste los pasos de tu ciclo contable, pero revisar y analizar tus gastos mensuales te ayuda a:
- Analizar los patrones de gasto
- Identificar cualquier discrepancia o error
- Detectar áreas de gasto excesivo
- Descubrir oportunidades de ahorro
- Detectar posibles fraudes o cargos no autorizados
- Ganar más control para mantenerte competitivo
Controla tus gastos mejor que tu competencia. Aquí es donde siempre puedes encontrar la ventaja competitiva.
Sam Walton
Así es como se ve la conciliación de gastos una vez completada:
- Al ejecutar tu estado de resultados (pérdidas y ganancias), deberías poder ver rápidamente qué categoría de gastos parece fuera de lo normal en comparación con los meses anteriores.
- Después tendrás que analizar los gastos para determinar si los montos mayores están justificados o si algunos gastos están en la categoría incorrecta.
- Si están en la categoría equivocada, reclasifícalos (muévelos) a la correcta.
- Vuelve a generar el informe de pérdidas y ganancias, analizando y validando los resultados otra vez.
- Antes del cierre de mes, todos los gastos del mismo tipo deben agruparse bajo la categoría más adecuada.
Sé que suena súper aburrido, pero ¿sabes qué pasa cuando no te tomas el tiempo de revisar los detalles? Tu nuevo CFO aparece en una limusina que no debería poder permitirse. Supuestamente.
Cuándo se Vuelve Necesario el Software de Contabilidad
Ya sea que tu negocio sea grande o pequeño, el seguimiento manual de los gastos puede seguir siendo tedioso e ineficiente. El software de contabilidad puede marcar la diferencia.
La mayoría de los software de contabilidad ofrecen una gama de funciones que simplifican y automatizan el proceso de seguimiento de gastos en empresas de cualquier tamaño. Estas herramientas pueden importar automáticamente transacciones de cuentas bancarias y tarjetas de crédito empresariales, categorizar los gastos, generar informes de gastos y brindar visibilidad en tiempo real sobre la gestión y salud financiera de tu negocio. Esto te ahorra una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, y te permite concentrarte en lo que realmente prefieres hacer: dirigir tu negocio.
Cuando evalúes software de contabilidad, busca soluciones que se ajusten a las necesidades y el tamaño de tu empresa. Los factores a considerar incluyen:
- Facilidad de uso
- Escalabilidad
- El tipo de software de contabilidad que buscas
- Integración con otros programas
- Precios (las suscripciones de Software como Servicio o SaaS son opciones muy asequibles)
- El tipo de plataforma (instalado localmente o en la nube)
O, si lo prefieres, déjanos que lo revisemos por ti.
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| 💡Consejo: Muchos proveedores de software de contabilidad ofrecen demostraciones y pruebas gratuitas. Aprovecha esto para probar las funciones y características antes de comprometerte a una compra. |
¿Cuándo es innecesario un sistema de contabilidad?
Quizás estés llevando el control de los gastos de tu negocio de manera manual y te va bien, ¿pero realmente "bien" es todo lo que quieres? He trabajado en empresas de todos los tamaños e industrias y he tenido diferentes pequeños negocios, y puedo decirte que llevar el control de los gastos nunca es una pérdida de tiempo, en empresas de cualquier tamaño. Incluso los freelancers necesitan llevar registro de en qué gastan y cuánto.
¿Por qué? Por dos razones:
- Si eres dueño de una pequeña empresa, el tiempo y el dinero escasean, y no puedes permitirte desperdiciar ninguno. De hecho, necesitas controlar de cerca cada dólar y cada minuto para mantenerte competitivo y rentable.
- Los sistemas de contabilidad son muy asequibles y fáciles de implementar.
¿Qué es un Gasto de Negocio?
Los gastos de negocio son todos aquellos en los que inviertes dinero para que tu empresa funcione sin problemas — piensa en alquiler, sueldos, software, suministros de oficina, publicidad o incluso viajes. Si te ayuda a hacer negocios, probablemente cuenta como gasto.
Estos costos generalmente se dividen en dos categorías: gastos operativos (como marketing o facturas de internet) y costos de bienes vendidos (como los materiales o la mano de obra necesarios para ofrecer tu producto o servicio).
Puedes llevar el control de los gastos de negocio utilizando dos modelos: contabilidad de caja o contabilidad por acumulación.
Beneficios de un Seguimiento Cercano de los Gastos de Negocio
Llevar un control eficiente de tus gastos de negocio aporta múltiples ventajas más allá de solo estar organizado. Aquí tienes algunas ventajas valiosas que he visto a lo largo de los años:
Mayor Claridad Financiera
Mantener registros precisos, especialmente como dueño de una pequeña empresa, te permite comprender la verdadera salud financiera de tu negocio. Como propietario de una pequeña empresa, esta claridad me ha ayudado en lo siguiente:
- Tomar decisiones más inteligentes y prudentes
- Identificar áreas de mejora
- Planificar para el futuro a corto y largo plazo
Mejor Optimización de Costos
Revisar regularmente los gastos me ha ayudado a identificar áreas donde es necesario reducir o eliminar costos. Al analizar los patrones de gasto y evaluar el retorno de la inversión en diferentes desembolsos, he tomado mejores decisiones estratégicas que aumentan la rentabilidad.
Esto es especialmente importante si tu negocio es pequeño y los fondos son muy limitados.
Mejora en la Gestión del Flujo de Caja
Puedes estar enfocado en tus estados de resultados, pero es importante reconocer la importancia de prestar atención a tu estado de flujo de caja. Llevar un control de los gastos me permitió:
- Monitorear el flujo de caja con mayor frecuencia
- Asegurarme de tener fondos suficientes para las operaciones diarias y semanales
Al realizar un seguimiento detallado de los gastos de tu negocio, puedes completar con confianza un estado de flujo de caja, saber qué tan bien está funcionando tu empresa y ver dónde es necesario controlar (o eliminar por completo) los costos.
Siempre estábamos enfocados en nuestro estado de resultados. Pero, el flujo de caja no era un tema que tratáramos con regularidad. Era como si condujéramos observando solo el velocímetro, cuando en realidad estábamos quedándonos sin gasolina.
Michael Dell
Mayor Cumplimiento Fiscal
El recaudador de impuestos no necesita tu dinero — pero lo tomará si se lo pones fácil. – Yo
Llevar un registro adecuado de los gastos me ha ayudado a cumplir con más facilidad las regulaciones fiscales, minimizando el riesgo de sanciones o auditorías. También permitió que mi empresa pudiera:
- Reclamar deducciones y créditos fiscales elegibles
- Mantener un mayor flujo de efectivo
Créeme: durante la temporada de impuestos, agradecerás tener una solución para el seguimiento de gastos de tu negocio.
Auditorías Exitosas y Reportes Financieros
Si tu empresa tiene accionistas y cotiza en bolsa, la reputación es esencial. Tener registros de gastos siempre bien documentados brinda transparencia y credibilidad en caso de una auditoría o requerimientos de informes financieros, ayudando a tu negocio a evitar sanciones y construir relaciones de confianza.
La confianza es el pegamento de la vida. Es el ingrediente más esencial en la comunicación efectiva. Es el principio fundamental que sostiene todas las relaciones.
Stephen Covey
¿Mencioné que uno de los mayores beneficios de implementar un software de seguimiento de gastos empresariales es que optimiza tus procesos, reduciendo significativamente el trabajo manual que consume tiempo?
Mejores Prácticas para el Seguimiento de Gastos
Para llevar mi proceso de seguimiento de gastos a otro nivel, he implementado estas mejores prácticas:
1. Abre una Cuenta Exclusivamente Empresarial
Abrir una cuenta corriente empresarial para registrar tus ingresos y gastos te ayuda a entender tu flujo de caja en cualquier momento dado. Además, tener cuentas empresariales garantiza que sólo contabilices las transacciones del negocio, no las personales.
2. Establece Políticas Claras de Gastos
Desarrollo políticas de gastos claras y las comunico a todos los empleados. Dichas políticas deben indicar lo siguiente:
- Tus expectativas sobre el uso de fondos de la empresa
- Qué gastos son elegibles para reembolso
- La documentación requerida
- El proceso de aprobación
3. Actualiza Regularmente Tus Categorías de Gastos
A medida que mi empresa evolucionó, también lo hicieron mis categorías de gastos. Cada vez que se producía un cambio operativo importante, revisaba y actualizaba las categorías para reflejar con precisión las nuevas necesidades del negocio.
4. Haz Copias de Seguridad de Todos los Datos
Contar con datos precisos y fiables es esencial para la toma de decisiones futuras. Creo en realizar copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida o corrupción de datos. Las soluciones de almacenamiento en la nube proporcionan una forma segura, práctica y económica de guardar datos en cualquier momento y lugar en tiempo real.
5. Analiza Regularmente los Reportes
Revisaba mis informes mensuales de gastos para detectar tendencias, anomalías o áreas donde se podían reducir costos. Este análisis me ayudó a tomar decisiones basadas en datos para mejorar mis decisiones futuras.
6. Reconciliar Regularmente los Registros Financieros
Concilié mis tarjetas de crédito y estados de cuenta bancarios cada mes para asegurar la exactitud, identificar cualquier discrepancia o error, y corregirlos rápidamente si era necesario. Esto me permitía revisar los patrones de gastos e identificar áreas para reducir costos.
7. Educa a tu equipo
Si tienes empleados o freelancers, adelántate y crea esos procesos escritos y formales — y asegúrate de que también los lean.
Errores a evitar
Como todos los demás dueños de negocios, he cometido mi parte de pequeños errores… Bueno, sí, también algunos errores más grandes. Soy humano, ¿de acuerdo?
Tu trabajo es aprender de mis errores — y de los de otras personas — para no estar destinado a repetirlos. Aquí tienes algunos de los más comunes y perniciosos:
Descuidar los gastos pequeños
Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga puede hundir un gran barco.
Benjamin Franklin
Un error común que cometen las empresas es no registrar los gastos pequeños. Incluso si tienes un negocio grande y los gastos pueden parecer individualmente insignificantes, pueden acumularse con el tiempo y afectar tu salud financiera general.
Me aseguro de registrar incluso los gastos más pequeños para obtener una visión completa y precisa de la situación financiera de mi negocio.
Mezclar gastos personales y de negocio
Aunque tu negocio sea una labor de amor, trata de no mezclar tus gastos de negocio con los personales. Es un error muy común, especialmente para autónomos y propietarios únicos.
Separo los gastos de negocio para establecer claridad. Esto es especialmente importante cuando llega la época de impuestos y deducciones.
Categorización inconsistente
Si tú o tu equipo clasifican los gastos de manera inconsistente, puede causar confusión en tu análisis y reportes financieros. Asegúrate de identificar y documentar pautas claras sobre los tipos de gastos y dónde deben ser codificados en tu plan de cuentas.
Los gastos clasificados correctamente hacen que el análisis de cuentas sea más rápido y fácil para fines de presupuestación y control de costos.
Registros incompletos
No mantener registros completos de los gastos es un error significativo. La falta de registros puede dar lugar a estos y otros problemas graves:
- Visibilidad reducida
- Pagos omitidos
- Relaciones deficientes con proveedores
- Problemas de flujo de efectivo
- Deducciones no aprovechadas
- Menor confianza de los inversores
- Mala gestión financiera
- Auditorías fallidas
Si algo he aprendido de implementar sistemas contables, es que mantener registros completos requiere tecnología bien diseñada que se integre con otros sistemas usados.
Conciliaciones de cuentas irregulares
No conciliar los registros de gastos regularmente puede provocar discrepancias, errores y una visión limitada de la situación financiera de tu empresa.
Tras el cierre de cada mes, reservo tiempo para conciliar los gastos de negocio con los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, identificar variaciones y asegurarme de que todos los gastos hayan sido contabilizados correctamente. Es un ejercicio muy valioso.
Al implementar pasos eficientes para el seguimiento de gastos, seguir buenas prácticas y evitar los errores comunes, podrás tomar decisiones financieras informadas, aumentar la rentabilidad y gestionar tu flujo de caja.
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