¿Qué es un informe de gastos? Una guía completa
Un informe de gastos incluye una lista de los artículos que tus empleados pagaron en tu nombre. Es un documento simple que enumera los gastos de un empleado, pero el proceso de aprobación puede ser engorroso y costoso.
Un proceso optimizado de informes de gastos puede ahorrarte mucho dinero (y algunos dolores de cabeza también). Aquí tienes lo básico sobre un informe de gastos y algunos de mis consejos para gestionar estos informes a escala.
Lo Básico de un Informe de Gastos
Redactar informes de gastos no es complejo: es una lista de gastos.
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La parte difícil es vigilar las violaciones a la política de reembolsos, revisar y aprobar gastos a escala y agilizar el procesamiento del informe de gastos.
Antes de abordar estos temas, repasemos rápidamente lo más básico.
¿Qué es un Informe de Gastos?
Un informe de gastos es un resumen de los gastos reembolsables incurridos por tus empleados en tus cuentas de gastos.
El dinero gastado por empleados en una comida durante un viaje de trabajo, combustible cuando conducen el coche de la empresa o material de oficina aparece en un informe de gastos.
Por supuesto, tu política de reembolso de gastos dicta qué gastos son reembolsables.
Los equipos financieros solicitan informes de gastos a los empleados para:
- Rastrear gastos: Los informes de gastos facilitan el seguimiento de gastos, especialmente si cuentas con software para el seguimiento de gastos que utiliza OCR (reconocimiento óptico de caracteres). El OCR puede escanear los informes y volcar la información en tu sistema contable, ahorrando mucho tiempo.
- Reembolsar los gastos aprobados: Determina que todos los gastos incluidos sean reembolsables según tu política. Eso sí, aún necesitas comprobar si existen infracciones.
- Control financiero: Los sistemas de informes de gastos con análisis integrados pueden ayudar a analizar patrones de gastos y detectar anomalías. Si un empleado ha gastado dinero en cenas lujosas durante un viaje de negocios, te gustaría enterarte cuanto antes.
Componentes de un Informe de Gastos
Esto es lo que suele incluir un informe de gastos típico:
- Fecha: La fecha del gasto.
- Descripción del gasto: Descripción de en qué se gastó el dinero.
- Categoría de gasto: Las categorías de gasto pueden incluir viaje, comidas, combustible y más. Calcula un subtotal específico por categoría y un total general de todos los gastos.
- Proveedor: El nombre del proveedor. Esta sección es aún más importante si la política de tu empresa exige comprar a proveedores específicos.
- Importe: El monto del gasto.
- Cliente o proyecto: El cliente o proyecto por el que se incurrió el gasto.
- Documentos de soporte: Factura, recibo o estado de cuenta de tarjeta de crédito para validar el gasto.
- Notas: Aquí va cualquier información adicional.
Al procesar los informes de gastos, pon atención a las normas de deducibilidad del IRS.
Por ejemplo, la Sección 1.274-5(c)(2)(iii)(B) establece que el IRS solo considera adecuado el comprobante documental si incluye información sobre el importe, la fecha, el lugar y la descripción del gasto.
Así que, al usar un recibo de hotel para solicitar una deducción fiscal, debe incluir el nombre, la ubicación, la fecha y los importes desglosados por conceptos como alojamiento, comidas u otros cargos.
Importancia en la Industria Tecnológica
Los informes de gastos no son solo para reembolsos. Son una ventana al comportamiento de gasto de tu empresa que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos, ya sea en software de contabilidad o en una hoja de cálculo Excel.
Profundicemos un poco más en cómo los informes de gastos aportan valor más allá de su objetivo principal.
Papel en el Seguimiento Financiero
Los informes de gastos te indican cuánto gastan tus empleados, en qué lo gastan y qué categoría de gastos necesita un mayor control.
Puedes utilizar los datos de los informes de gastos como insumo en tiempo real para la elaboración de presupuestos y la categorización de gastos a fin de tomar decisiones más inteligentes.
Presupuestación
La presupuestación implica proyectar los gastos para períodos futuros. Si tu equipo de software gastó $10,000 durante su viaje al evento anual de SaaStr, podrías presupuestar $15,000 para el año siguiente (suponiendo que tu equipo crecerá un poco y la inflación hará subir los precios).
Si solo gastaron $7,000 pero habías presupuestado $10,000, podrías redirigir parte de esos fondos a otras áreas.
Los datos de los informes de gastos también ayudan a identificar variaciones. Si tenías un presupuesto de $10,000 para el equipo de ventas y ellos incurrieron en un gasto de $16,000, existe una variación adversa de $6,000 que vale la pena investigar.
Categorización de Gastos
¿En qué están gastando más los empleados durante los viajes de negocios? ¿Cuáles son las facturas de teléfonos móviles del equipo de ventas y sería más barato cambiar a software VoIP?
Esta información solo está disponible cuando tienes un desglose de gastos por categoría de cada empleado.
Los empleados pueden seleccionar categorías al crear un informe de gastos, y el software de informes de gastos puede crear automáticamente una vista que muestre los gastos categorizados.
Aunque seas propietario de una pequeña empresa, el software tiene valor. Puede automatizar el proceso para que puedas enfocar tus recursos humanos (es decir, tu tiempo y energía) en otras tareas más importantes sin aumentar la carga operativa.
Informes en Tiempo Real
Los informes en tiempo real ofrecen valor a tu equipo de múltiples maneras, especialmente si eres una startup en etapa temprana o una pequeña empresa con poco capital. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo los informes en tiempo real ayudan:
- Mayor visibilidad financiera: Los informes en tiempo real te ofrecen información inmediata sobre los patrones de gasto. Te permiten monitorear cuánto está gastando cada departamento y en qué.
- Control presupuestario: Puedes monitorear los límites de gasto. Si un empleado está a punto de alcanzar su tope de gasto en una categoría específica, puedes tomar medidas de forma proactiva para ayudarle a mantenerse dentro del presupuesto.
- Optimización del flujo de caja: Si el sobrecargo parece inevitable, los informes en tiempo real te asegurarán contar con tiempo suficiente para conseguir más efectivo antes de que se acabe.
- Gestión eficiente de gastos: Los informes en tiempo real ayudan a minimizar los errores y agilizan el reembolso al reducir el tiempo entre la ocurrencia de un gasto y su informe.
Guía del CFO para una Presentación Efectiva de Informes de Gastos
Un procedimiento estandarizado agiliza el flujo de trabajo de informes de gastos. Necesitas estandarizar tres elementos dentro del flujo de trabajo de informes de gastos para hacerlo más eficaz: presentaciones, revisiones y desembolsos.
Dentro de estos tres elementos, hay otros factores a considerar. Por ejemplo, puedes facilitar las presentaciones invirtiendo en un software de seguimiento de gastos. Sin embargo, aún necesitas revisar los informes para asegurarte de que cumplen con tu política de gastos antes de aprobar los reembolsos.
Hablemos de cómo puedes establecer un flujo de trabajo efectivo para los informes de gastos.
Cómo Establecer un Flujo de Trabajo para Informes de Gastos
A continuación, un proceso de cuatro pasos para establecer un flujo de trabajo de informes de gastos:
Paso 1: Comunica la Política de Gastos
Comunicar tu política de gastos puede facilitar todas las partes de tu flujo de trabajo.
Aborda todas las posibles preguntas que puedan tener tus empleados en relación con los gastos reembolsables, proveedores aprobados, límites de gasto, método de gasto y otros aspectos relevantes de tu política.
Una vez que hayas redactado un proceso claro y lo actualices para resolver dudas que hayan surgido, debe almacenarse en un lugar accesible y dirigir a los nuevos empleados para que lo conozcan. Si surgen más preguntas en el futuro, simplemente debes actualizar tu documento de política para resolverlas.
Cuando todos tengan claro cuál es la política, verás menos errores e infracciones en los informes de gastos, lo que a su vez te permitirá revisarlos con mayor rapidez.
Paso 2: Crea una Plantilla para Informes de Gastos
Las plantillas facilitan que los empleados soliciten el reembolso.
No es necesario que crees una plantilla manualmente. Muchas soluciones de software de gestión de gastos incluyen plantillas integradas, y puedes encontrar más en línea. Los empleados solo tienen que rellenar los datos y hacer clic en el botón de enviar.
Cuando un empleado presenta un informe, el software notifica a la persona responsable de revisarlo.
De manera alternativa, puedes crear manualmente una plantilla usando Microsoft Excel. Añade columnas para todos los detalles que quieres en los informes de gastos: fecha, hora, importe, categoría, entre otros.
Algunas soluciones de gestión de gastos ofrecen la ventaja de eliminar la necesidad de crear informes por completo. De hecho, ese es el enfoque que adoptan las grandes empresas para la gestión de gastos.
Mark Hawkins, Director de Operaciones en Puma, comparte en un caso de estudio de Zoho cómo le encanta que Zoho Expense pueda escanear recibos y completar automáticamente los informes de gastos.
“El hecho de que la aplicación móvil tome un recibo escaneado, recopile los datos relevantes y rellene la mayoría o todos los campos necesarios es un enorme ahorro de tiempo.”
Paso 3: Determina la Jerarquía y Secuencia de Aprobación
Define los niveles de aprobación según el monto y tipo de gastos.
Está bien que el supervisor inmediato apruebe los gastos pequeños. Sin embargo, los gastos mayores deben enviarse al jefe de departamento o a la alta dirección para su aprobación.
Hay dos aspectos concretos que debes definir aquí:
- Gastos que requieren aprobación separada: Define los criterios para los gastos que el supervisor inmediato no puede aprobar. Puedes requerir aprobaciones especiales para gastos que superen cierta cantidad, que pertenezcan a una categoría específica o que se paguen a un proveedor nuevo.
- Secuencia de aprobación: Si el supervisor inmediato no puede aprobar un gasto, ¿a quién debe involucrar para su revisión? Determina los aprobadores según la jerarquía de la organización y otórgate la autoridad final.
Paso 4: Automatiza los Reembolsos
Los reembolsos manuales pueden consumir mucho tiempo.
Tampoco son prácticos si procesas miles de facturas al mes—¿puedes imaginarte calculando importes de reembolso y buscando violaciones de políticas en mil facturas? Probablemente no.
Configura el software de gestión de gastos para que realice automáticamente los pagos una vez que estén aprobados. Si utilizas un sistema de automatización de cuentas por pagar, verifica si puedes integrarlo con la solución de gestión de gastos. Ahorrarás tiempo y tus empleados agradecerán la rapidez de los pagos.
Mejores Prácticas para la Aprobación de Gastos
Implementar un flujo de trabajo de informes de gastos automatizado es solo la mitad del trabajo. Seguir estas mejores prácticas es vital para el éxito de tu flujo de trabajo:
- Política de gastos clara: Asegúrate de que tu política de gastos sea extensa y clara. Delimita qué gastos son reembolsables, cuál es el límite de gasto para cada categoría, los documentos requeridos como prueba, el proceso de aprobación y el plazo desde la presentación hasta la aprobación.
- Envío y aprobación oportunos: Anima a los empleados a presentar los informes de gastos rápidamente después de incurrir en los gastos. Del mismo modo, tu equipo debe revisar, aprobar y reembolsar a los empleados lo antes posible.
- Documentación: Requiere documentación de respaldo para todos los gastos. Deben existir controles para autenticar la validez del documento.
- Software compatible con dispositivos móviles: Utiliza aplicaciones de seguimiento de gastos que sean compatibles con móviles para que los empleados puedan añadir gastos a un informe mientras están en movimiento. Con la mayoría del software, los empleados pueden incluso presentar informes desde la app móvil y obtener la aprobación en minutos.
- Segregación de funciones: Separa las funciones de aprobación y auditoría de informes de gastos entre dos empleados. Es un control interno crucial que ayuda a prevenir el fraude.
Consejos Avanzados Para Empresas en Crecimiento
A medida que tu empresa crece y contratas a más personas, tendrás que procesar más reportes de gastos. Gestionar y aprobar reportes de gastos a gran escala puede volverse rápidamente abrumador para el departamento de finanzas.
Si estás en una situación similar o vas en camino, tengo algunos consejos para ti.
Automatiza la presentación de gastos
Fácil, ¿verdad? Solo deja que el software se encargue de los reportes de gastos.
Soluciones como SAP Concur te dan mayor control y visibilidad sobre los gastos mientras optimizan tu flujo de trabajo—puedes hacer cumplir y modificar políticas de gastos, capturar documentación automáticamente e integrarlo con tu sistema contable.
Por supuesto, hay muchas opciones para elegir, como Pleo, Expensify y Fyle.
La inteligencia artificial ha hecho que gestionar reportes de gastos sea mucho menos consumidor de tiempo. Los sistemas de IA pueden categorizar automáticamente los gastos y señalar violaciones.
Sin embargo, aún necesitas auditar los reportes de gastos aprobados automáticamente de vez en cuando como parte de la debida diligencia.
El fraude es un problema importante. He escuchado de empleados reclamando los gastos más absurdos—mi favorito es la estatua de pollo con sombrero de copa. Incluso Jim Harrick ha falsificado recibos en sus reportes de gastos.
La buena noticia: el software de IA puede detectar anomalías en los reportes de gastos.
Toma a Yokoy como ejemplo. Esta herramienta potenciada por IA automatiza casi todas las partes de tu flujo de trabajo de gestión de gastos y ayuda a prevenir fraudes permitiéndote establecer límites individuales de gasto, emparejar pagos con tarjeta con gastos para encontrar duplicados y detectar incumplimientos de políticas de gastos en tiempo real.
Los sistemas automatizados ofrecen un gran impulso a la productividad, pero hay algunas cosas a tener en cuenta:
- La supervisión humana es importante. Los sistemas automatizados no son 100% efectivos detectando anomalías y, por lo tanto, necesitas revisar cosas manualmente a veces. Procura encontrar un equilibrio entre la automatización y la supervisión humana: programa revisiones periódicas para asegurarte de que los empleados no estén colando gastos no relacionados con el negocio en sus reportes.
- Las soluciones complejas no son una solución. Las soluciones de software con una interfaz compleja tienen poca aceptación. No solo tus empleados se mostrarán reacios a utilizarlas, sino que además tendrás que pagar un precio elevado por ellas. Sin mencionar la posibilidad de que los empleados cometan errores al usar mal la solución.
- Integrar con sistemas heredados es complicado. Las soluciones modernas pueden o no integrarse con sistemas antiguos, lo que puede conducir a silos de datos. Si tu software de gestión de gastos no se integra con tu software contable, tendrás que migrar los datos de gastos manualmente a tu sistema contable. Y eso sería terrible.
Utiliza analítica de datos
El software de gestión de gastos con IA también genera informes informativos en tiempo real para ayudarte a tomar decisiones más inteligentes, que puedes analizar para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Aquí tienes algunas técnicas de análisis que puedes usar para obtener información a partir de los datos de los reportes de gastos:
- Modelado predictivo: Es un modelo que utiliza datos históricos para prever futuros gastos mediante algoritmos de aprendizaje automático y análisis de regresión. Por ejemplo, un modelo predictivo puede anticipar el coste de futuros viajes utilizando datos sobre duración del viaje, ubicación, medio de transporte, tipo de evento y gastos anteriores.
- Detección de anomalías: La detección de anomalías implica identificar valores atípicos en los patrones de gasto. Modelos estadísticos o algoritmos de aprendizaje automático como clustering o isolation forests ayudan a construir detectores de anomalías que escanean los reportes a medida que llegan. Cuando un dato en el reporte sobrepasa los umbrales y parámetros del modelo, alerta a tu equipo.
- Planificación de escenarios: Es exactamente lo que suena—la planificación de escenarios implica simular posibles escenarios de gastos para evaluar su impacto en tu presupuesto y rentabilidad. Por ejemplo, si estás considerando asociarte con una cadena hotelera para reducir los costos de alojamiento, podrías realizar una simulación usando los datos de precios con descuento del hotel en tus destinos más frecuentes.
Preguntas frecuentes del CFO: Profundice en los informes de gastos
¿Cuáles son las implicaciones fiscales de informar gastos de manera incorrecta?
El informe incorrecto de gastos puede resultar en deducciones no permitidas y aumentar su ingreso imponible. También puede provocar errores en el cálculo de las remesas del impuesto sobre ventas. Las autoridades pueden imponer multas o decidir auditar su empresa para verificar si existen más errores, cumplimiento del impuesto sobre ventas y evasión fiscal.
¿Cómo puedo integrar los informes de gastos en mi estrategia financiera global?
Aquí le mostramos cómo puede integrar los informes de gastos en su estrategia financiera global:
- Revise los gastos y analice si ayudan a su negocio a generar más ingresos, reducir costes o aumentar la rentabilidad.
- Utilice los informes de gastos para predecir gastos al presupuestar para el siguiente período.
- Estudie los informes de gastos para encontrar áreas donde los empleados gastaron de más y cree una estrategia para controlar esos costes.
- Utilice los informes de gastos para entender el impacto de las distintas categorías de gastos en su empresa y tomar decisiones basadas en datos.
- La información en el informe de gastos puede indicar si sus políticas necesitan cambiar. Utilice los datos de los informes de gastos para evaluar si necesita revisar sus límites de gasto o si puede negociar mejores acuerdos con otro proveedor.
Cierre del informe
Racionalizar el flujo de trabajo del informe de gastos aporta grandes beneficios: ayuda a los empleados a recibir sus reembolsos rápidamente y ahorra mucho tiempo a su equipo. Además, los informes de gastos son una fuente valiosa de información. Analizar los informes de gastos mensuales puede ayudarle a identificar los factores de coste y oportunidades para reducir la salida de efectivo.
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