¿Qué Es Un Informe De Gastos? Guía Completa
Un informe de gastos incluye una lista de artículos que tus empleados pagaron en tu nombre. Es un documento sencillo que enumera los gastos de un empleado, pero el proceso de aprobación puede ser engorroso y costoso.
Pongamos eso en perspectiva con cifras usando datos de la Global Business Travel Association:
- Procesar solo un informe de gastos cuesta un promedio de $58.
- El 19% de los informes de gastos contienen errores.
- Vas a necesitar invertir un promedio de 18 minutos de tu tiempo y $52 por informe para corregir los errores en un informe de gastos.
Un proceso optimizado de informes de gastos puede ahorrarte mucho dinero (y también un par de dolores de cabeza).
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Aquí tienes lo básico sobre un informe de gastos y algunos de mis consejos para gestionar informes de gastos a gran escala.
Lo Básico de un Informe de Gastos
Escribir informes de gastos no es complicado—es una lista de gastos.
La parte difícil es monitorear violaciones de la política de reembolsos, revisar y aprobar gastos a gran escala, y acelerar el procesamiento de los informes de gastos.
Antes de hablar de estos temas, repasemos rápidamente los conceptos básicos.
¿Qué es un Informe de Gastos?
Un informe de gastos es un resumen de los gastos reembolsables incurridos por tus empleados para tus cuentas de gastos.
El dinero gastado por los empleados en una comida durante un viaje de negocios, combustible al conducir el coche de la empresa, o material de oficina, aparece en un informe de gastos.
Por supuesto, tu política de reembolso de gastos dicta qué gastos son reembolsables.
Los equipos financieros solicitan informes de gastos a los empleados para:
- Rastrear gastos: Los informes de gastos facilitan el rastreo de gastos, especialmente si tienes acceso a un software de seguimiento de gastos que use OCR (reconocimiento óptico de caracteres). El OCR puede escanear informes de gastos e ingresar estos datos en tu sistema contable, ahorrándote mucho tiempo.
- Reembolsar gastos aprobados: Determinar que todos los gastos incluidos sean reembolsables según tu política. Sin embargo, aún necesitas verificar que no haya violaciones.
- Control financiero: Los sistemas de informes de gastos con análisis integrados pueden ayudar a analizar los patrones de gasto y señalar anomalías. Si un empleado ha gastado dinero en cenas excesivas durante viajes de negocios, sería mejor detectarlo cuanto antes.
Componentes de un Informe de Gastos
Esto es lo que suele incluir un informe de gastos típico:
- Fecha: La fecha del gasto.
- Descripción del gasto: Descripción de en qué se gastó el dinero.
- Categoría del gasto: Las categorías de gasto pueden incluir viajes, comidas, combustible y más. Calcula un subtotal por categoría y un total general de todos los gastos.
- Proveedor: El nombre del proveedor. Esta sección es aún más importante si la política de tu empresa exige comprar a determinados proveedores.
- Monto: El monto del gasto.
- Cliente o proyecto: El cliente o proyecto para el que se realizó el gasto.
- Documentos de respaldo: Recibo, factura o extracto de tarjeta de crédito para validar el gasto.
- Notas: Aquí va cualquier información adicional.
Al procesar los informes de gastos, presta atención a las reglas de deducibilidad del IRS.
Por ejemplo, la Sección 1.274-5(c)(2)(iii)(B) indica que el IRS solo considera adecuada la evidencia documental cuando incluye información sobre el monto, la fecha, el lugar y la descripción del gasto.
Así que, cuando uses un recibo de hotel para solicitar una deducción fiscal, este debe incluir el nombre, la ubicación, la fecha y los montos separados por conceptos como alojamiento, comidas o cualquier otro cargo.
Importancia en la Industria Tecnológica
Los informes de gastos no solo tratan de reembolsos. Son una ventana al comportamiento de gasto de tu empresa y te ayudan a tomar decisiones respaldadas por datos—ya sea contenidos dentro del software contable o registrados en una hoja de cálculo en Excel.
Profundicemos un poco más en cómo los informes de gastos ofrecen valor más allá de su propósito principal.
Papel en el Seguimiento Financiero
Los informes de gastos te indican cuánto gastan tus empleados, en qué lo gastan y cuál de tus categorías de gasto necesita mayor control.
Puedes utilizar los datos de los informes de gastos como insumo en tiempo real para elaborar presupuestos y categorizar gastos, lo que permite tomar decisiones más inteligentes.
Presupuestación
La presupuestación implica proyectar los gastos para periodos futuros. Si tu equipo de software gastó $10,000 durante su viaje al evento anual de SaaStr, podrías presupuestar $15,000 para el año siguiente (suponiendo que tu equipo crecerá un poco y que la inflación hará subir los precios).
Si solo gastaron $7,000 pero habías presupuestado $10,000, podrías desviar parte de esos fondos a otras áreas.
Los datos de los informes de gastos también ayudan a identificar variaciones. Si tuviste un presupuesto de $10,000 para el equipo de ventas y ellos incurrieron en un gasto de $16,000, hay una variación adversa de $6,000 que merece ser investigada.
Categorización de Gastos
¿En qué gastan más los empleados durante los viajes de negocios? ¿Cuánto gasta el equipo de ventas en las facturas de sus teléfonos móviles y sería más económico cambiar a un software VoIP?
Esta información solo está disponible cuando tienes un desglose de gastos por categorías para cada empleado.
Los empleados pueden seleccionar categorías al crear un informe de gastos, y el software de informes de gastos puede crear automáticamente una vista que muestre los gastos categorizados.
Aunque seas un pequeño empresario, el software tiene valor. Puede automatizar el proceso para que puedas aprovechar tus recursos humanos (es decir, tu tiempo y energía) en otras tareas más importantes, sin necesidad de aumentar el apalancamiento operativo.
Informes en Tiempo Real
Los informes en tiempo real ofrecen valor a tu equipo de múltiples formas, especialmente si eres una startup en etapa temprana o una pequeña empresa con recursos limitados. Aquí tienes ejemplos de cómo ayudan los informes en tiempo real:
- Mayor visibilidad financiera: Los informes en tiempo real te ofrecen información inmediata sobre los patrones de gasto. Permiten monitorear cuánto gasta cada departamento y en qué.
- Control presupuestario: Puedes monitorear los límites de gasto. Si un empleado está a punto de alcanzar su límite de gastos para una categoría específica, puedes tomar medidas proactivas para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto.
- Optimizar el flujo de caja: Si el gasto excesivo parece inevitable, los informes en tiempo real aseguran que tengas suficiente tiempo para conseguir más efectivo antes de que se agote.
- Gestión eficiente de gastos: Los informes en tiempo real ayudan a minimizar errores y agilizan el reembolso al reducir el tiempo entre la ocurrencia del gasto y su reporte.
La Guía del CFO para un Reporte de Gastos Efectivo
Un procedimiento estandarizado agiliza el flujo de trabajo de los informes de gastos. Debes estandarizar tres elementos en el flujo de trabajo de reportes de gastos para hacerlo más eficiente: las presentaciones, las revisiones y el desembolso.
Dentro de estos tres elementos, hay varios otros factores a considerar. Por ejemplo, puedes facilitar las presentaciones invirtiendo en software de seguimiento de gastos. Sin embargo, aún necesitas revisar los informes para asegurarte de que cumplan con tu política de gastos antes de aprobar los reembolsos.
Hablemos de cómo puedes configurar un flujo de trabajo efectivo para los informes de gastos.
Cómo Configurar un Flujo de Trabajo para Informes de Gastos
Aquí tienes un proceso de cuatro pasos para configurar un flujo de trabajo para informes de gastos:
Paso 1: Comunica la Política de Gastos
Comunicar tu política de gastos puede hacer que todas las partes de tu flujo de trabajo sean más fáciles.
Aborda todas las preguntas que tus empleados puedan tener respecto a los gastos reembolsables, proveedores aprobados, límites de gasto, forma de pago y otros aspectos relevantes de tu política.
Una vez que hayas escrito un proceso claro y lo hayas actualizado para abordar las preguntas que han surgido, deberías almacenarlo en un lugar accesible y dirigir a los nuevos empleados para que lo aprendan. Si surgen más preguntas en el futuro, solo tendrás que actualizar el documento de política para incluirlas.
Cuando todos tienen claro el reglamento, verás menos errores y violaciones en los informes de gastos, lo que a su vez te permitirá revisarlos más rápido.
Paso 2: Crea una plantilla de informe de gastos
Las plantillas facilitan que los empleados soliciten el reembolso.
No es necesario que crees manualmente una plantilla. Muchas soluciones de software de gestión de gastos incluyen plantillas prediseñadas, y puedes encontrar más en línea. Los empleados solo deben rellenar los detalles y pulsar el botón de enviar.
Cuando un empleado envía un informe, el software notifica a la persona encargada de revisarlo.
Como alternativa, puedes crear manualmente una plantilla utilizando Microsoft Excel. Añade columnas para todos los datos que quieras en los informes de gastos: fecha, hora, importe, categoría, lo que sea necesario.
Algunas soluciones de gestión de gastos ofrecen la ventaja de eliminar por completo la necesidad de crear informes. De hecho, ese es el enfoque que las grandes empresas adoptan para la gestión de gastos.
Mark Hawkins, Director de Operaciones en Puma, comparte en un caso de estudio de Zoho cómo le encanta que Zoho Expense pueda escanear recibos y rellenar automáticamente los informes de gastos.
“El hecho de que la aplicación móvil tome un recibo escaneado, obtenga los datos relevantes y rellene todos o la mayoría de los campos necesarios supone un enorme ahorro de tiempo.”
Paso 3: Define la jerarquía y secuencia de aprobación
Define los niveles de aprobación según el importe y los tipos de gastos.
Está bien que el supervisor inmediato apruebe gastos pequeños. Sin embargo, los gastos mayores deben enviarse al jefe de departamento o a la alta dirección para su aprobación.
Aquí hay dos aspectos específicos para definir:
- Gastos que requieren aprobación especial: Define los criterios para los gastos que el supervisor inmediato no puede aprobar. Puedes requerir aprobaciones especiales para gastos que superen una cantidad determinada, pertenezcan a una categoría específica o se realicen a un proveedor nuevo.
- Secuencia de aprobación: Si el supervisor inmediato no puede aprobar un gasto, ¿a quién debe involucrar para la revisión? Determina los aprobadores según la jerarquía de la organización y otórgate la autoridad final.
Paso 4: Automatiza los reembolsos
Los reembolsos manuales pueden ser una pérdida de tiempo.
Tampoco resultan prácticos si gestionas miles de facturas al mes: ¿te imaginas calculando importes de reembolso y detectando violaciones de políticas en mil facturas? Probablemente no.
Configura el software de gestión de gastos para que se realicen automáticamente los pagos una vez aprobados. Si usas un sistema de automatización de cuentas por pagar, comprueba si puedes integrarlo con la solución de gestión de gastos. Ahorrarás tiempo y tus empleados agradecerán la rapidez en los pagos.
Mejores prácticas para la aprobación de gastos
Implementar un flujo de trabajo automatizado de informes de gastos es solo la mitad del desafío. Seguir estas buenas prácticas es fundamental para el éxito de tu flujo de trabajo:
- Política de gastos clara: Asegúrate de que tu política de gastos sea completa y fácil de entender. Especifica qué gastos son reembolsables, el límite de gasto para cada categoría, los documentos requeridos como comprobante, el proceso de aprobación y el plazo desde la presentación hasta la aprobación.
- Presentación y aprobación oportuna: Anima a los empleados a presentar los informes de gastos rápidamente tras incurrir en el gasto. De igual manera, tu equipo debe revisar y aprobar los gastos y reembolsar a los empleados tan pronto como sea posible.
- Documentación: Exige documentación de respaldo para todos los gastos. Deben existir controles que autentiquen la validez del documento.
- Software compatible con móviles: Usa aplicaciones de seguimiento de gastos adaptadas para dispositivos móviles para que los empleados puedan añadir gastos en movimiento al informe. Con la mayoría del software, incluso pueden enviar informes con la app y recibir aprobación en minutos.
- Segregación de funciones: Separa las funciones de aprobación y auditoría de informes de gastos entre dos empleados. Es un control interno crucial que ayuda a prevenir el fraude.
Consejos Avanzados para Empresas en Expansión
A medida que tu empresa crece y contratas a más personas, procesarás más informes de gastos. Gestionar y aprobar informes de gastos a gran escala puede volverse abrumador rápidamente para el departamento de finanzas.
Si estás en una situación similar o te diriges hacia ella, tengo algunos consejos para ti.
Automatiza la Presentación de Informes de Gastos
¿Fácil, verdad? Simplemente deja que el software se encargue de los informes de gastos.
Soluciones como SAP Concur te ofrecen mayor control y visibilidad sobre los gastos mientras agilizan tu flujo de trabajo: puedes aplicar y modificar políticas de gastos, capturar documentación automáticamente e integrarlo con tu sistema de contabilidad.
Por supuesto, hay muchas opciones para elegir, como Pleo, Expensify y Fyle.
La inteligencia artificial ha hecho que gestionar informes de gastos sea mucho menos laborioso. Los sistemas de IA pueden categorizar automáticamente los gastos y señalar violaciones.
Sin embargo, todavía es necesario auditar los informes de gastos aprobados automáticamente de vez en cuando por cuestiones de diligencia debida.
El fraude es un gran problema. He oído hablar de empleados que reclaman los gastos más absurdos; mi favorito es la estatua de pollo con sombrero de copa. Incluso Jim Harrick ha falsificado recibos en sus informes de gastos.
La buena noticia: el software con IA puede detectar anomalías en los informes de gastos.
Toma como ejemplo a Yokoy. Esta herramienta potenciada por IA automatiza casi todas las partes de tu flujo de trabajo de gestión de gastos y ayuda a prevenir fraudes permitiéndote establecer límites de gasto individuales, asociando pagos con tarjeta para encontrar duplicados y detectando incumplimientos de política de gastos en tiempo real.
Los sistemas automatizados ofrecen un gran impulso de productividad, pero hay algunas cosas que debes tener en cuenta:
- La supervisión humana es importante. Los sistemas automatizados no son 100% efectivos detectando anomalías, por lo que a veces es necesario hacer revisiones manuales. Busca equilibrar la automatización con la supervisión humana; programa revisiones periódicas para asegurarte de que los empleados no cuelen gastos personales en sus informes.
- Soluciones complejas no son una solución. Las soluciones de software con interfaces complejas tienen baja adopción. No sólo tus empleados serán reacios a usarlas, sino que además tendrás que pagar un precio elevado por ellas. Sin mencionar la posibilidad de que los empleados cometan errores por utilizar mal la solución.
- Integrar con sistemas heredados es complicado. Las soluciones modernas pueden o no integrarse con los sistemas antiguos, lo que puede llevar a silos de datos. Si tu software de gestión de gastos no se integra con tu software contable, tendrás que migrar los datos de gastos manualmente a tu sistema contable. Y eso sería un fastidio.
Utiliza el Análisis de Datos
El software de gestión de gastos con IA también genera informes detallados en tiempo real para ayudarte a tomar mejores decisiones, los cuales puedes analizar para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Aquí tienes algunas técnicas de análisis que puedes usar para obtener información a partir de los datos de los informes de gastos:
- Modelado predictivo: Es un modelo que usa datos históricos para pronosticar gastos futuros mediante algoritmos de aprendizaje automático y análisis de regresión. Por ejemplo, un modelo predictivo puede calcular el costo de próximos viajes usando datos sobre la duración, ubicación, medio de transporte, tipo de evento y gastos previos.
- Detección de anomalías: La detección de anomalías implica identificar valores atípicos en los patrones de gasto. Modelos estadísticos o algoritmos de aprendizaje automático como clustering o Isolation Forests ayudan a construir detectores de anomalías que analizan los reportes en cuanto llegan. Cuando cualquier dato del informe supera los umbrales y parámetros del modelo, alerta a tu equipo.
- Planeación de escenarios: Es exactamente lo que parece: la planeación de escenarios implica simular posibles situaciones de gastos para evaluar su impacto en tu presupuesto y resultados. Por ejemplo, si estás considerando asociarte con una cadena hotelera para reducir los gastos de alojamiento, podrías realizar una simulación utilizando los precios con descuento del hotel en tus destinos más visitados.
Preguntas frecuentes para CFO: Profundiza en los informes de gastos
¿Cuáles son las implicaciones fiscales de reportar incorrectamente los gastos?
Los gastos reportados de manera incorrecta pueden resultar en deducciones no permitidas y aumentar tu ingreso sujeto a impuestos. También puede ocasionar errores en el cálculo de remesas de impuestos sobre las ventas. Las autoridades pueden imponer multas o decidir auditar tu empresa para buscar más errores, verificar el cumplimiento del impuesto sobre ventas y la evasión fiscal.
¿Cómo puedo integrar los informes de gastos en mi estrategia financiera global?
Así es como puedes integrar los informes de gastos en tu estrategia financiera general:
- Revisa los gastos y analiza si ayudan a tu empresa a generar más ingresos, reducir costos o incrementar la rentabilidad.
- Utiliza los informes de gastos para prever los gastos al presupuestar para el siguiente período.
- Estudia los informes de gastos para localizar áreas donde los empleados han gastado de más y desarrolla una estrategia para controlar dichos costos.
- Emplea los informes de gastos para comprender el impacto de las distintas categorías de gasto en tu negocio y tomar decisiones fundamentadas en datos.
- La información del informe de gastos puede indicarte si necesitas cambiar alguna política. Utiliza los datos del informe para ver si debes modificar los límites de gasto o negociar mejores acuerdos con otro proveedor.
Aprobando el informe
Optimizar el flujo de trabajo de los informes de gastos aporta muchos beneficios: ayuda a los empleados a recuperar su dinero rápidamente y ahorra mucho tiempo a tu equipo. Además, los informes de gastos son una mina de oro de información. Analizar los informes mensuales de gastos puede ayudarte a detectar los factores que generan costos y oportunidades para reducir la salida de efectivo.
¿Quieres más ideas como estas? Suscríbete a nuestro boletín semanal diseñado para profesionales financieros en el sector tecnológico y recibe estas ideas directamente en tu bandeja de entrada.
