Cómo elegir un software de facturación

1. Flexibilidad del plan

La flexibilidad del plan significa que puedes mejorar o reducir tu suscripción a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Esto es importante porque tu proceso de facturación puede crecer o reducirse, y no querrás quedarte atascado con un servicio basado en la nube que no se adapte a tus necesidades.

Busca un software de facturación que permita cambiar fácilmente de plan sin penalizaciones. Pregunta a los proveedores de software sobre su política de cambios de plan e intenta prever tus necesidades futuras teniendo en cuenta la escalabilidad y los modelos de precios.

2. Acceso a los datos y generación de informes

El acceso a los datos y la generación de informes te permiten consultar y analizar tus datos financieros de diversas maneras. Esta función te ayuda a hacer un seguimiento del rendimiento, detectar facturas vencidas y generar informes financieros.

Elige un software que proporcione informes personalizables y opciones sencillas para exportar datos a herramientas como Excel. Durante una demostración, explora las funciones de generación de informes y comprueba si satisfacen tus necesidades de contabilidad.

3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas

La integración garantiza que el software funcione correctamente con tus herramientas actuales, como el software de contabilidad (QuickBooks y sistemas ERP) o el CRM. Esto ahorra tiempo, reduce la facturación manual y ayuda a incorporar tu herramienta de facturación a tus operaciones diarias.

Comprueba si el software de facturación ofrece integraciones con tus sistemas actuales. Solicita una lista de herramientas compatibles y prueba el flujo de trabajo durante un periodo de prueba.

4. Incorporación y asistencia

La incorporación y la asistencia determinan la rapidez con la que tu equipo puede empezar a utilizar el software y cómo se resuelven los problemas. Una buena atención al cliente implica menos interrupciones y frustraciones.

Busca proveedores que ofrezcan una incorporación completa, recursos de formación como tutoriales y asistencia ágil a través de distintos canales. Pon a prueba su asistencia contactándolos con preguntas durante el periodo de prueba.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles te permiten controlar quién puede acceder y editar cada elemento dentro del software de facturación. Esto es importante para mantener la seguridad de los datos y la responsabilidad.

Asegúrate de que la herramienta te permita establecer permisos según los roles de los usuarios y que ofrezca un panel intuitivo para gestionar el acceso. Durante una demostración, explora lo fácil que resulta asignar y modificar permisos.

6. Cumplimiento normativo específico del sector

El cumplimiento normativo específico del sector garantiza que el software cumpla las normas legales y regulatorias de tu industria. Esto es fundamental para evitar multas y sanciones.

Verifica que el software cumpla las normativas pertinentes, como las leyes fiscales o los estándares de las pasarelas de pago. Solicita documentación o casos prácticos de proveedores o sectores similares, especialmente aquellos que impliquen transacciones mediante ACH, tarjetas de crédito o PayPal.

7. Opciones de personalización

Las opciones de personalización permiten adaptar el proceso de facturación a tus necesidades específicas, como incluir la marca en las facturas o establecer condiciones de pago únicas. Esta flexibilidad mejora la eficiencia de tu equipo y ayuda a generar facturas personalizadas o utilizar plantillas de facturas personalizables.

Busca un software que permita realizar personalizaciones sin necesidad de conocimientos técnicos. Durante una prueba, experimenta con las funciones de creación de facturas para comprobar cómo funcionan.

8. Funciones de automatización

Las funciones de automatización ayudan a optimizar tareas repetitivas, como enviar facturas, recordatorios de seguimiento o facturas recurrentes. Esto reduce el trabajo que consume tiempo y disminuye la posibilidad de errores de introducción de datos.

Elige un software compatible con la facturación automatizada y los recordatorios de pago inteligentes. Prueba estas funciones durante una demostración para asegurarte de que se ajustan a tu proceso de gestión financiera.

9. Compatibilidad móvil o con múltiples ubicaciones

La compatibilidad móvil o con múltiples ubicaciones permite que tu equipo acceda al software desde cualquier lugar, lo cual es esencial para el trabajo remoto o las configuraciones con varias oficinas.

Comprueba si el software dispone de una aplicación móvil o acceso web basado en la nube que admita actualizaciones en tiempo real. Intenta acceder al software desde diferentes ubicaciones o dispositivos para probar su flexibilidad para equipos y empresas emergentes.

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Cómo elegir un software de facturación: un marco de 5 pasos

Para encontrar el software de facturación adecuado, céntrate en lo que tu equipo más necesita. Considera las funciones clave, el precio y cómo encaja el software en tu flujo de trabajo actual.

Este enfoque te ayudará a tomar una decisión que mejore tu proceso de facturación y respalde tus objetivos más amplios de gestión financiera. Aquí tienes una sencilla guía paso a paso que puedes seguir.

Paso 1: identifica tus necesidades

Empieza por comprender los requisitos específicos de tu equipo para el software de facturación. Recopila las opiniones de las partes interesadas y alinea el software con las necesidades de tu empresa:

Recopila las opiniones de las partes interesadas

Habla con partes interesadas clave, como los equipos de recursos humanos, finanzas y TI, para comprender sus necesidades. Pregúntales sobre los desafíos actuales y las funcionalidades deseadas, desde plantillas de facturas y facturación en línea hasta pasarelas de pago e integración con herramientas como QuickBooks, CRM o ERP.

Utiliza encuestas o reuniones para recopilar esta información. Involucra a los empleados que se encargan a diario de crear facturas, introducir datos o realizar la facturación manual para obtener información práctica.

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Identifica qué aspectos del sistema actual frustran a tu equipo. Entre los problemas habituales pueden encontrarse un procesamiento lento, errores o la falta de integración con el software de contabilidad existente.

Prioriza estos puntos problemáticos para centrarte en las soluciones de software que tendrán el mayor impacto. Crea una lista para realizar un seguimiento de estas preocupaciones, especialmente si tienes que lidiar con pagos atrasados, facturas vencidas o procesos de facturación ineficientes.

Alinea el software con las políticas y los objetivos

Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas y los objetivos internos. Considera las preferencias de los proveedores, los protocolos de seguridad de datos y cualquier requisito normativo relacionado con los métodos de pago o los datos financieros.

Esto garantiza que el software encaje perfectamente en tu marco actual. Trabaja con la dirección para confirmar estas alineaciones.

Distingue las funciones imprescindibles

Separa las funciones esenciales de aquellas que simplemente sería bueno tener. Las imprescindibles pueden incluir la facturación automatizada, la facturación recurrente o las facturas personalizadas. Entre las convenientes podrían estar una aplicación móvil, la compatibilidad con varias divisas o plantillas de facturas personalizables. Esto ayuda a centrar la búsqueda en herramientas de facturación que cubran las necesidades principales y admitan la escalabilidad.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas o bloqueos surgen con mayor frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales problemas?
• ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
• ¿Cómo se alinea el software con los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo?

Paso 2: Investiga proveedores de software de facturación

Investiga posibles proveedores de software para encontrar el mejor software de facturación para tus necesidades. Utiliza estas estrategias para comparar las opciones de software y documentar tus conclusiones:

Analiza a los proveedores

Empieza con análisis generales utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Busca opiniones sobre la satisfacción de los usuarios, la fiabilidad y la atención al cliente. Esto te proporcionará una visión amplia del panorama de proveedores basados en la nube.

Presta atención a los elogios o las quejas habituales, especialmente en torno a los pagos en línea, PayPal, ACH o las opciones de pago limitadas.

Compara según tus necesidades

Evalúa las herramientas según el tamaño de tu empresa, las integraciones necesarias o si necesitas externalizar el servicio frente a crear modelos internamente.

Las pequeñas empresas o los autónomos podrían beneficiarse de un software de facturación para pequeñas empresas que ofrezca una solución más fácil de usar y todo en uno, mientras que las empresas más grandes pueden preferir herramientas de nivel empresarial con paneles de control sólidos e informes financieros. Adapta las soluciones de software a tus necesidades específicas.

Identifica los factores diferenciadores clave

Busca funciones clave como asistencia durante la implementación, opciones de personalización o facilidad de uso en distintos dispositivos. Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen tutoriales exhaustivos, mientras que otros se especializan en la generación de facturas o en condiciones de pago flexibles. Determina qué factores son más importantes para tu equipo.

Documenta tus conclusiones

Lleva un registro de tu investigación documentando tus conclusiones. Crea una hoja de cálculo para comparar funciones, modelos de precios y asistencia. Esto te ayudará a tomar una decisión informada cuando estés listo para elegir.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
• ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
• ¿Cómo gestiona el proveedor la implementación y la formación?
• ¿Hay costes ocultos?

Principales programas de facturación que debes considerar

Esta es mi lista de las 10 principales opciones de software de facturación disponibles, para ayudarte a comenzar tu búsqueda:

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1. 1. Payouts — Ideal para la captura inteligente de facturas
2. 2. Xero — Ideal para facturación en línea con recordatorios
3. 3. DealHub AI — La mejor opción para plantillas de facturas personalizables
4. 4. Deel Payroll — Ideal para el procesamiento de nómina entre entidades
5. 5. Helcim — Ideal para recolección flexible de pagos
6. 6. QuickBooks Online — Ideal para la personalización de facturas
7. 7. HoneyBook — Ideal para combinar facturas y contratos
8. 8. Stripe — Ideal para facturación global
9. 9. Square Invoices — Ideal para aceptar diversos métodos de pago
10. 10. Xero — Ideal para una contabilidad integral con alcance global

Paso 3: Preselecciona programas de facturación y ponte en contacto con los proveedores

Reduce tus opciones a unos pocos proveedores y empieza a contactar directamente con ellos:

Preselecciona proveedores

Selecciona entre 2 y 4 proveedores en función de tu investigación anterior. Concéntrate en los que mejor se ajusten a tus necesidades y presupuesto, incluidas las opciones que ofrecen métodos de pago flexibles, seguimiento de gastos o funciones automatizadas, como recordatorios de pago y envío de facturas. Esta lista reducida te ayuda a concentrar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.

Envía una RFI o RFP

Considera enviar una solicitud de información (RFI) o una solicitud de propuestas (RFP) sobre software de facturación para recopilar información más detallada. Esta solicitud formal te ayuda a comprender las capacidades de cada proveedor, su modelo de procesamiento de pagos y sus precios. Utiliza este paso cuando necesites comparar funciones específicas en profundidad.

Programa demostraciones y haz preguntas

Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas específicas. Pregunta sobre el diseño fácil de usar, las capacidades de integración con el software de contabilidad y la compatibilidad con facturas recurrentes o facturación multidivisa. Esta interacción te ayuda a ver el software en acción y evaluar cómo se adapta a tus necesidades.

Utiliza criterios de evaluación coherentes

Aplica los mismos criterios de evaluación a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a tomar una decisión objetiva. Crea una lista de comprobación con las funciones imprescindibles, las opciones de pago y los niveles de atención al cliente para orientar tu evaluación.

Haz estas preguntas:

• ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofreces?
• ¿Qué funciones requieren una actualización?
• ¿Cómo gestiona tu software la seguridad de los datos?
• ¿Puedes proporcionar referencias de empresas similares?

Paso 4: Elabora el caso empresarial

Convierte la investigación sobre los proveedores en un caso empresarial convincente que tu equipo directivo apoye:

Resume los puntos problemáticos y los resultados

Expón claramente los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados esperados del nuevo software. Destaca aspectos como los procesos que consumen mucho tiempo o los errores frecuentes. Explica cómo el software abordará estos desafíos y mejorará la eficiencia. Utiliza ejemplos específicos para que tu propuesta resulte convincente.

Presenta estimaciones de costes y plazos

Recopila estimaciones básicas de costes y plazos de implementación de los proveedores. Presenta esta información claramente para mostrar el impacto financiero y la dedicación de tiempo. Utiliza comparaciones sencillas para ilustrar los beneficios frente a los costes. Incluye detalles como el precio del software de facturación y las fechas previstas de puesta en marcha.

Explica el ROI y los riesgos

Explica el ROI potencial, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no adoptar el software. Analiza cómo el software podría ahorrar dinero o mejorar las operaciones. Destaca las desventajas financieras u operativas de mantener el sistema actual. Utiliza datos o estudios de casos para respaldar tus argumentos.

Haz estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
• ¿Cómo mejorará este software la productividad del equipo?
• ¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito?

Paso 5: Implementa tu software de facturación e incorpora a tus usuarios

Lanza correctamente tu nuevo software de facturación planificando un proceso de incorporación fluido:

Comunica el plan de implementación

Comparte claramente el plan de implementación con todos los usuarios. Incluye los plazos, las fechas clave y lo que pueden esperar. Utiliza correos electrónicos, reuniones o boletines internos para asegurarte de que todos estén informados. Esta transparencia ayuda a establecer expectativas y reduce la confusión.

Asigna responsables internos

Designa responsables internos y personas de contacto para el software. Estas personas gestionarán el proceso de implementación y responderán a las preguntas de los usuarios. Asegúrate de que estén bien informadas y preparadas para ayudar a sus compañeros. Esto ayuda a mantener la responsabilidad y una comunicación fluida.

Garantiza la capacitación y la adopción

Garantiza que tu equipo complete la capacitación y adopte la herramienta de forma constante. Utiliza recursos proporcionados por el proveedor, como tutoriales o seminarios web. Programa sesiones de capacitación y registra la asistencia para asegurarte de que todos participen. Consulta periódicamente a los usuarios para resolver cualquier problema.

Crea ciclos de comentarios

Establece ciclos de comentarios durante la implementación. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y sugerencias. Utiliza encuestas o reuniones para recopilar opiniones y ajustar el proceso según sea necesario. Involucra al equipo del proveedor para obtener apoyo y conocimientos adicionales.

Hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable del despliegue?
• ¿Cómo medirás el éxito inicial?
• ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
• ¿Cómo se recopilarán los comentarios y se actuará en función de ellos?

Qué sigue:

Si estás investigando un software de facturación, conecta con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones gratuitas.

Rellenas un formulario y tienes una breve conversación en la que profundizan en los detalles de tus necesidades. Después, recibirás una lista breve de programas para revisar. También te apoyarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.