5 formas de mejorar el flujo de caja (incluso como pequeña empresa)
Gestionar eficazmente el flujo de caja es vital para dirigir con éxito una pequeña empresa, ya que la gran mayoría fracasa debido a problemas de liquidez. Como profesional de las finanzas y propietario de una pequeña empresa, lo entiendo.
Comparto seis estrategias para pequeñas empresas con el fin de mejorar el flujo de caja, entre ellas comprender los estados de flujo de caja, optimizar procesos contables clave, negociar las condiciones con los proveedores y aplicar otras estrategias de reducción de costes.
¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de caja se refiere al importe total de efectivo que entra en una empresa procedente de sus actividades generadoras de ingresos, menos el total pagado por los gastos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
El objetivo de todas las empresas es lograr y mantener un flujo de caja positivo, lo que significa que entra más dinero del que sale.
Qué necesitas para gestionar el flujo de caja
Gestionar eficazmente el flujo de caja para mejorar la estabilidad financiera requiere estos elementos necesarios.
- Comprender las fuentes de flujo de caja
- Un estado de flujo de caja
- Fórmulas de gestión de efectivo
- Software de gestión de efectivo
Con estos elementos, puedes informar y mejorar el flujo de caja, realizar un análisis del flujo de caja más exhaustivo, interpretar los resultados y tomar decisiones con confianza.
Fuentes de flujo de caja
Las principales fuentes de efectivo de las pequeñas empresas son los ingresos operativos, los ingresos por inversiones y las actividades de financiación, como los préstamos bancarios. Estas formas de flujo de caja desempeñan un papel crucial en el mantenimiento de la salud financiera y la resiliencia de tu empresa.
Estado de flujo de caja
Un estado de flujo de caja es un documento financiero que identifica las fuentes y los usos del efectivo de tu empresa. Detalla las principales formas de flujo de caja procedentes de las actividades operativas, de inversión y de financiación. Esto es lo que incluye cada una:
- Flujo de caja operativo = Beneficio neto + Gastos no monetarios + Cambios en el capital circulante
- Flujo de caja de inversión = Entradas de efectivo por actividades de inversión - Salidas de efectivo por actividades de inversión
- Flujo de caja de financiación = Entradas de efectivo por actividades de financiación - Salidas de efectivo por actividades de financiación
Esto te ayuda a supervisar y mejorar el flujo de caja de tu empresa y a tomar decisiones más informadas con mayor rapidez.
Fórmulas de gestión de efectivo
Saber cuánto efectivo discrecional tienes disponible —también conocido como tu flujo de caja libre (FCF)— es vital. Es un indicador clave de la flexibilidad financiera de una empresa y permite saber si tu empresa se dirige hacia la abundancia o la escasez, o si ya se encuentra en esa situación.
Si quieres determinar cuánto valen hoy los flujos de caja futuros, utiliza el modelo de flujo de caja descontado (DCF).
Software de gestión del flujo de caja
Para los equipos financieros, el software de gestión del flujo de caja puede automatizar todo el proceso de gestión de efectivo y a menudo forma parte de un conjunto sólido de herramientas dentro de la pila tecnológica más amplia del director financiero.
Este software te ayuda a realizar un seguimiento y gestionar todas las fuentes y los plazos del flujo de caja de tu empresa en un solo lugar y en tiempo real. Obtienes una vista rápida y general de tu posición de efectivo en cualquier momento, para poder tomar decisiones rápidas y fiables con el efectivo disponible.
¿Quién participa en la gestión del flujo de caja?
La forma en que gestionas el flujo de caja de tu empresa afecta a todas las personas relacionadas con el negocio, pero tiene un impacto especial en algunos grupos de interés, entre ellos:
Responsables de departamento
La gestión del flujo de caja afecta al dinero disponible para todos los departamentos. Los responsables de cada departamento deben aportar información sobre los costes a corto y largo plazo en los que esperan incurrir y los ingresos que prevén. Esto garantiza que los flujos de caja se pronostiquen con precisión y sin sorpresas.
Directivos
Los ejecutivos a menudo tienen que responder preguntas difíciles sobre la salud financiera ante inversores, bancos y otras partes interesadas. Conocer la posición del flujo de caja en cualquier momento ayuda a que las partes interesadas clave confíen en los ejecutivos y, a su vez, ayuda a los ejecutivos a generar confianza en sus capacidades de gestión del flujo de caja.
Bancos e inversores
El flujo de caja es una métrica clave tanto para los bancos como para los inversores. Les indica lo bien que tu empresa mantiene su liquidez y su salud financiera general.
En una empresa más grande, también les permite saber cuánto efectivo está disponible para pagar dividendos, recomprar acciones o ampliar las operaciones comerciales.
Proveedores y vendedores
Los proveedores o vendedores suelen ofrecer descuentos preferenciales o condiciones favorables a las empresas financieramente sólidas. Una posición positiva de flujo de caja permite a tu empresa aprovechar oportunidades a las que otras empresas quizá no tengan acceso, lo que fortalece aún más tu posición financiera e impulsa el crecimiento.
5 estrategias para mejorar el flujo de caja
Si buscas formas de mejorar el flujo de caja, tengo seis estrategias que puedes empezar a probar.
- Optimiza los procesos de AR & AP
- Gestión más rigurosa del inventario
- Reduce el número total de proveedores
- Gestiona los gastos
- Aprovecha la tecnología y la automatización
1. Optimiza los procesos de AR & AP
Un área clave en la que las pequeñas empresas suelen tener dificultades con el flujo de caja es la de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar atrasadas crean brechas en el flujo de caja, y los pagos retrasados a proveedores y vendedores tensan las relaciones y pueden generar mayores costes operativos.
Optimizar estos procesos puede mejorar el flujo de caja y mantener relaciones saludables tanto con tus clientes como con tus proveedores.
Cuentas por cobrar
Implementar un sistema de facturación claro y eficiente puede optimizar tu proceso de cuentas por cobrar.
- Asegúrate de que tus facturas sean precisas y fáciles de entender.
- Envía las facturas puntualmente y haz seguimiento de cualquier factura pendiente y pago atrasado.
- Ofrece incentivos por el pago anticipado o, por el contrario, implementa una política de recargos por pagos atrasados.
Cuentas por pagar
Negocia por adelantado condiciones de pago favorables con tus proveedores en lo que respecta a las cuentas por pagar. Solicita fechas de vencimiento o condiciones de pago ampliadas, o estudia la posibilidad de pagar a plazos.
Por ejemplo, podrías sustituir las tarjetas de crédito empresariales con tipos de interés elevados y buscar diferentes opciones de pago que reduzcan los tipos de interés, como tarjetas de crédito con tipos de interés más bajos para pagar facturas, préstamos empresariales o líneas de crédito. Esto puede ayudarte a gestionar tu flujo de caja repartiendo tus gastos durante un periodo más largo.
Deberías revisar tus procesos de AR y AP anualmente, si no con mayor frecuencia.
2. Gestión más rigurosa del inventario
Suponiendo que tengas inventario físico, gestionarlo probablemente será el factor de estrés n.º 1 para tu flujo de caja.
Mantener un inventario excesivo inmoviliza el capital circulante y aumenta los costes de almacenamiento, mientras que un inventario insuficiente puede provocar la pérdida de oportunidades de venta. Encontrar el equilibrio adecuado es esencial para optimizar el flujo de caja. Hay algunas estrategias que quiero abordar aquí:
Familiarízate con las previsiones
Quedarse sin existencias y mantener un inventario excesivo tienen el mismo origen: la incertidumbre.
Si estás adivinando lo que necesitarás en el futuro, te enfrentarás constantemente al mismo problema. Si empiezas a prever tus necesidades futuras basándote en las pasadas, puedes romper este ciclo.
Busca una buena oferta
Habla con tus proveedores sobre las mejores formas de minimizar los costes de almacenamiento del inventario. Algunos proveedores con los que tienes un buen historial estarán abiertos a acuerdos de consignación, en los que el proveedor conserva la propiedad del inventario hasta que lo vendas.
Ahora bien, puede que esto no sea del agrado de todos, pero buscar proveedores que estén abiertos a esta posibilidad te ayudará a encontrar buenos socios a largo plazo, al tiempo que libera efectivo para tu empresa.
Otra opción que puedes explorar es el factoraje de inventario para obtener liquidez, que puede proporcionar un alivio inmediato del flujo de caja.
3. Reduce el número total de proveedores
Si eliges trabajar con menos proveedores y en un mayor volumen, puedes construir relaciones más sólidas y mejorar la gestión de tu flujo de caja. Al fin y al cabo, los dos primeros puntos que sugerí se verán enormemente beneficiados simplemente al tener mejores relaciones con los proveedores.
Además de eso, hay mucho más que puedes hacer, entre otras cosas:
- Explorar descuentos por volumen o acuerdos de compra al por mayor.
- Reducir los costes de arrendamiento y las comisiones de las cuentas bancarias reduciendo el número de transacciones que realizas.
- Utilizar el mayor volumen de tus operaciones como ventaja para obtener mejores condiciones.
Ten en cuenta que hacer más negocios con ellos no te da derecho a estas cosas, así que querrás mantener abiertas las líneas de comunicación y demostrar tu compromiso con la relación.
Muchos proveedores comprenden los desafíos a los que se enfrentan las pequeñas empresas y están dispuestos a trabajar contigo para encontrar una solución beneficiosa para ambas partes.
4. Gestiona los gastos
La gestión de gastos también se conoce con otro nombre: reducir costes… lo que a menudo se considera un mal necesario en las pequeñas empresas, pero esto no debería significar comprometer la calidad ni la experiencia del cliente.
Puedes empezar realizando una revisión exhaustiva de tus gastos. Identifica las áreas en las que puede haber un gasto excesivo o en las que existan alternativas más rentables y, a continuación, ponte manos a la obra:
- Renegociar los contratos con los proveedores de servicios
- Buscar proveedores alternativos
- Automatizar las tareas rutinarias
- Actualizarse a equipos más eficientes
- y más
Al hacerlo, comunícate con las partes interesadas pertinentes e involúcralas en el proceso para ayudar a fomentar una cultura de conciencia sobre los costes y asegurarte de que todos apoyen los cambios.
5. Aprovecha la tecnología y la automatización
Lo sé, lo sé… Vaya obviedad. Pero escucha: como alguien que ha dirigido equipos financieros y ha implementado sistemas e iniciativas de mejora de procesos, soy un gran defensor de esto. Hay muchas áreas de las empresas en las que las cosas simplemente “siempre se han hecho” de una determinada manera.
Si prestas atención a otras empresas de tu entorno, lees publicaciones como esta y hablas con colegas, puedes encontrar nuevos procesos y técnicas que nunca antes habías considerado.
Por ejemplo, la tecnología de generación de lenguaje natural puede convertir automáticamente conjuntos de datos sin procesar en informes financieros, liberando así a tu equipo para que se concentre en asuntos de mayor importancia, como, bueno, el resto de estas estrategias.
5 errores que debes evitar
A menudo se necesita más tiempo y dinero para solucionar un error evitable que para tomar una decisión empresarial equivocada. Ya lo sé, es duro.
Estos son algunos errores que cometen los propietarios de pequeñas empresas y que, al final, terminan convirtiéndose en lecciones extremadamente costosas.
1. Estimaciones incorrectas
Cuando se trata del dinero que entra, ten cuidado de no ser demasiado optimista. Podrías equivocarte por mucho, dando la impresión de que no estás seguro de los ingresos de tu empresa. En lugar de subestimar los ingresos de tu empresa, planifica para lo peor y espera lo mejor.
Con los costes ocurre exactamente lo contrario. Si los costes son menores, tus proyecciones de flujo de caja tendrán mejor aspecto. Al igual que con el flujo de caja, ten cuidado de no irte a los extremos. Es más beneficioso sobreestimar los costes y terminar con más efectivo.
2. Tratar el efectivo con demasiada ligereza
Los propietarios de pequeñas empresas saben demasiado bien con qué frecuencia surgen costes inesperados o cómo pueden perderse oportunidades debido a unas reservas de efectivo bajas o inexistentes.
Mantener una reserva de efectivo de 3-6 meses puede marcar la diferencia entre superar las dificultades o cerrar las puertas.
3. Falta de previsión
Esto es, lamentablemente, otro factor que contribuye al fracaso de las pequeñas empresas. Piénsalo como conducir con los ojos vendados y esperar llegar a salvo a tu destino. Simplemente no te llevará a ningún sitio salvo al desastre.
Haz previsiones de los flujos de caja para evitar que te sorprendan unos ingresos que llegan lentamente o unos costes imprevistos.
4. Ignorar las advertencias del estado de flujo de caja
Esto es incluso más común —y perjudicial— que no tener un estado de flujo de caja en primer lugar.
Permíteme decirlo alto y claro para quienes están al fondo: La ignorancia no da la felicidad. Ni mucho menos.
Desperdicia tiempo y recursos mientras te encamina al fracaso. Quítate las vendas de los ojos y evita errores costosos que deberías conocer.
5. Trabajar de forma aislada
Si no tienes en cuenta a otras partes interesadas en tu planificación del flujo de caja, podrías estar pasando por alto un coste significativo o unas reservas de efectivo que podrían distorsionar por completo tus previsiones. Durante la planificación del flujo de caja, incorpora a la conversación a las partes interesadas clave de toda tu empresa.
Después de todo, si pudieras hacer esto solo, lo harías… están aquí por una razón, ¡así que deberías aprovecharlos!
Suscríbete para recibir más información sobre la gestión del efectivo
Saber es la mitad de la batalla… pero hacer es mucho más importante. Ponlos en práctica y luego dime qué te ha funcionado mejor.
¿Listo para desarrollar tus capacidades como líder financiero? Suscríbete a nuestro boletín para recibir consejos de expertos, guías y análisis de los líderes financieros que están dando forma al sector tecnológico.
