11 riesgos de la implementación de un ERP: cómo evitarlos & solucionarlos
Implementar un nuevo sistema ERP puede ser una tarea enorme para una empresa de cualquier tamaño. Todo el proceso puede tardar muchos meses, los costos iniciales son considerables y existen varios riesgos de implementación de ERP que forman parte del proceso.
Pero el hecho de que casi la mitad de todas las empresas a nivel mundial utilicen algún tipo de solución ERP demuestra que, si puedes gestionar esos riesgos, es probable que el esfuerzo valga la pena.
11 riesgos de implementar un sistema ERP
El primer paso para limitar el impacto de estos factores de riesgo es comprenderlos. Esto ofrece la mejor oportunidad de evitarlos por completo o de saber cómo abordarlos si llegan a ocurrir:
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1. Costos de implementación
No hay forma de evitarlo: implementar un ERP es costoso.
Esto representa un riesgo por razones bastante obvias. Si se gestiona de forma incorrecta, existe la posibilidad de que el proyecto supere el presupuesto o de que se asigne una gran cantidad de capital a una implementación de ERP que no proporcione un ROI suficiente.
Por qué
Este riesgo ocurre cuando no existe un alcance claramente definido para la implementación. Implementar un ERP basándose en ideas vagas sobre la «eficiencia» puede dar lugar a un sistema que no esté personalizado para generar un ROI suficiente para los casos de uso específicos de una empresa, o a un proceso de implementación desorganizado que cueste mucho más de lo previsto. En el peor de los casos, esto puede resultar en un proyecto «elefante blanco» que represente un desperdicio considerable de recursos.
Quién está a cargo
- Gerentes de proyecto
- Ejecutivo patrocinador del proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
Crear un esquema claro de cómo el nuevo sistema va a mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento permitirá realizar personalizaciones más adaptadas y ayudará a evitar la ampliación descontrolada del alcance y los excesos de costos.
Para evitar el riesgo de que un ERP se convierta en un enorme desperdicio de recursos, hay que asegurarse de que el proyecto tenga un alcance y un presupuesto bien definidos antes de que comience la implementación.
Cómo solucionarlo
Si los costos empiezan a superar el presupuesto, los gerentes de proyecto deben intervenir. Esto podría implicar reevaluar el alcance del proyecto, renegociar con el proveedor del software ERP o cambiar a un despliegue por fases durante un periodo más largo.
2. Plazos de implementación
Aunque los costos de implementación deben gestionarse cuidadosamente, los plazos son igualmente importantes. Por lo general, las pequeñas y medianas empresas tardan 3–9 meses en implementar un ERP, mientras que las empresas multinacionales pueden tardar varios años en completar la implementación.
Cuanto más tiempo tarda este proceso, no solo aumentan los costos, sino también las probabilidades de que el proyecto se estanque, de que disminuya el apoyo de los ejecutivos o de que la implementación fracase por completo.
Por qué
Al igual que el riesgo de los excesos de costos, los retrasos en los plazos también se deben a fallos en el alcance inicial del proyecto y en la gestión continua del proyecto.
Quién está a cargo
- Gerentes de proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
La hoja de ruta inicial de implementación debe ser detallada y estar bien planificada para evitar este riesgo. Deben celebrarse reuniones frecuentes para revisar el progreso con respecto al plan, incorporando varios objetivos de hitos en la hoja de ruta.
Cómo solucionarlo
Si no se están alcanzando los hitos clave, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo del proyecto deben tomar una decisión sobre las prioridades.
- ¿Es aceptable aumentar el plazo?
- Si es así, ¿cuál es la tolerancia y cuál es la duración máxima que puede tener el proyecto?
- Si no es así, ¿qué cambios deben realizarse en la implementación para ajustarla al plazo original?
3. Ampliación descontrolada del alcance de la personalización
Uno de los componentes fundamentales de un ERP es la capacidad de personalizar el sistema según las necesidades específicas de una empresa. Es fácil dejarse llevar al crear una plataforma de software completamente a medida, pero esto puede ser un catalizador importante para los dos primeros riesgos que hemos mencionado.
Quién está a cargo
- Equipo de implementación
- Directores de proyecto
- Directores del cambio
Cómo evitarlo
Los ERP incluyen módulos prediseñados que cuentan con sus propios procesos. Los responsables de la toma de decisiones deben considerar detenidamente si una personalización es 100 % necesaria o si, a largo plazo, tiene más sentido ajustar el proceso empresarial para adaptarlo al ERP.
Limitar las personalizaciones ayudará a reducir tanto los costes iniciales como los continuos.
Cómo solucionarlo
Un exceso de personalización puede ser una de las causas principales de los sobrecostes y los retrasos. Si se identifica esta situación, los equipos del proyecto deben reevaluar si hay personalizaciones planificadas que podrían sustituirse por módulos ERP prediseñados.
Incluso puede valer la pena considerar la sustitución de los módulos ya personalizados por opciones prediseñadas, dependiendo del coste continuo previsto de mantenimiento y soporte de las personalizaciones.
4. Subestimación de los costes continuos
Los problemas que surgen de forma continua suelen derivarse de la manera en que se implementó inicialmente un ERP. El coste total es uno de estos posibles problemas, ya que los costes de implementación son solo un componente del coste total de un ERP.
Los costes continuos medios de un ERP durante un periodo de cinco años pueden situarse en torno a $9,000 por usuario. Se trata de una cantidad considerable de forma continua, y no planificar adecuadamente este coste durante la fase de implementación puede crear una carga a largo plazo para las finanzas de la empresa.
Por qué
Aunque un proyecto de implementación de un ERP se gestione extraordinariamente bien desde el punto de vista del presupuesto y los plazos, es fácil pasar por alto los costes continuos.
Por ejemplo, algunas implementaciones pueden requerir soporte continuo de consultores externos, y los sistemas altamente personalizados pueden generar una cantidad significativa de deuda técnica que deberá gestionarse de forma constante.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Socios de implementación
- Equipo de implementación
Cómo evitarlo
Los responsables del proyecto deben considerar el coste total del proyecto. Esto no debe limitarse a los costes iniciales de implementación, sino que también debe tener en cuenta cómo afectarán las distintas opciones a la complejidad y al coste del sistema de forma continua.
Cómo solucionarlo
Si los costes continuos del ERP se vuelven inmanejables, será necesario realizar cambios. Esto podría consistir en trasladar los módulos personalizados a módulos prediseñados, eliminar las integraciones poco utilizadas o renegociar los contratos con el proveedor del ERP.
5. Problemas de migración de datos
Uno de los principales beneficios de implementar un ERP es la posibilidad de consolidar diversos programas de software en una sola plataforma; esto conlleva la necesidad de migrar los datos de un sistema a otro. Este proceso de migración introduce el riesgo de pérdida o corrupción de datos, así como de incumplimiento accidental de las normativas sobre datos (por ejemplo, CCPA y GDPR).
Por qué
Siempre que se transfieren datos de un lugar a otro, existe la posibilidad de que los parámetros utilizados en el conjunto de datos original no coincidan con los de la nueva base de datos. Esto puede provocar problemas como datos incompletos o datos archivados que no están diferenciados (por ejemplo, datos de exempleados).
Quién está a cargo
- Proveedor del ERP
- Consultores externos
Cómo evitarlo
El tiempo debe dedicarse desde el principio a limpiar los datos en la fuente original. Eliminar los datos redundantes, normalizar las categorías y combinar los duplicados puede mejorar la calidad general de los datos de la empresa, además de facilitar la correspondencia entre el nuevo sistema y los datos migrados.
Muchas empresas también utilizan ahora la IA y el aprendizaje automático para ayudar a automatizar la asignación de datos y predecir posibles problemas de transferencia de datos antes de que ocurran.
Cómo solucionarlo
Si una transferencia de datos falla o requiere demasiada intervención manual para solucionarla, puede ser necesario reiniciar el proceso. Lo sé, es frustrante, pero una vez identificado el problema, los equipos de implementación pueden volver a la fuente de datos original y mejorarla para ajustarla a los requisitos de una migración de datos fluida.
6. Dependencia del proveedor
Utilizar varias plataformas de software en una empresa genera ineficiencias en comparación con el uso de un único ERP. Sin embargo, esa diversificación también significa que el fallo de un proveedor o una disminución de la calidad solo afectará a la unidad de negocio o al área que utilice ese software.
Con un ERP, una empresa pasará a depender de ese proveedor para su planificación empresarial. Esto representa un riesgo si el proveedor no cumple con lo esperado, y es especialmente relevante para los ERP basados en la nube sin copias de seguridad locales.
Por qué
La dependencia del proveedor es diferente de los demás riesgos de esta lista: es una característica, no un error. Consolidar las plataformas de software en una sola puede proporcionar eficiencias considerables, y una de las contrapartidas es una mayor dependencia de ese proveedor.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Realmente no se puede evitar, pero sí se puede minimizar el riesgo que conlleva. Los altos directivos y los responsables del proyecto deben llevar a cabo una diligencia debida exhaustiva antes de comprometerse con un proveedor, para asegurarse de que están eligiendo al socio de software adecuado.
La investigación debe tener en cuenta la estabilidad financiera del proveedor, su estructura corporativa, su posición en el mercado y los SLA del contrato relacionados con la prestación continua del producto y el soporte.
Cómo solucionarlo
Si existen dudas sobre la relación con el proveedor, es fundamental adoptar un enfoque proactivo. Deben realizarse revisiones periódicas del proveedor, y los equipos de gestión de riesgos deben contar con planes para proteger los datos de la empresa y garantizar la continuidad del servicio si surgen problemas graves con la capacidad del proveedor para prestar el servicio.
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7. Resistencia a los cambios en los procesos
La implementación de un ERP no se centra únicamente en el software. También involucra a las personas. Incluso una transición impecable desde el punto de vista técnico puede fracasar si los usuarios finales no aceptan el cambio. Es probable que un nuevo ERP implique un nuevo conjunto de procesos y flujos de trabajo, y existe el riesgo de que los empleados se opongan, además de que cometan errores reales mientras se familiarizan con los nuevos métodos.
Por qué
El cambio organizativo siempre supone un desafío. El uso de un software nuevo puede generar ineficiencia a corto plazo, ya que a veces los empleados tardan más o cometen más errores que con el sistema anterior. Por supuesto, esto puede superarse con el tiempo, pero debe esperarse que algunos miembros del personal se resistan al cambio durante las primeras etapas.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
Cómo evitarlo
El equipo de gestión del cambio existe para ayudar a limitar el impacto de este riesgo. Implementar un plan integral de gestión del cambio, combinado con altos niveles de comunicación, formación y apoyo, puede ayudar a destacar los beneficios a largo plazo del nuevo ERP y facilitar el proceso de transición.
Cómo solucionarlo
Al encontrarse con resistencia al cambio, los equipos de gestión del cambio deben evaluar de dónde proviene esa resistencia. ¿Se debe a una falta de capacitación sobre el nuevo sistema, lo que dificulta que los usuarios naveguen por él? ¿Se debe a una falta de comprensión de los beneficios a largo plazo del nuevo ERP? Llegar a la causa raíz del problema puede permitir abordarlo de forma clara y transparente.
8. Falta de apoyo de la dirección
Una implementación exitosa de un ERP requiere la cooperación de múltiples partes interesadas de toda la empresa. Las necesidades de Recursos Humanos, ingeniería, finanzas, logística, ventas, marketing y todos los demás aspectos de la empresa deben tenerse en cuenta para garantizar que el ERP se ajuste lo mejor posible a las necesidades empresariales.
Para conseguirlo, el proyecto necesita el respaldo de los ejecutivos responsables de cada área. Sin ese compromiso, el proyecto puede perder prioridad dentro de su unidad de negocio, lo que puede estancar o descarrilar la implementación del ERP.
Por qué
Los ejecutivos no son inmunes a la resistencia al cambio. Puede haber prioridades contrapuestas y exigencias sobre su tiempo, pueden no llegar a percibir los beneficios para su departamento o puede existir una falta de comprensión sobre el motivo de la implementación.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
Cómo evitarlo
Se debe obtener el respaldo de la alta dirección antes de que comience el proyecto. El patrocinador del proyecto está en la mejor posición para conseguirlo, junto con el apoyo del resto del equipo de gestión del proyecto.
Destacar los beneficios a largo plazo para la empresa en su conjunto —al tiempo que se explican los beneficios para cada departamento específico— puede ayudar a conseguir respaldo para la visión. Esto debe ir acompañado de una conversación honesta sobre las posibles dificultades a corto plazo que pueden surgir durante el periodo de transición.
Cómo solucionarlo
Si el proyecto comienza a perder el apoyo de los altos directivos, los patrocinadores del proyecto y el equipo de gestión del proyecto deben adoptar un enfoque transparente para comunicarse con ellos.
Escuchen sus inquietudes, analicen los planes para abordarlas y creen una hoja de ruta para alcanzar los objetivos originales de la implementación del ERP. Después de todo, si quienes tienen el poder dicen que no, no puede hacerse.
9. Riesgos de cumplimiento normativo y regulatorio
La seguridad de los datos ha recibido mucha más atención en los últimos años, lo que ha dado lugar a una amplia variedad de marcos legislativos y regulatorios que las empresas deben cumplir. Al migrar datos de un sistema a otro, existe el riesgo de que parte de estos datos se gestione de una manera que no cumpla con dichas normativas.
Por qué
Un ERP puede estar reemplazando una amplia variedad de sistemas. Esto significa que la plataforma única debe cumplir con las normativas que rigen distintas unidades de negocio, así como con las de diferentes jurisdicciones legales.
Por ejemplo, una corporación multinacional puede necesitar que el nuevo ERP cumpla tanto con el GDPR como con la CCPA, reemplazando software individuales que solo debían cumplir con una u otra normativa.
Quién está a cargo
- Proveedor del ERP
- Directores de proyecto
- Responsables sénior de riesgos y cumplimiento
Cómo evitarlo
Durante el proceso de evaluación del ERP debe adoptarse un enfoque específico respecto al cumplimiento normativo y al riesgo regulatorio. Las empresas deben contar con una visión integral de sus obligaciones de cumplimiento y trabajar con el proveedor del ERP para garantizar que su sistema tenga las capacidades necesarias para cumplirlas.
Cómo solucionarlo
Cualquier problema que surja debe derivarse al equipo interno de cumplimiento, que seguirá las mejores prácticas en relación con las características específicas del problema. Esto debe continuar siendo una conversación proactiva entre el equipo de gestión del proyecto y el proveedor del ERP, con el fin de eliminar la posibilidad de problemas futuros.
10. Gestión ineficaz del proyecto
La mayoría de los riesgos descritos en este artículo pueden mitigarse o minimizarse mediante una gestión eficaz del proyecto. Por supuesto, esto crea un riesgo en sí mismo, ya que una gestión deficiente del proyecto conduce casi inevitablemente a resultados deficientes en la implementación del ERP.
Por qué
Se requieren habilidades de gestión de proyectos de alto nivel para mantener una implementación de ERP bien encaminada y evitar sobrecostes presupuestarios. Esto no solo consiste en ayudar a todas las partes interesadas a ceñirse al plan original, sino también en orientar el proceso cuando surgen problemas.
Sin un responsable claro del proyecto de ERP, existe una alta probabilidad de que fracase.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Los responsables sénior de la toma de decisiones deben asegurarse de que el director del proyecto (y su equipo) tenga muchas probabilidades de éxito. Esto implica seleccionar un equipo con experiencia en la ejecución de proyectos de alcance similar y proporcionarle recursos suficientes para poder repetir ese éxito.
Cómo solucionarlo
El patrocinador del proyecto y el comité directivo deben asegurarse de llevar a cabo una supervisión amplia durante todo el proyecto.
Si resulta evidente que una mala gestión del proyecto está provocando problemas de implementación, debe haber una conversación abierta y honesta sobre cómo remediar la situación. Esto puede requerir actualizaciones de estado más frecuentes, KPI más detallados e incluso, potencialmente, reasignar el proyecto a otros empleados.
11. Aumento de la complejidad general
El último riesgo clave al que quiero prestar atención es que todo el esfuerzo y el dinero que se inviertan en una implementación de ERP podrían simplemente complicar en exceso las operaciones. El peor escenario sería un nuevo sistema ERP que se utilice simplemente junto con todas las plataformas heredadas, aumentando la carga de trabajo y los costes sin aportar ningún beneficio tangible.
Por qué
Los departamentos pueden aferrarse a sus procesos y sistemas existentes por diversas razones. Esto podría deberse a la experiencia del usuario, las capacidades de análisis, la integridad de los datos o simplemente la resistencia al cambio. Esto puede dificultar el abandono de los sistemas antiguos para adoptar plenamente un ERP.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
- Directores de proyecto
Cómo evitarlo
Debe existir un plan claro y específico para la implementación gradual del nuevo ERP. Los equipos deben comprometerse con el cambio, comprender por qué se produce y disponer de un calendario detallado sobre cuándo se implementará. Esto establece el estándar de lo que se debe esperar, indicando específicamente que los sistemas existentes se cerrarán en una fecha concreta.
Cómo solucionarlo
Los equipos o líderes reacios al cambio deben exponer claramente los motivos. A partir de ahí, los directores de proyecto y los responsables de la gestión del cambio pueden evaluar si es necesario cubrir una necesidad de formación o si se requiere una personalización adicional para que el ERP satisfaga sus necesidades.
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El proceso de implementación de un ERP puede parecer bastante abrumador, con muchos riesgos potenciales a lo largo del camino. Pero con una planificación anticipada adecuada y una gestión eficaz del proyecto, todos esos riesgos pueden evitarse o minimizarse.
Una planificación adecuada no solo ayuda a reducir la posibilidad de que surjan problemas durante el proceso, sino que prepara a la empresa para maximizar las mejoras de eficiencia y el potencial de crecimiento que un ERP puede ofrecer a una organización.
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