11 Riesgos en la Implementación de ERP: Cómo Evitarlos y Solucionarlos
Implementar un nuevo sistema ERP puede ser una tarea enorme para una empresa de cualquier tamaño. Todo el proceso puede tomar muchos meses, los costos iniciales son significativos y existen varios riesgos de implementación de ERP que vienen con el territorio.
Pero el hecho de que casi la mitad de todas las empresas en el mundo utilicen alguna forma de solución ERP es prueba de que, si puedes manejar esos riesgos, probablemente valga la pena el esfuerzo.
11 Riesgos de Implementar un Sistema ERP
El primer paso para limitar el impacto de estos factores de riesgo es entenderlos. Esto ofrece la mejor oportunidad de evitarlos por completo o saber cómo gestionarlos si llegan a presentarse:
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1. Costos de Implementación
No hay forma de evitarlo; implementar un ERP es costoso.
Esto representa un riesgo por razones bastante obvias. Si se gestiona de manera incorrecta, existe la posibilidad de que el proyecto supere el presupuesto, o que se asigne una gran cantidad de capital a una implementación de ERP que no proporcione el retorno de inversión suficiente.
Por qué
Este riesgo ocurre cuando no existe un alcance claramente definido para la implementación. Implementar un ERP por ideas vagas sobre la ‘eficiencia’ puede resultar en un sistema que no está personalizado para generar suficiente retorno para los casos de uso específicos de la empresa, o en un proceso de implementación caótico que cuesta mucho más de lo planeado. En el peor de los casos, esto puede dar lugar a un ‘elefante blanco’, es decir, un proyecto que representa un desperdicio considerable de recursos.
Quién está a cargo
- Gerentes de proyecto
- Ejecutivo patrocinador del proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
Crear un esquema claro de cómo el nuevo sistema va a mejorar la eficiencia y promover el crecimiento permitirá personalizaciones más precisas y ayudará a evitar la extensión del alcance y el aumento de costos.
Evitar el riesgo de que un ERP se convierta en un gran desperdicio de recursos implica asegurar que el proyecto esté bien definido y presupuestado antes de que comience la implementación.
Cómo solucionarlo
Si los costos empiezan a superar el presupuesto, los gerentes de proyecto deben intervenir. Esto podría significar reevaluar el alcance del proyecto, renegociar con el proveedor del software ERP o cambiar a un despliegue gradual a lo largo de un período mayor.
2. Plazos de Implementación
Si bien los costos de implementación deben gestionarse cuidadosamente, los plazos son igual de importantes. Las pequeñas y medianas empresas suelen tardar de 3 a 9 meses en implementar un ERP, mientras que las empresas multinacionales pueden tardar varios años en completar la implantación.
No solo aumentan los costos cuanto más dure este proceso, sino que también aumentan las probabilidades de que el proyecto se estanque, disminuya el compromiso de la dirección o la implementación fracase completamente.
Por qué
Al igual que el riesgo de sobrecostos, las demoras en los plazos también se producen por fallos en la definición inicial del alcance del proyecto y en la gestión continua del mismo.
Quién está a cargo
- Gerentes de proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
La hoja de ruta inicial de la implementación debe ser detallada y estar bien planificada para evitar este riesgo. Deben realizarse reuniones frecuentes para revisar el progreso en comparación con el plan, con varios hitos u objetivos incluidos en la hoja de ruta.
Cómo solucionarlo
Si no se alcanzan los hitos clave, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo necesitan tomar decisiones sobre las prioridades.
- ¿Es aceptable aumentar el plazo?
- Si es así, ¿cuál es la tolerancia y la duración máxima que puede tomar el proyecto?
- Si no es así, ¿qué cambios deben realizarse en la implementación para ajustarse al plazo original?
3. Ampliación del Alcance de Personalización
Uno de los componentes fundamentales de un ERP es la capacidad de personalizar el sistema según las necesidades específicas de una empresa. Es fácil dejarse llevar intentando crear una solución completamente a medida, pero esto puede ser un importante catalizador para los dos primeros riesgos que hemos mencionado.
Quién es Responsable
- Equipo de implementación
- Gerentes de proyecto
- Responsables de gestión del cambio
Cómo Evitarlo
Los ERPs incluyen módulos preconstruidos que cuentan con sus propios procesos. Los responsables deben considerar detenidamente si una personalización es realmente imprescindible o si tendría más sentido a largo plazo adaptar el proceso empresarial para ajustarse al ERP.
Limitar las personalizaciones ayudará a reducir tanto los costos iniciales como los futuros.
Cómo Solucionarlo
Un exceso de personalización puede ser una de las razones principales de sobrecostes y retrasos. Si se identifica esta situación, los equipos de proyecto deben revisar si hay personalizaciones planificadas que podrían sustituirse por módulos preconstruidos del ERP.
Incluso podría considerarse reemplazar módulos ya personalizados por opciones preconstruidas, dependiendo del costo futuro estimado de mantenimiento y soporte de esas personalizaciones.
4. Subestimación de los Costos Continuos
Los problemas que surgen de forma reiterada a menudo tienen su origen en la manera en que se implementó inicialmente el ERP. El coste total es uno de estos posibles problemas, ya que los costos de implementación son solo uno de los componentes del coste total del ERP.
El costo medio de mantener un ERP durante cinco años puede rondar los $9,000 por usuario. Es una suma considerable de manera continua, y no planificar adecuadamente este coste en la fase de implementación puede convertirse en una carga financiera a largo plazo para la empresa.
Por Qué
Aunque un proyecto de implementación de ERP esté gestionado excepcionalmente en cuanto a presupuesto y plazos, es fácil pasar por alto los costes asociados a su mantenimiento.
Por ejemplo, ciertas implementaciones pueden requerir soporte continuado de consultores externos, y los sistemas altamente personalizados pueden generar una gran cantidad de deuda técnica que necesita gestionarse de forma constante.
Quién es Responsable
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Socios de implementación
- Equipo de implementación
Cómo Evitarlo
Los líderes del proyecto deben considerar el coste total del mismo. No se debe limitar únicamente a los costes iniciales de implementación, sino también tener en cuenta cómo las distintas opciones afectarán la complejidad y el coste del sistema a lo largo del tiempo.
Cómo Solucionarlo
Si los costos continuos del ERP se vuelven inmanejables, deberán implementarse cambios. Esto podría implicar pasar de módulos personalizados a módulos preconstruidos, eliminar integraciones poco utilizadas o renegociar contratos con el proveedor del ERP.
5. Problemas de Migración de Datos
Uno de los principales beneficios de implementar un ERP es la capacidad de consolidar distintos softwares en una sola plataforma; esto implica la necesidad de migrar los datos de un sistema a otro. Este proceso de migración conlleva el riesgo de pérdida de datos, corrupción o incumplimiento accidental de regulaciones de datos (por ejemplo, CCPA, GDPR).
Por Qué
Cada vez que los datos se transfieren de un lugar a otro, existe la posibilidad de que los parámetros utilizados en el conjunto de datos original no coincidan con los de la nueva base de datos. Esto puede provocar problemas como datos incompletos o datos archivados que no están diferenciados adecuadamente (por ejemplo, información de ex empleados).
Quién es Responsable
- Proveedor de ERP
- Consultores externos
Cómo Evitarlo
Se debe dedicar tiempo al principio para limpiar los datos en la fuente original. Eliminar datos redundantes, normalizar las categorías y fusionar duplicados puede mejorar la calidad general de los datos de la empresa, a la vez que facilita la compatibilidad entre el nuevo sistema y la migración de datos.
Muchas empresas también están utilizando ahora la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ayudar a automatizar el mapeo de datos y predecir posibles problemas de transferencia de datos antes de que ocurran.
Cómo solucionarlo
Si una transferencia de datos falla o requiere demasiada intervención manual para corregirse, puede ser necesario reiniciar el proceso. Lo sé, es un fastidio, pero con el problema identificado, los equipos de implementación pueden volver a la fuente de datos original y mejorarla para alinearse con los requisitos de una migración de datos fluida.
6. Dependencia del proveedor
Existen ineficiencias al usar múltiples plataformas de software en una empresa, en comparación con utilizar un solo ERP. Sin embargo, esa diversificación también significa que un fallo del proveedor o una caída en la calidad solo afectará a la unidad de negocio o área que utiliza ese software.
Con un ERP, una empresa se vuelve dependiente de ese proveedor para su planificación empresarial. Esto representa un riesgo si el proveedor no cumple como se espera, y es especialmente relevante para ERPs basados en la nube sin respaldo local.
Por qué
La dependencia del proveedor es diferente a los demás riesgos en esta lista; es una característica, no un defecto. Consolidar las plataformas de software en una única puede aportar grandes eficiencias y una desventaja de ello es el aumento de la dependencia del proveedor.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Esto realmente no se puede evitar, pero el riesgo asociado se puede minimizar. Los altos directivos y los jefes de proyecto deben realizar una diligencia debida exhaustiva antes de comprometerse con un proveedor para asegurar que están eligiendo el socio de software adecuado.
La investigación debe considerar la estabilidad financiera del proveedor, su estructura corporativa, posición en el mercado y los SLA contractuales relacionados con la entrega continua del producto y el soporte.
Cómo solucionarlo
Si existen preocupaciones acerca de la relación con el proveedor, es vital adoptar un enfoque proactivo. Deben realizarse revisiones periódicas del proveedor y los equipos de gestión de riesgos deben tener planes establecidos para proteger los datos de la empresa y asegurar la continuidad del servicio en caso de que surja cualquier inconveniente grave con la capacidad del proveedor para prestar el servicio.
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7. Resistencia a los cambios de procesos
La implementación de un ERP no se trata solo de software. También implica a las personas. Incluso una transición perfecta desde el punto de vista técnico puede fracasar si los usuarios finales no aceptan el cambio. Un nuevo ERP probablemente conlleve un nuevo conjunto de procesos y flujos de trabajo, y existe el riesgo de resistencia por parte de los empleados, así como de errores genuinos mientras se familiarizan con los nuevos métodos.
Por qué
El cambio organizacional siempre plantea un desafío. Usar un nuevo software puede crear ineficiencia a corto plazo, ya que los empleados a veces tardan más o cometen más errores que con el sistema anterior. Por supuesto, esto se supera con el tiempo, pero debe esperarse que algunos miembros del personal sean reacios al cambio en las primeras etapas.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
Cómo evitarlo
El equipo de gestión del cambio existe para ayudar a limitar el impacto de este riesgo. Implementar un plan de gestión del cambio integral (combinado con altos niveles de comunicación, formación y soporte) puede ayudar a destacar los beneficios a largo plazo del nuevo ERP y suavizar el proceso de transición.
Cómo solucionarlo
Si se enfrenta resistencia al cambio, los equipos de gestión del cambio necesitan evaluar de dónde proviene esa resistencia. ¿Se trata de una falta de capacitación con el nuevo sistema, lo que dificulta a los usuarios su navegación? ¿Es una mala comprensión de los beneficios a largo plazo del nuevo ERP? Llegar a la causa raíz del problema permite abordarlo de manera clara y transparente.
8. Falta de aceptación de la dirección
Una implementación exitosa de ERP requiere la cooperación de múltiples partes interesadas en toda la empresa. Las necesidades de RR. HH., ingeniería, finanzas, logística, ventas, marketing y todos los demás aspectos del negocio deben ser considerados para asegurar que el ERP se alinee de la mejor manera posible con las necesidades de la empresa.
Para lograr eso, el proyecto debe contar con el respaldo de los directivos a cargo de cada función. Sin ese compromiso, el proyecto puede perder prioridad dentro de su unidad de negocio, retrasando o descarrilando la implementación del ERP.
Por qué
Los ejecutivos no son inmunes a ser resistentes al cambio. Es posible que tengan prioridades y demandas en competencia por su tiempo, que no vean los beneficios para su departamento o que exista un malentendido sobre el motivo de la implementación.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
Cómo evitarlo
Debe asegurarse la aceptación de la alta dirección antes de que comience el proyecto. El patrocinador del proyecto está en la mejor posición para lograr esto, junto con el apoyo del resto del equipo de gestión del proyecto.
Resaltar los beneficios a largo plazo para la empresa en su conjunto —y también explicar los beneficios para cada departamento específico— puede ayudar a conseguir el apoyo para la visión. Esto debe ir acompañado de una conversación honesta sobre las posibles molestias a corto plazo que pueden surgir durante el periodo de transición.
Cómo solucionarlo
Si el proyecto empieza a perder el apoyo de los altos directivos, los patrocinadores del proyecto y el equipo de gestión del proyecto deben adoptar un enfoque transparente para comunicarse con ellos.
Escuchar sus preocupaciones, debatir planes para abordarlas y crear una hoja de ruta para lograr los objetivos originales de la implementación del ERP. Después de todo, si quienes mandan dicen que no, no puede llevarse a cabo.
9. Riesgos de cumplimiento normativo y regulador
La seguridad de los datos ha cobrado mucha más importancia en los últimos años, lo que ha dado lugar a una amplia variedad de marcos legislativos y regulatorios con los que las empresas deben cumplir. Al migrar datos de un sistema a otro, existe el riesgo de que parte de esa información se gestione de manera no conforme con estas normativas.
Por qué
Un ERP puede estar reemplazando una amplia variedad de sistemas. Esto significa que la plataforma unificada debe cumplir con las normativas que regulan distintas unidades de negocio, así como diversos marcos legales.
Por ejemplo, una corporación multinacional puede necesitar que el nuevo ERP cumpla tanto con el GDPR como con el CCPA, reemplazando software individual que solo tenía que cumplir con uno u otro.
Quién está a cargo
- Proveedor de ERP
- Gestores de proyectos
- Responsables senior de riesgo y cumplimiento
Cómo evitarlo
Debe haber un enfoque específico en el riesgo de cumplimiento y normativo durante el proceso de selección de ERP. Las empresas deben tener una visión integral de sus obligaciones de cumplimiento, y trabajar con el proveedor del ERP para asegurar que su sistema tenga la capacidad de satisfacerlas.
Cómo solucionarlo
Cualquier problema que surja debe ser elevado al equipo interno de cumplimiento, que seguirá las mejores prácticas en relación con los detalles del problema. Esta comunicación debe continuar de manera proactiva entre el equipo de gestión del proyecto y el proveedor de ERP, para eliminar la posibilidad de problemas futuros.
10. Gestión de proyectos ineficaz
La mayoría de los riesgos mencionados en este artículo pueden mitigarse o reducirse con una gestión de proyectos eficaz. Por supuesto, eso crea un riesgo en sí mismo, ya que una mala gestión de proyectos casi con certeza conducirá a malos resultados en la implementación del ERP.
Por qué
Se requieren habilidades de gestión de proyectos de alto nivel para mantener una implementación de ERP en marcha y evitar sobrecostos presupuestarios. Esto no solo implica ayudar a todos los interesados a ceñirse al plan original, sino también guiar el proceso cuando surgen problemas.
Sin un líder claro para el proyecto ERP, este tiene una alta probabilidad de fracasar.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Los responsables de la toma de decisiones a nivel senior deben asegurarse de que el gestor de proyecto (y su equipo) cuenten con grandes posibilidades de éxito. Esto implica seleccionar un equipo con experiencia en la entrega de proyectos de alcance similar, y proporcionarles los recursos suficientes para poder repetir ese éxito.
Cómo solucionarlo
El patrocinador del proyecto y el comité directivo deben asegurarse de que están llevando a cabo una supervisión amplia a lo largo de todo el proyecto.
Si se hace evidente que una mala gestión del proyecto está provocando problemas en la implementación, debe haber una discusión abierta y honesta sobre cómo remediar la situación. Esto puede requerir actualizaciones de estado más frecuentes, KPIs más detallados e incluso, potencialmente, reasignar el proyecto a otros empleados.
11. Complejidad general aumentada
El riesgo clave final al que quiero llamar la atención es que es posible que todo el esfuerzo y dinero que inviertas en la implementación de un ERP simplemente complique excesivamente las operaciones. El peor de los casos es un nuevo sistema ERP que simplemente se utiliza junto con todas las plataformas heredadas, aumentando la carga de trabajo y el coste sin aportar ningún beneficio tangible.
Por qué
Los departamentos pueden aferrarse a sus procesos y sistemas existentes por diversas razones. Podría ser la experiencia del usuario, las capacidades de análisis, la integridad de los datos o simplemente la resistencia al cambio. Esto puede derivar en dificultades para dejar atrás los sistemas antiguos y adoptar plenamente un ERP.
Quién es responsable
- Equipo de gestión del cambio
- Gestores de proyectos
Cómo evitarlo
Debe haber un plan claro y específico para el despliegue del nuevo ERP. Los equipos necesitan comprometerse con el cambio, entender por qué se produce y tener un calendario detallado para cuándo se implementará. Esto establece el estándar de lo que se debe esperar, especificando claramente que los sistemas existentes se apagarán en una fecha concreta.
Cómo solucionarlo
Los equipos o líderes que sean reacios al cambio deben exponer claramente sus motivos. A partir de ahí, los gestores de proyectos y de gestión del cambio pueden evaluar si es necesario cubrir una carencia formativa, o si se necesita una personalización adicional para que el ERP se adapte a sus necesidades.
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El proceso de implementación de un ERP puede parecer bastante abrumador, con muchos riesgos potenciales a lo largo del camino. Pero con la planificación adecuada y una gestión eficaz de proyectos, todos esos riesgos pueden evitarse o minimizarse.
Una buena planificación no solo ayuda a reducir el potencial de problemas a lo largo del camino, sino que prepara a la empresa para maximizar la eficiencia y el potencial de crecimiento que un ERP puede ofrecer a una organización.
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