Conoce a tus enemigos del ERP: Comprender los riesgos asociados con la implementación de un ERP puede ayudar a las organizaciones a minimizar su impacto y navegar más eficazmente los posibles obstáculos.
La preparación es clave: Planificar cuidadosamente el despliegue del ERP y estar consciente de los posibles problemas brinda la mejor oportunidad de éxito.
Implementar un nuevo sistema ERP puede ser una tarea gigantesca para una empresa de cualquier tamaño. Todo el proceso puede tomar muchos meses, los costos iniciales son significativos y existen varios riesgos de implementación de ERP que vienen implícitos.
Pero el hecho de que casi la mitad de todas las empresas a nivel mundial utilice algún tipo de solución ERP es una prueba de que, si puedes gestionar esos riesgos, probablemente valga la pena el esfuerzo.
11 Riesgos de Implementar un Sistema ERP
El primer paso para limitar el impacto de estos factores de riesgo es comprenderlos. Esto ofrece la mejor oportunidad para evitarlos por completo o saber cómo afrontarlos si llegan a presentarse:
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1. Costos de Implementación
No hay forma de evitarlo; implementar un ERP es costoso.
Esto representa un riesgo por razones bastante obvias. Si se gestiona de forma incorrecta, existe la posibilidad de que el proyecto supere el presupuesto o que se asigne una gran cantidad de capital a una implementación de ERP que no proporcione un ROI suficiente.
Por qué
Este riesgo ocurre cuando no existe un alcance claramente definido para la implementación. Implementar un ERP con ideas vagas sobre la ‘eficiencia’ puede dar como resultado un sistema que no está personalizado para proporcionar un ROI suficiente en los casos de uso específicos de la empresa, o un proceso de implementación apresurado que cuesta mucho más de lo planeado. En el peor de los casos, esto puede terminar en un proyecto ‘elefante blanco’ que representa un considerable desperdicio de recursos.
Quién Está a Cargo
- Gerentes de proyecto
- Ejecutivo patrocinador del proyecto
- Socios de implementación
Cómo Evitarlo
Crear un esquema claro de cómo el nuevo sistema va a mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento permitirá lograr personalizaciones más ajustadas y ayudará a evitar desvíos de alcance y sobrecostos.
Evitar el riesgo de que un ERP se convierta en un gran desperdicio de recursos se logra asegurándose de que el proyecto esté bien delimitado y bien presupuestado antes de que comience la implementación.
Cómo Solucionarlo
Si los costos empiezan a superar el presupuesto, los gerentes de proyecto deben intervenir. Esto podría significar reevaluar el alcance del proyecto, renegociar con el proveedor de software ERP o cambiar a un despliegue por fases a lo largo de un periodo más amplio.
2. Plazos de Implementación
Así como los costos de implementación deben gestionarse cuidadosamente, los plazos son igualmente importantes. Las pequeñas y medianas empresas suelen tardar de 3 a 9 meses en una implementación de ERP, mientras que las empresas multinacionales pueden tardar varios años en completar la implementación.
No solo aumentan los costos cuanto más se prolonga este proceso, sino que también se incrementan las posibilidades de que el proyecto se estanque, que el compromiso de los ejecutivos disminuya o que la implementación fracase por completo.
Por qué
Al igual que el riesgo de sobrecostos, las demoras en los plazos también surgen por fallos en el alcance inicial del proyecto y en su gestión continua.
Quién Está a Cargo
- Gerentes de proyecto
- Socios de implementación
Cómo Evitarlo
La hoja de ruta inicial de la implementación debe ser detallada y bien planificada para evitar este riesgo. Deben realizarse reuniones frecuentes para revisar el avance respecto al plan, con múltiples objetivos e hitos integrados en la hoja de ruta.
Cómo Solucionarlo
Si no se cumplen los hitos clave, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo deben tomar una decisión sobre las prioridades.
- ¿Es aceptable aumentar el plazo?
- Si es así, ¿cuál es la tolerancia y el tiempo máximo que puede tomar el proyecto?
- Si no, ¿qué cambios deben hacerse en la implementación para que se ajuste al plazo original?
3. Expansión descontrolada de la personalización
Uno de los componentes fundamentales de un ERP es la capacidad de personalizar el sistema según las necesidades específicas de una empresa. Puede ser fácil dejarse llevar y crear una plataforma de software completamente a medida, pero esto puede ser un importante catalizador para los dos primeros riesgos que hemos mencionado.
Quién está a cargo
- Equipo de implementación
- Gerentes de proyecto
- Gestores de cambio
Cómo evitarlo
Los ERP incluyen módulos preconstruidos que poseen sus propios procesos. Los tomadores de decisiones deben considerar cuidadosamente si una personalización es 100% necesaria, o si tiene más sentido a largo plazo ajustar el proceso empresarial para adaptarse al ERP.
Limitar las personalizaciones ayudará a reducir tanto los costos iniciales como los continuos.
Cómo solucionarlo
Un exceso de personalización puede ser una razón fundamental para sobrecostos y retrasos. Si se identifica esta situación, los equipos de proyecto deben reevaluar si existen personalizaciones previstas que podrían ser reemplazadas por módulos preconstruidos del ERP.
Incluso podría valer la pena considerar eliminar módulos personalizados ya implementados y optar por opciones preconstruidas, dependiendo del costo esperado de mantenimiento y soporte continuo de las personalizaciones.
4. Subestimación de costos continuos
Los problemas que ocurren de forma continua a menudo provienen de la manera en que se implementó el ERP inicialmente. El costo total es un ejemplo de ello, ya que los costos de implementación son solo una parte del costo total de un ERP.
El costo promedio continuo de un ERP durante un periodo de cinco años puede rondar los $9,000 por usuario. Es una suma considerable a lo largo del tiempo, y no planificar adecuadamente durante la fase de implementación puede crear una carga financiera a largo plazo para la empresa.
Por qué
Aun si un proyecto de implementación de ERP se gestiona extremadamente bien en cuanto a presupuesto y plazos, puede ser fácil pasar por alto los costos continuos.
Por ejemplo, ciertas implementaciones pueden requerir soporte continuo de consultores externos, y los sistemas altamente personalizados pueden producir una cantidad significativa de deuda técnica que necesitará ser gestionada de manera constante.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Socios de implementación
- Equipo de implementación
Cómo evitarlo
Los líderes del proyecto deben considerar el costo total del proyecto. Esto no debe limitarse únicamente al costo de la implementación inicial, sino también a cómo las diferentes opciones impactarán en la complejidad y el costo del sistema a largo plazo.
Cómo solucionarlo
Si los costos continuos del ERP se vuelven inmanejables, será necesario realizar cambios. Esto podría consistir en sustituir módulos personalizados por módulos preconstruidos, eliminar integraciones poco utilizadas o renegociar contratos con el proveedor del ERP.
5. Problemas de migración de datos
Uno de los principales beneficios de implementar un ERP es la capacidad de consolidar una variedad de programas en una sola plataforma; esto conlleva la necesidad de migrar la información de un sistema a otro. Este proceso de migración introduce el riesgo de pérdida o corrupción de datos o de incumplimiento accidental de las normativas de protección de datos (por ejemplo, CCPA, GDPR).
Por qué
Cada vez que se transfiere información de un lugar a otro, existe la posibilidad de que los parámetros utilizados en el conjunto de datos original no coincidan con los de la nueva base de datos. Esto puede provocar problemas como información incompleta o archivos archivados que no están diferenciados (por ejemplo, datos de exempleados).
Quién está a cargo
- Proveedor de ERP
- Consultores externos especializados
Cómo evitarlo
Se debe dedicar tiempo desde el principio para limpiar los datos en la fuente original. Eliminar datos redundantes, normalizar categorías y fusionar duplicados puede mejorar la calidad general de los datos de la empresa, además de facilitar la compatibilidad entre el nuevo sistema y la migración de datos.
Muchas empresas también están utilizando ahora la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ayudar a automatizar el mapeo de datos y predecir posibles problemas de transferencia de datos antes de que ocurran.
Cómo solucionarlo
Si una transferencia de datos falla o requiere demasiada intervención manual para corregirse, puede ser necesario reiniciar el proceso. Lo sé, es frustrante, pero al detectar el problema, los equipos de implementación pueden volver a la fuente original de los datos y mejorarla para alinearla con los requisitos de una migración de datos fluida.
6. Dependencia del proveedor
Existen ineficiencias al utilizar múltiples plataformas de software en una empresa, en comparación con usar un solo ERP. Sin embargo, esa diversificación también significa que un fallo del proveedor o una disminución de la calidad solo afectarían a la unidad de negocio o área que utilice ese software.
Con un ERP, una empresa dependerá de ese proveedor para su planificación empresarial. Esto representa un riesgo en caso de que el proveedor no cumpla con lo esperado, y es especialmente relevante para los ERP basados en la nube sin respaldo local.
Por qué
La dependencia del proveedor es diferente a otros riesgos de esta lista; es una característica, no un error. Consolidar las plataformas de software en una sola puede aportar grandes eficiencias, y una de las consecuencias es una mayor dependencia de ese proveedor.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Esto realmente no se puede evitar, pero el riesgo asociado puede minimizarse. Los líderes sénior y los jefes de proyecto deben realizar una diligencia debida exhaustiva antes de comprometerse con un proveedor para asegurarse de que están eligiendo el socio de software adecuado.
La investigación debe considerar la estabilidad financiera del proveedor, su estructura corporativa, posición en el mercado y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) del contrato relativos a la entrega y soporte continuos del producto.
Cómo solucionarlo
Si existen preocupaciones acerca de la relación con el proveedor, es vital adoptar un enfoque proactivo. Se deben realizar revisiones periódicas al proveedor, y los equipos de gestión de riesgos deben tener planes preparados para proteger los datos de la empresa y garantizar la continuidad del servicio en caso de que surja algún problema grave con la capacidad de entrega del proveedor.
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7. Resistencia a los cambios en los procesos
La implementación de un ERP no solo implica software. También trata sobre las personas. Incluso una transición perfecta a nivel técnico puede fracasar si los usuarios finales no adoptan el cambio. Un nuevo ERP probablemente implicará un nuevo conjunto de procesos y flujos de trabajo, y existe el riesgo de resistencia por parte de los empleados, así como errores genuinos mientras se familiarizan con los nuevos métodos.
Por qué
El cambio organizativo siempre es un reto. Usar un nuevo software puede generar ineficiencias a corto plazo, ya que los empleados a veces tardan más o cometen más errores que con el sistema antiguo. Por supuesto, con el tiempo esto puede superarse, pero se debe esperar que algunos empleados resistan el cambio en las primeras etapas.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
Cómo evitarlo
El equipo de gestión del cambio existe para ayudar a limitar el impacto de este riesgo. Elaborar un plan integral de gestión del cambio (combinado con altos niveles de comunicación, capacitación y soporte) puede ayudar a resaltar los beneficios a largo plazo del nuevo ERP y suavizar el proceso de transición.
Cómo solucionarlo
Si se encuentra resistencia al cambio, los equipos de gestión del cambio deben evaluar de dónde proviene esa resistencia. ¿Se trata de una falta de capacitación en el nuevo sistema, lo que dificulta la navegación de los usuarios? ¿Es un malentendido sobre los beneficios a largo plazo del nuevo ERP? Identificar la causa raíz del problema permite abordarlo de manera clara y transparente.
8. Falta de apoyo por parte de la dirección
Una implementación exitosa de ERP requiere la cooperación de múltiples partes interesadas en toda la empresa. Las necesidades de recursos humanos, ingeniería, finanzas, logística, ventas, marketing y todos los demás aspectos del negocio deben ser considerados para asegurar que el ERP se alinee lo mejor posible con las necesidades empresariales.
Para lograrlo, el proyecto necesita el apoyo de los directivos a cargo de cada función. Sin ese compromiso, el proyecto puede descender en la lista de prioridades dentro de sus respectivas áreas, retrasando o descarrilando la implementación del ERP.
Por qué
Los ejecutivos no son inmunes a la resistencia al cambio. Pueden existir prioridades y demandas en competencia sobre su tiempo, es posible que no vean los beneficios para su departamento, o puede haber un malentendido acerca de por qué se está realizando la implementación.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
Cómo evitarlo
El apoyo de la alta dirección debe asegurarse antes de que comience el proyecto. El patrocinador del proyecto está en la mejor posición para lograr esto, junto con el apoyo del resto del equipo de gestión del proyecto.
Resaltar los beneficios a largo plazo para la empresa en su conjunto —y también explicar los beneficios para cada departamento específico— puede ayudar a lograr adhesión a la visión. Esto debe ir acompañado de una discusión honesta sobre la posible incomodidad a corto plazo que pueda surgir durante el período de transición.
Cómo solucionarlo
Si el proyecto comienza a perder el apoyo de los altos directivos, los patrocinadores del proyecto y el equipo de gestión deben optar por una comunicación transparente con ellos.
Escuche sus inquietudes, discuta planes para abordarlas y cree una hoja de ruta para alcanzar los objetivos originales de la implementación del ERP. Al fin y al cabo, si quienes tienen el poder dicen que no, no puede ocurrir.
9. Riesgos regulatorios y de cumplimiento
La seguridad de los datos ha recibido mucha más atención en los últimos años, lo que ha dado lugar a una amplia variedad de marcos legislativos y regulatorios que las empresas deben cumplir. Al migrar datos de un sistema a otro, existe el riesgo de que algunos de estos datos se manejen de una manera que no cumpla con dichas normativas.
Por qué
Un ERP puede estar reemplazando una amplia variedad de sistemas. Esto significa que la única plataforma debe cumplir con regulaciones que rigen diversas unidades de negocio, así como con diferentes jurisdicciones legales.
Por ejemplo, una corporación multinacional puede necesitar que el nuevo ERP cumpla tanto con GDPR como con la CCPA, reemplazando softwares individuales que solo debían cumplir con una u otra.
Quién está a cargo
- Proveedor de ERP
- Gerentes de proyecto
- Directivos de riesgos y cumplimiento
Cómo evitarlo
Debe adoptarse un enfoque enfocado de riesgos regulatorios y de cumplimiento durante el proceso de selección del ERP. Las empresas deben tener una visión completa de sus obligaciones de cumplimiento y trabajar con el proveedor del ERP para garantizar que el sistema tenga las capacidades para cumplirlas.
Cómo solucionarlo
Cualquier problema que surja debe ser escalado al equipo interno de cumplimiento, que seguirá las mejores prácticas de acuerdo a las especificidades del problema. Esta debe continuar como una conversación proactiva entre el equipo de gestión del proyecto y el proveedor de ERP, para eliminar la posibilidad de futuros inconvenientes.
10. Gestión de proyectos ineficaz
La mayoría de los riesgos mencionados en este artículo pueden ser mitigados o minimizados mediante una gestión de proyectos eficaz. Por supuesto, esto mismo genera un riesgo en sí, ya que una mala gestión del proyecto casi seguro lleva a malos resultados en la implementación de un ERP.
Por qué
Se requieren habilidades de alto nivel en gestión de proyectos para mantener en marcha una implementación de ERP y evitar sobrecostos. Esto no solo implica ayudar a todas las partes interesadas a ceñirse al plan original, sino también guiar el proceso cuando surgen problemas.
Sin un responsable claro del proyecto ERP, hay una alta probabilidad de fracaso.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité de dirección
Cómo evitarlo
Los responsables de la toma de decisiones deben asegurarse de que el gerente del proyecto (y su equipo) tengan una alta probabilidad de éxito. Esto implica seleccionar un equipo con experiencia en la entrega de proyectos de un alcance similar y proporcionarles los recursos suficientes para poder repetir ese éxito.
Cómo solucionarlo
El patrocinador del proyecto y el comité de dirección deben asegurarse de que están realizando una supervisión amplia durante todo el proyecto.
Si se hace evidente que una mala gestión del proyecto está provocando problemas en la implementación, debe haber una discusión abierta y honesta sobre cómo remediar la situación. Esto puede requerir actualizaciones de estado más frecuentes, indicadores clave de rendimiento (KPI) más detallados y, potencialmente, incluso reasignar el proyecto a otros empleados.
11. Complejidad general aumentada
El último riesgo clave al que quiero llamar la atención es que es posible que todo el esfuerzo y dinero que invierta en una implementación ERP simplemente complique en exceso las operaciones. El peor de los casos sería un nuevo sistema ERP que simplemente se utilice junto con todas las plataformas heredadas, incrementando la carga de trabajo y el costo sin aportar ningún beneficio tangible.
Por qué
Los departamentos pueden aferrarse a sus procesos y sistemas existentes por diversas razones. Puede tratarse de la experiencia del usuario, capacidades de análisis, integridad de los datos o simplemente resistencia al cambio. Esto puede llevar a que sea difícil dejar los sistemas antiguos y adoptar por completo un ERP.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
- Gerentes de proyecto
Cómo evitarlo
Debe haber un plan claro y específico para la implementación del nuevo ERP. Los equipos deben comprometerse con el cambio, comprender por qué se realiza y tener una línea de tiempo detallada sobre cuándo se implementará. Esto establece el estándar de qué esperar, indicando específicamente que los sistemas existentes se apagarán en una fecha determinada.
Cómo solucionarlo
Los equipos o líderes que sean reacios al cambio deben presentar un caso claro de los motivos. A partir de ahí, los gerentes de proyecto y de cambio pueden evaluar si existe una necesidad de capacitación que deba ser cubierta, o si se requiere una personalización adicional para que el ERP pueda satisfacer sus necesidades.
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El proceso de implementación de un ERP puede parecer bastante abrumador, con muchos riesgos potenciales en el camino. Pero con una buena planificación y una gestión de proyectos eficaz, todos esos riesgos pueden evitarse o minimizarse.
Una planificación adecuada no solo ayuda a reducir el potencial de problemas en el camino, sino que prepara a la empresa para maximizar las mejoras de eficiencia y el potencial de crecimiento que un ERP puede ofrecer a una organización.
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