Implementar un nuevo sistema ERP puede ser una tarea monumental para una empresa de cualquier tamaño. Todo el proceso puede durar muchos meses, los costos iniciales son considerables y existen varios riesgos de implementación de ERP asociados.
Pero el hecho de que casi la mitad de todas las empresas del mundo utilicen algún tipo de solución ERP demuestra que, si puedes gestionar esos riesgos, probablemente el esfuerzo valga la pena.
11 riesgos de implementar un sistema ERP
El primer paso para limitar el impacto de estos factores de riesgo es comprenderlos. Esto ofrece la mejor oportunidad de evitarlos por completo o de saber cómo afrontarlos si llegan a producirse:
1. Costos de implementación
No hay forma de evitarlo: implementar un ERP es costoso.
Esto representa un riesgo por razones bastante obvias. Si se gestiona incorrectamente, existe la posibilidad de que el proyecto supere el presupuesto o de que se asigne una gran cantidad de capital a una implementación de ERP que no genere un ROI suficiente.
Por qué
Este riesgo aparece cuando no existe un alcance claramente definido para la implementación. Implementar un ERP basándose en ideas vagas sobre la «eficiencia» puede dar lugar a un sistema que no esté personalizado para generar un ROI suficiente para los casos de uso específicos de una empresa, o a un proceso de implementación desorganizado que cueste mucho más de lo previsto. En el peor de los casos, esto puede dar lugar a un proyecto «elefante blanco» que represente un desperdicio considerable de recursos.
Quién está a cargo
- Directores de proyecto
- Ejecutivo patrocinador del proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
Crear un esquema claro de cómo el nuevo sistema va a mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento permitirá realizar personalizaciones más adaptadas y ayudará a evitar la expansión descontrolada del alcance y los excesos de costos.
Para evitar el riesgo de que un ERP se convierta en un enorme desperdicio de recursos, hay que asegurarse de que el proyecto tenga un alcance y un presupuesto bien definidos antes de que comience la implementación.
Cómo solucionarlo
Si los costos comienzan a superar el presupuesto, los directores de proyecto deben intervenir. Esto podría implicar reevaluar el alcance del proyecto, renegociar con el proveedor del software ERP o cambiar a un despliegue por fases durante un período más prolongado.
2. Plazos de implementación
Aunque los costos de implementación deben gestionarse cuidadosamente, los plazos son igualmente importantes. Las pequeñas y medianas empresas suelen tardar 3–9 meses en una implementación de ERP, mientras que las empresas multinacionales pueden tardar varios años en completarla.
No solo aumentan los costos cuanto más se prolonga este proceso, sino también las probabilidades de que el proyecto se estanque, de que disminuya el apoyo de los ejecutivos o de que la implementación fracase por completo.
Por qué
Al igual que el riesgo de sobrecostos, las desviaciones en los plazos también se deben a fallos en el alcance inicial del proyecto y en la gestión continua del proyecto.
Quién está a cargo
- Directores de proyecto
- Socios de implementación
Cómo evitarlo
La hoja de ruta inicial de implementación debe ser detallada y estar bien planificada para evitar este riesgo. Deben celebrarse reuniones frecuentes para revisar el progreso respecto al plan, con varios objetivos intermedios integrados en la hoja de ruta.
Cómo solucionarlo
Si no se alcanzan los hitos clave, los directores de proyecto y los miembros del equipo del proyecto deben tomar una decisión sobre las prioridades.
- ¿Es aceptable aumentar el plazo?
- Si es así, ¿cuál es la tolerancia y la duración máxima que puede tener el proyecto?
- Si no es así, ¿qué cambios deben realizarse en la implementación para ajustarla al plazo original?
3. Ampliación descontrolada del alcance de la personalización
Uno de los componentes fundamentales de un ERP es la capacidad de personalizar el sistema para adaptarlo a las necesidades específicas de una empresa. Es fácil dejarse llevar al crear una plataforma de software completamente a medida, pero esto puede ser un catalizador importante para los dos primeros riesgos que hemos mencionado.
Quién está a cargo
- Equipo de implementación
- Directores de proyecto
- Responsables de la gestión del cambio
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Cómo evitarlo
Los ERP incluyen módulos prediseñados que cuentan con sus propios procesos. Los responsables de la toma de decisiones deben considerar detenidamente si una personalización es 100 % necesaria o si, a largo plazo, tiene más sentido ajustar el proceso empresarial para adaptarlo al ERP.
Limitar las personalizaciones ayudará a reducir tanto los costes iniciales como los continuos.
Cómo solucionarlo
Un exceso de personalización puede ser una de las principales razones de los sobrecostes y los retrasos. Si se identifica esta situación, los equipos del proyecto deben reevaluar si hay personalizaciones planificadas que podrían sustituirse por módulos ERP prediseñados.
Incluso puede valer la pena considerar la sustitución de los módulos ya personalizados por opciones prediseñadas, dependiendo del coste continuo previsto de mantenimiento y soporte de las personalizaciones.
4. Subestimación de los costes continuos
Los problemas que se producen de forma continua suelen derivarse de la manera en que se implementó inicialmente un ERP. El coste total es uno de estos posibles problemas, ya que los costes de implementación son solo un componente del coste total de un ERP.
Los costes continuos medios de un ERP durante un periodo de cinco años pueden rondar los $9,000 por usuario. Es una cantidad considerable de forma continua, y no planificar adecuadamente este coste durante la fase de implementación puede crear una carga a largo plazo para las finanzas de la empresa.
Por qué
Aunque un proyecto de implementación de un ERP se gestione extraordinariamente bien desde el punto de vista del presupuesto y los plazos, es fácil pasar por alto los costes continuos.
Por ejemplo, determinadas implementaciones pueden requerir asistencia continua de consultores externos, y los sistemas altamente personalizados pueden generar una cantidad significativa de deuda técnica que deberá gestionarse de forma constante.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Socios de implementación
- Equipo de implementación
Cómo evitarlo
Los responsables del proyecto deben considerar el coste total del proyecto. Esto no debería limitarse a los costes iniciales de implementación, sino que también debe tener en cuenta cómo afectarán las distintas opciones a la complejidad y al coste continuo del sistema.
Cómo solucionarlo
Si los costes continuos del ERP se vuelven inmanejables, será necesario realizar cambios. Esto podría implicar trasladar los módulos personalizados a módulos prediseñados, eliminar integraciones de uso limitado o renegociar los contratos con el proveedor del ERP.
5. Problemas de migración de datos
Uno de los principales beneficios de implementar un ERP es la capacidad de consolidar una variedad de programas en una única plataforma; esto conlleva la necesidad de migrar los datos de un sistema a otro. Este proceso de migración introduce el riesgo de pérdida o corrupción de datos, o de incumplimiento accidental de las normativas de datos (p. ej., CCPA, GDPR).
Por qué
Cada vez que se transfieren datos de un lugar a otro, existe la posibilidad de que los parámetros utilizados en el conjunto de datos original no coincidan con los de la nueva base de datos. Esto puede provocar problemas como datos incompletos o datos archivados que no estén diferenciados (por ejemplo, datos de exempleados).
Quién está a cargo
- Proveedor de ERP
- Consultores externos
Cómo evitarlo
Se debe dedicar tiempo desde el principio a limpiar los datos en la fuente original. Eliminar datos redundantes, normalizar categorías y combinar duplicados puede mejorar la calidad general de los datos de la empresa, además de facilitar la correspondencia entre el nuevo sistema y los datos que se van a migrar.
Muchas empresas también utilizan ahora la IA y el aprendizaje automático para ayudar a automatizar la asignación de datos y predecir posibles problemas de transferencia antes de que ocurran.
Cómo solucionarlo
Si una transferencia de datos falla o requiere demasiada intervención manual para solucionarla, puede ser necesario reiniciar el proceso. Lo sé, es una lata, pero una vez identificado el problema, los equipos de implementación pueden volver a la fuente de datos original y mejorarla para alinearla con los requisitos necesarios para una migración de datos fluida.
6. Dependencia del proveedor
Utilizar varias plataformas de software en una empresa presenta ineficiencias en comparación con utilizar un único ERP. Sin embargo, esa diversificación también significa que un fallo del proveedor o una disminución de la calidad solo afectará a la unidad de negocio o al área que utilice ese software.
Con un ERP, una empresa pasará a depender de ese proveedor para la planificación empresarial. Esto supone un riesgo si el proveedor no cumple con lo esperado, y es especialmente relevante para los ERP basados en la nube sin copias de seguridad locales.
Por qué
La dependencia del proveedor es diferente de los demás riesgos de esta lista: es una característica, no un error. Consolidar las plataformas de software en una sola puede proporcionar eficiencias considerables, y una de las contrapartidas es una mayor dependencia de ese proveedor.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
Cómo evitarlo
Esto realmente no se puede evitar, pero el riesgo que conlleva sí puede minimizarse. Los altos directivos y los gerentes de proyecto deben realizar una diligencia debida exhaustiva antes de comprometerse con un proveedor, para asegurarse de que están eligiendo al socio de software adecuado.
La investigación debe considerar la estabilidad financiera del proveedor, su estructura corporativa, su posición en el mercado y los acuerdos de nivel de servicio del contrato relativos a la prestación continua del producto y del soporte.
Cómo solucionarlo
Si existen dudas sobre la relación con el proveedor, es fundamental adoptar un enfoque proactivo. Se deben realizar revisiones periódicas del proveedor, y los equipos de gestión de riesgos deben contar con planes para proteger los datos de la empresa y garantizar la continuidad del servicio si surgiera algún problema grave con la capacidad del proveedor para cumplir.
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7. Resistencia a los cambios en los procesos
La implementación de un ERP no consiste únicamente en el software. También implica a las personas. Incluso una transición impecable desde el punto de vista técnico puede fracasar si los usuarios finales no aceptan el cambio. Es probable que un ERP nuevo implique un nuevo conjunto de procesos y flujos de trabajo, y existe el riesgo de que los empleados se opongan, además de que cometan errores genuinos mientras se familiarizan con los nuevos métodos.
Por qué
El cambio organizativo siempre supone un desafío. Utilizar un software nuevo puede generar ineficiencias a corto plazo, ya que a veces los empleados tardan más o cometen más errores que con el sistema anterior. Por supuesto, con el tiempo esto puede superarse, pero debe esperarse que algunos miembros del personal se resistan al cambio durante las primeras etapas.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
Cómo evitarlo
El equipo de gestión del cambio existe para ayudar a limitar el impacto de este riesgo. Implementar un plan integral de gestión del cambio (combinado con altos niveles de comunicación, formación y asistencia) puede ayudar a destacar los beneficios a largo plazo del nuevo ERP y facilitar el proceso de transición.
Cómo solucionarlo
Si se encuentra resistencia al cambio, los equipos de gestión del cambio deben evaluar de dónde procede esa resistencia. ¿Se debe a una falta de formación sobre el nuevo sistema, lo que dificulta que los usuarios naveguen por él? ¿Se debe a una falta de comprensión de los beneficios a largo plazo del nuevo ERP? Llegar a la causa raíz del problema puede permitir abordarlo de forma clara y transparente.
8. Falta de apoyo de la dirección
Una implementación exitosa de un ERP requiere la cooperación de múltiples partes interesadas de toda la empresa. Las necesidades de RR. HH., ingeniería, finanzas, logística, ventas, marketing y de todos los demás ámbitos de la empresa deben tenerse en cuenta para garantizar que el ERP se ajuste lo mejor posible a las necesidades del negocio.
Para lograrlo, el proyecto necesita el apoyo de los ejecutivos responsables de cada función. Sin ese compromiso, el proyecto puede quedar relegado en la lista de prioridades de su unidad de negocio, lo que puede estancar o descarrilar la implementación del ERP.
Por qué
Los ejecutivos no son inmunes a la resistencia al cambio. Puede haber prioridades contrapuestas y exigencias sobre su tiempo, es posible que no vean los beneficios para su departamento o que no comprendan por qué se está llevando a cabo la implementación.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
Cómo evitarlo
El apoyo de la alta dirección debe asegurarse antes de que comience el proyecto. El patrocinador del proyecto está en la mejor posición para conseguirlo, junto con el respaldo del resto del equipo de gestión del proyecto.
Destacar los beneficios a largo plazo para la empresa en su conjunto —y explicar al mismo tiempo los beneficios para cada departamento específico— puede ayudar a obtener apoyo para la visión. Esto debe ir acompañado de una conversación honesta sobre las posibles dificultades a corto plazo que pueden surgir durante el periodo de transición.
Cómo solucionarlo
Si el proyecto comienza a perder el apoyo de los altos directivos, los patrocinadores del proyecto y el equipo de gestión del proyecto deben adoptar un enfoque transparente para comunicarse con ellos.
Escuche sus inquietudes, analice los planes para abordarlas y cree una hoja de ruta para alcanzar los objetivos originales de la implementación del ERP. Después de todo, si quienes tienen el poder dicen que no, no puede hacerse.
9. Riesgos de cumplimiento normativo y reglamentario
La seguridad de los datos ha recibido mucha más atención en los últimos años, lo que ha dado lugar a una amplia variedad de marcos legislativos y normativos que las empresas deben cumplir. Al migrar datos de un sistema a otro, existe el riesgo de que algunos de estos datos se gestionen de una manera que no cumpla con dichas normativas.
Por qué
Un ERP puede sustituir a una amplia variedad de sistemas. Esto significa que la plataforma única debe cumplir con las normativas que regulan distintas unidades de negocio, así como con las diferentes jurisdicciones legales.
Por ejemplo, una empresa multinacional puede necesitar que el nuevo ERP cumpla tanto con el GDPR como con la CCPA, sustituyendo software individual que solo debía cumplir con uno de los dos.
Quién está a cargo
- Proveedor del ERP
- Directores del proyecto
- Responsables sénior de riesgos y cumplimiento
Cómo evitarlo
Durante el proceso de evaluación del ERP, debe adoptarse un enfoque específico para abordar los riesgos de cumplimiento normativo y reglamentario. Las empresas deben contar con una visión integral de sus obligaciones de cumplimiento y trabajar con el proveedor del ERP para garantizar que su sistema tenga las capacidades necesarias para cumplirlas.
Cómo solucionarlo
Cualquier problema que surja debe escalarse al equipo interno de cumplimiento, que seguirá las mejores prácticas en relación con las particularidades del problema. Esto debe continuar siendo una conversación proactiva entre el equipo de gestión del proyecto y el proveedor del ERP, para eliminar la posibilidad de problemas futuros.
10. Gestión ineficaz del proyecto
La mayoría de los riesgos descritos en este artículo pueden mitigarse o minimizarse mediante una gestión de proyectos eficaz. Por supuesto, esto crea un riesgo en sí mismo, ya que una gestión de proyectos deficiente casi con toda seguridad dará lugar a resultados deficientes en la implementación del ERP.
Por qué
Se necesitan habilidades de gestión de proyectos de alto nivel para mantener una implementación de ERP encaminada y evitar sobrecostes presupuestarios. Esto no solo consiste en ayudar a todas las partes interesadas a ceñirse al plan original, sino también en guiar el proceso cuando surgen problemas.
Sin una persona claramente responsable de dirigir el proyecto de ERP, existe una alta probabilidad de que fracase.
Quién está a cargo
- Patrocinador ejecutivo del proyecto
- Comité directivo
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Cómo evitarlo
Los responsables sénior de la toma de decisiones deben asegurarse de que el director del proyecto (y su equipo) tenga una alta probabilidad de éxito. Esto implica seleccionar un equipo con experiencia en la ejecución de proyectos de alcance similar y proporcionarle recursos suficientes para poder repetir ese éxito.
Cómo solucionarlo
El patrocinador del proyecto y el comité directivo deben asegurarse de llevar a cabo una supervisión amplia durante todo el proyecto.
Si resulta evidente que una gestión de proyectos deficiente está provocando problemas en la implementación, es necesario mantener una conversación abierta y honesta sobre cómo remediar la situación. Esto puede requerir actualizaciones de estado más frecuentes, KPI más detallados y, potencialmente, incluso reasignar el proyecto a otros empleados.
11. Aumento de la complejidad general
El último riesgo clave al que quiero prestar atención es que todo el esfuerzo y el dinero que se inviertan en una implementación de ERP podrían simplemente complicar demasiado las operaciones. El peor escenario posible es un nuevo sistema ERP que simplemente se utilice junto con todas las plataformas heredadas, aumentando la carga de trabajo y los costes sin aportar ningún beneficio tangible.
Por qué
Los departamentos pueden aferrarse a sus procesos y sistemas existentes por diversos motivos. Esto puede deberse a la experiencia de usuario, las capacidades de análisis, la integridad de los datos o, simplemente, la resistencia al cambio. Esto puede dificultar el abandono de los sistemas antiguos para adoptar plenamente un ERP.
Quién está a cargo
- Equipo de gestión del cambio
- Directores de proyecto
Cómo evitarlo
Debe existir un plan claro y específico para la implementación progresiva del nuevo ERP. Los equipos deben comprometerse con el cambio, comprender por qué se produce y contar con un cronograma detallado de cuándo se implementará. Esto establece el estándar de lo que se debe esperar, especificando claramente que los sistemas existentes se cerrarán en una fecha determinada.
Cómo solucionarlo
Los equipos o líderes reacios al cambio deben presentar argumentos claros que expliquen por qué lo están. A partir de ahí, los directores de proyecto y los responsables de gestión del cambio pueden evaluar si es necesario cubrir alguna necesidad de formación o si se requiere una personalización adicional para que el ERP satisfaga sus necesidades.
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El proceso de implementación de un ERP puede parecer bastante abrumador, con muchos riesgos potenciales en el camino. Sin embargo, con una planificación anticipada adecuada y una gestión de proyectos eficaz, todos esos riesgos pueden evitarse o minimizarse.
Una planificación adecuada no solo ayuda a reducir la posibilidad de que surjan problemas durante el proceso, sino que también prepara a la empresa para maximizar las mejoras de eficiencia y el potencial de crecimiento que un ERP puede ofrecer a una organización.
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