Elegir el software de contabilidad adecuado puede ser todo un desafío. En general, es una decisión estratégica que puede impulsar el éxito de su equipo.
Con la solución ideal, puede aumentar el ROI, garantizar la precisión y mantener el cumplimiento normativo. Pero si elige mal, se arriesga a sufrir ineficiencias y errores que obstaculicen la productividad y la salud financiera de su empresa.
Si está buscando un software de contabilidad, pero no tiene muy claro por dónde empezar, esta guía es para usted. Está diseñada para directores financieros y responsables financieros que buscan seleccionar un software alineado con sus objetivos y capaz de superar sus desafíos. Así es como puede conseguirlo.
9 aspectos que debe buscar al elegir un software de contabilidad
Al buscar un nuevo software de contabilidad, es importante evaluar primero cada opción centrándose en los factores clave que se ajusten a las necesidades y objetivos de su empresa. Considere estos aspectos para asegurarse de elegir la herramienta adecuada para su equipo:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan le permite ajustar su suscripción de software a medida que su empresa crece o cambia. Esto es valioso para empresas de todos los tamaños, pero especialmente para startups, propietarios de pequeñas empresas y trabajadores autónomos (obtenga más información sobre los beneficios del software de contabilidad para trabajadores autónomos aquí).
El mejor software de contabilidad le permite subir o bajar de plan fácilmente sin penalizaciones para el flujo de caja. Además, no olvide preguntar a los proveedores por las condiciones de sus contratos y cómo gestionan los cambios en su suscripción.
2. Acceso a los datos y generación de informes
El acceso a los datos y la generación de informes son fundamentales para tomar decisiones informadas. Como director financiero, necesita un sistema de contabilidad que proporcione datos en tiempo real e informes personalizables para la elaboración de informes financieros.
Compruebe si el software permite exportar datos en varios formatos. Además, asegúrese de preguntar si admite paneles y qué funciones de generación de informes están disponibles. Esto no solo facilitará las tareas de FP&A, sino también la contabilidad estándar y la gestión de proyectos.
3. Integración con su conjunto tecnológico
La integración con su conjunto tecnológico actual garantiza unas operaciones fluidas. Su software de contabilidad debería conectarse con otras herramientas, como CRM, sistemas de cuentas por pagar y por cobrar, o soluciones de nóminas. Esto ahorra tiempo y reduce los errores.
Verifique siempre si el software cuenta con APIs o integraciones prediseñadas. Si está probando el software mediante una demostración, compruebe cómo podría conectarse con las herramientas que ya utiliza para evitar complicaciones más adelante.
4. Implementación y asistencia
La implementación y la asistencia al cliente pueden determinar que su experiencia con un nuevo software sea positiva o negativa. Cuando un proveedor ofrece una buena asistencia durante la implementación, ayuda a su equipo a ponerse al día rápidamente.
Busque proveedores que ofrezcan recursos de formación y asistencia rápida, y pregunte por sus horarios y canales de asistencia a través de su página de contacto.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro de la solución de software. Esto es importante para mantener la seguridad y la privacidad, especialmente cuando se trata de datos financieros y cuentas bancarias personales.
Asegúrate de que el software permita asignar roles y establecer permisos fácilmente. Cuando hables con un representante, pregunta hasta qué nivel de detalle pueden configurarse estos controles y cómo pueden modificarse para adaptarse mejor a las necesidades de tu empresa.
6. Cumplimiento normativo específico del sector
El cumplimiento normativo específico del sector garantiza que el software cumpla las normas legales y regulatorias. Esto es esencial para evitar multas y mantener la confianza. Comprueba si el software es compatible con las normas de cumplimiento pertinentes para tu sector, especialmente si trabajas en sectores más regulados, como la sanidad o las finanzas.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a las necesidades de tu empresa. Esto puede mejorar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios. Por ejemplo, si trabajas en el comercio minorista, es posible que necesites un software de contabilidad que también ofrezca gestión y seguimiento del inventario.
Busca un software que permita personalizar campos, flujos de trabajo e interfaces. Recuerda que la personalización puede conllevar costes adicionales. Pregunta siempre de antemano por las opciones de personalización y los cargos por número de usuarios durante la consulta inicial con un proveedor.
8. Funciones de automatización
Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo a tu equipo al reducir las tareas contables manuales. Busca un software que automatice procesos repetitivos como la facturación, el seguimiento de gastos o la introducción manual de datos. Esto permite que tu equipo se centre en tareas más estratégicas para ayudar a mejorar las operaciones de la empresa.
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9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad móvil o con varias ubicaciones es importante si tu equipo trabaja a distancia o desde distintos centros. Asegúrate de que el software disponga de una aplicación móvil o de una conexión a Internet que funcione correctamente en varios dispositivos para ayudar a mantener a tu equipo conectado y productivo.
Además, considera analizar las limitaciones y las funciones de accesibilidad al probar la solución contable que hayas elegido.
Cómo elegir un software de contabilidad: un marco de trabajo en 5 pasos
Elegir el software de contabilidad empresarial adecuado implica algo más que comparar funciones contables básicas: también debes alinear el software con los objetivos de tu empresa y las necesidades de tu equipo.
Sigue esta guía paso a paso al elegir tu próximo software de contabilidad para encontrar la solución ideal que cumpla todos tus requisitos:
Paso 1: Identifica tus necesidades
No puedes elegir una solución sin saber qué necesitas que haga. Ya se trate de preparar impuestos, gestionar información financiera o simplemente facilitar el uso, empieza por definir los requisitos de tu equipo para orientar la búsqueda de un software de contabilidad:
Recopila las opiniones de las partes interesadas
Involucra pronto a las partes interesadas clave, como los equipos de finanzas, recursos humanos y TI, así como a la dirección, ya que cada departamento tendrá perspectivas y necesidades contables diferentes.
Considera organizar reuniones o enviar encuestas para recopilar sus opiniones y preguntarles sobre los retos actuales y las mejoras deseadas. De este modo, podrás asegurarte de que el software satisface las necesidades específicas de todos.
Enumeración y priorización de puntos problemáticos
A continuación, identifica cualquier problema de funcionalidad de tu sistema actual. Haz una lista de los puntos problemáticos u obstáculos a los que se enfrenta tu equipo, como el mantenimiento de los registros financieros, el cumplimiento tributario y el control del tiempo. Después, priorízalos en función de su impacto en tus operaciones y las finanzas de tu empresa.
Concéntrate en encontrar una solución que ayude a resolver primero los principales puntos problemáticos para mejorar la eficiencia y la satisfacción.
Alineación con políticas y objetivos
Es igualmente importante asegurarse de que el software esté alineado con tus políticas y objetivos internos. Ten en cuenta las preferencias de los proveedores, los protocolos de seguridad y los requisitos normativos. Esto incluye garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de los estándares del sector en tus estados financieros.
Diferenciación entre funciones imprescindibles y convenientes
Al evaluar un software de contabilidad, separa siempre las funciones contables esenciales de las opcionales.
Las funciones imprescindibles son aquellas que abordan tus principales puntos problemáticos y necesidades de cumplimiento, mientras que las convenientes aportan valor, pero no son esenciales. Esto te ayuda a centrarte primero en el software que satisface las necesidades fundamentales y, al mismo tiempo, evita que el alcance del proyecto se amplíe de forma descontrolada.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué quejas u obstáculos aparecen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
- ¿Hasta qué punto se ajusta el software a nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investigar proveedores de software de contabilidad
Después de recopilar las opiniones del equipo, tendrás que investigar y comparar proveedores de software de contabilidad para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
Ten en cuenta que existen varios tipos de software de contabilidad. Así puedes reducir tus opciones y mantenerte dentro del presupuesto:
Analizar a los proveedores
Empieza con análisis generales mediante sitios de reseñas, clasificaciones y estudios de casos. Estos recursos ofrecen información sobre la reputación de los proveedores y las experiencias de los usuarios. Busca patrones en las reseñas para identificar elogios o quejas comunes que te ayuden a crear una lista de proveedores que merezca la pena analizar más a fondo.
Comparar herramientas
Compara las herramientas en función de las necesidades de tu empresa, como el tamaño, la escalabilidad y las capacidades de integración. También conviene considerar si necesitas una solución para externalizar la contabilidad o si prefieres un modelo interno, especialmente si estás buscando un software de contabilidad para pequeñas empresas (aquí puedes consultar los beneficios del software de contabilidad para empresas emergentes).
A partir de ahí, busca un software que encaje con tu conjunto de tecnologías actual y sea fácil de usar. Esto garantiza una integración fluida y una interrupción mínima.
Identificar los principales factores diferenciadores
Identifica qué diferencia a cada proveedor. Céntrate en aspectos como el soporte durante la implementación, la experiencia del usuario y la flexibilidad para casos de uso específicos. Por ejemplo, algunos proveedores, como QuickBooks Online y FreshBooks, ofrecen soporte personalizado o funciones únicas. Conocer estos factores diferenciadores te ayuda a tomar una decisión más intuitiva y fundamentada.
Documentar los resultados
Documenta los resultados de tu investigación para facilitar la comparación. Crea una hoja de cálculo para registrar las funciones, los precios y las ventajas y desventajas de cada proveedor. Con este enfoque organizado, puedes simplificar el proceso de toma de decisiones. También te ayuda a presentar tus conclusiones a las partes interesadas.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de tecnologías?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Hasta qué punto es flexible el software para casos de uso específicos?
- ¿Cuáles son los elogios o las quejas más habituales de los usuarios?
Principales programas de contabilidad que debes considerar
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Paso 3: Crea una lista de programas de contabilidad y ponte en contacto
A continuación, querrás reducir tus opciones de proveedores y empezar a hablar con posibles socios. Así es como puedes hacerlo:
Crear una lista de proveedores
Selecciona entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación anterior. Céntrate en los que mejor se ajusten a tus necesidades y prioridades. Considera factores como las funciones, los precios y las opiniones de los usuarios durante el proceso de evaluación. Esto te ayudará a centrar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.
Enviar una RFI o RFP
Envía una solicitud de información (RFI) o una RFP de software de contabilidad para recopilar información detallada. Este proceso formal te ayuda a comprender las ofertas y el enfoque de cada proveedor, y resulta especialmente útil para necesidades complejas o equipos grandes. Úsalo para aclarar cualquier pregunta o inquietud que tengas.
Programar demostraciones
Programa demostraciones con los proveedores de software de contabilidad que hayas seleccionado. Haz preguntas concretas relacionadas con las integraciones, las opciones adicionales, la seguridad y otros aspectos. También puedes aprovechar esta oportunidad para ver el software en acción y evaluar su facilidad de uso.
Asegúrate de preparar preguntas sobre funciones o situaciones específicas relevantes para tu equipo. Esto te ayudará a evaluar hasta qué punto el software satisface tus necesidades.
Utilizar criterios de evaluación coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores. Crea una lista de comprobación o una tabla de puntuación para valorar cada opción según factores clave y garantizar una comparación justa. Ten presentes las prioridades de tu equipo durante todo el proceso.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofrecéis?
- ¿Qué funciones requieren una actualización?
- ¿Cómo gestiona vuestro software la migración de datos?
- ¿Cuál es el plazo habitual de implementación?
Paso 4: Elabora el caso de negocio
Ahora es el momento de convertir tu investigación sobre los proveedores en un caso de negocio que tu equipo directivo comprenda y respalde:
Resumir los problemas
Resume los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados que esperas obtener del nuevo software. Destaca cómo el software abordará problemas específicos y mejorará las operaciones. Utiliza viñetas para enumerar los problemas y los beneficios esperados. Esto ayuda a demostrar claramente el valor de la inversión.
Presentar estimaciones de costes
Busca y presenta estimaciones básicas de costes y plazos de implementación. Utiliza los presupuestos de los proveedores y tu investigación para proporcionar cifras precisas. Considera tanto los costes iniciales como los gastos continuos, y consulta los precios del software de contabilidad para obtener una visión más detallada. Después, presenta estos datos de forma sencilla, por ejemplo, en una tabla o un gráfico, para facilitar su consulta.
Explicar el ROI y los riesgos
Explica el ROI, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no hacer nada para reforzar tus argumentos. Explica cómo el software ahorrará tiempo, agilizará los procesos, reducirá los errores o aumentará la productividad.
Además, recuerda destacar los beneficios financieros y operativos, así como las posibles desventajas de no implementar el software, como la continuidad de las ineficiencias o los riesgos de incumplimiento normativo.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cuánto tardaremos en ver el retorno de la inversión?
- ¿Cuáles son los costes totales y los plazos estimados?
Paso 5: Implementa tu software de contabilidad e incorpora a tus usuarios
Una vez que hayas obtenido la aprobación, puedes empezar a planificar un proceso de incorporación fluido. Aquí tienes algunos consejos para que sea un éxito:
Comunicar el plan de despliegue
Comunica claramente el plan de despliegue a todos los usuarios. Comparte los plazos, los hitos clave y lo que cada miembro del equipo debe hacer mediante correos electrónicos, reuniones o plataformas internas. También es importante mantener abiertos los canales de comunicación para garantizar que todos entiendan el proceso y el resto de las expectativas.
Asignar responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para la implementación. Estas personas se encargarán de gestionar las preguntas y coordinarse con el proveedor. Elige a personas familiarizadas con el software y capaces de resolver problemas para garantizar una transición más fluida y proporcionar asistencia a los usuarios.
Garantizar la formación y la adopción
Asegúrate de que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de manera uniforme. Programa sesiones de formación y proporciona acceso a recursos como seminarios web o guías.
También debes fomentar reuniones periódicas de seguimiento para resolver dudas y supervisar el progreso. Recuerda que el uso constante de la herramienta ayuda a aumentar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios finales.
Crear ciclos de comentarios
Crea ciclos de comentarios durante el despliegue, incluidos los recursos del proveedor. La mayoría de los programas nuevos conlleva una curva de aprendizaje. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y cualquier problema que encuentren, y utiliza después estos comentarios para realizar ajustes y mejorar el proceso.
Además, colabora con el proveedor para resolver problemas técnicos u optimizar las funciones para adaptarlas mejor a los casos de uso.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del despliegue?
- ¿Cómo realizarás el seguimiento de los primeros resultados?
- ¿Qué recursos de formación hay disponibles?
- ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?
Qué hacer a continuación:
Si estás investigando software de contabilidad, ponte en contacto con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones gratuitas.
Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que te preguntan por los detalles específicos de tus necesidades. Después recibirás una lista breve de programas que podrás revisar. Incluso te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
