¿Cuánto cuesta externalizar la contabilidad? Y, quizás más importante, ¿cuánto deberían esperar gastar las empresas en contabilidad para garantizar un servicio de calidad?
La externalización de la contabilidad puede ofrecer un ahorro de costes considerable en comparación con las soluciones internas, incluso al evaluar proveedores con habilidades similares. Esta guía cubrirá las expectativas de costes para las empresas con sede en EE. UU. que buscan externalizar (ya sea en el país o en el extranjero).
¿Por qué debería externalizar?
La principal razón para considerar la externalización de los servicios contables es mantener los costes bajos.
En EE. UU., el salario base medio de un contable interno a tiempo completo es de 61.969 USD. Si se añaden los impuestos sobre la nómina, las prestaciones y el espacio adicional de oficina, los costes anuales por contable pueden superar fácilmente los 80.000 USD, y ser mucho más elevados en zonas con un alto coste de vida.
Además de los salarios, también puede ahorrar mucho en costes de software. Los servicios externos de gestión contable normalmente proporcionan su propio software, lo que significa que, si su empresa es lo suficientemente pequeña, no tendrá que invertir dinero adicional en software de contabilidad ni en una solución de contabilidad ERP.
Sin embargo, no todo se reduce al ahorro de costes. La externalización puede ser más eficiente, ya que no es necesario formar a los equipos contables internos. Las empresas contables externas de calidad también ofrecerán conocimientos especializados que pueden ser difíciles de encontrar en un contable interno.
Y, contraintuitivamente, la externalización de las funciones contables también puede mejorar la seguridad financiera. Aunque tendrá que compartir los datos financieros con un tercero, los contables externos normalmente no tienen acceso a las cuentas de la empresa ni a las fuentes de financiación, lo que reduce considerablemente el riesgo de malversación y fraude.
En resumen: ¿cuánto cuesta externalizar los servicios contables?
Para la mayoría de las empresas, la externalización puede costar alrededor de 500 USD a más de 5.000 USD al mes si se recurre a firmas de contadores públicos certificados (CPA) con sede en EE. UU., y potencialmente menos si se externaliza en el extranjero.
En las empresas más grandes, los costes pueden aumentar en función del volumen de ingresos o del número de empleados. Una estimación de referencia razonable consiste en calcular los costes contables anuales previstos en torno al 0,5 % al 1,5 % de los ingresos anuales.
Factores que influyen en el coste de la externalización
El coste de externalizar la contabilidad varía en función de las características específicas de su empresa. En términos generales, cuanto más pequeñas y sencillas sean sus operaciones, más barata será la externalización.
Estos factores influyen en el coste total de contratar una empresa contable externa:
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Ingresos
Los costes de los servicios contables normalmente aumentan con el volumen de ingresos que genera una empresa. Unos ingresos mayores suelen equivaler a más trabajo para los gestores contables y contables, lo que se traduce en precios de servicio más elevados.
Por supuesto, no siempre es así. Por ejemplo, una empresa emergente que aún no genera ingresos sigue teniendo una cantidad considerable de trabajo contable que realizar. En el otro extremo del espectro, las empresas de servicios con ingresos elevados pueden tener una contabilidad relativamente sencilla, especialmente si generan la mayor parte de sus ingresos a partir de un puñado de cuentas de clientes.
En cualquier caso, los ingresos se utilizan a menudo como una métrica sencilla para evaluar el tamaño de las operaciones de una empresa, lo que puede servir como punto de partida para fijar el precio de los servicios contables.
Número de empleados
El número de empleados de una empresa también puede influir en el coste de externalizar la contabilidad. El número de empleados puede utilizarse como métrica de referencia del volumen o la complejidad de las operaciones de una empresa.
También hay que tener en cuenta los costes unitarios relacionados con el número de trabajadores. Por ejemplo, los contables deben preparar los formularios W-2 de cada empleado. Si también se externaliza la gestión de nóminas, los costes adicionales por persona correspondientes a las retenciones, el procesamiento de las nóminas y la preparación de los formularios fiscales también pueden acumularse.
Servicios necesarios
«Contabilidad» es un término amplio. Los detalles de las necesidades contables y de gestión contable de una empresa influirán considerablemente en el coste de los servicios de externalización.
Las empresas contables pueden ofrecer los siguientes servicios:
- Contabilidad y preparación de estados financieros
- Procesamiento de nóminas
- Cuentas por cobrar/facturación
- Cuentas por pagar
- Auditoría interna
- Gestión de auditorías externas
- Presupuestación y previsiones
- Análisis financiero
- Y mucho más
La contabilidad básica y la preparación de informes financieros suelen incluirse de forma predeterminada; otros servicios suelen estar disponibles como complementos.
Cuando veas cifras sobre el coste medio de externalizar los servicios contables, observarás un rango muy amplio (por ejemplo, entre $500 y $5,000+ al mes). Gran parte de esto tiene que ver con la variedad de servicios que necesita la empresa y con la frecuencia de los precios por servicio individual.
Método de externalización
Los proveedores externos de servicios contables pueden complementar las capacidades de tu personal actual o sustituir por completo las funciones de un departamento contable interno. El nivel de servicios proporcionado influye en los costes.
Por ejemplo, si ya tienes un contable interno, quizá quieras contratar un servicio contable para ayudarle y encargarse de tareas adicionales como la presupuestación, las previsiones o el análisis financiero.
Por otro lado, quizá hayas estado llevando la contabilidad por tu cuenta y busques externalizarla por completo para disponer de más tiempo.
Como cabría esperar, cuanto mayor sea el nivel de servicio proporcionado, más cara será la externalización.
Método de tarificación
Los proveedores de servicios contables pueden estructurar los precios de sus servicios de varias formas. Las dos más habituales son una tarifa por hora y un pago mensual fijo.
Tarifa por hora
Las tarifas por hora de los contables con sede en EE. UU. suelen situarse entre $100 y $500+ por hora. En el caso de los servicios contables externalizados en el extranjero, los costes suelen ser inferiores y pueden situarse entre $20 y $100+ por hora.
Algunas empresas pueden ofrecer varios niveles de tarifas por hora. Por ejemplo, la contabilidad básica puede costar $100 por hora (y estar a cargo de asociados júnior de la empresa), mientras que la preparación de impuestos e informes financieros puede costar $400 por hora (y ser realizada por un CPA con licencia).
Ventajas de la tarificación por hora:
- Puede ser más rentable, especialmente para las empresas pequeñas
- Los costes se ajustan al volumen de transacciones, lo que significa que pueden ser menores en los meses de menor actividad
- Es adecuada para empresas estacionales, empresas de rápido crecimiento y startups anteriores a la generación de ingresos
Desventajas de la tarificación por hora:
- Los costes totales son menos previsibles
- La facturación por hora puede incentivar la ineficiencia por parte de los proveedores
- Puede requerir un número mínimo de horas facturables al mes
Pago mensual fijo
El precio mensual fijo de los servicios contables puede oscilar entre $500 y $5,000+ al mes para pequeñas empresas con hasta $10m de ingresos y/o menos de 100 empleados, y seguir aumentando a partir de ahí. En el caso de las empresas contables extranjeras, los costes pueden ser inferiores, de entre $250 y $3,000+.
El precio mensual fijo suele requerir un compromiso más largo, normalmente de 1 año o más. Puede estructurarse como una tarifa mensual fija estándar (independientemente del volumen de trabajo de un mes determinado) o como un número determinado de horas contratadas al mes, que pueden acumularse si no se utilizan.
Por ejemplo, una empresa puede cobrar $3,000 al mes como tarifa fija. Otra puede cobrar $3,000 al mes por 15 horas contratadas al mes. En este último caso, las horas contratadas que no se utilicen en un mes determinado pueden trasladarse a meses futuros sin cargos adicionales.
Ventajas del precio mensual fijo:
- Los costes constantes y previsibles facilitan la elaboración del presupuesto
- Pueden suponer un descuento respecto a la tarifa por hora de una empresa
- Pueden motivar a los proveedores de servicios contables a ser más eficientes
Desventajas del precio mensual fijo:
- Puede requerir un compromiso más prolongado
- Menos adecuado para empresas con necesidades variables a lo largo del año (p. ej., empresas estacionales, compañías de rápido crecimiento)
- Podría ser menos rentable para empresas más pequeñas y con necesidades contables más sencillas
Cómo estimar el coste total
Los costes de externalizar los servicios contables varían en función de la complejidad de tu empresa concreta. Por ello, la única forma de obtener una estimación real de los costes es contactar con varias empresas de contabilidad para solicitar un presupuesto personalizado.
Dicho esto, puedes estimar los costes teniendo en cuenta los ingresos de tu empresa, las necesidades de servicio y la ubicación.
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Costes anuales estimados como porcentaje de los ingresos
Puedes calcular los costes anuales previstos de externalizar la contabilidad basándote en un porcentaje de tus ingresos anuales.
Entre el 1 % y el 1,5 % de los ingresos anuales es una referencia inicial razonable para empresas con ingresos de entre 300.000 $ y unos 3 millones de $.
Por ejemplo, una empresa con unos ingresos de 1 millón de $ podría esperar que los costes contables anuales (no mensuales) se situaran en el intervalo de ~10.000 $-15.000 $.
En el caso de las empresas pequeñas, los gastos pueden superar a menudo esta referencia del 1 %-1,5 %. Un pequeño negocio familiar con unos ingresos anuales de 100.000 $ tendría dificultades para encontrar un proveedor contable dispuesto a trabajar por solo 1.000 $-1.500 $/año.
Por otro lado, las empresas con ingresos elevados pueden tener costes más bajos como porcentaje de sus ingresos. Una empresa con unos ingresos anuales de 10 millones de $ podría encontrar un proveedor contable de calidad por alrededor del 0,5 %-1 % de sus ingresos.
Ten en cuenta que estas cifras son estimaciones muy aproximadas y que también suelen basarse en precios de Estados Unidos. Para las empresas que externalizan servicios en el extranjero, los costes suelen ser más bajos.
Externalización local frente a deslocalizada
Una variable importante de los costes es la ubicación del servicio contable que externalizas.
En términos generales, los contables de Estados Unidos cobran más que los contables de otros países, especialmente si se comparan con servicios de países con un coste de vida más bajo, como India o Filipinas.
Al evaluar servicios contables deslocalizados, asegúrate de llevar a cabo la diligencia debida. Los costes ocultos o las ineficiencias pueden erosionar fácilmente las ventajas de costes de la deslocalización. Además, asegúrate de tener absolutamente claro que el servicio cuenta con contables familiarizados con las normas contables y las leyes fiscales de Estados Unidos.
La externalización puede ser rentable, pero elige con cuidado
Para muchas empresas, el coste de externalizar los servicios contables puede ser significativamente inferior al de adquirir un buen software contable o contratar a un contable interno.
Dicho esto, es fundamental asociarse con un proveedor de servicios contables de buena reputación. Los servicios baratos no sirven de nada si son imprecisos o ineficientes, y ningún propietario de una empresa quiere tener que preocuparse por comprobar dos veces la exactitud de sus proveedores contables.
Para consultar más guías sobre buenas prácticas contables, herramientas de software y mucho más, visita la sección de contabilidad de The CFO Club. Para obtener información práctica sobre todo lo relacionado con las finanzas corporativas, suscríbete hoy al boletín de The CFO Club.
